Konsernprogram for Compliance for Saferoad Group

Innholdsfortegnelse 1. Introduction and Purpose of Program 4 2. Description of Compliance Framework Documents 4 3. Summary of Compliance Areas 5 4. Compliance Organisation 7 5. Training 7 6. Internal Audit 7 7. Point of Contact 7

1. Introduksjon og formål med programmet Saferoad Groups (heretter kalt «Saferoad») konsernprogram for compliance er utformet for gjøre det mulig for Saferoad å etterleve gjeldende lovgivning og gjennomføre sin virksomhet på en etisk forsvarlig måte. 2. Beskrivelse av dokumenter for compliancerammeverket Konsernprogrammet for compliance (også kalt programmet i dette dokumentet) styres av følgende rammedokumenter: Beskrivelse av konsernprogrammet for compliance. Beskrivelsen av konsernprogrammet for compliance presenterer den overordnede strukturen til konsernprogrammet for compliance. Den identifiserer og beskriver programmets rammedokumenter, oppsummerer complianceområdene som programmet dekker, forklarer organiseringen av compliancefunksjonen og dokumenterer tilnærmingen til opplæring og intern revisjon. Etiske retningslinjer. De etiske retningslinjene presenterer Saferoads kjerneverdier. Medarbeiderhåndbøker som er spesifikke for complianceområder. Håndbøkene tilbyr medarbeidere praktisk veiledning som er utformet for å støtte Saferoads innsats for å etterleve gjeldende lovgivning i alle av følgende complianceområder: Antikorrupsjon, konkurranse, datasikkerhet og handelssanksjoner. 4

3. Oppsummering av complianceområder Følgende spesifikke complianceområder er en del av programmet: Antikorrupsjon Antikorrupsjonslovgivning kriminaliserer korrupsjon og utilbørlig påvirkning som rettes mot personer som handler på vegne av andre. Overtredelser kan føre til betydelige bøter eller fengsel. Antikorrupsjonshåndboken gir råd og begrensninger for samhandling med offentlig og privat sektor i form av representasjon, bedriftsarrangementer, gaver og donasjoner. Konkurranse Konkurranselovgivningen tar sikte på å opprettholde konkurranse i markedet ved å regulere adferd som svekker konkurranse. Overtredelser kan føre til betydelige bøter eller (i enkelte land) fengsel. Retningslinjene for etterlevelse av konkurranselover gir råd om samhandling med konkurrenter, leverandører, distributører og kunder; hvordan man unngår å misbruke en dominant markedsposisjon; og etterlevelse av regler for sammenslåinger. Datasikkerhet Datasikkerhetslovgivning krever at informasjon om ansatte, kunder og andre personer gjøres tilgjengelig og behandles på en måte som ivaretar personvernet. Overtredelser kan føre til bøter eller (i enkelte land) fengsel. Datasikkerhetshåndboken gir råd om viktige datasikkerhetstiltak, inkludert datainnsamling og -behandling, datatilgang og oppbevaring, i tillegg til kvaliteten, konfidensialiteten og sikkerheten for data. Handelssanksjoner Handelssanksjoner begrenser handel med spesifikke enkeltpersoner, foretak og stater. Overtredelser kan føre til betydelige bøter eller fengsel. Handelssanksjonerhåndboken gir råd om rapportering av aktiviteter i enkelte høyrisikoland og kontroll av motparter for å avgjøre om de er mål for sanksjoner. 5

6 Saferoad vil tilby passende opplæring på spesifikke complianceområder til alle ansatte. Opplæringen vil være i samsvar med Saferoads risikoprofil og i tråd med den ansattes ansvarsområde.

4. Complianceorganisasjon Utvikling og vedlikehold av Saferoads konsernprogram for compliance er ansvaret til Saferoads konserndirektør ansvarlig for risikostyring, som rapporterer direkte til konsernsjefen og som har tilgang til styret. Konserndirektøren ansvarlig for risikostyring er første kontaktpunkt for spørsmål som gjelder compliance, og har ansvar for å vedlikeholde håndbøkene som er spesifikke for complianceområder. 5. Opplæring Saferoad vil tilby passende opplæring på spesifikke complianceområder til alle ansatte. Opplæringen vil være i samsvar med Saferoads risikoprofil og i tråd med den ansattes ansvarsområde. 6. Internkontroll Konserndirektøren ansvarlig for risikostyring er ansvarlig for å gjennomføre objektive, grundige revisjoner av konsernprogrammet for compliance med jevne mellomrom i lys av Saferoads spesifikke virksomhetsområder, geografiske plasseringer og juridiske forpliktelser. Ledelsen, i samråd med konserndirektøren ansvarlig for risikostyring, er ansvarlig for å korrigere eventuelle mangler som oppdages. 7. Kontaktpunkt For spørsmål eller kommentarer som vedrører detter dokumentet eller konsernprogrammet for compliance generelt, ta kontakt med konserndirektøren ansvarlig for risikostyring. 7