NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 4. desember 2012 TID: kl 13.00 STED: Steinkjer rådhus, møterom Laura Kieler, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 054/12 Referatsaker 055/12 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede. 056/12 Selskapskontroll Eierskapskontroll Prosjektplan Arbeidsmarkedsbedriftene Fides AS og Reko AS 057/12 Virksomhetsplan med møteplan 2013 058/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Steinkjer v.g. skole Del II Revidert prosjektplan 059/12 Orientering fra revisor 060/12 Kommunikasjonsstrategi - innspill Sak 059/12 Orientering fra revisor. Behandles i lukket møte jf. koml. 77,8 og kontrollutvalgets eget reglement pkt 5. Steinkjer, 28. november 2012 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 054/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 4.12.2012 Liv Tronstad 054/12 411-1701-5.3 Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 Kommunal og regionaldepartementet Høring forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/hoeringer/hoeringsdok/2012/horing- --forslag-til-endringer-i-kommune/horingsbrev.html?id=708531 Referatene tas til orientering. SAK 055/12 KONTROLLUTVALGETS GJENNOMGANG AV FYLKESRÅDETS REGLEMENTSFESTEDE RAPPORTERING TIL FYLKESTINGET (JF. KONTROLLUTVALGETS REGLEMENT PKT. 7) Kontrollutvalget 4.12.2012 Liv Tronstad 055/12 411-1701-5.3 1. Kontrollutvalget viser til Fylkestingets sak 10/37 Forvaltningsrevisjon vegvedlikehold og internkontroll, og har merket seg at i vedlegg til driftsrapport 2/12 er det nå tatt inn rapport fra Statens Vegvesen om kontrollvirksomheten i 2012. 2. Kontrollutvalget har også merket seg Fylkesrådets feilrapportering i vedlegg 2 til saksutredning i sak 172/12 vedrørende tilsagn gitt av fylkesråd for regional utvikling og kultur i tilknytning bredbåndsutbygging mobilstøtte i 2012. Dette var behandlet av fylkesrådet i sak 117/12. 3. Kontrollutvalget har ingen ytterligere merknader eller kommentarer til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 172/12 4. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: Fylkestinget har ingen merknader til saker og vedtak i henhold til fylkesrådets egen rapportering i sak 172/12.
Vedlegg: Saksutredning til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS av 26. november 2012 1. Fylkesrådets egen rapportering, sak 172/12 http://www.ntfk.no/bibliotek/saker/2012/fr/fr12172.htm 2. Kontrollutvalgets reglement Saksopplysninger KomSek Trøndelag IKS viser til vedlagte saksutredning fra KomRev Trøndelag IKS.
Vedlegg sak 055/12
SAK 056/12 SELSKAPSKONTROLL EIERSKAPSKONTROLL- PROSJEKTPLAN ARBEIDSMARKEDSBEDRIFTENE FIDES AS OG REKO AS Kontrollutvalget 19.11.2012 Liv Tronstad 051/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget 4.12.2012 Liv Tronstad 056/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget ber om at det blir igangsatt selskapskontroll eierskapskontroll i tilknytning til selskapene Fides AS og Reko AS Vedlegg 1. KomRev Trøndelag IKS - prosjektplan 1. Fylkestingets sak 51/12 Plan for selskapskontroll 2012-2015 2. Fylkestingets sak 60/12 Eiermelding 2012
Tilleggsopplysninger Viser til behandling i kontrollutvalget den 19. november 2012, sak 051/12 der kontrollutvalget gjorde slikt vedtak: Saken utsettes. For øvrig ingen nye opplysninger i saken. Saksopplysninger: Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av en selskapskontroll, dvs. kontrollere om den som utøver fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger. I tillegg til eierskapskontroll kan det gjennomføres forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskap med kun kommunale / fylkeskommunale eiere, nærmere beskrevet i koml. 80. Plan for selskapskontroll ble vedtatt av fylkestinget i møte den 14. juni, sak 51/12 der selskapskontroll - eierskapskontroll i tilknytning til arbeidsmarkedselskapene Fides AS og Reko AS var prioritert som nr en. Fides AS er eid av Nord-Trøndelag fylkeskommune, Stjørdal kommune og Meråker kommune. Kontrollkomiteen (kontrollutvalget) i Stjørdal har prioritert Fides AS som prosjekt nr 1 i sin plan. Denne er foreløpig ikke vedtatt av kommunestyret i Stjørdal. En er ikke kjent med at kontrollutvalget i Meråker har planer for kontroll i tilknytning til Fides AS. Reko As er eid av Nord-Trøndelag fylkeskommune, Steinkjer kommune og LHLSteinkjer lokallag. En er ikke kjent med at kontrollutvalget i Steinkjer har planer for kontroll i tilknytning til dette selskapet. Under fylkestingets møte 2. oktober i sak 60/12 Eiermelding ble det vedtatt at aksjepostene i Fides AS og Reko AS skulle selges ut av fylkeskommunen. Foreløpig er en ikke kjent med at salgene av Fides og Reko er effektuert. Når det gjelder Fides AS er en imidlertid kjent med at formannskapet i Meråker har vedtatt å overta 25 % av fylkeskommunens aksjer. Stjørdal kommunes formannskap har innstilt til kommunestyret på at kommunen her skal overta de resterende 75 % av fylkeskommunens aksjer. Saken vil trolig bli behandlet i kommunestyret den 22. november. På bakgrunn av plan for selskapskontroll som bl.a. er vedtatt av fylkestinget har KomRev Trøndelag IKS utarbeidet en prosjektplan for eierskapskontroll i Fides AS og Reko AS. Prosjektplanen har følgende forslag til problemstilling: Utøver Nord-Trøndelag fylkeskommune eierskapet i Fides AS og Reko AS i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? I tillegg til problemstillingen beskriver prosjektplanen bl.a. bakgrunnen for prosjektet, avgrensninger, kilder til revisjonskriterier og metode. Den redegjør også for habiliteten til de involverte revisorer.
Milepæler og tids- og ressursbruk er ikke oppgitt da dette vil avhenge av vinkling og omfang, og antar at revisor vil komme tilbake til dette senere, dersom prosjektet igangsettes. Vurdering Kontrollutvalget må vurder om det er hensiktsmessig å foreta en kontroll i tilknytning til selskap som er under avhendelse/ er avhendet, opp mot kontroll i tilknytning til selskap som fortsatt er og skal være i fylkeskommunens eie. Dersom kontrollutvalget opprettholder sin prioritering må kontrollutvalget ta stilling til prosjektplanen som er vedlagt saken, og ev. komme med innspill og forslag til endinger. Iht. til fylkestingets sak 51/12 er kontrollutvalget gitt mulighet til å omprioritere innenfor planen i planperioden, og kan velge å gå på neste prosjekt som følge av fylkestingets vedtak i sak 60/12 om avhendelsen av bl.a. selskapene Fides AS og Reko AS. Neste prosjekt iht til planen er eierskapskontroll i tilknytning til bomvegselskapene (selskaper innenfor samferdsel). SAK 057/12 VIRKSOMHETSPLAN MED MØTEPLAN 2013 Kontrollutvalget 4.12.2012 Liv Tronstad 057/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget vedtar vedlagte virksomhetsplan med møteplan for sin virksomhet i 2013. Vedlegg Utkast til Virksomhetsplan med møteplan 2013 Virksomhetsplan med møteplan 2012 Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide virksomhetsplan med møteplan for sin samlede virksomhet. Virksomhetsplanen skal ta utgangspunkt i lovverket, vedtatte planer for kontroll og tilsyn (plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll), eget reglement og føringer fra fylkestinget. I kontrollutvalgets sak 052/12 Innspill til virksomhetsplan og møteplan 2013, fikk kontrollutvalget mulighet til å komme med innspill. Disse innspillene er forsøkt innarbeidet i plandokumentet og møteplanen.
Vurdering Forslaget til kontrollutvalgets virksomhetsplan med møteplan 2013 redegjør for utvalgets formelle grunnlag og lister opp de faste oppgavene, inkl. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Rammene for kontrollutvalgets arbeid er også vist. Virksomhetsplan med møteplan 2013 skal ikke vedtas av fylkestinget, men kan sendes fylkestinget til orientering dersom kontrollutvalget ønsker det. SAK 058/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT STEINKJER V.G. SKOLE DEL II REVIDERT PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget 4.12.2012 Liv Tronstad 058/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget slutter seg til revidert prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Nye Steinkjer videregående skole del 2: Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfase Vedlegg 1. Revidert prosjektplan Nye Steinkjer videregående skole del 2: Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfase 3. Kontrollutvalgets sak 050/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Steinkjer v.g. skole del II prosjektplan 4. Fylkestingets sak 51/12 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 5. Fylkestingets sak 10/74 Forvaltningsrevisjonsrapport 1700-1/2010 Innkjøp Nye Steinkjer videregående skole - Vedtaksetterlevelse i planleggingsfasen 6. Fylkestingets sak 21/2006 En skole for framtida - videregående skoler i Nord- Trøndelag mot 2020 Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Nye Steinkjer videregående skole del 2: Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfase, i møte 19. november sak 050/12. Kontrollutvalget gjorde slikt vedtak i saken: 1. Kontrollutvalget slutter seg til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Nye Steinkjer videregående skole del 2: Organisering og økonomistyring i gjennomføringsfase med de tillegg som ble tatt opp i møte. 2. Ny prosjektplan legges frem for kontrollutvalget i neste møte
Revisor har utarbeidet ny prosjektplan der kontrollutvalgets forslag er innarbeidet slik i problemstillingene: Er prosjektet gjennomført iht til vedtatte budsjettrammer og fremdriftsplaner, og hvordan forklares et evt avvik. For øvrig ingen andre endringer. Vurdering Den reviderte prosjektplanen synes å være i tråd med de tillegg som ble tatt opp i siste møte. Kontrollutvalget anbefales å slutte seg til denne. SAK 059/12 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 4.12.2012 Liv Tronstad 059/12 411-1701-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ingen Saksopplysninger Revisor ønsker å gi en orientering om det pågående revisjonsarbeidet. Revisors orientering gis i lukket møte i henhold til kontrollutvalgets eget reglement punkt 5. SAK 060/12 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI INNSPILL Kontrollutvalget 4.12.12 Liv Tronstad 060/12 411-1701-5.3
Kontrollutvalget ber sekretær utarbeide et utkast til Kontrollutvalgets kommunikasjonsstrategi til neste møte. Vedlegg 1. Rolf Jarle Brøske Presentasjon Midtnorsk kontrollutvalgskonferanse https://mrfylke.no/politikk/tilsyn-og-kontroll/kontrollutvalet/moete/konferanse-forfylkeskommunale-kontrollutval-i-midt-norge-og-kontrollkomiteen-i-trondheimkommune-surnadal-4.-6.-sept.-2012 2. Kontrollutvalgets sak 013/12 Kontrollutvalgets forhold til media http://www.komsek.no/kontrollutvalg/ntfk/møteinnkalling%2020120215.pdf 1. Kontrollutvalgsboken kap 5 - Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid 2. 85 tilrådinger om styrket egenkontroll 3. Kontrollutvalgets sak 028/08 Kontrollutvalget roller og fordeling av oppgaver http://www.ntfk.no/bibliotek/saker/2008/ku/ku08028.htm Saksopplysninger Viser til Rolf Jarle Brøske sitt innlegg under Midtnorsk kontrollutvalgskonferanse i Surnadal om mediestrategi for kontrollutvalg. Kontrollutvalgets forhold til media har vært tatt opp i kontrollutvalget tidligere, senest i kontrollutvalgets møte den 15/2, sak 013/12 Kontrollutvalgets forhold til media. Kontrollutvalgets holdning hittil har vært at det er leder som uttaler seg om kontrollsaker til media, jf bl.a. kontrollutvalgets sak 028/08 Kontrollutvalget roller og fordeling av oppgaver. Kontrollutvalget har ikke prioritert å være aktiv i forhold til profilering i media, men informasjon om kontrollutvalgets arbeid finnes på fylkeskommunens nettside http://www.ntfk.no/politikk/fylkestinget/sider/kontrollutvalget.aspx og på nettsiden til KomSek Trøndelag IKS www.komsek.no Generelt har landets kontrollutvalg vært svært lite synlige overfor innbyggerne, også gjennom media. I tillegg har også informasjon om kontrollutvalg vært lite synlig på de kommunale og fylkeskommunale nettsidene. Kontrollutvalgets synlighet er også tatt opp i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, og i kontrollutvalgsboken. Det vurderes nå om det skal utarbeides en egen kommunikasjonsstrategi for kontrollutvalget. Kontrollutvalget må før en ev. utarbeider en kommunikasjonsstrategi gjøre seg opp en del meninger om sin roll, og sitt mål med en slik strategi. I tillegg til å ha et klart mål og holdning til dette, må kontrollutvalget også være bevisst ifh til bruk av egne nettsider. Det er her listet opp noen spørsmål som kontrollutvalget kan reflektere over: Hva er kontrollutvalgets rolle? Hvilken rolle skal kontrollutvalget ha i sitt arbeid (proaktiv eller reaktiv)? Hva skal være målet med en kommunikasjonsstrategi? (internt i fylkeskommunen og til omverdenen) Hva ønsker kontrollutvalget å oppnå gjennom en kommunikasjonsstrategi? Hvem skal fronte/profilere kontrollutvalget
Hvem skal uttale seg på vegne av kontrollutvalget Når skal en uttale seg (før eller etter en sak er behandlet) Hva skal en gjøre for å nå kontrollutvalgets mål? Skal kontrollutvalget være aktiv i forhold til å få tatt opp saker i media eller skal de ha en tilbakelent rolle. Hvilke saker skal i så fall profileres? Dersom kontrollutvalget aktivt skal ut i media og profilerer kontrollsaker, når skal dette gjøres? Kan tidspunktet for når kontrollutvalget går ut i media ha betydning? Hvordan opptre dersom kontrollutvalgets arbeid blir fanget opp av media selv. Hvem skal/kan uttale seg på vegne av kontrollutvalget Når skal/kan en uttale seg (før eller etter en sak er behandlet) Kontrollutvalget må også være forberedt på at det kan komme saker der media tar styringen og eventuelt gir utvalget en rolle i konflikt- og sensasjonspregete oppslag. Hvordan skal utvalget takle media, dersom bakgrunnen for medias interesse kan ligge i sakens aktualitet ifh til: Konflikt Dramatikk Omfang Eksklusivitet Kontrollutvalgets nettsider. Hvordan skal kontrollutvalget profilere seg? Hvilken informasjon skal finnes på fylkeskommunens nettside? Hvilken informasjon skal finnes på sekretariatets nettside? Vurdering Dersom kontrollutvalget ønsker en egen kommunikasjonsstrategi må kontrollutvalget gjøre seg opp en del meninger om sin kontroll- og tilsynsrolle, og sitt mål med en slik strategi. Saken legges frem til diskusjon. Steinkjer 28. november 2012 Liv Tronstad Kontrollsjef