Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 14. februar 2013 Saksbehandler: Direktør Oslo sykehusservice Vedlegg:. SAK 10/2013 INNGÅELSE AV PRINSIPPAVTALE MED OSLO KOMMUNE OM SAMARBEID, UTLEIE OG TJENESTEYTELSER PÅ AKER Forslag til vedtak: 1. Styret tar orienteringen om arbeidet med en prinsippavtale mellom Oslo universitetssykehus HF og Oslo kommune om samarbeid og bruk av arealene ved Aker sykehus til etterretning. 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å inngå en slik avtale med Oslo kommune. Oslo, den 7. februar 2013 Bjørn Erikstein
Oslo universitetssykehus HF styresak 10/2013 Side 2 av 5 1. Sammendrag I tilknytning til Oslo universitetssykehus HF sitt oppdrag om å opprette en samhandlingsarena Aker, skal helseforetaket også inngå samarbeidsavtaler med Oslo kommune. Avtalene skal stadfeste målsetningene med samarbeidet, beskrive hvordan samarbeidet langsiktig skal forvaltes organisatorisk og skissere de økonomiske og ansvarsmessige betingelsene for leie og tjenesteyting. Det arbeides nå med et utkast til en prinsippavtale. Økonomisk sett bygger den på at Oslo universitetssykehus skal få dekket sine direkte og indirekte kostnader ved leie og tjenesteforholdet det gjelder både drift- og investeringskostnader. Dessuten er avtalen bygd opp slik at den skal fremme samspill, fleksibilitet, forutsigbarhet, langsiktighet og helhet i samarbeidet på Aker. Avtaleutkastet innholder både generelle forutsetninger og de fellesbestemmelser som alle enkeltstående avtaleforhold må bygge på og innarbeide. Det har vært en lang drøftingsprosess mellom administrasjonen i Oslo universitetssykehus og Oslo kommune forut for forslagene til innhold i en prinsippavtale. 2. Administrerende direktørs vurdering og anbefaling Administrerende direktør konstaterer at det er arbeidet godt med å etablere en samhandlingsarena på Aker hvor både Oslo kommune og spesialisthelsetjenesten er involvert. Arbeidet har hatt god fremdrift og bygger på et godt samarbeid mellom alle aktører. Dette gjelder spørsmål om arealbruk på Aker og om ulike typer faglig samarbeid. Administrerende direktør mener derfor at Oslo universitetssykehus har lagt til rette for at de krav og forventninger helseforetaket har fått om å medvirke til utvikling av en samhandlingsarena på Aker, ivaretas. Samtidig er administrerende direktør opptatt av hvordan Aker sykehus brukes av Oslo universitetssykehus og hvilken virksomhet foretaket skal ha på Aker. Dette må sees sammen med øvrig virksomhet ved Oslo universitetssykehus og de utfordringer foretaket har med eksisterende bygningsmasse og kapasitet innen enkelte fagområder. Fra foretakets side er det opprettet et eget prosjekt, Helsearena Aker, som skal understøtte utviklingen av Aker og som samarbeider tett med prosjekt Samhandlingsarena Aker og Oslo kommune. Det nære samspillet og prosjektsamarbeidet rundt felles prosesser har bygd et nødvendig tillitsgrunnlag for videre samarbeid. Administrerende direktør mener at for å skape den nødvendige gjensidige trygghet og kontroll med risiko i forbindelse med økonomi og teoretisk mulige samarbeidskonflikter, er det viktig å etablere en juridisk plattform for samarbeidet. Administrerende direktør ser derfor med tilfredshet på at det har vært enighet mellom administrasjonen i helseforetaket og administrativ ledelse i Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester i Oslo kommune om at det inngås en prinsippavtale mellom partene for å sikre en ensartet, langsiktig og tilfredsstillende regulering av samarbeid, utleie og tjenester på Aker. Gjennom drøftinger mellom partene er en på administrativt nivå kommet til enighet om å legge til grunn de rammebetingelser og prinsipper det redegjøres for i denne
Oslo universitetssykehus HF styresak 10/2013 Side 3 av 5 saken. Det anbefales at styret godkjenner disse og gir administrerende direktør fullmakt til å inngå en avtale som bygger på disse prinsippene. 3. Faktabeskrivelse 3.1 Bakgrunn I en særskilt foretaksprotokoll av 24. november 2010, fikk Oslo universitetssykehus i oppdrag å delta i opprettelse av en samhandlingsarena på Aker sykehus. Dette oppdraget var først gitt fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helse Sør-Øst RHF. Et viktig punkt i foretaksprotokollen var at Oslo universitetssykehus skulle inngå et forpliktende samarbeid med kommunen. Oppfølging av dette ble deretter behandlet i tre styremøter sist gang i desember 2011 (sak 145/2011). Et punkt i vedtaket i denne saken var at administrerende direktør ble bedt om å gå i dialog med Helse Sør-Øst RHF om de utfordringer utvikling av en samhandlingsarena på Aker kunne stille Oslo universitetssykehus overfor når det gjaldt de samlede investeringsbehovene i helseforetaket. Som resultat av dette ble det i revidert nasjonalbudsjett 2012 gitt en fullmakt til å disponere inntil 75 millioner kroner til samhandlingsrelaterte investeringer på Aker innenfor den låneramme som alt var gitt til omstillingen ved Oslo universitetssykehus. Det forutsettes at nedbetaling av investeringskostnader legges inn i husleien for eksterne parter på Aker. Kravet om et forpliktende samarbeid og langsiktig sikkerhet for de kostnader Oslo universitetssykehus vil ha for å legge til rette for og drifte en samhandlingsarena, tilsier at det lages hensiktsmessige juridiske bindinger mellom samarbeidspartene på Aker. I forbindelse med innflytting av Geriatrisk ressurssenter og Kommunal rehabiliteringsavdeling på Aker i løpet av 2012 ble det inngått leieavtaler mellom Oslo kommune og Oslo universitetssykehus HF. Etter utarbeidelsen av disse avtalene ble det klart at det vil være hensiktsmessig å lage en overordnet avtalestruktur som sikrer enhetlige bestemmelser for alle aktører som nå kommer inn på Aker. Det vi si en avtalestruktur der flest mulig av bestemmelsene og vilkårene står fast uavhengig av hvilken aktør eller hva slags virksomhet som etableres ved Aker. En slik overordnet avtale vil også bli en institusjonell ramme som sikrer og regulerer virksomheten på Aker som samhandlingsarena langt ut over prosjektperioden. Avtalen må dessuten bidra til at vilkårene som settes for leieforhold og levering av tjenester medvirker til å nå de målene som er vedtatt for Prosjekt samhandlingsarena Aker. Med denne bakgrunnen ble det klart at det var behov for det en har valgt å kalle en prinsippavtale for samarbeidet mellom aktører på Aker. Siden hovedsamarbeidspartnerne vil være Oslo kommune som ansvarlig for primærhelsetjenesten i Oslo, og Oslo universitetssykehus som representant for helseforetakene som dekker Oslo og som eier av tomt og bygg, blir dette en prinsippavtale mellom disse to partene. Prosessen med utforming av et utkast til Prinsippavtale for samarbeidet på Aker foregår i regi av Prosjekt samhandlingsarena Aker. Fra Oslo universitetssykehus side leder Prosjekt helsearena Aker denne prosessen, og Oslo sykehusservice og stab Økonomi og finans (inkl. Juridisk seksjon) er også delaktig i arbeidet, og enkelte
Oslo universitetssykehus HF styresak 10/2013 Side 4 av 5 spørsmål har vært forelagt Juridisk avdeling i Helse Sør-Øst RHF. I Oslo kommune ligger arbeidet med avtalen under Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester. 3.2 Oppbygging av avtalen Prinsippavtalen vil omtale rammebetingelser for samarbeidet på et overordnet nivå. Den stadfester formålet med samarbeidet, målsetningen med reguleringene i prinsippavtalen, organisering av samarbeidet og grunnprinsipper for leieberegning og tjenesteleveranser samt fastsetter avtalens varighet. Som vedlegg til prinsippavtalen vil det foreligge maler for enkeltavtaler når det gjelder leieforhold og kjøp av tjenester. Disse vil angi fellesbestemmelser for leietakere på Aker og for tjenesteleveranser fra en av partene til andre på Aker. 3.3 Hovedprinsipper Hovedprinsippene avtalen bygger på, tar utgangspunkt i at de ordningene som avtalen beskriver skal bidra til å fremme - samspillseffekter mellom aktørene på Aker - nødvendig fleksibilitet i bruk av lokaler over tid - forutsigbarhet og langsiktighet for de som etablerer seg på Aker - helhetlig koordinering mellom likeverdige parter med noe ulike roller på Aker. Det grunnleggende prinsippet for prising skal være at utleier og leverandør av tjenester skal få dekket sine direkte og indirekte kostnader, uten noen form for fortjeneste ut over det. Det fastsettes at det skal etableres et samarbeidsorgan mellom de aktørene som driver på Aker, og at disponering og redisponering av lokaler på Aker og tilsvarende endringer av tjenesteleveranser behandles her. Behandlingen er rådgivende for administrerende direktør ved Oslo universitetssykehus og for Oslo kommune. Det legges opp til å inngå prinsippavtalen med en varighet på 20 år. I hovedprinsippene fremgår det også en avgrensning av avtalens gyldighetsområde presisert til de bygningene som inngår. Til sammen tilsvarer dette området som er kalt øvre del av Aker. Det arealet som er tilgjengelig i de aktuelle byggene, er på til sammen ca 53 000 kvm (da er loft og kjeller holdt utenom og heller ikke inkludert i fellesareal). Innenfor disse arealer må Oslo universitetssykehus avklare sitt behov, og videre må Oslo kommune avklare sitt operasjonelle behov. 3.4 Særskilt om leieforhold Prinsippet om at prising skal dekke direkte og indirekte kostnader, er når det gjelder utleie supplert med to andre prinsipp. For det første prinsippet om at de samlede kostnadene ved utvikling og drift av byggene skal fordeles likt på hele arealet, det vil si fordeles likt på alle leietakere avhengig av hvor stort areal de leier. For det andre prinsippet om at en opererer med en utvidet forståelse av fellesareal, det vil si at en tilstreber en virksomhet der en betydelig grad av rom/funksjoner som flere virksomheter vil ha interesse i, tilbys som fellesressurs (eks. møteromsfasiliteter, resepsjonstjeneste, kantine, treningsrom med mer). Det betyr at det er lagt til grunn en noe høyere prosentvis påslag for fellesareal enn det som ofte er vanlig (dvs. 30 % i stedet for 20 %).
Oslo universitetssykehus HF styresak 10/2013 Side 5 av 5 De elementene som er med i beregning av utleiers kostnader er: - Driftskostnader til forvaltning, drift og vedlikehold av bygg både innvendig og utvendig (inkl administrativ overhead på klinikk- og konsernnivå) - Relevante avskrivninger som står igjen i de aktuelle byggene - Investeringskostnader knyttet til nyinvesteringer (inkl evt. finanskostnader ved låneopptak) I tillegg til leien kommer dessuten energikostnader. En del av avtalen går spesielt inn på leiebetingelser. Denne innholder en lang rekke generelle bestemmelser som en ser for seg er nyttig og nødvendig å ha regulert, i det minste som beredskap i forhold til eventuelle situasjoner som kan oppstå. Disse bestemmelsene tar utgangspunkt i Husleieloven, men er tilpasset de behovene for reguleringer denne konkrete typen virksomhet tilsier. 3.5 Særskilt om tjenesteforhold Det er fastsatt at tre typer tjenester vil bli levert av Oslo universitetssykehus og knyttet direkte opp mot leieforholdet: sikkerhets- og vakttjenester, renhold og avfallshåndtering. Ved prising av dette vil prinsippet om dekning av direkte og indirekte kostnader også gjelde. I den særskilte delen om tjenester fastsettes for øvrig bestemmelser om leverandørens og brukerens plikter, gjennomføring av endringer og håndtering av avvik. 3.6 Saksbehandlingen videre En sak om de overordnede prinsippene i avtalen legges fram for Oslo bystyre. De enkelte leieavtaler vil bli inngått mellom Oslo universitetssykehus og de enkelte virksomheter i Oslo kommune etter ordinær fullmaktsstruktur.