PROTOKOLL A nåla.-?qr- A}(DIU'I{' I E Sjetne Frivi I I igsentra! FRI\Ilillti Torsdag 14.mars 2013, kl. 19.00 t l! E E I Ml r tr!- -E E! - rt- r E= -== == == -= = ==!I i.lrl IG:!!! r- re lrl E ===-== = Styreleder Brit Nilsen ønsket velkommen til årsmøtet. Ved gjennomgang av deltakerlisten var I tilstede med stemmerett. I tillegg var 7 tilstede med talerett Tilstede, med tale- og stemmerett S.letne Pikekor Jan Ove Tvervåg SjetnePensjonistforening AmeKvemø Martin Kjøren Sjetne Teaterlag SjetneSanitetsforening TuridBakken Sjetne Bydelshus Toril Kuvene Skaret Tilstede, med talerett Sjetne Frivilligsentral Anne Britt Bekkavik Sjetne Frivilligsentral Siri Kvande Sjetne Frivilligsentral Jean Hitimåna o;-.-- r-;.,:il:^^^-.-^r Ll-r-^ v l1--* ujeilre rtrvlilv E[[or I tetgd r\jgrgtr SjetnePensjonistforening Kjellrun Reppe SjetneSanitetsforening SollridHalvorsen Valgkomiteen Tor Simonsen Sak 'l Godkjenning av innkaiiing Sjetne Frivilligsentral Brit Nilsen Sjetne Frivilligsentral Arne Silset Sjetne Frivilligsentral Rikke Ulfseth Sjetne Frivilligsentral Asbjøm Aursand Vedtak: lnnkalling godkjennes Sak 2 Godkjenning av dagsorden \jariial. - -Uaq.\r Dagsorden godkjennes Sak 3 Kcnstituering av årsmøtet o Valg av to til å underskrive protokollen og valg av tellekorps i/aal*a I EUAqrr. i,. o Protokollunderskrivere: Arne Kvernø og Jan Ove Tvervåg o Tellekorps: Arne Kvernø og Jan Ove Tvervåg Enstemmig valgt til protokollunderskrivere og tellekorps. Side I av 5
Gai- ri rjai\ - Gcdkjenning av årsberetn:ng fcr Sjetne Frivilligsefttral 2A12 Styreleder startet med å lese innledningen på årsberetningen. Styr"ets årsberetning ble videi'e gått igjennom punkt for punkt av stlvieieder. Beretningen gir et kortfattet innblikk i Frivilligsentralens hovedoppgaver i 2012. Det ble poengtert at det er viktig at lag og foreninger følger opp de aktivitetene som sentralen initierer for ytterligere utvikling. Det ble også nevnt at det var svært få organisasjoner representert på årsmøtet. Daglig leder la frem en tabeil som viste hvor" innsatsen til de friviilige har bliti nedlagt i2812 Til sammen 6466 frivillige timer er nedlagt. Fordeling som følger: 390 timer En til en tilbud: Trimtilbud: 362 Trivselsaktiviteter: i1a4 Turer, utflukter og kurs 141 Tilbud rettet mor barn og unge 1379 Senior på Tiller 1360 Ånangement 1451 Styrearbeid 254 Ekstern formidling 25 Det var for øvrig få kommentarer til beretningen. Styreleder avsluttet gjennomgangen av årsberetningen med å lese styrets refleksjoner for rundt året sett under ett og med blikk mot fremtiden. Vitror at en god måte å bekjempe ensomhetsstatistikken på er å fortsette å jobbe for økt engasjement hos enkeltindividet. Jan Ove Tvervåo knmmenierte at ciet var en meoet codi skrevel beretnino Årsberetningen ble lagt frem til avstemning. Årsberetningen ble enstemmig vedtatt. \/adialrai lrrrtar. r vv urlvr ry uvr r Arsmøtet gadkjenner den fremlagte Årsberetningen 2012 far Sjetne Frivilligsentral. a lz fi vqn v itadiziannirra av r,cr..]rglzan f.rr G.iaina Frirrilliacaniysl rnl, vvurrjviiii-iil, -i iv-:riisaauf.vr vjvai-s i i iii.i-lr-viiaisi -v i- Styreleder gikk igjennom frivilligsentralens regnskap for 2012 Regnskap 2011 har vært ført av TorilNlsen Regnslrap AS. Regnskapet viser et underskudd før overføring fra fond på kr. 7.i 645 Årsresuitatet viser et underskudd på kr 39 i i 1, mot et budsjetted underskudd på kr 17.000. Underskuddet skyldes i hovedsak svært store ekstra utgifter ifbm. Regnskaps og revisorsarbeid knytta opp mot felles regnskapsføring med Sjetne Grendehus BA: Eg en kap itale n e r sv æ rt betryggen de. Regnskapet inngår som ef prosjektregnskap islefne Grendehus BA, og er revidert av lrene Aakvik, registrert revisor. Styreleder lesfe revrsors uttalelse. Rennskanei hie iaoi frem til arrstcmnino Regnskap tor 2A12 ble enstemmig vedtatt Arsmølet tilrår Arsmøtet i Sjetne ByCeisltus å godkjenne cie! fremlagte regnskap 2012 far Sjetne Frivilligsentral. Side 2 av 5
Sak S Gocikjenn!+g av vedtektsendringer Sjetne Friviiligsentra! Med Bydelshusets overgang fra BA til forening måtte også Frivilligsentralen tilpasse sine vedtekter. Bydelshus og frivilligsentral har gjennom samarbeidsavtalen blitt enige om å forenkle organiseringen mellom eier og sentral. Vedtektsendringene ivaretar Kulturdepartementets retningslinjer for frivilligsentraler. Følgende vesentlige endringer er i samråd med revisor og jurist foreslått gjort i Sjetne Frivilligsentral sine vedtekter: 1 og 2 Formålet er konki"etisert. 4 Sentralens høyeste myndighet er sentralens eget årsmøte. g Påpekt av hver av medlemmene i bydelshuset har 1 stemme hver. 11 lnformert at valgkomiteen skal bestå av 1 leder og 2 styremedlemmer. 15 S ret består av 2-3 styremedlemmer. Tidligere sto det 3, men da inngikk Bydelshusets rep. blant disse. 14 Nytt: at sentralen er registrert som enhet med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld. 18 Ny paragraf om hva som skjer ved oppløsning. 20 Ny paragraf som be r at nye vedtekter får tilbakevirkende kraft fra 01.01.13. Endringene viitøre tii at vi kan regisirere oss og få eget organisasjonsnummer. Vii og=qå bety at byeieishus og sentral får egne, adskilte regnskap. Sjetne Bydelshus er fremdeles eier og har arbeidsgiveransvar. Samtidig med nødvendige endringer har daglig leder benyttet anledningen tilå lage vedtektene i et mer arrareilzllia urvrerrturl, Anhaa+l vppevrr. Etter årsmøtevedtak skalvedtektene endelig godkjennes av styrel i Sjetne Bydelshus. Vedtek=tsendringene bie lagt frem til avstemning Vedtektsendringer for Sjetne Frivilligsentral ble enstemmig vedtatt. Arsm øiet goo4j en n er vedtektse ndri n ger for Sjetn e F rivit ligsentral, med lllbakevirkende kraft fra A1.Ø.2A1 3. Sak 7 Godkjenning av Handiingspian 2013 Overordna mål for Slefne Frivilligsentral er at; «Sammen med alle i nærområdet skal Sjetne Frivilligsentral gjøre sitt til at Sjetnemarka, Okstad, Kroppanmarka og Tiller skalvære; et trygt sfed å vokse opp, et godf sfed å e/des og ha engasjefte menneskersom bryr seg.» Far 20 1-3 rt ideref øres hoved m ålet. Fokusområder for Sjetne Frivilligsentral i 2413 vil være: 1.Økt frivillig engasjement blant ungdom og eldre 2. Styrking av kontakten mot lag og foreninger 3. lnnsats for å forebygge ensomhet. Side 3 av 5
Friviliigsentraiene har i år muiighei ti! å søke om økonomisk støtte til prosjekisiiiiinger. Gjennom våre fokusområder ønsker sentralen å være med på å øke arbeidskapasiteten ved å benytte seg av søknadsmuligheten, Daglig leder presenterte prosjektplanen for Folkehelsemillionen. Vi søker om et prosjekt hvoi'vi retter fokus mot sunt kosthold, fvsisk aktivitet og trivsel for barn, ungdom og eldre. Gjøres gjennom eksisterende tiltak, men også utvikling og nyskaping. Senior på Tiller blir inkludert i prosjektet. Handiingspian 2013 bie lagi irem tiiavstemning Handlingsplan 20'13 ble enstemmig vedtatt Årsm øiei god kj e n n e r h a n d i i n g spi a n 20 1 3 fo r Sjetn e F riv i I li g se n tra i. Q^t- o tjan cl Godkjenning av budsjett 2013 Daglig leder presenterte budsjettet for 2012. Styret legger frem et budsjett med 17.040 i underskudd. Budsjettet er stramt men bør allikevel gi tilstrekkelig med handlefrihet for å opprettholde aktiltitet. Det budsjetleres med et underskucd på kr.!5.200. Det budsjetteres med kr. 1.388.0AA- i inntekter. Av dette utgjør støtte fra stat og kammune kr. 587.000. Den store økningen ivalumet skyldes budsjettefte inntekter ag utgifter ifbm. Musikkbinge. Buosjetret bie lagt frem i!! avstemning. Budsjett for 2013 ble enstemmig vedtaft lr^14-l--4 t t*lrlååt-rt l..j^-. tt (tuf _ '" -t ----' Arsmøtet godkjenner budsjett for 2A13 for Sietne Frivilligsentral. Sak 9 Vaig Valgkomiteens leder, Tor Simonsen, presenterte valgkomr'teens innstilling til styre og valgkomite. Alle kandidater er forespurt og har sagt seg villig. Valgkomiteens!nnstilling til Styre! Sjetne Frlvi!iigsentra!: Nestleder 2 år gjenvalg Styremedlem 2år ny Varamedlem 2 år' gjenuralg Arne Silset, Sjetne pensjonistforening Jean Hitimana, nærmiljøet Rigmor -iakebsen, nærm!ijøet valgt ved akklamasjon valgt ved akklamasjon valst ved akklamasion Giensittende i styret og ikke på valg er: Leder Brit Nilsen Styremedlem Rikke Ulfseth Varamedlem Christer Alfredsson Sjetne Bydelshus rep. Roar Aas Trondheim kommuns rep. Vigdis Meisler Sjetne Grendeutvalg Nærmiljøet Nærmiljøet Tiller Side 4 av 5
Valgkomlteens innstiliing tii Vaigkomite: Leder i valgkomiteen Tor Simonsen Medlem ivalgkomiteen Toril Kuvene Skaret MeeJlem ivalgkomiteen Solfriej Haivorsen valgt ved akklamasion valgt ved akklamasion vaigt ved akklamasjon Arne Silset påpekte at det er litt ubalanse iforholdet mellom eierne og naermiljøet. Skal ifølge vedtektene være en over-vei<t av styrerepresentanter ira eierne. Jean Hitimana presentefte seg selv. fi.r^i..*aina,-ry tlr1r rrt tu Styreleder Brit Nilsen takket for et vell gjennomført årsmøte. Asbjørn Aursand, som har vært med siden oppstarten av Frivilligsentralen gikk nå ut av styret og ble takket av med blomster og gode ord for flott innsats i mange ord. Toril Kuvene Skaret vii bli takket av under årsmøte i Bydelshuset. Styreleder avsluttet med å takke alle for oppmøtet og håpet på et fortsatt godt samarbeid til beste for nærmiljøet vårt! Sjeinemarka I 4. mars 20i 3 Årsmøtet hevet k1.21.3a Ir' iinør iii nrnlnfunli' Y '(r M L,t P, VaViaV,i. 1,l../, --.JZ#.-ru)-H:,{1-4'----- Arne Kvernø - f;-&-qu\& ------- Siri Kvande, protakollfører Side 5 av 5