VEDLEGG A - KRAVSPESIFIKASJON Politiets data- og materielltjeneste Saksnr. : 2008/00110 Dato 12. juni 2008 Avtale Åpen anbudskonkurranse Anskaffelse av varslingstjenester for PDMT
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING...3 1.1 Formål...3 1.2 Definisjoner...3 2 GENERELL BESKRIVELSE AV ØNSKET TJENESTE...3 2.1 Målgruppe...3 2.2 Behov...3 2.3 Tjenesteinnhold...3 3 GENERELLE KRAV TIL TJENESTEN...4 3.1 Krav til tjenesten...4 3.2 Krav til tilgjengelighet...4 3.3 Krav til rådgivning/konsulent bistand...5 3.4 Rapporteringsrutiner/innsyn...5 4 DOKUMENTASJON...5 4.1 Teknisk løsning...5 4.2 Brukerveiledning...5 4.3 Dokumentasjon av saksbehandling...5 4.4 Opplæring/kurs...6 5 DEMO...6 6 GODKJENNING AV LEVERANSE...6 PDMT versjon 1.0 Side 2 av 6
1 INNLEDNING 1.1 Formål Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) skal ha en ekstern varslingstjeneste som er tilgjengelig for alle ansatte, kunder, brukere og PDMTs leverandører. 1.2 Definisjoner Med varslingstjeneste menes i denne sammenheng at enhver som har noe kritikkverdig om PDMT skal kunne melde dette anonymt til leverandør. Alt fra tips og mistanker til mer omfattende kritikkverdige forhold. Kontaktpunkt i PDMT er i denne sammenheng en gruppe bestående av direktør, hovedverneombud og en tillitsvalgt. 2 GENERELL BESKRIVELSE AV ØNSKET TJENESTE 2.1 Målgruppe Alle ansatte i PDMT samt kunder, brukere og leverandører skal ha tilgang til å varsle om kritikkverdige forhold. 2.2 Behov Det bør være mulighet for varsling uavhengig av tidspunkt på døgn, helligdag og lokasjon (24/7). Alle henvendelser skal kunne behandles anonymt. Saksbehandling skal være profesjonell og objektiv. 2.3 Tjenesteinnhold Tjenesten skal inneholde elektronisk registrering og behandling av innkomne saker, samt profesjonell rådgivning vedrørende håndtering og oppfølging av disse. Tjenesten skal være på norsk og bør også kunne leveres på engelsk. Leverandør er ansvarlig for at tilbudt tjeneste skal være i henhold til Personopplysningsloven og annen relevant lovgivning. Tjenesten skal være i overensstemmelse med PDMT etiske retningslinjer og varslingsrutiner gitt av Politidirektoratet. Se vedlegg A1 PDMT versjon 1.0 Side 3 av 6
3 GENERELLE KRAV TIL TJENESTEN 3.1 Krav til tjenesten Det skal være mulighet for varsling via oppsatt kanal(er) Jfr. Punkt 3.2. Tjenesten bør være tilgjenglig alle dager 24 timer i døgnet. Denne bør være mest mulig brukervennlig og skal inneha rutiner for oppfølging (se punkt 4.3). Leverandør skal stille til disposisjon relevant fagkompetanse som bør ha minimum 1 års erfaring på varslingstjenester. For å synliggjøre dette skal det legges frem CV til de personer leverandør stiller til disposisjon for oppdraget. Leverandøren skal sørge for objektiv, sikker og profesjonell saksbehandling. Tiden fra en hendelse varsles til saksbehandling starter skal ikke overskride 3 virkedager. Leverandøren skal sikre varsleren mot gjengjeldelse fra PDMT (ref. AML 2-5). Saksbehandling skal skje i henhold til lover og regler om personvern og lov om offentlighet. Tjenesten skal ivareta varslers anonymitet og det er varsler som skal bestemme grad av anonymitet. Nivå som skal kunne tilbys er: Full anonymitet (ikke mulig å spore varsler, selv ikke for leverandør av tjenesten) Anonymitet over for PDMT (Tjenesteleverandør kjenner varslers id) Full åpenhet Det skal være sikker lagring av all dokumentasjon vedrørende varslede saker i henhold til personopplysningslovens 13. Det skal inngås en databehandlingsavtale mellom leverandør og PDMT i henhold til personopplysningslovens 15. Leverandør skal beskrive sine rutiner for sletting og makulering av avsluttede/foreldede saker. Leverandøren skal beskrive sitt system for å fange opp eventuelle systematiske hendelser, slik at disse får en spesiell oppfølging. Leverandøren skal beskrive sin prosedyre for behandling saker hvor en eller flere medlemmer av kontaktpunktet i PDMT er inhabile eller det av andre årsaker ikke anses hensiktsmessig å benytte vanlige kontaktrutiner. 3.2 Krav til tilgjengelighet Tjenesten skal være tilgjengelig på Internet, men bør også være tilgjengelig på e-post og telefon. PDMT versjon 1.0 Side 4 av 6
3.3 Krav til rådgivning/konsulent bistand Tjenesten skal inkludere tilbud om rådgivning til mulig varsler for å avgjøre om saken bør varsles. Tjenesten skal også inkludere rådgivning og eventuell konsulentbistand til PDMT i forbindelse med granskning, saksbehandling, krisehåndtering og informasjonsvirksomhet. Leverandør skal beskrive sin løsning for hvordan oppfølging av dette kan skje. All slik rådgivning skal være etter avtale med PDMTs kontaktpunkt. 3.4 Rapporteringsrutiner/innsyn Kontaktpunktet ved PDMT skal kunne ha tilgang til varslede saker og løpende dialog med leverandør. Det skal beskrives hvordan tilgang til systemet/rapporteringsrutiner blir for PDMT. Varsler som ikke er anonym for leverandør bør ha innsyn i saksbehandlingen av egen sak, og skal ha tilbakemelding på resultatet av saksbehandlingen. 4 DOKUMENTASJON 4.1 Teknisk løsning Det skal dokumenteres teknisk løsning som benyttes for elektronisk varsling, både sikkerhetsløsning og teknisk plattform som systemet bygger på. Det skal dokumenteres hvordan løsningen ivaretar personvern og anonymitet. 4.2 Brukerveiledning Det skal leveres brukerveiledning for løsning som skal brukes av PDMT. 4.3 Dokumentasjon av saksbehandling Det skal dokumenteres rutiner for saksbehandling, lagring, oppbevaring og sletting/makulering av dokumentasjon. Hvordan innsyn og tilgang til systemet blir for PDMT. Hvordan varsler blir behandlet. Innbyrdes prioritering av varslede saker skal dokumenteres. Eksempler på hvordan dokumentasjonen blir til PDMT (rapportformat). Nye henvendelser, pågående, status og avslutning av saker. PDMT versjon 1.0 Side 5 av 6
4.4 Opplæring/kurs Leverandør skal tilby nødvendig opplæring/informasjon for å bruke systemet/løsningen. 5 DEMO Leverandør skal gi tilgang til en demo versjon av tilbudt Internet løsning. 6 GODKJENNING AV LEVERANSE Det skal leveres en forpliktende tidsplan for når løsningen skal være i drift med utgangspunkt i kontraktsigneringstidspunkt. PDMT skal godkjenne løsningen før den aksepteres. PDMT versjon 1.0 Side 6 av 6