Spørsmål og svar pr 15.11.16 Spørsmål 1. Følgende pkt. er uklart etter vår mening, og svært viktig å få avklart: - Pkt. 5.5.2 jf. pkt. 6.6.4 hjemler ileggelse av dagmulkt ved manglende oppfyllelse av responstid. Begrensning i dagmulktens løpetid mangler. Hvorvidt og hvilke begrensninger som gjelder bør avklares. Vårt spørsmål til konkurransegrunnlagets pkt. 5.5.2 jf. 6.6.4: «Hvilke begrensninger gjelder for dagmulktens løpetid? Evt. gjelder det en beløpsmessig grense for pådrag av dagmulkter, f.eks. tilsvarende 6 mnd. kontraktvederlag, som vi har sett i mange oppdrag?» Svar spørsmål 1: Etter oppdragsgivers oppfatning er de aktuelle punkter ikke uklare. Vi siterer: 5.5.2 Dagmulkt Ikke oppfylt responstid er mulktbelagt avvik. Mulktering vil bli praktisert med 2000 kr pr virkedag pr container. 6.6.4 Dagmulkt Ikke oppfylt responstid jf. punkt 5.5.2 er mulktbelagt avvik Mulktering vil bli praktisert med 2 000 kr pr virkedag pr container Disse må leses i sammenheng med punkt 5.5. 5.5 Bestilling, responstid og mulkt Restavfall er en viktig fraksjon ved våre gjenvinningsstasjoner og det er viktig for avviklingen at responstiden er kort. Ved bestilling før kl. 13.00 skal container hentes påfølgende virkedag i stasjonens åpningstid. Ved bestilling etter kl. 13.00 skal container hentes innen to virkedager i stasjonens åpningstid. Eks. bestilling kl. 12.00 på mandag, skal hentes innen tirsdag kl. 20.00. Eks. bestilling kl. 14.00 på mandag, skal hentes innen onsdag kl. 20.00. (Våre understrekninger) Det er således helt bevisst at det ikke er fastsatt noen beløpsmessig begrensning. Dagmulkten vil således løpe fra den dagen misligholdet skjer helt frem til leverandøren har hentet container-(ne). Først da har leverandøren oppfylt sin kontraktsforpliktelse. Dagmulkt er en misligholdsbeføyelse; en standardisert erstatning som ikke fordrer konkret utmåling av økonomisk tap på oppdragsgivers hånd, og som dessuten har den viktige funksjon at den normalt sikrer mot langvarig forsinkelse. I de kontrakter hvor det er fastsatt beløpsmessige begrensninger, gir dette samtidig et uttrykk for en form for terskel for konstatering av vesentlig mislighold, som da vil gi oppdragsgiver rett til å heve. Dette anses ikke nødvendig eller hensiktsmessig i denne kontrakten. Oppdragsgiver vil uansett ha sin rett til å heve i behold ved vesentlig forsinkelse, eller ved gjentakende mislighold. Dette vil da bli en konkret vurdering, som ikke er hektet opp mot et bestemt antall dager.
Spørsmål 2. - Pkt. 6.1.1, her står det at avtaledokumenter skal utformes ved kontraktinngåelse. Vi ønsker å lese igjennom alle kontraktdokumenter før tilbudet blir innlevert, ettersom tilbud blir avtalerettslig bindende for vinnende leverandør på det tidspunktet oppdragsgiver godtar tilbudet. «Når skal avtaledokumentet henvist til i konkurransegrunnlagets pkt. 6.1.1 utformes? Vi ber om at alle avtaledokumenter sendes til oss/publiseres i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at vi kan vurdere hva vi skal forplikte oss til?.» Svar spørsmål 2: Kontraktsvilkårene er i sin helhet gjengitt i konkurransegrunnlaget kapittel 6. Avtaledokumentet vil ikke inneholde bestemmelser som forplikter leverandøren utover det som fremgår av kravspesifikasjonen og kontraktbestemmelsene. Det vil være et kortfattet dokument som utelukkende har den funksjon at det formaliserer avtalen. I tillegg vil det her være et punkt hvor evt. forbehold/avvik som har blitt avdekket under evalueringen, og ikke har ledet til avvisning vil være inntatt, jf. fotnote til konkurransegrunnlagets punkt 3.6 samt kontraktbestemmelsene i punkt 6.1.2. Spørsmål 3. - Pkt. 6.10.2.2 og pkt. 6.13, 6.14 og 6.15, erstatningsbestemmelser som gir begge parter og tredjemenn krav på erstatning. Det mangler imidlertid begrensninger i erstatningsansvaret. Hvorvidt og evt. hvilke erstatningsbegrensinger som gjelder bør avklares «Hvilke begrensninger på partenes erstatningsansvar gjelder mht. beløpets størrelse? Svar spørsmål 3: Etter oppdragsgivers vurdering er det ikke nødvendig og ikke mulig å legge inn begrensninger utover de som følger av det som er inntatt i bestemmelsene. Vi vil knytte noen kommentarer til de bestemmelser det er vist til, i den hensikt å sikre forståelse for dette. 6.10.2.2. fastsetter hva kontraktspartene kan kreve i erstatning for økonomisk tap kontraktspartene blir påført ved mislighold av kontrakten. I bestemmelsen er det inntatt en begrensning hva gjelder indirekte tap, samt en definisjon av hva som menes med indirekte tap, hvilket er vanlig på kontraktsrettens område, jf. eksempelvis kjøpsloven 67. For å kunne kreve erstattet indirekte tap på det sannsynliggjøres utvist forsett eller grov uaktsomhet: 6.10.2.2Erstatning Partene kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kunne forutses som en mulig følge av misligholdet. Tap som skyldes merarbeid og andre kostnader eller utlegg partene er påført ved misligholdet regnes som direkte tap. Partene er erstatningsansvarlig for indirekte tap ved utvist grov uaktsomhet. Tapt fortjeneste, tapt omsetning og tapte forventede besparelser anses som indirekte tap Videre er det i punkt 6.13 og 6.14 spesielle bestemmelser som gjelder erstatningsansvar for skader på oppdragsgivers og oppdragstakers personell og eiendeler:
6.13 Erstatningsansvar for skader på oppdragsgivers personell og eiendeler Oppdragstaker er ansvarlig, og bærer risikoen, for alt tap og skade på materiell, herunder materiell utlånt fra oppdragsgiver. Medfører utførelsen av oppdraget skade på oppdragsgivers ansatte eller ting som ikke omfattes av oppdraget, er oppdragstaker erstatningsansvarlig overfor oppdragsgiver i den utstrekning dette følger av alminnelige erstatningsregler 6.14Erstatningsansvar for skader på oppdragstakers personell og eiendeler Oppdragsgiver er erstatningsansvarlig for skader på oppdragstakers personell og eiendeler i den utstrekning det følger av alminnelige erstatningsregler. Medfører utførelsen av oppdraget skade på oppdragstakers ansatte eller ting som ikke omfattes av oppdraget, er oppdragsgiver erstatningsansvarlig overfor oppdragstaker i den utstrekning dette følger av alminnelige erstatningsregler Når det gjelder oppdragsgivers materiell, har oppdragstaker et objektivt ansvar, jf. 6.13 første ledd: «er ansvarlig, og bærer risikoen, for alt tap på skade på materiell, herunder materiell utlånt fra oppdragsgiver. Videre er det vist til «alminnelige erstatningsregler» når det gjelder personskader, og skader på ting som ikke er omfattet av oppdraget, i 6.13 annet avsnitt. Disse er det også vist til i punkt 6.14, hva gjelder skader på oppdragsgivers personell (personskader), og skader på oppdragstakers eiendeler/ting. Med alminnelige erstatningsregler menes den såkalte «bakgrunnsretten», dvs. erstatningsrett som følger av lovfestet og ulovfestet erstatningsrett. Det vil føre for langt å redegjøre for hva dette innebærer, og dette kan heller ikke omfattes av en oppdragsgivers ansvar for å sikre et klart konkurransegrunnlag. Det kan allikevel kort oppsummeres at et erstatningsansvar forutsetter at følgende 4 vilkår er oppfylt: 1) Ansvarsgrunnlag (som for eksempel kan være arbeidsgiveransvaret i skadeserstatningsloven (arbeidsgivers objektive ansvar for ansattes uaktsomhet, eller ulovfestet uaktsomhetsansvar) 2) Dokumentert økonomisk tap 3) Årsakssammenheng (mellom den erstatningsbetingende handlingen/unnlatelsen og skaden/tapet) 4) Adekvans (innebærer visse begrensninger for hvilket økonomisk tap som kan kreves erstattet) 6.14 gjelder erstatningsansvar for tredjemenn: 6.15 Erstatningsansvar ovenfor tredjemann Fremmer tredjemann erstatningskrav i forbindelse med skade knyttet til kontraktsarbeidet, hefter hver av kontraktspartene for sitt ansvar etter lovgivning og rettspraksis. Evt. ansvar erkjennes kun av den ansvarlige part, som også forestår korrespondansen og evt. forhandlinger med den som krever erstatning. Denne bestemmelsen viser også til forannevnte bakgrunnsrett; hver part er erstatningsansvarlig i den grad tredjemann klarer å sannsynliggjøre at 4 forannevnte vilkår er oppfylt. Tredjemenn står fritt til å velge hvem han fremmer et erstatningskrav mot, jf. at en kontrakt mellom to parter ikke kan regulere forholdet til tredjemenn. Ansvarsgrunnlag her vil eksempelvis kunne være ansvar etter bilansvarsloven, naboloven, arbeidsgiveransvaret etter skadeserstatningsloven, eller det ulovfestede
uaktsomhetsansvaret. Hver part står da selv ansvarlig for å vurdere hvorvidt ansvar skal erkjennes ved et krav fra skadelidte, eller om det velges en minnelig løsning. Poenget er altså at oppdragsgiver ikke påtar seg et objektivt ansvar for skader som oppdragstaker måtte påføre tredjemenn, men vil begrense seg til å vurdere eget ansvar opp mot det krav og de anførsler som vil bli fremmet. Spørsmål 4. - Pkt. 3.3 fastsetter vedståelsesfristen til den 21. februar 2017. «Vedståelsesfristen etter pkt. 3.3 i konkurransegrunnlaget er i overkant lang etter vår mening. Kan dere gi en begrunnelse for hvorfor det er nødvendig med en så lang vedståelsesfrist? Dersom det likevel ikke er nødvendig med en så lang vedståelsesfrist, bes dere vurdere om den kan forkortes og pkt. 3.3 tilsvarende endres.» Svar spørsmål 4: Etter vår erfaring er 90 dager ikke uvanlig å sette som vedståelsesfrist. Som det vil fremgå av den tentative fremdriftsplanen i konkurransegrunnlagets punkt 1.13, anses det imidlertid sannsynlig at kontrakt vil bli inngått innen 1.12.2016. På det tidspunkt er konkurransen avsluttet, og tilbyderne trenger ikke lenger vedstå seg sine tilbud. Kontraktsinngåelse på et senere tidspunkt er kun aktuelt dersom det er forhold oppdragsgiver ikke har kontroll på som forsinker prosessen, eks. klager eller rettslige skritt. I så tilfelle ville vil også ha innhentet samtykke til forlengelse av vedståelsesfristen dersom den var kortere. Følgelig anser vi det ikke for nødvendig å forkorte vedståelsesfristen, jf. at dette også dreier seg om en opplysning som vil kreve endring av kunngjøringen. Svar spørsmål 5. - Pkt. 6.6.1 om oppdragstakers ytelse, følgende setning: «Oppdragstaker skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten» er uklart formulert.. Kan det legges til grunn at «tilfredsstillende kvalitetssikringssystem» innebærer at sertifisering etter ISO1401 og oppfyllelse av internkontrollforskriftens bestemmelser er tilstrekkelig? Hvis dette ikke er tilstrekkelig, kan dere presisere innholdet i denne forpliktelsen?» Svar spørsmål 5: Kravet må leses i lys av kvalifikasjonskravet i punkt 2.5. Her fremgår det at det er et krav for å bli kvalifisert at man har et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem, hvilket er et utstrakt brukt kvalifikasjonskrav uten krav om nærmere presisering. Videre er det forutsatt at dette skal dokumenteres på en av følgende måter: o Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, og kontinuerlig analyse og forbedring o Om tilbyder innehar ISO 9001:2000 sertifikat, kan dette vedlegges Aktuelle krav i kontraktbestemmelsene må således forstås slik at oppdragsgiver til enhver tid skal ha et system som er tilfredsstillende, samt bruke dette i praksis. For ordens skyld bemerkes at ISO 14001 handler om miljøstyring, og anses således ikke som god nok dokumentasjon for kvalitetssikringssytem. Videre kan det selvfølgelig dokumenteres ved nyere versjoner av ISO 9001, som f.eks. ISO 9001:2015.
Spørsmål 6. - Pkt. 6.7.3 om betalingsfrist er uklart formulert. «Vårt selskap anvender normalt følgende formulering om betalingsfrist: «Fri inneværende måned pluss 30 dager». Skal formuleringen i pkt. 6.7.3 forstås på samme måte? Dersom det ikke er tilfelle, kan dere presisere hvilke betalingsfrister som gjelder?» Svar: I punkt 6.7.1 er det fastsatt at «Fakturering skal gjøres månedlig (etter endt kalendermåned), basert på tonnasje. Punkt 6.7.3 endres til følgende: Oppdragsgiver plikter å betale innen 30 dager etter at han mottatt faktura i samsvar med punkt 6.7.1 Spørsmål 7. - Det mangler bestemmelser som gir oppdragstaker rett på forsinkelsesrenter ved oppdragsgivers betalingsmislighold. Dette følger av bakgrunnsretten. «Vi kan ikke se at konkurransegrunnlaget inneholder en bestemmelse som gir leverandør krav på forsinkelsesrenter i henhold til forsinkelsesrenteloven. Et slikt krav følger riktignok av bakgrunnsretten, men vi mener kontraktreguleringen blir mer ryddig dersom et slikt krav inntas uttrykkelig i kontraktdokumentene. Lar dette seg gjøre?» Svar spørsmål 7: Som korrekt påpekt vil oppdragstaker alltid kunne kreve lovens forsinkelsesrente uavhengig av om dette er presisert i kontraktbestemmelsene. Vi imøtekommer allikevel ønsket, og inntar et nytt punkt 6.7.4: 6.7.4 Forsinkelsesrenter Ved forsinket betaling skal oppdragsgiver betale forsinkelsesrenter i henhold til lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling. Oppdatert konkurransegrunnlag med blir lagt ut på Doffin samtidig med dette dokumentet.