består av et positivt driftsresultat for GB på 23 mill kroner og et negativt driftsresultat for BOA på 27 mill kroner. Det er vanlig å ha et negativt driftsresultat for BOA tidlig på året fordi tilskuddet fra NFR for 1.tertail først innbetales i april. Sammenlignet med budsjettet ved utgangen av februar, er inntektene er 39 mill (7,5%) høyere enn budsjettet. For GB var inntektene 26 mill kroner (5,9 %) høyere enn budsjett, for BOA var inntektene 13 mill (24,9%) høyere enn budsjettert. Kostnadene var 38 mill kroner (6,7 %) lavere enn budsjettet, for GB var kostnadene 26 mill kroner (5,7 %) lavere enn budsjettet, for BOA var kostnadene 12 mill kroner (11,%) lavere enn budsjettert. Samlet vurderes den økonomiske situasjonen etter februar som positiv i det kostnadene og aktiviteten i hovedsak følger planene og budsjettet. Tabell 1 Hovedtall regnskap etter februar 21 UiB totalt (mill) Årsbudsjett Budsjett pr Regnskap pr Avvik i % februar 1 februar 1 Inntekter 3 214 488 527 8, % Kostnader 3 373 57 532 6,7 % Driftsresultat -159-81 -5 94,4 % Millioner Millioner 25 2 15 1 5 45 4 35 3 25 2 15 1 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 Sum-8 Sum-9 Sum-1 Lønn-8 Lønn-9 Lønn-1 Figur 1 - Kostnader per mnd 28-21 UiB totalt Figur 2 - Lønnskostn. per mnd 28-21 UiB totalt Figur 1 viser at kostnadsnivået i januar var forholdsvis høyt, sammenlignet med situasjonen de to siste årene, mens kostnadene i februar omtrent var på samme nivå som tidligere år. I januar ble det kostnadsført en del store utgifter for 1. halvår, kvartal eller tertial, for eksempel kjøp av tidsskrifter, serviceavtaler og leie av lokaler. Betraktes de to månedene samlet, var kostnadene 13,4% (62 mill) høyere enn på samme tid i fjor. Etter februar var kostnadene til lønn 3,6% høyere enn budsjettert, dette avviket er i hovedsak knyttet til grunnbevilgningen. Figur 2 viser at lønnskostnadene er noe høyere enn samme tid i fjor, og lønnskostnadene har hittil i år økt med 5,3%. Figuren viser de samlede økningene i lønnskostnader, en kombinasjon av lønnsøkning og antall ansatte. I tertialregnskapene foretas det periodisering (vurderinger) av kostnader og inntekter slik at disse regnskapene bedre gjenspeiler faktisk aktivitet i perioden. I rapportene om den økonomiske situasjonen mellom tertialregnskapene, foretas det ikke slike periodiseringer. Overføringene fra 29 var samlet 162 mill kroner, 12 mill kroner gjaldt GB og 6 mill kroner BOA. Ved utgangen av februar økte overføringene innenfor GB til 125 mill kroner, mens overføringene av midler fra NFR ble redusert til 33 mill kroner. 2
Millioner 18 16 14 12 1 8 6 4 2 des jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 28 29 21 Målsetting overføring til 211 Figur 3 Utvikling i overførte midler innenfor grunnbevilgningen 28-dd Figur 3 viser hvordan overføringene innenfor GB har utviklet seg måned for måned de siste årene. Overføringene ble redusert fra 141 mill til 12 mill i løpet av 29. Hittil i år er det en økning i overføringene med 23 mill kroner. Det er vanlig at overføringene øker i begynnelsen av året, fordi det er noe lavere aktivitet i årets to første måneder enn resten av året. Som kjent er det vedtatt at det kan fordeles inntil 1 mill kroner mer enn bevilgningen fra Kunnskapsdepartementet (KD) til investeringer i nærmere fastsatte byggeprosjekter og med planmessig tilbakebetaling. Ved utgangen av 29 var 52 mill kroner stilt til rådighet for byggeprosjekter. Dette er en av grunnene til at overføringen av midler fra 29 til 21 ble større enn forventet. Ved utgangen av februar ble overføringene av midler fra NFR redusert med 27 mill kroner. Dette er også en vanlig endring i begynnelsen av året. Føringen av inntekter fra NFR følger innbetalingstidspunktet. Hovedinnbetalingene fra NFR kommer hvert tertial, og første innbetaling for 21 kommer i april. Mellom hovedinnbetalingene går overføringene ned. Begrepet opprettholdelsesgrad er uttrykk for forholdet mellom årets investeringer og verdifall for eksisterende investeringer (bokførte avskrivningskostnader). En tallverdi lavere enn 1, indikerer at investeringene er lavere enn verdifallet. Etter februar er det ikke grunnlag for å beregne opprettholdelsesgrad for utstyr, fordi det er periodisert og det er gjort avhendinger ved årsskiftet. Regnskapstallene for investeringer og avskrivninger er ikke sammenlignbare etter to måneder. Opprettholdelsesgrad for eiendom er beregnet, etter februar er den,3, mot,2 på samme tid i fjor. Gjennomsnittet for de siste fem årene er,7. I tallgrunnlaget inkluderes ikke bygg under oppføring av Statsbygg før bygget er ferdigstilt og overlevert. Når det nye odontologibygg overleveres, vil det virke positiv på nøkkeltallet. Gjennomsnittstallet på,7 for 25-29 viser at det investeres mindre enn verdifallet for utstyr og eiendom. Tabell 2 Nøkkeltall per februar Status pr feb Status pr feb 21 29 Opprettholdelsesgrad utstyr - - Opprettholdelsesgrad eiendom,3,2 Endring Endring siste år siste mnd Kostnader fastlønn GB 2,7 %,2 % Kostnader fastlønn BOA 12,2 % 8,4 % Overføringer GB -18,1 % 76,8 % 3
Kostnadene til fastlønn innenfor grunnbevilgningen økte med 2,7% i 29, mens tilsvarende tall for BOA var 12,2%. Samlede lønnskostnader (fast og variabel lønn) innenfor GB økte med 3,1% siste år, økningen innenfor BOA var 2,1%. Det var en liten reduksjon i antallet årsverk innenfor GB (-4 årsverk), sammenlignet med en økning på 41 årsverk innenfor BOA. Figur 4 viser utviklingen i ulike stillingskategorier fra 25 til 29 og hittil i år. Det var betydelig vekst i antall rekrutteringsstillinger, en mindre vekst i antall administrative stillinger, mens antall undervisnings- og forskerstillinger var ganske likt i 29 i 25. Totalt antall stillinger har steget i perioden, men det er en liten nedgang hittil i 21. 9 8 7 6 5 4 3 Undervisnings- og forskerstilling Administrative stillinger Rekrutteringsstillinger 2 1 25 26 27 28 29 mars 21 Figur 4 Antallet årsverk innenfor ulike stillingskategorier 25-dd Antallet rekrutteringsstillinger har flatet noe ut i 21, etter en kraftig vekst i perioden 25-29. Figur 5 viser at antallet stipendiater har gått noe ned fra årsskiftet, men etter mars er antallet fortsatt over måltallet. Svingninger over året kan forventes, etter som det kan ta tid fra en stipendiat avslutter sin periode og en ny tilsettes. 5 45 4 35 3 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 21 Måltall 21 29 28 Figur 5 Utvikling i omfang av stipendiatstillinger GB 28-21 Grunnbevilgningen (GB) Regnskapet etter februar viser et positivt driftsresultat for grunnbevilgningen, med 22,5 mill kroner. Det er vanlig med denne situasjonen i begynnelsen av året. 4
Tabell 3 Hovedtall grunnbevilgningen(gb) UiB GB (mill kroner) Årsbudsjett Budsjett pr Regnskap pr Avvik i % februar 1 februar 1 Inntekter 2 566 435 461 5,9 % Lønn 1 688 297 39-3,9 % Andre driftskostnader 1 163 181 145 2,1 % Interne transaksjoner -145-14 -16 12,2 % Kostnader 2 76 464 438 5,7 % Driftsresultat -14-29 23 176,5 % Sammenlignes regnskapstallene med budsjettet for februar, er det positive avvik både for inntekter og kostnader. Inntektene er 5,9% høyere enn budsjettert og kostnadene 5,7% lavere enn budsjett. Det har vist seg at budsjettet for inntekter fra KD inneholder noen periodiseringsfeil, det gir et positivt avvik for inntekter fra KD og inntekter til avskrivninger, dette utgjør henholdsvis 18 mill og 3 mill. Instituttinntektene (som leieinntekter, inntekter fra odontologisk klinikk og tilskudd til det norske institutt i Athen) er 5 mill høyere enn budsjettert, og også dette skyldes at inntekter er kommet noen tidligere enn forutsatt i det periodiserte budsjettet. Etter februar er det ikke grunn til å anta at inntektene innenfor grunnbevilgningen for året som helhet, vil være annerledes enn det som ble tildelt i statsbudsjettet, og det som er kommet av nye tildelinger fra KD etter dette, 2.566 mill kroner. Kostnadene til lønn er 3,9% høyere enn budsjettert, mens kostnader til drift er 2,2% lavere. Grunnbevilgningen har overføringer på 12 mill fra 29, som etter februar er økt til 125 mill kroner. Det er utarbeidet prognose for overføring til 211 ut fra regnskapstallene fra februar. Fakultets- og avdelingsregnskapene for grunnbevilgningen Alle enhetene, unntatt MO- fakultetet og UB har lavere kostnader enn budsjettert ved utgangen av februar. Det er innhentet avviksforklaringer og prognoser for overføring til 211. Tabell 4 GB kostnader per fakultet Kostnader (mill) Årsbudsjett Budsjett pr Regnskap pr Avvik pr februar 1 februar 1 februar 1 HF 3 64 57 11,6 % MN 486 8 74 7,5 % MOF 452 72 78-9,4 % SV 27 35 33 7,1 % JUS 9 15 15 5,2 % PS 155 27 25 6,3 % FFS 128 21 7 64,5 % UB 11 4 44-7,7 % BM 88 15 15,3 % Sum fakultetene 2 17 369 347 6, % UiB felles 689 95 91 4,6 % Sum UiB 2 76 464 438 5,7 % Det forventes at enhetene går i balanse i 21. Tabell 4 viser noen avvik fra budsjettet, men så langt vurderes det som enhetene i hovedsak følger budsjettene. Posten FFS, felles forskningssatsinger er en samlepost der det er gjort tekniske endringer, avviksandelen for denne posten kan ikke vurderes som for de andre enhetene. 5
15, 1, 5, Mill kroner, -5, HF MN MOF SV JUS PS UB BM -1, -15, -2, Figur 6 Fakultetenes prognose for overføring til 211 - grunnbevilgningen I løpet av 29 ble det klart at arbeidet med å ha riktige prognoser kunne bedres. Fra og med 2. halvår i 29 er det etablert en ordning med rapportering av avvik hver måned. I tillegg utarbeides prognoser månedlig. Figur 6 viser prognosen for overføring fra hvert fakultet, UB og Bergen museum fra 21 til 211. Det er viktig igjen å understreke at det er tidlig å vurdere og å kommentere prognoser etter to måneder. I det følgende kommenteres status etter februar for noen enheter. Regnskapstall og kommentarer fra de aktuelle enhetene danner grunnlag for kommentarene. Det humanistiske fakultet (HF) gikk ut av 29 med et underskudd på 14.8 mill kroner, hvor om lag 3.8 mill kroner var økningen i underskuddet fra utgangen av 28 til utgangen av 29. Fakultetet forventer å holde budsjettet i 29, håndteringen av underskuddet fra tidligere arbeides det videre med. Det matematisk- naturvitenskapelige (MN) Fakultetet har et kostnadsavvik på + 6 mill kroner etter februar og hadde med 38 mill kroner i overføring fra 29. Av overføringene er om lag 15 mill bundet til utstyrsinvesteringer og om lag 9 mill er øremerket egenfinansiering av BOAprosjekter. Det forventes at overføringene blir bygd ned, slik at prognosen tilsier overføring av om lag 1 mill til 211. Det medisinsk- odontologiske (MO) fakultetet har meldt om overføring av ubrukte midler til 211. MO overførte 13 mill kroner i ubrukte midler fra 29. Etter februar har fakultetet et kostnadsavvik på -7 mill kroner, men fakultetet forventer å gå ut av 21 med 5,5 mill kroner i ubrukte midler. I 29 forventet fakultetet at det ville gå ut av 29 i underskudd, men slik ble det ikke. Universitetsbiblioteket (UB) har med et underskudd fra 29 på 2,2 mill kroner. Etter februar har UB et negativt kostnadsavvik på 3,1 mill. UB mener det reelle kostnadsavviket etter februar er om lag,8 mill og mener det ikke er grunnlag for å lage en prognose så tidlig på året. UB har hatt økonomiske utfordringer de siste årene, med elektroniske medier og valuta, og har med et underskudd fra 29. Universitetets fellesbudsjett: Etter februar er det negativt kostnadsavvik for administrasjonen (5 mill) og IT (1,4 mill), mens EIA har positivt kostnadsavvik. Av administrasjonens avvik gjelder 2 mill drift og 3 mill øremerkede tiltak. Avviket ved IT-avdelingen er i hovedsak drift. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Regnskapet etter februar gir et negativt driftsresultat på 27,1 mill kroner. Underskuddet er knyttet til NFR- prosjektene, og denne typen underskudd er vanlig etter februar. Dette er knyttet til inntektsføringen for disse prosjektene, som følger innbetalingene fra NFR, ikke 6
påløpte kostnader. Hovedinnbetalingene kommer hvert tertial, og frem til innbetalingen for 1. tertial kommer vil driftsresultatet være negativt. Tabell 5 viser budsjettet for ulike eksterne kilder, som inntekter fra NFR og EU. Samlet er inntektene etter februar 13 mill kroner (25%) høyere enn budsjettert. Det må understrekes at budsjettet for BOA er beheftet med større usikkerhet enn budsjettet for GB. Det er alltid noe usikkerhet knyttet til budsjettallene for BOA, særlig tidlig på året, fordi budsjettene er basert på anslag over hvor mange nye prosjekter det antas å få i løpet av året. Anslagene gjøres om høsten året før, og det alltid er usikkert om det gis tilslag til prosjekter, og når nye prosjekter starter. I tilegg kan det komme forsinkelser i prosjekter. Tabell 5 Hovedtall for bidrags- og oppdragsfinansiert forskning UiB BOA (mill) Årsbudsjett Budsjett pr Regnskap pr Avvik i % februar 1 februar 1 NFR inntekt 39 547 9 876 24 544 148,5 % EU inntekt 34 733 5 239 3 262-37,7 % Annen bidrags inntekt 218 82 37 876 37 469-1,1 % Oppdragsinntekt 4 448 1 488 231,9 % Inntekter 648 53 67 24,9 % Lønn 293 52 53-1,7 % Andre driftskostnader 287 4 26 35,3 % Interne transaksjoner 87 13 15-13,3 % Kostnader 667 15 94 11, % Driftsresultat -19-52 -27 47,9 % Inntektene fra NFR er 16 mill kroner høyere enn budsjettert, mens inntektene fra EU er 2 mill lavere enn budsjettet. Annen bidragsinntekt 1 er regnskapsført som budsjettert etter februar, mens inntekter fra oppdragsgivere er 1 mill kroner høyere enn budsjettert. For å bedre kunne vurdere om budsjettmålene som ble vedtatt av styret nås, blir fakultetenes avvikskommentarer supplert med prognoser. Fakultetenes og avdelingenes regnskap for BOA- aktivitet Inntektsprognoser fra fakultetene etter februar tyder på at de samlede BOA- inntektene i 21 vil nå budsjettmålet på 648 mill kroner. NFR kan komme til å holde tilbake midler for 3. tertial i 21, som de to siste årene. Det vi få konsekvenser for årets inntekter, og dette forholdet er ikke innarbeidet i prognosene per februar. Tabell 5 oppsummerer situasjonen for BOA inntektene per fakultet, figur 7 viser forholdet mellom budsjett og prognose for BOA etter februar. Tabell 6 BOA inntekter per fakultet Inntekter (mill) Årsprognose Årsbudsjett Budsjett pr Regnskap pr Avvik pr per februar februar 1 februar 1 februar 1 HF 32 3 6 2-64,6 % MN 3 272 23 27 19,8 % MOF 194 211 13 2 54,9 % SV 47 47 3 5 47, % JUS 2 11 1 1 146,9 % PS 3 27 2 2-18,8 % FFS 29 29 4 2-37,1 % UB, % BM 12 2 2 2 18, % Sum fakultetene 645 647 53 62 16,8 % UiB felles 2 2 4 Sum UiB 647 648 53 67 24,9 % 1 Denne kategorien omfatter bidragsprosjekter finansiert av andre enn NFR og EU: næringsliv/privat, stiftelser, kommune/fylkeskommuner, organisasjoner, andre (utland) stiftelser. 7
35 3 25 Inntekter (mill) 2 15 1 5 HF MN MOF SV JUS PS FFS UB BM Årsbudsjett innteter BOA 21 Prognose inntekter BOA per februar Figur 7 Budsjettmål BOA-inntekter i forhold til prognose inntekter 21 Det er fastsatt budsjettmål for alle finansieringskilder. Etter februar er prognosen for NFRinntektene 2 mill lavere budsjettmålet, mens prognosen for annen bidragsinntekt og EU ligger kan se ut til å bli høyere enn budsjettert, henholdsvis 16 mill og 2 mill høyere. Universitetsdirektøren merknader Som understreket innledningsvis, er det knyttet usikkerhet ved å vurdere den økonomiske situasjonen i 21 etter februar. Samtidig er det viktig å understreke at de to første månedene viser trekk som ligner de foregående årene, det styrker oppfatningen om at den økonomiske situasjonen er under kontroll. Det arbeides med å gjøre prognosene sikrere. For å styrke økonomiarbeidet ved universitetet, ble det gjennomført to prosjekter i regi av internrevisjonen i 29 (jf 31/1), og sentraladministrasjonen har styrket oppfølgingen av fakulteter på økonomiområdet. Som det fremgår i vurderingene i sak 31/1, vil det bli gjennomført ulike tiltak for å bedre økonomiarbeidet. Økonomiavdelingen har blant annet satt i gang et omfattende opplæringsprogram for økonomimedarbeidere. Programmet har fått meget god oppslutning, og det er gledelig. Det erkjennes i økende grad at å vurdere budsjett og å utarbeide prognoser for virksomheten som skal dekkes av grunnbevilgningen (GB) og bidrags- og oppdragsvirksomheten (BOA), er svært forskjellig. Særlig er det mer komplisert å gi prognoser for BOA- aktiviteten enn for budsjettet for grunnbevilgningen. Rapporten fra internrevisjonen viser at det er mulig å forbedre økonomiarbeidet for eksternt finansiert virksomhet, og flere tiltak forberedes for å bedre denne innsatsen. Det ser ut til at budsjettmålet for BOA i 21 nås. Det er veldig bra. Universitetet oppnådde meget gode resultater i 29, og dette vil gi positive utslag for den resultatbaserte tildelingen fra KD. Innenfor den resultatbaserte forskningskomponenten gjelder det særlig EU-tildelinger og antall nye doktorgrader, for utdanningskomponenten antall nådde studiepoengsenheter. De siste årene er opptrapping av antall stipendiatstillinger prioritert. Dette har imidlertid skjedd uten tilsvarende økning i veiledningsressursene, og den faste staben har måttet gi mye mer veiledning. Det er viktig å ha riktig balanse mellom undervisnings, - veilednings- og forskningsoppgaver. Forholdet mellom tid til undervisning og til forskning må følges nøye. Universitetets mulighet til å omgjøre stipendiatstillinger til postdoktorstillinger er positiv, også fordi postdoktorer kan gi veiledning. Det er likevel en utfordring å legge til rette for gode forskningsvilkår for den faste vitenskapelige staben, gitt universitetets økonomiske rammer for 21. I budsjettfordelingen for 21 ble universitetets grunnenheter derfor prioritert. 8