Side 1 av 7 Saksframlegg Saksbehandlar: Susan Husabø, Opplæringsavdelinga Sak nr.: 15/2725-1 Organisering av oppfølgingstenesta (OT) Fylkesdirektøren rår hovudutvalet for opplæring til å gjere slikt vedtak: 1. Organiseringa av oppfølgingstenesta vert vidareført med 10 OT-regionar. 2. Stillingsstorleiken for OT-koordinatorane vert med verknad frå 1.8.2015: OT-region elevtal frå grunnskulen våren 2015 0,26% OT ressurs per elev Stillingsprosent for OTkoordinator Stryn og Hornindal 108 28,08 30 Eid og Selje 136 35,36 35 Vågsøy 69 17,94 20 Gloppen 81 21,06 20 Flora og Bremanger 237 61,62 60 Askvoll, Fjaler og Hyllestad 83 21,58 20 Førde,Gaular, Naustdal og Jølster 289 75,14 75 Høyanger, Balestrand, Gulen og Solund 127 33,02 30 Sogndal, Luster,Vik, Aurland og Leikanger 241 62,66 65 Årdal og Lærdal 89 23,14 20 379,6 375 3. Eventuell endring i ressursramma for oppfølgingstenesta i samband med økonomiplanarbeidet vert innarbeidd med fordeling etter tal elevar, slik det er lagt til grunn i punkt 2 over. Vedlegg: Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn for saka I handlingsprogrammet til God- betre-best, Mål og strategiar for vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane 2012-2015 punkt 3.2.1-5 er det vedteke to utgreiingsområde som gjeld oppfølgingstenesta:
Side 2 av 7 1. Evaluere og revidere retningsliner for oppfølgingstenesta sitt arbeid 2. Utarbeide felles rutinar for oppfølgingstenesta sitt arbeid Fylkesdirektøren vil kome attende til dette ved utarbeiding av nytt handlingsprogram for vidaregåande opplæring. Til møtet i hovudutvalet i oktober, HO-sak 26/14- Budsjett 2015 og økonomiplan 2017-2019 målekart 2015 og utgreiingsområde for tilpassing til økonomiske rammer på lang sikt (2017-2019), gjorde fylkesdirektøren ei vurdering av at det ( punkt 2.2): truleg vil vere tenleg å endre organiseringa av nokre tenester for å utnytte ressursane best mogleg og eventuelt også kunne redusere ressursbruken noko i løpet av planperioden. Fylkesdirektøren ser det som vesentleg at eventuell ny organisering er på plass før ressursramma eventuelt kan reduserast og meiner at endringane i organisering bør gjerast uavhengig av potensialet for å kunne ta ut innsparing. Kva endringar som eventuelt bør gjerast er enno ikkje tilstrekkeleg utgreidd. Fylkestinget gjorde i budsjettsaka, punkt 3, (FT-sak 50/14) slikt vedtak: Hovudutval for opplæring får fullmakt til å vedta og gjennomføre eventuelle organisatoriske endringar innanfor dei økonomiske rammene for følgjande tenester, med verknad frå hausten 2015: a. Arbeidslivskontakt b. Oppfølgingstenesta c. Systemansvarleg IKT/e-pedagog d. Karriererettleiing I samband med det administrative arbeidet knytt til tilpassing til økonomiske rammer -Prosjekt SFj2019 -fekk sektorane i oppdrag å identifisere utgreiingsområde som grunnlag for å definere innsparingspotensiale i eigen sektor. Oppfølgingstenesta er definert som eitt av i alt 21 utgreiingsområde i sektoren. Finansutvalet godkjente utgreiingsoppdraga i møte 28.1.15, sak 1/15- Økonomiplan 2017-19 Arbeidsdokument 1/15. Ei arbeidsgruppe samansett av representantar frå fylkesdirektøren for opplæring og ein rektor har arbeidd med utgreiingsoppdrag 2:Oppfølgingstenesta. Arbeidsgruppa sine modellar for organisering og vurdering av ressursbruk er ein del av grunnlaget for denne saka. Hovudutvalet for opplæring har fullmakt til å gjere vedtak om organisering av oppfølgingstenesta. Saksutgreiinga inneheld to alternative modellar for organisering av tenesta og vurdering av ressursbruk. Vurderingane av ressursbruk er også del av det utgreiingsarbeidet fylkesdirektøren skal levere som grunnlag for fylkesrådmannen sitt økonomiplanframlegg til fylkestinget i juni. Bakgrunn, organisering og resursbruk Bakgrunn Oppfølgingstenesta vart oppretta ved innføring av Reform-94, og tenesta er lovpålagt. (Opplæringslova 3-6) Lova slår fast at fylkeskommunen skal ha ei oppfølgingsteneste for ungdom som har rett til opplæring etter opplæringslova 3-1, og som ikkje er i opplæring eller arbeid. Tenesta gjeld til og med det året ungdommen fyller 21 år. Lova har ikkje krav til organisering. Sogn og Fjordane har hatt same organisering av tenesta sidan ho vart oppretta. I forskrifta til opplæringslova, 13-1, er det gjort greie for formålet med oppfølgingstenesta. Målgruppa er ungdom som har rett til vidaregåande opplæring, men som det aktuelle skuleåret ikkje har søkt, eller teke i mot elev- eller læreplass, har avbrote opplæringa eller ikkje er i arbeid. Tilboda ungdom får gjennom oppfølgingstenesta skal primært vere kompetansegjevande og ta sikte på å føre fram til studiekompetanse, yrkeskompetanse eller grunnkompetanse innanfor vidaregåande opplæring. Oppgåvene til oppfølgingstenesta går fram av 13-3 i forskrifta. Fylkeskommunen skal gjennom oppfølgingstenesta a) ha oversikt over alle i målgruppa, jf. 13-2, og aktuelle tilbod for målgruppa. Registrering av ungdom som høyrer til ansvarsområdet for oppfølgingstenesta, og som tenesta formidlar tilbod til, skjer gjennom heile året. b) gi skriftleg informasjon til alle i målgruppa om kva rettar dei har. Føresette til ungdom som ikkje er myndig skal ha same informasjon med mindre denne er underlagd teieplikt etter anna lovgiving. c) etablere kontakt med kvar enkelt ungdom i målgruppa med sikte på rettleiing og oppfølging. d) gi alle i målgruppa tilbod i samsvar med 13-1, eventuelt i samarbeid med andre aktørar.
Side 3 av 7 e) etter behov følgje opp ungdom som har teke imot tilbod gjennom oppfølgingstenesta gjennom ei eller fleire rettleiingssamtaler. Pliktene her gjeld så lenge ungdommen er i målgruppa for oppfølgingstenesta. Omfang, aktivitet og ressursbruk - Sogn og Fjordane Rapportane som gjev grunnlag for data på OT-regionnivå i Sogn og Fjordane er ikkje same rapportane som fylkeskommunen rapporterer til Udir på grunnlag av. Det betyr at ein får små differansar i tal som er rapporteringar for fylket samla og tal som er summen av OT regionar. Oppfølgingstenesta i fylket har ein samla stillingsressurs til OT-koordinatorar på 477%, fordelt på 10 OT-koordinatorar. Dei har stillingsstorleikar på mellom 40-67 %. OT-koordinatorane er lokaliserte ved 10 av dei vidaregåande skulane. I tillegg vert det nytta om lag 270% stilling til opplæringstiltak ( tiltaksmidlar) i regi av OT. Tre av koordinatorane(sogndal, Førde og Florø) har meir enn 40% stilling. Ungdomar som vert tilmelde oppfølgingstenesta får tildelt OT-koordinator på grunnlag av heimkommune. Tabellen under syner tilmelde ungdomar, i Sogn og Fjordane, som er i målgruppa for OT, (dei grå kolonnene), og totalt tal ungdomar tilmelde OT, ved to rapporteringstidspunkt. Ein stor del av dei ungdommane som vert tilmelde er ikkje i målgruppa, fordi dei var i skule/lære eller arbeid på meldingstidspunktet. Koordinatoren må kontakte kvar ungdom, noko som kan vere tidkrevjande. Dersom ungdommen ikkje er i målgruppa, vert det ikkje arbeidd vidare med han gjeldande skuleår. Utgreiinga omtalar vidare berre ungdom som er i målgruppa for oppfølgingstenesta. Tabell 1. Tabell 1 syner stillingsressursar, tiltaksmidlar, tal ungdommar og ressursbruk pr. ungdom, p.r 15.2.14 og 15.2.2015 Tabellen syner gjennomsnittleg tal ungdom pr. tilsett. I februar 2014 var talet 61 og i februar 2015 var talet 64.
Side 4 av 7 Omfang, aktivitet og ressursbruk - Sogn og Fjordane samanlikna med nasjonale tal Data som er rapportert frå fylka i 2014 syner at 6,2 % av ungdommar i OT si målgruppe tilmelde oppfølgingstenesta i Sogn og Fjordane, medan landssnittet var 9,6%. I Sogn og Fjordane er det ein større prosent av elevkullet som startar i vidaregåande opplæring, og færre som sluttar, samanlikna med nasjonale tal. Tabell 2. Tabell 2 syner elevar i OT, tal ungdommar i målgruppa og ressursbruk pr. fylke i 2014. Tal OT- ungdom i målgruppa per tilsett i OT varierer mellom fylka. Gjennomsnittet for alle fylka, utan Oslo, var i 2014 120 ungdommar per årsverk. I 2014 var talet i Sogn og Fjordane 61 ungdommar per årsverk, og ved tilsvarande rapportering i februar 2015 var talet 64. Tabellen syner fylka sin ressursbruk, årsverk i OT delt på tal ungdom i målgruppa for oppfølgingstenesta. Sogn og Fjordane nyttar meir ressursar per OT- ungdom enn gjennomsnittet i landet. Gjennomsnittet for landet, utan Oslo, er 0,9%, medan i Sogn og Fjordane er den 1,6%. Ut frå tal ungdommar nyttar fylket vesentleg meir ressursar til oppfølgingstenesta enn gjennomsnittet for landet. Faktorar som vil påverke framtidig «tilgang» av ungdom i oppfølgingstenesta Prognosane for tal 16 åringar i fylket syner ein nedgang totalt i fylket. Tala frå grunnskulen sitt informasjonssystem (GSI) syner at tal avgangselevar fram til 2024 går litt opp og ned, men hovudutviklinga er synkande elevtal. I 2024 vil vidaregåande opplæring få over 100 færre elevar frå grunnskulen enn i 2015. SSB sine prognosar for tal 16- åringar i perioden 2024-2030 syner same nedgangen. Nedgang i elevtalet i vidaregåande opplæring vil bety nedgang i ungdomsgruppa som kan definerast som målgruppa til oppfølgingstenesta. Samtidig kan andre faktorar påverke delen av målgruppa som det aktuelle skuleåret har rett til oppfølgingsteneste. Andelen som ikkje har søkt, eller teke i mot elev- eller læreplass, eller har avbrote opplæringa eller ikkje er i arbeid og difor har behov for tilbod gjennom oppfølgingstenesta, vil difor kunne variere. Arbeidsmarknaden for ungdom, tilbod og struktur i vidaregåande opplæring i fylket og avstand til oppfølgingstenesta vil kunne innverke på «tilgangen» av ungdom i oppfølgingstenesta. Organisering og ressursbruk Rektorgruppa i fylket vurderer det som svært viktig at tenesta held fram med same desentrale organisering som i dag Rektorane peikar på at nærleik, relasjonar og lokalkunnskap er avgjerande for kvaliteten på tenesta. Dei ser det vidare som viktig at tenesta vert vidareført, samtidig som dei meiner ein gjennomgang av ressursbruk og ressursbehov med tanke på forbetring av tenesta, vil vere positivt. Arbeidet med utgreiingsoppdraga i SFJ2019.
Side 5 av 7 Som ein del av utgreiingsarbeidet har fylkesdirektøren for opplæring bede dei vidaregåande skulane melde tilbake på to spørsmål; a. Kva stilling/ funksjon har OT-koordinatorane i tillegg til stillinga som OT-koordinator? Tilbakemeldinga frå skulane viser at majoriteten av OT-koordinatorane er rådgjevarar i tillegg til OT-funksjonen. Ledig stillingsressurs ut over desse funksjonane vert fylt opp av undervisning. Ein OT-koordinator er i tillegg koordinator for spesialundervisning, og ein er tilsett i PPT. b. Kva er konsekvensen av å redusere ressursen til OT på din skule/i ditt område? Gjennomgåande peikar skulane på at nærleiken mellom oppfølgingstenesta og ungdommane er svært viktig i arbeidet med å hindre fråfall. Den tette koplinga mellom rådgjevingsfunksjonen og oppfølgingstenesta vert framheva som viktig. Skulane listar opp ei lang rekke oppgåver utførde av OT, der arbeid i overgangen mellom grunnskule og vidaregåande opplæring, førebyggande arbeid med elevar som står i fare for å slutte og utstrakt samarbeid med NAV og næringsliv vert framheva av alle. Per februar 2015 er det registrert til saman 19 elevar i grunnskule og vidaregåande skule der oppfølgingstenesta er involvert i førebyggande arbeid for å hindre fråfall. Arbeidsgruppa sine modellar for organisering og vurdering av ressursbruk Arbeidsgruppa har lagt tallmaterialet som er presentert i tabell 2, samanlikning med andre fylke, til grunn for vurderingane som er gjort m.o.t ressursbruken. Denne syner at vi nyttar vesentleg større ressursar per ungdom i OT enn alle andre fylke, bortsett frå Vestfold ( Oslo er ikkje med). Sogn og Fjordane har høge tal for gjennomføring i vidaregåande opplæring, noko vi er stolte av og arbeider for å halde oppe. Arbeidsgruppa meiner at val av framtidig organisering er viktig for at fylket framleis skal halde ein høg kvalitet på tenestene. Arbeidsgruppa meiner også at det let seg gjere å nærme seg landssnittet på ressursbruken og såleis ta ut eit innsparingspotensiale. Høgre kollonne i tabell 2 viser kor stor prosent stilling pr. elev på eitt årssteg dei ulike fylka nytta i 2014. Gjennomsnittleg ressursbruk var 0,26% stilling pr. elev. Faktoren er truleg noko låg, fordi samla elevtal er delt likt på tre årskull, medan ein veit at ca 65% av elevane frå vg1 også går vg3 i skule. Arbeidsgruppa har likevel nytta 0,26% stilling som faktor for framtidig ressursbehov i fylket fordi elevtalet frå grunnskulen går ned. Prognose for tal elevar frå grunnskulen går fram av tabell 3 under: Tabell 3. Kjelde: Elevtalsutvikling GSI 2014 for åra 2015-2020 og SSB framskriving av 16-åringar 2015-2030 for åra 2021-2014 Elevane i vidaregåande opplæring vert tilmelde oppfølgingstenesta på grunnlag av heimkommune. Det er grunn til å rekne med at behovet for oppfølgingstenesta over tid er om lag lik i kommunane. Arbeidsgruppa har vurdert to modellar: Alternativ 1 Større OT-regionar og OT lokalisert til færre skular Oppfølgingstenesta organisert i fire regionar, lokalisering lagt til Sogndal, Førde, Dale og Eid. Det er dei same regionane som i Karriere Sogn og Fjordane. Framlegget inneber ei samanslåing av OT-einingane: Sogndal og Årdal Høyanger og Dale Førde og Flora Gloppen, Vågsøy, Eid og Stryn Konsekvensar
Side 6 av 7 Legg til rette for at oppfølgingstenesta vil kunne få faglege og ressursmessige gevinstar gjennom tettare samarbeid mellom oppfølgingstenesta, Karriere Sogn og Fjordane og fagopplæring ( utanom region Dale når det gjeld fagopplæring) Lengre avstand til oppfølgingstenesta for ein større del av ungdommen i fylket Høgare reisekostnader i oppfølgingstenesta OT har ei rolle som koordinerande funksjon mellom ulike aktørar rundt ungdommen ( skule, NAV, helsetenester m.m.). Lokalisering av OT til færre einingar i fylket vil kunne gje større behov for å hente informasjon frå skulane som ikkje har tenesta lokalisert hjå seg, med den ressursbruk det kan medføre. Innsparingspotensiale Økonomisk innsparing gjennom reduksjon av stillingsressursar tilsvarande om lag 1 stilling Alternativ 2- Vidareføre strukturen i oppfølgingstenesta som i dag, med endringar i stillingsstorleik/ ressursbruk Oppfølgingstenesta organisert som i dag med OT-koordinatorar ved 10 skular Justering av stillingsstorleik med utgangspunkt i fordelingsnøkkel på 0,26 % OTkoordinatorressurs per elev Ingen stillingar mindre enn 20% Konsekvensar Opprettheld tenesta nær største delen av brukarane. Vidarefører det tette samarbeidet mellom oppfølgingstenesta og rådgjevartenesta ved skulane. Innsparingspotensiale Økonomisk innsparing gjennom reduksjon av stillingsressursar tilsvarande om lag 1 stilling Fylkesdirektøren si vurdering Fylkesdirektøren registrerer at i innspela frå dei vidaregåande skulane vert nærleik til ungdommane og skulane vurdert å være det viktigaste for oppfølgingstenesta. Arbeidsgruppa har vurdert to alternativ. Ut frå tilbakemeldingane frå skulane går fylkesdirektøren inn for alternativ 2, som er vidareføring av dagens struktur, der nærleiken til ungdommane og skulane er prioritert. Fylkesdirektøren har nytta elevtal frå grunnskulen våren 2015 og det nasjonale gjennomsnittet 0,26 % OT-ressurs per grunnskuleelev som grunnlag for fordeling av stillingsressursar. Som tabell 3 syner, svingar tal avgangselevar noko, og det kan verke urimeleg å ta utgangspunkt i berre eitt år. Fylkesdirektøren har difor gjort same utrekninga på gjennomsnitt av avgangselevar i perioden, og det gjev berre små utslag. Fylkesdirektøren har same tilnærminga til minimumsressurs som arbeidsgruppa, ingen stillingar under 20 %. Regionen som omfattar flest kommunar: Sogndal, Luster, Vik, Aurland og Leikanger er justert noko opp i stillingsstorleik for å kompensere for samarbeidsbehovet for kommunar og NAV-kontor. I SJF2019 ligg klare føringar om å utgreie innsparingspotensiale og å syne konsekvensane av framlegga. Oppfølgingstenesta i fylket gjer, i lag med skulane, ein god jobb for å hindre fråfall og for å finne løysingar for ungdom som har slutta/ikkje starta, og difor treng rettleiing og opplæring. Nærleik til brukarane, god kompetanse og tett samarbeid med mange instansar vert framheva som viktige suksesskriterium, og er lagt til grunn for fylkesdirektøren si tilråding av framtidig modell. Trass i at skulane i all hovudsak har meldt tilbake at OT-ressursen ikkje bør reduserast, meiner fylkesdirektøren at det på grunnlag av samanlikning med nasjonal ressursbruk er mogeleg å redusere noko. Arbeidsgruppa sitt alternativ med fire OT- regionar ville kunne innebere ei innsparing på om lag ei stilling. Fylkesdirektøren har valt å lytte til eit samrøystes ønske om ei organisering som prioriterer nærleik. Når ein samtidig skal greie ut innsparingspotensialet i
Side 7 av 7 sektoren, meiner fylkesdirektøren at ressursbruken må kunne reduserast noko for å få større samsvar med ressursbruken i landet elles. Fylkesdirektøren rår hovudutvalet til å vedta å vidareføre organiseringa av oppfølgingstenesta som i dag, men med reduksjonar i stillingane, i samsvar med fylkesdirektøren sitt framlegg. Tabell 4. OT-region elevtal frå 0,26% OT grunnskulen ressurs per våren 2015 elev Fylkesdirektøren sitt framlegg til stillingsprosent for OTkoordinator Stryn og Hornindal 108 28,08 30 Eid og Selje 136 35,36 35 Vågsøy 69 17,94 20 Gloppen 81 21,06 20 Flora og Bremanger 237 61,62 60 Askvoll, Fjaler og Hyllestad 83 21,58 20 Førde,Gaular, Naustdal og Jølster 289 75,14 75 Høyanger, Balestrand, Gulen og Solund 127 33,02 30 Sogndal, Luster,Vik, Aurland og Leikanger 241 62,66 65 Årdal og Lærdal 89 23,14 20 379,6 375 Tabell 4, Fylkesdirektøren sitt framlegg til organisering og stillingsstorleik for OT-koordinator. Etter fylkesdirektøren si vurdering vil framlegget ta i vare kravet til kvalitet på tenesta etter 13-3 i forskrifta om oppfølgingstenesta. Stillingsreduksjonane vil likevel føre til at tenesta må prioritere oppgåvene i større grad enn i dag. Så lenge skulestrukturen er som i dag, vil oppfølgingstenesta, innafor ressursrammene vist over, vere i stand til å handtere oppgåvene i tråd med forskrifta. Som nemnt får ungdom i OT tildelt region på grunnlag av heimkommune. Også ved ei eventuell endring av skulestrukturen må fylkesdirektøren syte for at ungdom frå alle kommunane får tildelt OT-koordinator ved behov. Behov for endringar i stillingsstorleik vil ein først sjå etter at eventuelle endringar i skulestruktur er gjennomførde. Personalmessige konsekvensar av stillingsreduksjonane må handsamast i tråd med lov og avtaleverk. Fylkestinget sitt vedtak i budsjettsaka (FT-sak 50/14- punkt.3) inneber at hovudutvalet har fullmakt til å vedta og gjennomføre eventuelle organisatoriske endringar innanfor dei økonomiske rammene for oppfølgingstenesta, med verknad frå hausten 2015. Innsparinga som den nye organiseringa vil gje vil først bli endeleg handsama som del av økonomiplansaka i juni 2015. Fylkesdirektøren rår til at eventuell endra ressursramme i høve tilrådinga i denne saka, vert innarbeidd med same fordelingsnøkkel som i fylkesdirektøren si tilråding. Fylkesdirektøren vil på bakgrunn av saksutgreiinga rå til at oppfølgingstenesta vert organisert som det går fram av tabell 4.