Avtale mellom Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS og Åmli kommune

ÅMLI KOMMUNE Administrasjonsavdelinga NOTAT Avtale mellom Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS og Åmli kommune 1. Innleiing Den vedtekne Stortingsmeldinga nr. 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap og oppleving (ABM-meldinga) set krav til ei forpliktande samordning av musea. Målet er å heve den faglege standarden på museumsverksemda i regionen, og bidra til ei vitalisering av det frivillige museumsarbeidet. Aust-Agder fylkeskommune har vedteke å etablere 4 konsoliderte museum i Aust- Agder: Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS, Setesdalsmuseet, Næs Jernverksmuseum og Grimstad Bys Museum. Setesdalsmuseet har eit særskilt ansvar for Setesdalsregionen. Aust-Agder fylkesting har forutsett at alle dei lokale musea i fylket skal få tilbod om konsolidering. 2. Mål. Aust-Agder kulturhistoriske senter (AAks) skal arbeide for at verdifulle gjenstandar, arkiver og andre informasjonsberarar av historisk og administrativ verdi blir samla inn, tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennheitas bruk, forsking og for kulturelle og administrative føremål. AAks skal aktivt formidle institusjonen og avtalepartane sine samlingar slik at det fremjar velferd og demokratiske rettigheter for innbyggjarane Arbeidet skal utførast i tråd med ICOMs og ICAs etiske retningslinjer, nasjonale føringar, lover og forskrifter. AAks skal: Gjennom forsking og formidling arbeide for å levandegjere Aust-Agders kultur og historie Bidra til å auke den museums- og arkivfaglige kompetansen innanfor det samla kulturhistoriske og administrative oppgåvefeltet i Aust-Agder. Vere eigaren sin faginstans i museums- og arkivfaglege spørsmål. Gjennom avtalar utvikle fagleg og administrativ kompetanse ved lokale museum og samlingar. 3. Aust-Agder kulturhistoriske senters forpliktingar. Aust-Agder kulturhistoriske senter skal vidareføre og vidareutvikle Elvarheim Museums arbeid med dokumentasjon og formidling av Åmlis historie (skogbruk, Notat: Avtale mellom Aust-Agder kulturhistoriske senteriks og Åmli kommune Side 1 av 1

jakt og friluftsliv) saman med lokalmiljøet og evt. tilsett(e) ved Elvarheim Museum. Aust-Agder kulturhistoriske senter skal utarbeide strategi- og verksemdsplan saman med Elvarheim Museum som skal tydeleggjere behov og prioriterte tiltak. Desse planane skal integrerast i planverket til AAks. Aust-Agder kulturhistoriske senter overtar det faglege ansvaret for all verksemd knytt til drift og forvaltning av Elvarheim Museums samlingar. Det omfattar generelle museumsfaglege oppgåver som sikring, registrering, magasinering og vedlikehald av samlingane. I tillegg skal AAks ha eit overordna fagleg ansvar for eventuell utviding av samlingane, oppgradering av utstillingar og andre faglege tenester i samarbeid med den lokale museumsnemda. Elvarheim Museum v/ lokal museumsnemnd/tilsett forpliktar seg til å delta i arbeidet med verksemdsplan, budsjett og årsplanar, skal vere oppdatert om museets drift og skal også vere med på å utarbeide årsmeldingar og gjennomgå rekneskapsrapportar. Omfanget på arbeid og tenester AAks skal bidra med, skal ta omsyn til dei ressursar Åmli kommune og Elvarheim Museum bringer med inn i samarbeidet. Dette vil bli synleggjort i planverk og budsjett/rekneskap. Midlar øyremerka Elvarheim Museum skal nyttast til beste for Elvarheim Museum. 4. Åmli kommunes forpliktingar. Åmli kommune forpliktar seg til å halde ein 20%-stilling på Elvarheim Museum. Denne stillinga inngår i kulturkonsulentstillinga. Åmli kommune beheld alle forpliktingar knytt til arbeidsgjevaransvar. AAks har full instruksjonsmynde over dei 20% knytt til Elvarheim Museum. Lønn og andre forpliktingar knytt til arbeidsgjevaransvar blir belasta Åmli kommunes budsjett, deriblant reisekostnadar. Oppretthalde lokal museumsnemnd for Elvarheim Museum. Den til ei kvar tid tilsette ved Elvarheim Museum er bindeleddet mellom lokal nemnd og AAks. Den lokale nemnda/elvarheim Museum forpliktar seg til å gjennomføre årlege arrangement, medvirke til å lage produksjonar og anna formidlingsarbeid i regi av museet i samsvar med gjeldande verksemdsplanar. Dette er viktig for å sikre at det lokale engasjementet blir styrka og vidareutvikla. Den lokale nemnda/åmli kommune er ansvarleg for alle forpliktingar i samsvar med avtala med Agder Energi (vedlegg 8). AAks har ikkje noko ansvar og er ikkje medverkande i administrasjon, utøving eller oppfølging av avtala. 4.1 Overføring av ansvar for drift og forvaltning. Åmli kommune overfører overordna ansvar for all drift og forvaltning ved Elvarheim Museum til Aust-Agder kulturhistoriske senter med verknad frå 1.1. 2009. Unntatt frå dette punktet er forpliktingar og ansvar som følje av avtala mellom Åmli kommune og Agder Energi (vedlegg 8). 4.2 Råderett over samlingar og anlegg Åmli kommune gir med verknad frå 1.1. 2009 Aust-Agder kulturhistoriske senter faktisk råderett over Elvarheim Museums samlingar så lenge avtalen gjeld. Oversikt over samlingar som avtalen omfattar, går fram av vedlegg 1. Åmli kommune skal Notat: Avtale mellom Aust-Agder kulturhistoriske senteriks og Åmli kommune Side 2 av 2

verken heilt eller delvis selje, gi bort, deponere eller pantsette samlingar så lenge avtalen er i kraft, med mindre dette er avtalt med Aust-Agder kulturhistoriske senter. Åmli kommune beheld eigedomsretten til samlingane. Åmli kommune beheld eigedomsretten til bygning/anlegg og er ansvarlig for alle utgifter knytt til bygningen så som: - Forsikring av bygningen - Forsikring av gjenstandar, innbu og lausøyre etter råd frå AAks - Vedlikehald av bygningen og oppretthaldast av en akseptabel standard - Kommunale avgifter inkl. eigedomsskatt - Strøm og reinhald 4.3 Driftstilbehør, inventar og utstyr Åmli kommune gir Aust-Agder kulturhistoriske senter eksklusiv bruksrett til Elvarheim Museums driftstilbehør, inventar og utstyr med verknad frå1.1. 2009, i den stand det er, og utan mangelansvar for Elvarheim Museum. Viss Elvarheim Museum eventuelt går ut av AAks, skal driftstilbehør, inventar og utstyr (etter inventarliste) tilbakeføres i den stand det var dog med aksept for vanleg slitasje. 5. Tilvekst samlingane AAks, der Elvarheim Museum er en avdeling, skal ha overordna ansvar for eventuelle innkjøp og mottak av gåver til samlingane. Det vil bli gjort i høve til faglege vurderingar, lokale behov og prioriteringar og ut frå AAks samla behov, slik det kommer til uttrykk i planer og vedtak for institusjonen. 6. Tilpassing av vedtekter Åmli kommune forpliktar seg til å fatte nødvendige vedtak for eventuelt å harmonisere og tilpasse Elvarheim Museums vedtekter til innhaldet av denne avtalen og det forhold at Elvarheim Museums verksemd blir overført til AAks. I tilfelle det er konflikt mellom Elvarheim Museums vedtekter og AAks selskapsavtale, er det AAks selskapsavtale som skal gjelde. 7. Økonomiske føresetnader 7.1 Kommunalt bidrag Partane er einige om at det er en føresetnad for avtalen at Åmli kommune bidrar til drifta av AAks med et årleg rammetilskott øyremerket Elvarheim Museum på kr 70.000. Det er vidare ein føresetnad at det årlige tilskotet frå Åmli kommune blir justert kvart år med eit beløp som minst tilsvarar endringa i den alminnelege lønns- og prisstigning, og at forpliktingane for bygning og anlegg blir oppretthalde uendra. Det kan forhandlast om auking av driftstilskottet og tenestenes omfang for å ivareta Elvarheim Museums ansvar og arbeidsoppgåver. I tillegg bidrar Åmli kommune med lønn til fast tilsett ved Elvarheim Museum i minimum 20%-stilling, lønn til skoleungdommar, kontorutgifter og andre utgifter som følgje av arbeidsgjevaransvar. Sommarguidar blir tilsette av AAks, er AAks sitt ansvar. Det blir ikkje tatt husleige for Elvarheim Museum. 7.2 Åmli kommune/elvarheim Museum, føresetnader og grunnlagsmateriale Notat: Avtale mellom Aust-Agder kulturhistoriske senteriks og Åmli kommune Side 3 av 3

Grunnlaget for overtaking av driftsansvaret for Elvarheim Museum bygger også på de føresetnadene som kjem fram av føljande dokument som blir vedlagt avtalen. Gjennomgang av vedlegga skal skje og godkjennast av begge partar før avtala blir underskriven. Vedlegg 1: sjå pkt.4.2 Vedlegg 2: Elvarheim Museum sine vedtekter Vedlegg 3: Elvarheim Museum greier ut sin økonomiske situasjon pr. dags dato og budsjett for 2007/2008. Elvarheim Museum skal i perioden fram til iverksetting av avtalen drivast normalt i samsvar med vedtatt budsjett og planar. Endringar som medfører avvik frå vedtatt budsjetter, skal på førehand avtalas med AAks. Vedlegg 4: Ein gjennomgang av anlegg og samlingar som Elvarheim Museum overdrar driftsansvar og disposisjonsrett for til AAks. Åmli kommune står inne for at AAks har fått all tilgjengeleg og kjent informasjon med omsyn til. bevaringstilstand, vedlikehaldssituasjon og andre forhold som kan tenkast å ha betyding for AAks vurdering av kva forpliktingar museet kan overta ved overdraginga. Vedlegg 5: Åmli kommune greier ut for det som ligg føre av lang- eller kortsiktige forpliktingar, pant eller andre heftingar ved samlingar, bygningar og anlegg, både av økonomisk og annen karakter. Vedlegg 6: Rapport frå ABMutvikling og Aust-Agder fylkeskommune vedr. magasinforhold, registrering av samlingar og tilstandsvurdering, utført i 2001. Undersøkinga er utført for alle musea i Aust-Agder. Rapporten for Elvarheim Museum blir lagt ved avtalen som dokumentasjon på tilstanden pr. 2001. Vedlegg 7: Museumsplanen for Åmli kommune. Vedlegg til orientering for AAks. Vedlegg 8: Kommunestyrevedtak i Åmli kommune saknr: K95/0140 Omvisning på Elvarheim museum for 8. klassingar i Aust-Agder samarbeid mellom Aust-Agder kraftverk/ Åmli kommune. 7.3 Verksemdsgjennomgang Dersom det viser seg å vere vesentlege avvik i forhold til det som er opplyst i vedlegga, har AAks rett til å krevje reforhandling av avtalen, framsette krav om tilleggsavtale eller seie opp avtalen. Ingen av partane har høve til å rette krav mot kvarandre dersom avtalen av denne grunn ikkje blir gjennomført. 7.4 Eigeninntekter Eigeninntekter frå drift av Elvarheim Museum tilfaller AAks, øyremerka Elvarheim Museum. Unntak frå dette punktet er eventuelle inntekter som følgje av avtalen mellom Åmli kommune og Agder Energi (vedlegg 8). Det kan gjerast avtale om å opprette lokal arrangementskonto/kasse. 8. Varigheit og oppseiing Avtalen blir evaluert av partane etter tre år. Avtalen blir reforhandla dersom ein av partane finn det nødvendig. Dersom en av partane ønskjer å seie opp avtalen, skal det først innleiast forhandlingar om oppseiinga. Notat: Avtale mellom Aust-Agder kulturhistoriske senteriks og Åmli kommune Side 4 av 4

Oppseiing skal skje skriftleg. Oppseiingstida er 6 seks månader og gjeld frå 1. juli det året oppseiing finner sted. Avtaleforholdet skal opphøre frå 1. januar det påfølgjande år. Ved oppseiing gjelder føljande: Ved oppseiingsfristens utløp er Aust-Agder kulturhistoriske senter fritatt frå drifts- og forvaltningsansvar for de samlingar og evt. anlegg som tilhører Åmli kommune. Åmli kommune erkjenner og overtar dette ansvaret. (Det skal i god tid før oppseiingstidas utløp setjast i gang forhandlingar mellom AAks og Åmli kommune om verksemdsoverdraging(er) for den personen/stillingsressursen knytt til Elvarheim Museum som ble tilsett ved AAks ved inngåinga av denne avtalen.) Tilvekst av gjenstandar og/eller samlingar til Elvarheim Museum blir overtekne av Åmli kommune. 9. Iverksettingstidspunkt Avtalen skal setjast i verk frå 01.01.2009. Denne avtalen er laga i to eksemplar, eitt til kvar av partane.. den.. Aust-Agder kulturhistoriske senter Åmli kommune Vedlegg 1. Vedlegg 2. Vedlegg 3. Vedlegg 4. Vedlegg 5. Vedlegg 6. Vedlegg 7. Oversikt over kva samlingar, anlegg og driftstilbehør, inventar og utstyr avtalen gjelder for. Elvarheim Museums vedtekter. Oversikt over Elvarheim Museums økonomiske situasjon ved avtaletidspunktet og budsjett for 2007 Tilstandsrapport for dei bygningar og samlingar som er tatt med i vedlegg 1. Oversikt over pant og heftingar ved samlingar og anlegg omtalt i vedlegg 1. Rapport om magasinforhold og registreringstilstand ved Elvarheim Museum. Museumsplanen for Åmli kommune. Notat: Avtale mellom Aust-Agder kulturhistoriske senteriks og Åmli kommune Side 5 av 5

Vedlegg 8. Vedlegg 9. forhold. Kommunestyrevedtak saknr: K95/0140 Omvisning på Elvarheim museum for 8. klassingar i Aust-Agder samarbeid mellom Aust- Agder kraftverk/ Åmli kommune. Eventuelt protokoll frå forhandlingane mellom partane om særlige Notat: Avtale mellom Aust-Agder kulturhistoriske senteriks og Åmli kommune Side 6 av 6