ENDELEG TILSYNSRAPPORT

Transkript

1 Fylkesmannen i Aust-Agder Utdannings- og justisavdelinga ENDELEG TILSYNSRAPPORT Tilsyn med kommunen sitt internkontrollsystem, jf. krisesenterlova 8 Bykle kommune Vår referanse: 2012/3417 KONTAKTPERSON I KOMMUNEN: Tenesteleiar Anna Lise Pedersen Væting FYLKESMANNEN SI TILSYNSGRUPPE: Seniorrådgjevar Hege Lauvland Juridisk rådgjevar Tone Sandnesaunet, tilsynsleiar

2 Innhald 1. Tema for tilsynet Gjennomføring av tilsynet Rettsleg grunnlag Om metode og omfang Tilsynsgang Kontrollområdet for tilsyn Rettsleg krav Dokumentasjon og vurdering Fylkesmannen sin konklusjon Pålegg om retting Oppfølging av tilsynsresultat krav om eigenerklæring om at lovbrot er retta Klagerett... 7 Vedlegg 1 oversikt over tilsend dokumentasjon... 8 Vedlegg 2 - Rettleiar om «Internkontroll i kommunalt krisesentertilbod»... 8 Utarbeidd av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet i

3 1. Tema for tilsynet Tilsynet skal kontrollere om kommunen har eit internkontrollsystem for å sikre at krisesentertilbodet i kommunen samsvarer med krav fastsett i lov eller forskrift, jf. krisesenterlova 8. Tilsynet vart gjennomført ved at Fylkesmannen gjekk gjennom tilsend dokumentasjon. Rapporten er utarbeidt etter tilsyn med Bykle kommunen hausten 2012 til hausten Tilsynet legg vekt på temaa som er nemnt over og gir såleis inga fullstendig tilstandsvurdering av krisesentertilbodet til kommunen. 2. Gjennomføring av tilsynet 2.1. Rettsleg grunnlag Etter krisesenterlova 9, jf. kommunelova kap. 10 A, har Fylkesmannen heimel til å føre tilsyn med at kommunen oppfyller pålagde plikter i krisesenterlova 2, 3, 4 og 8. I tråd med kommunelova 60 d kan Fylkesmannen gi pålegg om å rette forhold som er i strid med dei føresegnene Fylkesmannen fører lovlegheitstilsyn med Om metode og omfang Tilsynsverksemda inneber utøving av offentleg styresmakt og er lovregulert. Krava til myndigheitsutøving følgjer dels av ulovfesta reglar og prinsipp knytt til forsvarleg sakshandsaming i forvaltninga. I tillegg kjem lovfesta reglar i ulike lover, der forvaltningsloven er mest sentral. Tilsynet er gjennomført ved at Fylkesmannen hentar inn og vurderer dokumentasjon gjennom skriftleg gransking Tilsynsgang Varsel om tilsyn med frist til å sende utgreiing og dokumentasjon frå kommunen innan Dokumentasjon og utgreiing frå kommunen datert Førebels tilsynsrapport Frist for tilbakemelding frå kommunen Tilbakemelding frå kommunen Endeleg tilsynsrapport Kontrollområdet for tilsyn 3.1 Rettsleg krav Det rettslege utgangspunktet for tilsynskontroll med kommunen sin internkontroll er krisesenterlova 8 som lyder slik: «Kommunen skal føre internkontroll for å sikre at dei verksemndene og tenestene som utgjer krisesentertilbodet, utfører oppgåvene sine i samsvar med krav fastsette i lov eller forskrift. Kommunen må kunne gjere greie for korleis ein oppfyller denne plikta.»

4 Formålet med internkontroll er å sikre at kommunen utfører oppgåvene sine i samsvar med krav fastsett i lov eller med heimel i lov. Det er ikkje stilt formelle krav til korleis internkontrollen skal gjerast, men kommunen må kunne dokumentere korleis kontrollen blir utøvd. Vidare må det vere eit system for rapportering og oppretting av feil. I rettleiar om «Internkontroll i kommunalt krisesentertilbud», utarbeidd av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet i 2010, går det nærare fram i pkt. 5 (s ) kva for element som minimum bør vere med for at kommunen skal oppfylle kravet i krisesenterlova 8. Fylkesmannen viser til rettleiinga, og går ikkje nærare inn på kva som bør vere med i kommunen sin internkontroll. Internkontroll skal bidra til å førebyggje svikt og uheldige hendingar, slik at ein lærer av dei feila som skjer, og ikkje gjentek dei. Internkontroll handlar òg om den interne styringa til verksemda og eigenkontrollen. Det er vidare eit verktøy for leiarar for styring og utvikling av den daglege drifta. Oppgåvene til kommunen innanfor organisering og utføring av krisesentertilbodet går fram av krisesenterlova. Føresegnene i forvaltningslova gjeld for kommunen si sakshandsaming. Internkontrollplikta, jf. krisesenterlova 8, skal dermed òg sikre at myndigheitskrav etter forvaltningslova blir følgt. Fylkesmannen merkar seg at ved val av ein vertskommunemodell overlèt kommunen delar av den lovpålagde tenesta til ein annan kommune. Kommunane må då inngå ein skriftleg samarbeidsavtale om dette. Avtalen kan berre gjelde fordeling av oppgåver ikkje ansvaret. Kravet om intern kontroll rettar seg mot kommunen, ikkje mot kvart einskilt krisesenter. 3.2 Dokumentasjon og vurdering Det er NAV i Bykle kommune som har ansvar for kommunen sitt krisesentertilbod. Krisesentertilbodet i Bykle er organisert som eit samarbeid mellom 7 kommunar i Aust- Agder og alle kommunane i Vest-Agder. Kristiansand kommune er vertskommune. Bykle kommune har inngått samarbeidsavtale med Kristiansand kommune, jf. samarbeidsavtale datert I dokumenta opplyser kommunen at det er etablert eit samarbeidsorgan for det interkommunale krisesentertilbodet. Organet består av ein oppnemnd representant frå kvart av kommunenettverka som kommunane er medlem av (Knutepunkt Sørlandet, Lister-regionen, Lindesnes-regionen og Setesdalsregionen). Bykle kommune representerer Setesdalsregionen i samarbeidsorganet. Kristiansand kommune har på vegne av dei øvrige kommunane i samarbeidet, mellom anna Bykle kommune, inngått ei avtale med Stiftelsen Vest-Agder krisesenter. Stiftelsen Vest-Agder krisesenter er leverandør av krisesentertilbodet, jf. avtale (vertskommuneavtala) datert Det følgjer av avtala og krisesenteret sin årsrapport frå 2012, at tilbodet skal oppfylle krava i krisesenterlova. Stiftelsen Vest-Agder krisesenter skal etter avtala oppfylle alle forpliktingane etter lova til dei samarbeidande kommunane. Det kjem fram i krisesenteret sin årsrapport 2012 at krisesenteret har eit tilbod til kvinner, menn og barn. Det følgjer av vertskommuneavtala pkt. 10 at det er vertskommunen, altså Kristiansand kommune, som har ansvar for å gjennomføre tilsyn med krisesenteret, slik at tilbodet oppfyller krava til internkontroll. Det følgjer vidare av pkt. 10 i avtala at internkontrollen blir gjennomført i samhøve med krisesenterlova 8.

5 Bykle kommune er kjende med at det er Bykle kommune som har ansvaret for internkontrollen, jf. krisesenterlova 8, og at det er vertskommunen som gjennomfører internkontrollsystemet. Det går fram av utgreiinga frå Kristiansand kommune til Bykle kommune, datert , at samarbeidsorganet har møte minimum to gonger i året. I samarbeidsavtala pkt.7 går det fram at samarbeidsorganet skal ha møte minst ein gong i året. Det er dermed ikkje samsvar mellom den skriftlege avtala og det Kristiansand kommune uttalar i brev av Det er uklart kva som då er gjeldande. Dersom det er minst to møter i samarbeidsorganet i året, bør sammarbeidsavtala bli endra på dette punkt. Vidare går det fram av utgreiinga frå Kristiansand kommune at tema for desse møta er gjennomgang av drifta, sjå til at avtala blir i samsvar med lova om kommunalt krisesenter og rettleiar for internkontroll. Det går ikkje fram av innsendt dokumentasjon kven i kommunen som har ansvar for å møte i samarbeidsorganet eller kven som følgjer opp eventuelle avvik. Fylkesmannen kan heller ikkje sjå at det er dokumentert at møta er halde. Fylkesmannen gjer merksam på at kommunen må ha eit system for å få informasjon frå møta i samarbeidsorganet som ein del av sitt internkontrollsystem. Bykle kommune har i etterkant av den førebels rapporten utarbeidt internkontrollrutinar. I følgje pkt. 1 i rutinane skal referat frå samarbeidsmøte mellom Kristiansand kommune og Vest-Agder krisesenter, som skal haldast to gonger i året, bli sendt til kommunen. Bykle kommune har ikkje med noko punkt i rutinen på korleis kommunen ynskjer tilbakemeldingsrutinar på samarbeidsmøter. Kommunen har ikkje dokumentert at dette er på plass. Vidare gjer vi merksom på at det går fram av vertskommuneavtala pkt. 10 at stiftelsen skal gjennomføre kontinuerleg brukarundersøking knytt til tilbodet som blir gjeve. I samsvar med rettleiiaren for «Internkontroll i kommunalt krisesentertilbud», bør erfaringar frå brukarar av tenestetilbodet vere ein del av internkontrollsystemet. Det er positiv at det går fram av vertskommuneavtala at brukarundersøkingar skal bli gjennomført. Bykle kommune har i si utgreiing fokusert på at ei brukartilbakemelding er viktig i samarbeidesprosjektet. Fylkesmannen har fått oversendt dokumentasjon på at ei slik undersøking er gjennomført i Vi har mottatt ei kortfattet sammenstilling av resultatet. Det framgår av pkt. 3 i kommunen sin internkontroll at krisesenteret skal gje årleg tilbakemelding til kommunen om brukerundersøkeinga. Vidare framgår det av internkontrollen under «status, avvik og tiltak», at faste rutinar for tilbakemelding på dette ikkje er på plass. I samsvar med rettleiiaren for «Internkontroll i kommunalt krisesentertilbud», bør internkontrollsystemet sikre at arbeidstakarane har kunnskap om føresegnene som gjeld fagområdet. Internkontrollen bør sikre at arbeidstakarane medverkar til at samla kunnskap og erfaring blir nytta. Det går fram av kommunen si utgreiing at det skal haldast ein årleg krisesenterkonferanse. Målet for konferansen er å etablere samarbeidsrelasjonar mellom krisesenteret sine tilsette og kontaktpersonar i kommunane. Dette for å heve den samla kompetansen på krisesenterområdet. I følgje vertskommuneavtala pkt.9, er det leverandør som skal arrangere denne konferansen. I årsrapporten frå 2012, er det nemnt opplæringstiltak som dei tilsette ved krisesenteret har gjennomført, men krisesenterkonferansen er ikkje nemnt sjølv om den er gjennomført. Bykle kommune har i etterkant av den førebels rapporten sendt inn kopi av invitasjon til stormøte den med fagkontakter og andre interesserte frå samarbeidskommunane. Det er leverandør som har kalla inn til stormøte. Fylkesmannen legg difor til grunn at det er gjennomført ein halvdags krisesenterkonferanse i I den førebels rapporten varsla Fylkesmannen at Bykle kommunen måtte utarbeide eit internkontrollsystem, jf krisesenterlova 8. Dette fordi det for Fylkesmannen kunne sjå ut til at kommunen overlet svært mykje av internkontrollen til vertskommunen. Vidare baserte Bykle kommune seg på eit system som var avhengig av at vertskommunen på eige initiativ gav

6 tilbakemelding til kommunen ved avvik. Som nemnt over har kommunen i etterkant av den førebels rapporten utarbeidd eit internkontrollsystem. Fylkesmannen har motteke kopi av dette internkontrollsystemet. Vi ser at Bykle kommune er godt i gang med å utarbeide eit internkontrollsystem, jf krisesenterlova 8. Blant anna framgår det av rutinane at referat frå samarbeidsmøter mellom vertskommunen og krisesenter skal sendast kommunen. Vidare framgår det at krisesentert årleg skal gje tilbakemelding til kommunen på brukerundersøkeling og medarbeidarkompetanse. Det framgår av internkontrollen at årsrapportering for 2014 skal vere ferdig og levert arkiv innan , og at den ansvarlege er Anna Lise Væting. Det er uklart for Fylkesmannen kva kommunen meiner med ferdigstilling av årsrapport. Slik vi har forstått det er det krisesenteret som skal utarbeide årsrapport. Vi legg til grunn at kommunen med årsrapport siktar til at internkontrollen i Bykle kommune skal vere gjennomført innan Vidare er det bra at det går fram av internkontrollen kven som er ansvarleg. Vi gjer merksam på at det er uheldig å knyte ansvaret til ein navn gitt person, då vedkomande kan slutte i kommunen innan internkontrollen er gjennomført. Kommunen bør difor gje ansvaret til ei stilling uavhengig av person, til dømes tjenesteleiar NAV. Det kjem ikkje fram av internkontrollen kven som har ansvar for å følgje opp eventuelle avvik og korleis kommunen følgjer dette opp. Vi ser at kommunen har gjennomført internkontrollen for 2013, og at det under «status avvik og tiltak» er vist til kven som skal følgje opp avvika for 2013 og korleis ein følgjer opp avvika. Det kan for Fylkesmannen sjå ut til at dette er ei løysing for 2013, og ikkje er ein fast rutine. Fylkesmannen finn etter dette å oppretthalde konklusjon vår i den førebels rapporten. Vi ser at Bykle kommune er på god veg til å få eit godt internkontrollsystem, jf. krisesenterlova 8. Det er likevel ein del rutinar som ikkje er på plass. Kommunen må utarbeide rutinar for korleis informasjon frå vertskommunen skal bli gjort kjent for Bykle kommune, og eit system for korleis ein følgjer opp avvik, og kven som har ansvar for dette. Vidare bør kommunen få på plass faste rutinar på tilbakemelding på brukerundersøkelingar, jf. kommunen si eigå vurdering i internkontroll pkt. 3.

7 3.3 Fylkesmannen sin konklusjon Fylkesmannen finn det ikkje sannsynleggjort at Bykle kommune har eit internkontrollsystem som tilfredsstiller krava i krisesenterlova 8. Fylkesmannen finn dermed grunnlag for å gje pålegg om retting. 4. Pålegg om retting 1. Bykle kommune må etablere eit internkontrollsystem, jf. krisesenterlova 8, for å sikre at Stiftelsen Vest-Agder krisesenter utfører sine oppgåver i samsvar med krav fastsett i lov og forskrift. 5. Oppfølging av tilsynsresultat krav om eigenerklæring om at lovbrot er retta Tiltak for å rette lovbrota skal setje i gang med det same. Bykle kommune skal gje ei skriftleg erklæring på at lovbrota er retta og dokumentere dette. Frist for å sende ei slik erklæring er Klagerett Tilsynsrapporten er eit enkeltvedtak etter forvaltningslova 2 bokstav b, og kan klagast på til barne-, likestillings og inkluderingsdepartementet. Ein ev. klage skal sendast til Fylkesmannen innan tre veker frå det tidspunktet meldinga om vedtaket er kome fram til kommunen, jf. forvaltningslova 28 og 29. For utforming av klage, sjå forvaltningslova 32.

8 Vedlegg 1 oversikt over tilsend dokumentasjon Nr. Dokument Kommentar 1 Utgreiing frå kommunen av Utgreiing frå Kristiansand kommune til Bykle kommune, datert Avtale om drift av krisesenter inngått mellom Kristiansand kommune og Stiftelsen Vest-Agder krisesenter, datert Konkurransegrunnlag for drift av krisesenter 5 Div. e-post korrespondanse mellom Kristiansand kommune og Bykle kommune, høsten Avvikshandsaming for ansatte ved Vest-Agder krisesenter 7 Forslag til samarbeidsavtale mellom vertskommunen (Kristiansand) og samarbeidande kommunar 8 Årsrapporten for 2012 Innsendt nov Kommentarer til førebels rapport i brev m/vedlegg av Vedlegg 2 - Rettleiar om «Internkontroll i kommunalt krisesentertilbod» Utarbeidd av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet i 2010