MØTEINNKALLING Utval: ARBEIDSMILJØUTVALET Møtestad: rådhuset Møtedato: 16.06.2010 Tid: 09.00 Varamedlemmer møter berre etter nærare innkalling SAKLISTE Sak nr. Arkivsak nr. Tittel 2/10 09/260 NÆRVÆRSPROSJEKT- PROSJEKT FOR Å REDUSERE SJUKEFRÅVÆRET 3/10 10/454 MAL FOR SJUKEFRÅVÆRSRAPPORT 4/10 10/453 SJUKEFRÅVÆRET 1. KVARTAL 2010 5/10 09/1090 ERGONOMIKARTLEGGING REINHALD YMSE Balestrand 10.11.16 Arnstein Menes leiar
Sak 2/10 MØTEBOK Sak nr.: Utval Møtedato 2/09 Arbeidsmiljøutvalet 12.03.2009 2/10 Arbeidsmiljøutvalet 16.06.2010 Sakshandsamar: Alf M. Høyrem Arkiv: 461 Arkivsaknr.: 09/260 NÆRVÆRSPROSJEKT- PROSJEKT FOR Å REDUSERE SJUKEFRÅVÆRET Vedlegg: Bakgrunn: Lovheimel: Oppsummering av innspel frå einingane SAKSOPPLYSNINGAR Næværsprosjektet vart starta opp av leiargruppa, drøfta med dei hovudtillitsvalde og seinare forankra i utvida leiargruppe og i arbeidsmiljøutvalet vinteren 2009. Føremålet var å gje høve til å involvere tilsette ved alle einingar i å finne nærversfaktorar, årsaker til fråver og gode tiltak. Einingane hadde frist til å levere rapport innan 01.10.09. Innan fristen kom det rapportar frå Sagatun skule, Sagatun barnehage, heimetenestene team 1 og team 2, helsestasjonen og rådmann/fellestenester/plan og utvikling. Desse rapportane vart gjennomgått av leiargruppa 10. mars i år. Sjukefråverssituasjonen i kommunen vart og gjennomgått. Leiargruppa drøfta korleis årsaker og tiltak kunne kategoriserast og korleis prosjektet burde fylgjast opp vidare. Før ein trekte konklusjonar, vart resultata av kvalitetsundersøkinga (brukar- og medarbeidarsundersøking) og NAV si arbeidsmiljøundersøking gjennomgått og drøfta. Leiargruppa konkluderte slik: Det er gitt eit rimeleg høve til at alle skulle bli involverte i dette arbeidet. Tilbakemelding frå einingane som har levert rapport er svært varierande i form og innhald. Leiargruppe forheld seg til det som no ligg føre. Det bør gjerast ei logisk gruppering av faktorar og tiltak. Dette kan vere: 1. Fysiske forhold. 2. Psykososiale forhold som miljøet og samarbeidet på arbeidsplassen og meir verdibaserte ting som leiing, kultur, verdigrunnlag, meining osv. 3. Organisering, rutinar,
Sak 2/10 roller. 4. Høvet til å meistre oppgåveløysinga (mengde oppgåver, kompetanse, utstyr, ressursar osv). I tillegg til fellesnemnarar for nærvers-/sjukefråversfaktorar og tiltak som kan virke, er det viktig å vere medviten om at det er ulike behov og at menneske er ulike. Leiargruppa arbeider vidare med ei oppsummering der faktorar og gode tiltak vert oppsummert med ei fornuftig gruppering/kategorisering. Arbeidsmiljøutvalet får ei førebels orientering den 18.03.10 og ein endeleg rapport frå prosjektet med handlingsplan til møtet den 16.06.10. Det er ikkje utarbeidd nokon samla rapport frå prosjektet, men eit hefte der innspela frå dei ulike einingane er samla. VURDERING Det gjennomførte prosjektet har avklara korleis tilsette på ein del einingar vurderer fråvers/- nærversfaktorar og kva som kan vere gode tiltak. Det var viktig i seg sjølv å gje dette høvet til å gjere lokale vurderingar og gje innspel til leiinga. Einingane har valt å nytte dette høvet i varierande grad. Ut frå dei fellesnemnarane ein ser og dei vurderingane rådmannen/leiargruppa har gjort, vert det gjort framlegg om ein handlingsplan som fokuserer på nokre tiltak som inneber ei dreining eller ny prioritering i høve til dagens arbeid. Rådmannen si tilråding: Arbeidsmiljøutvalet ber rådmannen fylgje opp desse tiltaka ut frå det gjennomførte nærversprosjektet: Leiing og organisering Ny giv når det gjeld gjennomføring av medarbeidarsamtalar. Neste måling skal vise at meir enn 40 % har gjennomført medarbeidarsamtalar siste året. Kurs for leiarar: Kva er gode tilbakemeldingar? Leiargruppa skal bevisstgjere seg i høve til synleg leiing. Bevisstgjering når det gjeld ansvarleggjering av medarbeidarar. Bevisstgjering når det gjeld realistisk planlegging og rimelege fristar. Auke gjennomføringsevnen, ved bevisstgjering og ved ny måte å jobbe på i heile organisasjonen med innføring av mal for tiltaksplan. Arbeid med styringssystem, inklusive organisering, delegering, stillingsomtalar Kommunikasjon og samhandling Arenaene for dialog mellom folkevalde og administrativ leiing skal nyttast som føresett. Verdigrunnlaget skal haldast i hevd. System med husmøte på rådhuset. Meistring i arbeidskvardagen Løft når det gjeld prioritering av kompetanseutvikling (meir midlar, betre system på kompetanseutviklingsplan) Bevisstgjering når det gjeld realistisk planlegging og rimelege fristar.
Sak 2/10 Omdøme og lagbygging Vere flinkare til å feire seirar Omtale gode resultat utad på ein betre og meir systematisk måte Prioritere høgare velferdstiltak og samankomster for personalet Vektlegge å ha det moro på jobb Fysiske faktorar Prioritere ergonomi Tilrettelegge for trening i arbeidstida Prioritere tenlege/naudsynte IKT-verktøy Resultatet av desse prioriteringane vert evaluert i samband med det fyrste møtet i arbeidsmiljøutvalet i 2011.
Sak 3/10 MØTEBOK Sak nr.: Utval Møtedato 3/10 Arbeidsmiljøutvalet 16.06.2010 Sakshandsamar: Alf M. Høyrem Arkiv: 461 Arkivsaknr.: 10/454 MAL FOR SJUKEFRÅVÆRSRAPPORT Vedlegg: Bakgrunn: Lovheimel: Sjukefråversrapport framlegg til ny mal SAKSOPPLYSNINGAR Balestrand kommune lagar kvartalsvise fråversrapportar for verksemda. Det er lage ein mal som avdelingane skal følgje for å få ei mest mogleg lik rapportering. Rapporteringa frå avdelingane har over tid vore av ulik kvalitet. I førre møte i AMU bad utvalet administrasjonen legge fram eit konkret framlegg til ein utfyllande mal for sjukefråversrapporten i tråd med arbeidsmiljøutvalet sine drøftingar. Vedlagt følgjer framlegg til ny mal. VURDERING Rådmannen si tilråding: Framlegg til ny mal for kvartalsvis rapportering av sjukefråver vert nytta med verknad frå 2. kvartal 2010.
Sak 4/10 MØTEBOK Sak nr.: Utval Møtedato 4/10 Arbeidsmiljøutvalet 16.06.2010 Sakshandsamar: Alf M. Høyrem Arkiv: 461 Arkivsaknr.: 10/453 SJUKEFRÅVÆRET 1. KVARTAL 2010 Vedlegg: Bakgrunn: Lovheimel: Fråværsrapport SAKSOPPLYSNINGAR Balestrand kommune sitt samla gjennomsnittlege sjukefråvær for 1. kvartal 2010 var på 5,7.%. Fråværet 1. kvartal har vore slik dei siste åra: 2005: 7,6% 2006: 7,5% 2007: 7,3% 2008: 9,0% 2009: 5,5% 2010: 5,7% Erfaringsmessig er det høgast sjukefråvær 1.kvartal. Eit fråvær på 5,7% må difor seiast å vere positivt. Som vanleg vert det lagt fram kvartalsvis rapport over sjukefråværet i verksemda. VURDERING Rådmannen si tilråding:
Sak 5/10 MØTEBOK Sak nr.: Utval Møtedato 5/10 Arbeidsmiljøutvalet 16.06.2010 Sakshandsamar: Alf M. Høyrem Arkiv: 441 Arkivsaknr.: 09/1090 ERGONOMIKARTLEGGING REINHALD Vedlegg: Rapport frå Sogn Bedriftshelseteneste av 24.09.09 Bakgrunn: Lovheimel: SAKSOPPLYSNINGAR 27. august og 9. september 2009 gjennomførde Sogn BHT ved to fysioterapeutar ei vurdering av dei ergonomioske tilhøva til reinhaldarane i Balestrand kommune. Dette vart gjort ved å vitje dei tilsette på den einskilde arbeidsstaden. I rapporten er det framlegg til betring for kvar arbeidsstad. I slutten av rapporten er det laga felles framlegg til betring for alle arbeidsstadene. Framlegget er slik:
Sak 5/10
Sak 5/10 Regelmessige samlingar for reinhaldarane skape fellesskap. Ha høve til å diskutere felles problem. Lære av kvar andre. Ta reinhaldaren med på råd ved oppussing av bygg, t.d når det skal legjast nytt golv. VURDERING Rapporten vert teken til orientering og ein vil kommentera framlegget til forbetring er på dei ulike objekta. Generell kommentar: Alle reinhaldarane som har vore intejuva har etterlyst ein leiande reinhaldar som dei kan forholde seg til og få veiledning og informasjon og skape meir samhald i reinhaldsgruppa samt å vera eit bindeledd mellom brukar og reinhaldar. Dette er resultat ein må ta alvorleg og arbeide vidare med. I dag har vi ikkje nokon leiande reinhaldar, reinhald med personalansvar er lagt til FDV ansvarleg hjå plan og utvikling. Vedkommande har ingen reinhaldskompentanse og har minimalt med kapasitet til å ivareta reinhaldaranse då det er mange andre ansvarsområde vedkommande skal sørve. Ein er samd med reinhaldarane som ynskjer ein leiande reinhaldar å forholde seg til. Dette er ei sak ein må ta seriøst og arbeide vidare med. Positive momenet ved ein leiande reinhaldar: Kontaktperson med reinhaldarane og brukarar Veiledning og opplæring Samordning og effektivisering av personell og utsyr Oppfylgjing av reinhaldsplanar På sikt arbeide for å få reinhaldarane over på dagreinhald Få ordningar med teamarbeid. Betre økonomisk oppfylgjing A Helsetunet Helsetunet ligg ikkje under plan- og utvikling sitt ansvarsområde. B,C og E Sagatun skule Barneskule, Ungdomsskulen og Mellomtrinnet Reinhaldsutstyret og rutinar skal gjennomgåast og oppgraderast til utstyr på dagens krav. Ein tek sikte å få dette gjennomført i 2010 Gummikuler frå fotballbane er det lite ein kan gjera noko med. Matter og belegg må inn i ein plan med tanke på budsjettløyving.
Sak 5/10 D E Idrettshall Rutinar for bruk av hallen på kveldstid skal gjennomgåast og reviderast i løpet av 2010. Reinhaldsutstyret og rutinar for utsyr skal gjennomgåast og oppgraderast. Det skal skje i 2011 Nesse Oppvekstsenter Utstyret og rutinar for reinhald skal gjennomgåast og eventuelt suplerast i løpet av 2010. G Helsesenter Utstyr og rutinar for reinhald skal gjennomgåast og eventuelt supplering i 2011. H Sagatun barnehage Reinhaldsutstyret i barnehagen er allerede opppgradert i 2010. Matter foran inngangar er utskifta Støvsugar er OK I Fjordtun oppvekstsenter Rutinar for reinhaldet skal gjennomgåast i 2010. Rådmannen si tilråding: