Lunner kommune Sak nr.: 05/2008 NY PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 11.02.08 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Oversikt over opplysninger om kommunen i Brønnøysund-registrene 2. Oversikt over eierskap i Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS 3. Vedtak i kommunestyret 28.06.07 i saken Selskapskontroll av HRA AS Vedlagt: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Informasjon om kommunens eierskap og deltakelse i interkommunale samarbeid tas til orientering. 2. Ny plan for selskapskontroll skal inkludere alle typer samarbeid med andre kommuner (også samarbeid som ikke er organisert som egne selskaper/rettssubjekter). 3. Selskapskontroll prioriteres overfor følgende selskaper mv., og innarbeides i ny plan: xx xx 4. Innlandet Revisjon IKS bes om å lage et forslag til gjennomføring av eierskapskontroll, evt. foreta en enkel foranalyse som grunnlag for vurdering av eventuelt forvaltningsrevisjon av ovennevnte selskaper mv. FAKTA: Bakgrunn: I forrige møte i kontrollutvalget (3/12-07) ble forberedelse til rullering av dagens plan drøftet. Det ble fattet slikt vedtak (sak 41/07, pkt. 2): Som innspill til rullering av utvalgets Plan for selskapskontroll bes utvalgssekretær om å legge frem en oversikt over kommunens interesser i selskaper til neste møte. 1
Vedlagt følger oversikt over registreringer i Brønnøysundregistrene (vedlegg 1). Utskriften viser kun registrerte eierskap i andre selskaper med over 10 % eierandel. Nedenfor følger de viktigste/største eierskapene for kommunen som sekretær har oversikt over: Aksjeselskaper: Lunner Produkter AS (100%) HRA AS (14%) Hadeland Kraft AS (12,75%) Hadeland Energi AS (8,5%) Hadelandsprodukter AS (11,1%, øvrige eiere er kommuner, banker, forsikringsselskap og organisasjoner) Randsfjordmuseene AS (11%, øvrige eiere er museumslag og andre kommuner) Interkommunale selskaper: Innlandet Revisjon IKS (4,82%) Andre interkommunale samarbeid/avtaler (ikke egne rettssubjekter): Voksenopplæring (Avtale Lunner og Gran. Vertskommune er Lunner) Brann (Avtale Lunner og Gran. Vertskommune er Gran) Flyktningetjeneste (Avtale Lunner og Gran. Vertskommune Lunner) Interkommunalt vannverk (Avtale Lunner og Gran. Vertskommune Lunner?) Kulturkontoret for Lunner og Gran (Avtale Lunner og Gran. Vertskommune Gran) Landbrukskontoret for Hadeland (Jevnaker, Lunner og Gran. Vertskommune Gran) Skatteoppkreveren som Hadeland (avtale Jevnaker, Lunner og Gran. Vertskommune Lunner) Interkommunalt innkjøpssamarbeid på Hadeland (avtale Jevnaker, Lunner og Gran. Vertskommune Gran) I tillegg kommer en del mindre/andre typer samarbeid og felles prosjekter: Bedriftshelsetjeneste, OPUS Hadeland, Kunnskapsløftet 2005, Barn og unge på Hadeland velger positiv livsstil, NAV, Skjønnsmiddelprosjektene 2004, Bioreg 2004. Kort om kontrollutvalgets oppgave og ansvar: Med virkning fra 01.07.04 ble selskapskontroll en obligatorisk oppgave for kontrollutvalget, jf. endringer i Forskrift for kontrollutvalg: 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 2
Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14. Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. 15. Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Kontrollutvalgets plan for selskapskontroll (2005): I 2005 laget det tidligere kontrollutvalget Plan for selskapskontroll som ble godkjent i kommunestyret. Det ble i kommunestyrets vedtak forutsatt at planen skulle rulleres senest i løpet av 2008. I planen fra 2005 ble følgende selskaper prioritert: Selskap m.m. Hadeland og Ringerike Avfallsselskap AS (HRA AS) Hovedbegrunnelse for gjennomføring Betydelig selskap Kommunen overlatt lovpålagte oppgaver til selskapet. Selskapets utgifter har stor betydning for fastsettelse av avløpsgebyret. Selskapet driver dels monopolvirksomhet og dels forretningsvirksomhet. Store endringer bransjen senere år. Lunner Produkter AS 100 % heleid av Lunner kommune. Et av kommunens større eierskap i andre selskaper. Det er foretatt undersøkelser for begge de prioriterte selskapene: 3
HRA AS: På oppdrag fra kontrollutvalgene i Gjøvik-regionen gjennomførte Innlandet Revisjon IKS et revisjonsprosjekt rettet mot HRA AS i 2007. Kontrollutvalget oversendte rapporten til kommunestyret som behandlet saken i møte den 28.06.07. Kommunestyrets vedtak er vedlagt til orientering (vedlegg 3). Lunner Produkter AS: Forrige kontrollutvalg gjennomførte et bedriftsbesøk som et ledd i en foranalyse. Det ble konkludert med at man ikke ønsket å prioritere nærmere kontroll med selskapet. VURDERING: Selskapskontroll består av obligatorisk eierskapskontroll og valgfri forvaltningsrevisjon. Eierskapskontroll (se forskriftens 14) kan gjennomføres uavhengig av kommunal eierandel i selskapet, mens forvaltingsrevisjon bare kan gjennomføres i selskaper mv. der kommunen (alene eller sammen med andre) eier 100 %. Følgende vil derfor falle utenfor forvaltingsrevisjon: Stiftelser (stiftelsesloven) 27 samarbeid som er egne rettssubjekter Selskaper som har privat eierskap Dette betyr at følgende selskaper mv. er aktuelle mht forvaltningsrevisjon: Kommunale foretak (kommuneloven, ikke eget rettssubjekt) Interkommunale selskaper (IKS-loven) Heleide aksjeselskaper (aksjeloven) I tillegg har kommunen inngått en rekke samarbeid med andre kommuner som ikke er organisert som egne rettssubjekter. Det mest vanlige her er såkalte 27 samarbeid (kommuneloven), eller vertskommunesamarbeid, der en kommune har ansvaret for gjennomføringen. Sekretær mener det er naturlig å se alle typer samarbeid (egne rettssubjekter eller ikke) under ett når man drøfter prioritering av kontroll på dette området. Dette betyr en utvidelse av begrepet selskapskontroll, slik det er definert i kommuneloven med tilhørende forskrift om kontrollutvalg. Sekretær mener det kan være behov for økt fokus og kontroll med interkommunale samarbeid bl.a. på grunn av utfordringer knyttet til styring og oppfølging av disse. Ved å løfte alle typer samarbeid inn under paraplybegrepet Selskapskontroll mv, vil man få økt fokus og diskusjon på området. Bakgrunnen for forslaget er sekretærens erfaring med utvikling av planen for forvaltningsrevisjon i 2005, der denne type samarbeid ble lite fokusert og muligens falt mellom to stoler. Planprosessen og utforming av plandokument: I likhet med forrige runde med utarbeidelse av Plan for selskapskontroll (2005) foreslås det at planarbeidet kjøres parallelt med arbeidet med arbeidet med Plan for forvaltningsrevisjon. Dette fordi man arbeider metodisk svært likt (vurdering av risiko og vesentlighet), og fordi forvaltningsrevisjon også kan være aktuelt å gjennomføre i selskaper. Ut over kravet om at det skal lages en plan, stilles det ikke noe krav i lovverket til omfanget av selskapskontrollen. Som sist (2005) kan man vurdere å lage ett felles plandokument som omfatter både forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Selv om dette er praktisk, mener sekretær at man bør 4
vurdere å skille de to dokumentene denne gangen. Dersom man utvider selskapskontrollen til også å gjelde alle typer samarbeid, kan det være hensiktsmessig å fremstille dette i et eget plannotat. Det kan antas at to plannotater med ulike innfallsvinkler kan bidra til økt interesse og fokus ved behandling av planene i kommunestyret. Samarbeid med andre kommuner / kontrollutvalg: Det en anbefalt løsning (fra departementet) at kontrollutvalgene forsøker å samordne kontroller/revisjoner rettet mot selskaper man eier i fellesskap. Sekretær vil bidra til koordinering mellom kontrollutvalgene i regionen dersom dette er ønskelig. Dette er også i tråd med ønske fra lovgiver. Det vises her til departementets kommentar til 14 i forskrift om kontrollutvalg: Dersom flere eierkommuner ønsker å gjennomføre forvaltningsrevisjon i samme selskap, kan det være hensiktsmessig at slik kontroll eller revisjon koordineres mellom selskapets eiere. Valg/prioritering av selskaper mv. for kontroll: I departementets merknader til forskriftens 14 (om selskapskontrollens innhold) sies følgende: Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større der selskapet er tillagt et samfunnsmessig ansvar i tillegg til rent forretningsmessig virksomhet. Saken vedr. selskapskontroll av HRA AS, og kommunestyret vedtak (vedlegg 3), ligger vel til rette for oppfølging fra kontrollutvalgets side. 5