VEDLEGG OSLOSTUDENTENES IDRETTSKLUBB OSI TENNIS Årsmøte nr. 2 for OSI Tennis Onsdag 05.10.16 kl 18.00 Sted: Eldorado bokhandel VELKOMMEN, KJÆRE REPRESENTANTER! Sign. OSI Tennis styreleder Mail: sekretar@tennis.osi.no Nettside: tennis.osi.no Org. kode. GR03010284460 Sign. OSI Tennis nestleder Tennis Athletica Domus, Trimveien 4, 0372 OSLO Postboks 94, Blindern, 0314 OSLO
TIL: OSI Tennisstyret Alle valgte funksjonærer i OSI Tennis KOPI: OSI Tennis styremedlemmer, funksjonærer innad i OSI Tennis, OSI Tennis medlemmer og OSI dagligleder. INNKALLING TIL OSI TENNIS STYREMØTE 05.10.16: Dette er endelig innkalling til styremøte i OSI Tennis 05.10.16. Møtet finner sted på Eldorado bokhandel. Det er møteplikt i OSI Tennis styret, og dersom du ikke kan må du selv varsle OSI Tennis styreleder. VED SPØRSMÅL OM PRAKTISK INFORMASJON: Kontakt Dag Einar Kjøs Schiong på 97530889 eller sekretar@tennis.osi.no. FORKORTELSER: ST: OSI Tennis styret TSL: OSI Tennis styreleder NL: Nestleder ØA: Økonomiansvarlig SK: Sekretær HT: Hovedtrener RA: Rekrutteringsansvarlig WMA: Markedsføringsansvarlig SA: Sosialansvarlig WA: Webansvarlig MA: Mosjonsansvarlig OSL: OSI styreleder DG: OSI dagligleder HS: Hovedstyret Repskap: Representantskapet SC: Studentcup SM: Studentmesterskap SL: Studentleker IT: Internturnering LK: Lagkamper DL: Divisjonslag NBK: Nybegynnerkurs FS: Frittspill FT: Fellestreninger AD: Athletica Domus UTK: Ullevål Tennisklubb OTA: Oslo Tennisarena VT: Velferdstinget i Oslo og Akershus NSI: Norges Studentidrettsforbund NTF: Norges Tennisforbund 2
Ved. 1) 2) 3) 4) Innehold Grupperapport/aktivitetsplan for 2017 Årsberetning Budsjett og regnskap OSI Tennis forskrifter Side 4 8 13 13 3
VEDLEGG 1 GRUPPERAPPORT 2017 Skrevet: 27.09.2016 Gruppe# Gruppenavn Opprettelsesår 31 OSI Tennis 2012/2015 Organisasjon Navn Forkortelse Særforbund Norges Tennisforbund NTF Særkrets Tennis Region Øst TRØ Annen tilknytning idrettsklubb OSI Styret 2015/2016 Styreleder: Mathias Brown Anderson Hippe Nestleder: Alice Solberg Økonom: Lilly Nguyen Sekretær: Dag Einar Kjøs Schiong Rekrutteringsansvarlig: Oda Due Sosialansvarlig: Sondre Solbakken 1. varamedlem: Kjetil Taksdal 2. varamedlem: Duy Nguyen Aktivitetsplan 2017 OSI Tennis har store ambisjoner for kommende periode. Vi vil rykke opp til 3. Divisjon i herreklassen, og 1. Divisjon i dameklassen, vi skal styrke kurstilbudet vårt (legge spesielt vekt på nybegynnerkurs) og innføre flere nivåer på treningene våre. Vi håper og tror at vi skal få alt dette til. Men det koster penger, og OSI Tennis sitt største problem har vært at SiO Athletica har tildelt oss veldig dårlige treningstider, og behandlet oss urettferdig. Vi er ikke håndball, og kan derfor ikke blitt tildelt de samme treningstidene som håndball. Hvorfor de tror noe annet er vanskelig for oss å skjønne. 4
Vi ønsker å kunne organisere både treninger for nybegynnere, viderekommende og avanserte spillere på Athletica Domus. Vi planlegger å arrangere alle kursene våre og divisjonslagstreninger neste år på Tonsen Tennisklubb. Grunnen til at vi arrangerer kurs på Tonsen er at det er enklere å reservere banetider der enn på SiO Athletica, samt de har en markedspris som gjenspeiler kvaliteten på banene (noe prisene på Athletica Domus ikke gjør). Divisjonslagene skal trene der fordi divisjonssesongen spilles på grus. Det er det underlaget vi må bli best på. Ingen unntak der. Vi kommer til å organisere forskjellige kurs på Tonsen, som er av interesse for alle medlemmer. Blant annet nybegynnerkurs, servekurs og viderekommendekurs. Samt er det viktig at vi har nok banetider til å f ordele mellom de forskjellige nivåene vi har. Slik det er i tennis er det ikke like morsomt for en avansert spiller å spille med en viderekommen, og tilsvarende for viderekommende og avanserte å spille med nybegynnere. Det er ikke fordi de er arrogante, men fordi tennis handler om ballkontroll og ballhastighet. Nybegynnere besitter som regel lite av disse ferdighetene. Søknad om treningstider V2017 og H2017 Nedenfor skriver dere inn de treningstider dere ønsker i Idrettsbygningen, Blindern og på Domus Athletica Dag: Man, Tir, Ons, Tor, Fre, Lø Sted: DA (Domus Athletica), IB (Idrettsbygningen, Blindern) Saler: 1-5 (IB), A-E (DA) Fra-Til: 0800-1200 (eks) Aktivitet: Badminton divisjonsspill (eks) 5
Dag Sted Sal(er) Fra - Til Aktivitet MAN DA BANE 1 & 2 08:00-10:00 Trening, nybegynner MAN DA BANE 1 & 2 18:00-20:00 Trening, viderekommen TIR DA BANE 1 & 2 10:00-12:00 Trening, avansert TIR DA BANE 1 & 2 17:00-19:00 Trening, nybegynner ONS DA BANE 1 & 2 08:00-10:00 Trening, viderekommen ONS DA BANE 1 & 2 18:00-20:00 Trening, nybegynner TOR DA BANE 1 & 2 08:00-10:00 Trening, avansert TOR DA BANE 1 & 2 17:00-19:00 Trening, viderekommen FRE DA BANE 1 & 2 08:00-10:00 Trening, nybegynner FRE DA BANE 1 & 2 15:00-17:00 Trening, viderekommen LØR DA BANE 1 & 2 12:00-15:00 Ukentligturnering SØN DA BANE 1 & 2 13:00-15:00 Trening, åpent for alle 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6
11 Begrunnelse: Vi kan ikke bli tildelt treningstider mellom 19:00-22:00 lenger. Vi mister store deler av utendørssesongen av dårlige spilletider. I midten av september er det vanskelig å spille på dette tidspunktet. Banene har ikke belysning, og det er derfor vanskelig å se linjene og se ballen. Dette er problemer man ikke skjønner seg på hvis man aldri har spilt tennis før. Forsøket å dytte inn OSI Tennis på treningstider gitt til de andre OSI gruppene tjener ingen på. SIO taper penger, og taper kunder. I store deler av utesesongen har ikke OSI Tennis brukt banene på de angitte tidspunktene fordi medlemmer ikke er interessert. Dette er et like stort problem dette semesteret som forrige. SIO Athletica tjener kanskje ikke penger på at OSI blir tildelt gode treningstider, men de tjener iallfall ingenting på at baner står ledige gjennom hele utesesongen. Vi er konkurransedyktige med SIO Athletica, ikke fordi kursene våre er billigere (noe de er), men fordi kvaliteten på våre kurs er bedre enn deres. Nybegynnere har større muligheter å utvikle seg under vår ledelse enn de har med SIO Athletica. Bedre treningstider på Athletica Domus vil styrke OSI Tennis sitt eksisterende tilbud, styrke forholdet mellom OSI og SIO Athletica, styrke tilbudet vi har til medlemmer, styrke vår økonomiske situasjon med å begrense våre utgifter og øke sannsynligheten til at vi kan rekruttere flere medlemmer. Tennis skal ikke behandles, og skal ikke bli tilgitt treningstider, på lik linje med andre idretter. Uansett om de kunne måtte SIO finansie rt med lyskastere for banen, og det er tvilsomt med tanke på at det hadde gjort livet vanskelig for beboerne av Vestgrensa studenthus som har vinduet rettet mot tennisbanene. Vi trenger bedre treningstider. Det kommer til å styrke vårt tilbud, øke interessen blant ikke-medlemmer, redusere utgiftene våre kraftig og øke antallet av våre medlemmer som er medlem av SIO Athletica. 7
12 13 Vedlegg 2 14 15 OSI TENNIS -> OSI TENNIS Leder: Mathias Brown Anderson Hippe Nestleder: Alice Solberg Økonom: Lilly Nguyen Sekretær: Dag Einar Kjøs Schiong Rekrutteringsansv Oda Due arlig: Sosialansvarlig: Sondre Solbakken 1. varamedlem: Kjetil Taksdal 2. varamedlem: Duy Nguyen 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 ADMINISTRASJON Styrearbeid Vi har vært svært aktive i denne perioden, og i all sannsynlighet den interne gruppen i OSI som har økt tilbudet mest og rekruttert flest medlemmer. Arbeidet har blitt fordelt mellom styremedlemmer og har stort sett gått veldig bra, selv om perioden kjennetegnes av delvis kommunikasjonssvikt og intern konflikt. Med tanke på tidligere inkarnasjoner av OSI Tennis, og i sammenligning med andre OSI grupper, har styret utviklet et «avansert» system for innkalling og møtereferater, samt andre viktige dokumenter. Perioden kjennetegnes også av reorganiseringer. For eksempel, Kjetil Taksdal startet som sosialansvarlig, så ble han lagkaptein, senere utnevnt til hovedtrener og avslutter perioden som varamedlem. Verv har blitt etablert og så gått i oppløsning, f.eks. markedsføringsansvarlig, webansvarlig og hovedtrener. I likhet har vi delegert ansvar for innhold av kurs, fellestreninger og divisjonslagene til Trenerrådet. Medlemmer av Trenerrådet blir utnevnt av styret. Ekstern Representasjon Due har deltatt på en del SIO kurs; «Rekruttering og tilhørighet», «grafisk designer» og «lederkurs». Hippe, Solberg, Wiktoria Kocent og Olav Andreas 8
35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 Kaasa Hammer har deltatt på «Trenerkurs Nivå 1» i regi av Norges Tennisforbund. Økonomi Vår økonomiske situasjon har vært komplisert. Vi har vært nødt til å øke semesteravgiften flere ganger for å imøtekomme medlemsveksten i denne perioden. Semesteravgiften lå på 300kr for studenter og 350kr for ikke-studenter i høstsemesteret 2015, 550kr for studenter og 700kr for ikke-studenter i vårsemesteret 2016 og har nå økt til 1200kr for studenter og 1400kr for ikkestudenter (høst 2016). Mesteparten av inntektene blir brukt til baneleie i innendørssesongen og utendørssesongen fordi SiO Athletica tildeler oss dårlige treningstider. Det blir mørkt i september og man ikke se ballen, likevel tildeler de oss banetider der vi mister store deler av utendørssesongen. Et markant problem er at vi ikke har råd til å finansiere sene tider i innendørssesongen. Det koster rundt 300-400kr i timen på en del anlegg, og det har OSI Tennis rett og slett ikke råd til enda. Vi har kjøpt inn utstyr for videresalg. Av det har salg av grep og tennisballer vært av mest interesse for medlemmer. Samt, vi har kjøpt inn en god del utstyr, mesteparten av det rettet til bruk av kurs og divisjonslagene. Vår økonomiske situasjon er prekær, noe som tvinger oss til å delegere finansiering av divisjonskamper til spillerne selv. Klubben har ikke råd til å finansiere det. Dette gjelder også kvalifiserte trenere og utstyr til divisjonslagene. Likevel er ikke alt negativt. Lilly Nguyens økonomiske ledelse så langt har gjort at styret har fått god oversikt over vår økonomiske situasjon for første gang. Uansett, det som er åpenbart er at OSI Tennis trenger støtte fra OSI til å styrke tilbudet vårt. Vi er en idrettsgruppe i vekst, og den veksten skal ikke stoppe. Målet vårt forblir å bli den største idrettsgruppen internt i OSI. IDRETT/AKTIVITET Trening / instruksjon OSI Tennis organiserer fellestreninger, kurs og divisjonstreninger for medlemmene. Nivåinndeling eksisterer innenfor alle disse kategoriene. Vi har treninger for nybegynnere og ikke-nybegynnere (og et fastsatt mål å implementere et tredje nivå for avanserte spillere). Det samme gjelder for kurs. I divisjonslagene er det litt mer tilfeldig, men lagene blir delt opp mellom spillerne egenskaper, kampferdigheter og tekniske ferdigheter. Trenerrådet er 9
70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 ansvarlig for innholdet av disse kategoriene, og organet har blitt delegert all makt over innhold i disse kategoriene. Alle medlemmer av Trenerrådet er trenere eller lagkapteiner i en eller annen forstand. Treningsleire/samlinger Vi har som mål å organisere en treningsleir / samling, men vi har ikke fått det til i den gitte perioden. Andre ting har hatt høyre prioritet. Konkurransedeltagelse Kjetil Taksdal, Mathias Brown Anderson Hippe, Sivert Bocianowski og Robert Søreid har representert OSI i turneringer i den gitte perioden. Søreid vant en C doubleturnering med Kristian Wiger-Nordheim, et tidligere styremedlem som representerer Kolbotn IL. Søreids seier er første gang i OSI Tennis sin historie at en av våre spillere har vunnet en turnering. På studentfronten arrangerte vi Studentcup i tennis med SBIO Athletics Tennis, men alle våre deltakere tapte i første runde. Kristian Wiger-Nordheim tapte mot finalisten, mens Kjetil Taksdal tapte mot vinneren. Vi sender 6 medlemmer til Studentlekene i Bergen i et håp om å vinne turnering. Til sist, OSI Tennis har hvert aktivt i divisjonsspill. OSI Tennis har ikke deltatt siden 1980-tallet. SOSIALT SAMKVEM Sosiale arrangementer Vi har arrangert et begrenset antall sosiale arrangementer. Vi arrangerte et vellykket vors i februar, et sosialt arrangement etter 1. Medlemsmøte i mars, deltok på Våryr 2016, en semestersluttfest i juni, en semesterstartsfest i september, planlegger et sosialt arrangement etter 2. Årsmøte i oktober og planlegger å organisere et julebord hvis det er av interesse for medlemmene. Integrasjon OSI Tennis er ikke en sterkt integrert klubb, men en rask observasjon av OSIgrupper tyder dette er verre i mange andre grupper enn tennis. Vi har forbedret oss markant det siste året, og selv om det er til tider faste ansikt, så er det åpenbart at det er interesse blant medlemmene å organisere noe utenfor tennisen. Likevel vil vi påpeke at Dag Einar Kjøs Schiongs innsats som sosialansvarlig har styrket den sosiale integrasjonen innad i gruppen. Vi håper at vi klarer å bygge en fast tradisjon i gruppen å organisere to sosiale arrangementer hvert semester. 10
103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 OPPSUMMERING AV ÅRET Generelt Vi satset å landet over 100 medlemmer i løpet av oktober. Det ble ikke noe av. Likevel har vi hatt en enorm medlemsvekst. Når Hippe, Thomas Bernhard Hvitstein og Kristian Wiger-Nordheim tok over OSI Tennis, hadde gruppen bare ett medlem. Veksten i medlemstall og antall treninger har vært enorm. Vi har også, for første gang siden 1980-tallet, klart å organisere divisjonsdeltakelse. Vi har nå 3 lag klar for divisjonssesongen 2017. OSI Tennis har aldri vært så stort, har aldri hatt så mye rom for nivåforskjeller før, og vi vil tørre å hevde, aldri har tennisgruppen representert OSI så bra. Selv om styrearbeidet til OSI Tennis har blitt kjennetegnet av en del «drama», er alle styremedlemmer like stolte av forandringer som har tatt sted og fortjener en like stor fortjeneste. Dette har skjedd fordi styret som helhet har jobbet konstruktivt og kollektivt sammen. Vi håper å fortsette arbeidet i kommende periode. Idrettslig Vi har opprettet divisjonslag. I divisjonssesongen 2016 hadde vi to, for divisjonssesongen 2017 har vi tre (et damelag og to herrelag). Damene holdte på å rykke opp til 1. divisjon, men ble til slutt slått av Snarøya. Herrelaget derimot møtte motgang fra kamp én, og var ikke i nærheten av å kvalifisere seg til 3. divisjon. Likevel er vi optimistiske at vi kan rykke opp neste år, i begge klasser. I damelaget har vi fått en ny spiller, Aranxta Andrady. Hun var ranket som 516 i verden i double og topp 900 i verden i single. I likhet har vi fått utvekslingsstudenter fra andre land som er av høy kvalitet, og som kan styrke lagene. Sosialt Generelt mye bra. Vi har enda mye å forbedre oss på i dette området. Det finnes vel strengt tatt ikke en grense på dette området. Men vi håper å skape en sterk gruppeidentitet fordi vi tror at en slik identitet vil øke frivillighetsmentaliteten i gruppa. Administrativt Veldig mye bra. Perioden kjennetegnes av reorganiseringer. Det kan forklares ut fra av at OSI Tennis er en helt ny organisasjon, og at det ikke har vært helt klart for oss hvilken organisasjonsform som passer vår gruppe. Mye tyder på at, rent organisatorisk, så skiller vi oss fra de fleste tennisklubber rundt om i landet. 11
137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 Papirarbeid blir håndtert av sekretæren, og sekretæren fungerer som gruppens «administrative senter». MÅLSETTINGER FOR 2017 Generelt Vi har satt følgende mål for kommende periode; (1) øke medlemsmassen til omkring 150 (slik at vi blir den største studentidrettsgruppen i landet), (2) rykke opp en divisjon i herre- og dameklassen, (3) profesjonalisere kursene våre, (4) etablere et bedre tilbud for nybegynnerspillere, (5) innføre 1-2 nye nivåer for treninger, (6) styrke styrekommunikasjonen, (7) fordele arbeidsoppgaver bedre mellom styremedlemmer, (8) styrke frivilighetsmentaliteten i gruppa, (9) øke antallet frivillige internt i OSI Tennis, (10) styrke forholdet vårt med Tennisbutikken, Oslo Tennisarena og Norges Tennisforbund, (11) utdanne flere trenere, (12) ta over vedlikehold av banene på Tonsen Tennisklubb, (13) organisere flere treninger på gunstige tider i innendørssesongen, (14) styrke medlemmenes interesse i styretsarbeid og (15) styrke den sosiale integrasjonen. Idrettslig (1) Rykke opp til 3. Divisjon i herreklassen og 1. Divisjon i dameklassen, (2) øke interessen i divisjonslagene, (3) heve nivået på divisjonslagene, (4) organisere opptakene på en bedre og mer hensiktsfull måte, (4) en trener til hvert lag og (5) delta på flere turneringer eksternt av OSI Tennis og studentidretten. Sosialt Øke deltakelsen og interessen i sosiale arrangementer. Dette kan ta lang tid, men vi må begynne smått. Hvis man klarer å få til en tradisjon, er deltakelse som regel sikret vil vi hevde. Administrativt Å få en mer stabil styresammensetning. 4 av 6 av de sittende styremedlemmene har sittet hele perioden. Dette gjelder Hippe, Solberg, Due og Taksdal. Utenfor dem har gamle og nye styremedlemmer sluttet. Av kanskje like stor viktighet har disse 4 holdt sammen gjennom tykt og tynt, uansett hvor mye «drama» og konflikt det har hvert. Vi må bli bedre til å kommunisere med hverandre, håndtere konflikt og uenigheter, og bli mer åpne med hverandre. Likevel, tross alt dramaet, kommer styremedlemmer godt overens med hverandre. Vi har alle mål og motiver. 12
171 172 173 174 175 Se eget dokument (excel-fil). Vedlegg 3 Budsjett og regsnskap 176 Vedlegg 4 OSI TENNIS FORSKRIFTER Stiftet den 28 juli 2011 13
Innholdsfortegnelse Klausul 1 Klausul 2 Klausul 3 Klausul 4 Klausul 5 Klausul 6 Klausul 7 Klausul 8 Klausul 9 Klausul 10 INGRESS NAVN OG INTENSJON ( 1-3) STYRET ( 1-3) TILLITSVALGTE ( 1-3) VALG AV TILLITSVALGTE ( 1-3) GRUPPEÅRSMØTET OG MEDLEMSMØTET ( 1-3) DOKUMENTER OG DOKUMENTASJON( 1-3) MEDLEMSKAP ( 1-3) DISIPLIN OG SANKSJONER( 1-3) ORDNER, HEDERSTEGN OG ÆRER ( 1-3) LOGO, FARGER OG SYMBOLER ( 1-3) 3 4 4-5 5-8 8 8-9 9-10 10 10 10-11 11 1 14
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 INGRESS OSI Tennis er en undergruppe organisert av (OSI), for det formål å styrke studentidretten og student- tennisen i Oslo. Gruppen setter ut vedtak og utarbeider organisatoriske mål basert på det følgende: «engasjert, allsidig og felleskap» og vår visjon er «alle studenter i aktivitet». Gruppen jobber for å gjøre medlemmene engasjerte i klubbens treningstilbud og det organisatoriske livet innad i gruppen, og OSI generelt. OSI Tennis er en åpen gruppe, og alle uansett nivå har rett til å delta i OSI Tennis og ta bruk av vårt treningstilbud. Dette er en gruppe som tilhører alle; både mesterne og nybegynnerne. Gruppen arbeider for å styrke det sosiale fellesskapet med å arrangere treninger, sosiale arrangementer og å skape interesse i styrets arbeid. OSI Tennis er styrt demokratisk, og beslutninger og formål må representere allmenviljen til 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 15
29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 Klausul 1: Navn og intensjon Artikkel 1. Artikkel 2. Artikkel 3. Klausul 2: Styret Artikkel 4. Artikkel 5. Artikkel 6. Artikkel 7. Artikkel 8. Artikkel 9. Navnet på gruppen er «Tennis», og den formelle forkortelsen er «OSI Tennis». Gruppens formål er å organisere gode og velutviklede treninger for studenter for en billig penge. OSI Tennis skal samle medlemmer og tennisinteresserte som deler sportens lidenskap og er villig til å bidra til å styrke gruppens tilbud. Gruppen skal ha et styret som er underlagt, og er ansvarlig ovenfor, gruppemedlemsmøtet, gruppeårsmøtet, Hovedstyret og OSIs årsmøte. Styret består av seks faste verv: I. Styreleder II. Nestleder III. Økonomiansvarlig IV. Sekretær V. Rekrutteringsansvarlig VI. Sosialansvarlig Hvis det er nye styreplasser kan ikke et kjønn være representert med mer enn 5 styremedlemmer Det skal være kjønnsbalanse i styret. Av fastemedlemmer, skal det være like mange av hvert kjønn. Styret er gruppens høyeste myndighet mellom årsmøter og medlemsmøter, og er ansvarlig for at gruppens virksomhet blir drevet i samsvar med forskriftene, årsmøtets vedtak og OSIs lovnorm. Styret skal møte minst en gang i måneden. Hvis ikke møtetidspunkt er bestemt på forrige styremøtet har styreleder ansvar for å bestemme et tidspunkt som passer. Et møte kan bli 16
64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 tilkalt hvis over halvparten av ordinære styremedlemmer krever det. Artikkel 10. Styret fastsetter dato, tid og sted for gruppeårsmøte gruppemedlemsmøte. Artikkel 11. Styret består av seks faste verv: I. å håndheve gruppens forskrifter og OSIs lovnorm, å overse implementeringene av gruppestyrebestemmelser og sanksjonere gruppemedlemmer som bryter forskriftene. II. å fremme kontakt med andre studenttennislag i Norge, men særlig i Oslo. III. å sikre at møter og arrangementer generelt blir avhold i en vennlig atmosfære og organisert på en slik måte som maksimerer deltakelse blant gruppemedlemmene. IV. å sikre at ingen medlemmer føler seg fremmedgjort fra gruppen, føler seg utestengt fra møter og skal bekjempe all form for trakassering og diskriminering blant gruppemedlemmene. V. å orientere gruppeårsmøtet og OSIs årsmøte om sitt arbeid gjennom den gitte perioden. Orienteringen skal inneholde styrets arbeid, fremdrift og svakhet i det organisatoriske arbeidet, og orientere representantene til stedet om gruppens økonomiske situasjon og levere et budsjett for neste år til Hovedstyret, via dagligeder. VI. å foreslå en prisstigning eller prisreduksjon på semesteravgiften. VII. å utnevne et trenerråd ledet av nestleder. Trenerrådets virksomhet blir fastsatt av det første ordinære styremøte etter et årsmøte. Artikkel 12. Styretsmedlemmer har rett til å blande seg i konflikter som tar sted under treninger i regi av OSI Tennis. Artikkel 13. Styrets fullmakter utøves slikt styret anser som hensiktsmessig. Dens fullmakter blir fordelt mellom styremedlemmene imellom styremøter i henhold til virket verv de holder. Artikkel 14. Styret kan ta beslutninger utenfor møtene, via streaming eller sosiale medier. Alle styremedlemmer må se gjennom forslaget og stemme før forslaget kan bli vedtatt. 17
101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 Klausul 3: Tillitsvalgte Styret er valgt for en periode som varer et år. Styremedlemmer kan fratre sine verv på medlemsmøter uten å fullføre perioden. Styremedlemmer må informere styret om sitt ønske om å gå av, og de sitter inntil gruppen har funnet en erstatning. Artikkel 15. Styreleder representerer gruppen utad, leder styremøter og tar dagligdagse beslutninger som styrets representant. Embetsholderen er første blant likemenn, skal holde oversikt over de andre styremedlemmenes arbeid, og sikre gruppens integritet. Styreleder har rett til: I. å fordele arbeidsoppgavene sine med nestleder. II. å godkjenne «Innkalling og saksliste» med skriftlig signatur. Godkjenning er gyldig sammen med nestleders signatur III. å godkjenne møtereferat med skriftlig signatur. Godkjenning er gyldig sammen med nestleders signatur. IV. å innkalle og lede styremøter. V. å representere gruppen på representantskapsmøter. VI. å konsultere jevnlig med nestleder, og informere nestleder om sitt arbeid. VII. å fungere som et mellomledd og være kontaktpersonen til dagligleder og Hovedstyret. VIII. å videreformidle informasjon fra Hovedstyret og dagligleder til styret. IX. å orientere styremøter, medlemsmøter og gruppeårsmøter om sitt arbeid. X. ved stemmelikhet er styreleders stemme avgjørende. Artikkel 16. Nestleders myndighet blir bestemt av styreleder, og embetsholderen skal fungere som styreleders rådgiver. Styret kan delegere ansvar fra styreleder til nestleder hvis den anser det som rettmessig. I. å vikariere for styreleder når verv innehaver ikke er til stede. II. å godkjenne «Innkalling og saksliste» med skriftlig signatur. Godkjenning er gyldig sammen med styreleders signatur. 18
142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 III. å godkjenne møtereferat med skriftlig signatur. Godkjenning er gyldig sammen med styreleders signatur. IV. å orientere styret om Trenerrådets virksomhet. V. å lage en møteplan for Trenerrådet som varer et semester eller lenger. VI. å fastsette kurstider og godkjenne trenere for kurs og divisjonslagene. VII. å organisere treningsleir eller andre aktivitets tilbud. Artikkel 17. Økonomiansvarlig er ansvarlig for å opprettholde gruppens økonomiske integritet, og er ansvarlig ovenfor OSIs økonomiansvarlig. Embetsholder har følgende rettigheter: I. å forvalte gruppens økonomi. II. å godkjenne og undertegne bilagsskjemaer og refusjonsskjemaer. III. å fylle ut kassetellingsskjemaer, inntektsskjemaer og årsavslutningsskjemaer når Hovedstyret krever det. IV. å godkjenne bevilgninger til prosjekter initiert av styremedlemmer. V. å orientere styret, medlemsmøte og gruppeårsmøte om sitt arbeid. Artikkel 18. Sekretæren er gruppens administrator, og er ansvarlig for å sikre god informasjonsflyt i styret mellom medlemmer og for å holde ordinære gruppemedlemmer godt informert om styrets avgjørelser. Sekretær har rett til: I. å dokumentere alle avgjørelser tatt av styret. II. å godkjenne vedtaksforespørseler, diskusjonsforespørseler og orienteringsdokument blant annet og andre søknader i hensyn til kriteriene. III. å lage en dagsorden og saksliste for alle møter innenfor gruppen IV. å offentliggjøre dagsordenen for styremedlemmer minst 48 timer før styremøter er innkalt, 4 dager før et medlemsmøte er innkalt og minst 1 uke før gruppeårsmøtet er innkalt. V. å skrive referat fra styremøter, medlemsmøter og gruppeårsmøter og publisere det gjennom OSI Tennis sine kommunikasjonskanaler. VI. å arkivere alle offisielle dokumenter slik at styremedlemmer har tilgang til dem. 19
181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 VII. å sikre at ordinære gruppemedlemmer er informert nok om styrets avgjørelse til å kunne holde dem til ansvar på medlemsmøter og gruppeårsmøter. Artikkel 19. Rekrutteringsansvarlig er OSI Tennis sitt ansikt utad. Vervholder kontrollerer gruppens og er ansvarlig for at OSI Tennis klarer å representere et brett spekter av studenter fra forskjellige utdanningsinstitusjoner. Rekrutteringsansvarlig har rett til: I. å kontrollere gruppens kommunikasjonskanaler og kommuniserer med individer som søker medlemskap eller om informasjon om våre aktiviteter. II. å initiere rekrutteringskampanjer. III. å representere gruppen på foreningsdager (og lignende arrangementer) rundt om i byen. IV. å utnevne assisterende rekrutteringsansvarlige for å hjelpe i arbeidet. V. ansvarlig for at gruppens postere er synlige på de forskjellige utdanningsinstitusjoner rundt om i byen. VI. å designe postere. VII. å designe og produsere pamfletter for stands. VIII. å produsere bilder og videoer av våre treninger. IX. å iverksette prosjekter som kan styrke OSI Tennis sitt varemerke og omdømme. Hvis et prosjekt krever utgifter må den godkjennes av økonomiansvarlig før den kan settes på styremøtets dagsorden. X. å markedsføre gruppen og OSI. XI. å orientere styret, medlemsmøte og gruppeårsmøte om sitt arbeid. Artikkel 20. Sosialansvarlig er ansvarlig for å styrke gruppens sosiale integrasjonen med aktiviteter og arrangementer utenfor treninger og turneringer. Sosialsvarlig har rett til: I. å initiere sosiale arrangementer med samtykke fra styreleder hvis det ikke koster penger. Om et arrangement koster penger, må sosialansvarlig få godkjennelse av økonomiansvarlig før en kan sende forslaget til sekretæren. II. å kreve at rekrutteringsansvarlig markedsfører arrangementer via sosiale medier eller gjennom andre midler. 20
219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 III. må delta på stands på foreningsdager rundt om i Oslo sammen med rekrutteringsansvarlig ved semesterstart. IV. å arrangere semesterfester og julebord. V. å orientere styret, medlemsmøter og gruppeårsmøtet om sitt arbeid. Artikkel 21. Lagkapteiner er ansvarlig for treningene til divisjonslagene. De har rett til: I. å nominere spillere til divisjonskamper. II. å organisere lagtreningene sammen med lagets trener. III. å være lagets kontaktperson. IV. å representere laget i Trenerrådet. Artikkel 22. Trenere blir utpekt av nestleder med styrets samtykke. Alle trenere har mulighet til å være medlem av Trenerrådet. Artikkel 23. Gruppeårsmøte utnevner medlemmer av valgkomiteen. Valgkomiteen skal minst bestå av 3 medlemmer. Medlemmer av valgkomiteen har følgende oppgaver: I. å intervjue potensielle kandidater; II. å nominere potensielle kandidater til styreverv; III. å sende inn sin nominasjoner til styret, gruppeårsmøte og medlemsmøte for godkjennelse.» Klausul 4: Valg og tillitsvalgte Artikkel 24. Hvis styreleder vervet er ledig på grunn av vellykket mistillitsforslag, styreleder har fratrett fra sitt verv eller annet skal nestleder imidlertid ta over styreleders funksjoner til et medlemsmøte eller gruppeårsmøte er innkalt. Artikkel 25. For å stille til verv må gruppemedlemmer ha hvert medlem minst et ordinært semester. Artikkel 26. Potensielle utfordrere for sittende styremedlemmer må annonsere deres kandidatur minst 2 uker før medlemsmøte eller gruppeårsmøtet. Artikkel 27. Alle valg skal ha muligheten til å bli avholdt hemmelig. Klausul 5: Gruppeårsmøte og medlemsmøte Artikkel 28. Styret innkaller gruppeårsmøtet og medlemsmøter. Gruppeårsmøtet skal bli avholdt før 15 desember å ordinære gruppemedlemmer og OSI Hovedstyret (via 11 dagligleder) har krav på en måneds varsel før møtet blir innkalt. Medlemsmøter kan bli avholdt flere ganger i året, men minst et medlemsmøte må bli avholdt i vårsemesteret. Ordinære medlemmer har krav på en måneds varsel på 21
257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 møteinnkalling. Gruppeårsmøtet og medlemsmøter skal holde styret, og dens individuelle medlemmer, ansvarlig. Alle styremedlemmer skal orientere møtene om sitt arbeid i perioden siden siste møte. Artikkel 29. Alle ordinære medlemmer av OSI Tennis har rett til å delta Artikkel 30. Alle ordinære medlemmer av OSI Tennis har talerett, forslagsrett og stemmerett. Artikkel 31. Styremedlemmer som søker gjenvalg, eller ønsker å gå av, må informere valgkomiteen en måned før møtet avholdes. Artikkel 32. Ordinære medlemmer som ønsker å stille til verv må informere sekretæren minst 2 uker før møtet avholdes. Artikkel 33. Gruppeårsmøte har makt til å endre på gruppens forskrifter, endre gruppens offisielle logo, velge nytt styret og vedta en arbeidsstrategi for det kommende året. Medlemsmøter har makt til å velge nytt styret og endre på arbeidsstrategien godtatt på siste gruppeårsmøtet. Artikkel 34. Styret er bundet til beslutningene tatt på disse møtene. Artikkel 35. Alle medlemmer som deltar, som har lyst til å ta opp saker på gruppeårsmøtet eller medlemsmøtet, må sende inn møtedokumenter sanksjonert av sekretæren. Når møtedokumentene er utfylt sendes de til sekretæren. Klausul 6: Dokumenter og dokumentasjon Artikkel 36. Alle dokumenter publisert på vegne av OSI Tennis må inneholde gruppens logo på høyreside, på toppen av dokumentet. Under logoen skal det stå, i fet skrift,. Artikkel 37. For at saker skal bli tatt opp på styremøter, medlemsmøter eller gruppeårsmøter må vedtaksmaler, orienteringsmaler, diskusjonsmaler eller annet møtedokument bli fylt ut og sendt til sekretæren. Sekretæren ivaretar gruppens integritet med å sikre at skjemaene er fylt in på en riktig, punktlig og forståelig måte. Hvis de ikke er det sendes de tilbake til senderen med bemerkninger. Artikkel 38. Regnskaper, budsjetter eller andre dokumenter av økonomiskorientering må godkjennes av økonomiansvarlig før det kan bli sendt til sekretæren. Artikkel 39. Alle offisielle dokumenter skal bli arkivert på en konto der styremedlemmene har tilgang 24 timer i døgnet. Styreleder, nestleder og sekretær håndhever implementasjonen av dette. 22
Artikkel 40. Dagsorden til styremøter, medlemsmøter og gruppeårsmøtet skal inneholde en forside med gruppens logo, en side med praktiskinformasjon og en innholdsfortegnelse. Referater fra slike møter skal inneholde en forside, en side om hvor møtet tok sted og hvor mange deltok og en innholdsfortegnelse. Artikkel 42. Sekretæren er ansvarlig for å styrke og forbedre gruppens dokumenter, dokumentasjon, og er pliktig til å gjøre dem så tilgjengelig og lettleste som mulig. Artikkel 43. Gruppeårsmøtet kan utnevne en Kontrollkomite som sitter for en periode. Kontrollkomiteen vil da være ansvarlig for å beskytte forskriftene, retningslinjer, regler innad i OSI Tennis og OSIs lovnorm ikke blir brutt av styremedlemmer, funksjonærer eller ordinære medlemmer. 295 296 297 298 299 300 Artikkel 41. 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 Klausul 7: Medlemskap Artikkel 44. Medlemskap i OSI Tennis forplikter alle medlemmer til å støtte opp om gruppens formål. Artikkel 45. Som medlem regnes man når innbetalt OSI og OSI Tennis kontingent er registrert. Stemmerett i partiet oppnås umiddelbart på registreringsdato, og medlemmer kan stille til valg etter å ha vært medlem et semester. Oppstår det tvil om valgbarhet, skal kvittert medlemskort fremvises hvor betalingsdato fremgår. Artikkel 46. Innbetalt kontingent gjelder for inneværende semester. Artikkel 47. Medlemmer, som ikke er studenter, kan ikke stille til verv innad i OSI Tennis. Klausul 8: Disiplin og sanksjoner Artikkel 48. Styret har rett til å disiplinere og innføre sanksjoner på medlemmer som bryter klubbens og gruppens reglementer. Artikkel 49. Medlemmer kan bare trekk seg fra treninger, arrangementer og begivenheter 24 timer før de tar sted. Hvis et medlem har en god unnskyldning sendes den til sekretæren via mail. Et medlem som gjør dette regelmessig kan bli ekskludert fra treninger en tidstrekning styret finner passende. Artikkel 50. Medlemmer som mobber, trakasserer, diskriminerer eller rasistiske meninger kan bli ekskludert fra gruppen av styret. Artikkel 51. Alle medlemmer er påkrevd til å rapportere mobbing, trakassering, diskriminering og rasistiske ytringer til styret via sekretæren. 23
333 334 335 336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352 Klausul 9: Ordner, hederstegn og ærer Artikkel 52. Ordner blir tildelt av styret enstemmig. Styret har bare en orden den kan tildele; «Studentenesfane». Artikkel 53. Hederstegn blir tildelt av styret. Hederstegn, som «Årets idrettsutøver», blir tildelt på klubbens årlige julebord. Forslag til utnevnelse kan fremmes av ordinære gruppemedlemmer. Artikkel 54. Medlemmer som har gjort en ekstraordinær innsats på treninger og gruppearbeid kan utnevnes til æresmedlemmer. Forslag til utnevnelse kan fremmes av ordinære gruppemedlemmer. Klausul 10: Logo, farger og symboler Artikkel 55. Gruppens logo bør inneholde OSIs offisielle farger rødt, svart og hvit. Vår nåværende logo ble tatt i bruk fra og med 2 oktober 2015, og erstattet den forrige som ble tatt i bruk den 1 mars 2012. Artikkel 56. Gruppens offisielle farge er rød, svart og hvit. Alle offisielle OSI Tennis idrettsdrakter må bruke disse fargene. OSIs logo og gruppenslogo skal være påsydd og skal plasseres på venstre bryst på alle drakter. Artikkel 57. Alle symboler lansert og tatt i bruk av OSI Tennis må få godkjennelse fra styret. 24