Evalueringsassistentrapport Høst 2012 Evalueringsassistent Siri Mathisen (ITK, IET og Elkraft) - siriholt@stud.ntnu.no Evalueringsassistent Michael Johansen (IDI, IMF og ITEM) - michaej@stud.ntnu.no Vårsemesteret 2012, rapport fra 7.6.12. Trondheim. Antall vedlegg: 2 Innledning I arbeidet som evalueringsstudentassistent har det blitt kartlagt bruken av referansegrupper i emnene på IME-fakultetet høstsemesteret 2012. Instituttene som dette gjelder for er: Institutt Institutt for datateknikk og informasjonsteknologi (IDI) Fagkoder TDT, IT Institutt for matematiske fag (IMF) TMA, MA, ST Institutt for teknisk kybernetikk (ITK) TTK Institutt for elektroteknikk og telekommunikasjon (IET) TFE, TTT Institutt for elkraftteknikk (Elkraft) TET Institutt for telematikk (ITEM) TTM Vi har sendt ut epost til alle faglærere ved alle instituttene. Gjennomføring av semesteret Det er blitt sendt ut epost til alle faglærere gitt av epostlistene, fra våre korresponderende evalueringsassistentaliaser (se tabell) med et vedlegg som de ble bedt videresende til sine referansegrupper. Faglærerne ble også oppfordret til å gi oss tilbakemelding på deres egne
og studentenes erfaringer med emnet. Den første eposten ble sendt ut i slutten av august, påminnelse ble sendt ut i september. Institutt Faglærerepostliste Epostalias Eval.assistent IDI fagl-idi@idi.ntnu.no idi.evalstudass@ime.ntnu.no Michael ITEM faglitem@lists.item.ntnu.no item.evalstudass@ime. ntnu.no Michael IMF imf.vit@math.ntnu.no* imf.evalstudass@ime. ntnu.no ITK larere@itk.ntnu.no itk.evalstudass@ime.ntnu.no IET faglaerer-iet@iet.ntnu.no iet.evalstudass@ime.ntnu.no Elkraft fagl-1@elkraft.ntnu.no elkraft.evalstudass@ime. ntnu.no Michael Siri Siri Siri * Går kun til vitenskapelig ansatte Vi har som i fjor ikke bedt om en liste over referansegruppemedlemmer, men kun tilbakemelding og erfaring. Mailene som ble sendt ligger vedlagt. I starten av semesteret har vi besøkt førsteklassingene ved alle institutter for å introdusere oss som evalueringsassistenter og fortelle om viktigheten av å ha en referansegruppe. Som følge av forslag beskrevet i forrige rapport om attester for referansegruppemedlemmer, er det blitt trykket opp attester på fakultetet som vi har delt ut til institutter og faglærere. I tillegg til dette har vi startet en evaluering av utdanningskvalitetssystemet ved IME som har ført til en endring i både stillingsbeskrivelse og navn på stillingen; det som tidligere het evalueringsstudentassistent heter nå evalueringsassistent. Den nye stillingsbeskrivelsen er som følger: I arbeid med evaluering skal eval.ass. pålegge alle emner på realfagsstudiet og sivilingeniørstudiet å ha referansegrupper. I mindre klasser kan alternative former for evaluering benyttes, der alle studentene kan delta.
skal besøke alle førsteklasser før fristen for oppmelding til emner har gått ut for å informere om sin stilling og hva en referansegruppe er. sende ut e-post med beskrivelse av hva en referansegruppe er skal fordele attester i posthyllene til alle aktive forelesere på sine institutt. pålegge alle referansegrupper eller tilsvarende å skrive en sluttrapport for emnet. Denne sluttrapporten skal sendes til instituttleder. skrive en sluttrapport hvert semester og sende denne til fakultetet lære opp sin erstatter som eval.ass. Eval.ass.' andre oppgaver er å... delta i IMEs Studieutvalg som observatør. delta i Studentrådet IME sine møter. delta aktivt i prosessen med å finne "Årets lærer ved IME-fakultetet" sammen med Studentrådet IME. delta aktivt i prosessen med å finne kandidater til "SINTEF-prisen for fremragende pedagogisk virke ved NTNU" sammen med Studentrådet IME. være ressursperson for medlemmer av referansegruppene ved behov i saker som angår evaluering av emner. ta initiativ til å gi informasjon til instituttene om referansegrupper og fagevaluering på faglærermøter eller liknende Som følge av økningen av fastsatte arbeidsoppgaver er lønnet timeantall økt fra 80 timer til 100 timer i semesteret. Tilbakemeldinger fra referansegrupper via faglærere Vi har dessverre, men som normalt, fått få tilbakemeldinger fra forelesere dette semesteret. De tilbakemeldingene vi får dreier seg om at arbeidet går fint og at de har hatt flere konstruktive møter. I ett tilfelle har vi fått forespørel om å hjelpe til med å danne referansegruppe, noe som har gått fint. Vi har også fått tilbud om å delta i referansegruppemøter. Dette har vi satt opp som en av våre oppgaver ved behov, men å sitte som observatør i en fungerende referansegruppe har vi ikke kapasitet til. Det foreligger et sterkt ønske fra oss om å få tilbakemeldinger direkte fra studentene i referansegruppen fremfor å få dem fra faglærerne. Det er derfor vi nå setter i gang en fullstendig endring i hvordan vi innhenter tilbakemelding i emner fra og med våren 2013. En ny handlingsplan er utarbeidet av oss eval.assistenter og godkjent av prodekan for utdanning. Vi regner med å møte noen utfordringer med det nye systemet, men håper også at dette vil gjøre det betydelig lettere for oss å se mønstre og utfordringer via tilbakemeldingene som kommer inn. Handlingsplanen for våren 2013 er vedlagt, se vedlegg 3. Videre arbeid
Som tidligere nevnt forsøker vi å forbedre evalueringsassistentstillingen og å gjøre utdanningskvaliteten ved IME sikker. Vi jobber med å finne en løsning for å få tak i referansegrupperapporter og spørreskjemaer fra flere studenter i en undervisningsgruppe uten påvirkning fra faglærer. Vedlegg 1 Mail som ble sendt ut 24.08.12 til alle faglærerne på fakultetet. Hei, I henhold til IME-fakultetets krav om utdanningskvalitet (http://www.ntnu.no/ime/om/kvass) skal det dannes referansegrupper i alle emner i 1.-3. årskurs på realfagsstudiet og sivilingeniørstudiet. Fra 4. årskurs anbefales bruk av referansegruppe. Se vedlagt notat om referansegruppene for nærmere beskrivelse av hva en referansegruppe og deres oppgaver er. I hovedsak skal gruppa samles helst 3-4 ganger i semesteret og ha en god og åpen dialog om forelesningskvaliteten. Faglærer er en del av referansegruppen. Vennligst les gjennom det vedlagte notatet selv om du har dannet referansegruppe før. Det er alltid mulig å lære nye ting. Referansegruppen er et hjelpemiddel for å forbedre undervisningen, både for foreleser og studenter. Bli god til å ta kritikk, tenk over det som blir sagt og finn løsninger sammen på eventuelle problemer. Dersom det er noen spørsmål blir jeg glad for å forsøke å svare på dem. Vedlegg 2 Mail som ble sendt ut 17.09.12 til alle faglærerne på fakultetet Hei! Nå er dette semesteret godt i gang, og referansegrupper i alle emner som undervises for 1., 2. og 3. klasse burde være opprettet. I den forbindelse ønsker jeg som evalstudass svar på et par spørsmål: * Hvordan fungerer referansegruppen? * Var det vanskelig å finne medlemmer? * Har dere hatt gode konstruktive møter? * Er det noe vi som evalueringsstudentassistenter kan bidra med for å gjøre deres referansegrupper bedre?
* Har dere andre erfaringer dere vil dele med oss? * Dersom det ikke er opprettet referansegruppe ønsker vi gjerne tilbakemelding på dette også. Ved endt semester skal medlemmene av referansegruppen få en attest, denne kan dere henvende dere til deres institutt for å få. Vedlagt ligger informasjonsskriv om referansegrupper, dette ønsker vi dere videresender til deres referansegruppe. Forøvrig vil jeg minne alle om å sende inn referansegrupperapportene sine til instituttet sitt. I tillegg ligger det vedlagt en mal for referansegrupperapport. Malen ble opprinnelig brukt på IØT, men har også vært gjennom en iterasjon hos institutter på IVT før jeg mottok malen. Dersom dere finner det vanskelig å planlegge referansegruppemøter anbefaler vi å benytte det enkle verktøyet for møteplanlegging på http://doodle.com - Gratis og reklamefritt. Vedlegg 3 EvalAss, handlingsplan for våren 2013 (MERK: Dette er under utarbeidelse. Følgende er kun et øyeblikksbilde av planen under utarbeidelse og reflekterer ikke nødvendigvis planen slik den foreligger når du leser dette) Kontinuerlig Delta på møter i Studieutvalget IME Delta på møter i Studentrådet IME 30. januar - sende mail til instituttleder med følgende: Link til google form for innmelding av referansegruppenes kontaktinformasjon ett felt for emnekode ett felt for epostene til medlemmene av referansegruppen det burde lages ett google form per instituttleder for å få referansegruppene på hvert institutt samlet i ett regneark, dette gjør at vi får en ryddigere kontakt med referansegruppestudentene senere Beskjed om at vi kommer på besøk på faglærermøter for å presentere oss, evt. til instituttleder dersom det ikke passer med lærermøtet Beskjed om at vedlagte link skal sendes til alle faglærere som underviser dette semesteret og tidsfrist for dette Legge ved notat om referansegrupper slik at dette når faglærerne Legge ved rapportmal for referansegrupperapport i et emne, her burde vi sende en lenke som leder til en DOC-fil i stedet for å sende ut PDF som tidligere pga. muligheten for å oppdatere lenken samt muligheten for at foreleserne kan endre malen I løpet av uken etter 30. januar - besøke faglærermøter på instituttene (evt instituttleder): Presentere oss Fortelle om krav om studentevaluering Alle studenter eller en representativ referansegruppe
Møter minst to ganger hvert semester Referansegruppen skal rapportere til instituttleder Ikke rapport -> spørreskjema Fortelle om lenken til skjemaet som faglærerne skal fylle inn (kontaktinfo til referansegruppen) 15. februar - Sørge for at IME trykker opp en eske med attester på norsk og engelsk Vegard Rønning er kontaktleddet, som vanlig 15. mars - Dele ut attester i posthyllene på alle instituttene Cirka 5 attester til hver foreleser, få hjelp av en instituttkontoret for å finne ut hvem som foreleser dette semesteret Husk å legge igjen en god bunke attester på instituttkontoret, de bør også få de engelske attestene 15. april - Sende mail til referansegruppemedlemmene med link til Google Form. Sende en mail per institutt til alle referansegruppemedlemmene på det instituttet Legge ved lenke til Google Form som vi laget i høst Merk at det bør være ett Google Form per institutt for å unngå gigantiske regneark Lage eget Google Form som er en forenklet versjon av ovennevnte skjema Dette skjemaet skal kunne fylles ut av hvem som helst, ikke bare referansegruppen På denne måten vil alle studenter få muligheten til å bidra med sine meninger Hvordan skal vi få sendt dette ut? Bør faglærerne fortelle om det i forelesning? Behandle tilbakemeldinger etter hvert som de kommer inn 15. mai - Skrive sluttrapport Kan skrives etter eksamensperioden Tidligere rapporter finnes på hjemmesiden Inkludere tanker om forbedring Sendes til Vegard Rønning