Tolga kommunes informasjonsstrategi 1
Innholdsfortegnelse: 1. Bakgrunn, forankring og verdigrunnlag s. 3 1.1 Planens oppbygging og forankring s. 3 1.2 Verdigrunnlaget for informasjonsarbeidet og ytringsfrihet s. 3 1.3 Organisering s. 4 1.4 Strategi s. 4 2. Målsetninger, forventet resultat og tiltak s. 5 2.1 Tolga kommune skal aktivt bruke mediene for å få ut informasjon til innbyggerne s. 5 2.2 IT skal gjøre samhandlingen mellom kommunen og innbyggerne enklere s. 5 2.3 Informasjon fra kommunen skal gjøres tilgjengelig for folk flest mulig gjennom ulike informasjonskanaler s. 6 2.4 Åpne arenaer skal legge til rette for gjensidig informasjon og dialog mellom innbyggerne og Tolga kommune s. 6 2.5 Intern informasjon skal være et viktig styringsverktøy for ledere på alle nivå s. 7 2.6 Tolga kommune skal fremstå som en organisasjon med et tydelig og enhetlig budskap som viser mangfoldet av kommunens virksomhet, og med felles grafisk profil s. 7 2.7 Tolga kommune skal ha en beredskapsplan som inneholder retningslinjer for kommunikasjon i krisesituasjoner s. 8 3. Tiltaksplan s. 9 3.1 Tolga kommune skal aktivt bruke mediene for å få ut informasjon til innbyggerne s. 9 3.2 IT skal gjøre samhandlingen mellom kommunen og innbyggerne enklere s. 9 3.3 Informasjon fra kommunen skal gjøres tilgjengelig for folk flest mulig gjennom ulike informasjonskanaler s. 10 3.4 Åpne arenaer skal legge til rette for gjensidig informasjon og dialog mellom innbyggerne og Tolga kommune s. 10 3.5 Intern informasjon skal være et viktig styringsverktøy for ledere på alle nivå s. 11 3.6 Tolga kommune skal fremstå som en organisasjon med et tydelig og enhetlig budskap som viser mangfoldet av kommunens virksomhet, og med felles grafisk profil s. 11 3.7 Tolga kommune skal ha en beredskapsplan som inneholder retningslinjer for kommunikasjon i krisesituasjoner s. 12 2
1. Bakgrunn, forankring og verdigrunnlag 1.1 Planens forankring og oppbygging Planen er vedtatt politisk og er gjennom det et strategisk dokument som er styrende for administrasjonens jobbing med informasjon. Planen sier noen om verdigrunnlag, organisering og forventede oppnådde resultater gjennom ulike valgte tiltak, innen de strategier som er valgt i forhold til kommunes informasjonsarbeid. Tiltaksdelen angir hvem som har ansvar og innen hvilke frister de ulike tiltak skal gjennomføres. 1.2 Verdigrunnlaget for informasjonsarbeidet og ytringsfrihet Tolga kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og medier. Åpenhet er en forutsetning for et levende folkestyre. Det innebærer målrettet satsing på ekstern og intern informasjon. Innbyggerne i Tolga må være sikret innsyn i saksbehandling og tilgang på informasjon om rettigheter og plikter. I utgangspunktet kan alle medarbeidere på kommunens vegne gi opplysninger om fakta som vedrører egne arbeidsoppgaver. Vurderinger av økonomisk, administrativ eller faglig karakter er et lederansvar. Administrasjonen skal ikke gjøre politiske vurderinger, herunder vurderinger av politiske vedtak eller prosesser. Informasjon til mediene er begrenset av de rammer lovverket gir, herunder taushetsplikt og saker som skal unntas offentlighet. Innenfor fagområder med lovbestemt taushetsplikt følges eventuelle retningslinjer utarbeidet av virksomhetsledere. Tolga kommune skal tilstrebe meroffentlighet. Det vil si at saker som i utgangspunktet er underlagt lovmessige begrensinger skal vurderes offentliggjort, men da uten at personopplysninger eller opplysninger som kan identifisere personer, blir kjent. Alle ansatte har rett og plikt til å ta opp kritikkverdige forhold (f. eks. forhold i strid med lovverk og etiske retningslinjer, fare for pasienters liv og helse, straffbare forhold med mer). Det er en rettighet for ansatte i Tolga kommune å få kontakte og uttale seg til media. Ytringsfriheten er en av hjørnesteinene i det norske demokratiet. Som privatpersoner har kommunalt ansatte i sin alminnelighet samme adgang som andre til å rette offentlig kritikk mot styre og stell i den kommunen de er ansatt i. Tilsvarende rettigheter gjelder også innenfor eget arbeidsområde. 3
Lojalitetsplikten overfor arbeidsgiver tilsier likevel at de ansatte må forholde seg til følgende punkter: - En må ha gjort forsøk på å ta spørsmålene opp tjenestevei internt i kommunen, jf. kommunens arbeidsreglement. Det vises for øvrig til arbeidsmiljølovens krav om interne rutiner for varsling, jf. Arbeidsmiljølovens 3-6, og arbeidsreglementet for Tolga kommune. - Kritikken må framsettes på egne vegne. - Offentlig kritikk må ha en forsvarlig form. Det innebærer bl. a. at kritikken må bygge på et forsvarlig grunnlag, at en har forsøkt å ta opp spørsmålene internt og at kritikken gjelder forhold som har allmenn interesse, jf. Ot. prp. nr. 84 (2005-2006) (lovens forarbeider). - Arbeidstaker har uansett rett til å varsle til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter, jf. Arbeidsmiljølovens 2-4. - Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler er forbudt, jf. Arbeidsmiljølovens 2-5. De tillitsvalgte er et talerør for arbeidstakerne. For dem må derfor ytringsfriheten være stor, samtidig som de har plikt til å verne om samarbeidet, arbeidsmiljøet og kommunens posisjon i lokalmiljøet. Ingen ansatte i Tolga kommune skal offentlig gi uttrykk for personkritikk eller komme med uttalelser eller vurderinger som kan virke personlig krenkende på enkeltindivider i vår organisasjon. 1.3 Organisering I Tolga kommune er det rådmannen som har det overordnede informasjonsansvaret. Informasjonsoppgavene er delegert og lagt til de enkelte virksomhetsledere. Alle ledere har et ansvar for å informere om sitt område. Det gjelder både informasjon på grunnlag av henvendelser og aktiv informasjon på eget initiativ internt eller eksternt. Servicekontoret skal gi generell informasjon rettet mot innbyggerne og de skal stå for annonsering i pressen. Servicekontoret har gjennom web-ansvarlig, ansvaret for å koordinere informasjonsarbeid som omfatter flere enheter. Dessuten har servicekontoret ansvaret for all elektronisk informasjon innad og utad. 1.4 Strategi Informasjon er et viktig og nødvendig ledd i hele kommunens virksomhet og skal integreres som et strategisk verktøy på samme måte som andre viktige funksjoner (for eksempel økonomistyring og personalforvaltning). God informasjon gjør det enklere å styre kommunen og er et av kvalitetskravene til de enkelte tjenestene som ytes. Å gi god og relevant informasjon er noe som må gjennomsyre hele organisasjonen. Dette er et lederansvar. Informasjonsarbeidet må synliggjøres i virksomhetsplanene. I større prosjekter og tverrenhetlige satsingsområder skal nødvendige informasjonstiltak beskrives spesielt, som en del av planarbeidet. Opplæring i informasjonsarbeid skal inngå som en del av kommunens lederutviklingsprogram. Det er den enkelte virksomhetsleder ansvar å bringe kravene som stilles til informasjon, videre til de ansatte i virksomhetene. 4
2. Målsetninger, forventet resultat og tiltak 2.1 Tolga kommune skal aktivt bruke mediene for å få ut informasjon til innbyggerne Forventet resultat Mer mediebevisste ledere og ansatte. Større kunnskap om og tillitt til kommunal virksomhet blant folk. Styrket kontakt mellom medier, som bygger på gjensidig trygghet og forståelse. Tiltak Medieopplæring for alle ledere. Det skal være fokus på å bevisstgjøre alle ansatte i betydningen av mediekontakt. Dette legges vekt på offensiv informasjon. Det utarbeides rutiner for jevnlige møter mellom kommuneledelsen og pressen. Det utarbeides gode arkivrutiner. 2.2 IT skal gjøre samhandlingen mellom kommunen og innbyggerne enklere Forventet resultat Internett- og intranettløsningen skal gi innbyggere og ansatte mulighet til raskt og effektivt å hente ut ønsket informasjon om kommunen. God internett- og intranettløsning skal sikre god og hurtig informasjonsformidling mellom alle ansatte. Nye og forbedrede teknologiske løsninger skal gjøre det mulig med bedre informasjonsutveksling og dialog mellom innbyggerne og de folkevalgte, og mellom administrasjonen og brukerne. Tiltak Kommunens Internett- og intranett-systemer skal være i kontinuerlig utvikling, og det skal gis opplæring i bruken av systemet. Det skal være tettest mulig integrasjon mellom intern og ekstern informasjon. All relevant informasjon gjøres tilgjengelig på kortest mulig tid. Interaktivitet i interne og eksterne informasjonsløsninger skal utvikles. Rutiner for informasjonsflyt mellom virksomhetsområdene og servicekontoret skal utvikles. Det skal skapes en felles forståelse for betydningen av god informasjonsflyt ut til innbyggerne. IKT-opplæring i skolen vektlegges. 5
2.3 Informasjon fra kommunen til innbyggerne skal gjøres tilgjengelig for folk flest mulige gjennom ulike informasjonskanaler Forventet resultat Tiltak Informasjonskanaler Innbyggerne skal være informert om kommunens virksomhet. Nettsidene skal ha høy leseroppslutning som følge av god tilgjengelighet og aktuelt innhold. Økt tilgjengelighet til organisasjonen gir økt muligheter for tilbakemeldinger fra innbyggerne. Informasjonskanalene skal inneholde tema/stoff som gir innbyggerne aktuell informasjon om administrative og politisk virksomhet, tjenestetilbud og planer som har betydning for lokalsamfunnet. Felles rutiner for annonsering av ledig stillinger og kunngjøringer benyttes. Infopakker rettet mot innflyttere utvikles. Ved større prosjekter utarbeides det egne informasjonsstrategier. Direkte kontakt med innbyggerne skjer i servicekontoret, i møtet mellom ansatte og innbyggere, i åpne møter, ute i de ulike virksomhetene osv. Kommunens hjemmesider skal være under stadig utvikling og i henhold til de retningslinjer norge.no setter for kommunale nettsider. Målet er en mer dialogpreget kommunikasjon. Skal være en raskt og presis informasjonsflyt. Tolga-Nytt distribueres to ganger i året til alle innbyggere og hytteeiere i Tolga kommune. Kommunen utgir årsmelding. 2.4 Åpne arenaer skal legge til rette for gjensidig informasjon og dialog mellom innbyggerne og Tolga kommune Forventet resultat Vi vil oppnå større deltakelse, interesse og engasjement i utviklingen av lokalsamfunnet. Gjennom engasjement og dialog blir innbyggere, politikere og administrasjon informert om utfordringer, problemstillinger og alternative løsninger. Åpne arenaer vil legge til rette for gjensidig informasjon og mulighet til innspill i en tidlig fase i saksbehandlingen, og det skapes grunnlag for de folkevalgte til å utføre sin ombudsrolle. Tiltak Årshjulet skal utvikles som et styringsverktøy der dialog med brukerne står sentralt. Det skal arrangeres folkemøter ved større saker, for eksempel store og gjennomgripende reguleringer og planer. Det gjennomføres jevnlige brukerundersøkelser. Det gjennomføres høringer. Forholdene legges til rette for interaktivitet mellom innbyggere, politikere og administrasjon via internett. Det gjennomføres årlige dialogmøter som en 6
del av budsjettarbeidet. 2.5 Intern informasjon skal være et viktig styringsverktøy for ledere på alle nivåer Forventet resultat God intern informasjon skal bidra til å skape en god bedriftskultur og etablere gode serviceholdninger innad i organisasjonen og ut mot innbyggerne. Alle ansatte skal ha tilgang til samme informasjon. Det skal skapes fellesskap og delaktighet, og overordnede mål for kommunens drift skal være kjent for alle. De ansatte skal arbeide mot felles mål og bidra til helhetlige løsninger. Tiltak Rutiner for intern informasjon skal utarbeides. Intern informasjon skal nå ut til alle arbeidstakere, uavhengig av tilgang til IT. Virksomhetsområdenes informasjonsarbeid skal beskrives i virksomhetsplan. Informasjonspakke til nytilsatte skal brukes aktivt av virksomhetsledere. Det avholdes introduksjonsdag for alle nytilsatte 1 gang pr. år. Årlig gjennomføres ansattes dag. Kommunens intranettløsning skal inneholde all relevant, oppdatert og aktuell informasjon. Ledere gir informasjon under faste avdelingsmøter, i medarbeidersamtaler og i møter med de tillitsvalgte. De skal være faste møter mellom administrasjonen og hovedtillitsvalgte. 2.6 Tolga kommune skal fremstå som en organisasjon med et tydelig og enhetlig budskap som viser mangfoldet av kommunens virksomhet, og med felles grafisk profil Forventet resultat Innbyggerne skal få bedre oversikt over det kommunen driver med, og den rollen den har i en større samfunnsmessig sammenheng. Innbyggerne skal kunne kjenne igjen den kommunale virksomheten og det kommunen står for på innpakningen. Tiltak Det skal utarbeides en felles grafisk profil som innlemmes som en naturlig del av alt som produseres. Annonserutiner utvikles i henhold til den grafiske profilen. 7
2.7 Tolga kommune skal ha en beredskapsplan som inneholder retningslinjer for kommunikasjon i krisesituasjoner. Forventet resultat Sikker kommunikasjon og informasjon i beredskaps-, krise- og risikosituasjoner er en forutsetning for å unngå informasjonskriser og situasjoner som kan forverre konsekvensene av krisesituasjon. Strategisk bruk av informasjon i beredskapsarbeidet og ved krisehåndtering skal motvirke negative konsekvenser. Tiltak Allmennheten skal få den nødvendige informasjon og kunnskap i krisesituasjoner. Kommunens beredskapsplan er styrende i ved håndtering av kriser. Det gjennomføres årlige øvelser i krisehåndtering. 8
3. Tiltaksplan Tiltaksplanen skal evalueres og revideres hvert 4 år. Dette gjøres for at planen skal justeres etter hvert som tiltakene blir gjennomført. 3.1 Tolga kommune skal aktivt bruke mediene for å få ut informasjon til innbyggerne Medieopplæring for alle Rådmann. 01.06.2012 og etter det ledere. kontinuerlig når nye ledere Det skal være fokus på å bevisstgjøre alle ansatte i betydningen av mediekontakt. Dette legges vekt på offensiv informasjon. Det utarbeides rutiner for jevnlige møter mellom kommuneledelsen og pressen. Det utarbeides gode arkivrutiner. Rådmann og virksomhetsledere begynner. Rådmann og virksomhetsledere Rådmann 01.06.2012. Arkivansvarlig. 01.04.2012. 3.2 IT skal gjøres samhandlingen mellom kommunen og innbyggerne enklere Kommunens Internett- og Web-ansvarlig. intranett-systemer i skal være i kontinuerlig utvikling, og et skal gis opplæring i bruken av systemet. Det skal være tettest mulig Servicekontoret og integrasjon mellom intern og ekstern informasjon. All relevant informasjon gjøres tilgjengelig på kortest mulig tid. virksomhetsledere. Interaktivitet i interne og eksterne informasjonsløsninger skal Web-ansvarlig. 01.06.2012. utvikles. Rutiner for informasjonsflyt mellom virksomhetsområdene og servicekontoret skal utvikles. Det skal skapes en felles forståelse forbetydningen av god informasjonsflyt ut til innbyggerne. IKT-opplæring i skolen vektlegges. Servicekontoret og virksomhetsledere. Rådmann og virksomhetsledere. Virksomhetsledere i skolene 01.04.2012. 9
3.3 Informasjon fra kommunen skal gjøres tilgjengelig for folk flest mulige gjennom ulike informasjonskanaler Direkte kontakt med Alle. innbyggerne skjer i servicekontoret, i møtet mellom ansatte og innbyggere, i åpne møter, ute i de ulike virksomhetene osv. Kommunens hjemmesider Web-ansvarlig. skal være under stadig utvikling og i henhold til de retningslinjer norge.no setter for kommunale nettsider. Målet er en mer dialogpreget kommunikasjon. Skal være en raskt og presis informasjonsflyt. Tolga-Nytt distribueres to Servicekontoret/Rådmann. Etter utgivelsesplan. ganger i året til alle innbyggere og hytteeiere i Tolga kommune. Kommunen utgir årsmelding. Servicekontoret/Rådmann. Etter utgivelsesplan. 3.4 Åpne arenaer skal legge til rette for gjensidig informasjon og dialog mellom innbyggerne og Tolga kommune Årshjulet skal utvikles som Rådmann/personalsjef/økonomisjef 31.12 hvert år. et styringsverktøy der dialog med brukerne står sentralt. Det skal arrangeres Rådmann og virksomhetsledere. Ved behov. folkemøter ved større saker, for eksempel store og gjennomgripende reguleringer og planer. Det gjennomføres jevnlige Rådmannens stab i samarbeid med Etter oppsatt plan. brukerundersøkelser. aktuelle virksomhetsledere. Det gjennomføres høringer. Rådmannens stab i samarbeid med Ved behov. aktuelle virksomhetsledere. Forholdene legges til rette Web-ansvarlig. for interaktivitet mellom innbyggere, politikere og administrasjon via internett. Det gjennomføres årlige dialogmøter som en del av budsjettarbeidet. Rådmann og virksomhetsledere. Innen 15.05 hvert år. 10
3.5 Intern informasjon skal være et viktig styringsverktøy for ledere på alle nivåer Rutiner for intern Rådmannens stab 01.04.2012. informasjon skal utarbeides. Kommunens intranettløsning skal inneholde all relevant, oppdatert og aktuell informasjon. Intern informasjon skal nå ut Virksomhetsledere. til alle arbeidstakere, uavhengig av tilgang til IT. Virksomhetsområdenes informasjonsarbeid skal beskrives i virksomhetsplan. Virksomhetsledere. 15.01 hvert år. Informasjonspakke til Servicekontoret/virksomhetsledere. nytilsatte skal brukes aktivt av virksomhetsledere. Det avholdes Personalsjef. Innen 30.11 hvert år. introduksjonsdag for alle nytilsatte 1 gang pr. år. Årlig gjennomføres ansattes Rådmann. Som start på året. dag. Ledere gir informasjon Rådmann/virksomhetsledere. under faste avdelingsmøter, i medarbeidersamtaler og i møter med de tillitsvalgte. De skal være faste møter mellom administrasjonen og hovedtillisvalgte. Rådmann. Etter oppsatt møteplan. 3.6 Tolga kommune skal fremstå som en organisasjon med et tydelig og enhetlig budskap som viser mangfoldet av kommunens virksomhet, og med felles grafisk profil Det skal utarbeides en felles Rådmann. 01.08.2012 grafisk profil som innlemmes som en naturlig del av alt som produseres. Annonserutiner utvikles i henhold til den grafiske profilen. Servicekontoret. 01.08.2012 11
3.7. Tolga kommune skal ha en beredskapsplan som inneholder retningslinjer for kommunikasjon i krisesituasjoner. Allmennheten skal få den Beredskapsansvarlig. nødvendige informasjon og kunnskap i krisesituasjoner. Kommunens beredskapsplan Rådmann. er styrende i ved håndtering av kriser. Det gjennomføres årlige øvelser i krisehåndtering. Rådmann Innen 01.10 årlig. 12