Endelig rapport etter undersøkelse av Lenvik kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Lenvik kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Postboks 602 9306 Finnsnes Organisasjonsnr: Tidsrom for undersøkelsen: 18. og 19. april 2012 Kontaktperson i kommunen: Harald Bjørhusdal Fra Statens kartverk: Anders Fekjær, leder John Thomas Aalstad Undersøkelsen omfattet følgende emner: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater, det ble levert 3 avvik: -Kommunen foretar ikke registrering av de som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. -I en gjennomgang av 4 utlånte grensejusteringssaker, så mangler det arealregnskap i 3 og verdivurdering i 2 av disse. -Kommunen overholder ikke tidsfrister i rettingssaker Statens kartverk gav 2 merknader under undersøkelsen. - Samordning mellom hhv. plan- og bygningsloven og matrikkelloven er basert på rutiner som i liten grad er skriftlige. -kommunens geodataavdeling er svakt bemannet for tilfellet av langtidsfravær. Utarbeidet dato: 25. mai 2012 Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Matrikkelavdelingen
2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Lenvik kommune i perioden 18. 19. april 2012. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Lenvik kommune: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. - AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av matrikkelloven eller matrikkelforskriften - MERKNAD defineres som et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Utlevering av matrikkelinformasjon manglende registrering Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentarer: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren informeres om at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Viser for øvrig til Kartverkets retningslinje for utlevering av matrikkelinformasjon 12. april 2011. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av de som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. AVVIK 2 2 av kravene til dokumentasjon ved føring av grensejustering er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 16 matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav b og d. Kommentar: Det er gjenomgått 4 grensejusteringssaker. Dokumentasjonen skal omfatte arealregnskap og verdianslag som viser at det ikke er justert grenser i strid med regelverket. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 4 utlånte saker, så mangler det arealregnskap i 3 og verdivurdering i 2 av disse. Denne praksisen blir bekreftet under intervjuet. Ved gjennomgang av kommunens
5 rutinebeskrivelse for grensejustering finner vi at det skal gjøres kontroll av arealregnskap og verdivurdering, men rutinebeskrivelsen mangler krav om dokumentasjon av dette. AVVIK 3 Kommunen overholder ikke tidsfrister i rettingssaker Avvik fra: Matrikkellovens 22 syvende ledd, 26 tredje ledd og matrikkelforskriftens 19 første ledd. Kommentar: I matrikkellovens 22 syvende ledd er det innført hjemmel for å fastsette tidsfrister for gjennomføring av saker etter matrikkelloven. 26 tredje ledd regulerer behandlingen av rettingssaker som er fremsatt på begjæring av en part. I matrikkelforskriftens 19 første ledd er det fastsatt en frist på 6 uker for rettingssaker som ikke krever oppmålingsforretning. Avviket bygger på følgende observasjoner. Under intervjuene ble det avdekket at kommunen har ca 80 rettingssaker liggende hvor tidsfristen er utløpt. Under intervjuet ble dette begrunnet med for lite bemanning i forhold til antallet oppgaver på fagområdet Geodata 5. Merknader Det ble gitt følgende merknader: MERKNAD 1 Samordning mellom hhv. plan- og bygningsloven og matrikkelloven er basert på rutiner som i liten grad er skriftlige. Kommentar: Saksflyt mellom PBL og matrikkellovforvaltning fungerer godt i dagens situasjon på grunn av sittende fagleders kompetanse og engasjement. Men mangel på skriftlige rutiner her kan føre til avvik for tilfellet av nyansettelser eller langtidsfravær. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innen dette området mangler skriftelige rutiner. MERKNAD 2 Ressurssituasjonen og beredskap ved fravær kommunens geodataavdeling er svakt bemannet for tilfellet av langtidsfravær Kommentar: Når kommunen bare har få personer som håndterer matrikkellovsaker internt i kommunen, blir organisasjonen svært sårbar ved et langtidsfravær. Det er ingen overlapp i kommunen. Ressurssituasjonen virker også begrensende på mulighetene for å delta på etterutdanningstilbud.
6 Merknaden bygger på følgende observasjon: Intervjuene avdekket at det er kun en person som utfører oppmålingsforretninger, fører matrikkelenhet og adresser. Og det er kun en som fører bygningsinformasjon i matrikkelen. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført pr. telefon og gjenom epostutveksling. ------------------------------ Intervjuer 18. april 2012 4 personer ble intervjuet. ------------------------------ Sluttmøte 19. april 2012 Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7
8
9
10
11
12 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Siste årsrapport for Lenvik kommune 4. Kommuneplan for Lenvik kommune 5. Organisasjonskart for Lenvik kommune 6. Delegasjonsreglement 7. Rutinebeskrivelse for saksbehandling av grensejusteringssaker 8. Rutinebeskrivelse for føring av bygningsopplysninger 9. Dokumentasjon for sikring av matrikkelens troverdighet ved føring av bygningsinformasjon 10. Rutinebeskrivelse for adressetildeling 11. Rutinebeskrivelse for føring av matrikkelen uten fullført oppmålingsforretning 12. Rutinebeskrivelse for krav om retting av eiendomsopplysninger 13. Beskrivelse av praktisering av krav om innsyn i eller utlevering av matrikkelopplysninger 14. Oversikt over grensejusteringssaker 2011 og 2012
13 15. Oversikt over ikke fullførte oppmålingsforretninger 16. Dokumentasjon av internkontrollsystemet 17. Rutinebeskrivelse e-skatt 18. Rutinebeskrivelse, samlet 19. Utlånte grensejusteringssaker: - Gnr. 44, bnr. 886 og 956 - Gnr. 25, bnr. 12 og 15 - Gnr. 42, bnr. 7 og bnr 172 - Gnr. 44, bnr. 648 og 750
14 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Lenvik kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Geir Fredriksen Kommunalsjef, repr. Rådmann X X X Asle Bogen Leder for plan- og utvikling X X X Harald Bjørhusdal Fagleder oppmåling og geodata X X X Birgit Meyer Ingeniør, fører bygningsoppl. X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok John Thomas Aalstad og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.