KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/13 Møtedato: 07.03.2013 Tid: kl 10.00 kl 14.15 Møtested: Kommunestyresalen, Sunndal rådhus Sak nr: 01/13 08/13 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Trond M. Hansen Riise, leder (V) Odd-Helge Gravem, nestleder (Ap) Erling Rød (Frp) (fratrådte møtet under behandling av sak 04/13 ) Ingebjørg Solbakk (H) Marit Hafsås (Ap) Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Svein Roger Lie, prosjektleder 3S Prosjekt AS (under sak 04/13) Jan Erik Holthe, eiendomssjef (under sak 04/13) Kari Korsnes, helsesjef (under sak 08/13) Gunnar Olav Furu, plansjef (under sak 08/13) Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 5. DESEMBER 2012 PS 02/13 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/13 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2012 PS 04/13 SUNNDAL UNGDOMS- OG KULTURSKOLE. BYGGEREGNSKAP PS 05/13 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2012 PS 06/13 MØTEPLAN FOR 2013 PS 07/13 PS 08/13 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 9
PS 01/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 5. DESEMBER 2012 Protokollen fra møte 5. desember 2012 godkjennes. Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 02/13 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: Orienteringssaker: OS 01/13 Orientering om sammenslåing med andre revisjonsenheter i fylket skriv fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R, datert 11. februar 2013 OS 02/13 Styreprotokoll Sunndal Energi KF fra møte 22.11.2012, 13.12.2012 og 14.02.2013 OS 03/13 Protokoll fra styremøte i NIR nr 5/2012 og nr. 1/2013 OS 04/13 OS 05/13 Årsrapport og regnskap for 2012 Skatteoppkreveren i Sunndal kommune Kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Sunndal kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert 15.02.2013 Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 03/13 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2012 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 tas til etterretning. Utvalget gjennomgikk årsmeldingen. Det fremkom ingen merknader og forslag til endring av utkast til årsmelding. Side 2 av 9
Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 04/13 SUNNDAL UNGDOMS- OG KULTURSKOLE. BYGGEREGNSKAP Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte 07.03.2013 i sak 04/13 behandlet byggeregnskapet til Sunndal ungdoms- og kulturskole. Grunnlaget for behandlingen har vært sluttrapport med oversikt over byggekostnader, datert 29.10.2012 og uttale fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, datert 25.02.2013. I tillegg har revisjonen supplert utvalget med muntlig informasjon om byggeregnskapet. Prosjektet Sunndal ungdoms- og kulturskole hadde en endelig budsjettramme på kr 181 350 000,-, mens sluttregnskapet viser en totalkostnad på kr 181 080 684.-. Dette tilsvarer et mindreforbruk på kr 269 316.- i forhold til endelig budsjett. Det er avsatt et beløp på kr 258 710.- for avslutning av prosjektet. Regnskapet viser et avvik på kr 10 606.- mellom kommuneregnskapet (Agresso) og byggeregnskapet som fremkommer i sluttrapporten. Prosjektet var vedtatt finansiert med låneopptak, tilskudd og spillemidler. Byggeprosessen ble påbegynt sommeren 2007 og ble ferdigstilt i mai 2010. Garantibefaring og utomhusarbeid var ferdig i juni 2011. Byggeregnskap skal normalt legges fram til politisk behandling innen et år etter at prosjektet er ferdig. Kontrollutvalget vil bemerke at det har gått lang tid fra prosjektet var ferdig til regnskapet legges fram. Revisor har konkludert med at byggeregnskapet for Sunndal ungdoms- og kulturskole er avlagt i samsvar med god kommunal regnskapsskikk og kan godkjennes. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og uttalelsen fra revisjonen, datert 25. februar 2013, har ikke kontrollutvalget merknader til byggeregnskapet for Sunndal ungdoms- og kulturskole. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne byggeregnskapet slik det er avlagt. Kontrollutvalget viser til kommunestyrets sak 84/2012 Reklamasjonsarbeider flerbrukshall ved Sunndal ungdoms- og kulturskole og ber kommunestyret følge opp saken. Utvalgsmedlem Erling Rød, som leder av byggekomiteen for Sunndal ungdoms- og kulturskole, meldte seg inhabil og fratrådte møtet under behandling av denne saken. Prosjektleder Svein Roger Lie fra firma 3S Prosjekt AS orienterte om bakgrunnen for byggeprosjektet og redegjorde for byggeprosessen, supplert av eiendomssjef Jan Erik Holthe. Holthe orienterte kontrollutvalget om uenigheten med firma Brødrene Røsand AS om utbedring av gulvet i flerbrukshallen. Dersom det tar lang tid før godkjenning av flerbrukshallen foreligger, kan det få økonomiske konsekvenser for prosjektet. Det ble fremsatt følgende forslag til tilføyelse i uttalelsen som skal oversendes kommunestyret: Side 3 av 9
Kontrollutvalget viser til kommunestyrets sak 84/2012 Reklamasjonsarbeider flerbrukshall ved Sunndal ungdoms- og kulturskole og ber kommunestyret følge opp. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretærens innstilling Kontrollutvalget har i møte 07.03.2013 i sak 04/13 behandlet byggeregnskapet til Sunndal ungdoms- og kulturskole. Grunnlaget for behandlingen har vært sluttrapport med oversikt over byggekostnader, datert 29.10.2012 og uttale fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, datert 25.02.2013. I tillegg har revisjonen supplert utvalget med muntlig informasjon om byggeregnskapet. Prosjektet Sunndal ungdoms- og kulturskole hadde en endelig budsjettramme på kr 181 350 000,-, mens sluttregnskapet viser en totalkostnad på kr 181 080 684.-. Dette tilsvarer et mindreforbruk på kr 269 316.- i forhold til endelig budsjett. Det er avsatt et beløp på kr 258 710.- for avslutning av prosjektet. Regnskapet viser et avvik på kr 10 606.- mellom kommuneregnskapet (Agresso) og byggeregnskapet som fremkommer i sluttrapporten. Prosjektet var vedtatt finansiert med låneopptak, tilskudd og spillemidler. Byggeprosessen ble påbegynt sommeren 2007 og ble ferdigstilt i mai 2010. Garantibefaring og utomhusarbeid var ferdig i juni 2011. Byggeregnskap skal normalt legges fram til politisk behandling innen et år etter at prosjektet er ferdig. Kontrollutvalget vil bemerke at det har gått lang tid fra prosjektet var ferdig til regnskapet legges fram. Revisor har konkludert med at byggeregnskapet for Sunndal ungdoms- og kulturskole er avlagt i samsvar med god kommunal regnskapsskikk og kan godkjennes. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og uttalelsen fra revisjonen, datert 25. februar 2013, har ikke kontrollutvalget merknader til byggeregnskapet for Sunndal ungdoms- og kulturskole. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne byggeregnskapet slik det er avlagt. PS 05/13 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2012 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2012 til orientering. Utvalgsmedlem Erling Rød tiltrådte møtet. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen orienterte om rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer vedr. uavklarte forhold. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) Side 4 av 9
PS 06/13 MØTEPLAN FOR 2013 Følgende møteplan for 2013 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling 10 07.03 1/13 Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 Byggeregnskap Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2012 Møteplan for 2013 16 17.04 2/13 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2012 for Sunndal kommune Sunndal Energi KF Revisjonsberetning 25 18.06 3/13 Økonomirapport 1.tertial 2013 Virksomhetsbesøk / alt. orientering fra enhetsleder? 40 01.10 4/13 Økonomirapport 2. tertial 2013 Revisjonsplan for revisjonsåret 2013 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2013 Resultat av forvaltningsrevisjon 49 04.12 5/13 Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Sekretær orienterte og gjennomgikk møteplanen. Foreslått dato for møte nr 2/13 «kolliderer» med styremøte i Sunndal Energi KF og ble av den grunn endret fra 16. april til 17. april. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretærens innstilling Følgende møteplan for 2013 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling 10 07.03 1/13 Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 Byggeregnskap Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2012 Møteplan for 2013 16 16.04 2/13 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2012 for Sunndal kommune Sunndal Energi KF Revisjonsberetning Side 5 av 9
25 18.06 3/13 Økonomirapport 1.tertial 2013 Virksomhetsbesøk / alt. orientering fra enhetsleder? 40 01.10 4/13 Økonomirapport 2. tertial 2013 Revisjonsplan for revisjonsåret 2013 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2013 Resultat av forvaltningsrevisjon 49 04.12 5/13 Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. PS 08/13 OPPFØLGINGSLISTE Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: Eierskapsmelding Utarbeidelse av Eierskapsmelding for Sunndal kommune var forventet å være klar for politisk behandling i løpet av 1. halvår 2011. Saken ble overført fra oppfølgingslisten for 2010 til 2011. Kontrollutvalget ble informert av kommunens administrasjon at eierskapsmeldingen ville bli lagt fram til politisk behandling innen utgangen av 2011. Eierskapsmelding for Sunndal kommune, del I er utarbeidet og ble vedtatt av kommunestyret 20.06.2012 i sak 54/12. Det var lagt opp til en to-trinns behandling av Eierskapsmeldingen hvor det i neste trinn skal gjennomgå selskapsdelen og komme med innstilling til kommunens eierstrategier i selskapene. Kommunestyret vedtok at det skulle oppnevnes en komité for det videre arbeid med selskapsdelen i eierskapsmeldingen. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen til første møte i 2013 om status i arbeidet med meldingens del II. Saken ble oppført på oppfølgingslisten i 2010 og videreføres fra oppfølgingslisten for 2012 til oppfølgingslisten for 2013. Forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Sunndal kommune - oppfølging Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Sunndal kommune i møte 02.11.2011 i sak 33/11. Videre ble den behandlet av kommunestyret 09.11.2011 i sak 85/11. Oppfølging av rapporten var ventet skulle skje i siste halvdel av 2012. Sunndal kommune ble ikke ferdig med sitt oppfølgingsarbeid innen fristen. Det var forventet at saken ville bli lagt fram for kontrollutvalget til første møte i 2013. Saken overføres til oppfølgingslisten for 2013. Oppfølging av Sunndal kommunes overholdelse av regelverket for offentlige anskaffelser Sunndal kommune har foretatt enkelte anskaffelser hvor det er blitt stilt spørsmål ved anskaffelsesprosessen. Kontrollutvalget ønsker derfor en videre oppfølging av kommunens overholdelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget ønsker å få en statusrapport til første møte i 2013. Saken overføres til oppfølgingslisten for 2013. Innføring av et helhetlig internkontrollsystem i Sunndal kommune Flere av kommunens tjenestesteder har egne internkontrollsystem og avviksrapportering, men kommunen mangler et helhetlig system for internkontroll og avviksrapportering. Det er innført et eget internkontrollsystem for rådhuset. Dette systemet skal etableres hos de øvrige avdelingene i kommunen. Det arbeides også med å få etablert et digitalt system for internkontroll og kvalitetssikring av tjenestene. Kontrollutvalget vil be om en ny statusrapport våren 2013. Saken overføres til oppfølgingslisten for 2013. Side 6 av 9
Beredskapsplan for Sunndal kommune Kommunal beredskapsplikt ble lovfestet i 2010. Kommunene plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Det er ansatt en person i 50 % stilling som skal utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Det er også foretatt en gjennomgang av kommunens beredskapsplan. Kontrollutvalget vil be om en ny status rapport våren 2013. Saken overføres til oppfølgingslisten for 2013. Interkommunal barnevernstjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll Fra 01.01.2011 ble det etablert et interkommunalt samarbeid om barnevernstjenesten i kommunene Nesset, Sunndal og Tingvoll. Sunndal kommune ble valgt som vertskommune for samarbeidet. Det forelå en statusrapport etter første års drift av samarbeidet som viser at tjenesten har hatt store utfordringer med å fungere etter intensjonen. Kontrollutvalget har høsten 2012 blitt orientert om at situasjonen for den interkommunale barneverntjenesten er bedret. Samtlige stillinger ville snart være besatt og sykefraværet hadde gått ned. Det skal foretas en ekstern evaluering av det interkommunale samarbeidet i 2013. Kontrollutvalget setter saken fortsatt under observasjon og vil be om en ny rapport høsten 2013. Saken overføres til oppfølgingslisten for 2013. Administrative rutiner Sunndal kommune benytter ephorte som kommunens saks-/arkivsystem. Kontrollutvalget har ved flere anledninger drøftet kommunens rutiner for post og arkivering. Utvalget har i den anledning gitt uttrykk for at de ønsker en orientering om post- og arkiveringsrutinene i Sunndal kommune. Kontrollutvalget har tidligere hatt denne saken på oppfølgingslisten og fikk i den anledning en orientering om rutinene av arkivleder og rådmann i kontrollutvalgets møte i april 2010. Kontrollutvalget ønsker på nytt informasjon fra administrasjonen om kommunens rutiner på dette området. Saken overføres til oppfølgingslisten for 2013. Økonomisituasjonen for Sunndal Kulturfestival AS Kontrollutvalget behandlet i møte 22.10.2012 i sak 27/12 økonomisituasjonen for Sunndal Kulturfestival AS. Sunndal kommunestyre behandlet søknad fra Sunndal Kulturfestival AS om ny egenkapital i møte 07.11.2012 i sak 103/12. Det ble vedtatt å styrke egenkapitalen i selskapet med kr 200 000,-. På bakgrunn av vedtak i kommunestyre i sak 103/12 og rådmannens orientering til kontrollutvalget i møte 22.10.2012 ønsker kontrollutvalget at ordfører og rådmann kommer i kontrollutvalgets første møte i 2013 og gir en statusrapport om situasjonen for Sunndal Kulturfestival AS. Saken overføres til oppfølgingslisten for 2013. Dørumtomta i Sunndal Det har vært forhandlinger mellom Sunndal kommune og utbyggerne på Dørumtomta om en parkeringskjeller. Det skal dannes et aksjeselskap Sunndal Parkering AS hvor det vurderes om Sunndal kommune skal gå inn med en eierandel på 50 %. Den andre aksjonæren er Utbyggeren AS som eies av Coop og Amfigruppen. Kontrollutvalget ønsker å følge med slik at denne saken blir tilstrekkelig belyst. Saken overføres til oppfølgingslisten for 2013. Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) Side 7 av 9
PS 08/13 EVENTUELT Anmodning til kontrollutvalget Kontrollutvalget har fått en henvendelse fra en av kommunens innbyggere med anmodning om å gjennomgå saksbehandling og kommunens handtering av følgende saker: Ny ambulansestasjon på Sunndalsøra ØP sak 3/13, 22.01.2013 Lokalisering av nye omsorgsboliger i sentrum K sak 101/12, 07.11.2012 Sekretæren delte ut kopi av brevet til kontrollutvalgets medlemmer i møtet. Ny ambulansestasjon på Sunndalsøra: Utvalgsmedlem Erling Rød er styremedlem i Sunndal Næringseiendom AS meldte seg inhabil til å drøfte saken og fratrådte møtet. Leder innledet og viste til brevet til kontrollutvalget som stilte spørsmål til vedtaket i ØP sak 3/13 vedr. plassering av ny ambulansestasjon og bruk av næringsfondet ved tildeling av tilskudd. Plansjef Gunnar Olav Furu redegjorde for det prinsipielle i saken og viste til at det var et sterkt politisk ønske om å ha ambulansestasjonen i sentrum. Kontrollutvalget hadde en grundig drøfting av saken og stilte spørsmål til plansjefen. Kontrollutvalgene konkluderte med at de tok orienteringen fra plansjefen til etterretning. Utvalget vil komme tilbake til saken i sitt møte 17.04.2013. Lokalisering av nye omsorgsboliger i sentrum: Erling Rød tiltrådte møtet. Leder viste til de spørsmål som fremgikk av brevet vedr. denne saken og kommunestyrets vedtak i K sak 101/12. Etter en drøfting av saken konkluderte utvalget at dette ikke var noen sak for kontrollutvalget og anbefaler brevskriveren om å stille skriftlig spørsmål til ordføreren i et kommunestyremøte. Brevskriveren vil få et skriftlig svar om kontrollutvalgets konklusjoner i sakene. Kommunale vedtekter til bygningsloven og Amfi Sunndal I kommunestyremøtet 06.02.2013 ble det fra Sunndal Frp lagt fram spørsmål til ordføreren om hvorfor Sunndal kommune, i strid med kommunale vedtekter, gir Amfi Sunndal fri parkering mens andre huseiere må koste parkeringen selv. Spørsmålet er om de som har eiendom i sentrum og som må holde seg med parkeringsarealer, likebehandles av Sunndal kommune. Plansjef Gunnar Olav Furu orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget konkluderte følgende i saken: Kontrollutvalget ber revisjonen vurdere om det er grunnlag for å gjennomføre en forvaltningsrevisjon i forhold til Sunndal kommune sin praktisering av det vedtatte planverk og gebyrsatser knyttet til: a) parkering i sentrum, b) reguleringsplaner, c) gebyr i byggesaker. Side 8 av 9
En ber særlig om at følgende forhold belyses: 1. Om ulike næringsaktører behandles likt. 2. Om Sunndal kommune har blitt påført tap fordi plan- og forskrifter har blitt praktisert «sovende». 3. Hvor og når beslutningen om at kommunens vedtekter fra 1993 skal være såkalt «sovende». Saken bes lagt fram i kontrollutvalgets møte 17.04.2013. Protokolleringen er enstemmig. Tildeling av hjemmel ny fastlege - plassering Hvilken prosedyre bør Sunndal kommune benytte ved tildeling av en ny fastlegehjemmel, og spesielt plasseringen av denne? Skal den plasseres ved Sunndal lege- og helsesenter eller Sunndal Medisinske senter? Saken om tildeling av ny fastlegehjemmel har skapt strid mellom de to legesentrene i Sunndal. Helsesjef Kari Korsnes ga en grundig og god redegjørelse for striden som har oppstått mellom de to legesentrene på Sunndalsøra i forbindelse med tildeling av ny fastlegehjemmel. Helsesjefen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget og delte ut et notat om Eierforhold ved Sunndal legesenter DA. Leder takket helsesjefen for orienteringen. Kontrollutvalget konkluderte med at de vil følge saken og ta den opp på sitt møte 17.04.2013. Trond M. Hansen Riise Odd-Helge Gravem Erling Rød leder nestleder Ingebjørg Solbakk Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 9 av 9