Saknr. 16/15508-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland Forvaltningsrevisjonsrapporten "Forvaltning av eierinteresser/-styring" i Hedmark fylkeskommune Kontrollutvalgets innstilling til vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Forvaltning av eierinteresser/-styring" til orientering, og merker seg at revisor vurderer at eierskapsforvaltningen i Hedmark fylkeskommune i hovedsak fungerer bra. 2. Med henvisning til anbefalingene i rapporten forventer fylkestinget at fylkesrådet vurderer: a. Hvordan man i større grad kan gi konkrete tilbakemeldinger til eierrepresentanter for hvordan de skal opptre i vervet sitt. b. Om det er hensiktsmessig å i større grad ta initiativ til gjennomføring av eiermøter i selskaper som vurderes som strategisk viktige for fylkeskommunen. c. Hvordan man kan sikre at de ansatte som har styreverv deltar på den delen av folkevalgtopplæringen som er relevant. d. Behovet for egne rutiner/retningslinjer for kompetansevurdering i forbindelse med utvelgelse av styrerepresentanter. e. Om begrunnelsene for utnevnelser av styremedlemmer/styreledere kan synliggjøres i større grad. For eksempel ved at de dokumenteres. f. Om utførte habilitetsvurderinger kan bli bedre kommunisert ut til aktuelle person 3. Fylkestinget ber fylkesrådet om å gi kontrollutvalget en tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene innen den 1.2.2017.
Vedlegg: - Saksprotokoll sak 11/16 fra møte i Kontrollutvalget 30.08.2016 - Rapport utarbeidet av Hedmark revisjon IKS - Forvaltning av eierskap og -styring. Hamar, 05.09.2016 Dette dokumentet er elektronisk godkjent.
Saksutredning Forvaltningsrevisjonsrapporten "Forvaltning av eierinteresser/-styring" i Hedmark fylkeskommune Innledning og bakgrunn Våren 2015 gjennomgikk kontrollutvalget sak (sak 13/15) om evaluering av gjennomførte revisjoner og foranalyser. Utvalget vedtok da å bestille oppdatert foranalyse samt prosjektplan om fylkeskommunens forvaltning av eierinteresser. Foranalyse og prosjektplan ble presentert den 9.6.2015 og utvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon "Forvaltning av eierinteresser/-styring" basert på presentert foranalyse og prosjektplan fra Hedmark Revisjon IKS. 2. Innspill gitt i møtet tas med i det videre arbeidet. Høsten 2015 ble det valgt nytt kontrollutvalg. Det nye utvalget skal jobbe med overordnet analyse for selskapskontroll med påfølgende plan for selskapskontroll for den kommende fireårsperioden. Det ble i bestilling vurdert at en slik overordnet gjennomgang av fylkeskommunens eierskap kunne være et nyttig utgangspunkt for dette arbeidet. I tillegg ble det vurdert som nyttig for det nye fylkestinget å få presentert en slik rapport ganske tidlig i perioden for å bevisstgjøre den rollen fylkeskommunen også har som medeier eller eier av selskap. Følgende problemstillinger lå til grunn for rapporten: 1. I hvilken grad har fylkestingets vedtak knyttet til eierskap blitt fulgt opp, og har fylkestinget mottatt rapportering om oppfølging? 2. Hvilke rutiner er etablert for kommunikasjon mellom selskap, eiersekretariat, eierrepresentant, fylkesråd og fylkestinget? a. Etterleves rutinene i praksis? b. Er det rom for forbedringer i rutiner og/eller praksis? 3. I hvilken grad opplever fylkeskommunens eierrepresentanter og styrerepresentanter at de har fått nødvendig opplæring, henholdsvis i eierstyring knyttet til ulike selskapsformer og styrearbeid? 4. I hvilken grad kombineres rollen som folkevalgt og/eller ansatt med rollen som styreleder/styremedlem i selskaper hvor fylkeskommunen er eier (kartleggende og beskrivende problemstilling)? Hedmark revisjon IKS (heretter kalt revisjonen) har ferdigstilt rapporten og stiller i kontrollutvalgsmøtet hvor rapporten blir presentert. Saksopplysninger og fakta
Forvaltningsrevisjonen er gjennomført ved bruk av dokumentstudier, intervjuer og spørreskjemaundersøkelser. Stiftelser og foretaket Hedmark Trafikk FKF er holdt utenfor rapporten. Problemstilling 1 omhandler i hvilken grad fylkestingets vedtak knyttet til eierskap blir fulgt opp og om fylkestinget får rapportering om oppfølgingen. Gjennomgangen til revisjonen viser at det er få vedtak fra fylkestinget som omhandler dette. Det er to prinsipielt viktige saker. Den første er en sak fra 2008 som bestilte årlige eierberetninger og den andre omhandler opprettelsen av eiersekretariatet i 2012. De resterende sakene som er fattet gjelder i stor grad oppnevning av styrerepresentanter/-medlemmer og liknende. I forkant av hvert fylkesting blir det utarbeidet tabeller som viser oppfølging av politiske vedtak. Status på oppfølgingen angis til å være enten utført, under arbeid eller ikke utført. Etter hvert som vedtakene er fulgt opp, så tas de ut av tabellen. Revisor vurderer dette som en oversiktlig og effektiv måte å holde oversikt over vedtak og oppfølging, og dermed som god nok. Problemstilling 2 omhandler kommunikasjon mellom de ulike aktørene (selskap, eiersekretariat, eierrepresentant, fylkesråd og fylkestinget), om det var etablert rutiner, om de etterleves og om det er rom for forbedringer. Revisor har funnet at det er mange gode rutiner som skal sikre en god kommunikasjon mellom selskapene og Hedmark fylkeskommune ved eiersekretariatet. Fylkestinget har vedtatt at det ønsker en årlig eierskapsmelding, denne gir mye relevant informasjon både om bakgrunnen for selskapsformen og om det enkelte selskapet. Eiersekretariatet sørger for at det alltid møter noen fra fylkeskommunen på generalforsamlinger, samt at innkallinger og sakspapirer videreformidles. Spørreundersøkelsen som ble gjennomført hadde flere spørsmål knyttet til denne problemstillingen. Revisor skriver at "Oppsummert viser funnene fra spørreundersøkelsen at kommunikasjonen mellom selskap og eier oppfattes som i hovedsak fungerende, og at rutinene er kjent. Det er en større usikkerhet knyttet til hvordan en skal opptre som eierrepresentant og til dels om man har et klart mandat bak seg ved beslutningstaking." Problemstilling 3 omhandler i hvilken grad fylkeskommunens eierrepresentanter og styrerepresentanter opplever at de hadde fått nødvendig opplæring. Opprinnelig ville utvalget her se på opplæring både til styremedlemmer og eierrepresentanter. Disse to har for øvrig noe ulike roller, og det er kun eierrepresentanter som utøver eierstyring. Styrerepresentantene skal jobbe for selskapets beste og har et mer personlig ansvar da de er personlig valgt. Spørreundersøkelsen inneholdt også spørsmål som kan knyttes til denne problemstillingen. Undersøkelsen viser at folkevalgtopplæringen inneholdt en bolk om eierskap, selskapsformer og rolleforståelse, som de fleste da har mottatt og var fornøyde med. Denne opplæringen er for øvrig en generell opplæring som ikke retter seg spesielt mot det behovet det aktuelle selskapet har. Det er ellers ingen klare rutiner som tydeliggjør om styrets medlemmer eller styreleder har den nødvendige kompetansen.
Problemstilling 4 omhandler i hvilken grad kombineres rollen som folkevalgt og/eller ansatt med rollen som styreleder/styremedlem i selskaper hvor fylkeskommunen er eier. Her er det vurdert fra revisor at habilitet bør være grundig vurdert ved utnevnelse av nye representanter. Undersøkelsen viser at det ikke er mange politikere som kombinerer rollen som styremedlemmer/styreledere med det å være folkevalgt. Hvorvidt habiliteten er grundig vurdert i forkant, er noe usikkert. Ifølge spørreundersøkelsen svarte omtrent halvparten at det hadde blitt foretatt en slik vurdering i forkant. Da det er fylkeskommunen som foretar denne vurderingen, kan den allikevel ha blitt gjort uten at den det gjelder er klar over de vurderinger som er gjort. Av ansatte med styreverv, så er det flere av de som har fremtredende stillinger i fylkeskommunen, blant annet to fylkessjefer og en assisterende fylkesdirektør. Selskapene disse sitter i vurderes for øvrig som selskaper hvor det er lite sannsynlig at det kan bli konflikter i forhold til habilitet. Anbefalinger fra revisjonen Ut fra konklusjonene og de vurderinger som revisor har gjort, anbefaler revisor at fylkeskommunen bør vurdere: Hvordan man i større grad kan gi konkrete tilbakemeldinger til eierrepresentanter for hvordan de skal opptre i vervet sitt. Om det er hensiktsmessig å i større grad ta initiativ til gjennomføring av eiermøter i selskaper som vurderes som strategisk viktige for fylkeskommunen. Hvordan man kan sikre at de ansatte som har styreverv deltar på den delen av folkevalgtopplæringen som er relevant. Behovet for egne rutiner/retningslinjer for kompetansevurdering i forbindelse med utvelgelse av styrerepresentanter. Om begrunnelsene for utnevnelser av styremedlemmer/styreledere kan synliggjøres i større grad. For eksempel ved at de dokumenteres. Om utførte habilitetsvurderinger kan bli bedre kommunisert ut til aktuelle person. Vurderinger Sekretariatet mener Hedmark Revisjon IKS har levert en god rapport som svarer på de problemstillingene som ble stilt. Rapporten oppleves som lettlest og godt oppbygd, og bør ha stor nytteverdi for både politisk nivå og administrasjon. Fylkesrådet oppsummerer i sitt høringssvar at "revisor har gitt en grei sammenfatning av Hedmark fylkeskommunes rutiner og system for forvaltning av eierinteresser og eierstyring." I forhold til overordnet analyse for selskapskontroll, er denne revisjonen et godt utgangspunkt. Den gir en god pekepinn på utøvelsen av eierskap. Det er funnet noen avvik i forhold til anbefalinger gitt av KS, men det er også funnet at det er mye som fungerer bra. Eierskapssekretariatet er tillagt konkrete oppgaver, og er et viktig organ for at eierskapet til fylkeskommunen skal fungere best mulig. Oppgavene ser i det store ut til å bli fulgt opp. Hedmark fylkeskommune har årlige eiermeldinger og har hatt dette siden 2008. Eiermeldingene ser ut til å
være gode og informative. Disse gir relevant informasjon og god oversikt for fylkestinget om fylkeskommunens eierskap. Revisjonen har også vist at det finnes rutiner for å videreformidle innkallinger og sakspapirer til aktuelle aktører i fylkeskommunen. Den gjennomførte spørreundersøkelsen tyder på at ikke alle eierskapsrepresentantene er helt sikre på at de har fått informasjon om hvordan de skal opptre som eierrepresentant. Eierrepresentantene opptrer på vegne av fylkestinget og har en litt annen rolle enn de som er styremedlemmer i selskaper. Det er for øvrig få svar å basere seg på i spørreundersøkelsen (under 50% deltagelse), men den viser allikevel at de som deltok var litt usikre. Fylkesrådet sier i sitt høringssvar at de tilstreber å ha kontakt med eierrepresentantene i forkant av representantskapsmøter dersom det er saker som tilsier at det er behov for avklaringer. Dette kan forstås som at eierrepresentantene får føringer ved behov. Når det gjelder eiermøter i selskaper som er strategisk viktige for fylkeskommunen, mener revisor at det kan vurderes om fylkeskommunen i større grad bør ta initiativ til dette. Fylkesrådet sin tilbakemelding gir ytterligere informasjon til dette punktet og sier at "dette gjennomføres i de tilfeller det blir vurdert som naturlig og nødvendig". Sekretariatet tolker dette som at det gjøres en vurdering, men at denne vurderingen muligens ikke er lett tilgjengelig da det ikke er faste rutiner for dette. Sekretariatet vil påpeke et aspekt som kontrollutvalget kan ta med seg i arbeidet med overordnet analyse for selskapskontroll, nemlig selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet etikk, menneskerettigheter osv. Nasjonalt har det vært flere eksempler på at offentlige eierskap ikke har vært tydelige nok på sin rolle som samfunnsaktør og viktigheten av åpenhet og etikk. Våren 2015 var det blant annet en del presseoppslag i forbindelse med at DNB hadde hjulpet kunder med å opprette selskaper i skatteparadis. Stortinget fikk i den forbindelse en del kritikk for ikke å ha passet bedre på etikken i statseide selskap. Det kan være nyttig å ha dette med seg i vurderingene også rundt fylkeskommunens eierskap, spesielt etikk og samfunnsansvar. Revisjonsrapporten omtaler ikke dette spesielt, men det var heller ikke definert i problemstillingene. I eiermeldingen 2014 til fylkeskommunen er dette for øvrig omtalt. Revisor oppsummerer med seks anbefalinger til fylkeskommunen. Noen av disse er allerede delvis besvart i høringsuttalelsen, men revisor har allikevel beholdt anbefalingene ut fra sin vurdering. Sekretariatet har foreslått at kontrollutvalget bør få en tilbakemelding på anbefalingene i sin helhet, men utvalget kan i møtet vurdere om noen anbefalinger kan tas ut. Anbefalingene er for øvrig i form av oppfølging som fylkeskommunen bør vurdere. Eierskapssekretariatet skal utarbeide ny eiermelding til desembertinget i 2016. Sekretariatet antar at det derfor kan være greit å vente med å få en tilbakemelding på hvordan anbefalingene har blitt fulgt opp i etterkant av dette.