Prosjektpla n Innføre ehandel i SFFI Vismakommunane Prosjekteigarar: Fylkeskommunen i Sogn og Fjordane, Visma-kommunane Hornindal, Stryn, Gloppen, Eid, Bremanger, Selje, Flora, Vik, Balestrand, Leikanger, Aurland, Årdal, Lærdal, Sogndal, Luster. Agresso-kommunane Naustdal, Jølster, Førde, Gaular, Fjaler, Askvoll, Solund, Hyllestad, Høyanger, Gulen Planlagt startdato: 1.3.213 Planlagt sluttdato: 1.1.216 Arkivreferanse: 13/6886 Dokumentansvarlig: Katrine Wilson Forfattar: Katrine Wilson
Prosjektplan Prosjektnummer Dok. nr. Ehandel Versjon Dato godkjent Avdeling 3 Endringsoversikt Versjo n Dato Skildring av endring Utført av 2 2 2.1 11.2.13 25.4.13 5.7.21 3 9.1.21 3 Versjon etablert Versjon godkjent Framdriftsplan, kap 3.2, oppdatert etter plan frå Visma /CapGemini KW KW KW - Prosjekteigarar: Agressokommunar inkludert - Planlagt sluttdato: eitt år fram i tid til 1.1.216 for å gje agresso-kommunane tid - kap 1.1 endra for å inkludere agresso-kommunar - kap 3.2 oppdatert framdriftsplan for Nordfjord og Sogn og lagt til skisse til framdriftsplan for agresso-kommunar - kap 3.3 endra for å inkludere agresso-kommunar. - kap 4.1 endra for å inkludere agresso-kommunar - kap 5.2 budsjettet endra, prosjektleiars løn fordelt KW 3 Distribusjon for kvalitetssikring og godkjenning Versjo n Dato 2 2.4.13 Sendt av Siri Ringheim Heggenes og Bjørn Birger Bremer Forkortingar Forkortin g Fullt namn Difi SFFI SG ar PEar PG UL Direktoratet for forvaltning og IKT Sogn og Fjordane felles innkjøp Styringsgruppa Felles prosjektleiar Alle prosjektleiarane i alle kommunane Alle prosjekteigarane i alle kommunane Prosjektgruppa Underleverandør, slik som CapGemini og Visma Andre sentrale dokument Dokumenttittel Framdriftsplan Budsjett KW Sign
Prosjektplan Prosjektnummer Dok. nr. Ehandel Vedlegg Namn Tillegg til prosjektplan eit for kvar kommune Risikoanalyse Versjon 3 Dato godkjent Avdeling Sign
Prosjektplan Prosjektnummer Ehandel Dok. nr. Versjon Dato godkjent Avdeling Sign 3 Innhald 1. Bakgrunn og behov... 4 1.1. Hensikta med prosjektplanen...4 2. Mål for prosjektet... 5 2.1. Hovudmål... 5 2.2. Resultatmål / delmål... 5 2.3. Effektmål... 5 2.4. Målgruppe... 5 2.5. Kritiske suksessfaktorar og suksesskriterier...6 2.6. Styrande dokument, rammevilkår og føresetnader...6 2.7. Avgrensingar... 6 2.8. Kvalitetssikring... 7 2.9. Sluttkriterium for prosjektet... 7 3. Framdrifta til Prosjektet, hovudmilepælar og hovudleveransar overordna...7 3.1. Tidsaspekt... 7 3.2. Framdriftsplan, heile prosjektperioden overordna...7 3.3. Plan over hovudmilepælar...8 3.4. Dokumentplan... 9 3.5. Samanheng med andre prosjekt og aktivitetar...9 4. Organisering, ansvar og bemanning...11 4.1. Organisering... 11 4.2. Roller og ansvar... 12 4.3. Rapportering og kommunikasjon...13 4.4. Bemanningsplan... 13 4.5. Plan for overføring til linjeorganisasjon/forvaltning...14 5. Ressursrammer og økonomi...15 5.1. Finansiering... 15 5.2. Prosjektbudsjett... 15 5.3. Kost/nytte... 16 5.4. Måltal og forventa forbetringar...17 6. Risikosanalyse... 18
1. BAKGRUNN OG BEHOV For å effektivisere offentleg sektor er det stort trykk frå regjeringa om å ta i bruk elektroniske verktøy. Alle statlege verksemder har fått pålegg om å innføre ehandel, og alle kommunar har vorte oppmoda om å gjere det same. Direktoratet for IKT og forvaltning (Difi) har ekstra midlar ut 213 til å støtte offentlege verksemder med å innføre ehandel. Nordfjordkommunane begynte etter eige initiativ prosessen med å innføre ehandel, og søkte fylkesmannen om fornyingsmidlar i 212. Fylkeskommunen har i sitt budsjett for 213 uttrykt at «ny bruk av IKT» og «nye krav ved kjøp av varer og tenester» er satsingar for perioden. I oppdragsbrevet til innkjøpssjefen i fylkeskommunen for 212 heiter det at ho skal «arbeide vidare med planen om innføring av ehandel i fylkeskommunen». Det vart naturleg at fylkeskommunen koordinerer dette arbeidet for alle kommunane i Sogn og Fjordane. Nordfjordkommunane (unntatt Vågsøy), Florø, kommunane i Sogn og fylkeskommunen bruker Visma Unique som løn- og rekneskapssystem. Resten av kommunane bruker Agresso. I prosjektet med å innføre ehandel byrjar vi med Visma-kommunane som fase ein, og held fram med Agressokommunane når hovudtyngda av arbeidet er ferdig i Visma-kommunane. Vi kan då nytte erfaringane frå desse kommunane i arbeidet med agresso-kommunane. Ehandelsprosjektet blir administrert gjennom Sogn og Fjordane Felles Innkjøp (SFFI). Dette er ei samarbeidsordning mellom fylkeskommunen, 24 av dei 26 kommunane i fylket, samt nokre statlege etatar. Alle offentlege organ i fylket kan knytte seg til samarbeidet. SFFI skaffar samarbeidspartane felles rammeavtalar og bidreg med råd og kompetanse ved einskildinnkjøp og konkurranseutsetting. SFFI har 85 avtalar/rammeavtalar per 1.7.12. Årleg vert det gjort innkjøp for om lag kr 18 millionar for heile SFFI. Dette samarbeidet vert sett på som eit godt utgangspunkt for felles avtalar med leverandørar om for å kome på ehandelsplattforma. Det er og mistanke om store lekkasjar frå rammeavtalane, noko som ehandel kan vere eit verktøy for å betre. 1.1. Hensikta med prosjektplanen Dette dokumentet skisserar alle naudsynte styringselement slik som målsetjing, organisering, finansiering, framdriftsplan osv. Styringsgruppa må godkjenne dette dokumentet til slutt i planleggingsfasen. Ein skal når som helst i løpet av prosjekttida kunne referere til dette dokumentet for å finne ut kva styringsgruppa opphavleg bad om. Prinsipielle endringar undervegs i prosjektet skal speglast i nye versjonar av dette dokumentet. Prosjektplanen tek føre seg innføring av ehandel i alle kommunar i Sogn og Fjordane som slutter seg til, det vil seie visma-kommunane i Nordfjord og Flora kommune som fase 1, kommunane i Indre Sogn og fylkeskommunen som fase 2, og agresso-kommunane i Sunnfjord, Ytre Sogn og Vågsøy som fase 3. Dette dokumentet gjeld for fellesprosjektet. På enkelte underkapittel vert det vist til prosjekttillegg som gjeld for den einskilde kommunen. Den enkelte kommunen eller kommunegrupperinga kan sjølvsagt leggje til eigne presiseringar til andre kapittel. Disse presiseringane skal verte godkjent av styringsgruppa viss det er prinsipielt viktige for prosjektet som heilskap.
2. MÅL FOR PROSJEKTET 2.1. Hovudmål Formålet med innføringa av ehandel er: 1. å betre styringa av innkjøp opp mot rammeavtalar og budsjett. Innføringa skal bidra til betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør. 2. å leggje til rette for at næringsliv og leverandørar i kommunane i Sogn og Fjordane kjem i posisjon til ein større marknad. 2.2. Resultatmål / delmål Resultatmåla beskriv kva som skal vere oppnådd når prosjektet er ferdig, og når prosjektet skal vere ferdig. Kartlegge innkjøpsprosessen i kvar einskild kommune Lage og innføre nye rutinar for innkjøp basert på «beste praksis» (jamfør føresetnadar i ehandel-/visma-/agresso-løysninga) Innføre og ta i bruk ehandelsplattforma med så mange leverandørar som praktisk mogeleg. Ha fokus på leverandørar o vi har rammeavtalar med o som allereie er aktivert på ehandelsplattforma o av stor verdi o vi har mange transaksjoner med Drift av ehandel skal verte overlevert til ein driftsorganisasjon innan eitt år Etablert felles teknisk kompetanse miljø for ehandel (drift, installasjon og support) Etablert felles utviklingsmiljø og rutinar for bruk av e-handelsløysing som inkluderer regelmessig kontakt med lokalt næringsliv 2.3. Effektmål Effektmåla beskriv kva dei ønska effektane eller gevinstane av prosjektet er. Definerte bestillerar Lågare transaksjonskostnadar og ressursbruk gjennom automatisering Færre feil i fakturaprosessen Større lojalitet mot rammeavtalar Reduserte innkjøpskostnadar Få levert rett vare til rett kvalitet Betre budsjettkontroll Betre statestikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga) Lokalt næringsliv skal bli betre på ehandel Kvar einskild kommune må konkretisere effektmåla med målbare tal i dokumentet «Tillegg til Prosjektplan», sjå også kapittel 5.3. 2.4. Målgruppe
Innkjøparar i kommunar og fylkeskommunen Leiarane i kommunane og fylkeskommunen Leverandørar til kommunar og/eller fylkeskommunen Lokalt næringsliv i kommunane i fylket 2.5. Kritiske suksessfaktorar og suksesskriterium Viktige vilkår for at prosjektet skal bli vellukka er Leiinga i alle einingar støttar prosjektet Kommunane set av nok ressursar til prosjektet Godt nok analysearbeid blir gjort i riktig fase God informasjon/opplæring til alle innkjøparar slik at ehandelsplattforma blir brukt Brukarane må bli møtt der dei er i deira kvardag God informasjon/opplæring til lokalt næringsliv slik at ehandelsplattforma blir brukt God førebuing av alle involverte om den kultur- og haldningsendring som må skje Lokalt næringsliv stør arbeidet og deltek aktiv i utvikling av den digitale samhandlingsløysinga som e-handel kan vere Suksesskriterium At effektmåla er nådd for alle kommunane, i følgje mål satt av den einskilde kommune At misnøye og frustrasjonar undervegs i prosjektet er snudd til noko positivt på slutten av prosjektperioden At alle ordrar går via ehandelsplattformen 2.6. Styrande dokument, rammevilkår og føresetnader Styrande dokument Innkjøpsstrategi for Sogn og Fjordane fylkeskommune http://www.sfj.no/cmssff/cmsmm.nsf/lupgraphics/innkj%c3%b8psstrategi.pdf/$file/innkj %C3%B8psstrategi.pdf Krav Oppsett for mottak av elektronisk faktura og registrering i elma-registreret ferdig. 2.7. Avgrensingar For at ehandel skal fungera, må også leverandørane verte aktivert på ehandelsplattforma, både dei vi har rammeavtalar med og andre. Dette gjeld eit stort tal leverandørar. Kvar leverandør må gjennom ein prosess hos CapGemini, kvalitetssikrast og fyljast opp. Vi vil derfor starte i det små med eit mindre tal leverandørar, så kapittel 2.2, og så utvida etter kvart. Auka bruk av efaktura er ikkje definert som eit mål i dette prosjektet. Auka bruk av efaktura er ein indirekte gevinst frå prosjektet sidan alle leverandørar som er med må levere elektronisk faktura. Prosjektet skal likevel ikkje ha som mål å auke bruken av efaktura.
Prosjektet skal primært sysle med forbetringar i innkjøp. Forbetring av anbodsprosessen er ikkje ein del av dette prosjektet. Forbetringar i resten av organisasjonen og utvikling av lokalt næringsliv vil utgjere verdifulle gevinstar, men er ikkje noko prosjektet vil handsame spesielt. 2.8. Kvalitetssikring Kvalitetssikring skjer på fleire nivå. Siri Ringheim Heggenes og Bjørn Birger Bremer har kvalitetssikra dokumenta i ein tidlig fase. Prosjektgruppa vil ta over denne rolla når den er etablert. Styringsgruppa kvalitetssikrar framdrift til prosjektet og budsjettkontroll jamfør kapittel 4.2. Dokumentet «Risikovurdering» skal behandlast ved kvart styringsgruppemøte. 2.9. Sluttkriterium for prosjektet Dette vil seie kriterium for at prosjektet kan verte avslutta, og at realiseringsfasa kan byrje, sjå kap. 3.2. Nye rutinar for innkjøp skal være innført i alle kommunane Ehandel som innkjøpsverktøy skal vere innført i alle kommunane som er med i prosjektet, slik at alle innkjøparar kan bestille via ehandelsplattforma. Ein driftsorganisasjon for ehandel må vere på plass i SFFI og kvar kommune. Den skal til dømes aktivere nye leverandørar på ehandelsplattforma, følgje opp eksisterande leverandørar og yte støtte til bestillerane i eigen organisasjon. Plan for auking av omsetnad over ehandelsplattformen ved aktivering av fleire eksisterande leverandørar må vere utarbeida. Ein sluttrapport er utarbeida og prosjektdokumenta er arkivert
3. FRAMDRIFTA TIL PROSJEKTET, HOVUDMILEPÆLAR OG HOVUDLEVERANSAR OVERORDNA 3.1. Tidsaspekt To år, inkludert ein fase to der målet er å auke innkjøpsvolumet på ehandelsplattforma. Målet er at alle «barnesjukdommane» skal vere over i løpet av disse to åra. 3.2. Framdriftsplan, heile prosjektperioden overordna Prosjektet nyttar Difi sin prosjektmetodikk, og mange av omgrepa som vert brukt i dette dokumentet er henta herfrå - http://prosjektveiviseren.no/e-handel Dokumentet «Framdriftsplan» gir ein meir detaljert framdriftsplan for prosjektet som heilskap. Det anbefalast også at kvar kommune har sin eigen framdriftsplan.
Planen for Ytre Sogn og Sunnfjord er fortsatt på planleggingsstadiet. Den vil bli klarere etter rådmannsmøte i SYS-kommunane 15. november og etter at plan med Agresso er avstemt.
3.3. Plan over hovudmilepælar Tabellen under gir oversikt over hovudmilepælane til prosjektet og dannar grunnlag for utarbeiding av detaljerte planar. Eventuelle endringar av hovudmilepælane i prosjektperioden skal verte godkjend av styringsgruppa. Kvar milepæl markerar eit avgjerslepunkt (BP), der styringsgruppa møtast og avgjer om prosjektet kan gå vidare til neste fase. I prosjektmetodikken er det utforma sjekklister som styringsgruppa kan støtte seg på i desse avgjerdene. BP4 kan måtte bli gjenteke fleire gangar enn to, da prosjektgjennomføringsfasa ofte skjer i fleire ledd (iterasjonar). Milepæl nr Milepæl Dato Nordfjord Dato Sogn Dato AnsvarSYS leg Kriterium for oppnådd milepæl BP2 Styringsgruppa vert konstituert April 213 April 213 Okt 213 PEar Prosjektgruppe etablert. BP3 Avgjere prosjektgjennomføring April 213 April 213 Nov 213 SG, Rådmannsmøte SYS Oppretta prosjektgruppe Godkjent prosjektplan v2 Sjekkliste gjennomgått BP4-a Godkjenne teknisk løysing, godkjenne utrullingsplan Sept 213 Mars 214 SG, PEar Teknisk løysing godkjend Utrullingsplan for kommunane godkjend Plan for å inkludere lokalt næringsliv godkjend BP4-b Avgjere start avslutningsfase Byrjing 214 Aug 214 SG Avstemming av prosjektets resultat mot resultatmål Plan for overlevering til driftsorganisasjon vert godkjent Arbeidet med overføring til linjeorganisasjon kan byrje BP5 Avgjere avslutning av prosjektet Sommar 214 Nov 214 SG Godkjent sluttrapport Driftsorganisasjon etablert og godkjend BP6 Avgjere vidare tiltak for auka gevinstrealisering Slutt 214 Juni 215 Slutt 215 Leiar SG, PEar
3.4. Dokumentplan Tabellen under gir ei oversikt over hovuddokumenta i prosjektet og når dei skal vere ferdige. Dokument Skildring Lev. Dato Ansvar Kvalitets Godkjenna -sikring st av Prosjektplan for hovudprosjektet Overordna prosjektplan for heile prosjektperioden BP3 Siri/Bjørn Birger SG BP3 Siri/Bjørn Birger SG Vedlegg til prosjektplan: Risikoanalyse Tillegg til prosjektplan Kvar kommune må spesifisere enkelte punkter Etter BP3 ar PEar Analyse av innkjøpsprosessen I kvar kommune Etter BP3 ar PEar Rolle og ansvarsmatrise Roller og namn i innkjøpsorganisasjonen og ehandelsorganisasjonen for kvar kommune Etter BP3 ar PEar Buyer-setup For kvar kommune Snart etter BP3 ar CapGemini PEar Leverandøranalyse og strategi for implementering Strategi for aktivering av leverandørar, kven og når Snart etter BP3 ar PG SG/PEar Plan for å inkludere lokalt næringsliv Inkludert rutinar for samhandling med lokalt næringsliv BP4a PG, SFFI SG Avslutningsanbefaling BP4b PG SG Sluttrapport BP5 PG SG Oppdatert kap 5.4 Måltal og forventa forbetringar BP6 ar PEar Alle dokument, innkallingar og referat skal verte arkivert hos Sogn og Fjordane fylkeskommune på sak 13/1683. 3.5. Samanheng med andre prosjekt og aktivitetar Prosjekt/aktivitet Kvifor viktig Kontrollutvalet til fylkeskommunen bestilte forvaltningsrevisjon av innkjøpsfunksjonen i 212. Skal kontrollera i kor stor grad rammeavtalar blir nytta i innkjøpsarbeid i 213. Resultata kan vise kvar skoen trykker i samband med bruken av rammeavtalar. Resultata kan og fungere som eit målepunkt for bruk av rammeavtalar. IKT-driftsenteret for Nordfjord skal skipast på om lag same tidspunkt Serverparken skal flyttast. Dette må ikkje skje samtidig som ny programvare skal installerast. Her kan det vere formålstenleg at kvar einskild kommune spesifiserer interne prosjekt og aktivitetar som kan komme i konflikt med ehandelsprosjektet.
4. ORGANISERING, ANSVAR OG BEMANNING 4.1. Organisering Prosjekteigar kommune Prosjekteigar Rådmann kommune Prosjekteigar Rådmannkommune Rådmann Prosjektgruppe Arve Klokk (Flora) Ole Starheim (Nordfjord) Geir Hansen (Sogn) (SYS) Delprosjektgruppe SYS/Vågsøy (Naustdal) Elin Cecilie Helland (Førde) (Jølster) (Gaular) Martin Lundegård (Fjaler) (Askvoll) (Solund) (Hyllestad) (Høyanger) (Gulen) Prosjekteigar fylkeskommunen Fylkesrådmann Styringsgruppe Bjørn Birger Bremer (fk) (leiar) Siri Ringheim Heggenes (SFFI) Terje Heggheim (Flora) Marit Elisabeth Larssen (Nordfjord) Odd Arve Rakstad (Sogn) Difi Referansegruppe Rep frå næringsliv i fylket i samråd med NHO Felles prosjektleiar Katrine Wilson Delprosjektgruppe Nordfjord/Flora Arve Klokk (Flora) Ole Starheim (Eid) Johnny Hove (Stryn) Monica Sjåstad (Selje) Olav Fure (Gloppen) Reidar Håvardstun (Bremanger) Delprosjektgruppe Sogn Steinar Loven (Sogndal) Kjetil Horvei (Aurland) Kjell Sverre Snøtun (Luster) Svein Fedje (Balestrand) Kurt Arne (Vik) Anne Marie Moe (Lærdal) Geir Hansen (Årdal) Jon Inge Fredheim (Leikanger) Katrine Wilson (SFFK) Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Arbeidsgruppe Rekneskap Arbeidsgruppe Brukarrepresentantar Reknskap Brukarrepresentantar IKT-tenesta IKT-tenesta Kvar kommune bør lage sitt eige organisasjonskart der prosjekteigar, prosjektleiar for kommunen og medlemmane i arbeidsgruppa vert definert, så «Tillegg til Prosjektplan».
4.2. Roller og ansvar Prosjekteigar (den enkelte kommune) Ansvarleg for å treffe avgjersler om igangsetting av prosjektet, vidareføring og avslutning. Ansvarleg for finansieringa av prosjektet. Ansvarleg for at prosjektet følgjer alle styrande dokument og stiller krav til grunnlag for avgjersler. Ansvarleg for at gevinstar vert realisert. Styringsgruppa Ansvarleg for at prosjektet vert gjennomført etter prosjekteigars behov og kan avgjere endringar av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på vegne av prosjekteigar Ansvarleg for at prosjektleier har kontroll over framdrifta. Trygge ressurstilgang Ansvar for at alle prosjekteigarane tek sitt ansvar Felles Prosjektleiar Skal trygge kontakt til Difi, prosjekteigarane, styringsgruppa og alle prosjektdeltakarane. Lage grunnlaget for avgjerslene til styringsgruppa i form av rapportering om framdrift, budsjett og ressursforbruk. Engasjere og motivere styringsgruppa til å ta vare på si leiarrolle. Bruke og oppdatere styringsdokumenta som skildra av Difi, til dømes prosjektplan. Trygge at dei ressursane som er i prosjektteamet spelar konstruktivt saman, både innbyrdes og i samband med dei måla som eksisterer for prosjektet. Organisere felles opplæring Saman med SFFI leggje ut gjeldande rammeavtalar/avtalar på ehandelsplattforma. Definere roller i ehandelsplattforma. Gjere alt analysearbeid av avtalar som styras av SFFI. Leggje til rette for at prosjektleiarane i kommunane enklast mogleg kan gjere sin del av analyse- og forbetringsarbeidet. Ha hovudansvar for kontakt med leverandørar som skal vere med på ehandelsplattforma Referansegruppe Syte for at ehandel er forankra i lokalt næringsliv, jamfør måla i kapittel 2. Deltakarane i prosjektgruppa Sparringspartnar og rådgjevar for prosjektleiar. Kvalitetssikra sine dokument
Prosjektleiar i kommunen Gjere dei analysane som gjeld kvar einskild kommune som spesifisert av overordna prosjektleiar Gjere naudsynte endringar i innkjøpsrutinar som til dømes for bestilling, ordremottak og godkjenning Sørgje for at føresetnadane i prosjektet er på plass slik som registrering i Elma, felles kontoplan mm. Systemansvar for dei delane av løysinga som ikkje vert dekt av SFFI, slik som eigne leverandørar og eigne brukarar (bestillerar osv). Vere kontaktpunkt mellom overordna prosjektleiar og sin eigen prosjekteigar Arbeidsgruppe i fylkeskommunen Hjelpe prosjektleiar med faglege innspel eller innspel på vegne av ei større brukargruppe. Utføre relevante arbeidsoppgåver i samband med planlegging og gjennomføring av prosjektet. 4.3. Rapportering og kommunikasjon Kva/innhald Kanal/form Når/frekv Ansvar ens Informasjon til publikum og media Nyhende på SFj heimeside + pressemelding Informasjon til publikum og media Informasjon til aktuelle leverandørar Eiga side på SFj heimeside E-post/telefon/fellesmøte, SFj heimeside Eiga side på SFj heimeside, månadleg e-post med status Nyhende på intranettsida til kommunen, nyhende på innkjøpshandboka intranettsidene Etter kvar hovudmilepæ l Etter BP 3 Ved behov (ar) Informasjon til alle prosjektdeltakarar, inkludert malar, presentasjonar, sentrale styringsdokument Informasjon til eigne tilsette Nye rutinar og rettleiarar for bestilling og fakturahandtering Rapportar/statestikk/målingar der kommunane kan sjå Eiga side på SFj heimeside korleis dei ligg an i forhold til dei andre Avgjerslegrunnlag til SG E-post til SG Endrings- og avviksrapportering Avviksskjema per e-post til SG Kommunikasjon i Delprosjektgruppene Kommunikasjon i Prosjektgruppa Kommunikasjon med PEar Møter E-post Etter BP 3 og fortløpande Etter kvar ar hovudmilepæ l BP 4a ar Etter BP 4a og månadleg Før kvar hovudmilepæ l Kvar månad eller ved behov Månadleg Ved behov Ved behov Alle ar og SG
4.4. Bemanningsplan Kvar kommune bør vurdere om det er føremålstenleg å lage ein bemanningsplan der det kjem fram kven som skal delta aktivt i prosjektet i kommunen, kva rolle dei har og kor mykje tid dei forventar å bruke Døme: Namn Organisasj Avtalt on deltaking i prosjektet Rolle Kompetanseområd e <Namn> Difi ANS 5 % Prosjektleiar Prosjektleiing, miljø og samfunnsansvar <Namn> Difi ANS 5 % Prosjektdeltakar Visma 4.5. Plan for overføring til linjeorganisasjon/forvaltning I løpet av gjennomføringsfasa før BP4-b, det vil seie mot slutten av 213, må det avklarast korleis ehandel skal driftast etter prosjektfasa. Skissa under må detaljerast vidare. Skisse til bemanning/ressursbehov Kva Kor Oppgåver Systemansvarleg/ sentraladministrat or SFFI, fylkeskommunen - overvakar melding- og dokumentfylt gjennom systemet lage brukarrettleiingar planlegg og varslar vedlikehald, oppgraderingar og feilretting gir CapGemini/Visma tilbakemelding om feil og manglar leverandøraktivator for SFFI-leverandørar hovudbrukarstøtte for brukarar og superbrukarar i alle kommunane hjelpe kommunane med aktivitetar for gevinstoppnåing ansvar for ehandelssidene på SFj nettsider, inkludert statestikksidene Administrator Kvar kommune - leverandøraktivator på kommunenivå, eventuelt i samarbeid med SFFI kontaktpunkt for CapGemini superbrukar aktivitetar for gevinstoppnåing - Forslag til rutinar og planar - Rutine for ajourhald av rettigheiter til bestillerar, attesterarar og tilvisarar - Plan for aktivering av fleire leverandørar - Endring av rutine for rapportering av økonomi: kor stor del av handel skjer på ehandelsplattforma Økonomi Det er ein årleg kostnad for å vere tilknytt ehandelsplattforma, både til Difi/CapGemini og til Visma. Sjå kapittel 5.2 internbudsjett for kommunane. I tillegg kjem andre driftsutgifter ved ehandelsystemet. Dette må ivaretakast av SFFI og finansierast av dette fellesskapet. 4.6. Utrullingsplan
Kvar kommune bør lage ein utrullingsplan, sjå «Tillegg til Prosjektplan» for den einskilde kommunen. 5. RESSURSRAMMER OG ØKONOMI 5.1. Finansiering Prosjektet er delvis finansiert gjennom Difi som dekkjar ei prosjektleiarstilling. Difi dekker og halvparten av tilknytningsavgifta til ehandelsplattforma. Dette kjem ikkje tydeleg fram frå budsjettet da Difi dekker det direkte. SFFI bidrar med 1 til diverse prosjektutgifter. Andre utgifter slik som lisensar og andre interne utgifter må kommunane og fylkeskommunen dekkje sjølv. Det er mogleg å søke fylkesmannen om midlar til fornying. Dette har Nordfjordkommunane gjort og fått innvilga. Dette gjorde også Sogn-kommunane og Flora kommune i 213 og fikk innvilga 5 kroner i fornyingsmidlar. SYS-kommunane vil også bli oppmoda om å søke. 5.2. Prosjektbudsjett Det er laga eit felles budsjett for heile prosjektet. Dette dekker løn til felles prosjektleiar og eit minstemål av utgifter som følgjer med leiinga av prosjektet. Kvar enkelt kommune må lage sitt eiget budsjett som kan dekke bruk av interne ressursar og eiga reising i samband med møter og opplæring, samt eigne lisensar til Difi og Visma. Difi dekker i utgangspunktet berre halvparten av prosjektleiar si løn i 214. For å dekke resten av løna til prosjektleiar vil SFFI primært søkje Difi om å dekke også dette, sekundært Fylkesmannen i Sogn og Fjordane. Tertiært vil fylkeskommunen dekke 3 prosent av denne posten, og kommunane som er med dele de resterande 7 prosent likt mellom seg. Budsjett felles Inntekter Tilskot frå Difi til løn for prosjektleiar Tilskot frå innkjøpstenesta Tilskot frå Difi/Fylkesmannen/SFFI Sum inntekter Utgifter Løn prosjektleiar Reise- og møteutgifter prosjektleiar 213 214 65 1 325 215 75 395 72 72 72 65 5 67 5 65 5
Møtekostnader skipingsmøte Diverse Sum utgifter Resultat 15 35 75 72 72 Dette er ein mal som kan brukast av kommunane/fylkeskommunen til sitt eige interne budsjett: Budsjett 213 214 215 6 6-6 5 35 5 2 4 92 4-92 4 5 35 2 9 6 114 6-114 6 Investeringar Inntekter Sum inntekter Utgifter Kostnader tilknytning ehandelsplattforma Visma Enterprise E-handel Sum utgifter Resultat investeringar Drift Inntekter Sum inntekter Utgifter Reise- og møteutgifter prosjektleiar Diverse Årleg abonnementsavgift Difi kr 2 start 1. sept Årleg avgift vedlikehald integrasjon Difi Årleg lisens Visma Drifting av Visma Sum utgifter Resultat drift 5.3. Kost/nytte Kostnadane for prosjektet blir i all hovudsak tatt av kvar enkelt kommune, og må verte spesifisert av kvar enkelt kommune i «Tillegg til prosjektplan». Prosjektet vil i hovudsak gi kvalitative forbetringar, det vil seie at kvaliteten, sporbarheita og kontrollen med bestillingar, ordrar, fakturaflyt og budsjett vil bli betre. Ved bruk av systemet på alle innkjøp, vil dette også fungere som eit innkjøpssystem, der alle ordrar kan dokumenterast og sporast.
Det vil også kunne gjerast direkte innsparingar ved økt lojalitet mot rammeavtalane. Som eit døme vart det avdekka at fylkeskommunen kunne ha spart 5 kroner i første halvår i 212 ved auka lojalitet mot tre store rammeavtalar. Dette er i tilfelle eit analysearbeid som må gjerast i kvar kommune. I «Tillegg til prosjektplan» kan kvar enkelt kommune detaljere den forventa nytteverdien.
5.4. Måltal og forventa forbetringar Denne tabellen syner kva mål (utvalde resultatmål og effektmål, så kapittel 2.2 og 2.3 i prosjektplanen) som skal målast. Han syner når dei skal målast, korleis dei skal målast og korleis måltala skal verte presentert. I kolonnen for «Talfesta mål» og «Status quo» er det mogleg for kvar einskild kommune i «Tillegg til Prosjektplan» å presisere nokre tal på kva dei forventar skal bli resultata ved gitte tider i prosjektet (om eitt år og om tre år). Utvalde resultatmål og Resultatindikator effektmål, sjå kap 2.2 og 2.3 i Kva skal målast; storleikar som nyttast til å prosjektplanen måle og følgje opp om mål og gevinst er oppnådd (til dømes tal) Implementere e-handelsverktøy Lågare tids- og ressursbruk gjennom automatisering Større lojalitet mot rammeavtalar Datakjelde Datafangst Tid/ansvar for måling Rapportering Tal på avdelingar der løysinga er implementert. Prosjektleiars register Kvartalsvis, Kvartalsvis til SG Del av samla innkjøp gjort over ehandelsplattforma (%)* Tal ordrar per år gjennom ehandelsportalen ehandelsplattforma Månadleg, ehandelsplattforma Månadleg, Tal på aktiverte leverandørar på ehandelsplattforma ehandelsplattforma Månadleg, Tidsbruk ved bestilling, varemottak og fakturabehandling Avtalelojalitet til rammeavtalar: Større omsetnad på leverandør vi har avtale med, mindre på artiklar i same art utvalde leverandørar Spørreundersøking kvalitativ undersøking Rekneskapssystem Før overføring til driftsorg, Før overføring til driftsorg, Kvartalsvis til SG(+heimesida) Kvartalsvis til SG(+heimesida) Kvartalsvis til SG(+heimesida) I sluttrapport til SG I sluttrapport til SG Talfesta mål 1.1.214 1.1.216 *Difi målar oss etter «berekningsgrunnlaget». Berekningsgrunnlaget = Sum Driftskostnadar*,25. Når vi har oppnådd kjøp på årleg ordrevolum på 15 % av berekningsgrunnlaget, får vi 5 % rabatt på den årlege abonnementsavgifta til Difi. Ved årleg ordrevolum på 25 % av berekningsgrunnlaget ordrevolum får vi 1 % rabatt. Status quo 1.1.213
6. RISIKOSANALYSE Denne finst i eit eige dokument «Risikoanalyse». Risikoanalysen skal verte oppdatert i alle fasane i prosjektet.