KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av Tjenester knyttet til virksomhets, kompetanse- samt leder- og medarbeiderutvikling Saksnr. 16/00140 Tilbudsfrist: 6.4.2016 kl. 12.00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Generelt om avtalen... 3 1.3 Deltilbud... 3 1.4 Avtaleform... 3 1.5 Viktige datoer... 4 1.6 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist... 4 1.7 Tilleggsopplysninger og spørsmål... 4 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 1.9 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Taushetsplikt... 5 2.3 Forbehold og avvik... 5 2.4 Alternative tilbud... 5 2.5 Bruk av underleverandører... 6 2.6 Offentlighet... 6 2.7 Generelle opplysninger og vilkår... 6 2.8 Elektronisk faktura til staten... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 9 5.1 Innlevering av tilbud... 9 5.2 Komplett tilbud skal organiseres som følger:... 10 6 TILDELING AV KONTRAKT INNENFOR RAMMEAVTALE... 10 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Utlendingsnemnda, heretter også kalt Oppdragsgiver eller UNE, er et domstolliknende forvaltningsorgan, underlagt Justis- og beredskapsdepartementet. UNE behandler klager over avslag gitt av førsteinstansen Utlendingsdirektoratet (UDI) etter utlendingsloven og statsborgerloven. UNE har i dag rundt 330 ansatte. Det vises for øvrig til www.une.no for mer informasjon. Oppdragsgivers firmanavn og kontaktperson er: Firmanavn: Utlendingsnemnda Navn: Gurpreet Kaur Dhillon Postadresse: Postboks 8165, Dep. 0034 Oslo Besøksadresse: Stenersgata 1 B/C, 0050 Oslo E-post: anskaffelser@une.no Telefon: 21 08 50 00 1.2 Generelt om avtalen Utlendingsnemnda ønsker å inngå parallelle rammeavtaler for anskaffelse av tjenester knyttet til delområdene virksomhet-, kompetanse-, leder og medarbeiderutvikling. Formålet er å dekke oppdragsgivers behov for slike tjenester, i den grad disse ikke utføres internt hos oppdragsgiver. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av vedlegg 1, Kravspesifikasjon. Estimert kostnadsramme for oppdraget er på mellom kr 150.000 200.000 eks. mva. per år. Dette er kun et uforpliktende anslag. Rammeavtalene vil ha en varighet på 1 år med opsjon på forlengelse 1+1+1 år. 1.3 Deltilbud Det er adgang til å gi deltilbud på disse områdene: 1. Virksomhetsutvikling 2. Kompetanseutvikling 3. Leder- og medarbeiderutvikling Oppdragsgiver vil inngå parallelle rammeavtaler med minimum 2 leverandører innenfor hele anskaffelsen eller inntil 2 leverandører på hvert delområde, forutsatt tilstrekkelige antall kvalifiserte tilbud. 1.4 Avtaleform Avtaleforholdet vil reguleres av bestemmelsene som fremgår av Statens standardavtaler Rammeavtalen SSA- R, sammen med SSA - B eller SSA O avhengig av den enkelte bestillingen. Avtalene er ikke vedlagt konkurransegrunnlaget. 3
1.5 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 4.3.2016 Frist for å stille spørsmål 30.3.2016 Tilbudsfrist 6.4.2016 kl. 12.00 Meddelelse om tildeling* 13.4.2016 Kontraktsinngåelse* 25.4.2016 Tilbudets vedståelsesfrist 6.7.2016 kl. 12.00 *) disse tidspunktene er veiledende 1.6 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 6.4.2016 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Tilbyder er selv ansvarlig for at tilbud, uavhengig av leveringsmåte, ankommer Utlendingsnemnda innen angitt tidsfrist. Utlendingsnemnda tar ikke ansvar for eventuelle forsinkelser i postgang eller liknende. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 6.7.2016 kl.12.00. 1.7 Tilleggsopplysninger og spørsmål Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes leverandøren å sende en skriftlig henvendelse pr. post eller e-post til overnevnte kontaktperson innen 30.3.2016. Henvendelsen skal være merket Konsulenttjenester". Spørsmål og svar vil bli anonymisert og meddelt skriftlig via Doffin til alle interessenter. Spørsmål/henvendelser som mottas etter angitt frist vil ikke bli besvart. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Utlendingsnemnda forbeholder seg rett til å foreta mindre vesentlige rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til den fastsatte tilbudsfristens utløp. Dersom endringene likevel viser seg å være av en art som gjør det vanskelig for tilbyder å ta hensyn til dem i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om en evt. slik forlengelse. Eventuelle oppdateringer av konkurransegrunnlaget vil bli meddelt samtlige interessenter via Doffin. 1.9 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Skjema tilsvarende oppdrag 4
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson innen fristen ovenfor. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Eventuelle tilbud på andre løsninger/delområder enn de som er angitt i konkurransegrunnlaget, vil derfor bli behandlet som tilbud med avvik, jf. pkt. 2.3 ovenfor. 5
2.5 Bruk av underleverandører Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Oppdragsgiver vil kun forholde seg til hovedleverandøren. 2.6 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet. Tilbud og protokoller avskjermes etter off. loven 23 3.ledd frem til tildeling av kontrakt. Etter tildeling av kontrakt kan taushetsbelagte opplysninger unntas etter off.loven 13 jf. forskrift LOA 3-6. 2.7 Generelle opplysninger og vilkår Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. Mottatte tilbud vil ikke bli returnert. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 2.8 Elektronisk faktura til staten Fra 1. juli 2012 skal statlige virksomheter kreve elektronisk faktura og kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester. Elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk fra selger til kjøper uten manuell behandling i overføringen. For mer informasjon om elektronisk faktura, se www.dfo.no. Hvis du har spørsmål om elektronisk faktura eller hvordan komme i gang, ta kontakt med Direktoratet for økonomistyring på e-postadressen elfak@dfo.no. 6
3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjøre at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon nevnt over, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med andre dokumenter som oppdragsgiver eventuelt kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne, kapasitet og god formalkompetanse Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Dokumentasjonskrav Beskriv følgende kort og overordnet (maks 3 sider): Redegjørelse av foretakets forretningsidé Redegjørelse av formalkompetanse relatert til leveransen Beskrivelse av leverandørens generelle organisatoriske og faglige kapasitet Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 2 år, samt prioriteringen av oppdrag innenfor en slik rammeavtale Redegjørelse for foretakets kvalitetssikrings-/styringssystem for å sikre at oppdrag blir gjennomført på en mest mulig effektiv og formålsrettet måte 7
4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 20 % Ferdig utfylt prisskjema, bruk vedlegg 2. Kvalitet: totalt 80 % Erfaring 35 % Grad av erfaring fra tilsvarende arbeid med: virksomhetsutvikling kompetanseutvikling leder- og medarbeiderutvikling Bruk vedlegg 3 for redegjørelse av leverandørens relevante leveranser de siste 2 årene. Vis tydelig til hvilket delområde erfaringen viser til. Oppgi maks 5 oppdrag, minst 3 oppdrag med referanser, per delområde det leveres tilbud på. Oppgitte referanser vil kunne kontaktes og vurderes. Kompetanse 25 % Beskrivelse av prosessforståelse i utvikling av individer/team og organisasjon, med utgangspunkt i delområdene det leveres tilbud på. Beskrivelse av hvordan leverandøren vil sikre kompetanseoverføring til UNE ved oppdrag, med utgangspunkt i delområdene det leveres tilbud på. Totalt maks 4 sider. Metodikk 20 % Beskrivelse av arbeidsmetodikk for hvert delområde (som det leveres tilbud på). Beskrivelsen for hvert leveranseområde skal inneholde eksempler på hvordan metodikken kommer til anvendelse i oppdraget. Eksemplene kan være reelle (anonymiserte) eller fiktive. Maks 2 sider per delområde. 8
5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Postadresse: Utlendingsnemnda Postboks 8165, Dep. 0034 Oslo Gateadresse: Utlendingsnemnda Stenersgata 1 B/C Resepsjonen i 6. etg Oslo Tilbudet leveres i resepsjonen eller sendes med post. Tilbudet skal ikke leveres som e-post. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse (konvolutt, eske eller lignende) og forsendelsen skal på utsiden være merket med Tjenester knyttet til virksomhets-, kompetanse- samt leder- og medarbeiderutvikling åpnes kun av anskaffelsesteamet, og tilbyders firmanavn. Tilbudet leveres i permer med skilleark uten plastlommer, stifter, binders eller lignende med tekst på kun 1 side av arket. Tilbudet leveres i ett originalt eksemplar. Tilbudet leveres også i en elektronisk utgave på minnepinne, der dokumentene er ordnet i rekkefølgen som i originaltilbudet. Merk minnepinnen med tilbyders firmanavn. Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon tilknyttet tilbudet skal være på norsk. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av tilbudet. Ved forretningshemmeligheter: Leverandører som vurderer at tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal erklære at dette er tilfellet og legge ved en sladdet elektronisk utgave på minnepinne. Dokumentene skal være ordnet i samme rekkefølge som i originaltilbudet. Informasjonen leverandøren mener er forretningshemmeligheter skal være sladdet slik at teksten ikke er lesbar på skjerm eller utskrift, og slik at sladden ikke skal kunne fjernes. Minnepinnen merkes med tilbyders firmanavn. Som hovedregel er det kun enhetspriser som er unntatt offentligheten. Tilbyder må selv vurdere å merke opplysninger i tilbudet som anses som drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Leverandører som vurderer at tilbudet ikke inneholder forretningshemmeligheter, skal erklære at dette er tilfelle. De skal ikke legge ved ytterligere utgaver av tilbudet. 9
5.2 Komplett tilbud skal organiseres som følger: Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Dokumentene organiseres og settes inn i perm i nummerert rekkefølge med skilleark: Skilleark 1 Tilbudsbrev: Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren og ha referanse til Tjenester knyttet til virksomhets-, kompetanse- samt leder- og medarbeiderutvikling Tilbudsbrevet skal klart angi hvilke deler av oppdraget det leveres tilbud på. Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hva det tas forbehold om. Tilbudsbrevet skal være påført foretakets navn, adresse, organisasjonsnummer samt inneholde opplysninger om kontaktperson og kontaktpersonens telefonnummer og e-postadresse. Brevet skal inneholde informasjon om én fast hovedkontaktperson. Hovedkontaktpersonen skal administrere gjennomføringen av oppdrag for Utlendingsnemnda i avtaleperioden. Skilleark 2 Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner jfr. pkt. 3 Skilleark 3 Tilbudsbeskrivelse se dokumentasjonskrav på tildelingskriterier, jfr. pkt. 4 Skilleark 4 Prisskjema jfr. vedlegg 2. 6 TILDELING AV KONTRAKT INNENFOR RAMMEAVTALE Forutsatt tilstrekkelig antall kvalifiserte tilbud, vil avrop på rammeavtalen gjennomføres i form av minikonkurranser. De leverandørene (maks 2) som UNE har tegnet rammeavtale med på det spesifikke delområdet, får anledning til å delta. Avrop vil administreres av UNEs HRU seksjon (jfr. vedlegg 1, Kravspesifikasjon). Tildeling av avrop vil skje til den leverandøren som anses for å ha det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på følgende tildelingskriterier: Pris (denne kan spesifiseres til per time/per dag/per oppdrag der det passer) Kvalitet, herunder: o Erfaring o Kompetanse o Metodikk Under tildelingskriteriet Kvalitet, vil Kunden ha mulighet til å innkalle til intervju, innhente CV er og referanser. Kunden forbeholder seg retten til å spesifisere tildelingskriteriene i henhold til minikonkurransens innhold. Videre kan Kunden vekte tildelingskriteriene forskjellig i hver minikonkurranse, herunder hvilket tildelingskriterium som skal ha høyest vekt. 10
Alle leverandører som har levert tilbud i minikonkurransen, vil motta informasjon om hvilken leverandør som hadde det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og ble tildelt kontrakt, og begrunnelse for avgjørelsen. Hver av partene dekker sine egne kostnader knyttet til gjennomføring av minikonkurransen og inngåelse av avropskontrakt. Dette inkluderer eventuelle kostnader knyttet til gjennomføring av intervju. Dersom det ikke blir innlevert tilstrekkelig antall kvalifiserte tilbud på hvert delområde, vil avrop/bestillinger gjøres direkte med den leverandøren som har fått kontrakt på det aktuelle delområdet. 11