OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK STEIGEN KOMMUNE

OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK STEIGEN KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT November 2010

FORORD Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Oppfølging av kommunestyrets vedtak er et høyt prioritert område i kommunens plan for forvaltningsrevisjon 2007-2011 (vedtatt av kommunestyret, sak 48/08). Prosjektet er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget i, jf. vedtak av 10. juni 2009. Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Ansvarlig for gjennomføring av prosjektet har vært forvaltningsrevisor Unni Edvardsen. Vi vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Takk også til Steigen kommunestyres representanter som svarte på spørreundersøkelsen. Bodø, 16.11.2010 Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2

Innhold: 0. SAMMENDRAG... 4 1. INNLEDNING... 6 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER... 6 2.1 FORMÅL... 6 2.2 PROBLEMSTILLINGER... 6 2.3 AVGRENSNINGER... 6 3. METODE OG GJENNOMFØRING... 7 4. REVISJONSKRITERIER... 8 5. FAKTA OG VURDERINGER... 9 5.1 Har administrasjonen rutiner for oppfølging av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging og iverksettelse.... 9 5.1.2 Fakta... 9 5.1.1 Revisjonskriterier... 9 5.1.3 Vurdering... 11 5.2 Blir vedtakene iverksatt i et utvalg kommunestyresaker?... 12 5.2.2 Fakta... 12 5.2.1 Revisjonskriterier... 12 5.2.3 Vurdering... 14 5.3 Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Rutiner for rapportering om iverksettelse av vedtak.... 15 5.3.2 Fakta... 15 5.3.1 Revisjonskriterier... 15 5.3.3 Vurdering... 17 5.4 Er kommunens rutiner for saksforberedelse forsvarlig?... 18 5.4.1 Revisjonskriterier... 18 5.4.2 Fakta... 19 5.4.3 Vurdering... 22 6. KONKLUSJON... 23 7. ANBEFALING... 25 8. REFERANSER... 25 9. RÅDMANNENS KOMMENTAR... 25 Vedlegg 1 Rådmannens kommentar... 26 Vedlegg 2 Et utvalg kommunestyrevedtak... 27 Vedlegg 3 Spørreskjema til kommunestyrerepresentantene med resultater 45 Salten kommunerevisjon IKS 3

0. SAMMENDRAG Formålet med undersøkelsen har vært å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Steigen kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksforberedelse er forsvarlig. Datagrunnlaget for undersøkelsen omfatter intervju (med rådmann, kommunalsjef, fagkoordinatorene for teknisk, oppvekst og servicekontoret, samt politisk sekretær og ordfører), spørreundersøkelse blant kommunestyrerepresentanter samt gjennomgang av et utvalg kommunestyresaker og andre kommunale dokumenter. Vi har ikke vurdert den faglige siden eller hensiktsmessigheten ved det enkelte vedtak. På bakgrunn av undersøkelsen som er presentert i denne rapporten, oppsummerer kommunerevisjonen funnene som følger: Har administrasjonen rutiner for oppfølging av kommunestyrets vedtak? Kommunen har rutine for at melding om vedtak sendes til saksforberedende saksbehandler for oppfølging, jf. prinsippet om fullført saksbehandling. Revisjonen finner at denne praksisen i store trekk sikrer iverksettelse av vedtakene. Imidlertid har kommunen ingen skriftlige rutiner for systematisk oppfølging og kontroll med at vedtakene blir iverksatt. Ledere kan etterspørre status i enkeltsaker, men det finnes ingen oversikt over vedtakene med status for iverksettelse. Manglende restanseliste vanskeliggjør systematisk oppfølging og kontroll. Revisjonen mener at dette innebærer en risiko for at enkelte vedtak eller deler av vedtak ikke blir iverksatt. Blir vedtakene iverksatt i et utvalg kommunestyrevedtak? Gjennomgangen av et utvalg kommunestyrevedtak fra 2007 - våren 2010 viste at størsteparten av vedtakene er iverksatt eller delvis iverksatt. Kapasitetsproblemer og (andre) uforutsette problemer førte i noen saker til at iverksettelsen ble forsinket. Vi så også eksempler på at hvis vedtaket er foreslått under den politiske behandlingen og er vagt/lite konkret, er det en risiko for at vedtaket/denne delen av vedtaket ikke ble iverksatt i det hele tatt. Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Kommunen har ikke rutiner for rapportering til kommunestyret om iverksettelse av vedtak. Kommunestyre-representantene kan stille spørsmål og administrasjonen informerer på ad hoc basis, men det er ingen systematisk rapportering når det gjelder status for iverksettelse av kommunestyrevedtak. Kommunen har formelle rutiner for tertialvis økonomirapportering samt årsrapport. Årsrapporten er omfattende og informativ, men den har ikke med noen oversikt som viser status for gjennomføring av kommunestyrevedtak og den vurderer ikke resultat ift. mål/plan. Dette representerer et avvik ift. kravet om at årsberetningen skal opplyse om forhold som er viktige for å bedømme resultatet av virksomheten (herunder om vedtakene er iverksatt). Salten kommunerevisjon IKS 4

Kommunestyrerepresentantene ga i spørreundersøkelsen uttrykk for at de ikke er tilfreds med situasjonen og at de ønsker å bli bedre orientert om iverksettelsen av kommunestyrets vedtak. Er kommunens rutiner for saksforberedelse forsvarlig? Kommunen har ingen skriftlige rutiner for saksforberedelse annet enn en mal for saksframlegg. Malen brukes av alle som skal forberede saker for politisk behandling, men gjennomgangen av sakene i utvalget viste at det er store variasjoner i hvordan malen brukes (hvilke punkter som er med etc). Malen stiller krav til hvilke hovedpunkter som skal være med i saksframstillingen og bidrar sånn sett til å sikre et minimum av innhold og struktur. Det at strukturen i malen ikke følges i mange saker innebærer en risiko for at saksframstillingen ikke blir fullstendig og stringent nok. Det er dialog mellom rådmannen og kommunalsjef/fagkoordinatorene i saksutredningsfasen, i større saker i form av egne interne møter. Dette bidrar til en god prosess og forsvarlig saksforberedelse. Revisjonen anser det som en svakhet at det ikke er rutine for at saksframlegget konsekvent sendes tjenestevei siden man da går glipp av den kvalitetssikringen som ligger i at hvert nivå må godkjenne framlegget før det sendes videre/til politisk behandling. Rådmannen leser gjennom de fleste saksframleggene, men det forekommer at rådmannen ikke leser gjennom saker hvis han kjenner saken godt og/eller det er knapt med tid, for eksempel når det er tilleggssaker/saker som ettersendes. Rådmannen godkjenner møteboka. Dette skjer først når den er klar for utsendelse, men representerer dog en siste mulighet for kvalitetssjekk. Manglende belysning av konsekvenser var det som flest kommunestyrerepresentanter (11) pekte på som utilfredsstillende ved saksforberedelsen. Gjennomgangen av saker (vedlegg 2) viste at det var mangelfull utredning av konsekvenser i enkelte saker. Anbefaling Revisjonen anbefaler å 1. Innføre en ordning med systematisk oppfølging av kommunestyrets vedtak, gjerne elektronisk med muligheter til å kjøre ut restanselister. 2. Innføre rutine for rapportering til kommunestyret om status for iverksettelse av politiske vedtak, for eksempel årlig eller halvårlig (og evt. en oversikt i årsmeldingen). Skriftliggjøre denne rutinen i administrativ instruks, lederavtale el.l. 3. Forbedre kvalitetssikringen av saksframleggene for å sikre at de er fullstendige, poengterte, klare og stringente, og at utredningen favner bredt og dypt nok til å gi et forsvarlig beslutningsgrunnlag. Evt. forbedre mal for saksframlegg eller utarbeide nye skriftlige rutiner for saksforberedelse. Salten kommunerevisjon IKS 5

1. INNLEDNING Dette prosjektet berører forholdet mellom de folkevalgte og administrasjonen. Kommunestyret er kommunens øverste myndighet. Rådmannen er bindeleddet mellom kommunestyret og administrasjonen som skal gjennomføre den vedtatte politikk. I dette prosjektet har kontrollutvalget ønsket å se nærmere på etterlevelsen av kommunestyrets myndighet. styre behandler årlig om lag femti saker. I 2008 ble det behandlet 53 saker på 6 møter, og i 2009 ble det avholdt 7 møter og behandlet 50 saker. 1 For at de folkevalgte skal ha tillit til administrasjonen og for at innbyggere skal ha tillit til kommunen er det viktig at vedtakene blir gjennomført etter intensjonen og at dette også blir formidlet til både politikere og innbyggere. 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 2.1 FORMÅL Formålet med undersøkelsen er å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Steigen kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksbehandling er forsvarlig. 2.2 PROBLEMSTILLINGER For å undersøke om administrasjonen i Steigen følger opp kommunestyrets vedtak og om saksforberedelse og informasjon om iverksettelse er tilfredsstillende, er følgende problemstillinger utledet: 1. Har administrasjonen rutiner for oppfølging av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging og iverksettelse. 2. Blir vedtakene iverksatt i et utvalg kommunestyresaker? 3. Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Systemer for rapportering om iverksettelse av vedtak. 4. Er administrasjonens rutiner for saksforberedelse forsvarlig? 2.3 AVGRENSNINGER Kommunerevisjonen har sett på rutiner for saksforberedelse og iverksettelse av vedtak, samt på iverksettelse av et utvalg kommunestyrevedtak. Vi har ikke vurdert den faglige siden ved den enkelte sak eller kontrollert om lover og regler er fulgt i forhold til saken i seg selv. 1 Kilde: Kommunens årsmeldinger for 2008 og 2009. Salten kommunerevisjon IKS 6

I samsvar med bestillingen fra Kontrollutvalget har revisjonen valgt å fokusere mest på oppfølging av kommunestyrevedtak. Problemstilling 4 som omhandler saksutredning fokuserer hovedsakelig på en kartlegging av rutiner, og vurderer i begrenset grad saksframleggene i utvalget. 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Data er samlet inn gjennom intervju, dokumentanalyse og spørreundersøkelse. Informasjonen er verifisert av intervjuobjektene. Dokumentene omfatter bla. årsmeldinger, saksprotokoller og s håndbok for politikere som inneholder reglement for kommunestyret mm. Revisor har også innhentet tilbakemelding fra administrasjonen vedrørende status for iverksettelse av et utvalg kommunestyrevedtak. Intervjuer Intervjuer har blitt gjennomført med rådmann, kommunalsjef, og fagkoordinatorene for teknisk og oppvekst. I tillegg har vi snakket med fagkoordinator for servicekontoret samt politisk sekretær. Fra politisk hold har vi snakket med ordføreren. Intervjuene ble gjennomført i perioden april-oktober 2010. Spørreundersøkelse For å få et inntrykk av i hvilken grad de folkevalgte er fornøyd med saksutredning, vedtaksoppfølging og administrasjonens tilbakemelding vedrørende status for gjennomføring av vedtakene, ble det gjennomført en spørreundersøkelse blant de 17 faste representantene i styre (juni 2010). Spørreskjemaet inneholdt 7 avkrysningsspørsmål med muligheter for kommentarer/utdypning. Etter purrerunde pr. telefon fikk vi en svarprosent på 100. Utvalg kommunestyrevedtak I tillegg til å kartlegge rutiner for iverksettelse og rapportering, ønsket vi å sjekke faktisk iverksettelse av noen kommunestyrevedtak. For å være sikker på at vedtakene var blitt iverksatt/iverksettelse var påbegynt, og for å få et nok stort antall saker å velge blant, har vi sett på vedtak fattet i perioden 2007 - april 2010. Utvalget omfatter til sammen 13 saker. Vi ba om tilbakemelding fra ansvarlig saksbehandler på status for iverksettelse, og om årsak hvis vedtak ikke var blitt iverksatt. Kommuneloven forutsetter at alle kommunestyrevedtak iverksettes av rådmannen. Kravet til iverksettelse er altså absolutt. Følgelig skal det ikke ha noen betydning hvilke saker man velger ut. Det er imidlertid mange saker som det ikke egner seg å se på oppfølgingen av, for eksempel regnskap, søknader om fritak fra politiske verv, referat- og bevillingssaker. Vi har derfor tatt et skjønnsmessig utvalg av saker. Salten kommunerevisjon IKS 7

4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som forvaltningsrevisjonsobjektet vurderes i forhold til. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. De kan hentes fra lovverk, politiske vedtak og føringer, administrative retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet som revisjonskriterier: - Kommuneloven - Ot.prp. nr. 42 (1991-92) Om lov om kommuner og fylkeskommuner - Et utvalg kommunestyrevedtak - Kommunale retningslinjer - Kommunalrettslig litteratur Revisjonskriteriene vil bli utdypet for hver av problemstillingene. Grunnleggende revisjonskriterium for hele rapporten er kommunelovens 23 nr. 2 som sier at det er rådmannen som er ansvarlig for saksutredning og iverksettelse av vedtak. Salten kommunerevisjon IKS 8

5. FAKTA OG VURDERINGER 5.1 Har administrasjonen rutiner for oppfølging av kommunestyrets vedtak? Systemer for oppfølging og iverksettelse. Kommunerevisjonen har undersøkt om administrasjonen har oversikt over status for iverksettelse av politiske vedtak og i hvilken grad de har rutiner/system for oppfølging og iverksettelse av kommunestyrets vedtak. Definisjon rutine Med rutine menes her etablerte normative, standardiserte prosedyrer eller handlinger som følges fast. En rutine er ofte nedfelt skriftlig, men kan også være etablert praksis. Den skal ikke være personavhengig. Det skal med andre ord ikke være slik at hvorvidt et vedtak blir iverksatt avhenger av hvem som er saksbehandler/kommunalsjef. 5.1.1 Revisjonskriterier Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt (Kommuneloven 23 annet ledd). Rådmannen i er ansvarlig for at politiske vedtak blir respektert og satt ut i livet (Delegasjonsreglementet for, punkt 2) Allment etablerte ledelsesprinsipper sier at en virksomhetsleder har ansvar for å etablere rutiner og systemer som sikrer at organisasjonen når de mål som er satt. 5.1.2 Fakta 2 I følge rådmannen praktiserer prinsippet om fullført saksbehandling. Dette innebærer at det vanligvis er saksforberedende saksbehandler som står for iverksettelsen når vedtak er fattet. 3 I følge politisk sekretær sender hun ut melding om vedtak til saksbehandler i etterkant av kommunestyremøtet. Hvis hun er i tvil om hvem som skal ha et vedtak, rådfører hun seg med rådmannen, og når det gjelder uttalelser og resolusjoner, så diskuterer vi gjerne med ordføreren hvor han vil at det skal sendes. Fagkoordinator eller annen leder får ikke kopi av vedtaket. Både saksliste og protokoll blir lagt ut i saksbehandlingssystemet (i tillegg til på nettsiden). 2 Faktabeskrivelsen baserer seg hovedsakelig på intervjudata. 3 En fyldigere beskrivelse av prinsippet om fullført saksbehandling finnes i del 5.4.2. Salten kommunerevisjon IKS 9

I følge fagkoordinatorene har de ingen formelle rutiner for oppfølging av kommunestyrevedtak. På oppvekst innebærer iverksettelse ofte samarbeid med teknisk avd. eller helse. Da er fagkoordinator oppvekst ansvarlig for at de blir iverksatt. Når det gjelder ting som har med den enkelte skole/barnehage å gjøre, er det i følge fagkoordinatoren, rektor/styrer som skal iverksette, men fagkoordinator skal se til at det blir gjort. Når det gjelder teknisk avd., forteller fagkoordinatoren at mange av tiltakene som skal gjennomføres ligger i årsbudsjettet, herunder mange investeringssaker. Hun har ansvaret for å følge opp sakene og kommuniserer ofte med saksbehandlerne om ståa i ulike saker. I følge rådmannen har kommunen ikke noen oversikt over status for iverksettelse av kommunestyrevedtak, men han følger med på at vedtakene blir iverksatt: Det er såpass få saker og såpass små forhold at det klarer jeg å passe på. Men vi har ikke laget oss noen skriftlig rutine for når de skal sjekkes ut etc. Hvis det ikke blir gjort, etterspør jeg hva ståa er. Rådmannen har et administrativt lederteam som foruten ham selv består av kommunalsjef, fire fagkoordinatorer, økonomi- og personalsjef, samt NAV-leder. Lederteamet møtes omtrent hver 14. dag, men i følge fagkoordinatorene brukes dette i liten grad som en arena for å diskutere iverksettelse. I noen tilfeller fatter kommunestyret et annet vedtak enn det som var foreslått av administrasjonen. På spørsmål om slike vedtak er vanskeligere å iverksette, sier rådmannen at administrasjonen retter seg etter det politikerne bestemmer, men legger til at det har vært en del nye folk hos oss som er blitt frustrert over at innstillinga ikke ble vedtatt. Da har jeg sagt at slik er det. Nå er det ikke ofte at det skjer. Hvis det oppstår problemer med gjennomføringen, for eksempel at det oppstår uforutsette kostnader, eller at det i utgangspunktet ikke var bevilget nok penger, blir rådmannen koblet inn, forteller fagkoordinatorene. Da må vi legge fram forslag om å regulere budsjettet eller legge fram en sak der vi foreslår å bevilge penger. Hvis det ikke blir vedtatt, blir saken liggende til neste års budsjett, sier fagkoordinator teknisk. Rådmannen sier at hvis det viser seg at bevilgede midler ikke strekker til, så tar han det opp med ordføreren i første omgang, deretter som politisk sak. Ordføreren sier at han har inntrykk av at vedtakene stort sett blir gjennomført, men at det kan gå for tregt. De folkevalgtes vurdering av vedtaksgjennomføringen Vi spurte kommunestyrets medlemmer om deres vurdering av om vedtakene blir iverksatt av administrasjonen. Det var seks svaralternativer: I høy grad, i nokså høy grad, både og, i nokså liten grad, i liten grad og vet ikke. 47 prosent av respondentene ga uttrykk for at de i høy eller nokså høy grad er tilfreds med administrasjonens vedtaksoppfølging mens 35 prosent svarte både og, jf. tabell 1 under. Salten kommunerevisjon IKS 10

Tabell 1: Opplever du at kommunestyrets vedtak blir iverksatt av administrasjonen? Antall Andel I høy eller nokså høy grad 8 47% Både og 6 35% I nokså liten eller liten grad 1 6% Vet ikke 2 12% Sum 17 100% På spørsmål om de opplever at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp innen rimelig tid, svarte 7 representanter (41%) i nokså høy grad, 5 (29%) både og, og 4 (23%) i nokså liten eller i liten grad (1 svarte vet ikke). 5.1.3 Vurdering I følge revisjonskriteriene har rådmannen ansvaret for å påse at politiske vedtak blir iverksatt. Det tilligger rådmannen å sørge for at det blir etablert rutiner og systemer for å sikre at vedtak blir iverksatt. Kommunen har etablet en praksis slik at vedtakene sendes til saksbehandler for oppfølging, jf. prinsippet om fullført saksbehandling. Imidlertid har kommunen ingen skriftlig rutine for iverksettelse og systematisk oppfølging. Revisjonens inntrykk er at prinsippet om fullført saksbehandling og eksisterende praksis med at rådmann/leder følger med sikrer iverksettelse av de fleste vedtakene, men det representerer ikke et system som sikrer at vedtak ikke blir avglemt. Steigen er en liten kommune, men å gå rundt og huske på alle vedtakene og tiltakene som ligger i budsjettet er vanskelig. Dessuten er en ordning som er så personavhengig veldig sårbar. Videre blir kontrollen sporadisk når man mangler en samlet oversikt over saker som skal iverksettes, og status for disse. Kommunerevisjonen mener at dette medfører en risiko for at enkelte vedtak eller deler av vedtak ikke blir iverksatt. I samsvar med dette konkluderer revisjonen med at dagens praksis ikke i tilstrekkelig grad oppfyller kriteriet om at rådmannen påser at vedtak blir iverksatt, jf. koml. 23 annet ledd. At under halvparten av kommunestyrerepresentantene i høy/nokså høy grad opplever at kommunestyrets vedtak blir iverksatt, tyder på et behov for bedre informasjon om oppfølging av vedtakene. Mangelfulle rutiner for oppfølging og ingen oversikt over status for iverksettelse innebærer en risiko som kommunen må håndtere og understreker behovet for innføring av en rutine som muliggjør systematisk kontroll og rapportering. Salten kommunerevisjon IKS 11

5.2 Blir vedtakene iverksatt i et utvalg kommunestyresaker? Kommunerevisjonen har undersøkt om et utvalg kommunestyrevedtak fra 2007 - våren 2010 er blitt iverksatt. Vi ba om status for iverksettelse, og om årsak hvis vedtaket ikke var blitt iverksatt. 5.2.1 Revisjonskriterier Kriteriene fra 5.1.1 gjelder også for denne problemstillingen. I tillegg danner utvalget av kommunestyrevedtak i seg selv kriterier som administrasjonen vurderes i forhold til. 5.2.2 Fakta Utvalget av vedtak Tabell 2 viser utvalget av kommunestyrevedtak, ordnet kronologisk og etter tema. Status framgår av kolonne fire. Denne tabellen bygger på redegjørelser fra administrasjonen. Fullstendige vedtak og tilbakemeldinger er samlet i vedlegg 2. Tabell 2 Status for iverksettelse av et utvalg kommunestyrevedtak fra 2007 - våren 2010 (se vedlegg 2 for fullstendige vedtak og tilbakemeldinger om status) PS nr. Saken gjelder Sektor/ avd. 7/07 Overdragelse av Nordskot skole Oppvekst/ Oppmålingsk. Status Iverksatt bortsett fra på ett punkt 32/07 Kultursamarbeid i Salten Kulturkontoret Iverksatt Kommentar 53/07 37/08 Renovering av Steigenskolen avd. Leinesfjord: - Prosjektorganisering og økonomisk ramme - Økonomisk ramme takløsning Rådmannskontoret Iverksatt Iverksatt Prosjektet er gjennomført, men ikke innenfor den øko. rammen som ble vedtatt i sak 53/07 12/10 Ekstrabevilgning vinduer Rådmannskontoret 52/08 Bosetting av flyktninger 2009 Flyktninge- /sosialkonsulent 5/10 Bosetting av flyktninger 2010 Flyktninge- /sosialkonsulent 4/09 Intensjon om leieavtale Rådmannskontoret Iverksatt Delvis iverksatt Delvis iverksatt Iverksatt 2 flyktninger bosatt Hittil er 5 flyktninger bosatt Salten kommunerevisjon IKS 12

6/09 (36/08) Strategisk eiendomsplan 13/09 Ny hovedledning Leines vannverk, framdriftsplan Rådmannskontoret Teknisk kontor 23/09 Kommunedelplan for energi og klima Plan- og miljøkontoret/ Næringskontor 35/09 Familiesenter fra prosjekt til drift Helse og omsorg 7/10 Historisk senter rapport og evt. videreføring av prosjekt Næringskontor Langtidsplan under iverksettelse Forsinket, under iverksettelse Langtidsplan under iverksettelse Forsinket, under iverksettelse Arbeid påbegynt Videreføring forutsetter ekstern finansiering De utvalgte sakene varierer når det gjelder kompleksitet og omfang. Noen er enkle mens andre dreier seg om prosesser som går over tid og inkluderer mange aktiviteter. Under følger en oppsummering av status for iverksettelse av vedtakene i utvalget. Iverksatt 5 Delvis iverksatt 5 Langtidsplaner under iverksettelse 2 Arbeid påbegynt, foruts. finansiering 1 Totalt antall vedtak 13 Som vi ser er størsteparten av vedtakene iverksatt eller delvis iverksatt. De vedtakene som er kategorisert som delvis iverksatt omfatter sakene 7/07, 52/08 og 5/10, samt 13/09 og 35/09 som er forsinket. Når det gjelder sak 7/07 er hoveddelen av vedtaket iverksatt (skolen er solgt), men ett punkt i vedtaket er ikke iverksatt, nemlig Barnas behov for en lekeplass i nærmiljøet må også ivaretas. Dette punktet kom til som et benkeforslag under behandlingen i kommunestyret. Også i sak 52/08 var det politikerne som fremmet forslag til vedtak (i formannskapet). Ordlyden er stiller seg positiv til bosetting av 10 nye flyktninger i 2009. Bare to ble bosatt. 4 I to av sakene er iverksettelsen forsinket. Som årsak til forsinkelsene oppgis sen oppstart, dårlig dokumentasjon av anboringer og tidlig frost (sak 13/09), og for sak 35/09, kapasitetshensyn på utbyggingsavdelingen PUD (som forsinket ombyggingen av lokalet). To vedtak dreier seg om planer som gjelder over flere år og som inneholder en rekke tiltak. Noen av tiltakene har en tidsbestemt iverksettelse mens andre er mer uttrykk for en kommunal policy som skal følges løpende. Flere av tiltakene som gjelder for den forgangne perioden er iverksatt (se vedlegg 2). 4 I tilsvarende sak året etter var det med forslag til vedtak fra administrasjonen. Da var ordlyden inntil et visst antall flyktninger. Man satte altså et tak på og ikke et mål om et visst antall personer. Slik sett kunne vi kategorisert vedtaket fra 2010 som iverksatt i sin helhet og ikke bare delvis iverksatt, men valgte likevel å anse det som delvis iverksatt fordi administrasjonen har uttalt at de prøver å få bosatt 3 voksne til i løpet av året. Salten kommunerevisjon IKS 13

5.2.3 Vurdering Størsteparten av vedtakene er iverksatt eller delvis iverksatt. I det ene vedtaket er det ett punkt som ikke er iverksatt ( Barns behov for en lekeplass må ivaretas ). Punktet ble foreslått under den politiske behandlingen og gir uttrykk for en intensjon/et ønske, men trenger en konkretisering for å kunne iverksettes. Bakgrunnen for at iverksettelse i andre vedtak er/ble forsinket er sammensatt, bl.a. kapasitetsproblemer og uforutsette hendelser. Ovenstående kan tyde på at mens kapasitetsproblemer og (andre) uforutsette problemer kan føre til at iverksettelsen blir forsinket, er det en risiko for at vedtak/deler av vedtak ikke blir iverksatt i det hele tatt hvis forslaget er vagt/lite konkret/må operasjonaliseres før iverksettelse kan finne sted. Salten kommunerevisjon IKS 14

5.3 Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Rutiner for rapportering om iverksettelse av vedtak. Kommunerevisjonen har undersøkt hva slags rutiner kommunen har for rapportering til kommunestyret om status for iverksettelse av kommunestyrets vedtak, og i hvilken grad disse fyller de folkevalgtes behov for informasjon. 5.3.1 Revisjonskriterier Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen gi melding til kommunestyret. Kommunestyret skal da foreta nødvendige endringer i budsjettet. (Kommuneloven 47) I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen (Kommuneloven 48 punkt 5). Kommunestyret har gjennom sitt tilsynsansvar, jf. kommuneloven 76, en plikt til å skaffe seg informasjon om hvorvidt virksomheten når de mål som er satt, og å gripe inn ved avvik. For å sikre løpende kontroll med at kommunestyrets vedtak blir gjennomført kan det være behov for å etablere meldingsrutiner eller lignende.* ) Den 15.04.2010 ble det inngått resultatavtale mellom rådmannen og Steigen kommune. I følge denne rapporterer rådmannen direkte til ordfører, formannskap og kommunestyre. Det skal være tertialvise økonomirapporter og avvik skal meldes til politisk nivå. * ) Overå og Bernt (2006): Kommuneloven med kommentarer. Oslo: Kommuneforlaget. 5.3.2 Fakta I følge rådmannen har kommunen en rutine med tertialvise økonomirapporter og årsrapport. Når det gjelder informasjon til kommunestyret om status for iverksettelse av kommunestyrevedtak, er det ikke noen rutine for dette. I følge rådmannen, informerer administrasjonen på ad hoc-basis om aktuelle saker. Vanskelige personalsaker har det vært rapportert om i lukket møte. Rådmannen gir uttrykk for at han mener at politikerne får tilstrekkelig informasjon tatt i betraktning at ordføreren daglig er til stede og får/etterspør informasjon. Revisjonen tolker dette slik at han mener at ordføreren da skal informere kommunestyret. Salten kommunerevisjon IKS 15

Ordføreren på sin side, gir uttrykk for at han synes at rapporteringen fra administrasjon til kommunestyret ikke er god nok. Som nevnt over skal kommunestyret ha tertialvise økonomirapporter, men i følge ordføreren fikk de bare én rapport i fjor. Vi har ikke fått de rapportene som vi skulle hatt. Det har vært for dårlig økonomirapportering. 5 Vi har fått muntlig svar som viste seg å ikke stemme. Når det gjelder informasjon om status for gjennomføring av vedtak, sier ordføreren at det ikke er rutine for dette, men at de kan spørre saksbehandler/leder og få muntlig svar. De formelle måtene som representantene kan benytte for å bli informert er i form av interpellasjon og spørretimen. Her er det som oftest fagkoordinatorene som besvarer spørsmålene. I følge fagkoordinator teknisk har kommunen rutiner for rapportering på det som er hjemlet i budsjettvedtak, herunder investeringssaker. I tillegg til de tertialvise økonomirapportene, rapporterer fagkoordinatorene månedlig til rådmannen ifm. lederteam-møter, om evt. avvik ift. budsjett. Men når det gjelder enkeltvedtak, for eksempel en reguleringsplan med ekstra bevilgninger, har kommunen ikke rutiner for rapportering. Årsmeldingen har i tillegg til rådmannens regnskapskommentarer, med rapporter som redegjør for aktiviteten ved sentraladministrasjonen, Steigen oppvekstsenter, kulturadministrasjonen, Steigentunet og PUD. Her finner man også informasjon om noen av tiltakene som har sitt utspring i kommunestyrets vedtak, men den har ikke en systematisk gjennomgang av status for gjennomføring av vedtakene, og den sammenholder ikke resultat med mål/plan. Kommunestyrerepresentantenes oppfatning: Resultater fra spørreundersøkelsen I spørreundersøkelsen ble det spurt om representantene synes at informasjon om iverksettelse av kommunestyrevedtak er tilfredsstillende. Vel halvparten (53%) av respondentene (9 representanter) ga uttrykk for at de i nokså liten eller i liten grad blir informert om status for iverksettelse mens 7 representanter (41%) svarte både og. På spørsmål om de ønsker å bli bedre informert om iverksettelse av kommunestyrets vedtak svarte samtlige ja. 6 5 Rådmannen sier i en kommentar til fakta at kritikken må ses i sammenheng med at de da hadde en spesiell situasjon hvor stillingen som økonomileder var ubesatt store deler av året, regnskapssjefen hadde permisjon og rådmannen var sykemeldt i en lengre periode. 6 Noen av representantene uttrykte frustrasjon over manglende informasjon fra administrasjonen, og en nevnte som eksempel saken om vannbåren varme: Avtalen skal behandles på ekstraordinært kommunestyremøte, men de holder allerede på å legge ned ledninger til kommunale bygg. Vi har ikke klarert dette, men de gjør vel ikke noe ulovlig for vi fattet et vedtak i fjor høst om at vi skal ha vannbåren varme, men vi kunne i det minste blitt informert om at nå går de i gang. En annen kommentar til samme sak var: Saken stod ikke i investeringsplanen. Vi burde vært informert om dette tidligere, det totale kostnadsbildet er ikke kjent. Rådmannen presiserer i en kommentar til fakta at avtalen ble undertegnet og arbeidet startet opp uten/før administrasjonen hadde saksbehandlet saken (jf. epost 08.11.2010). Salten kommunerevisjon IKS 16

5.3.3 Vurdering Faktabeskrivelsen viser at kommunestyret til en viss grad blir informert av rådmann/administrasjon. Kommunestyrerepresentantene kan stille spørsmål og administrasjonen informerer på ad hoc basis. Imidlertid er det ingen systematisk rapportering når det gjelder status for iverksettelse av kommunestyrevedtak. Kommunen har på plass formelle rutiner om tertialvis økonomirapportering samt årsrapport, men i praksis ble ikke alle de tertialvise rapporteringene gjennomført i fjor. Dette er et avvik ift. kommunelovens krav om at rådmannen skal gi melding til kommunestyret hvis det skjer endringer som kan få betydning for de inntekter/utgifter som årsbudsjettet bygger på. Årsmeldingen er omfattende og meget informativ, men den har ikke med noen oversikt som viser status for gjennomføring av kommunestyrevedtak og den vurderer ikke resultat ift. mål/plan. Dette representerer et avvik ift. kravet om at årsberetningen skal opplyse om forhold som er viktige for å bedømme resultatet av virksomheten (herunder om vedtakene er iverksatt). Et annet aspekt er at når fagkoordinatorer eller andre på vegne av rådmannen informerer kommunestyret om status i saker, så skjer dette som oftest muntlig. De av de faste representantene som da har frafall går da glipp av denne informasjonen. 7 Dette understreker behovet for skriftlig og systematisk informasjon. Resultatene fra spørreundersøkelsen er entydige de folkevalgte er ikke tilfreds med situasjonen og ønsker å bli bedre orientert om iverksettelsen av kommunestyrets vedtak. 7 Etter det revisjonen forstår (på bakgrunn av samtalene med rådmann og ordfører) har frafallet blant de faste representantene økt etter innføringen av ordningen med kommunestyremøter på kveldstid. Salten kommunerevisjon IKS 17

5.4 Er kommunens rutiner for saksforberedelse forsvarlig? Saksutredninger utgjør et viktig grunnlag for kommunestyrets vedtak. Hvis saksframstillingen ikke er god, kan beslutninger bli fattet på svakt/sviktende grunnlag. Kommunerevisjonen har undersøkt hvilke rutiner administrasjonen har for saksutredning. Hvem som har ansvaret for forsvarlig saksforberedelse er hjemlet i kommuneloven. Tidligere var ansvaret for at en sak var forsvarlig forberedt tillagt ordføreren, i dag er det rådmannens ansvar. 8 5.4.1 Revisjonskriterier Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt (Kommuneloven 23 nr. 2).* ) Det er tale om et helhetlig sjefsansvar for forsvarlig saksforberedelse og administrasjon. Alle saker som legges fram for folkevalgte organer av administrasjonen, legges fram av administrasjonssjefen eller på hans eller hennes vegne (Ot.prp. nr. 42, 1991-92: 277). Rådmannen i er ansvarlig for å legge fram et forsvarlig faglig grunnlag for politikere når beslutninger skal fattes (Delegasjonsreglementet for, punkt2) Mal for saksframlegg som ligger i kommunens saksbehandlingssystem Ansvaret for å påse at sakene er forsvarlig utredet, innebærer ikke noen form for utsettende veto fra administrasjonssjefens side om han/hun mener det ikke har vært tid eller ressurser til å gjennomføre en skikkelig saksutredning..administrasjonssjefen eller den som legger saken fram på hans eller hennes vegne har plikt til å gjøre oppmerksom på eventuelle svakheter og ufullstendigheter i saksforelegget, slik at de folkevalgte kan ta hensyn til dette. ** ) * ) Innebygd i rådmannens oppgaver om å sørge for forsvarlig saksforberedelse og iverksetting av vedtak, ligger det også at han/hun har både rett og plikt til å påpeke eventuelle rettslige feil og mangler ved avgjørelser i de folkevalgte organer (Overå og Bernt, 2006: 156). ** ) Overå og Bernt (2006: 170): Kommuneloven med kommentarer. Kommuneforlaget. 8 I Reglement for styre 1 heter det at ordføreren (og ikke rådmannen) har ansvaret for at de saker som legges fram for kommunestyret er forberedt på forsvarlig måte. Dette reglementet ble vedtatt av kommunestyret 19.02.1992, altså før dagens kommunelov ble vedtatt senere det året. Reglementet har ikke vært revidert siden. Siden dokumentet baserer seg på det til enhver tid gjeldende lovverk må denne paragrafen anses som ugyldig. Salten kommunerevisjon IKS 18

5.4.2 Fakta Kommunen praktiserer (som nevnt i del 5.1) prinsippet om fullført saksbehandling. Dette innebærer at en sak/oppgave behandles og en løsning (forslag til vedtak) presenteres i så fullført form at det kun står igjen for folkevalgte organer å godkjenne/vedta (evt. endre/forkaste) forslaget. Ansvarlig saksbehandler har rett og plikt til å hente inn informasjon fra alle ledd og trekke konklusjoner på et totalt samordnet grunnlag. I følge politisk sekretær er det et forholdsvis lite antall ansatte som forbereder saker for politisk behandling, ofte ledere (fagkoordinatorer eller andre). Når det er klart at det blir en sak, ber leder/saksbehandler servicekontoret om å opprette et saksnummer. Saken blir knyttet til en gitt møtedato, slik at når saksbehandler har skrevet saken ferdig og påfører koden klar til behandling, så kommer saken automatisk opp på sakslisten for det møtet. Det samme gjelder saker som har vært i formannskapet. Politisk sekretær har så en gjennomgang med rådmann og ordfører vedr. hvilke saker som skal med, før hun lager møteboka. Hun leser ikke selv gjennom saksframstillingene. Rådmannen godkjenner møteboka når den er klar for utsendelse. Hvis rådmannen er borte, sendes møteboken til kommunalsjefen for godkjenning. Alt skjer elektronisk - det er ingen papirdokumenter, og ingen skriver under på saksframstillingen. Rådmannen gir uttrykk for at han som hovedregel leser gjennom saksframlegget, men at det hender at han ikke leser det hvis han er godt kjent med saken. I følge kommunalsjefen har det skjedd at saker er blitt lagt fram uten at den har vært gjennomlest av rådmannskontoret, med en innstilling som avviker fra det rådmannen ville hatt. Dette kan skje når det er liten tid, for eksempel når det er tilleggssakslister eller saker som blir sendt ut i ettertid. Fagkoordinator oppvekst er alene om å forberede saker fra oppvekstavdelingen for politisk behandling i formannskap/kommunestyre. Han forteller at han snakker med rådmannen når de økonomiske beregningene er gjort. Da er kostnadene kjent og rådmannen kan ta stilling til saken - om den skal fremmes, om det trengs ekstra bevilgninger eller om det må løses innenfor egne rammer, etc. 9 I følge fagkoordinatoren hender det at han som faginstans har et annet syn enn rådmannen. Da er det rådmannen som bestemmer. Ut over den kvalitetssikring av innhold som dialogen med rådmannen representerer, er det ikke noen form for kvalitetssikring av saksframstillingen. Fagkoordinator teknisk forteller at de har to typer saker saker der det fattes enkeltvedtak for eksempel byggesøknader og delingssaker. Slike saker er det en egen rutine for, jf. planog bygningsloven. Den andre typen saker er budsjettsaker og løse vedtak fattet av formannskap/kommunestyre. For denne typen saker har kommunen ingen skriftlige rutiner. Sakene drøftes på avdelingen, så har fagkoordinator teknisk vanligvis en dialog med rådmannen (særlig ift. det økonomiske) før hun selv eller andre ved avdelingen skriver saken. Det diskuteres med rådmannen hva innstillinga skal være og når saken skal sendes til politisk behandling. Når saken er ferdig sender hun noen ganger en epost til rådmannen om 9 Fagkoordinator oppvekst forteller at når det gjelder plandokumenter, så går de gjennom en høring på arbeidsplassene. Dette blir så bearbeidet i lederteamet bestående av rektorer og barnehagestyrere som fagkoordinatoren leder. Salten kommunerevisjon IKS 19

hvor han finner saken, så henter han den ut selv for gjennomlesning. Når andre enn leder er saksbehandler for en sak, forteller fagkoordinator teknisk at de diskuterer saken på forhånd og at hun som oftest leser saksframstillingen. I følge rådmannen avholdes internmøter i store og/eller kontroversielle saker (for eksempel Forsanutbyggingen og skjærgårdsparken i Helnessund), hvor saksbehandler, fagkoordinator, rådmann og kommunalsjef drøfter hvordan de skal vinkle saken og hvilken innstilling de skal fremme. For øvrig er rådmannens lederteam-møter en potensiell arena for den administrative ledelsen til å diskutere saker i en utredningsfase. Økonomiplan og budsjett er typiske saker som blir satt på dagsordenen i lederteamet, og i følge rådmannen diskuteres det da hvordan saken skal legges fram, vinkling, prosessen, osv. Fagkoordinator teknisk sier at de diskuterer hvordan visse saker skal legges fram, men at på langt nær alle sakene blir drøftet i lederteamet. Rådmannen gir uttrykk for at han synes innstillingene i hovedsak er gode, selv om det varierer fra saksbehandler til saksbehandler. Bare en sjelden gang får han inntillinger som han mener må rettes, på bakgrunn av formuleringer som kan være for tvetydig eller for bastant. Rådmannen og kommunalsjefen gir uttrykk for at de mener at det i hovedsak er nok tid og ressurser til saksforberedelse, men at teknisk avdeling har stort trykk på seg. Samtidig sier rådmannen at hvis de hadde hatt mer tid i noen saker kunne de gått enda grudigere til verks og fått fram flere nyanser, men at han ikke kjører saken hvis han mener at den er uforsvarlig forberedt. 10 Fagkoordinator teknisk understreker at mangelen på tid/bemanning er alvorlig og at det er et problem i seg selv at det eneste som ser ut til å bety noe er at sakene blir ferdig i tide. Det er ikke tvil om at det i enkelte saker går ut over kvaliteten på saksutredningen at vi har for lite tid til å forberede de. Imidlertid gjøres det ikke/bare unntaksvis oppmerksom på dette i det enkelte saksframlegg. Rådmannen er kjent med problemet og det har vært tatt opp med politisk ledelse, uten at det er besluttet noen løsning. Også fagkoordinator oppvekst gir uttrykk for at det er dårlig med tid og lav bemanning, men han mener at dette ikke går ut over kvaliteten på saksutredninger, ting tar bare lengre tid. At saksdokumenter blir journalført på rett måte bidrar til en forsvarlig saksforberedelse, og letter innsyn og dokumentasjon. Mange sender epost direkte til saksbehandler i stedet for til kommunens sentrale postmottak. Det er derfor viktig at kommunen har rutiner for arkivering av epost som inngår i saksutredningen. I følge rådmannen mangler Steigen kommune felles rutine for arkivering av epost som er relevant for en sak. Han kjenner ikke til hva praksis er på de ulike avdelingene, men sier at han for egen del enten sender saksrelevante eposter videre til postmottak/servicekontoret eller skriver den ut og legger den i posten slik at den blir arkivert. Fagkoordinator oppvekst følger samme praksis. 10 Knapt med tid gjør at det ikke er uvanlig at saker ettersendes til kommunestyremøter, og i følge rådmannen har de fått kritikk for dette fra politikerne fordi det da blir for liten tid til å sette seg inn i saken. Salten kommunerevisjon IKS 20

Følges mal for saksframlegg? Av intervjuene framgår at kommunen ikke har noen skriftlige rutiner for saksforberedelse til kommunestyret annet enn en mal for saksframlegg som brukes av alle som forbereder saker til politiske utvalg. 11 Den ligger i saksbehandlersystemet og gir saksframlegget en klar struktur som politikerne kan kjenne seg igjen i. 12 Øverst er det oppgitt hvem som er saksbehandler samt arkiv- og arkivsaksnr. Punktene som er med i saksframstillingen er: - Rådmannens innstilling (forslag til vedtak) - Saksutredning - Bakgrunn - Vurdering - Vedlegg Gjennomgangen av sakene i utvalget viser ulik praksis når det gjelder hvorvidt saksbehandlerne følger malen. 13 Noen har med alle punktene mens andre bare har med noen. Halvparten av saksframleggene mangler vurdering. Flere har satt saksutredning som en overskrift på hele saksframstillingen. Videre synes det i enkelte saker som nærmest tilfeldig hva som innholdsmessig er plassert under bakgrunn og hva som er plassert under saksutredning. Flere av de litt mer omfattende sakene har også tematiske overskrifter. Disse har samme type fonter som overskriftene som ligger i malen slik at det er vanskelig å se at de hører inn under en av delene i strukturen. De aller fleste sakene har med rådmannens innstilling (unntak er sakene 37/08 og 52/08). I noen av sakene fremmet administrasjonen tillegg eller endringer under behandlingen av saken i kommunestyret. I kun én av sakene er forslag til vedtak nummerert i punkter (sak 7/07). Dette til tross for at enkelte av vedtakene er forholdsvis omfattende. De folkevalgtes vurdering av administrasjonens saksforberedelse Tabell 3 under viser de faste kommunestyrerepresentantenes grad av tilfredshet med administrasjonens saksforberedelse. Det var seks svaralternativer: i høy grad, i nokså høy grad, både og, i nokså liten grad, i liten grad og vet ikke. Om lag 60 prosent svarte både og. 11 I følge rådmannen ble det laget et rundskriv til saksbehandlerne om rutine for saksbehandling i 1992, men dette gjelder ikke lenger siden rutinene beskrevet der bygde på en annen politisk og administrativ organisering enn i dag. 12 benytter saksbehandlersystemet EDB Sak og Arkiv (tidligere kalt Kontor 2000, noe mange i kommunen fortsatt kaller det). 13 For en mer detaljert gjennomgang, se vedlegg 2. Salten kommunerevisjon IKS 21

Tabell 3: Synes du at saker som behandles i kommunestyret er tilfredsstillende utredet? Antall Andel I nokså høy grad 6 35% Både og 10 59% I liten grad 1 6% Totalt 17 100% Som begrunnelse for at noen opplever saksutredninger som utilfredsstillende, svarte mange at dette var knyttet til manglende belysning av konsekvenser (11 representanter) og alternativer (8). Kommentarer fra representantene omfattet: Manglende belysning av konsekvenser spesielt mht. økonomiske konsekvenser; Det totale kostnadsbildet (herunder framtidige driftskostnader) ikke godt nok utredet. På spørsmål om kommunestyrerepresentantene synes forslag til vedtak er klare og tydelige, svarte vel 3/4 av representantene i nokså høy grad. 5.4.3 Vurdering Revisjonskriteriene slår fast at det er rådmannen som er ansvarlig for saksforberedelse og som skal påse at saker som behandles i kommunestyret er forsvarlig utredet. har ingen skriftlige rutiner for saksforberedelse annet enn en mal for saksframlegg som ligger i saksbehandlersystemet. Intervjuene tyder på at malen følges av samtlige som forbereder saker for politisk behandling, men gjennomgangen av saker viser betydelige variasjoner i bruken av malen og at enkelte punkter i malen er utelatt i mange saker. Det er et lite antall personer som utreder saker for behandling i formannskap/ kommunestyre. Disse får mye erfaring med saksutredninger og kompetansen styrkes, noe som borger for at saker blir forsvarlig forberedt. Intervjuene viser at fagkoordinatorene er ansvarlig for kvalitetssikring av saksframlegg fra sine respektive sektorer. Fagkoordinatorene har en dialog med rådmannen innledningsvis i saksforberedelsen hvor man klargjør prosess, det økonomiske etc. og man diskuterer med rådmannen hva innstillinga skal være. I tillegg diskuteres større saker på egne interne møter eller på rådmannens lederteam-møter. Revisjonen finner det positivt at man har slike dialoger og diskusjoner, noe som er med på å kvalitetssikre prosessen fram mot ferdig sak. Når det gjelder kvalitetssikring av det endelige framlegget, er en form for kvalitetssikring at saksframlegget sendes tjenestevei fra saksbehandler til leder (fagkoordinator), og evt. til kommunalsjef, før det til sist havner på rådmannens bord, og at hvert av disse nivåene leser Salten kommunerevisjon IKS 22

gjennom/godkjenner saken, før den blir sendt videre/til politisk behandling. Imidlertid er revisjonens inntrykk at praksis i i noen tilfeller avviker fra dette. Faktabeskrivelsen viser at oversendelsen av saker til politisk behandling skjer elektronisk og at overordnet nivå ikke alltid leser gjennom saksframlegget. Rådmannen godkjenner møteboka. Dette skjer først når den er klar for utsendelse, men representerer dog en siste mulighet for kvalitetssjekk. Spørreundersøkelsen viser at vel halvparten av de faste kommunestyre-representantene svarte både og på spørsmålet om sakene er tilfredsstillende utredet. Misnøyen var spesielt knyttet til manglende belysning av konsekvenser (og alternativer). Det ble gitt uttrykk for at spesielt teknisk etat sliter med for liten kapasitet, og at det i enkelte saker kan gå ut over kvaliteten på saksutredningen, men at det ikke/sjelden gjøres oppmerksom på dette. Dette er et avvik ift. kravet om at rådmannen eller den som legger saken fram på hans eller hennes vegne har plikt til å gjøre oppmerksom på eventuelle svakheter og ufullstendigheter i saksforelegget. 6. KONKLUSJON Formålet med undersøkelsen har vært å vurdere i hvilken grad administrasjonen i Steigen kommune følger opp kommunestyrets vedtak og rapporterer tilbake til kommunestyret om status for iverksettelse, og om forutgående saksbehandling er forsvarlig. På bakgrunn av undersøkelsen som presentert i denne rapporten, oppsummerer kommunerevisjonen funnene som følger: Har administrasjonen rutiner for oppfølging av kommunestyrets vedtak? Kommunen har etablet en praksis slik at melding om vedtak sendes til saksbehandler for oppfølging, jf. prinsippet om fullført saksbehandling. Imidlertid har kommunen ingen skriftlig rutine for iverksettelse og systematisk oppfølging. Revisjonen inntrykk er at prinsippet om fullført saksbehandling og eksisterende praksis med at rådmann/leder følger med sikrer iverksettelse av de fleste vedtakene, men det representerer ikke et system som sikrer at vedtak ikke blir avglemt. Videre blir kontrollen sporadisk når man mangler en samlet oversikt over saker som skal iverksettes, og status for disse. Revisjonen mener at dette medfører en risiko for at enkelte vedtak eller deler av vedtak ikke blir iverksatt. Blir vedtakene iverksatt i et utvalg kommunestyrevedtak? Størsteparten av vedtakene er iverksatt eller delvis iverksatt. Årsakene til at noen saker bare delvis er iverksatt varierer. Mens kapasitetsproblemer og (andre) uforutsette problemer fører til at iverksettelsen blir forsinket, så vi eksempler på at hvis vedtaket er foreslått under den politiske behandlingen og er vagt/lite konkret, er det en risiko for at vedtaket/denne delen av vedtaket ikke blir iverksatt i det hele tatt. Salten kommunerevisjon IKS 23

Gis det tilbakemelding til kommunestyret om status for iverksettelse? Kommunestyret blir til en viss grad informert av rådmann/administrasjon. Kommunestyrerepresentantene kan stille spørsmål og administrasjonen informerer på ad hoc basis. Imidlertid er det ingen systematisk rapportering når det gjelder status for iverksettelse av kommunestyrevedtak. Kommunen har på plass formelle rutiner om tertialvis økonomirapportering samt årsrapport, men i praksis ble ikke alle de tertialvise rapporteringene gjennomført i fjor. Dette er et avvik ift. kommunelovens krav om at rådmannen skal gi melding til kommunestyret hvis det skjer endringer som kan få betydning for de inntekter/utgifter som årsbudsjettet bygger på. Årsmeldingen er omfattende og meget informativ, men den har ikke med noen oversikt som viser status for gjennomføring av kommunestyrevedtak og den vurderer ikke resultat ift. mål/plan. Dette representerer et avvik ift. kravet om at årsberetningen skal opplyse om forhold som er viktige for å bedømme resultatet av virksomheten (herunder om vedtakene er iverksatt). Resultatene fra spørreundersøkelsen er entydige de folkevalgte er ikke tilfreds med situasjonen og ønsker å bli bedre orientert om iverksettelsen av kommunestyrets vedtak. Er kommunens rutiner for saksforberedelse forsvarlig? Kommunen har ingen skriftlige rutiner for saksforberedelse annet enn en mal for saksframlegg. Malen brukes av alle som skal forberede saker for politisk behandling, men gjennomgangen av sakene i utvalget viste at det er store variasjoner i hvordan malen brukes (hvilke punkter som er med etc). Malen stiller krav til hvilke hovedpunkter som skal være med i saksframstillingen og bidrar sånn sett til å sikre et minimum av innhold og struktur. Det at strukturen i malen ikke følges i mange saker innebærer en risiko for at saksframstillingen ikke blir fullstendig og stringent nok. Det er dialog mellom rådmannen og kommunalsjef/fagkoordinatorene i saksutredningsfasen, i større saker i form av egne interne møter. Dette bidrar til en god prosess og forsvarlig saksforberedelse. Revisjonen anser det som en svakhet at det ikke er rutine for at saksframlegget konsekvent sendes tjenestevei siden man da går glipp av den kvalitetssikringen som ligger i at hvert nivå må godkjenne framlegget før det sendes videre/til politisk behandling. Rådmannen leser gjennom de fleste saksframleggene, men det forekommer at rådmannen ikke leser gjennom saker hvis han kjenner saken godt og/eller det er knapt med tid, for eksempel når det er tilleggssaker/saker som ettersendes. Rådmannen godkjenner møteboka. Dette skjer først når den er klar for utsendelse, men representerer dog en siste mulighet for kvalitetssjekk. Salten kommunerevisjon IKS 24