Prosedyre for toktbemanning 1. Hensikt Hensikten med denne prosedyren er å sikre at alle planlagte tokt på alle fartøyer som bemannes, drives eller leies av Havforskningsinstituttet blir bemannet på beste måte i henhold til målsettingen for toktet og en mest mulig optimal bruk av eget personell. 2. Omfang/virkeområde Denne prosedyren gjelder tokt på fartøyer som eies av Universitetet i Bergen (UiB) og/eller Havforskningsinstituttet (HI), og fartøyer HI leier eller driver/disponerer (jfr. Prosedyre for tokt med leiefartøyer). 3. Definisjoner Toktbemanningskomite En arbeidsgruppe som oppnevnes for ett år av gangen, og som skal sørge for at alle tokt får en adekvat bemanning. Toktkoordinator - Den som er oppført som Toktkoordinator i toktprogrammet for HI og UiB, og som derved har fått et spesielt ansvar planlegging og gjennomføring av tokt som innbefatter flere prosjekter og/eller flere fartøyer samtidig. Toktkoordinator utpeker toktledere som nødvendig. Toktleder - Ansvarlig vitenskapelig arbeidsleder ombord. Toktdeltagere - Forskere, teknisk personell og studenter som deltar på toktet. Arbeidstager på skip - Alle som utfører arbeid om bord som bidrar til oppfyllelse av formålet med toktet 4. Kritiske faktorer 4.1 Planlegging og forberedelse Tokttid er en begrenset og meget kostbar ressurs, både med hensyn på fartøystid og arbeidstid for toktpersonellet. God planlegging er derfor en meget vesentlig faktor for at toktene skal bli gjennomført på en så effektiv og produktiv måte som mulig. Stadig flere tokt er også en innsamlingsplattform for data til flere prosjekter. Det er toktbemanningskomiteens oppgave å påse at alle tokt bemannes på en slik måte at hvert enkelt fartøy får en toktbemanning som er adekvat i forhold til toktets faglige mål, kompleksitet og varighet, slik at de oppsatte mål for toktet kan nås mest mulig effektivt, samtidig som den enkelte toktdeltagers interesser er vel ivaretatt, og at alle lover og regler som gjelder for toktvirksomheten blir fulgt. Toktene skal bemannes i prioritert rekkefølge. Økosystemtokt og tokt som samler data som vil inngå i assessment har førsteprioritet og skal bemannes først. Side 1 av 6
4.2 Samarbeid må samarbeide tett med de som oppnevnes som toktkoordinatorer/ toktledere for å få tilstrekkelig belyst behovene for toktpersonell med hensyn på antall toktdeltagere og kompetansekrav til den enkelte toktdeltager. Samtidig må toktbemanningskomiteen ha et nært samarbeid med de faggruppelederne og seksjonslederne som skal avgi personell til det enkelte tokt. I tillegg må toktbemanningskomiteen ha en tett og god dialog med Seksjon for personal og ledelsesstøtte om kontroll av den enkelte toktdeltagers tidskonto for opparbeidet mertid på tokt, planlagt avspasering osv for å sikre at ingen opparbeider mer fritid enn de er i stand til å avspasere, og at eventuelt planlagt økonomisk kompensasjon for opparbeidet mertid på tokt er godkjent og budsjettert på forhånd. 4.3 Krav til kunnskap og erfaring Den enkelte toktkoordinator/toktleder skal i utgangspunktet ikke selv velge/peke ut toktdeltagere, men spesifisere ovenfor toktbemanningskomiteen antallet toktdeltagere som anses nødvendig, og hvilke kvalifikasjoner den enkelte toktdeltager må inneha. Så er det opp til toktbemanningskomiteen, i samarbeid med faggruppeledere og seksjonsledere, å finne frem til aktuelle personer til å bemanne det enkelte tokt. Det er derfor viktig at toktkoordinatorene, som oppnevnes av HI/UiB felles toktkomite, spesifiserer hvilke krav til kunnskap og erfaring den enkelte toktleder må og bør ha, og at den enkelte toktleder i neste omgang spesifiserer hvilken kompetanse den enkelte toktdeltager må og bør ha. 4.3.1 Krav til toktleder Funksjonen som toktleder er meget krevende, og det må stilles høye krav til erfaring, faglig kunnskap, lederegenskaper, samarbeidsevner og evne til å få forskjellige mennesker til å trekke i lag. Det er derfor avgjørende for ethvert tokts måloppnåelse at toktlederen er kvalifisert og motivert for oppgaven. Samtidig er toktene av svært varierende lengde og kompleksitet, slik at det vil være store forskjeller i kravstillingen for det enkelte tokt, men følgende felles krav til toktledere skal legges til grunn for valg av toktledere: - Må ha tokterfaring som toktdeltager - Bør ha vært assisterende toktleder eller toktleder tidligere - Bør ha gjennomgått toktlederkurs (startes høsten 2007) I tillegg kommer mer toktspesifikke kompetansekrav som for eksempel bruk av LSSS. 4.3.2 Bruk av assisterende toktleder For å øke antallet potensielle toktledere bør det utnevnes en assisterende toktleder på de store, komplekse toktene som i størst mulig utstrekning har anledning til å fotfølge toktlederen, og etter hvert få praktisere som toktleder under veiledning og oppsyn av toktlederen slik at de opparbeider nødvendig erfaring og selvtillitt til en dag å kunne tre inn i rollen som toktleder. Hvordan denne funksjonen skak finansieres for det enkelte tokt må avklares i god tid på forhånd. 4.3.3 Krav til toktdeltagere Toktleder skal så snart han/hun er oppnevnt starte arbeidet med å spesifisere krav til toktdeltagerne, både med hensyn til antall, kategori (forsker/tekniker/andre) og hvilken kompetanse de må/bør ha, og så overlate til toktkomiteen å finne frem til mulige kandidater. Det må også opplyses om det er mulig å gi nødvendig opplæring i noen av arbeidsoppgavene før og/eller under toktet. Side 2 av 6
4.4 Vurdering av behov for toktpersonell Toktdeltagelse blir stadig mer kostbart i form av reisekostnader, toktgodtgjørelse osv, og hver enkelt toktdeltager opparbeider mertid som skal avspaseres, i tillegg til at de er borte fra sin arbeidsplass i land når de er på tokt. På mange av de store, komplekse toktene kan det i tillegg bli svært mye dødtid for enkelte toktdeltagere dersom de har svært spesialiserte arbeidsoppgaver og/eller relativt smal kompetanse/ferdigheter. Det er derfor avgjørende viktig at toktbemanningen holdes så lav som praktisk mulig og iht gjeldende regler for arbeidstid og hviletid, og at flest mulig kan løse flest mulig oppgaver slik at alle er fullt ut beskjeftiget mest mulig av tokttiden. For å sikre at så er tilfelle har leder av toktbemanningskomiteen et spesielt ansvar for å vurdere, enten selv eller ved hjelp av andre, om det innmeldte behov for bemanning av det enkelte tokt er balansert i forhold til toktets mål og oppgaver, og å melde fra til Havforskningsinstituttets ledergruppe dersom det avdekkes klare mangler i kompetansesammensetningen til grupper av ansatte, eller at antallet personer med en bestemt type kompetanse er for liten, og til den aktuelle faggruppeleder dersom det gjelder enkeltpersoner som gjør at det er vanskelig å foreta en optimal bemanning av toktene. 4.5 s oppgaver, ansvar og myndighet s oppgave er å sikre at alle planlagte tokt på alle fartøyer som bemannes og drives av Havforskningsinstituttet, og fartøyer som leies av Havforskningsinstituttet blir bemannet på beste måte i henhold til målsettingen for toktet. Det er toktbemanningskomiteens ansvar å sørge for at: - En toktbemanningsplan utarbeides innen årets utgang i året før planen gjelder for. - Toktbemanningsplanen oppdateres og revideres som nødvendig i løpet av året den gjelder. - Toktbemanningsplanen er tilgjengelig og oppdatert på HInnsiden. - Manglende kompetanse og/eller kapasitet til å bemanne toktene på en faglig og/eller økonomisk forsvarlig måte blir kommunisert til aktuelle faggruppeledere og Havforskningsinstituttets ledergruppe. - Aktuelle faggruppeledere og seksjonsledere involveres som nødvendig i utvelgelsen av toktdeltagere fra egen faggruppe/seksjon. - Seksjon for Personal og ledelsesstøtte får anledning til å estimere hvor mye den enkelte toktdeltager vil opparbeide av mertid ila året, og derved kan påse at den enkelte faggruppeleder har utarbeidet en plan for hvordan opparbeidet mertid skal avspaseres ila året for å unngå ikke-planlagt og ikke-budsjettert økonomisk kompensasjon for ikke-avspasert mertid på tokt. har myndighet til å: - Utarbeide forslag til toktbemanningsplan som skal godkjennes av Havforskningsinstituttets ledergruppe. - Avvise ethvert forslag til toktledere og toktdeltagere, men avslaget må begrunnes ovenfor forslagsstiller. - Kreve revisjon av innmeldt behov for toktpersonell på hvert enkelt tokt dersom komiteen mener at antallet toktdeltagere er for høyt eller lavt i forhold til toktets mål, varighet, kompleksitet, fordeling av arbeidsoppgaver osv. Side 3 av 6
4.6 Toktkoordinator/toktleders oppgaver, ansvar og myndighet Toktkoordinators oppgaver, ansvar og myndighet er beskrevet i Instruks for toktkoordinator for HI/UiB-tokt, og i forhold til toktbemanning kan følgende punkter i denne instruksen nevnes her: Toktkoordinatoren har ansvar for: - Å finne fram til toktledere ved multifartøy-undersøkelser. - Å sørge for at toktet (-ene) blir bemannet så fulltallig som mulig og med så relevant vitenskapelig personell som mulig. Toktleders oppgaver, ansvar og myndighet er beskrevet i Instruks for toktledelse og i forhold til toktbemanning kan følgende punkter i denne instruksen nevnes her: - Sørge for at toktet/toktene blir bemannet med relevant vitenskapelig personell. - Kontrollere at alle toktdeltagerne har gjennomgått sikkerhetskurs godkjent av HI og har gyldig helseattest fra godkjent sjømannslege. 4.7 Faggruppeleder/seksjonsleders oppgaver, ansvar og myndighet Faggruppeledere og seksjonsledere som blir anmodet om å avgi personell til tokt er ansvarlig for å: - Holde en oppdatert oversikt over eget personells kompetanse, sertifikater, tilgjengelig tid til tokt med påfølgende avspaseringsbehov osv, slik at de raskt kan svare på toktbemanningskomiteens forespørsler om å stille toktbemanning til rådighet. - Påse at eget personell kontinuerlig oppdaterer og utvider sin kompetanse slik at de er best mulig rustet til å påta seg toktoppgaver. - Legge forholdene til rette for potensielt fremtidige toktledere ved å gi dem muligheter til å delta som assisterende toktledere. - Samarbeide med toktbemanningskomiteen for å sikre en best mulig utnyttelse av tilgjengelig personell til toktvirksomhet. - Samarbeide med Seksjon for Personal og ledelsesstøtte om å holde en best mulig oversikt over opparbeidet mertid på tokt og planer for å avspasere denne tiden iht gjeldende regelverk. Det er faggruppeledere og seksjonsledere som bestemmer om eget personell kan settes opp i toktbemanningsplanen eller ikke, og i så fall i hvilket omfang de kan reise på tokt da det er faggruppeledere og seksjonsledere som er ansvarlig for å påse at opparbeidet mertid kan avspaseres, og at andre oppgaver som faggruppen eller seksjonen er pålagt blir løst på en tilfredsstillende måte. 4.8 Prosjektlederes oppgaver, ansvar og myndighet Det er prosjektlederes ansvar å budsjettere med reisekostnader, toktgodtgjørelse og timeinnsats for alt personell som skal delta på tokt i regi av det enkelte prosjekt. Side 4 av 6
4.9 Personalseksjonens oppgaver, ansvar og myndighet Det er Seksjon for Personal og ledelsesstøttes ansvar å påse at den mertid som opparbeides på tokt blir avspasert gjennom å pålegge faggruppeledere og seksjonsledere å utarbeide nødvendige prognoser for den enkelte arbeidstager i egen gruppe/seksjons opparbeidelse av mertid i forbindelse med tokt, og en plan for hvordan denne mertiden skal avspaseres i løpet av året, og å varsle Havforskningsinstituttets ledergruppe dersom enkelte grupper/seksjoner ikke er i stand til, eller villige til, å legge til rette for slik avspasering, eller om nødvendig å pålegge den enkelte arbeidstager den nødvendige avspasering for å unngå at mertiden må kompenseres økonomisk. 4.10 Arbeidstidsbestemmelser I henhold til International Labour Organisation (ILO) Convention 180 Seafarers hours of work and the manning of ships convention, 1996 er det ikke tillatt for arbeidstagere på skip å arbeide mer enn 14 timer pr dag og maksimum 77 timer i løpet av en 7 døgns periode. Hvileperiodene skal ikke være delt inn i mer enn to perioder i løpet av døgnet, hvorav en av hvileperiodene skal ha en varighet på minst 6 timer og intervallet mellom to påfølgende hvileperioder ikke overstiger 14 timer. 4.11 Sikkerhetsopplæring for toktdeltagere Alle toktdeltagere skal ha som et minimum ha gjennomført en-dags sikkerhetsopplæring ( Draktkurs ) i løpet av de siste fem årene. Dokumentasjon på at alle toktdeltagere har slik opplæring skal toktleder levere til skipsføreren før toktet starter. 4.12 Helseattest for toktdeltagere Alle toktdeltagere, unntatt dem som bare er med som passasjer i kortere tidsrom og ikke skal utføre noe form for arbeid om bord som involverer bruk av utstyr og fasiliteter, skal ha gyldig helseattest fra godkjent sjømannslege. Dokumentasjon på at alle toktdeltagere har gyldig helseattest skal toktleder levere til skipsføreren før toktet starter. Side 5 av 6
5. Beskrivelse 5.1 Arbeidsoppgaver høsten før året toktbemanningsplanen gjelder for Toktledere Prosjektledere Seksjon Personal og ledelsesstøtte Handling/aktivitet Iverksette toktbemanningsprosessen tidligst mulig etter at utkast til toktprogram foreligger, normalt i september/oktober året før. Kontakte alle som er oppnevnt som toktkoordinatorer og be dem utarbeide krav til toktlederkvalifikasjoner for det enkelte tokt. Utarbeide krav til toktlederkvalifikasjoner for det enkelte tokt. I samarbeid med toktkoordinatorene, faggruppeledere og seksjonsledere finne fram til toktledere og evt assisterende toktledere for det enkelte tokt. Utarbeide krav til antall toktdeltagere og kompetansebehov for det enkelte tokt. I samarbeid med toktlederne, faggruppeledere og seksjonsledere finne fram til toktdeltagere for det enkelte tokt. Utarbeide prognoser for opparbeidet mertid på tokt for hver enkelt ansatt i egen gruppe som skal reise på tokt, og lage en plan for hvordan mertiden skal avspaseres, evt kompenseres økonomisk, og i så fall budsjettere for det. Budsjettere nødvendige reiseutgifter, toktgodtgjørelse og timekostnader for tokt som gjennomføres i regi av prosjektet. Kontrollere prognoser, avspaseringsplan, og eventuelle budsjetter for økonomisk kompensasjon. 5.2 Arbeidsoppgaver i løpet av året toktbemanningsplanen gjelder for Ansvar Toktkoordinatorer Faggruppeledere og seksjonsledere Toktledere Faggruppe/seksjonsledere Faggruppe/seksjonsledere Seksjon for Personal og ledelsestøtte Sørge for at toktbemanningsplanen som ligger på HInnsiden blir oppdatert som nødvendig Melde fra til toktbemanningskomiteen dersom det oppstår endringer i behovet for toktdeltagere på grunn av endringer i toktplanen. Skaffe toktdeltagere som nødvendig på grunn av endringer i toktplaner. Holde oversikt over ledig kapasitet i egen gruppe/seksjon til oppdukkende behov for toktdeltagere Holde oppdatert oversikt over eget personells opparbeidede og avspaserte mertid fra tokt slik at mertid avspaseres iht plan. Kontrollere at den enkelte toktdeltager får anledning til å avspasere opparbeidet mertid iht til plan. 6. Referanser/Skjema/Vedlegg Side 6 av 6