Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2016 PRIORITERT OPPGAVE Metodikk for bevaring fra kommunale fagsystemer (videreføring oppgave /2016) Utarbeidet av (IKA Rogaland) Rapportdato
1 av Prioritert Ansvarlig Delprosjekt kommunale arkiv Anna Malmø-Lund Omtale / bakgrunn SAMDOK/2014, Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 185 til 2010-, beregnet et minimumsantall på ca 13.000 bevaringsaktuelle systemforekomster som venter på å bli bk-vurdert, og deretter (ca 2/3) avlevert til depotinstitusjoner for bevaring og tilgjengeliggjøring. Denne typen system er vanligvis proprietære (lukkede) system knyttet til en leverandør eller en teknologi. De inneholder nesten alltid (viktige) metadata knyttet til saks-/ klientbehandling som ikke (kan) tas ut på papir, og de mangler ofte rapporter for å kunne ta ut slike data på papir helt eller delvis. Systemet en viktig inngang til et klientforhold utover en ren postjournalfunksjon. Dagens metoder har stort forbedringspotensial hva gjelder både kvalitet og effektivitet. Det er derfor nødvendig å ta i bruk standardiserte tilnærminger. Mål Leveranse 2016/2017 Relaterte aktiviteter (Arkivverket, SAMDOK, partnere m.fl.) Prosjektet har som mål å identifisere og beskrive sentrale informasjonselementer (kjerneinformasjon) og tilhørende metadata i digitale fagsystemer i pleie- og omsorgssektoren i kommunen. Prosjektet vil så langt det er mulig skille mellom informasjonselementer knyttet til saksbehandling og informasjonselementer knyttet til pasientbehandling. Prosjektet er første skritt i arbeidet med å utvikle en standardisert og metodisk tilnærming til bevaring og tilgjengeliggjøring av data fra fagsystemer i pleie- og omsorgssektoren. Beskrivelsen av informasjonselementer og metadata vil være et godt grunnlag for utarbeiding av henholdsvis sektor/virksomhetsspesifikke metadata og bevaringsbestemmelser på området. Prosjektet vil også ha overføringsverdi til tilsvarende arbeid i andre sektorer. 2016: Identifisere sentrale informasjonselementer (kjerneinformasjon) ved å gjennomgå: a) dokumentasjonskrav i lover, forskrifter og annet regelverk b) dokumentasjonstyper beskrevet i arkivplaner i Rogalandsregionen c) dokumentasjonstyper beskrevet i EPJ-standarden Beskrive informasjonselementene entydig (semantisk og evt. teknisk i henhold til NOARKstandarden og EPJ-standarden) 2017: Identifisere koblinger mellom kjerneinformasjon og representasjonen av denne informasjonen i tre sentrale fagsystemer i pleie- og omsorgssektoren, Profil, CosDoc og Gerica, ved å gå inn i avleverte uttrekk fra de respektive systemene og/eller i aktive databaser. Beskrive metadata knyttet til kjerneinformasjon i fagsystemene Prosjektrapport (30.06.17) KDRS: Etablering av prototyp produksjonslinje for bevaring- og tilgjengeliggjøring. SAMDOK2016: (Komm) oppgave 8 Forprosjekt Standardiserte utvekslingsformater SAMDOK2016: (Eforv) oppgave 4 Virksomhetsspesifikke metadata KS: Prosjekt som retter seg mot barnevern i kommunene. AV: BK-bestemmelser for pasientopplysninger i primærhelsetjenesten
2 av Tidsramme 01.01.16 30.06.17 Organisering Arbeidsgruppe: deltakere fra AV (Jørgen Vik-Strandli og Arne-Kristian Groven) og KAI-institusjoner (Geir Utmo/ Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, Pål Mjørlund/Fylkesarkivet i Oppland/IKA Opplandene). /IKA Rogaland er prosjektleder. Budsjett 2017 Totalt: kr. 80.000 Reise- og møteutgifter for arbeidsgruppen og fagpersoner: 40.000 Merknad Forslag fra: KAI og AV Sist oppdatert 24.11.2016/Anna Malmø-Lund
3 av Innhold 1 Organisering av arbeidet arbeidsgruppa Side 4 2 Om prosjektet Side 4 3 Metode - leveranser Side 4 4 Leveranser - avgrensinger Side 5 5 Framtidige utfordringer som prosjektet reiser Side 5 6 Hva er gjort og hva gjenstår? Side 6 7 Videre arbeid i 2017 Side 6
4 av Metodikk for bevaring fra kommunale fagsystemer foreløpig rapport 1. Organisering av arbeidet arbeidsgruppa Arbeidsgruppa består av deltakere fra Arkivverket og KAI-institusjoner: Jørgen Vik-Strandli - Arkivverket Arne-Kristian Groven - Arkivverket Geir Utmo - Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Pål Mjørlund - Fylkesarkivet i Oppland/IKA Opplandene - IKA Rogaland (prosjektleder) I forbindelse med case studiene er det også hentet inn eksterne resurser: Stig Johansen Tysvær kommune (Arbeidsmøte i Stavanger i forbindelse med Visma Profil) I 2016 har prosjektet hatt 3 arbeidsmøter over tilsammen 4 arbeidsdager. 2 på Riksarkivet i Oslo og 1 i Stavanger hos IKA Rogaland. Det planlegges 1 arbeidsmøte til i 2016 (Leikanger i Sogn og Fjordane i uke 50). I 2017 regner vi med å ha behov for 2-3 møter. Utover dette har den enkelte prosjektmedarbeider gjort en god del arbeid for prosjektet på sin arbeidsplass. 2. Om prosjektet Prosjektet har som mål å identifisere og beskrive sentrale informasjonselementer (kjerneinformasjon) og tilhørende metadata i digitale fagsystemer som brukes i pleie- og omsorgssektoren i kommunen. Prosjektet vil så langt det er mulig skille mellom informasjonselementer knyttet til saksbehandling og informasjonselementer knyttet til pasientbehandling. Prosjektet er første skritt i arbeidet med å utvikle en standardisert og metodisk tilnærming til bevaring og tilgjengelig gjøring av data fra fagsystem i kommunal pleie- og omsorgssektor. Beskrivelsen av informasjonselementer og metadata vil være et godt grunnlag for utarbeiding av henholdsvis sektor/virksomhetsspesifikke metadata og bevaringsbestemmelser på området. Prosjektet vil også ha overføringsverdi til tilsvarende arbeid i andre sektorer. 3. Metode - leveranser I prosjektet har vi valgt to innfallsvinkler for å for å identifiseres sentrale informasjonselementer (kjerneinformasjon) i kommunal pleie- og omsorgsektor. Via lover, regelverk, m.m. Via arkivplaner, dvs. via sektor innrettede arkivplan prosjekt som IKA Rogaland har kjørt i 6 av sine eierkommuner.
5 av Prosjektet har altså skaffet seg oversikt over sakstyper, dokumenttyper og fragmenttyper som er vanlige i sektoren ovenfra (lov og regelverk m.m.) og nedenfra (lokale arkivplaner). Disse oversiktene er så tilrettelagt i dokumenter og matriser (regneark) slik at de på en god måte kan brukes som utgangspunkt for å identifisere informasjonselementene inn i de tre ulike fagsystemene vi har valgt å se på. Oversikt over sentrale informasjonselementer (kjerneinformasjon) i pleie- og omsorgsektoren og hvor disse er lokalisert (i hvilke tabeller) i fagsystemene er to av prosjektets sentrale leveransemål. Vi har valgt å identifisere informasjonselementer (kjerneinformasjon) for pleie- og omsorgsektoren inn i de tre følgende mye brukte fagsystem i sektoren: Visma Profil (i vår case brukt i Tysvær kommune i Rogaland) Gerica (i vår case brukt i Vik kommune i Sogn og Fjordane) Acos CosDoc (i vår case brukt i Alvdal kommune i Hedmark) 4. Leveranser - avgrensinger Gode og adekvate bevaringsbestemmelser er en viktig forutsetning for god og effektiv bevaring av arkivmateriale uavhengig av format. En beskrivelse av bevaringsbestemmelsene som gjaldt for pleie- og omsorgsektoren, og hvordan disse ble brukt i sektorinrettet arkivplanlegging i en del kommuner, før 1. februar 2014 vil bli belyst i den endelige rapporten og satt i kontrast til de nye bestemmelsene som trådte i kraft for sektoren etter 1. februar 2014. Dette for å belyse svakheter og mangler ved de gjeldende bestemmelsene for pleie- og omsorgsektoren. Arbeidet med prosjektet så langt viser at det er klare svakheter ved gjeldende bevaringsbestemmelser for for denne sektoren. Bestemmelsene er utsatt (på ubestemt tid?). Derfor skal alt bevares inn til nye bevaringsbestemmelser foreligger. Derfor kan ikke dette prosjektet annet enn å synliggjøre informasjonselementer (kjerneinformasjon) i fagsystem i pleie- og omsorgsektoren og legge tilrette for oppfølgingsprosjekt som forhåpentlig kan ende opp i bedre bevaringsbestemmelser. Vi har valgt ikke å gå inn på det som kalles sektorspesifikke (virksomhetspesifikke) metadata jfr. Noark5, men vi legger forholdene tilrette slik at oppfølgingsprosjekt relativt enkelt kan gripe fatt i denne problemstillingen for den kommunale pleie- og omsorgsektoren. Vi legger forholdene tilrette ved å vise i hvilke tabeller informasjonselementene (EPJ-informasjonen) ligger i de 3 utvalgte fagsystemene. 5. Framtidige utfordringer som prosjektet reiser Arbeidet med prosjektet så langt har synliggjort en del problemstillinger og utfordringer som også kommer til å stå sentralt i konklusjonen i den endelige rapporten: Det lar seg vanskelig gjøre å etablere en planmessig og effektiv bevaring av data fra fagsystem i pleie- og omsorgsektoren før uklarheter omkring bevaringsbestemmelsene er avklart. Data fra fagsystem i pleie- og omsorgsektoren bør bevares i en arkivpakke og ikke splittes opp og bevares på flere steder (EPJ og Noark) slik vi ser tendenser til i dag. I rapporten kommer vi trolig ikke til å ta stilling til om dette bør være i EPJ-format eller Noark-format når avlevering skjer til kommunalt arkivdepot. For det er dit eldre og avsluttede data fra denne sektoren skal avleveres. Rapporten kommer til å peke på hvor, dvs. i hvilke tabeller, det ligger arkivinformasjon/ informasjonselementer i de tre mest brukte fagsystemene i pleie- og omsorgsektoren i kommuner. Naturlige spørsmål i forlengelse av dette, som nye prosjekt bør gripe fatt i, blir da:
6 av o o o Hvor mange av de sak-, dokument- og fragmenttyper som f.eks. EPJ-standarden definerer kan fanges opp av Noark-tjenestegrensesnitt? Hvilke av disse sak-, dokument- og fragmenttypene skal bevares? Og ikke minst, hvilke informasjonselementer må defineres som sektorspesifikke metadata (virksomhet spesifikke metadata) jfr. Noark-standarden? 6. Hva er gjort og hva gjenstår? I prosjektet har vi hatt 3 arbeidsmøter så langt. I tillegg har deltakerne i prosjektet alle påtatt seg og løst løpende oppgaver i prosjektarbeidet på sine respektive arbeidsplasser. Hittil er følgende gjort: Skaffet og laget oversikt over sentrale informasjonselementer (kjerneinformasjon) i pleie- og omsorgsektoren basert på lover, regelverk, m.m. (Ovenfra) Skaffet oss oversikt over sentrale informasjonselementer (kjerneinformasjon) i pleie- og omsorgsektoren basert på arkivplaner og lokalt regelverk. (Nedenfra) Skaffet testdata fra kommuner i form av database-dump, siard-filer med metadata og i form av avleverte arkivpakker ved KAI-institusjon der dette har vært tilgjengelig. Visma Profil (Tysvær kommune i Rogaland) Gerica (Vik kommune i Sogn og Fjordane) Acos CosDoc (Alvdal kommune i Hedmark) Laget matrise (regneark) med oversikt over dokument- og informasjonstypertyper i pleie- og omsorgsektoren basert på 6 arkivplaner fra Rogaland. Laget matrise (regneark) med oversikt over struktur, saksoversikter, sakstyper, dokumenttyper og fragmenttyper i EPJ-standarden til bruk når informasjonselementene skal identifiseres inne i databasene. Skaffet prosess-/tjenesteoversikter fra kommuner til bruk i arbeidet med matrisene. Etablert en Googel Drive hvor vi kan jobbe med matriser og dokumenter i fellesskap og oppbevare prosjektdokumentasjon som alle i prosjektet må ha tilgang til. Lokalisert sentrale informasjonselementer (kjerneinformasjon) som har utgangspunkt i EPJ-standarden i Visma Profil Forberedende telefonmøte for å forberede prosjektmøtet om Gerica Skrivet en foreløpig rapport som viser prosjektstatus ved årsskiftet 2016/16 som bl.a. synliggjør hva som er gjort og viser gjenstående oppgaver (dette dokumentet). 7. Videre arbeid i 2017 Prosjektet skal ha ferdigstilt en endelig rapport før 30.06.1. Før denne datoen gjenstår følgende oppgaver: Lokalisere informasjonselementer/epj-data i Gerica (Uke 50 i 2016) Lokalisere informasjonselementer/epj-data i Acos CosDoc (Januar/februar 2017) Kvalitetsikre lokaliseringene i alle 3 fagsystemene. Skrive endelig rapport. Stavanger den 8. desember 2016 (sign.)