Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 BYKLE KOMMUNE KONTROLLUTVALET Medlemmer: Espen Mikkelsen, leiar Torleiv Mostøl Sælid, nestleiar Inger Gautland Magnhild Bjørnarå Johannes W. Christensen Personlege varamedlemmer: Laila J. Kjær Sondov Bjåen Ingrid Helle Jan Ødegaard Heidi Irene Repstad INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET Tid: Tysdag 27. januar 2015 kl. 09.00 Sted: Rådhuset, møterom A SAKSLISTE: SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/15 ÅRSMELDING 2014 FRÅ KONTROLLUTVALET SAK 03/15 ÅRSPLAN FOR 2015 Referatsaker: R 01/15 Nummerert brev nr. 47 frå revisor og svarbrev frå kommunen FAST POST: Revisor orienterer Eventuelt Hovden, 20. januar 2015 Espen Mikkelsen Leiar Kjell Ivar Hommen Utvalssekretær Kopi sendt elektronisk til: Ordførar, rådmann og revisor Eventuelle forfall må meldast til Kjell Ivar Hommen, tlf. 975 10298. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder 2
Kontrollutvalet i Bykle kommune Sak 02/15 Møtedato: 27.01.2015 Sakshandsamar: kih SAK 02/15 KONTROLLUTVALET SI ÅRSMELDING FOR 2014 Vedlegg: Framlegg til årsmelding for 2014 Sekretær har gjort framlegg til årsmelding for Bykle kontrollutval 2014. Framlegg til vedtak: Årsmeldinga for 2014 vert vedteken.
Bykle kommune Årsmelding frå kontrollutvalet 2014
Årsmelding for Bykle kontrollutval 2014 KONTROLLUTVALET SITT ANSVAR Kommunestyret har etter Kommunelova 76 det øvste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kontrollutvalet skal etter Kommunelova 77 stå føre det jamlege tilsynet med den kommunale forvaltninga på kommunestyret sine vegne. Kontrollutvalet si samansetjing Kommunelova og forskrift for kontrollutval har bestemte krav til kven som kan veljast som medlemer av kontrollutvalet. Det heiter mellom anna at eit medlem av kontrollutvalet ikkje kan vere medlem eller varamedlem av kommunalt styre eller nemnd med mynde til å gjere vedtak eller er tilsett i kommunen. Bykle kontrollutval har fem medlemmer. Desse er valde for perioden 2011-2015: Leiar: Espen Mikkelsen Nestleiar: Torleiv Mostøl Sælid Medlem: Magnhild Bjørnarå Medlem: Johannes W. Christensen Medlem: Inger M. Gautland KONTROLLUTVALET SI VERKSEMD M.M. Kontrollutvalet sitt sekretariat Kontrollutvala i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom, som er eit selskap skipa etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 tilsette og har kontorstad i Kvinesdal kommune. Sekretariatet sine oppgåver er fastsett i Forskrift for kontrollutval og selskapet sine vedtekter. Det skal mellom anna sjå etter at dei sakene som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreia, og at utvalet sine vedtak vert satt i verk. Sakslister og møtebøker frå kontrollutvalet vert lagt ut på kommunen si heimeside. Kontrollutvalet sine møter I løpet av 2014 har det vore 3 møter og handsama 7 saker. I tillegg kjem førespurnader, referatsaker og orienteringar frå administrasjonen og revisor. Etter kontrollutvalet si forskrift 18 skal kontrollutvalet leggje fram forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalet handsama forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn for 2015 i sitt møte den 14. oktober 2014 og sende det til kommunen i medhald av forskrifta, som seier at forslaget skal følgje med formannskapet sitt framlegg til kommunebudsjett ved kommunestyrehandsaminga. Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 1
Årsmelding for Bykle kontrollutval 2014 Kontrollutvalet sine oppgåver I forskrift om kontrollutval 4 heiter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalet skal sjå etter at: kommunens rekneskap vært revidert på ein forsvarleg måte det vær gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innanfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultata av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalet kan hjå kommunen, utan hinder av teieplikt, krevje ein kvar opplysning, utgreiing eller eitkvart dokument og gjera dei undersøkingar som det finn naudsynt for å gjennomføre oppgåvene. Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon Kontrollutvalet skal sjå etter at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Bykle kommune har brukt Setesdal Revisjonsdistrikt IKS i mange år, og kontrollutvalet meiner at dette er ei forsvarleg revisjonsordning. Ansvarleg revisor har lagt fram erklæring om sin sjølvstende til kommunen. Revisor orienterar jamleg om saker som vert teken opp med rådmannen. Dette vert gjort gjennom nummererte brev eller med munnleg orientering til utvalet. Kommunerekneskapen for 2013 vart handsama i kontrollutvalet 2. juni 2014. Revisjonen gav si revisjonsmelding 28. mai 2014. Revisor hadde gjort følgjande presisering i si melding: Vi gjør oppmerksom på at kommunen ikkje har brukt overskuddene frå selvkostområdet renovasjon frå 2006, 2007 og 2008 på kr 635.790. Dette er ikkje i henhold til retningslinjer for berenning av selvkost for kommunale betalingstjenester, jf. Forurensingsloven 34. Kommunen har heller ikkje via den kommunale avgiften for slamtømming dekt inn underskuddet frå 2007 og 2008 på kr 114.404. Dette er ikkje i henhold til retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, jf. Forurensingloven 34. Presiseringene har ingen betydning for vår konklusjon til regnskapet. På bakgrunn av dette ga kontrollutvalet sin uttale til kommuneregnskapet for 2013 i medhald av kontrollutvalsforskrifta 7. I sin uttale fann kontrollutvalet det naudsynt å peike på at rekneskapen, årsmeldinga og revisjonsmeldinga også dette året vart lagt fram mykje seinare enn dei fristane som gjeld. Dette minskar utvalet sitt høve til å gjere sine pliktige oppgåver på ein fullgod måte. Ein forventar at gjeldande fristar vert haldne i framtida. Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 2
Årsmelding for Bykle kontrollutval 2014 Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalet som etter kommunelovas føresegner har ansvaret for at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette går fram av 77, nr. 4 som har følgjande ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutval inneheld utfyllande føresegner om kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskrifts 10 skal kontrollutvalet minst ein gong i valperioden utarbeide ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporterast til kommunestyret (jf. forskriftas 12). Kontrollutvalet kom i sitt møte den 22. mai 2012 med framlegg om Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 for Bykle kommune. Planen vart utarbeidd på grunnlag av ei Overordna analyse som Setesdal Revisjonsdistrikt IKS hadde gjort på oppdrag frå kontrollutvalet. I plan for forvaltningsrevisjon for 2012-2015 for Bykle kommune er følgjande område/prosjekt for forvaltningsrevisjon prioritert: Gjere ein grundig gjennomgang av dei rutinane som er naudsynt for å sikre at kommunen får dei inntektene dei vedkjem etter dei store investeringane som er gjort i utbyggingsområda Gjere ein gjennomgang av korleis kommunen sikrar naudsynt vedlikehald av sin eigedomsmasse Gjere ein gjennomgang for å sjå etter at dei forbetringar som vart vedteken etter forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlege anskaffingar er gjennomført Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Det er heller ikkje i 2014 gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt. I møte den 3. september 2013 gjorde kontrollutvalet vedtak om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet «Gjere ei grundig gjennomgang av dei rutinane som er naudsynt for å sikre at kommunen får dei inntektene dei vedkjem etter dei store investeringane som er gjort i utbyggingsområda» Ein er gjort kjend med at Setesdal Revisjonsdistrikt IKS ikkje har kapasitet til å gjennomføre fleire forvaltningsrevisjonar i denne valperioden. Kontrollutvalet sine oppgåver ved selskapskontroll Etter endringar i kommunelova og tilhøyrande forskrifter med verknad frå 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eigde selskap ein prioritert oppgåve, og det er tatt inn eigne Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 3
Årsmelding for Bykle kontrollutval 2014 føresegner om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av ein obligatorisk del som går ut på å føra tilsyn med forvaltninga av eigarinteressa i selskapet (eigarskapskontroll) og ein frivillig del, som medfører at det også kan gjennomførast forvaltningsrevisjon når kontrollutvalet eller kommunestyret finn det naudsynt eller ønskeleg. Selskapskontroll skal gjennomførast på bakgrunn av Plan for selskapskontroll, som kommunestyret skal vedta. Plan for selskapskontroll 2012-2015 for Bykle kommune vart handsama i kontrollutvalet 26. februar 2013 og i kommunestyret 21. mars 2013. Gjennomføring av selskapskontroll Det vart i 2013 gjennomført selskapskontroll i Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS etter tinging av Evje og Hornnes kommune. I årsmeldinga for 2013 vart det sagt at rapporten skulle handsamast i 2014, men dette er ikkje gjort, då rapporten ikkje inneheld den obligatoriske delen (eigarskapskontrollen) som gjeld Bykle kommune sine eigarinteresser i selskapet. Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 4
Kontrollutvalet i Bykle kommune Sak 03/15 Møtedato: 27.01.2015 Sakshandsamar: kih SAK 03/15 MØTEPLAN FOR 2015 Vedlegg: Framlegg til årsplan for 2015. Sekretariatet har laga eit framlegg til årsplan for 2015. Ein gjer framlegg om 5 møter i 2015. Det kan verta aktuelt å endre på datoar, fordi m.a. tidspunkt for handsaming av årsrekneskapen for kommunen er usikker. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet godkjenner årsplanen for 2015.
Bykle kommune Årsplan for kontrollutvalet 2015
Årsplan for Bykle kontrollutval 2015 1. Mål for kontrollutvalet si verksemd Kontrollutvalet ønsker å bidra på sitt felt til at den kommunale verksemd drives på ein best mulig måte. Målsettinga for kontrollutvalet som kommunestyret sitt kontrollorgan, er å være ein aktiv og truverdig samarbeidspartner. Kontrollutvalet ønsker å ha god kontakt med både kommunestyret og det politiske miljø, samt med kommunens administrasjon. 2. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet er kommunestyret sitt organ for kontroll og tilsyn med forvaltninga, jf. kommunelovens 77. Oppgåvene er nærare regulert i forskrift om kontrollutval av 1. juli 2004. Kontrollutvalet har blant anna følgjande oppgåver: Sjå etter at kommunens regnskap vært revidert på ein trygg og forsvarleg måte Sjå etter at det vært gjennomført forvaltningsrevisjon og gje fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innafor tildelte budsjettrammer Sjå etter at det vært gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalet skal rapportere resultata av sitt arbeid til kommunestyret Kontrollutvalet kan hjå kommunen, utan hinder av teieplikt, krevje ein kvar opplysning, utgreiing eller eitkvart dokument og å gjera dei undersøkingar som det finn naudsynt for å gjennomføre oppgåvene. 3. Møteplan Dato (førebels) Saker til handsaming (førebels oversikt) Tysdag 27.01 Årsmelding 2014 Årsplan 2015 Tysdag 24.03 Aktuelle saker Orientering om kommunerekneskapen? Tysdag 19.05 Kommunerekneskapen for 2014 - uttale Tysdag 13.10 Budsjett for Kontroll og Tilsyn for 2016 Notat om utvalet sitt arbeid i perioden Tysdag 24.11 Nytt kontrollutval - opplæring/informasjon Tinging av Overordna analyse Årsplan for kontrollutvalet 2016 Sekretariat for kontrollutvalgene på Agder
Årsplan for Bykle kontrollutval 2015 4. Kurs og konferansar I løpet av hausten 2015/våren 2016 tek ein sikte på å gjennomføre ein lokal «kontrollutvalskonferanse» på Agder i regi av. Målgruppa for konferansen vil være kontrollutvalsmedlemmer og ordførarar. Elles kan det være aktuelt for kontrollutvalet sine medlemmer å delta på samlingar og kurs for å ha best mulig kompetanse til å gjennomføre dei oppgåver som er lagt til kontrollutvalet. Sekretariat for kontrollutvalgene på Agder