Regionrådet for Fjellregionen Formannskapsmedlemmer i Fjellregionen Fylkesordfører, fylkesråd og opposisjon i Hedmark Fylkesutvalget i Sør-Trøndelag Andre med møterett i følge adresseliste Dato 2011-11-07 Arkiv: A-2011 Jnr.: 8059 Innkalling til regionråds- og samrådingsmøte onsdag 23.11.11 Vi innkaller med dette til regionråds- og samrådingsmøte som følger: Dato: Onsdag 23. november 2011 Tid: Kl. 10-00-15.30 Samrådingsmøte kl 10-14 Lunsj kl 12.15-13.00 Regionrådsmøte med saksbehandling kl. 14.15-15.30 Sted: Røros hotell, Røros Alle formannskapsmedlemmene og andre er hjertelig velkommen til å være med under hele samlingen! I selve Regionrådet har ordfører, en representant for opposisjonen og rådmannen i kommunene samt fylkesrådet i Hedmark stemmerett, mens representanten for opposisjonen i Fylkestinget har tale- og forslagsrett. Sør-Trøndelag fylkeskommune har observatørstatus. Tema for samrådingsmøtet er Strategisk plan for Fjellregionen og arbeidet i Regionrådet med spesiell vekt på arbeidet med Strategisk helseplan. I tillegg blir det en orientering om Røros som verdensarvsted og arbeidet med næringsutvikling. Regionrådsleder Bersvend Salbu og regionrådgiver Rune Jørgensen orienterer om arbeidet i Regionrådet, mens sekretær for verdsarvrådet, Erlend Gjelsvik i Røros kommune, orienterer om verdensarv og arbeidet med næringsutvikling. Formannskapsmedlemmer som ønsker å delta gir beskjed til post@fjellregionen.no eller tlf. 62 48 56 80 senest fredag 18. november. Eventuelle forfall fra medlemmene i Regionrådet varsles på samme måte. Saksliste og saksutredninger følger på de neste sider. Med vennlig hilsen Bersvend Salbu (s) Regionrådsleder Rune Jørgensen Regionrådgiver
Saksliste Regionrådet for Fjellregionen Onsdag 23. november 2011 Røros hotell, Røros Sak 05/2011: Sak 06/2011: Godkjenning av innkalling og saksliste og valg av to til å underskrive protokollen Vedtekter for Regionrådet for Fjellregionen Sak 07/2011: Finansiering av Regionrådets arbeid 2012 Sak 08/2011: Budsjett og bevilgninger for Regionrådets frie midler 2012 Sak 09/2011: Sak 10/20101 Valg av leder og nestleder Eventuelt Vedlegg: Forslag til nye vedtekter for Regionrådet for Fjellregionen
SAKSUTREDNING REGIONRÅDET 23.11.11 Sak 5/2010: Godkjenning av innkalling og saksliste og valg av to til å underskrive protokollen Saksbehandler: Rune Jørgensen Innkallingen og sakspapirene er utsendt i tråd med vedtektene for Regionrådet for Fjellregionen. Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes..og.velges til å skrive under protokollen.
SAKSUTREDNING REGIONRÅDET 23.11.11 Sak 06/2011: Vedtekter for Regionrådet for Fjellregionen Saksbehandler: Rune Jørgensen Arbeidsutvalget behandlet saken i sitt møte 2. november i sak 51/2011 med saksutredning som gjengitt under. Holtålen kommune henvendte seg tidligere i år til Regionrådet for Fjellregionen med spørsmål om det er ønskelig at kommunen melder seg inn i regionrådet og når/på hvilke vilkår dette kan skje. Arbeidsutvalget ble orientert om dette på møtet i april, der det ble konkludert med følgende: Holtålen kommune er velkommen som medlem i Regionrådet for Fjellregionen på samme vilkår som de øvrige medlemmene. Tidspunktet er avhengig av når det fremmes søknad og prosessen rundt en eventuell endring av vedtektene. Kommunestyret i Holtålen kommune gjorde 1. september følgende vedtak: Holtålen kommune melder seg inn i regionrådet for fjellregionen med tidligste virkning 2012. Kostnadene innarbeides i økonomi- og handlingsplanen fra og med 2012. En inntreden i Regionrådet for Fjellregionen av Holtålen kommune krever at dagens vedtekter endres, siden kommunene som er medlemmer er navngitt i 1. Dagens vedtekter kan leses og skrives ut på følgende link: http://www.fjellregionen.no/flib/1029-vedtekter%20-%20rr-møte%2025.05.2005%20- %20NY.pdf Regionrådgiver har samtidig vurdert at det er behov for å revidere og klargjøre vedtektene på flere områder. Dette vurderes som nødvendig for å tilpasse vedtektene bedre til dagens virkelighet, gi nødvendig stabilitet og handlingsrom for en fortsatt positiv utvikling i arbeidet i rådet og styrke forankringen av arbeidet både i kommunene og fylkeskommunene. På denne bakgrunn legges det fram utkast til nye vedtekter, som følger vedlagt. Det er i dette dokumentet knyttet kommentarer til de enkelte paragrafene, som regionrådgiver kan kommentere ytterligere under behandlingen av saken. Dagens vedtekter gir ikke noe klart svar på hvordan forslag om vedtektsendringer skal behandles. Regionrådgiver foreslår derfor at forslag om nye vedtekter legges fram på Samrådingsmøtet 23. november, sendes på høring til kommunene og at endelig vedtak gjøres på vårmøtet i Regionrådet i 2012. Parallelt med dette arbeides det fram et forslag til økonomiplan, som det kan orienteres om i kommunestyrene og fylkeskommunene sammen med forslaget til nye vedtekter og en generell orientering om aktiviteten i Regionrådet for Fjellregionen i løpet av vinteren. Også forslag til økonomiplan kan behandles på vårmøtet, slik at det blir rimelig tid til å innarbeide dette i kommunenes budsjetter og økonomiplaner. For 2012 foreslås det derfor ingen endringer i bidragene fra kommunene (se sak 52/2011). Slik regionrådgiver vurderer det, må dagens medlemmer behandle forslag om nye vedtekter før Holtålen kommune eventuelt kan slutte seg til disse og bli fullverdige medlemmer av Regionrådet for Fjellregionen. Dette betyr at Holtålen kommune formelt kan bli medlem etter vårmøtet. Etter samråd med ledelsen i Holtålen kommune foreslås det derfor at Holtålen kommune inviteres til å tiltre Regionrådet for Fjellregionen med observatør-status fra 1. januar 2012, og ellers delta i arbeidet på samme vilkår som de øvrige medlemmene inntil nye vedtekter er vedtatt. Forslag til vedtak som innstilling fra AU til Regionrådet: 1. Forslag til nye vedtekter for Regionrådet for Fjellregionen sendes på høring til Røros, Os, Tolga, Tynset, Alvdal, Folldal og Rendalen kommuner samt Hedmark fylkeskommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune med høringsfrist 15. februar 2012.
2. Holtålen kommune inviteres til å tiltre Regionrådet for Fjellregionen med observatørstatus fra 1. januar 2012, og ellers delta i arbeidet på samme vilkår som de øvrige medlemmene inntil nye vedtekter er vedtatt. 3. Forslag til nye vedtekter behandles endelig av Regionrådet for Fjellregionen på vårmøtet 2012 sammen med forslag til økonomiplan. Under behandlingen av saken ble det foreslått og bifalt at administrasjonssjefene får tale- og forslagsrett, ikke stemmerett i Regionrådet eller arbeidsutvalget. Dokumentet som følger vedlagt, er endret i tråd med dette. Vedtak som innstilling fra AU til Regionrådet: 1. Forslag til nye vedtekter for Regionrådet for Fjellregionen sendes på høring til Røros, Os, Tolga, Tynset, Alvdal, Folldal og Rendalen kommuner samt Hedmark fylkeskommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune med høringsfrist 15. februar 2012. 2. Holtålen kommune inviteres til å tiltre Regionrådet for Fjellregionen med observatørstatus fra 1. januar 2012, og ellers delta i arbeidet på samme vilkår som de øvrige medlemmene inntil nye vedtekter er vedtatt. 3. Forslag til nye vedtekter behandles endelig av Regionrådet for Fjellregionen på vårmøtet 2012 sammen med forslag til økonomiplan.
SAKSUTREDNING REGIONRÅDET 23.11.11 Sak 07/2011: Finansiering av Regionrådets arbeid 2012 Saksbehandler: Rune Jørgensen Arbeidsutvalget behandlet saken i sitt møte 2. november i sak 52/2011 med saksutredning som gjengitt under. Regionrådet for Fjellregionen finansierer sin virksomhet gjennom bidrag fra kommunene og samarbeidspartnere. Sekretariatet har eget budsjett som er dekket av Hedmark Fylkeskommune og bruker ikke av midlene som bevilges av kommunene. I flere år har kommunenes andel til Regionrådet bestått av kr. 32,- pr. innbygger som igjen består av: Kr. 12,- i frie midler til politisk arbeid, frikjøp av regionrådsleder, dekning av møteutgifter, innledere til diverse møter, reiseutgifter for politikere m.m Kr. 20,- i bundne midler som brukes som regionens andel av prosjektmidler. I følge retningslinjene er disse midlene ment å skulle sikre god og rask oppfølging av vedtak som Regionrådet har gjort, samt muliggjøre utredning og klargjøring av mulige innsatsområder/saker for rådet. Midlene brukes for det meste som den lokale andelen for å kunne utløse ekstern finansiering. Satsene for det kommunale tilskuddet til Regionrådets arbeid har ikke vært regulert siden andelen frie midler ble økt fra 10 til 12 kr. fra og med år 2000. Satsen på kr. 20,- for bundne midler, dvs. i hovedsak prosjektjobbing, ble økt fra 17,5 til 20 kr. i 1999. De frie midlene er vedtektsfestet og det kreves et budsjett, de bundne midlene søkes det om hvert år. For 2011 utgjør de frie midlene 250.800 kr og de bundne midlene 418.000 kr, totalt 668.800 kroner. For 2012 vil en videreføring av dette bety at de frie midlene utgjør kr 274. 572 kroner og de bundne midler kr 457 620 kroner basert på folketallet per 1.7.2011, totalt 732.192 kroner, inkludert bidrag fra Holtålen kommune. I tråd med tidligere praksis vil folketallet per 1.01 2012 (tidspunkt endret, se under) bli benyttet som grunnlag for fakturaene, slik at det kan bli noen mindre justeringer. På grunn av økning i aktiviteten både med politisk arbeid og i forhold til prosjekter/tiltak har arbeidsutvalget og Regionrådet ved flere anledninger behandlet forslag fra administrasjonen om å øke kommunenes bidrag. Forslagene har ikke blitt vedtatt. I tråd med redegjørelsen i saken om vedtekter (sak 51/2011) foreslås det ingen endringer for kommunenes andel i 2012, men budsjettet styrkes noe gjennom deltakelse fra Holtålen kommune. Egen sak om forslag til økonomiplan vil bli presentert i løpet av vinteren. Det er fra administrasjonens side en klar målsetting at denne økonomiplanen skal gi Regionrådet for Fjellregionen noe større handlingsrom og redusere behovet for behandling av enkeltsaker om finansiering av prosjekter/tiltak i kommunene. Forslag til vedtak som innstilling fra AU til Regionrådet: 1. Regionrådet anbefaler at kommunene bevilger kr 32 pr innbygger som ramme for Regionrådets drift i 2012, hvorav kr 12 er vedtektsfestede frie midler og de øvrige til aktuelle prosjekter og tiltak i samsvar med Handlingsplan 2011-2012. 2. Arbeidsutvalget gis fullmakt til å disponere midlene innenfor denne rammen, i henhold til Regionrådets Handlingsplan og med tilbakemelding til Regionrådet.
3. Ved finansieringsbehov utover rammen kan det søkes kommunene spesifikt for hvert enkelt prosjekt. Regionrådgiver opplyste under behandlingen av saken at det var en skrivefeil i saksutredningen. I tråd med tidligere praksis er det folketallet per 01.01 2012 som skal legges til grunn for fakturaene til kommunene. Dette er justert i teksten som er gjengitt over. Vedtak som innstilling fra AU til Regionrådet: 1. Regionrådet anbefaler at kommunene bevilger kr 32 pr innbygger som ramme for Regionrådets drift i 2012, hvorav kr 12 er vedtektsfestede frie midler og de øvrige til aktuelle prosjekter og tiltak i samsvar med Handlingsplan 2011-2012. 2. Arbeidsutvalget gis fullmakt til å disponere midlene innenfor denne rammen, i henhold til Regionrådets Handlingsplan og med tilbakemelding til Regionrådet. 3. Ved finansieringsbehov utover rammen kan det søkes kommunene spesifikt for hvert enkelt prosjekt.
SAKSUTREDNING REGIONRÅDET 23.11.11 Sak 08/2011: Budsjett og bevilgninger for Regionrådets frie midler 2012 Saksbehandler: Rune Jørgensen Arbeidsutvalget behandlet saken i sitt møte 2. november i sak 53/2011 med saksutredning som gjengitt under. Det vises til saksutredning i sak 52/2011. Det er med dette utgangspunktet utarbeidet forslag til budsjett og bevilgninger for Regionrådets frie midler 2012. Budsjettet tar utgangspunkt i et bidrag fra kommunene på kr 12 per innbygger. I budsjettet legges det til grunn 22 881 innbyggere, men dette kan bli noe justert når folketallet per 1.10 presenteres fra Statistisk Sentralbyrå. De budsjetterte frie midlene vil dermed utgjøre 274 572 kroner. Regnskapet for 2011 vil trolig vise at man har holdt seg godt innenfor rammen for årets budsjett for driften av Regionrådet (de frie midlene). Dette skyldes i første rekke at reisevirksomheten til medlemmene i meget stor grad er dekt av kommunene, og det er brukt minimalt av penger til innkjøp av tjenester for eksempel i form av foredragsholdere på temamøter. I budsjettforslaget for 2012 er det nødvendig å legge inn en ny post til dekning av årsavgifter for domener o.l som tidligere er dekt gjennom prosjekter som er avsluttet. De øvrige budsjettpostene innebærer en videreføring fra 2011 justert for Holtålens deltakelse i arbeidet. I 2012 planlegges det en studiereise for AU til Trondheim blant annet for å styrke samarbeidet med Sør-Trøndelag fylkeskommune og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Annen reisevirksomhet må derfor fortsatt i stor grad begrenses og/eller belastes kommunene. Det kan bli nødvendig å bevilge midler fra de bundne midler til enkelttiltak, noe AU har mulighet for etter retningslinjene for forvaltningen av disse midlene. Det vil eventuelt bli fremmet egne saker om dette. Med bakgrunn i redegjørelsen over er det ikke gjort noe vedtak om dette i 2011. Budsjettet 2011 Budsjettforslag 2012 Møter 40.000 45.000 Reiser 45.000 45.000 Gaver 5.000 5.000 Domener o.l 0 10.000 Kurs/seminarer 40,000 40.000 Kontingenter 70.000 75.000 Frikjøp regionsrådsleder/-nestleder 50.000 50.000 Andre utgifter 800 4.500 Totalt 250.800 274.500
Forslag til vedtak som innstilling fra AU til Regionrådet: For Regionrådets og arbeidsutvalgets arbeid i 2012 bevilges frie midler i samsvar med framlagte budsjett. Vedtak som innstilling fra AU til Regionrådet: For Regionrådets og arbeidsutvalgets arbeid i 2012 bevilges frie midler i samsvar med framlagte budsjett.
SAKSUTREDNING REGIONRÅDET 23.11. 11 Sak 09/2011: Valg av leder og nestleder Saksbehandler: Rune Jørgensen Dagens vedtekter inneholder ingen bestemmelser om valg av valgkomite. På møtet i Regionrådet for Fjellregionen i november 2009 ble det valgt en valgkomite bestående av Eva Tørhaug (leder), Hans Vintervold og Olov Grøtting. Praksis har de siste årene vært at valgkomiteen er oppnevnt av og med medlemmer av arbeidsutvalget. Siden Eva Tørhaug og Olov Grøtting ikke lengre er medlemmer av arbeidsutvalget, ble det på møtet i AU 2. november vedtatt at valgkomiteen skulle endres til å bestå av Hans Vintervold (leder), Norvald Illevold og Ragnhild Aashaug. Valgkomiteen vil legge fram forslag til valg av leder og nestleder under møtet. SAKSUTREDNING REGIONRÅDET 23.11. 11 Sak 10/20101 Eventuelt