qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh jklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvb Årsmelding nmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer for kontrollutvalgets virksomhet i tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas 2012 dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq Tolga kommune wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuio pasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghj klzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbn mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiop
Innhold Innledning... 3 Kontrollutvalgets sammensetning ( 2)... 3 Antall saker til behandling... 3 Opplæring/konferanser... 3 Innkalling av administrative leder, evt. andre til kontrollutvalgets møter... 3 Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver ( 4)... 4 Uttalelse om årsregnskap ( 7)... 4 Forvaltningsrevisjon ( 9)... 4 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10)... 4 Selskapskontroll og rapportering til kommunestyret ( 13-15)... 5 Valg av revisjonsordning. Valg av revisor ( 16)... 5 Særlige oppgaver for kontrollutvalget ( 18)... 5 Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter ( 19)... 5 Saksbehandling og sekretariat ( 20)... 6 Andre oppgaver... 6 Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret... 6 Oversikt saker behandlet i Tolga i 2012... 7 2
Innledning Årsmeldingen omfatter tidsrommet 1.1.2012 til 31.12.2012. Meldingen gir oversikt over medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget, møter, opplysning om antall saker, og utvalgets arbeid. Rammene for kontrollutvalgets arbeid er fastsatt i forskrift om revisjon og kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av kommunal- og regionaldepartementet 15.juni 2004 med virkning fra 1.juli samme år. Årsmeldingen følger i sin oppbygging kontrollutvalgsforskriftens inndeling så langt det er praktisk mulig. Der det gis referanse til saksnummer, gjelder det kontrollutvalgets saksnummer. Der det gis referanse til kapitler og paragrafer uten annen angivelse, viser disse til kontrollutvalgsforskriften. Kontrollutvalgets sammensetning ( 2) Kontrollutvalget i Tolga har i inneværende valgperiode 5 medlemmer og 3 vara medlemmer. Medlemmene velges av kommunestyret, og utvalget har følgende sammensetning: Leder: Nestleder: Medlem: Medlem: Medlem: Varamedlemmer: Asbjørn Slettan Steinar Simensen Marit Smedaas Andersen Marit Gilleberg Celine Alme Elin Brennmoen, Odd Rune Enget, Marit E. Hulbækmo Antall saker til behandling Kontrollutvalget har i 2012 avholdt 5 møter og behandlet 40 saker. Tilsvarende tall i 2011 viser 4 møter og 27 saker. Opplæring/konferanser Steinar Simensen og Marit Gilleberg deltok på den årlige kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen februar 2012, i regi av NKRF. Asbjørn Slettan deltok på den årlige kontrollutvalgskonferansen og årsmøtet til Forum for Kontroll- og tilsyn i juni 2012. Innkalling av administrative leder, evt. andre til kontrollutvalgets møter Kontrollutvalget har i 2012 innkalt følgende til sine møter: - Konstituert rådmann og økonomisjef under behandling av årsregnskapet for Tolga kommune - sak 10/12 - Rådmann under behandling av orientering om Ivaregga hopp- og kombinertsenter sak 17/12 - Rådmann under behandling av internkontroll i Tolga kommune 18/12 - Konstituert leder på Nav Tolga under behandling av orientering om tjenesten sak 33/12 3
Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver ( 4) Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av forskriftenes kapittel 3: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget behandlet egenerklæring om uavhengighet fra revisor i møte 13.12.12 sak 32/12. I tillegg har utvalget behandlet engasjementsbrev fra Revisjon Fjell IKS sak 11/12. Uttalelse om årsregnskap ( 7) Etter 7 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget når det blir forelagt en revisjonsberetning fra revisor, avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalget avga sin uttalelse til kommunestyret om Tolga kommunes årsregnskap for 2011 i møte 24.04.12 - sak 10/12. Forvaltningsrevisjon ( 9) Kontrollutvalgsforskriftens kapittel 5 gir retningslinjene for kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon.: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel ( 9). Kontrollutvalget behandlet prosjektbeskrivelse av forvaltningsrevisjon om enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Prosjektet er påbegynt, men behandles i kontrollutvalget i 2013. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10) Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter Kontrollutvalget behandlet overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 i møte 11.09.12 sak 25/12. Planen ble vedtatt av kommunestyret 25.10.12 4
Selskapskontroll og rapportering til kommunestyret ( 13-15) Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget behandlet rapport om selskapskontroll i IKT Fjellregionen den 07.02.12 sak 04/12. Rapporten ble behandlet i kommunestyret 21.06.12. Utvalget behandlet oppfølging av rapporten 13.11.12 sak 35/12. Kontrollutvalget behandlet Plan for selskapskontroll for perioden 2012-2015 den 13.11.12 sak 31/12. Planen ble vedtatt av kommunestyret 13.12.12. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor ( 16) Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Tolga kommune er deleier i Revisjon Fjell IKS som utfører revisjonsoppgaver til kommunen i henhold til lover og forskrifter om kommunal revisjon. Særlige oppgaver for kontrollutvalget ( 18) Kontrollutvalget skal etter 18 utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Der kommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Kontrollutvalget behandlet budsjett 2013 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen i møte 11.09.12 sak 26/12. Budsjettforslaget ble sendt kommunestyret for videre behandling og behandlet der den 25.10.12. Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter ( 19) Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører eller fylkesordfører og kommunens eller fylkeskommunens oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles Saker er sendt ut senest én uke før møtet er avholdt. I tillegg legges de ut til offentlig gjennomsyn i Tolga kommunehus og legges ut på kommunens hjemmeside. Kopi av innkallingen sendes i tillegg til ordfører. 5
Kontrollutvalget vedtok 07.02.12 at møtene skal avholdes for åpne dører fra og med 01.03.12 sak 05/12. Revisor har møtt til alle kontrollutvalgets møter. Ordfører har møtt i et av utvalgets møter. Saksbehandling og sekretariat ( 20) Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Tolga kommune er deleier i Kontrollutvalg Fjell IKS som utfører sekretariatstjenester til kommunen i henhold til forskrift for kontrollutvalg. Andre oppgaver Kontrollutvalget er ikke forpliktet til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av revisjonsforskriften. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken. Kontrollutvalget har behandlet følgende saker i tillegg til oppgaver nedfelt i forskriften: - Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget sak 05/12 - Kontrollrapport skatt 2011 sak 12/12 - Informasjon ang. Ivaregga hopp- og kombinertsenter sak 17/12 - Internkontroll i Tolga kommune sak 18/12 - Tolga formannskaps behandling av drøftingssak 12. april 2012 sak 19/12 - Oppfølging av tidligere klagesaker sak 20/12 - Orientering om Nav Tolga sak 33/12 - Innkommet sak 34/12 - Revisors beretning om beboerregnskaper ved Tolga omsorgstun 2010 og 2011 sak 37/12 - Møteplan 2013 sak 36/12 - Div. orienteringssaker Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret Kontrollutvalget rapporterer årlig til kommunestyret i form av årsmelding for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. I tillegg legges møteprotokoll fram som referatsak. 6
Oversikt saker behandlet i Tolga i 2012 07.februar 01/2012 Godkjenning av saksliste og innkalling 02/2012 Godkjenning av møteprotokoll 03/2012 Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i år 2011 04/2012 Selskapskontroll i IKT Fjellregionen 05/2012 Åpne eller lukkede møter i Tolga kontrollutvalg 06/2012 Plan for selskapskontroll - bestilling 07/2012 Orienteringssaker 24.april 08/2012 Godkjenning av saksliste og innkalling 09/2012 Godkjenning av møteprotokoll 10/2012 Årsregnskap 2011 Tolga kommune 11/2012 Engasjementsbrev fra Revisjon Fjell IKS 12/2012 Kontrollrapport 2011 Skatt 13/2012 Orienteringssaker 14/2012 Eventuelt 20. juni 15/2012 Godkjenning av saksliste og innkalling 16/2012 Godkjenning av møteprotokoll 17/2012 Informasjon angående Ivaregga hopp- og kombinertsenter 18/2012 Internkontroll i Tolga kommune en orientering 19/2012 Tolga formannskaps behandling av drøftingssak i møte 12. april 2012 20/2012 Oppfølging tidligere klagesaker 21/2012 Orienteringssaker 22/2012 Eventuelt 11. september 23/2012 Godkjenning av saksliste og innkalling 24/2012 Godkjenning av møteprotokoll fra 20.06.12 25/2012 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for 2012-2015 26/2012 Budsjett 2013 for kontroll- og tilsynsfunksjonen 27/2012 Orienteringssaker 28/2012 Eventuelt 13. november 29/2012 Godkjenning av saksliste og innkalling 30/2012 Godkjenning av møteprotokoll fra 11.09.12 31/2012 Plan for selskapskontroll 2012-2015 32/2012 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet 33/2012 Orientering om Nav Tolga rutiner, tjenester og oppfølging 34/2012 Innkommet sak 35/2012 Oppfølging av selskapskontroll i Ikt-Fjellregionen 36/2012 Møteplan 2013 37/2012 Revisors beretning om beboerregnskaper ved Tolga omsorgstun for 2010 og 2011 38/2012 Prosjektbeskrivelse forvaltningsrevisjon 2013 39/2012 Orienteringssaker 40/2012 Eventuelt 7
Tolga 12. februar 2013 Asbjørn Slettan leder Steinar Simensen nestleder Marit Gilleberg medlem Marit Smedaas Andersen medlem Celine Alme medlem 8