MØTEINNKALLING Kontrollutvalget i Rendalen kommune Møtested: Kommunehuset i Rendalen Møtedato: Torsdag 13. februar Tid: Kl. 12.00 15.00 Saknr 01/2014 07/2014 Sakliste Sak nr.: Innhold 01/2014 Godkjenning av sakliste og innkalling 02/2014 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgsmøte 19.12.2013 03/2014 Regnskapsrapport for kontrollutvalget 04/ 2014 Revidert budsjett for kontrollutvalget 2014 05/2014 Forvaltningsrevisjon, anbud 06/2014 Selskapskontroll, anbud 07/2014 Eventuelt Torsdag 06.02.2014 Arild Løvik Sekretariat Eventuelle forfall meldes til Sekretariatet, Arild Løvik tlf.: 906 67 731 Kopi: Ordfører Revisjon KPMG
Saksbehandler: Kontrollutvalget REGNSKAPSRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET 2013 Saksnr. Utvalg Møtedato 03/2014 Kontrollutvalget 13.02.2014 Saksdokumenter Kontrollutvalgets regnskap 2013 Saksframlegg: Kontrollutvalget har budsjettansvar for eget budsjett, og har ansvaret for regnskap og regnskapsoppfølging. Rendalen kommune, kommunestyret, vedtok i sak 83/12 en budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeid i Rendalen kommune i 2013 på kr 405.000. Saksvurdering: Kontrollutvalgets regnskap viser foreløpig et forbruk på kr 363.000, mot budsjettert kr 405.000. Regnskapet er ikke revidert. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar regnskapsrapporten til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak:
Saksbehandler: Kontrollutvalget REVIDERT BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALGET 2014 Saksnr. Utvalg Møtedato 04/2014 Kontrollutvalget 13.02.2014 Saksframlegg: Kontrollutvalget har etter 18 i forskrift om kontrollutvalg ansvar for å utarbeide samlet budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Utgangspunktet er at budsjettet skal omfatte alle utgifter forbundet med kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalget har budsjettansvar for eget budsjett, og har ansvaret for regnskap og regnskapsoppfølging. Kommuneloven 77 pålegger kommunen å ha et kontrollutvalg. I tillegg pålegges kommunen å ha et uavhengig sekretariat samt en forsvarlig revisjonsordning etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Budsjettforslaget omfatter de lovpålagte oppgavene. Jfr forskriftens 18 skal kontrollutvalgets forslag til budsjettramme (sak 22/2013) følge formannskapets innstilling til kommunestyret (sak 101/13), slik at forslaget er gjort kjent for kommunestyret når totalbudsjettet skal behandles. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for 2014 var på kr 537.000. I formannskapets innstilling til kommunestyret ble det tatt utgangspunkt i kontrollutvalgets budsjett for 2013 med en økning på 3% slik som for resten av kommunens virksomhet. I tillegg ble revisjon av prosjektregnskap (kr 20.000) lagt til i rammen for kontrollutvalget. Formannskapets innstilling til kommunestyret ble dermed en ramme på kr 437.000. Kontrollutvalget gjorde i brev av 17.12.2013 kommunestyret oppmerksom på at det er uheldig om administrasjonen eller et organ som tilsynet skal kontrollere og ha tilsyn med, for eksempel formannskapet eller administrasjonsutvalget, får innvirkning på tilsynets budsjettramme (jfr Rundskriv H-03/00 fra KRD) og ba kommunestyret være spesifikke på hvilke poster i kontrollutvalgets budsjettforslag man ønsker å kutte i. Budsjettrammen for kontrollutvalget for 2014 ble i kommunestyremøte 19.12.2013, sak 70/13 satt til kr 437.000. Saksvurdering: Det blir opp til kontrollutvalget selv å kutte ned sitt budsjettforslag til 437.000, enten ved å ta ut enkeltposter, eller ved å kutte flatt 19%. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges frem uten innstilling.
Behandling: Rendalen kommune Kontrollutvalgets vedtak
Saksbehandler: Kontrollutvalget FORVALTNINGSREVISJON, ANBUD Saksnr. Utvalg Møtedato 05/2014 Kontrollutvalget 13.02.2014 Saksframlegg: Det ble høsten 2012 utarbeidet en overordnet analyse for Rendalen kommune. Analysen ble utarbeidet av BDO. Kontrollutvalget i Rendalen kommune gikk i møte 17.09.2012 gjennom analysen og innstilte på følgende konkrete forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret: 2013: Hvordan er enkeltvedtak (tilrettelagt undervisning) for skoleåret 2011 2012 iverksatt i henhold til vedtakene? Grunnlag, prosedyrer, oppfølging og evaluering. 2014: Oppfølging av sykefraværet innen pleie, omsorg og barnehage. 2015: Kontroll av bruk og rapportering i KOSTRA 2016: Utvikling i resultater/ læringsutbytte i skolen vs ressursbruk For å fange opp eventuelle endringer underveis i perioden, delegerer Kommunestyret til Kontrollutvalget å oppdatere planen samt formulere problemstillingene for 2014-2016 nærmere på et senere tidspunkt. Saken ble behandlet i kommunestyremøtet 25.10.2012, sak 58/12 og kommunestyret vedtok kontrollutvalgets forslag. Saksvurdering: Kontrollutvalgets oppgave blir 1. å vurdere om den foreslåtte problemstillingen for 2014 er hensiktsmessig og evt spesifisere den nærmere. Et annet forslag som har vært oppe er diagnostisering av psykisk utviklingshemming. 2. å gjennomføre en anskaffelsesprosess for å velge leverandør for forvaltningsrevisjonen. Rammene for forvaltningsrevisjon har gått ned fra kr 114.000 i 2012, til 95.000 i 2013, og etter kommunestyrets reduksjon i budsjettrammen også for 2014, vil det med en flat reduksjon på 19 % være kr 77.000 disponibelt til forvaltningsrevisjon i 2014. Ved en anskaffelse av denne størrelsen står kommunen fritt i forhold til valg av anskaffelsesprosedyre. Naturlige alternativ for Rendalen kommune, med økende kompleksitet, vil være; 1. Ta kontakt med en leverandør og gi denne oppdraget 2. Invitere flere bestemte leverandører til å konkurrere om oppdraget
3. Legge oppdraget ut på anbud Tidsmessig er alternativ en den raskeste. Men man får da ingen konkurranse, noe som igjen kan føre til at prisen blir høyere enn om flere leverandører konkurrerer om oppdraget. Alternativ to og tre innebærer begge konkurranse, men resultatet kan bli at ingen velger å legge inn tilbud. Det er ifølge Abakus ingen vesentlige kostnadsforskjeller mellom alternativ 2 og 3. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram for diskusjon. Behandling:
Saksbehandler: Kontrollutvalget SELSKAPSKONTROLL, GJENNOMFØRING Saksnr. Utvalg Møtedato 06/2014 Kontrollutvalget 13.02.2014 Saksframlegg: Rendalen kommune, kommunestyret, gjorde i møte 27.06.13, saksnr 40/13, følgende vedtak: 1. Rendalen kommune, Kommunestyret, vedtar følgende plan for selskapskontroll i perioden: SR produkter AS, under forutsetning av at Kontrollutvalget i Stor-Elvdal også deltar. Subsidiært Rendalen kommuneskoger KF. Kontrollen gjennomføres i 2014. 2. SR Produkter AS prioriteres pga begrensede ressurser i Kontrollutvalget. Muligheten til å dele kostnadene med Stor-Elvdal kommune antas å kunne halvere kostnadene til selskapskontroll. Saksvurdering: SR-produkter eies med 50% hver av kommunene Stor-Elvdal og Rendalen, og også kontrollutvalget i Stor-Elvdal har SR-produkter i sin plan for selskapskontroll 2012-2015. De har derfor, i brev av 05.08.2013, signalisert interesse for å samarbeide om en selskapskontroll. Kontrollutvalget i Stor-Elvdal har budsjettert med kr 18.000 til denne kontrollen, mens kontrollutvalget i Rendalen har avsatt kr 40.000, før kommunestyrets reduksjon (19% reduksjon med flatt kutt). Det er kontrollutvalget som selv avgjør hvem som skal utføre selskapskontrollen, og Stor- Elvdal kommune bruker Hedmark revisjon IKS til slike tjenester. Hedmark revisjon IKS har en lav timepris, og det er isolert sett ikke noe i veien for at kontrollen kan utføres av et av kommunenes revisjonsselskaper. Det er behov for at kommunene gjør noen avklaringer seg i mellom: Hva skal kontrollen omfatte Hvordan skal kontrollen gjennomføres Hvem skal gjennomføre kontrollen Hvordan skal kostnadene fordeles mellom kommunene Hvordan skal kontrollen rapporteres Hvordan, og av hvem, skal kontrollen følges opp Neste møte i kontrollutvalget i Stor-Elvdal er 17. mars og det kan være greit om kontrollutvalget i Rendalen på forhånd har gjort seg noen tanker om disse forholdene.
Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram uten innstilling. Behandling i Kontrollutvalget: Kontrollutvalgets vedtak: