Bilaga 10 Avtal och debiteringsprinciper
Slutrapport/Avtal och debiteringsprinciper Delprojekt 1 Delprojektledare Lars Hillerström Finanschef Västra Götalandsregionen Åsa Engberg Blomgren Ekonom Jämtlands läns landsting Eva-Lena Aspetorp Verksamhetsutvecklare Landstinget i Värmland Lina Kolsmyr Chefsjurist Västra Götalandsregionen Dordi Flormelen Advokat Helse Midt Norge, RHF Pål Madsen Medicinsk rådgivare Luftambulansetjenesten ANS Slutrapport delprojekt 1 v.1.0
Slutrapport/Avtal och debiteringsprinciper 1. Sammanfattning Delprojekt 1 i Interregprojektet Luftburen ambulanssjukvård Sverige - Norge hade som uppgift att i ett avtal reglera de legala frågorna för gränsöverskridande ambulanshelikopterverksamhet och hur parterna i ett sådant samarbete ska få ersättning för sina kostnader orsakade av denna samverkan. Avtalet ska också reglera när någon part har rätt att påkalla hjälp, hur man påkallar hjälp och hur hjälpen ges. Delprojektet har tagit fram ett avtal där dessa principer är angivna. I delprojekt 2 och 3 är principerna överförda till handling hur man gör. Avtalet är signerat av samtliga parter och gäller från signeringsdatum. Det har varit viktigt att den grupp som ska förvalta avtalet i framtiden, omgående bildas. 2. Delprojektets bakgrund Det har funnits ett gränsöverskridande bistånd och hjälp med ambulanshelikopter mellan Sverige och Norge som skett mer ad hoc. Stor del av samarbetet har skett genom kontakter och informella vägar. Detta kan ske vid enstaka fall i nöd men inte vid mer etablerad samverkan. De gränsöverskridande kontakterna sker med såväl bilambulanser som med ambulanshelikopter. Det finns en mängd legala regler som gäller vid en gränspassage. När det dessutom ska ske medicinskt omhändertagande och vård gäller ytterligare regler. Om det skulle ske en patientskada i samband med omhändertagandet ställs många frågor om vilka regler och ersättningssystem som gäller. De avtal som reglerar vård av nordiska medborgare i annat nordiskt land än hemlandet har inte med någon ersättningsform för ambulanstransporter över nationsgräns. 3. Projektbeskrivning, målgrupp, resultat, och resultatindikatorer samt effekter 3.1 Delprojektbeskrivning Uppdraget har varit att ta fram ett avtal för gränsöverskridande ambulanshelikopterverksamhet. Det finns idag avtal om bistånd mellan Jämtlands läns landsting och Norrbottens läns landsting och de regionala helseforetaken Helse Midt Norge RHF respektive Helse Nord RHF i Norge. Slutrapport delprojekt 1 v.1.0
Slutrapport/Avtal och debiteringsprinciper Delprojektet har utrett vilka regler som gäller vid gränsöverskridande vård, hur dessa ska hanteras, när bistånd kan begäras, hur bistånd begärs, hur mottagande part tar ställning till biståndsbegäran samt hur den genomförs. Delprojekt 2 och 3 har angivit vad som ska regleras och hur regleringen ska ske. Nordisk konvention Vi har träffat både svenska Försäkringskassan och norska Helfo Utland. Båda tillämpar Nordisk konvention på samma sätt, det vill säga att ingen ersättning utgår för ambulanstransporter över nationsgräns. Debiteringsprinciper I delprojektet har konstaterats att det finns olika principer kring hur man debiterar kostnader. I Norge tillämpas att debitering sker av uppdragens särkostnad som uppkommer vid ambulanshelikopteruppdragets genomförande. I Sverige tillämpas bruttokostnadsdebitering. Efter omfattande diskussioner har delprojektet kommit fram till en modell som innebär att ambulanshelikopterns särkostnader per timma multipliceras med två, som är det timpris som ska tillämpas på uppdragen. Tiden som debiteras är flygtiden. Delprojektgrupp Delprojektgruppen har haft en väl sammansatt blandning av kompetenser. Kompetenserna har varit läkare och medicinskt rådgivare, en svensk och norsk jurist, och tre ekonomer med olika kompetenser. Delar av projektgruppen har träffat Helfo Utland i Oslo och Försäkringskassan i Stockholm. Studiebesök har skett på ambulanshelikopterbaserna i Lörenskog, Oslo och Göviken i Östersund. Där har verksamheten beskrivits av såväl beställare som utförare av verksamheten. 3.2 Målgrupp Målgruppen för avtalet är landsting och regionala helseforetak längs riksgränsen. Parter i avtalet är landstingen i Norrbotten, Västerbotten, Jämtland, Dalarna, Värmland och Västra Götalandsregionen och på norsk sida samtliga regionala helseforetak dvs. Nord, Midt Norge, Sör-Öst och Vest. Avtalet innebär inte att parterna måste tillhandahålla ambulanshelikopter för transporter över gränsen, utan när resursen är tillgänglig. 3.3 Resultat och resultatindikatorer samt effekter Delprojektet har arbetat fram ett avtal som accepterats av alla berörda parter i projektet. Syftet har varit att kvalitetssäkra ambulanshelikoptertransporterna över gränsen för patienterna. Flera av riktlinjerna som genomarbetats har också bidragit till ökad kunskap, bättre samarbete och förståelse och högre säkerhet för patienter och personal. Avtalets efterlevnad följs upp i en nyinrättad Gränssamverkansgrupp för ambulanshelikoptersjukvård som konstituerar sig under våren 2014. Slutrapport delprojekt 1 v.1.0
Slutrapport/Avtal och debiteringsprinciper 3.4 Övrigt En starkt bidragande faktor till delprojektets genomförande har varit engagemanget från delprojektdeltagarna och de tydliga diskussioner vi haft under våra träffar och per mail under mellantiden i frågor där vi inte varit ense från början. Projektledarnas engagemang kan inte överskattas för projektets genomförande. En annan framgångsfaktor har varit den gemensamma viljan från deltagande organisationer att få avtalet på plats för att på så sätt få befintlig verksamhet reglerad och bekräftad. Delprojekt 1 har reglerat de principer som delprojekt 2 och 3 har kommit fram till. En annan effekt av detta interreg-avtal är att en mall etablerats för bilaterala avtal mellan landstingen i Sverige. Hittills är det mellan Västra Götalandsregionen och Landstinget i Värmland. Landstinget i Värmland diskuterar bland annat med landstinget i Örebro om ambulanshelikoptersamverkan. Avtalsmallen kommer att tillämpas där. 4. Informationsinsatser och skyltning av projektet Avtalet kommer att bekräftas genom erforderliga beslut i respektive organisation. På svensk sida skickas pressmeddelande ut efter varje politiskt beslut. Därefter kommer det att implementeras i rutiner med mera som arbetats fram i delprojekt 2 och 3. Slutrapport delprojekt 1 v.1.0
Bilaga 11 Medicinsk ledningsansvar
Slutrapport/ Medicinsk ledning Delprojekt 2 Delprojektledare Pål Madsen Medicinsk rådgivare Luftambulansetjenesten ANS Bodö Sindre Mellesmo Klinikksjef akutt og mottaksmedisin St Olavs Hospital HF Klinikksjef St. Olavs Hospital Fredrik Forselius Bitr. verksamhetschef amb. Landstinget Dalarrna Eric Rinstad Överläkare amb.helikopter Landstinget i Värmland Saknas på bild: Hans Julius Heimdal, seksjonsoverlege amb.helikopter, Lörenskog Bengt Eriksson, ambulansöverläkare, Landstinget Dalarna Sven Martinell, verksamhetschef amb.helikopter, Västra Götalandsregionen Erik Sandström, överläkare, Jämtlands läns landsting Slutrapport delprojekt 2 v.1.0
Slutrapport/ Medicinsk ledning 1. Sammanfattning Delprosjekt 2 har utredet de forutsetninger som må være oppfylt forat bruk av annet lands ambulansehelikopter kan skje på en forutsigbar og ensartet måte (felles alarmkriterier og avklart beslutningsansvar), at lege kan ha medisinsk behandlings- og eventuelt ledelsesansvar (autorisasjon/legitimation/avtaler) og at pasientene til enhver tid er dekkes av erstatningsordninger ved eventuell feilbehandling. Det er også avklart forhold vedrørende tilbakeføring til til hjemlandet (repatriering), hvilke pasient- og virksomhetsdata som kan rapporteres over grensen og hvordan hendelser/avvik skal rapporteres. Delprosjektets resultater er innarbeidet i den formelle avtalen mellom mellom regionale helseforetak og landstingene. Mye informasjons- og opplæringsarbeid gjenstår. Et samarbeidsorgan skal sikre implementering og videre oppfølging. 2. Delprojektets bakgrund Det var ved prosjektets start grunn til å tro at de to land har ulike systemer og rutiner på flere områder som er kritisk i forhold til gjennomføring av luftambulanseoppdrag. Dersom slike ulikheter ikke ble avdekket, og nødvendige tiltak iverksatt, kunne de representere alvorlige hindre for en rasjonell utnyttelse av luftambulanseressursene på begge sider av grensen. Ambulansehelikoptrene har medisinsk bemanning i form at anestesileger og/eller anestesisykepleiere, i tillegg til redningsmenn. Tjenesten innebærer at det utføres pasientbehandling på skadestedet og under transport. Ved større ulykker har medisinsk personell også definerte lederoppgaver i skadestedsorganisasjonen. Det var derfor også nødvendig å utrede hvilke konsekvenser det har at norske ambulansehelikoptre med deres medisinske personell opererer på svensk jord og vise versa. Prosjektet fant det nødvendig å utrede følgende forhold, først ved å beskrive status og deretter iverksette nødvendige tiltak: Alarmsentralene innhold og kompetanse Retningslinjer for bruk av luftambulanse regler og prosedyrer Ansvars- og samarbeidsforhold på skadestedet plikter og rettigheter Tilbakeføring (repatriering) fra sykehus til hjemlandet rutiner og ansvarsforhold Pasientrettigheter ved pasientskader og behandling av hendelser/avvik regler og rutiner Informasjonsutveksling av pasientdata juridiske forhold Oversikt over sykehus og ambulanseressurser 3. Projektbeskrivning, målgrupp, resultat, och resultatindikatorer samt effekter 3.1 Delprojektbeskrivning Delprosjektet var satt sammen av fagpersoner som er direkte involvert i ambulansehelikoptertjeneste i Norge og Sverige, samt har meget god kunnskap om Slutrapport delprojekt 2 v.1.0
Slutrapport/ Medicinsk ledning alarmsentralene og øvrige prehospitale tjenester i begge land. Gruppen hadde derfor kompetanse til selv å besvare mange av de spørsmål som ble stilt. I tillegg var det nødvendig å konsultere enkelte myndighetsorganer for å avklare spørsmål og finne løsninger på utfordringer. Det var kommunikasjon både i form av møter, formelle brev, epost og telefoner. Myndighetsorganene var: Helsedirektoratet (Norge) og Socialstyrelsen (Sverige) for å avklare behovet for dobbel autorisasjon for involvert helsepersonell, avklare rettigheter og plikter for helsepersonellet på skadested, juridiske forhold knyttet til overføring av pasientdata, regler for melding av hendelser og avvik HELFO (Norge) og Forsäkringskassan (Sverige) for å avklare ansvarsforhold, beskrevet i regelverk og konvensjoner, knyttet til tilbakeføring av pasienter til hjemlandet Norsk Pasientskadeerstating (Norge) og Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbolag (Sverige) for å avklare pasientenes rettigheter ved pasientskade. 3.2 Målgrupp Målgruppen for virksomheten er akutt syke og skadde personer i grenseområdet. I tillegg er målgruppen alt personell som er involvert i ambulansehelikopteroppdrag; rekvirenter, personell i alarmsentralene, personell i ambulansehelikoptrene, samarbeidspartnere på skadested, samt arbeidsgivere og myndighetsorganer. Prosjektets tema har betydning for pasientsikkerhet og rettigheter, behandlingskvalitet, involvert personells rettigheter og plikter, arbeidsgivernes ansvar for å legge til rette og myndighetsorganenes ansvar for tilsyn og oppfølging. I forbindelse med prosjektets utredninger har mange av de nevnte instanser allerede fått øket kunnskap om problemområdene og iverksatt tiltak for å rydde av veien hindre. Etter prosjektets avslutning følger imidlertid en implementeringsfase. Den vil inneholde informasjon og opplæring, tilpasning av praktiske rutiner, tilegnelse av nødvendige autorisasjoner og tillatelser med mer. 3.3 Resultat och resultatindikatorer samt effekter Delprosjektets beskrivelse av status i 2012, gjennomførte tiltak og anbefalinger om framtidige tiltak og aktiviteter: Alarmsentralene og retningslinjer for bruk av luftambulanse. (Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMK) i Norge og SOS Alarm i Sverige) Status 2012 og utfordringer: Noe ulik kompetanse i alarmsentralene. Landstingene har noe ulike ordninger for bemanning Noe ulik terminiologi i prioriteringsprosedyrene, men sannsynligvis ganske lik måte å tenke på (kriteriebasert) Noe ulike kriterier for bruk av ambulansehelikopter i Norge og i de forskjellige svenske landsting Noe ulik beslutningsmyndighet Slutrapport delprojekt 2 v.1.0
Slutrapport/ Medicinsk ledning Prosjektet besluttet å definere entydige kriterier for alarmering av ambulansehelikopter på den andre siden av grensen. Beslutningsmyndighet måtte da klargjøres. Kriteriene bør være identiske og må dokumenteres som prosedyrer i alle aktuelle AMK- og SOS Alarm-sentraler. I samarbeid med Delprosjekt 3 (operative forhold) ble følgende retningslinjer utarbeidet og senere godkjent av prosjektets styringsgruppe. De er innarbeidet i den formelle avtalen mellom regionale helseforetak og landstingene: Partenes alarmsentraler vurderer behovet for assistanse fra det annet land. Alarmsentralen har myndighet til å alarmere ambulansehelikopter fra nabolandet i henhold til følgende kriterier: Primæroppdrag: Prio 1/AKUTT-hendelse (i henhold til Medisinsk Indeks) med antatt behov for spesialkompetanse på skadestedet og/eller rask transport til sykehus og bruk av ambulansehelikopter fra nabolandet vil gi vesentlig raskere hjelp Primæroppdrag: Prio 2/HASTER- hendelse (i henhold til Medisinsk Indeks) i veiløst terreng, der forsinket transport innebærer en sannsynlig risiko for forverring av pasientens tilstand, og bruk av ambulansehelikopter fra nabolandet vil gi vesentlig raskere hjelp. Sekundæroppdrag: (overføring mellom sykehus) der forsinket transport til nødvendig adekvat behandling innebærer sannsynlig risiko for forverring av pasientens tilstand og prognose, og der eget lands ambulansehelikopter eller fly ikke er tilgjengelig. Større ulykker, katastrofer eller hendelser som truer samfunnets sikkerhet eller infrastruktur, der bruk av ambulansehelikopter fra nabolandet vil innebære et viktig bidrag i hjelpearbeidet. Vakthavende luftambulanselege ved den basen som er alarmert har beslutningsansvar med hensyn til medisinsk indikasjon og prioritering ved eventuell samtidighetskonflikt. Ekstraordinære beredskapssituasjoner i eget ansvarsområde skal også inngå i vurderingen. Fartøysjefen har beslutningsmyndighet vedrørende flyoperative forhold. Underveis i arbeidet fant prosjektet det også nødvendig å utarbeide retningslinjer for pasientflyt, altså hvor pasientene skal transporteres. Også disse retningslinjene er innarbeidet i den formelle avtalen: Pasienten skal transporteres til behandlingssted i Sverige eller Norge som har tilstrekkelig kompetanse for adekvat behandling av skaden/sykdommen. Vurderingen skal foretas av den på skadestedet som har det medisinske behandlingsansvaret. Dersom flere behandlingssteder kan gi adekvat behandling, skal beslutning tas i henhold til følgende kriterier og i denne prioriteringsrekkefølge: Fartøysjefens flyoperative vurderinger. Beredskapshensyn, det vil si nødvendigheten av at helikopteret returnerer til sitt ansvarsområde. Pasientens bosted eller andre praktiske forhold. Ansvars- og samarbeidsforhold på skadested Status 2012 og utfordringer: Ulik overordnet ledelse på skadested Slutrapport delprojekt 2 v.1.0
Slutrapport/ Medicinsk ledning Lederne fra helsetjenesten kan ha ulik rangordning. Regionale variasjoner i Sverige med hensyn til overføring av roller Uklarhet om legens myndighet (også pasientansvaret) på skadested og i ambulanse dersom kommer fra en annen vårdorganisation Litt forskjellig merking/vester Prosjektet fant det spesielt viktig å klargjøre legenes forhold til pasientansvar ved behandling i det andre land, samt rettigheter og plikter i samhandling med annet innsatspersonell. Prosjektet tilrår at alle relevante ambulansehelikopterbaser må ha prosedyrer for oppfyllelse av kravene og opptreden på skadested i det annet land. Etter en omfattende dialog med Helsedirektoratet og Socialstyrelsen ble det avklart at helsepersonell må ha autorisasjon i det land der helsehjelp (pasientbehandling) ytes. Aktuelle norske leger må altså tilegne seg svensk Läkarlegitimation og vice versa. Saken er nærmere omtalt senere i rapporten. Det ble samtidig avklart at når helsepersonellet innehar nødvendig autorisasjon for det annet land, og berørte myndigheter har inngått samarbeidsavtale, så kan de fylle de samme rollene med de samme plikter og rettigheter som eget lands personell. Det gjelder pasientbehandling og i samhandling med annet innsatspersonell. Dette kan være bilambulansepersonell, andre leger eller politi og redningspersonell ved større ulykker. Ledelse ved større skadested er ulikt organisert i Norge og Sverige. Det er også noe ulik merking av personell. Ressurser fra det annet land må innordne seg den organsiering som gjelder på skadestedet. Det er behov for informasjon og opplæring om dette i implementeringsfasen. Tilbakeføring (repatriering) fra sykehus til hjemlandet Status 2012 og utfordringer: Nordisk konvensjonsavtale om sosial sikring (trygd) art. 7 og 15 regulerer økonomisk ansvar ved repatriering til hjemlandet dersom vedkommende hadde opphold i landet. Rutinene ivaretas i Norge av HELFO og i Sverige av Forsäkringskassan. Nordisk konvensjon regulerer ikke ansvaret dersom pasienten uten forhåndsplanlegging/avtale ble ført over grensen for å få behandling der. Dette kan være aktuelt ved akutte ambulansehelikopteroppdrag Det er noe ulik forhold rundt medisinsk ansvar ved transport uten legefølge Prosjektet fant det nødvendig initiere et arbeid for å få på plass avtaler som regulerer økonomisk ansvar for ambulansehelikopteroppdrag over grensen og repatriering til hjemland i de tilfeller pasienten er ført over grensen for sykehusbehandling i forbindelse med slikt oppdrag. Avtalene bør klargjøre hvem som har beslutningsansvar for valg av sykehus og tidspunkt og transportmåte for repatrieringen. Dette arbeidet ble fulgt opp av Delprosjekt 1 (avtaler og økonomiske modeller), og prinsippene er innarbeidet i den formelle avtalen. Pasientrettigheter ved pasientskader og behandling av hendelser/avvik Slutrapport delprojekt 2 v.1.0
Slutrapport/ Medicinsk ledning Autorisasjon for helsepersonell Status 2012 og utfordringer: Medisinske avvik i Norge meldes til Kunnskapssenteret og Statens Helsetilsyn ved alvorlige hendelser. I Sverige til Socialstyrelsens tilsynsenhet (Lex Maria). I begge land skal hendelser også meldes til egen organisasjon. Leger og annet helsepersonell med autorisasjonsplikt må ha autorisasjon/läkarlegitimation for det land de praktiserer. Grenselisens kan ikke benyttes for luftambulanse Vårdgivarens forsikring (Sverige) opphører å gjelde ved krysning av grensen. NPE (Norge) dekker økonomisk tap som følge av feilbehandling i offentlig helsetjeneste. Uklart om dette følger med over grensen. Må løftes opp på dep-nivå! Norske legers private ansvarsforsikring (ikke-økonomisk skade og oppreisning) dekker praksis i hele Norden. Prosjektet fant det nødvendig å utrede rutiner for hvordan avviksmeldinger sendes og behandles ved oppdrag over grensen. Prosjektet måtte også klargjøre forsikringsforholdene og ved behov løfte saken til relevant myndighet. Prinsippene er innarbeidet i den formelle avtalen. Etter en omfattende dialog med Helsedirektoratet og Socialstyrelsen ble det avklart at helsepersonell må ha autorisasjon i det land der helsehjelp (pasientbehandling) ytes. Aktuelle norske leger må altså tilegne seg svensk Läkarlegitimation og vice versa. Rutiner for hvordan slike autorisasjon tilegnes er beskrevet overfor aktuelt personell, og arbeidet er igangsatt. En undersøkelse utført i januar 2014 viste at ved de aktuelle svenske helikopterbasene hadde 68 % av legene og 85 % av sykepleierne norsk autorisasjon. Ved de norske basene hadde 29 % av legene svensk legitimation. Norsk Pasientskadeerstatning (Norge) og Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbolag (Sverige) hadde i 2013 en dialog for å avklare pasientenes rettigheter ved pasientskade. Prosjektet har fått bekreftet at de vil praktisere felles rutiner på området. Følgende prinsipp følges: Pasientskadeerstatningen håndteres av det land der hendelsen som medførte pasientskade fant sted. Pasientens, legens og ambulansehelikopterets nasjonalitet er underordnet. Informasjonsutveksling av pasientdata Status 2012 og utfordringer: Er det likt regelverk i Sverige og Norge? Må det tegnes formelle avtaler for å overføre data om grensoverskridende luftambulanseoppdrag? Prosjektet fant at regelverket i de to land ikke er til hinder for overføring av pasientdata. Det bør ved behov lages en avtale som regulerer deling av oppdragsdata til bruk for statistikk, virksomhetsstyring og forbedringsarbeid. Det følges opp av samarbeidsorganet. Oversikt over sykehus og ambulanseressurser Slutrapport delprojekt 2 v.1.0
Slutrapport/ Medicinsk ledning Prosjektet vurderte å lage en fullstendig oversikt over alle relevante sykehus og ambulanseressurser i grenseområdet. Det ble imildetid besluttet å avvente dette arbeidet til informasjons- og opplæringsfasen under avtalens implementering. 3.4 Övrigt Delprosjektet har erfart betydningen av at dialogen med myndighetsorganer skjer skriftlig og at møter og telefonsamtaler dokumenteres med skriftlig referat. Det var eksempler på at ytringer i løsrevne eposter og samtaler var vanskelig å etterspore. 4. Informationsinsatser och skyltning av projektet Som omtalt i rapporten, er deler av målgruppene blitt kjent med arbeidet underveis, og dette kan ha medført endret praksis i visse tilfeller. Prosjektet har imidlertid ment at den formelle avtalen mellom myndighetene først måtte på plass før en går bredt ut med informasjon. Det ville være uheldig om bare én av partene begynte å praktisere de avtalte rutinene. Informasjon og opplæring vil derfor skje i en senere implementeringsfase, og det følges opp av det etablerte samarbeidsorganet mellom mellom regionale helseforetak og landstingene. Slutrapport delprojekt 2 v.1.0
Bilaga 12 Operativ ledning
Slutrapport/ Operativ ledning Delprojekt 3 Delprojektledare Per Magne Tveitane Kvalitetsrådgivare Luftambulansetjenesten ANS Bodö Pontus Rotter Verksamhetsutvecklare Västra Götalandsregionen Roland Olsson Sektionsledare amb.helikopter Jämtlands läns landsting Ingela Bogren Beredskapssamordnare Landstinget Dalarna Eric Rinstad Överläkare amb.helikopter Landstinget i Värmland Inte med på bild: Arne Erik Bakke Ass. Avd.ledere, AMK Oslo och Akershus Sluttrapport delprojekt 3
Slutrapport/ Operativ ledning 1. Sammenfatning Delprosjekt 3 har arbeidet med å analysere og utforme felles rutiner for alarmering, radiosamband og ledelse- og styringsansvar ved innsats over grensen med ambulansehelikopter. Vi har hatt en systematisk tilnærming til oppgaven og gjennomført en stor kartlegging av status i begge land opp mot oppdragsgivere, helikopteroperatører, alarmsentraler og redningspersonell på bakken. Kartleggingen og resultatet av dette arbeidet er presentert i rapporten. Vi har hatt i oppgave å fremme felles retningslinjer og rutiner som skal kunne benyttes av respektive organisasjoner ved grenseoverskridende innsatser knyttet til ledelse, radiokommunikasjon og alarmeringsrutiner. Det er utarbeidet flere veiledninger som er vedlagt rapporten. Delprosjekt har også hatt ansvar for å økt kunnskap om flyområdet. Dette arbeidet har blant annet bestått i å ha en et stort fokus på luftfartsregler og sikkerhet i alle fellespresentasjoner for hele prosjektgruppen. Sluttrapport delprojekt 3
Slutrapport/ Operativ ledning 2. Delprosjektets bakgrunn En forstudie som ble gjennomført i 2011 av Västra Götalandsregionen og Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS), viste at det var et potensiale for et nærmere og mer standardisert samarbeid mellom Sverige og Norge innen luftambulansevirksomheten. To regionale helseforetak i Norge hadde allerede inngått avtaler med sine respektive svenske landsting om ambulansesamarbeid, og det hadde i mange år vært en viss luftambulansevirksomhet over grensen. Virksomheten var imidlertid ikke godt beskrevet eller forberedt, og det forelå en rekke uavklarte spørsmål knyttet til myndighetsbestemmelser, ansvarsforhold, operative rammebetingelser med mer. Luftambulanseoppdrag over riksgrensen krever at slik flygning er planlagt. Dette gjelder både med henblikk på sikkerheten for personell om bord i luftfartøyet og personell på bakken, samt rutiner for alarmsentralen til å kunne utøve sin Flight Following funksjon. Det er i delprosjektperioden avdekket at de ulike land, helikopteroperatører, alarmsentraler og oppdragsgivere (upphandlere) har ulike prosedyrer for å følge opp dette. Flere steder var det ikke beskrevet prosedyrer for å fly ut av eget operasjonsområde. Delprosjekt 3 har derfor utredet flere forholdet knyttet til grenseoverskridende luftambulanseoppdrag og identifisert flere aktiviteter som må på plass for at dette gjennomføres på en sikker og planlagt måte. Dette gjelder spesielt: Kontrakter med helikopteroperatørene må spesifisere hvilke geografisk område som skal dekkes utenfor egnet land. Helikopteroperatørene må beskrive operasjoner utenfor eget land, fremskaffe nødvendige tillatelser, ha nødvendig hjelpemidler som f.eks. oppdatert kartverk og rutemanual, sambandsprosedyrer osv. Helikopteroperatørene må avklare rutiner for kommunikasjon og flykoordinering ved hendelser der flere helikoptre opererer samtidig («on scene co-ordinator funksjon») Alarmsentraler må etablere prosedyrer for alarmering, oppfølging og Flight Following for den luftambulanseressursen de disponerer. Redningspersonell på bakken må trenes i kontakt med og mottak av luftambulansehelikopter. 3. Projektbeskrivning, målgruppe, resultat, og resultatindikatorer samt effekter 3.1 Delprosjektbeskrivelse: Delprosjekt 3 har gjennomført syv fysiske møter. Det har vært stort oppmøte og gjennomføringen av alle aktiviteter har gått som planlagt. Prosjektgruppen deltok også med mange deltakere i ulike roller på Grenseøvelse 2013 på Magnor. Mellom møtene har det vært arbeidet systematisk innen de felter prosjektet har hatt ansvar for. Prosjektdeltakere har bestått av ledende personell fra AMK- og AmbuAlarm, medisinsk personell med erfaring både fra luftambulansetjenesten i Norge og Sverige, samt beredskapsrådgiver og oppdragsgiver fra Luftambulansetjenesten ANS. Det er gjennomført en stor kartlegging gjennom e-post Sluttrapport delprojekt 3
Slutrapport/ Operativ ledning (spørreskjema) og telefonisk kontakt i første del av prosjektperioden opp mot ulike interessenter. For å samle inn data ble alle de fire luftambulanseoperatører i begge land (Norsk Luftambulanse AS (8 baser), Lufttransport AS (3 baser), Scandinavian MediCopter AB (6 baser) og Norrlandsflyg Ambulans AB (1 base) kontaktet ved respektive flygesjefer. Operatørene ble via mail kontaktet om flyoperative forhold og bedt om tilbakemeldinger knyttet til oppdrag over riksgrensen. Tre av disse responderte på undersøkelsen og har gitt tilbakemeldinger på: prosedyrer for håndtering av luftambulanseoppdrag over landegrensen egne operative prosedyrer for oppdrag over landegrensen, f.eks. beskrevet i Base Route Manual avtaleforholde med Tollvesen for unntak fra tollbestemmelser status på flykart og nødvendige hjelpemidler for områder over landegrensen og hvordan dette er under kontroll status digitale flykart for områder over landegrensen og hvordan dette er under kontroll status på Operations Specifications punkt C) Area (s) of Operation godkjenning for å operere HEMS over landegrensen. Alle AMK sentraler med ansvar for luftambulanse og/eller som grenser til riksgrensen er blitt kontaktet. Det kom tilbakemelding fra Hovedredningssentralen for Sør-Norge, samt 6 AMKsentraler (AMK Tromsø, AMK Sunnmøre, AMK Sør-Trøndelag, AMK Førde, og AMK Oslo og Akershus) og som besvarte: om det forelå samarbeidsavtale mellom AMK-sentral og myndigheter i Sverige i forhold til luftambulanseoppdrag i Sverige status på prosedyrer for håndtering av luftambulanseoppdrag i Sverige (alarmering, radiosamband, og ledelse- og styriingsansvar. Flere SOS sentraler med ansvar for luftambulanse og/eller som grenser til riksgrensen er blitt kontaktet. En rekke av disse responderte med en skriftlig tilbakemelding og har gitt en redegjørelse for sine aktiviteter knyttet til bruk av helikopter over riksgrensen. Prosjektgruppen har hatt tilgang til alle kontrakter og kravspesifikasjoner i avtaleforholdet mellom helikopteroperatør og oppdragsgiver (bestiller), samt mellom Regionale helseforetak og svenske landsting. Disse er vurdert med fokus på forpliktelser knyttet til oppdrag over riksgrensen og krav som skal være ivaretatt av operatørene. 3.2 Målgruppe: Målgruppen for delprosjekt 3 er de parter som deltar i planleggingen og gjennomføringen av luftambulanseoppdrag i alle ledd. Planlegging er rettet både mot oppdragsgiver (upphandler), alarmsentraler og helikopteroperatører. Overordnede avtaler for krav til gjennomføring av oppdrag over riksgrensen må beskrives i avtale mellom bestiller og helikopteroperatør. Operatørene må planlegge for gjennomføringen av oppdrag, sikre at de har tilstrekkelige Sluttrapport delprojekt 3
Slutrapport/ Operativ ledning hjelpemidler for en sikker gjennomføring, innehar godkjenninger og rettigheter for å krysse riksgrensen, sambandsrutiner og et system for Flight Following. AMK/SOS sentraler må sammen med helikopteroperatør planlegge for prosedyrer som sikrer god kommunikasjon ved varsling, gjennomføring og oppfølging av Flight Following under oppdrag. Lokal redningstjeneste må planlegge, trene og beskrive prosedyrer for både to-veis kommunikasjon og mottak av helikopter på åsted. Alle overnevnte målgrupper må derfor planlegge for at oppdrag skal kunne gjennomføres innenfor en akseptabel risiko, hvor nasjonale bestemmelser og luftfartsregler blir ivaretatt. 3.3 Resultat og resultatindikatorer samt effekter: I prosjektperioden har oppmerksomhet rundt tema, økt bevisstgjøring hos interessenter og resultert i en rekke aktiviteter. En helikopteroperatør har skaffet seg nødvendige dispensasjon fra tollregelverket. Kravet til Flight Following ansvar har fått større fokus hos alarmsentraler og prosedyrer er etablert i driftsmanualer hos operatørselskapene. Flyoperative krav og regelverk er bevisstgjort ovenfor oppdragsgiver som enten har endret avtaler eller at disse vil bli implementert i dagens eller i fremtidige avtaler. Resultatet av kartleggingen og datainnsamlingen i delprosjektet er at: spørsmålet om felles luftambulanse på tvers av landegrensene nasjonalt ikke tidligere belyst. operatørene hadde ikke grenseoppdrag beskrevet i sine avtaler med unntak av Østersund. operatørene hadde ikke systematisk planlagt og beskrevet luftambulanseoppdrag over riksgrensen. alarmsentraler har ikke prosedyrer for luftambulanseoppdrag over riksgrensen. Norge og Sverige har ulik utbyggingstakt av digitalt radioutstyr. Sverige er ferdig utbygget, mens Norge ikke vil ha et komplett utbygget nett før utgangen av 2015. oppdragsgivere har ikke i kontrakt med operatørene satt krav om å løse luftambulanseoppdrag over riksgrensen. enkelte regionale helseforetak/landsting har inngått avtale om beredskap over riksgrensen, uten å involvere operatørene og/eller Oppdragsgivere. 3.3.1 Krav til oppdragsgiver Dagens praksis med å bistå med luftambulansehelikoptre over riksgrensen er beskrevet i to regionale avtaler. Disse avtalene beskriver ikke hvilke krav oppdragsgiver stiller til at operatørene skal planlegge for og gjennomføre slike oppdrag. Kjennskapen til innholdet i disse avtalene var for begge de to norske operatørene svært begrenset. Alle de tre luftambulansebasen har dessuten en annen oppdragsgiver enn de som har inngått avtalene. Av den grunn har ikke operatørene planlagt og beskrevet dette inn i sin operasjon. Ved implementeringen av Avtale om grensesamarbeid vedrørende ambulansehelikopter, må operasjonsområdet utvides i avtalen med den enkelte operatører. Først når operatørene får defineret sitt geografiske område, kan nødvendige prosedyrere og hjelpemider etableres. Sluttrapport delprojekt 3
Slutrapport/ Operativ ledning 3.3.2 Krav til operatører Operatører som leverer luftambulansetjenester gjennomfører dette etter et europeisk luftfartsregelverk for helikopter (JAR OPS 3). Dette regelverket stiller egne krav til luftambulansetjenesten gjennom Appendix 1 til JAR-OPS 3.005(d) Helicopter Emergency Medical Service. I dette tillegget er det spesifikke krav som gjelder denne type flygning. Det betyr bl.a. at flygningen som skal gjennomføres etter disse kravene også inkluderer to-veis kommunikasjon med alarmsentral, beskrivelser av det geografiske området flygningen skal skje i, to-veis kommunikasjon med redningspersonell på landingsplassen og trening av dette personellet for mottak av helikopter på åsted. Det er et eget krav om Flight Following ved natt operasjoner når operatørene flyr med en pilot og HEMS crew member. Alle disse kravene skal være i varetatt av operatørene. Er ikke det geografiske området definerte i kontrakten med oppdragsgiver, vil ikke disse kravene i JAR-OPS 3 bli ivaretatt over riksgrensen. I tillegg kommer også de mer generelle krav i JAR-OPS 3 om nødvendig utstyr for å forberede og gjennomføre flygningen (operative instrukser, godkjenninger, navigasjonshjelpemidler osv.) I kontrakter mellom oppdragsgiver og operatør bør samarbeidet mellom alarmsentral og operatør være tydelig beskrevet, både med henblikk på ansvar for utarbeidelse av prosedyrer, oppfølging i kontraktsperioden og kommunikasjonsveier. Ambulansehelikoptre opererer ofte i områder der flytrafikk ikke er kontrollert av den offentlige lufttrafikktjenesten. I slike områder må luftfartøy selv sørge for rutiner for å unngå konflikt med andre luftfartøy. Ved større ulykkessituasjoner er det ikke uvanlig at flere ambulansehelikoptre og redningshelikoptre er engasjert. Disse er gjerne henvist til det samme landingsområdet. I slike situasjoner er det nødvendig at helikoptrene kommuniserer på en felles radiofrekvens og at det utøves en lokal luftromskoordinering for å unngå uhell. Norske ambulanse- og redningshelikopteroperatører benytter VHF frekvens 123.1 som standard radiofrekvens for kontakt og koordinering når flere luftressurser er i samme område/søk/skadested. Denne frekvensen en «on-scene frequency» som fritt kan benyttes av luftfartøy som deltar i SAR-operasjoner, ref IAMSAR Manual, Communication kap 2.8. Det må avklares med svenske operatører at de også benytter samme frekvens. Tollbestemmelsen har krav til deklareringsplikt ved innførsel og ved utførsel. Her er det noen generelle bestemmelser om at dette må forhåndsvarsles. Det kan imidertid gis tollfritak uten sikkerhetsstillelse ved midlertidig innførsel, som f.eks ulykker og katastrofer. Delprosjektet har hatt dialog med både svenske og norske tollmyndigheter fra juli 2013, uten at det har kommet noe konkret resultat ut av dette. Det er operatøren som skal søke om slik dispenasjon, og en svensk operatør har innvilger en slik dispenasjon for å fly inn i Norge. Fra svensk side har prosjektgruppen fått opplyst at Norrlands Flygambulans AB ikke flyr HEMS oppdrag over riksgrensen. De andre operatørene gjennomfører sporadiske oppdrag. 3.3.3 Krav til alarmsentraler Norske AMK sentraler med ansvar for alarmering av luftambulansehelikopter ivaretar Flight Following for operatøren. Flight Following er monitorering og oppfølging av helikopter på Sluttrapport delprojekt 3