Prosjektrapport. FLIGHT FOLLOWING for ambulansehelikopter

Transkript

1 Prosjektrapport FLIGHT FOLLOWING for ambulansehelikopter

2 Innhold 1 Innledning Arbeidsprosess og mandat Arbeidsprosess Prosjektets mandat Sammendrag Funksjonen flight following Flight following - Beskrivelse Flight following Erfaringer Flight following Ressurskoordinering Nødpeilesendere Sikkerhet for besetning AMK-sentral Arbeidsoppgaver og bemanning i AMK Arbeidsoppgaver AMK-sentral Utviklingen av antall henvendelser og arbeidsoppgaver AMK-sentral - Bemanning Lokal AMK-sentral Antall AMK-LA-sentraler IKT-verktøy for utøvelse av flight following Prosjektgruppens anbefalinger Kort sikt (2013) På lengre sikt Forkortelser... 8

3 1 Innledning Det vises til Oppdragsdokument 2012 for Luftambulansetjenesten ANS, punkt 3j - Oppfølging av Helsedirektoratets rapport om helsetjenestens innsats etter 22. juli I oppdragsdokumentet heter det at: Luftambulansetjenesten ANS skal bistå de regionale helseforetakene og helseforetakene i oppfølgingen av anbefalinger og tiltak etter hendelsene 22. juli I Helsedirektoratets rapport «Læring for bedre beredskap» anbefales at flight following-funksjonen for luftambulansene må gjennomgås og styrkes både ved AMK-LA-sentraler og med hensyn til R- AMK-funksjonen. Luftambulansetjenesten ANS bes lede dette arbeidet i samarbeid med utvalgte AMK-LA-sentraler. 2 Arbeidsprosess og mandat 2.1 Arbeidsprosess LAT ANS etablerte i slutten av mars 2012 en intern prosjektgruppe bestående av: 1. Operativ rådgiver Roy Inge Jenssen 2. Redningsteknisk rådgiver Fritz I Guldbrandsen 3. Kommunikasjonsteknisk rådgiver Steinar Bjørås 4. Kommunikasjonsteknisk rådgiver Torger Øvergård som har ledet arbeidet. I tillegg har Medisinsk rådgiver Pål Madsen deltatt i arbeidet. Det er gjennomført flere telefonmøter i prosjektgruppen i tillegg til to arbeidsmøter (Bodø og Stjørdal). LAT ANS innkalte alle ledere for AMK-LA-sentraler og en representant fra hver av de to luftambulanseoperatørene NLA AS og Lufttransport AS, til møte på Gardermoen den 3. september I tillegg deltok medlemmer fra R-AMK forum og en representant for avdeling for Medisinsk nødmeldetjeneste i Helse og Omsorgsdepartementet (HOD). Møtet var lagt opp med gjensidig informasjon og gruppearbeid hvor deltakerne ble utfordret på å fremme tiltak for å bedre funksjonen flight following. Vedlagt er sakslisten og en oversikt over alle forslagene som fremkom i gruppearbeidene. Vedlegg 1 og 2. Prosjektgruppen har gitt løpende orientering om status i arbeidet til daglig leder Øyvind Juell som eier av prosjektet og som deltok på møtet på Gardermoen. 2.2 Prosjektets mandat Mandatet for flight following prosjektet er: 1. Gjennomgang og forståelse av funksjonen flight following slik den a. er definert i henhold europeiske luftfartsregler HEMS Appendix 1 to JAR-OPS 3.005(d) Helicopter Emergency Service b. praktiseres blant operatører og AMK-LA-sentralene og som omfatter «Monitorering og oppfølging av oppdrag for å ivareta sikkerheten ved uventede hendelser» 2. Innhente tilbakemeldinger og erfaringer med flight following funksjonen fra operatører og AMK-LA-sentralene slik den fungerer i dag 1

4 3. Etablere en nasjonal og felles forståelse og lik tiltaksprosedyre for utøvelse av funksjonen for luftambulanseoperatørene og AMK-LA-sentralene 4. Fremme forslag til endringer og tiltak for å bedre funksjonen flight following som sak til behandling i styret for LAT ANS 3 Sammendrag Erfaringene fra 22. juli samt tilbakemeldinger fra luftambulanseoperatører og AMK-LA-sentraler, viser at det er et stort potensiale for forbedring av flight following funksjonen i forhold til dagens praksis. LAT ANS må spille en aktiv rolle i arbeidet med å optimalisere funksjonen samt bidra til en nasjonal standardisering av flight following. Prosjektgruppen anbefaler en rekke tiltak på både kort og lang sikt for å forbedre flight following funksjonen. Disse er listet opp under punkt 7. Prosjektgruppen foreslår at antall AMK-LA sentraler med ansvar for flight following funksjonen, reduseres. Forslaget forutsetter at det gjennomføres en grundig vurdering av koordinerings- og samordningsfunksjonen for LA-tjenesten før en eventuell reduksjon av antall AMK-LA sentraler gjennomføres. De økonomiske konsekvensene må uttredes nærmere for det enkelte tiltak som foreslås. Ansvar for finansieringen må avklares i forhold til ansvar mellom LAT ANS, operatørselskapene og Helseforetakene med AMK-sentral med flight following funksjonen. 4 Funksjonen flight following 4.1 Flight following - Beskrivelse Flight following er en funksjon i ambulansehelikoptertjenesten i henhold til europeiske luftfartsregler HEMS appendix 1 to JAR-OPS 3.005(d) Helicopter Emergency Medical Service (HEMS). Flight following er et flyovervåkingssystem under hele HEMS oppdraget og beskrives som «Monitorering og oppfølging av helikopter på oppdrag for å ivareta sikkerhet ved uventede hendelser.» I kontrakten mellom operatør og Luftambulansetjenesten ANS står det at: «Operatørene skal samarbeide tett opp mot ansvarlig AMK-sentral for å bidra til utarbeidelse av prosedyrer for flight following for luftfartøyet på basen. Flight following skal etableres både i forhold til ambulanseoppdrag, trening og tekniske flyginger». Flight following er beskrevet i operatørselskapenes OM-A. God kvalitet på tjenesten som ytes av AMK-LA-sentralen, er en forutsetning for at funksjonen er godkjent i henhold til de europeiske luftfartsreglene som operatørselskapene forholder seg til. Prosjektgruppen har utarbeidet en beskrivelse av funksjonen og forslag til tiltaksprosedyre for flight following. Vedlegg 3 og 4. Beskrivelse og prosedyre ble sendt til operatørselskapene for tilbakemelding på korrekt innhold og om funksjonen fungerer i daglig operativ drift. Begge selskapene har gitt tilbakemelding på innhold og forståelse av at funksjonen er riktig, men at det er uklarheter og ulikheter i forhold til oppfølgingen (tiltaksprosedyren) ved de ulike AMK-LA-sentralene. 2

5 4.2 Flight following Erfaringer Erfaringen fra 22. juli 2011 ble oppsummert i Luftambulansetjenesten ANS sin egen evalueringsrapport med følgende ordlyd: «Totalt opererte 12 helikoptre samtidig i området Storøya (6 ambulansehelikoptre, 2 Sea King redningshelikoptre, 3 militære Bell 412 og et pressehelikopter). I den innledende fasen var det mangelfullt samband mellom disse. Etter noe tid kom alle på samme VHF-frekvens ( flyradio), som er en dedikert SAR-frekvens Under store deler av innsatsen ble det ikke utøvet effektiv flight following fra ansvarlig AMK-sentral. Det hersket uklarhet om hvilken AMK-sentral som utøvet flight following for ambulansehelikopterenhetene.» Tilbakemeldinger fra AMK-LA-sentralene og operatørene er at de til daglig mener å håndtere flight following funksjonen forsvarlig og i samsvar med prosedyrer som er etablert for funksjonen. Tilbakemeldinger fra ambulansehelikopter crew er at flight following ikke fungerer optimalt ved landets AMK-LA-sentraler. Både volum på tjenesten og kompetansen må økes for å sikre en best mulig funksjon som er i samsvar med krav som gjelder for tjenesten. Det har vært eksempler på at tiltak ikke er iverksatt etter avtalt tid i henhold til prosedyren. Spesielt kan dette skje ved vaktskifte og ved større hendelser. Gjennom arbeidet med prosjektet har det kommet frem at det er ulike tiltaksprosedyrer for flight following ved AMK-LA-sentralene. Prosjektgruppen mener det er viktig at flight following funksjonen forstås likt og at prosedyrene må være like ved alle AMK-LA-sentralene. Funksjonen har sikkerhet for crew som sitt viktigste mål, og må utøves på en profesjonell og forsvarlig måte. Det må kreves standardisert kompetanse for utføring av flight following ved AMK-LA sentralene. Prosjektgruppen foreslår at LAT ANS i samarbeid med AMK-LA-sentralene lager en nasjonal standard for flight following prosedyren som skal gjelde for alle AMK-sentraler som skal utøve denne viktige funksjonen. 4.3 Flight following Ressurskoordinering Det er viktig å skille mellom begrepene flight following og koordinering av ambulansehelikoptre. Med flight following forstås «monitorering og oppfølging av helikopter på oppdrag for å ivareta sikkerhet ved uventede hendelser». Dette vil i praksis si å ha full oversikt over hvem som er om bord, hvor de skal, hvor de er, og når de forventer å komme frem, samt iverksette tiltak hvis noe uforutsett skjer. Denne oppgaven utføres av AMK-LA sentraler. Med unntak av AMK Oslo Akershus, har hver AMK-LA-sentralene i dag ansvaret for bare ett ambulansehelikopter. Med koordinering forstås i denne sammenheng oversikt over ambulansehelikopterets beredskapsstatus (teknisk, duty-tid, værforhold m.m.), alarmering samt operativ oppfølging og informasjonsformidling. Denne oppgaven utføres av AMK-LA-sentraler. Dette må ikke forveksles med koordinering av ressurser på skadestedet, som er en oppgave for lokal AMK-sentral. 4.4 Nødpeilesendere Sikkerhet for besetning Ved havari eller andre alvorlige hendelser er det helt essensielt å redusere tidstap fra hendelsen oppstår til besetningen kan få assistanse på stedet. Umiddelbar varsling og nøyaktig posisjonsangivelse vil 3

6 kunne være avgjørende. Helikoptrene er utstyrt med nødpeilesender, som aktiveres automatisk eller manuelt. Imidlertid vil det kunne oppstå hendelser hvor helikopter og besetning ikke er samlet (for eksempel havari over sjø). På bakgrunn av dette anbefaler prosjektgruppen at det innføres personlige nødpeilesendere for alle besetningsmedlemmer i luftambulansetjenesten. 5 AMK-sentral Arbeidsoppgaver og bemanning i AMK 5.1 Arbeidsoppgaver Nedenfor er en liste over arbeidsoppgaver som i dag ivaretas av flere AMK-LA-sentraler. Mottak og håndtering av: fra et geografisk område (AMKområde) 2. Intern 113 i sykehuset 3. Varsling av ulike akutt-team 4. Traumealarmering 5. Øyeblikkelig hjelp innleggelser 6. EKG fra ambulanse og andre (Statoil) Oppfølging av 1. Ambulanseoppdrag 2. Luftambulanseoppdrag a. Ambulansehelikopter b. Flyambulansetjenesten Iverksetting og koordinering av 1. Ambulanseoppdrag a. Akutte og planlagte 2. Luftambulanseoppdrag a. Akutte og planlagte Andre oppgaver 1. Alarmering av hjertestartere a. First responders 2. Konferanser mellom a. Primærleger og spesialister i foretaket ved øyeblikkelig hjelp 3. Flight following funksjon 4. R-AMK funksjon a. Koordinerende og støttende rolle ved større hendelser Funksjonen flight following er som det framgår av oversikten, en av svært mange oppgaver som er tillagt AMK-LA-sentralene i dag. AMK-sentralenes viktigste oppgave er å besvare nødanrop (113), gi medisinske råd til innringer og å sende ut helsepersonell i vaktberedskap uten forsinkelse ved behov for øyeblikkelig medisinsk hjelp. Optimal utnyttelse og koordinering av ressursene i vaktberedskap er et viktig mål for AMK. I de siste årene er det ved alle AMK-sentralene investert mye i digitale kart- og flåtestyringsverktøy (GIStjenester) for å gjøre denne oppgaven best mulig. Innføringen av GIS har gjort det mulig å etablere felles ressursoversikt over AMK-grensene. Oversikten omfatter både legebiler, ambulansebiler og ambulansehelikopter. Posisjonen for hendelsen etablert via opprinnelsesmarkering eller etter beskrivelse fra innringer, vises i samme kartsystemet ved AMK-sentralen som mottar 113-anropet. AMK-operatør kan velge den nærmeste helseressursen som er tilgjengelig uavhengig av hvilken AMK-sentral som «eier» ressursen. Det er i dag etablert prosedyrer mellom AMK-sentralene for bruk av andre ressurser enn «sin egen». Innføringen av ny teknologi som GIS, digitale taleløsninger og dataoverføring mellom AMKsentralene, har åpnet muligheter for å endre og effektivisere arbeidsoppgavene ved AMK. 4

7 5.2 AMK-sentral Utviklingen av antall henvendelser og arbeidsoppgaver Antall henvendelser til AMK-sentralene har økt og vil fortsette å øke betraktelig ved større og mindre hendelser i tiden som kommer. Bruk av mobiltelefon og sending og mottak av tekstmeldinger (sms) som er under innføring ved AMK-sentralene, er og vil være noe av årsakene til den store økningen. Innføring og utvikling av smarttelefoner gir flere muligheter for overføring av informasjon til AMK. Tall fra USA ved innføring av NG911-sentraler (next generation 911), viser at antall henvendelser har økt fra 2-3 anrop fra fasttelefoni til fortsatt 2-3 vanlige telefonanrop i tillegg til mobilanrop og en forventning om opptil 50 sms/mms -meldinger, ved en og samme hendelse. Nødanrop via ulike kommunikasjonskanaler fra publikum til AMK vil ta lengre tid å besvare og følge opp enn hva som i dag er vanlig ved taleanrop til 113. Vi ser en trend i at noen AMK-sentraler øker antall konferansetelefoner (second opinion) og telemedisinske henvendelser ved behov for øyeblikkelig hjelp. Slike henvendelser genereres fra ambulansetjenesten, primærhelsetjenesten og andre aktører (Statoil). 5.3 AMK-sentral - Bemanning Bemanningen er noe ulik ved AMK-sentralene. Men ved de fleste AMK-LA-sentralene i Norge så er bemanningen på 3 til 4 operatører på dagtid og 2 til 3 på natten. I praksis betyr det at det allerede i dag er en svært høy arbeidsbelastning ved større hendelser som kan gå ut over utøvelsen av flight following funksjonen. For å møte en utvikling som beskrevet i punktene ovenfor, må funksjonen vektlegges og styrkes ved alle AMK-LA-sentralene. Alternativet er at noen oppgaver som for eksempel flight following, overføres til et mindre antall AMK-LA-sentraler som spisser kompetansen og etablerer flight following som en egen funksjon i sentralen. Antall AMK-operatører må vurderes økt ved en slik overføring av oppgaver til utvalgte AMK-LAsentraler. Et mindre antall AMK-LA-sentraler vil få et økt antall oppgaver knyttet til flight following. En slik overføring vil kunne bedre kvaliteten på flight following og øke kompetansen blant AMKoperatørene som utøver funksjonen. 5.4 Lokal AMK-sentral Det er viktig å skille mellom funksjonen flight following og koordinering av ambulansehelikoptre. (se punkt 4.3). De regionale AMK-sentralene (R-AMK) skal bistå lokal AMK med råd og ressurser ved større hendelser, men først etter anmodning fra lokal AMK eller som et tilbud fra R-AMK. Lokal AMK er «eier» av hendelsen og har ansvaret for at den blir håndtert. Den AMK-LA-sentralen som koordinerer det ambulansehelikopteret som er involvert, har hele tiden flight following ansvaret og følger opp operative forhold som beskrevet over. AMK-sentraler som ikke har flight following funksjon og som mangler oversikt over LA-ressursene i sitt område og naboområde, gir uttrykk for at de synes det er både arbeidskrevende og tidkrevende å få oversikt over og bestilling av tilgjengelige ambulansehelikopter. Særlig gjelder dette i geografiske områder som grenser mellom en eller flere AMK-sentraler. Lokal AMK-sentral må ved noen hendelser og av ulike årsaker, videreformidle informasjon mellom AMK-LA-sentral og ambulansehelikopter crew for utøvelse av flight following. 5

8 5.5 Antall AMK-LA-sentraler Det er i dag 11 AMK-LA-sentraler: AMK Tromsø, AMK Helgeland, AMK Sør-Trøndelag, AMK Sunnmøre, AMK Førde, AMK Bergen, AMK Stavanger, AMK Innlandet, AMK Sørlandet, AMK Buskerud og AMK Oslo Akershus. Følgende AMK-sentraler (8) har ikke slik LA-funksjon i dag: AMK Finnmark, AMK Harstad, AMK Bodø, AMK Nord-Trøndelag, AMK Nordmøre og Romsdal, AMK Haugesund, AMK Telemark Vestfold og AMK Østfold. Med bakgrunn i det som er beskrevet i rapporten ovenfor, vil prosjektgruppen foreslå at antallet AMK- LA-sentraler reduseres. En reduksjon av antall AMK-LA-sentraler må vurderes opp mot koordinerings- og samordningsfunksjonen av ambulansehelikopterressursene. Samtidig er det viktig å etablere en back-up AMK-LA-sentral som kan overta flight following funksjonen dersom det oppstår feil i tele- og datanettet eller at AMK-sentralen faller ut og mister kontakten med ambulansehelikopteret på oppdrag eller på trening. 6 IKT-verktøy for utøvelse av flight following Sikker og god talekommunikasjon mellom ambulansehelikopter og AMK-sentral er det viktigste verktøyet for utøvelse av flight following funksjonen. Bruk av konferansekopling mellom ambulansehelikopter, AMK-sentral og ambulanse på vei til eller på hendelsesstedet, er svært viktig for utøvelse av funksjonen. Konferansekoplingen må monitoreres under hele oppdraget og meldinger som blir gitt på radio eller telefoni, må gjentas av mottaker slik at misforståelser unngås. IKT-utstyr for overføring av posisjonsdata og oppdragsinformasjon er et viktig supplement til talekommunikasjon. Elektronisk overføring av posisjonsdata vil få større betydning med årene etter hvert som datakommunikasjonen mellom AMK-LA og ambulansehelikopteret utvikles og bedres. Dagens løsning med TransMobil i ambulansehelikoptrene, tilfredsstiller ikke kravene til stabilitet i overføringen av oppdragsinformasjon og posisjonsdata mellom ambulansehelikopter og AMK-LAsentral. Løsningen er et hjelpeverktøy for flight following. Kvaliteten på kommunikasjonen med AMK-LA-sentralen må forbedres. En overgang til bruk av datakommunikasjon i nødnettet i en kombinasjon med tilgjengelige mobil- og satellittkommunikasjon vil trolig styrke kvaliteten og stabiliteten i overføringene mellom ambulansehelikopter og AMK. Nye kommunikasjonsløsninger bør prøves ut i Digitale kartsystemer gir god oversikt over LA-ressursene over AMK-grensene og er et viktig verktøy for alle AMK-sentralene. Oversikten må være tilgjengelig ved alle AMK-sentralene. I dag mangler LA-ressursene som koordineres av AMK Oslo Akershus, i en felles ressursoversikt som er tilgjengelig for alle AMK-sentralene. Prosjektgruppen anbefaler at LAT ANS skal sette krav til at IKT-verktøyet er mest mulig lik og i stabil drift ved alle AMK-LA-sentralene. Elektronisk overføring av oppdragsinformasjon (AMIS til AMIS) fra lokal AMK-sentral til ambulansehelikopter via AMK-LA-sentral, må etableres ved alle AMK-sentralene. 6

9 7 Prosjektgruppens anbefalinger Prosjektgruppen vil med utgangspunkt i mandatet, anbefale at flere tiltak blir gjennomført for å bedre funksjonen flight following. Tiltakene anbefales gjennomført i prioritert rekkefølge og innen de tidsrammene som er angitt nedenfor. 7.1 Kort sikt (2013) 1. Etablering av nasjonale rutiner og tiltaksprosedyrer for flight following som tilfredsstiller europeiske krav og formålet med funksjonen (se punkt 4.1) 2. Felles ressursoversikt som viser alle ambulansehelikoptrene sin posisjon og status må være tilgjengelig fra og for alle AMK-LA-sentralene. I dag er slik informasjon tilgjengelig fra alle AMK-LA-sentralene med unntak av AMK Oslo Akershus. 3. Helikoptermodul i AMIS forbedres ved automatisk tidsstempling fra statusmeldinger fra LA og etablering av akustisk varsling ved overskridelse av 20 minutter fra oppgitt ETA 4. Flight following etableres som en mest mulig selvstendig funksjon ved alle AMK-LAsentralene. Funksjonen krever egen opplæring av personell, sertifisering og årlig resertifisering. Samarbeid med og deltakelse i kurs og forum for luftambulansetjenesten er nødvendig for å styrke AMK-operatørenes forståelse og utøvelse av flight following 5. Det bør ansettes personell i AMK-LA-sentraler med krav og egnethet knyttet til utførelse av flight following funksjonen. 6. Flight following funksjonen innarbeides i KoKom sin fagplan for opplæring av AMKoperatører 7. Forbedring av datakommunikasjon for overføring av posisjon og oppdragsinformasjon mellom ambulansehelikopter og AMK-LA-sentral. 7.2 På lengre sikt 1. Antall AMK-LA-sentraler reduseres på landsbasis. Forslaget forutsetter at det gjennomføres en grundig vurdering av koordinerings- og samordningsfunksjonen for LA-tjenesten før gjennomføring. 2. AMK-sentralene etablerer egne datanettverk mest mulig uavhengig av sykehusinterne nett for å redusere sårbarhet ved drift av egne datasystemer som er nødvendig for å utføre både oppdragshåndtering og flight following funksjonen 3. Kommunikasjon mellom LA-tjenesten og AMK etableres med alternative løsninger som nytt nødnett, offentlig mobilnett og satellittnett. 4. Det bør innføres personlige nødpeilesendere til alle besetningsmedlemmer i luftambulansetjenesten 5. I neste kontraktsrunde bør alle ambulansehelikoptre være i stand til kontinuerlig overføring av posisjonsdata som tilfredsstiller krav til nøyaktighet. 6. Kommunikasjon mellom AMK-sentraler for utveksling av posisjon og oppdragsinformasjon (AMIS til AMIS) etableres direkte mot Norsk Helsenett og ikke via sykehusinterne datanettverk. Førende for kravet er: a. Høy oppetid og best mulig kommunikasjonsberedskap for overføring av data mellom AMK-sentraler som deltar i samme hendelse (ambulanse- og luftambulanseoppdrag). b. Egen AMK strategi/regime for endringer og oppdateringer av kommunikasjon- og programvare som er tilpasset AMK-LA-sentralene sine oppgaver. 7

10 8 Forkortelser AMIS *: Akutt Medisinsk Informasjons System. Et databasert støtte- og dokumentasjonssystem som benyttes i AMK-sentralene. AMK-sentral*: Akutt Medisinsk Kommunikasjons-sentral. Spesialisthelsetjenestens akuttmedisinske fagsentral for mottak og håndtering av henvendelser om behov for medisinsk nødhjelp og ambulanseoppdrag. AMK-LA-sentral*: AMK-sentral med ansvar for koordinering av ambulansehelikopter med hensyn til alarmering og flight following. ETA: Estimated Time of Arrival (beregnet ankomsttid) Flight following*: Monitorering og oppfølging av helikopter på oppdrag for å ivareta sikkerhet ved uventede hendelser. GIS: Geografisk Informasjon System LAT ANS: Luftambulansetjenesten ANS. R-AMK*: AMK som det regionale helseforetak har bestemt skal ha et overordnet koordineringsansvar innen regionen. (AMK-sentral som gir støtte til lokal AMK-sentral ved større hendelser hvor det er behov for flere ressurser enn hva lokal AMK-sentral selv rår over.) *Kilde: Definisjonskatalog for den akuttmedisinske kjede. 2. utgave