Lillehammer kommune Saksframlegg Saksb: Kristen Rusaanes Arkiv: 15/65-1 Dato: 06.01.2015 ENDRING AV REGLMENT KNYTTET TIL FOLKEVALGTES TAUSHETSPLIKT Vedlegg: 1. Taushetsplikt for folkevalgte, rundskriv H-2112, mars 2000 Utrykte vedlegg (Finnes tilgjengelig på kommunens internettsider, eller kan fås ved henvendelse til administrasjonen): 1. Reglement for Lillehammer kommunestyre, vedtatt av kommunestyret i møte den 29.9.2011 2. Reglement for Lillehammer formannskap, vedtatt av kommunestyret i møte den 29.9.2011 3. Etiske retningslinjer, arbeidsvilkår og godtgjøringer for folkevalgte i Lillehammer kommune, vedtatt av kommunestyret i møte den 20.6.2013 Sammendrag: I denne saken fremmes forslag om å endre formuleringene om folkevalgtes taushetsplikt i de ulike reglementene som regulerer møtene i folkevalgte organer i Lillehammer kommune, slik at disse blir i samsvar med lovverket. Bakgrunn: Et oppslag i Stavanger Aftenblad 17. desember 2014 satte søkelyset på at svært mange kommuner, deriblant Lillehammer, har regler om taushetsplikt for folkevalgte som ifølge avisen går lenger enn det som følger av lov. Reglementene fra 140 kommuner ble undersøkt, og blant dem fant avisen kun 23 kommuner der det ikke ble lagt ulovlige begrensninger på politikerne. Lillehammer kommune har flere dokumenter som angir rammer og regler for den politiske virksomheten i kommunen. De overordnede retningslinjene som gjelder alle folkevalgte og folkevalgte organer i kommunen finnes i dokumentet: Etiske retningslinjer, arbeidsvilkår og godtgjøringer for folkevalgte i Lillehammer kommune, vedtatt i kommunestyret 20.6.2013. I tillegg har vi blant annet Retningslinjer for fagutvalg, Reglement for formannskapet og Reglement for kommunestyret, vedtatt av kommunestyret 29.9.2011. Det er sistnevnte dokument som ble vurdert i forbindelse med oppslaget i Stavanger Aftenblad. Rådmannen mener imidlertid det er naturlig å se på formuleringene om taushetsplikt også i de andre reglementene. Fakta:
Taushetsplikt er et omfattende juridisk tema som er regulert i ulike lover og særlover. I forvaltningsloven 13 er det imidlertid gitt regler om taushetsplikt som gjelder for alle som er tilsatt i offentlig tjeneste, eller har offentlige tillitsverv i statlige eller kommunale organer. Også de folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner omfattes her. Bestemmelsen beskytter private interesser og lyder: 13 Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Møteoffentlighet reguleres i kommuneloven 31. Hovedregelen er at "møter i folkevalgte organer skal holdes for åpne dører". På samme måte som for dokumentoffentlighet er det skjermingen av møtet, gjennom et lukkingsvedtak, som krever hjemmel. Uten slik hjemmel skal møtet holdes for åpne dører. Taushetspliktreglene setter grenser for kommunenes adgang til å gi andre innsyn. I tilfeller hvor et kommunalt folkevalgt organ behandler opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt skal denne delen av møtet gå for lukkede dører. Å behandle taushetsbelagte opplysninger i et åpent møte ville være et straffbart brudd på taushetsplikten. På samme måte som for dokumenter er det skjermingsplikten som begrunner dette. Bestemmelsene om taushetsplikt er ikke alltid like klare, og det vil kunne oppstå tvil både om hva taushetsplikten innebærer, hva man har taushetsplikt om, og hvem som er underlagt taushetsplikten. Bestemmelsene må derfor tolkes. Rekkevidden av folkevalgtes taushetsplikt ved lukkede møter er blitt beskrevet i vedlagte rundskriv fra Kommunaldepartementet fra mars 2000. Der framgår følgende: At et møte går for lukkede dører medfører ikke i seg selv at folkevalgte får taushetsplikt om det som fremkommer på møtet. De folkevalgtes taushetsplikt vil følge av forvaltningsloven eller annen relevant lovbestemmelse. I tilfeller hvor dørene lukkes fordi taushetsbelagte opplysninger vil fremkomme i møtet, er det bare disse den folkevalgte har taushetsplikt om. I den grad det fremkommer opplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt på et slikt møte, har den folkevalgte ikke taushetsplikt om disse. Når det gjelder vedtak i saker som er behandlet i lukket møte, vil disse være å regne som offentlige, med mindre de skulle inneholde taushetsbelagte opplysninger. Vurdering: Det er forholdsvis sjelden at møter i folkevalgte organer i Lillehammer kommune går for lukkede dører. De gangene det skjer, er det fordi det folkevalgte organet selv vedtar det, og
da som oftest fordi det foreligger lovbestemt taushetsplikt. I slike tilfeller har et folkevalgt organ plikt til å vedta lukking av møtet. Unntaksvis lukkes deler av møter også i andre tilfeller, og da med henvisning til de øvrige lukkingsbestemmelsene i kommuneloven 31. Det Stavanger Aftenblad har tatt for seg i sine reportasjer 17. og 18. desember, dreier seg ikke om hjemmelen for å lukke dørene, men om hvor langt folkevalgtes taushetsplikt strekker seg i forbindelse med de sakene som behandles for lukkede dører. Lillehammer kommune har som nevnt flere dokumenter som angir rammer og regler for den politiske, folkevalgte virksomheten i kommunen. De overordnede retningslinjene som gjelder alle folkevalgte og folkevalgte organer i kommunen finnes i dokumentet: Etiske retningslinjer, arbeidsvilkår og godtgjøringer for folkevalgte i Lillehammer kommune, vedtatt i kommunestyret 20.6.2013. I tillegg har vi blant annet Retningslinjer for fagutvalg, Reglement for formannskapet og Reglement for kommunestyret, vedtatt av kommunestyret 29.9.2011. Rådmannen er enig i at formuleringene i sistnevnte dokument ikke er i tråd med lovens intensjon. Formuleringene om dette temaet i våre etiske retningslinjer synes i noe større grad å ivareta det forhold at det kun er de taushetsbelagte opplysningene som er omfattet av taushetsplikten, men heller ikke disse formuleringene er etter rådmannens syn tydelige nok. Normalt ville nevnte reglementer blitt revidert i forbindelse med overgangen til en ny kommunestyreperiode, høsten 2015. Rådmannen er i gang med et forberedende arbeid knyttet til en slik revisjon. Når spørsmålet om folkevalgtes taushetsplikt nå er kommet på dagsorden, og det er blitt belyst at vi har formuleringer i våre regelverk som ikke fullt ut er i tråd med lovverket, finner rådmannen det riktig å ta reglementene opp til revisjon umiddelbart, med sikte på å endre formuleringene knyttet til folkevalgtes taushetsplikt. Det vil etter rådmannens syn være behov for revidering av reglementene også på andre punkter, samt å vurdere helhet og sammenheng i de ulike reglementene som gjelder for folkevalgte i Lillehammer kommune og som regulerer møtene i folkevalgte organer. Rådmannen vil foreslå at valgnemnda får i oppgave å se på dette. Arbeidet kan ses i sammenheng med at valgnemnda innen 1. mai 2015 skal legge fram for kommunestyret et forslag til faste utvalg eller komiteer for kommende kommunestyreperiode, jf. vedtak i valgnemnda 2.12.14. Konklusjon: Rådmannen foreslår at formuleringene om taushetsplikt i Etiske retningslinjer, arbeidsvilkår og godtgjøringer for folkevalgte i Lillehammer kommune endres som foreslått under. I reglementene for hhv. formannskap og kommunestyre erstattes dagens formuleringer med en henvisning til (de nye) formuleringene i de etiske retningslinjene. Videre foreslår rådmannen at valgnemnda får i oppgave å se på helhet, sammenheng og nødvendig revisjon av de ulike reglementene som regulerer folkevalgtes virksomhet og møtene i folkevalgte organer i kommunen. Nåværende tekst:
Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandlingen av saker i kommunen må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. For alle saker som er unntatt offentlighet, gjelder absolutt taushetsplikt. Opplysninger i slike saker skal ikke brukes til personlig vinning eller formidles til media. Fra møter i lukkede fora er det ikke anledning til å referere fra debatten og de drøftinger som har funnet sted når disse opplysningene er unntatt offentlighet Forslag til ny tekst (det nye markert med kursiv): Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. For alle saker som er unntatt offentlighet, gjelder taushetsplikt for de taushetsbelagte opplysningene. Taushetsbelagte opplysninger skal ikke formidles til uvedkommende. Når saker behandles for lukkede dører i medhold av lovbestemt taushetsplikt, gjelder taushetsplikten bare for de opplysningene som omfattes av den lovbestemte taushetsplikten. Andre opplysninger fra behandlingen er ikke taushetsbelagte. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til V E D T A K: 1. Følgende tekst inntas og erstatter dagens formuleringer om taushetsplikt i Etiske retningslinjer, arbeidsvilkår og godtgjøringer for folkevalgte i Lillehammer kommune som vist i saken: Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. For alle saker som er unntatt offentlighet, gjelder taushetsplikt for de taushetsbelagte opplysningene. Taushetsbelagte opplysninger skal ikke formidles til uvedkommende. Når saker behandles for lukkede dører i medhold av lovbestemt taushetsplikt, gjelder taushetsplikten bare for de opplysningene som omfattes av den lovbestemte taushetsplikten. Andre opplysninger fra behandlingen er ikke taushetsbelagte. 2. I Reglement for Lillehammer kommunestyre og Reglement for Lillehammer formannskap, vedtatt av kommunestyret i møte den 29.9.2011, erstattes formuleringene om folkevalgtes taushetsplikt med henvisninger til Etiske retningslinjer, arbeidsvilkår og godtgjøringer for folkevalgte i Lillehammer kommune. 3. Valgnemnda skal innen 1. mai 2015 legge fram for kommunestyret et forslag til et helhetlig reglement for møtene i folkevalgte organer i Lillehammer kommune. Lillehammer, 21. januar 2014
Christian Fotland Rådmann Tord Buer Olsen Assisterende rådmann