Fra uttrekk til edepot Arkivledersamling Bodø 25.11.2015 01.12.2015 1
Er dere på dypt vann nå? Foto: dagbladet 01.12.2015 2
Uttrekk kan sammenlignes med å stupe Foto: Stavanger byarkiv 01.12.2015 3
Dagens hovedknagger Begrep Lover Hvordan vi vil det skal gjøres Ansvar Oppgaver Hva skal dere / Vi gjøre Utfordringer på kortsikt Veien videre 01.12.2015 4
Begrep Avlevering Fysisk overføring av arkivmateriale og råderetten over dette materialet Deponering En fysisk overføring av arkivmateriale uten at råderetten overføres (Data)uttrekk det som skal hentes ut av et system Tabelluttrekk Strukturert innhold (datauttrekk) fra noe som kan presenteres i tabellform Avlevering = deponering = uttrekk = (innlevering?) 01.12.2015 5
Avlevering Arkivloven 6 Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Skal til kommunalt depot! af 5-11 Kommuner skal selv fastsette krav til hvordan materialet skal behandles, men skal følge Riksarkivaren normalinstruks af 5-11 01.12.2015 7
For dere betyr dette. Dere (kommunen) Skal avlevere (på etter eller annet tidspunkt) Gjøre dette selv Bruke IKAN Dere som arkivledere har ansvar, hva velger dere? 01.12.2015 8
Når skal avlevering skje? Papirarkiv skal avleveres 25-30 år jmfr 5-2. Hvorfor kan ikke elektroniske arkiv avleveres samtidig? For statleg arkivmateriale kan Riksarkivaren ved generelle føresegner eller enkeltvedtak fastsetje lengre avleveringsfristar av administrative omsyn eller kortare fristar av bevaringsomsyn. Kommunar og fylkeskommunar kan gjere tilsvarande vedtak i høve til eigne arkiv dersom slike endringar ikkje går ut over tryggleiken til arkivmaterialet, jf. arkivlova 6. 01.12.2015 9
Dette betyr for dere Data er «ferskvare», kunnskapen om innholdet samt rask utvikling i teknologi gjør at vi kan ikke vente. 01.12.2015 10
Hva sier lovverket? af 3-17. Klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. For statlege organ skal data organiserast slik som det er spesifisert i Noark-standarden. Deponering skal skje straks, jf. elles føresegnene for avlevering frå statlege organ til Arkivverket, kap. V. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje den same prosedyren eller eit anna opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. 01.12.2015 11
Dette betyr Kommunene kan lage egne regler så lenge de ikke bryter viktige prinsipper Bruker dere oss må dere følge våre regler 01.12.2015 12
Verdt å merke seg mht avlevering Historiske baser inneholder data fra avsluttede perioder, og dannes ofte som et ledd i implementering av nye systemer eller versjoner av systemer. Historiske baser faller dermed inn under arkivforskriftens 3-17, og skal deponeres straks etter at perioden er avsluttet/den historiske basen er generert. Hvis et system går ut av aktivt bruk uten at datainnholdet konverteres til et nytt system, eller dersom et organs virksomhet opphører, skal det foretas en samlet avlevering, jfr. Arkivforskriften 5-3. Register som er underlagt konsesjon fra Datatilsynet, skal avleveres når organets konsesjon opphører, dvs. 31.12.2002. Fra og med 1.1.2003 gjelder det også for registre som er underlagt meldeplikt til Datatilsynet, eller hvor konsesjonen inneholder bestemmelser om sletting. 01.12.2015 13
Uttrekk skal tas av Historiske system System som skal utgå ved periodeslutt 01.12.2015 14
Hva betyr det for dere (som arkivledere) Dere må gjøre dere ihverksette periodiseringer Lag en plan og følg den (den legges i arkivplanen) Ressurser Tid og penger Hva med fagsystem? 01.12.2015 15
Ansvar Arkivskaper er ansvarlig for at informasjon fra arkivverdige systemer overføres til et godkjent depot, og gjeldende lover og forskrifter følges. Arkivuttrekket skal samsvare med de spesifikasjoner som er gitt i avleveringsreglementet. Arkiv i Nordland har ansvar for å sikre og bevare godkjente avleveringer/deponeringer, forplikter derfor seg til å gi råd og veiledning underveis slik at fastsatte krav oppfylles. arkivuttrekk kan returneres til arkivskaper hvis det viser seg å ha avvik. 01.12.2015 16
Hvilken tilnærming har vi? Prosessbeskrivelsen med felles rutiner finnes på nettstedet til Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) Vi etterlever krav gitt av ISO 16363 / TDR, lover og forskrifter Vi trenger å bevare data mhp autentisitet, integritet, med organisatorisk levedyktighet og finansiell bærekraft Kvalitetssikringssystem med mulighet for sertifisering 01.12.2015 17
Prosessmodell 01.12.2015 18
Arkivskaper (A1) (A1-1) Vite hvilke system de har (A1-2) Vite hva slags info i hvilke system som skal bevares (A1-3) Avtale innlevering (A1-4) Samle inn opplysninger (A1-5) Lage uttrekk (A1-6, A1-7) Pakke og sende 01.12.2015 19
Oversikt (A1-1) betyr for dere IT og arkivtjeneste må vite hvilke system som brukes Ajourholde arkivplanen slik at den inneholder alle system arkivskaper har som skal avleveres til depot. Hvert system som inneholder bevaringsverdig informasjon skal ha et eller flere periodiseringsintervall. Alle avleveringspliktige datasystem som avsluttes, skal avleveres til depot. Med avsluttes menes systemet går over til kun bli brukt til oppslagsformål. Periodisering - > medfører avlevering 01.12.2015 20
Arkivverdig? (A1-2) Hvor skapes dokumentasjon, er det arkivverdig? hvor blir det lagret, Noark godkjent? System som har arkivverdig informasjon, men ikke lagres i noark godkjent arkiv må bevares! Per definisjon et papirarkiv Dokumentasjon skrives ut og bevares på papir Dokumentasjon bevares i «sak/arkiv» Integrasjon? Rutiner? Systemet bevares med uttrekk Dispensasjonssøknad 01.12.2015 21
Bevaringsvurdering / Kassasjon Når man tar i bruk ett system skal det ligge en vurdering i forkant om hva som skal puttes hvor i saksarkivet. Man bør organisere det slik at enten hele arkivdeler eller serier kan kasseres når den tid er aktuell. I fagsystem er dette ikke alltid mulig. Kunnskap om hva som er viktig å ta vare på, og ikke er gjerne spesialist/ bransje-kunnskap som må viderformidles/tas vare på. Alle systemer har informasjon som ikke tilhører saks- eller klientopplysningene, typiske hjelperegister. Slik informasjonen trenger vi ikke i avleveringen, og utelates ved uttrekk. 01.12.2015 22
Avtale (A1-3) Det skal foreligge avtale om elektronisk depot mellom arkivskaper/kommune og AiN før avlevering/deponering kan foretas. Enhver avlevering/deponering skal i tillegg være planlagt og avtalt. Dersom arkivskaper har systemer som skal deponeres periodevis (Noark system), skal det lages en plan for når ulike arkivdeler skal periodiseres, denne skal i arkivplanen. Det skal også meldes ifra til AiN i god tid før periodens slutt. 01.12.2015 23
Om IKAN skal brukes Depotavtale Databehandleravtale Dere skal i følge datatilsynet ha dette med alle som behandler data for dere. 01.12.2015 24
Innsamling av opplysninger (A1-4) For at det skal være mulig for andre å forstå informasjon som er avlevert fra et datasystem må arkivskaper legge ved en del dokumentasjon til avleveringen. Den dokumentasjonen det dreier seg om er: Brukerdokumentasjon* Systemdokumentasjon* Dokumentasjon av organisasjonen i den perioden avleveringen er fra. Skjema: Ulike standardskjema skal fylles ut for å sikre at vi har dokumentert uttrekket * Om vi, ikke har denne fra før. Ta skjermbilder fra de viktigste deler av systemet om dette mangler. F.eks Når det gjelder fagsystem skal arkivskaper også levere med dokumentasjon av hvilke enheter som har brukt systemet, hvilken type informasjon som er registrert (sakstyper, korrespondansetyper og lignende). HUSK For Noark system oppgi bruk, som møte/utvalg, fullelektronisk etc 01.12.2015 25
Hvordan lage uttrekk? (A1-5) Hvilken rolle har arkivlederen? Hva tror dere at dere må gjøre? Periodisere https://arkivverket.no/arkivverket/offentleg-forvalting/arkivering/periodisering 01.12.2015 26
Arkiv i Nordland Bistår i variende grad i stegene (A1 Forberedelse deponering) Håndtere avtalt innlevering (A2-1) Loggføre aktivitet/operasjoner (A2-2) Motta avleveringspakke - SIP (A2-3) Registrere/katalogisere (A2-4) Kvittere (A2-5) Sjekke... mot virus, innhold, integritet (A2-6 A2-8) Gi tilbakemelding på avvik (A6-2) Langtidsoppbevare SIP (A6) Teste/validere uttrekk (A3-1.. A3-6) Gi tilbakemelding på avvik (A6-2) Lage arkivpakke AIP (A5) Langtidsoppbevare AIP (A6) (Vedlikeholde AIP (D)) 01.12.2015 27
OAIS begrep SIP AIP DIP (data)pakken som arkivskaper sender inn Arkivpakken. Det som ligger i depot Formidlingspakken 01.12.2015 28
Utfordringer på kort sikt Ett sted mellom 30-40 fagsystem pr kommune Sak/arkivsystem med x arkivdeler og y perioder som avleveres 36 kommuner i IKAN Godkjenningsprosess tar 1dag x uker Tid, mer kritisk enn penger? Pengeaspektet 100 000-300 000 pr arkiv er ikke reelt. (eksterne konsulenter, statlig sektor). Start kostnad som vil minke jo flere som tar samme type uttrekk. 01.12.2015 30
Uttrekk på anbud IKA Kongsberg 2 uttrekk av ESA (Fullelektronisk) «forskningsprosjekt «via UIO Ekstern konsulent Store forskjeller på utrekket 65 / 56 xml filer. Begge er gyldig og dermed godkjennbare! 130 journalposter Store avvik dokumenter 33747 / 58857 42% av dokumentene manglet Alle var oppgitt som at de var på papir (4200) Konklusjon => Vi må være med tidlig for å kvalitetsikre 01.12.2015 31
95 tabeller 885 attributter Noark 4 datamodell Uttrekk i Noark 4 utgjør normalt 40-50 tabeller Noark 4 uttrekk egner seg ikke til formidling Er lagd av og for datafolk 01.12.2015 32
Noark 5 01.12.2015 33
Arkiv Forenklet N5 arkivstruktur Arkivdel Enkel struktur - «alle» kan forstå Kan formidles Offentlig journal Løpende journal Mappe (sak) Registrering (journalpost) Dokument(er) 01.12.2015 34
Kommunereformen - utfordringer 84% av kommunene bevarte ikke elektroniske arkiver pr 2012 Det er verre i Nordland! Den neste 5-årsperioden Etterslepet 1985-2010 (12 000 systemer) Muligheter? Bergen byarkiv har med stort hell faset ut gamle system, konvertert disse og spart penger på sikt 01.12.2015 35
Løsning? Kommunene må bli selvdrevne på dette Riksarkivet er i ferd med å lage nye verktøy og hjelpemidler slik at uttrekk, testing og godkjenning foregår hos arkivskaper. «Vi» må komme i gang, snarest mulig. Dere får hjelp, råd og støtte. 01.12.2015 36
Avleveringsprosessen kort oppsummert Avtaler: Depotavtale og databehandleravtale. Avleveringen/uttrekket må dokumenteres Periodisering. Jobbe planmessig Uttrekket og tilhørende dokumentasjon må pakkes (evt også krypteres). Oversendelsesmåte må avtales. Hele opplegget er dokumentert via prosessmodell med tilhørende overordnede rutiner på vårt nettsted 01.12.2015 37
Kontaktinformasjon Takk for meg, håper dere tør å stupe fra bassengkanten i nær fremtid Rolf B. Holte ikt rådgiver Arkiv i Nordland rolf.holte@nfk.no 99 49 60 30 01.12.2015 38