ÅRSMØTE 22. SEPTEMBER 2014 NTNU GLØSHAUGEN TRONDHEIM
Valg av Studieprogramsrepresentant (SPR): Bsc Kjemi: Torbjørn Nguyen Bsc Biologi: Håkon Elseth Biotek: Maya Hjørnevik 1. Godkjenne stemmeberettigede: Salen godkjenner at alle medlemmer er stemmeberettigede 2. Valg av: a. Møteleder: Elise Landsem b. Møtelederassistent: Stine Kleven c. Sekretær: Vilde Wiig Hanssen d. Tellekorps: Lilja Thorfinnsdottir, Olav Galteland, Ruben Møller Aas e. To representanter til å underskrive møtereferatet: Brita Jerijärvi, Trine Tønnesson 3. Godkjenning av : a. Innkallingen: Godkjent b. Sakslisten: Godkjent 4. Behandling av foreningens og undergruppenes årsberetning a. Volvox & Alkymisten Ved Håvard Takle Lindholm Året startet med Åre, som gjentas til neste år da dette har gått bra. 15.02 ble logoen endret i forbindelse med 15års- jubileum. I samme forbindelse ble det laget en ny fane. Det har blitt arrangert en bakekonkurranse på kontoret, såkalt Bake Off V&A gikk sammen i 17. mai - tog b. Arrangementskomiteen Ved Stine Kleven Det ble arrangert et Raveparty med ca 100stk, Harrytur, Julebord i november (ca 100 stk) på Nova. Til jul ble det vist film og pepperkaker. Etter jul ble det arrangert Harrytur, Krabbefest (ca 120 stk på Studenterhytta, her ble det ikke utnevnt ridder). Midtsemesterfest ifbm kvinnedagen på Kjelleren. Komitéfest. Dette semesteret: Immball, harrytur. c. Bedriftskomiteen Ved Lilja Thorfinnsdottir og Christine Rindal Flere bedriftspresentasjoner, bl.a. artsdtabanken, seminar med CGG, Academic Work. Arrangement i samarbeid med Tekna og Bioteknologinemda (nå - rådet) på Samfundet. Dette var svært vellykket. HAV14 ble arrangert den 11.09 i samarbeid med Teknologiporten og Akvarena på SeaLab VIVO (karrieredag med ca 25 stands) ble arrangert for første gang i januar med Tekna som hovedsponsor.
Økonomi: 38 494 som startkapital. Tjente en del med Teknologiporten. Har kjøpt Roll Up og T- skjorter VIVO: Fikk penger fra Tekna, NPI og Sweco. Utgifter på ca 25 000. Overskudd med 34 000 kr. d. Nukleotidende Ved Emil Karlsen (vikar for Karen Dundas) Emil Karlsen er med i Nukleotidende Fikk mange nye 1. klassinger til jul; er nå 12 + 2 nye medlemmer fra høsten av. Prøver å dekke så mange medlemmer som mulig. Har fått nytt design, og innholdet er blit bredere. Komiteen består nå av fotografer, illustratører i tillegg til journalister. Siste utgave var den største sålangt. 6 utgaver det siste året; én i produksjon i skrivende stund. Det er kontinuerlig opptak til Nukleotidende e. Kjellerkontaktene Ved Ruben Møller Aas Komitefest, Rave. Ruben kom på 2. plass i intern- Ludøl. Kjelleren har blitt leid ut til privatpersoner; dette har fungert bra. Halloween, 2 langåpent, FFBTV, Kvinnedagsfest, Endeligferdigmedorganisk- fest, BAPP, Togafest. Ingen langåpent i faddertiden; dette anbefales å bli tatt videre. Har begynt med Quiz på V&As åpningsdager med varierende oppmøte, men skapte en positiv trend. Baren er nyoppusset. Det vil være hvertfall 1 ledig plass til Kjellerstyret fra V&A. f. Trollkom Ved Hilde Dørum Hilde Dørum er ny leder av Trollkom Fikk 5000kr fra SiT. Fisketur, Bålmatkurs, (forsøk på) Isfiske, Adventskos i Estenstadmarka, Den Store Årlige Isfisketuren, Dagstur i Bymarka, Snøhuletur ble avlyst pga dårlig vær. Fluebinding, STARRDAGAN, Fluekastekurs, Fugletur, 17. mai- frokost, Tur til Lian i faddertiden. Kanotur Ikke sikkert hvorfor det ble kjøpt inn flagg. Det opplyses fra salen om at dette var til Starrdagan. g. Vokalium Ved Anders Sundsdal Etablert høsten 2013. Ca 10-15 aktive medlemmer med mål om å opptre på så mange V&A- arr. som mulig.
Opptreden på Immball, Julebord og Krabbefesten God oppslutning i høst, færre på vårsemesteret. Trenger flere medlemmer. Skal søke SiT om penger til piano. h. V&A IL Ved Erik Høye Vårcup for Bedriftsfotballag i vår. 5 kamper på vårsemesteret, 8 kamper til høsten. 10 faste spillere. Ligger litt i underskudd pga manglende støtte fra SiT. Ønsker bedre publikumsoppmøte. i. Motivator Ved Eirik Neerland Dokuaften, Film, VIVO- kveldsarrangement, MinMaster på Samfundet, Ølkollegium med Høiskolens Chemikerforening (HC). Foredrag med Rasmus Hansson og Rune Aanderaa i samarbeid med Grønn Ungdom. Bli- kjent- kveld dette semesteret. Fotokurs, debatt, minmaster/jobb, VIVO- foredrag er blant eventuelle kommende arrangementer 5. Behandling av regnskap i revidert stand og revidert budsjett for neste periode Ved Kasserer Malene Østreng Nygård Summene er fordelt med store arrangement som julebord, immball, studenterhytta m.m. Det veiledende budsjettet ble det gått litt bort fra pga Jubileum man ikke var klar over ved forrige årsmøte. Faddertid, Studenterhytta, Immball og Årsmøte er poster som henger igjen fra forrige år. Julebord går vi ikke i minus Åre gikk i pluss, er her lagt inne en buffer pga høy pris per pers. Faddertid noe i pluss; mye pga støtte per aktive medlem Studenterhytta mye i pluss; var svært mange medlemmer med. Venter også på bussregning Immballet: - 2000 kr, noe fordi ikke alle kvitteringer har kommet inn. Midtsemester gikk i pluss fordi vi solgte Jellyshots. Komitéfest går nesten alltid i minus; det gjorde den i år også. Kosekveld med avsatte 1000kr i semesteret til hver komité. Medlemsskapsinntekter omtrent som forventet. Kontorposten: div ting til kontoret og medlemmer generelt Nye pins ble bestilt; denne summen forventes å bli dekket ved kjøp. Daljer til nye styremedlemmer Ny fane var ikke budsjettert, men penger ble satt av. Div gebyr. Støtte fra Norsk Tipping via Grasrotandelen. Differanse på 7500 i pluss (- Tskjorter til faddertiden), som vil gå mot 0, men sannsynligvis noe som blir igjen. Budsjettet utarbeides i samarbeid med kasserer som velges dette årsmøtet.
Spm fra Salen: Det mangler 33k fra BedKom; en innbetaling fra Realfagsdagen. Dette ordnes internt. Det opplyses om at medlemmer og andre kan sette av penger til V&A via Grasrotandelen (Norsk Tipping). 6. Behandling av forslag til vedtektsendringer Det som står i rødt foreslås fjernet, det som står i grønt foreslås lagt til. Det er 116 stemmeberettigede tilstede. Det vil si at 2/3 tilsvarer 77 stemmer. Forslag 1a 3 Medlemskap Som medlemmer av Volvox & Alkymisten regnes alle studenter på bachelor- og masterstudier i biologi, bioteknologi og kjemi som har betalt medlemsavgift. Medlemskapet gjelder fra man er meldt inn i foreningen, og det er bindende innmelding. Medlemsavgiften gjelder fra den er betalt, det er livstidsmedlemsskap. Medlemskapet er et livstidsmedlemsskap. Forslag 1b 3 Medlemskap Det finnes intet offisielt eller obligatorisk opptakskrav for å bli med i linjeforeninga, utover den faste medlemsavgiften. Forslag 1c 3 Medlemskap Medlemmer av komitéer under Volvox & Alkymisten er fullverdige medlemmer av foreningen dersom den er betalt. Forslag 2a 4 Årsmøte Årsmøte er foreningens høyeste organ og holdes én gang i året i løpet av september. Årsmøtet innkalles med minst 21 14 dagers varsel. Årsmøtet ledes av valgt møteleder. Bare medlemmer har stemmerett og kan stille til valg. Møtet fatter vedtak ved simpelt flertall. Ekstraordinært allmøte har samme funksjon som årsmøte, og kan innkalles hvis minst ¼ av medlemmene krever det, eller når styret finner det nødvendig. Endringen er enstemmig vedtatt
Forslag 2b 4 Årsmøte Ekstraordinært allmøte har samme funksjon som årsmøte, og kan innkalles hvis minst ¼ av medlemmene krever det, eller når styret finner det nødvendig. Ekstraordinært allmøte innkalles med minst 14 dagers varsel. Forslag 3.a 7 Styret Styret skal ha minimum 8 styremedlemmer. Utover dette bestemmer styret selv hvor mange nye styremedlemmer som skal stemmes inn ved hvert årsmøte. Styremedlemmene velges for 1 år av gangen, og stillingene i styret er som følger; leder, nestleder, kasserer, sekretær, bedriftskomiteleder og 3 styremedlemmer hvis titler og arbeidsoppgaver kan bestemmes av styret. Avtroppende styre skal bistå det nye styret i en måned etter årsmøtet. Kandidater til styrevalg skal presentere seg for de fremmøtte ved årsmøtet før avstemning. For å stille til valg som leder av linjeforeningen kreves medlemskap i Volvox & Alkymisten. Forslag 3.b 7 Styret Styret har en budsjettpost på 1000,- 1000,- hvert semester mellom hvert ordinære årsmøte den kan benytte på interne formål. Bruk av posten er forbeholdt til å fremme samhold i hovedstyret. Restmidler av posten overføres ikke til påfølgende semester styre. Forslag 4.a 8 Komiteer og undergrupper Under linjeforeningen kan det når som helst opprettes komitéer og undergrupper i henhold til foreningens formål. Disse kan oppnevnes og avsluttes med styrets tillatelse, eller hvis minst 2/3 av medlemmene som studerer ved NTNU krever det. Forslag 4.b 8 Komiteer og undergrupper Valg av bedriftskomitéleder og valg av arrangementskomitéleder skjer på årsmøtet. Offisielt opptak til bedriftskomiteen og arrangementskomiteen skjer på årsmøtet, men medlemmer til disse komiteene kan også tas opp i løpet av året. Bindingstid på verv i bedriftskomiteen er på ett år, og opptak skjer på årsmøtet. Valg av bedriftskomiteleder skjer på årsmøtet. Bindingstid på verv i arrangementskomiteen er på ett år, og opptak skjer på årsmøtet. Valg av arrangementskomiteleder skjer på årsmøtet.
Overskuddet fra inntektene til bedriftskomiteen skal brukes til å drifte linjeforeningen Volvox & Alkymisten. Inntektene skal bidra til å senke priser på arrangementer og skape økonomisk trygghet. En andel av inntekten bestemt av hovedstyret settes av til et turfond som turkomiteen kan søke til. Forslag 4.c 8 Komiteer og undergrupper Bindingstid på verv i bedriftskomiteen er på ett år, og opptak skjer på årsmøtet. Valg av bedriftskomiteleder skjer på årsmøtet. Bindingstid på verv i arrangementskomiteen er på ett år, og opptak skjer på årsmøtet. Valg av arrangementskomiteleder skjer på årsmøtet. Overskuddet fra inntektene til bedriftskomiteen skal brukes til å drifte linjeforeningen Volvox & Alkymisten. Inntektene skal bidra til å senke priser på arrangementer og skape økonomisk trygghet. En andel av inntekten bestemt av hovedstyret settes av til et turfond som turkomiteen kan søke til. Forslag 4.d 8 Komiteer og undergrupper Alle komitéer plikter til å levere regnskap til hovedstyrets regnskapsfører før årsmøtet. Komiteer skal ha en person som har ansvar for økonomi. Hver komité får en åpen budsjettpost på 1000,- mellom hvert årsmøte hvert semester til å fremme komiteens samhold og virke. Restmidler i posten skal ikke overføres til neste semester. Bruk av denne posten skal godkjennes av økonomiansvarlig i hovedstyret før benyttelse. 7. Presentasjon og valg av kandidater til Den Röda Ulvs valgkomité Siste Ridder, fra sittende hovedstyre og en 1. klassing 1. klassing: Preben Imset Matre 2. Styret: Olav Galteland 3. Siste Ridder: Eva Madland Innvalge kandidater er markert med en grønn farge. Den siste utnevnte Ridder av den Röda Ulv blir automatisk med i valgkomiteen, og er derfor ikke markert grønt. 8. Innkommende saker a. Linjerforeningsopptak Pga saker i media ang. linjerforeningsopptak, har Rektor ved NTNU bedt oss tenke over hva utenforstående ser av våre arrangement, da spesielt Studenterhytta. Det oppfordres til at framtidige faddere og andre medlemmer tar hensyn til at folk har ulike forhold og opplevelser til visse ting som inngår i faddertiden og studentoppførsel generelt.
9. Presentasjon av kandidater til leder av hovedstyret og valg av denne Følgende kandidater har meldt seg på forhånd: 1. Anine Larsen Ottestad 2. Håvard Takle Lindholm Følgende kandidat ble valgt til Volvox & Alkymistens leder av hovedstyret 14/15 Anine Larsen Ottestad 10. Presentasjon av styrekandidater og valg av nye styremedlemmer Følgende kandidater har meldt sitt kandidatur på forhånd eller ved benking: a. ArrKomleder: Sofie Sagvaag Kristensen b. BedKomleder: Helena Midtbø c. Kjellerkontakt: Maren Elisabeth Kloster d. Redaktør: Sindre Kristian Alvsvåg e. PR- ansvarlig: Sigrid Ruyter Smolan, Preben Imset Matre (benket), Gustav Nore (benket), Åsmund Steiro (benket), Olav Leiros Bakkerud (benket) f. Nestleder: Håvard Takle Lindholm (benket), Gustav Nore (benket), Nils Kørner (benket) g. Kasserer: Sigrid Sløgedal Løvland h. Sekretær: Karine Bue Iversen Innvalgte kandidater er markert med en grønn farge Håvard stiller med kollektivets kjøleskap dersom begge kjøleskapene på kontoret blir ødelagt (ikke som følge av hærverk). 12. Presentasjon av kandidater og godkjenning av medlemmer til arrangementskomiteen Ingrid Fause Steen Ida Flo Rottem Lilli Bay Sindre Kristian Alvsvåg Sigrid Selmer- Olsen Karine Bue Iversen Kristiane Melingen Marte Kleppe Likvern Anne Sofie Krakeli 13. Presentasjon av kandidater og godkjenning av medlemmer til bedriftskomiteen Margrethe Fossheim Ohnstad Goro Strypet Maja Fjellstad Knutsen Karoline Hansen Skåra Dina Tevik Rogstad Amalie Vincent Simensen Ingrid Gabrielsen
14. Eventuelt Alle drøye bilder fra faddertiden er slettet fra samtlige harddisker etter ønske fra medlemmer Det legges inn en forespørsel om bevilgning av penger til BadCom. Det anbefales at BadCom tar dette opp på et styremøte. Applaus for avtroppende styre 15. Møtekritikk Dårlig luft Elise Landsem er en flink møteleder! Dette ga god struktur på møtet. Kjempegode kaker