eroom veiledning Prosjektweb for utbygging Om å opprette, klargjøre og legge til medlemmer i et rom for utbygging Statens vegvesen Sist revidert mars 2013
Innholdsfortegnelse 1. Om opprettelsen av et eroom for utbyggingsfase...3 1.1. Opprett et eroom...3 2. Endre eroom innstillinger...5 2.1. Status...6 2.2. Invitasjon...6 2.3. Velkomstmelding...6 2.4. Aktivere egendefinerte felt databaser...7 2.4.1. Godkjenning av tegninger og fagmodeller...9 2.4.2. Avvik fra entreprenør... 11 2.4.3. Tekniske avklaringer fra entreprenør... 11 2.4.4. Kontrollørmelding fra byggherre... 12 2.4.5. Varsel og krav fra entreprenør... 12 2.4.6. Endringsordre fra byggherre... 13 2.4.7. Prisforespørsel... 13 2.4.8. Saker og oppgaver... 14 2.4.9. Saker og oppgaver... 14 2.4.10. Byggherreinterne saker og oppgaver... 14 2.4.11. Geometrisk kontroll... 15 2.4.12. Målebrev... 15 3. Medlemshåndtering... 16 3.1. Legg til medlemmer i rommet... 16 3.2. Opprette et nytt medlem... 18 3.3. Invitere et medlem.... 19 4. Sammendrag/sjekkliste... 21 5. Support... 22 2
Denne veiledningen beskriver hvordan man oppretter og klargjør et eroom for byggefase fra Prosjektweb for utbygging malen. Det er vanligvis prosjektets Community Administrator (heretter kalt CA) som oppretter eroom og gjør det klart til bruk, mens rommets koordinator legger inn medlemmer i korrekt rolle og inviterer dem. Flere eroom veiledninger, inkludert veiledninger for opprettelse av eroom fra de andre Prosjektweb malene, finner du i Prosjektweb info rommet. Det anbefales av de som får tildelt CA rollen i et Vegvesen community får nødvendig opplæring som sikrer at communitiet og dets opprettede plan- og byggefase rom ivaretas på best mulig måte. Denne typen administratorkurs kan bestilles på e-post raadgivning@joint.no. Samme adresse benyttes ved bestilling av introkurs ved byggestart for å sikre best mulig samhandling mellom prosjektdeltakerne. Har du spørsmål eller trenger hjelp kan du kontakte BSS. 1. Om opprettelsen av et eroom for utbyggingsfase Det er vanligvis prosjektets CA som oppretter nye eroom. I utbyggingsfasen av prosjektet skal alle entrepriser ha sitt eget eroom opprettet fra utbyggingsmalen, man skal altså ikke operere med fellesrom der flere entreprenører er tilknyttet. Ønsker du å få opprettet et nytt eroom og ikke selv har rettigheter til dette må du be CA om hjelp. Når rommet opprettes tildeler CA den som skal administrere rollen koordinator. I kraft av koordinator rollen, eller eroom ansvarlig som rollen kalles i Prosjektweb malen, får man fullt innsyn og styrer tilganger og rettigheter i rommet. Det er ofte byggeleder eller liknende som får denne rollen, ved behov kan man ha flere koordinatorer i et eroom. Merk at koordinator rollen kun skal tildeles ansatte i Vegvesenet, eksterne skal ikke ha denne rollen. 1.1. Opprett et eroom Klikk på knappen fra Mine eroom -siden. Om du har rettigheter til å opprette eroom eller er CA i flere community er det ofte enklere å klikke på denne knappen fra prosjektets Community innstillinger, da er du sikret å opprette rommet i korrekt community. I neste bilde blir du bedt om å skrive hva rommet skal hete i feltet Navn. Det anbefales å skrive inn hele prosjektnavnet som i eksempelet under. I feltet URL-navn kan man med fordel forkorte navnet slik at nettadressen ikke blir så lang. Du blir nå spurt om hvilken type rom du vil opprette. eroom for entrepriser som går over i byggefase skal opprettes fra malen Prosjektweb for utbygging. 3
Det er ikke nødvendig å velge flere medlemmer enn den som skal være koordinator (eroom ansvarlig) når rommet opprettes. Du kan også gjerne huke bort ditt eget navn, det blir tatt med automatisk. Rommets koordinator vil deretter kunne legge inn de resterende medlemmene om disse er tilgjengelig på community medlemslisten (se kap. 3 Medlemshåndtering ). Deretter tildeler du medlemmet som skal ha ansvaret for rommet rollen eroom ansvarlig, en rolle som i malen har koordinatorrettigheter. Merk at et rom må ha minimum én koordinator for å kunne opprettes. 4
Skriv så inn navnet på den som ba om rommet, ingen andre innstillinger skal endres. Du har nå oppgitt tilstrekkelige opplysninger til at rommet kan opprettes, klikk derfor OK og rommet blir opprettet (dette kan ta et par minutter). 2. Endre eroom innstillinger Utbyggingsrommet er nå opprettet, men ikke helt klart til å tas i bruk ennå. I dette kapittelet går vi gjennom hvordan man endrer de overordnede innstillingene i rommet som velkomsttekst og invitasjon. Man bør også legge inn et bilde som visualiserer prosjektet på en god måte, som nevnt tidligere har ofte brukere flere eroom og mange av dem kan være opprettet fra samme mal og se helt like ut. Endringene beskrevet her kan gjøres av rommets koordinator eller CA. For å endre rommets innstillinger benyttes knappen Redigere som vises etter romnavnet. 5
2.1. Status Når et eroom opprettes fra mal vises det automatisk et statusfelt med et trafikklys på forsiden av rommet. Dette skal slås av, og gjøres i Status -innstillingen til rommet. 2.2. Invitasjon Rommets invitasjon må tilpasses, denne benyttes for å invitere medlemmer inn i rommet. Teksten er allerede tilpasset Vegvesen prosjekter, det eneste som skal fylles ut er navnet på prosjektet i Emne feltet samt navnet eroom ansvarlig og kontaktinfo nederst i invitasjonen. 2.3. Velkomstmelding Velkomstmeldingen er den som sees på rommets forside inkludert bilde og hurtiglinker. En forutsetning for å endre velkomstteksten er at plugin er aktivert. I velkomstteksten skal man legge inn navn og kontaktinfo på eroom ansvarlig, link til informasjon om prosjektet på Vegvesenets hjemmeside samt et prosjektrelevant bilde. E-post adressen til eroom ansvarlig legger du inn ved å klikke på e-post -linken og deretter Insert Link -knappen. Bilde bytter du ved å slette det gamle og deretter klikker på knappen Insert Graphic -knappen. Når forsidebildet er lastet inn kan man dobbeltklikke på det for å få bilde og ledetekst ved siden hverandre. Det anbefales at forsidebildet er 6
en GIF- eller JPG-fil som er ca. 350 x 230 piksler, da slipper brukerne å bla nedover for å komme til mappene på forsiden av rommet. 2.4. Aktivere egendefinerte felt databaser For at flerstegsdatabasene med arbeidsflyt i utbyggingsrommet skal fungere må man tilpasse noe som kalles egendefinert felt. De egendefinerte feltene finner du ved å høyreklikke på gjeldende database/databasesteg og velge Egendefinerte felt fra menyen. En liste over de egendefinerte feltene vil da åpne seg. Merk at rekkefølgen på feltene er ikke sortert alfabetisk og vil derfor kunne ha ulik rekkefølge i forskjellige rom i ulike prosjektrom. Hvilke databaser som må tilpasses og hva som må gjøres blir beskrevet i detalj i pkt. 2.4.1-2.4.14. Det er viktig at man kun gjør endringer i anviste felter. Pass på å fylle inn korrekt info slik det er skrevet i det enkelte egendefinerte feltet. De fleste innstillinger i basene i utbyggingsmalen er allerede slått på, det som mangler er å legge inn databaseid eller stegid(er) i de egendefinerte feltene. 7
Skjermbildet under viser hvilken stegid databasen Avvik fra entreprenør ber om å få registrert i steget Under arbeid entreprenør. En database eller databasestegs ID er altså dens unike merkelapp. Hele strukturen i eroom er basert på at alle elementer i rommet har en unik adresse, en såkalt URL. Den unike adressen til Steg 2 i databasen Avvik fra entreprenør er siste del av URL når du klikker på steget 2. Til behandling byggherre. Som vi ser av eksempelet under er det altså Steg2ID 0_29cc9 som etterspørres i steg 1. 8
Når feltet SendVidereID er korrekt utfylt med Steg2ID skal det se slik ut: Dette betyr at man ved opprettelse av et nytt utbyggingsrom må inn i alle flerstegsdatabasene med arbeidsflyt og oppdatere de egendefinerte feltene sendvidereid, sendtilbakeid der man blir bedt om det. Unntaket er databasen for Godkjenning av tegninger, her legges de etterspurte databaseidene inn på øverste nivå i databasen (se kap. 2.4.1). 2.4.1. Godkjenning av tegninger og fagmodeller Dette er de viktigste databasene i rommet å tilpasse, du finner dem i mappe 03. Konsulent/Svv. Her legges korrekte databaseider inn i de egendefinerte feltene på øverste nivå i denne databasen (ingen IDer legges inn på stegene, da vil ikke tegningshåndteringen i rommet fungere). Kun to databaseider skal legges inn, IDen til Arbeidstegninger /"Fagmodeller" og IDen til Revisjonshistorikk. Merk at en vanlig nybegynnerfeil er at man legger inn IDen til mappen Historisk, men det men IDen til databasen Revisjonshistorikk man er på jakt etter. Merk at det kun er disse to IDene som skal legges inn, alle de andre innstillingene som er fylt ut i de egendefinerte feltene skal ikke endres. Databasene du skal hente de to IDene fra finner du ved å klikke på mappe 01. Fellesdata : 9
Når databasens egendefinerte felter er korrekt utfylt ihht. eksempelbildene over, skal den altså se ut som bildet til høyre. Bildet til venstre viser de egendefinerte feltene før utfylling. 10
2.4.2. Avvik fra entreprenør Denne databasen finner du i mappe 02. Entreprenør/Svv. Skriv inn stegidene som etterspørres i de egendefinerte feltene i steg 1,2,3 og 5: I egendefinerte felter der flere stegider etterspørres i samme steg skilles de IDene med komma (,). Om du kun bytter ut IDene og lar kommaet som skiller dem være igjen vil oppsettet blir korrekt. Det skal ikke være mellomrom mellom Idene og komma-tegnet. 2.4.3. Tekniske avklaringer fra entreprenør Denne databasen finner du i mappe 02. Entreprenør/Svv. Skriv inn stegidene som etterspørres i de egendefinerte feltene i steg 1,2 og 3: I egendefinerte felter der flere IDer etterspørres i samme steg skilles de ulike IDene med komma (,). Om du kun bytter ut IDene og lar kommaet som skiller dem være igjen vil oppsettet blir korrekt. 11
2.4.4. Kontrollørmelding fra byggherre Denne databasen finner du i mappe 02. Entreprenør/Svv. Skriv inn stegidene som etterspørres i de egendefinerte feltene i steg 1 og 2: 2.4.5. Varsel og krav fra entreprenør Denne databasen finner du i mappe 02. Entreprenør/Svv. Skriv inn stegidene som etterspørres i de egendefinerte feltene i steg 1,2,3,4,5 og 8: I egendefinerte felter der flere IDer etterspørres i samme steg skilles de ulike IDene med komma (,). Om du kun bytter ut IDene og lar kommaet som skiller dem være igjen vil oppsettet blir korrekt. Det skal ikke være mellomrom mellom Idene og komma-tegnet. Erfaringsmessig er dette den databasen endringsønsker oftest dukker opp. Ønsker prosjektet spesialtilpassinger dette bes du ta kontakt med CA eller BSS. 12
2.4.6. Endringsordre fra byggherre Denne databasen finner du i mappe 02. Entreprenør/Svv. Skriv inn stegidene som etterspørres i de egendefinerte feltene i steg 1,2,3,4 og 7: I egendefinerte felter der flere IDer etterspørres i samme steg skilles de ulike IDene med komma (,). Om du kun bytter ut IDene og lar kommaet som skiller dem være igjen vil oppsettet blir korrekt. Det skal ikke være mellomrom mellom Idene og komma-tegnet. 2.4.7. Prisforespørsel Denne databasen finner du i mappe 02. Entreprenør/Svv. Skriv inn stegidene som etterspørres i de egendefinerte feltene i steg 1,2 og 3: I egendefinerte felter der flere IDer etterspørres i samme steg skilles de ulike IDene med komma (,). Om du kun bytter ut IDene og lar kommaet som skiller dem være igjen vil oppsettet blir korrekt. 13
2.4.8. Saker og oppgaver Denne databasen finner du i mappe 03. Konsulent/Svv. Skriv inn stegidene som etterspørres i det egendefinerte feltet i første steg: 2.4.9. Saker og oppgaver Denne databasen finner du i mappe 02. Entreprenør/Svv, i undermappe 02.02 Saker og oppgaver. Skriv inn stegidene som etterspørres i det egendefinerte feltet i første steg: 2.4.10. Byggherreinterne saker og oppgaver Denne databasen finner du i mappe 02. Entreprenør/Svv, i undermappe 02.02 Saker og oppgaver. Skriv inn stegidene som etterspørres i det egendefinerte feltet i første steg: 14
2.4.11. Geometrisk kontroll Denne databasen finner du i mappe 02. Entreprenør/Svv, i undermappe 02.04 Kvalitet og kontroll. Skriv inn stegidene som etterspørres i det egendefinerte feltet i steg 1 og 2: I egendefinerte felter der flere IDer etterspørres i samme steg skilles de ulike IDene med komma (,). Om du kun bytter ut IDene og lar kommaet som skiller dem være igjen vil oppsettet blir korrekt. 2.4.12. Målebrev Denne databasen finner du i mappe 02. Entreprenør/Svv, i undermappene 02.04 Kvalitet og kontroll, Entreprenørens dokumentasjon og Målebrev. Skriv inn stegidene som etterspørres i det egendefinerte feltet i steg 1,2,3 og 4: I egendefinerte felter der flere IDer etterspørres i samme steg skilles de ulike IDene med komma (,). Om du kun bytter ut IDene og lar kommaet som skiller dem være igjen vil oppsettet blir korrekt. 15
3. Medlemshåndtering Alle eroom har et sett medlemmer som har tilgang til hele eller deler av rommet. Hva det enkelte medlem har tilgang til styres gjennom egendefinerte roller. Det er eroom ansvarlig (koordinator) i det enkelte eroom som legger inn sine medlemmer fra communitiets medlemsliste og tildeler dem korrekt rolle. CA eller kordinator kan sende en forespørsel til BSS om nye medlemmer via IKT henvendelser - http://svvppobend01/pob21/servlet/eu. I de fleste tilfeller finnes medlemmer fra før. Da kan CA hente dem fra communitiet for interne eller eksterne medlemmer. Gå først inn på medlemslisten for communitiet og velg gruppen "Gjester". Klikk deretter på knappen "Legg til gjest". Er du CA kan du lese mer i veiledningen Community Administrator. eroom Community Administrator i Statens vegvesen. 3.1. Legg til medlemmer i rommet Nye medlemmer legges til i rommet med Medlemmer -knappen på rommets forside: Klikk deretter på knappen Legg til : Deretter velges medlem. Merk at man kun skal plukke enkeltpersoner/navngitte personer, ikke grupper. Når ønsket medlem er valgt klikkes OK -knappen to ganger etter hverandre. 16
Du blir nå bedt om å gi medlemmet du er i ferd med å legge inn i rommet en rolle. Huk bort eroomroller og velg den eller de rollene som medlemmet skal ha i dette rommet. Gjennom disse rollene vil vedkommende få de tilganger han eller hun trenger i rommet. Merk at rollene Byggherre og Entreprenør kun styrer innsyn. For at en bruker fra Vegvesenet skal få tilgang til å godkjenne tegninger fra konsulent, utstede endringsordre, utstede K-mld., svare på varsel/krav etc. må medlemmet ha rollen Byggherreadm. i tillegg. Det samme gjelder for entreprenør. De som skal få utstede varsel/krav, svare på endringsordre, utstede tekniske avklaringer etc. må ha rollen Entreprenøradm. i tillegg til Entreprenør -rollen. I eksempelet under er brukeren ansatt i Vegvesenet og skal derfor ha rollen Byggherre, i tillegg skal brukeren ha utvidede rettigheter da han/hun er assisterende byggeleder. Når korrekt rolle er valg, klikk OK. 17
Medlemmet får da følgende roller i rommet: Det er samme fremgangsmåte for å plukke inn flere medlemmer men du bør da kun velge medlemmer som skal ha samme rolle(r) i rommet. Om enkelte medlemmer ikke ligger i community medlemslisten må du kontakte prosjektets CA eller BSS for å få opprettet dem. 3.2. Opprette et nytt medlem Man oppretter nye medlemmer med å melde de inn til BSS. Se veiledningen for Community Administrator pkt. 1.2.4 for detaljert fremgangsmåte. Knappen "Nytt medlem" skal IKKE benyttes. Det er oftest eroom ansvarlig/koordinator i det enkelte rom som legger inn og inviterer medlemmer i sin entreprise. 18
3.3. Invitere et medlem. Et medlem kan ikke inviteres før det er innlagt i rommet og er tildelt en (eller flere) rolle(r). Man inviterer medlemmer fra medlemssiden i rommet ved å klikke på Inviter -knappen og deretter huke av den/de medlemmer man ønsker å invitere. Man kan altså invitere ett eller flere medlemmer på en gang. Det er viktig linken til rommet eller brukernavnet/ {eroomloginname} ikke endres. Om man gjør det vil ikke invitasjonen fungere. 19
Invitasjonen blir sendt til mottakers e-postboks og han/hun har nå fått tilgang til rommet. Den som sender invitasjonen vil også få en kopi av denne tilsendt sin eroom registrerte e-post adresse. 20
4. Sammendrag/sjekkliste Denne veiledningen for å sette opp nye eroom fra utbyggingsmal er laget for nye koordinatorer/eroom ansvarlige og CAer som ikke har gjort dette før. Vi har derfor laget en sjekkliste i tillegg, den er fin å bruke om du har erfaring med å sette opp utbyggingsrom fra Prosjektweb 2.1 malen fra før. Opprett rommet basert på malen "Prosjektweb for utbygging. Endre eroom innstillingene på rommets forside: Status - Trafikklys skal slås av. Invitasjon - skriv inn navn på prosjekt, navn på rommet koordinator (eroom ansvarlig) og kontaktinfo. Velkomstmelding - skriv inn prosjektets navn, navn og kontaktinfo på eroom ansvarlig, link til info om prosjektet på Svv hjemmeside samt prosjektrelevant bilde. Klargjør av flerstegsdatabasene ved å aktivere de egendefinerte feltene. Legg inn ID ved å høyreklikke på basen/stegene i basen, velge egendefinerte felt og legge inn databaseiden(e) i anviste felter. Gjelder følgende databaser: > 02. Entreprenør/Svv > o > 02.02 Saker og oppgaver (mappe) > : > Saker og oppgaver (ID på steg) > Byggherreinterne saker og oppgaver (ID på steg) o > 02.04 Kvalitet/Kontroll (mappe) > Entreprenørens dokumentasjon (mappe) > : > c) Geometrisk kontroll (ID på steg) > d) Målebrev (mappe) > Målebrev (ID på steg) o > 02.06 Avvik fra entreprenør (ID på steg) o > 02.07 Tekniske avklaringer fra entreprenør (ID på steg) o > 02.08 Kontrollørmelding fra byggherre (ID på steg) o > 02.09 Varsel og krav fra entreprenør (ID på steg) o > 02.10 Endringsordre fra byggherre (ID på steg) o > 02.11 Prisforespørsel (ID på steg) > 03. Konsulent/Svv > : o > 03.02 Saker og oppgaver (ID på steg) o > 03.07 Godkjenning av tegninger (ID på forsiden av basen, ikke på steg) o > 03.08 Godkjenning av fagmodeller (ID på forsiden av basen, ikke på steg) Opprette evt. nye medlemmer i rommet for rommets koordinator/eroom ansvarlig (kan kun gjøres av BSS). Legg til medlemmer i rommet ved å hente inn fra community liste og tildel dem korrekt(e) rolle(r). Inviter medlemmer. 21
5. Support Alle henvendelser sendes til BSS: Bruker registrerer henvendelse under: Etat > Støttefunksjoner > IT > BSS Brukerservice > IKT-henvendelser >. Under Beskrivelse av henvendelse feltet må det oppgis hva det trengs support til. Husk å oppgi navn på community! Det finner du til høyre i kolonnen på forsiden av eroom: BSS mottar henvendelsen og det opprettes en POB-sak med nødvendig informasjon. Dersom henvendelsen kan løses av BSS, oppdateres saken, brukeren informeres og henvendelsen avsluttes. Dersom BSS ikke kan håndtere henvendelsen, blir den sendt videre til 2. linje support. 2. linje blir ansvarlig for å følge opp saken videre derfra. Dersom henvendelsen kan løses av 2.linje, oppdateres saken, brukeren informeres og saken avsluttes. Dersom henvendelsen må sendes videre til 3.linje support blir henvendelsen oversendt til den rette mottakeren. Når saken er løst og brukeren har fått sluttstatus på henvendelsen så avsluttes saken. http://intranett.vegvesen.no/etat/st%c3%b8ttefunksjoner/it/bss+-+brukerservice Telefon: 240 58 000 22