Annskaffelse: Hammerfest Havn KF, Hammerfest Eiendom KF, Hammerfest Parkering KF, Hasvik kommune, Hammerfest kommune. VEDLEGG 2 1 Kravspesifikasjon 1.1 Beskrivelse av anskaffelsen Oppdragsgiver skal inngå ny avtale om levering av kraft og porteføljeforvaltning med tilhørende tjenester med oppstart fra 01.01.2013. Antatt årlig forbruk er 27 GWh, fordelt på ca. 285 målepunkt. Av disse er 70 fjernavlest. Fordeling for hver «resultatenhet» er som følger: Enhet GWh/år Målepunkter/anlegg Fjernavlest Hammerfest Kommune 3,1 87 Hammerfest Eiendom 19,7 121 48 Hammerfest Havn 1,1 Ca 25 1 Hammerfest Parkering 0,026 14 13 Hasvik Kommune 2,8 37 8 Leveransen omfatter følgende tjenester: Besørge oppdragsgivers behov for elektrisk kraft. Rådgivning ved utarbeidelse av risiko- og strategidokument for forvaltning av kraftporteføljen og tilhørende forvaltningsmandater. Gjennomføring av valgt handelsstrategi og håndtering av finansielle kontrakter. Faktureringstjenester og anleggsadministrasjon - viderefakturering av nettleie. Håndtering av elsertifikater Oppfølging Eventuelt tilleggstjenester
1.2 Generelt om oppdraget Oppdragsgiver har i flere år hatt avtale om diskresjonær porteføljeforvaltning der leverandør har forestått komplett leveranse med fysisk levering, finansiell prissikring og fakturering inklusive viderefakturering av nettleie. Denne avtalen skal erstattes, og sentralt for anskaffelsen vil være å evaluere dagens løsninger opp mot alternative løsninger i mottatte tilbud slik at man er i stand til å velge best mulig praksis. Dette gjelder også i forhold til interne rutiner og organisering rundt kraftkjøpet. Det åpnes derfor for en relativt bred diskusjon slik at alternative løsninger kan evalueres. Samtidig er det viktig at det presenteres et komplett, ferdig løsningsforslag. Oppdragsgiver ønsker valgte leverandør som motpart for alle transaksjoner. Oppdragsgiver skal selv ikke være clearingkunde hos Nasdaq OMX Commodities. 1.3 Fysisk kraftlevering Leverandør forplikter seg til å anmelde og levere oppdragsgivers behov for elektrisk kraft til de anleggene oppdragsgiver har meldt inn som aktive anlegg. Leverandøren forplikter seg til å holde oppdatert oversikt over de aktive fysiske leveransene i forhold til eventuelle endringer i anleggsmassen meldt av oppdragsgiver. Avregning av fysiske kraftleveranser skal ta utgangspunkt i Nord Pool Spots gjeldende områdepris basert på oppdragsgivers faktiske uttak slik det rapporteres fra netteier. Alle kostnader og gebyrer utover volumveiet områdepris skal være inklusive i oppdragsgivers påslag som angis i eget prisskjema. 1.4 Elsertifikater Leverandør har ansvaret for at elsertifikater kjøpes inn, leveres og avregnes etter gjeldende regelverk. I utgangspunktet ønskes en forvaltet pris, men alternative modeller bes beskrevet i tilbudet. Påslag for håndtering av oppdragsgivers elsertifikatplikt angis i prisskjema. 1.5 Utarbeidelse av forvaltningsstrategi Oppdragsgiver ønsker et konkret forslag til handelsstrategi basert på forutsetningene i dagens marked. Forslaget skal være komplett med handelsmandater angitt og ta utgangspunkt i hva leverandør oppfatter som en riktig risikotilnærming for en kommune. Løsningsforslaget fra leverandør må også gi rom for alternative handelsmodeller med utgangspunkt i at oppdragsgiver og leverandør i fellesskap tar en gjennomgang av de ulike risikoelementene knyttet til kraftmarkedet, og blir enige om risikogrense og strategi for forvaltningen. Med risikogrense menes maksimal verdimessig risikoeksponering for oppdragsgiver.
Det er leverandørens ansvar å utarbeide et endelig risiko- og strategidokument som oversendes oppdragsgiver for godkjenning. Forvaltningsstrategi godkjent av oppdragsgiver skal implementeres som en del av leveransen. Muligheter for å gjøre særskilte tilpasninger for hver resultatenhet bes angitt. Alle endringer, oppfølging eller utvidet funksjonalitet i forvaltningen skal anses som en del av leveransen i avtaleperioden, og skal være inkludert i tilbudt påslag. Påslaget skal ellers dekke alle kostnader leverandøren har med å gjennomføre den finansielle handelen og beregnes på faktisk handlet volum. I evalueringen tar vi utgangspunkt i at leverandør handler underliggende volum 2 ganger. Påslaget betales gjennom leverings-/realiseringsperioden for den gjeldende kontrakten. Påslaget angis i prisskjemaet. 1.6 Gjennomføring av forvaltningen Leverandør skal på vegne av oppdragsgiver kjøpe/selge finansielle kontrakter i Nord Pools finansielle marked i henhold til avtalt strategi og fullmakter gitt av oppdragsgiver. Oppdragsgiver ønsker at all rapportering skal skje på norsk med fakturering i NOK med veksling på handelstidspunktet. Det forutsettes at alle detaljer rundt enhver handel som blir gjennomført på vegne av oppdragsgiver dokumenteres, slik at de kan kontrolleres mot markedsvilkår på det aktuelle handelstidspunktet. Finansiell handel vil bli regulert av utarbeidet risiko- og strategidokument som beskriver hvilke prosedyrer og fullmakter som gjelder for leverandørens gjennomføring av avtalen. Dokumentet skal beskrive hvordan det skal ageres ved endrede forutsetninger i markedet, samt når dokumentet skal oppdateres og revideres. 1.7 Oppfølging og statusmøter Leverandør og oppdragsgiver skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtalen. Oppdragsgiver ønsker også en oversikt over hvilke personer og ressurser som har ansvaret for gjennomføring av leveransene til oppdragsgiver. Oversikten skal bare vise personer som er i direkte tilknytning til gjennomføring av leveransene, herunder hvordan og på hvilken måte disse er tilgjengelige og disponible for oppdragsgiver. Oppdragsgiver ønsker å holde seg oppdatert om utviklingen i kraftmarkedet, samt å opprettholde egen kompetanse rundt krafthandel. Det er derfor et krav at det avholdes
minimum 1 statusmøte pr. år innen utgangen av september hvert år. Det er leverandørens ansvar å ta initiativ til slikt møte. Statusmøtet avholdes i Hammerfest kommune, rådhuset og skal være inkludert i prisen. 1.8 Avvik og heving Oppdragsgiver skal ha beskjed om eventuelle uregelmessigheter, vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen. Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist for å rette forholdet. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves. Eventuelt påløpt dagmulkt (konvensjonalbot) for forsinkelse fra leverandør kommer ikke til fradrag i erstatningen. 1.9 Konsekvenser ved handel utover fullmakt eller ved manglende resultater Dersom leverandøren inntar posisjoner utover vedtatt risiko- og forvaltningsstrategi og dette medfører tap for oppdragsgiver, dekkes tapet i sin helhet av leverandøren. Oppdragsgiver vil evaluere prestasjonene i leverandørens forvaltning ut i fra rammene som er avtalt om handelen, og de forventningene som er gitt, i forhold til markedsutviklingen. Dersom leverandøren leverer vesentlig dårligere resultater enn det forutsetningene skulle tilsi, har oppdragsgiver rett til å heve avtalen og flytte forvaltningen - inkludert finansielt resultat, til en annen leverandør uten kostnader for oppdragsgiver. 1.10 Rapportering Oppdragsgiver ønsker månedlig rapportering på utvikling i porteføljen. I tillegg skal oppdatert anleggsoversikt til en hver tid være tilgjengelig for kunden. WEB-baserte løsninger er et krav, og all rapportering skal ha norsk språkform. Eksempler på rapportering vedlegges tilbudet. Rapporteringen på forvaltning av porteføljen bør vise oversikt over alle prissikringer, resulterende pris for levert kraft og prognostiserte resultater for fremtidige leveranser og være hensiktsmessig for kontroll av fakturert pris i mottatte fakturaer. Det ønskes muligheter for å ta ut egne rapporter for hver resultatenhet. Videre ønskes det tilgang til forbruks- og kostnadsdata for hver enkelt måler pr. måned (periode), samt akkumulerte verdier (totalt) på bygg og avdelingsnivå. Forbrukstall bør oppdateres raskt døgntall hvis mulig. Kostnadsdata pr. anlegg er blant annet kraft, nettleie, avgifter, skatter, honorar, gebyrer, etc. For å lette arbeidet med forbruksoppfølging skal det leveres/gis web-tilgang til elektroniske rapporter med timeverdier i.xls-format.
Det er ønskelig med elektroniske eller web-baserte rapporter, men det er vesentlig at det er mulig å gjøre tilpasninger i forhold til oppdragsgivers spesifikke behov eventuelt i form av tilleggsrapporter. 1.11 Avregning, fakturering og fakturaadministrasjon Generelt om fakturaløsninger Oppdragsgiver ønsker månedlig fakturering per målepunkt. Månedsfakturaen skal inneholde utgifter til kraft, nettleie, offentlige avgifter, skatter, honorarer gebyrer og finansielle kontrakter. Elektronisk fakturering, E2B, er etablert hos Hammerfest Kommune, men alle resultatenhetene er ikke oppe på elektronisk fakturering, og tradisjonell papirfaktura må inntil videre kunne leveres på deler av anleggsmassen. Fakturahåndtering er ressurskrevende og fakturamengden ønskes redusert. Ulike alternativer til faktureringshyppighet er diskutert, uten at oppdragsgiver har konkludert med et absolutt krav. Det etterspørres derfor om forslag fra leverandør på det som denne anser å være det mest mulig effektive faktureringsregimet, og som samtidig gir oppdragsgiver tilfredsstillende oversikt og kontroll. Diskutert fakturafrekvens hos oppdragsgiver har vært annenhver måned alternativt kvartalsvis fakturering. En fullstendig presentasjon av en etablert løsning som leverandør kan anbefale er ønskelig. I tillegg bør tilbudt fleksibilitet i forhold til mulige standardiserte tilpasninger og aktuelle alternative løsninger presenteres. Under følger de krav og retningslinjer som oppdragsgiver øsker det skal tas hensyn til. Avregning Resultatet av finansiell handel skal faktureres sammen med den fysiske spotleveransen slik at hvert målepunkt får avregnet reell månedlig kraftkostnad. På forespørsel skal leverandør utarbeide samlefaktura som består av en felles faktura for flere definerte målepunkter. Oppdragsgiver ønsker at avregningsfakturaer og a-konto innbetalinger ikke blandes i de samme betalingsdokumentene. Viderefakturering av nettleie, anleggs- og fakturaadministrasjon Leverandøren skal ha totalansvaret for fakturering av kraft og nettleie, og stå som fakturamottaker for nettleie fra de ulike netteierne. Nettkostnaden skal viderefaktureres sammen med kraftkostnaden. Det er vesentlig at nettkostnadene dokumenteres slik at kostnadene kan etterprøves og kontrolleres. Leverandør skal gjennomføre en rimelighetskontroll på om det blir beregnet riktig nettleie, og uten ekstra kostnad, gjøre alle underlag tilgjengelig for oppdragsgivers eventuelle egen gjennomgang av materialet.
Leverandør har ansvaret for å koordinere arbeidet rundt oppdragsgivers til en hver tid aktive anlegg, melde alle endringer til netteierne og påse at riktig fakturaregime blir etablert. Det er viktig for oppdragsgiver å motta årsavregning tidlig nok etter årsskiftet til at man får ført kostnaden på riktig periode og år. Leverandør må angi et estimat for tidspunkt for normal utsendelse av årsavregning til oppdragsgiver etter mottatt årsavregning fra netteierne. 1.12 Budsjett Tilbyder skal innen den 1. oktober hvert år utarbeide et energibudsjett for hver kommune og KF for det påfølgende året. Dersom oppdragsgiver ikke har meldt inn forventet utvikling/endring i forbruket, skal budsjettet ta utgangspunkt i erfaringstall korrigert for utvikling til inneværende år. Budsjettet skal være spesifisert på hvert målepunkt og vise nettleiekostnader, kraftpris og offentlige avgifter. 1.13 Generell rådgivning Oppdragsgiver kan i avtaleperioden ha behov for rådgivning utover de områdene som avgrenses av dette konkurransegrunnlaget. Forutsetningene for oppfølging og generell rådgivning som kan anses å være inkludert i prisen fra leverandør skal beskrives i tilbudet. 1.14 Tilleggstjenester Alle tilleggstjenester leverandøren ønsker å tilby, og som ikke er å anse som en del av tilbudte priser og påslag i tilbudet, skal presenteres i et eget dokument merket «Tilleggstjenester». For oppdragsgiver er det spesielt interessant å se hvilke verktøy og rapportmoduler for forbruksoppfølging (EOS) som er inklusive i tilbudet, og hva som prises som en tilleggstjeneste. Aktuell opplæring og kurs som ikke er inkludert i prisen skal beskrives nærmere og prises som tilleggstjeneste. 1.15 Implementering av tilbudt konsept Oppdragsgiver har en forvaltningsavtale med dagens leverandør, og ny leverandør må ta ansvaret for å få videreført eller gjort opp eventuelle eksisterende posisjoner på en hensiktsmessig måte. Tilbyder skal beskrive en plan for implementering av sitt tilbudte konsept. I tillegg til fremdriftsplan må det følgende presenteres: Prinsipp/opplegg for overtakelse av prissikringskontrakter. Ressursene leverandøren tilbyr ved implementering. Ressursbehov hos oppdragsgiver i implementeringsfasen. Plan for overtagelse av de enkelte målepunktene.
1.16 Miljø Oppdragsgiver ønsker tilbud på RECS-sertifikater eller tilsvarende for forbrukt energi i avtaleperioden. Det vil sannsynligvis ikke bli gjort bestilling av RECS i forbindelse med tildeling og oppstart av leveranser etter denne anbudskonkurransen. Tilbudte priser på RECS må derav ha en frist samt prinsipp for ny prisfastsettelse angitt. RECS skal ikke prises i prisskjemaet, men legges ved tilbudet som eget vedlegg. Norsk vannkraft skal være ett av alternativene.