KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE

KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Molde, 15. oktober 2014 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 5/14 TID: 22.10.2014 kl. 12:00 STED: Møterom «Galleriet» Molde rådhus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 31/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 04. SEPTEMBER 2014 PS 32/14 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 33/14 FORVALTN1NGSREVISJONSRAPPORTEN«SAMHANDLINGSREFORMEN I MOLDE KOMMUNE» PS 34/14 OPPFØLGING AV FORVALTNNGSREVISJONSRAPPORTEN «KVALITET I GRUNNSKOLEOPPLÆRINGEN I MOLDE KOMMUNE» PS 35/14 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMI- OG FINANSRAPPORT PER 2. TERTIAL 2014 PS 36/14 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2015 FOR KONTROLL OG TILSYN PS 37/14 OPPFØLGINGSLISTE Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf. 71 11 15 79, evt. mob 91 37 11 12. E-post: jane.anita.aspen@molde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Finn Myrland (s) leder Jane Anita Aspen daglig leder kontrollutvalgssekretariatet Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistr. 2 M & R

MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2014-1502/05 033 Jane A. Aspen 08.10.2014 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 31/14Kontrollutvalget Møtedato 22.10.2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 04. SEPTEMBER 2014 Sekretariatets innstilling Protokollen fra møte 04. september 2014 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Jane Anita Aspen daglig leder

KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/14 Møtedato: 04.09.2014 Tid: kl 12.00 kl 14.15 Møtested: Møterom «Innsikten», Molde rådhus Sak nr: 24/14 30/14 Møteleder: Finn Myrland, leder (Ap) Møtende medlemmer: Evy Olin Strømme (V) Harald Valved (Sp) Tove A. Melsæter, nestleder (H) Forfall: Are Krohn Venås (Frp) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Mette Hanekamhaug (Frp) Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Åse Solveig Eriksen, rådgiver Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Arne Sverre Dahl, rådmann (under sak 25/14) Terje Tveeikrem Sæter, seksjonsleder økonomi (under sak 25/14) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 24/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18. JUNI 2014 PS 25/14 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 26/14 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK PS 27/14 REVISJONSRAPPORT FOR 1. HALVÅR 2014 PS 28/14 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2014 PS 29/14 OPPFØLGINGSLISTE PS 30/14 EVENTUELT PS 24/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 18. JUNI 2014 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 18.juni 2014 godkj ennes. Side 1av 5

Kontrollutvalgets behandling Leder orienterte. Sekretæren svarte på spørsmål til protokollen fra forrige møte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 25/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Orienteringssaker: OS 10/14 Statusrapport fra distriktsrevisor om oppfølging av nummerert brev nr 1 vedr revisjon av Molde kommune. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om at Molde Vann og Avløp har lyst ut åpen anbudskonkurranse. Når det gjelder de øvrige rammeavtalene, så har innkjøpssjef informert om at det blir lyst ut åpen anbudskonkurranse om disse innen kort tid. Distriktsrevisor vil følge med til dette er på plass og vil gi ny statusrapport i neste møte. OS 11/14 Habilitet for lokalpolitikere «Bernt svarer: Er rådmannen din sønn? Du er ikke automatisk inhabil for det» - artikkel fra Kommunal Rapport, 19.05.2014 OS 12/14 Driftsrammer for budsjett 2015 og for planperioden 2015-2018 Rådmann Arne Sverre Dahl informerte og svarte på spørsmål om grunnlaget for saken «Driftsrammer for budsj ett 2015 og for planperioden 2015-2018» som formannskapet har hatt til behandling 02.09.14. Rådmannen informerer at det ikke er endringer i forhold til planperioden, men at det er noen utfordringer i forhold til 2015. Dette skyldes bl.a. at en har forskj øvet gjennomføring av helse- og omsorgsplanen. Rådmannen sier at kommunen har grunnlag for de disposisjoner de gjør, men samtidig understreker han at det ikke skal mange utforutsette forhold til for at kommunen får ytterligere utfordringer. Molde kommune er avhengig av å ha balanse i sitt regnskap for 2015, for en kan ikke dekke inn et nytt underskudd. Noe av utfordringen for den økonomiske situasjonen er at kommunen får mindre skatteinntekter enn budsjettert, dette er en utfordring for hele kommunenorge. Terje Tveeikrem Sæter viste lysark med tabeller som synliggjør situasjonen Nye økonomiske utfordringer delvis dekning av nye økonomiske utfordringer Foreslått rammereduksjoner Foreslått rammeøkninger Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) Side 2 av 5

PS 26/14 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar oppfølging av politiske vedtak pr 31.12.2013 til etterretning. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 27/14 REVISJONSRAPPORT FOR 1. HALVÅR 2014 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2014 til orientering. Kontrollutvalgets behandling Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for revisjonens rapport og svarte på spørsmål til rapporten og fordringen til BUF-etat. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 28/14 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2014 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2014, sammen med revisors vurdering av uavhengighet, til orientering. Kontrollutvalgets behandling Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om innholdet i planen og redegjorde for de risikoforhold som er konstatert i Molde kommune. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (5 voterende) PS 29/14 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: «Saman om ein betre kommune» «Saman om ein betre kommune» er et prosjekt i regi av Kommunal- og regional departementet og KS. Prosjektet har vært rettet mot sykefravær, kompetanse/rekruttering, heltid/deltid og Side3 av 5

omdømme. Molde kommune er deltaker i prosjektet og arbeider med tema sykefravær, men har også vært innom tema som rekruttering/kompetanse, omdømme og heltid/deltid. Kontrollutvalget fikk en orientering fra Personal- og org.sjef om Molde kommunes deltakelse i prosjektet «Sarnan om ein betre kommune» i juni 2013. Prosjektets hovedmål er å redusere sykefraværet i kommunen over et 5-års perspektiv. Kommunen har fått prosjektmid ler til å iverksette tiltak og det ble redegjort for planlagte og iverksatte tiltak i dette arbeidet. Kontrollutvalget ønsket å følge opp denne saken videre og ville be om en ny orientering om et år. 04.09.14: Personal- og org.sjefen hadde ikke anledning til å komme i dagens møte. Ny orientering utsettes til neste møte 22.10.14. Retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune Sluttregnskap for investeringsprosjekt avsluttes når prosjektet er ferdigstilt og tatt i bruk. Hvordan et sluttregnskap skal behandles er ikke nedfelt i lover og forskrifter slik at det vil være opp til den enkelte kommune å regulere dette i kommunens økonomireglement. Kontrollutvalget ber om at det utarbeides et mer detaljert reglement for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune hvor kontrollutvalgets rolle er avklart. Brev sendt rådmannen 16.12.2013 med anmodning om å utarbeide nytt reglement. 04.09.14: Kontrollutvalgssekretariatet har mottatt et brev fra Molde kommune etter at sakene til møtet 04.09.14 var sendt ut. Brevet vil bli lagt frem for kontrollutvalget i neste møte. Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Sekretariatet har tilskrevet kommunen om dette og bedt om å få slik oversikt. Grunnet manglende kapasitet i administrasjonen, var ikke oversikt over politiske vedtak ferdig til behandling i møte 06.05.2014. 04.09.14: Saken ble lagt frem i dagens møte under sak 26/14. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Saken ble behandlet i møte 06.05.2014 i sak PS 15/14. Kontrollutvalget ønsket at revisjonen skulle følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. 04.09.14:Distriktsrevisor orienterte om at Molde Vann og Avløp har lyst ut åpen anbudskonkurranse. Distriktsrevisor vil følge med til dette er på plass og vil gi ny statusrapport til kontrollutvalget i neste møte. Byggesak og Geodata Ny sak I den senere tid har det vært flere oppslag i pressen med fokus på saksbehandlingstiden for byggesaker i Molde kommune. Underbemanning i avdelingen har ført til at saksmengden har hopet seg opp og oppfølging av ulovlige tiltak og tilsyn har blitt nedprioritert. Stor utskiftning i etaten kan være noe av årsaken til problemene som har oppstått. Kontrollutvalget ønsker å se nærmere på situasjonen for byggesaksavdelingen i Molde kommune. Side 4 av 5

04.09.14: Kontrollutvalget ønsker en orientering om situasjonen i møtet i desember. Kontrollutvalgets behandling Sekretær orienterte. I dette møtet var det lagt opp til følgende orientering fra revisjonen: Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Utvalget gjennomgikk de saker som var listet opp i saksframlegget. til oppføring av følgende ny sak på oppfølgingslisten: Det ble fremmet forslag Byggesak og Geodata Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) PS 30/14 EVENTUELT Virksomhetsbesøk I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. Utvalgets medlemmer kan komme med forslag til hvilken kommunal virksomhet det kan være aktuelt å besøke eller få informasjon om. Kontrollutvalget konkluderte i møte 18.06.14 i sak PS 23/14 Eventuelt, at de ønsker en orientering fra Molde Eiendom KF i utvalgets møte 22.10.14. Kontrollutvalgets behandling Utvalgets medlemmer ble enige om at de ønsker orientering om følgende punkt: Molde Eiendom KF sin strategi og praktisering av denne Vedlikeholdsplan 2014 Hva gjør en for å sikre kommunens eiendommer? Etterslep vedlikehold pr 1/1-14 og 1/1-15 Hva blir gjort med eiendommer som ikke er i bruk? Er det aktuelt å selge eiendommer som ikke er i bruk for å bedre kommunens økonomi? Bemanning og organisering Finn Myrland Harald Valved Evy Olin Strømme leder Tove A. Melsæter Mette Hanekamhaug Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5

MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2014-1502/05 033 Jane A. Aspen 08.10.2014 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 32/14Kontrollutvalget Møtedato 22.10.2014 REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretariatets innstilling Referat - og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 11/14 Deltakelse i ny interkommunal revisjonsordning i Møre og Romsdal - valg av organisasjonsform - videre prosedyre saksprotokoll fra Molde kommunestyre 11.09.14. sak 058/14 (vedlagt) RS 12/14 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 11.09.2014 (vedlagt) Orienteringssaker: Jane Anita Aspen daglig leder

PS 58/14 Deltakelse i ny interkommunal revisjonsordning i Møre og Romsdal - valg av organisasjonsform - videre prosedyre Saksprotokoll i Molde kommunestyre - 11.09.2014 Vedtak Kommunestyret slutter seg til utredningen om etablering av en ny interkommunal revisjonsordning i fylket, og at Molde kommune vil delta i forhandlingene om selskapsavtalen for det interkommunale selskapet. Kontrollutvalget blir bedt om å velge representant fra kommunen i forhandlingene om avtaleverket for den interkommunale revisjonsordningen og gitt fullmakt til å ta stilling til konkrete spørsmål som i den sammenheng måtte bli lagt fram. Styringsgruppen for utredningsprosessen oppfordres til å gjennomføre forhandlingsprosessen og legge fram en omforent avtalestruktur for det nye selskapet. Behandling Det ble votert samlet over kontrollutvalgets innstilling som ble enstemmig vedtatt.

Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Av styrets medlemmer møtte: Aukra kommune: Eide kommune: Fræna kommune: Nesset kommune: Rauma kommune: Sunndal kommune Vestnes kommune: Forfall: Molde kommune: Møtende vara: Gjemnes kommune: Ikke møtt: Fra sekretariatet: Av øvrige møtte: 2/14 11.09.2014 kl 09.30 kl 11.20 Møterom «Formannskapssalen», Molde rådhus 07/14 12/14 Ola Krogstad, leder Rita Rognskog, nestleder Ola Krogstad, leder Jim Erik H. Johansen Paul Nauste Odd Ivar Røhmesmo Trond Hansen Riise Øyvind Uren Finn Myrland Ingen Heidi Hogset Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Åse Solveig Eriksen, rådgiver Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til saksliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL ST 07/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28. MAI 2014 ST 08/14 REFERAT OG ORIENTER1NGER ST 09/14 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2015 ST 10/14 KU SEKRETARIATET. DELEGERINGSEGLEMENT DAGLIG LEDER ST 11/14 DELEGERINGA AV ANVISNINGSFULMAKT ST 12/14 EVENTUELT Side 1 av 5

ST 07/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28. MAI 2014 Styrets vedtak Protokollen fra møte 28. mai 2014 godkjennes. Styrets behandling Det var ingen spørsmål til protokollen. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). ST 08/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Styrets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Styrets behandling Referatsaker: RS 02/14 Protokoll fra møte i Sekretærforum for kontrollutvalgssekretærene i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane 1.-2.sept 2014 Orienteringssaker: Sekretariatet orienterte fra møtet i Sekretærforumet. OS 03/14 Orientering fra sekretariat om praktisering av reglement for reiseregninger og tapt arbeidsfortjeneste Sekretariatet orienterte om at det så langt var mottatt svært få reiseregninger og krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste. Det ble repetert prosedyrene og e-posten som ble sendt ut fra Åse Solveig Eriksen 28.05.2014. Det ble uttrykt ønske om at e-posten av 28.05.2014 blir sendt ut på nytt. Det ble orientert om rutinene for tapt arbeidsfortjeneste som følger Møre og Romsdal fylkeskommunen sitt reglement, og at en for korte møter får dekket tapt arbeidsfortjeneste for '/2dag. Styret ønsker at skjemaene blir påført sekretariatets logo. Sekretariatet undersøker om det er krav til originale kvitteringer ved bilag til reise- og kjøreregninger. OS 04/14 «Kritisk til utsatt innsyn i kommunale granskinger» artikkel fra Kommunal Rapport, datert 03.09.2014 Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). ST 09/14 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2015 Styrets vedtak Side 2 av 5

Det framlagte forslag til budsjett for KU sekretariatet for 2015 godkjennes. Sekretariatet gis fullmakt til å omprioritere irmenfor ansvarsområdets budsjettramme. Utgiftene fordeles på kommunene etter en prosentvis andel beregnet etter folketallet pr. 1. januar 2014 jfr. vedlegg Styrets behandling Sekretæren orienterte om at det i Budsjettforslag før oversending til kommunene. 2015 er en skrivefeil som vil bli rettet opp Videre ble det opplyst om at beløpet for Pensjonsandel KLP. MKP også innbefatter pensjonsandel Sekretær viste til at bakgrunnen for økningen i budsjettet for 2015 i forhold til 2014 gikk fram av saksframlegget. I budsjettet for 2014 var flere av postene stipulerte beløp, da en ikke hadde erfaringstall å bygge på. Dette er i langt større grad på plass nå. Styret gikk igjennom det framlagte forslag til budsjett. Det blir satt frist til 20. november for kommunenes tilbakemelding til budsjettforslaget. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). ST 10/14 KU SEKRETARIATET. DELEGERINGSREGLEMENT DAGLIG LEDER Styrets vedtak Det framlagte delegasjonsreglement for daglig leder for kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal godkjennes. Styrets behandling Sekretær informerte om at bakgrunnen for forslaget om delegeringsreglement konkretisere ansvarsdelingen mellom styret og daglig leder. er behovet for å Utvalget drøftet det fremlagte forslaget og samlet seg om innstillingen. Styremedlem Trond Hansen Riise bad under behandling av denne saken om at det ble protokollført at sekretariatet må ha en vemetjeneste og viste arbeidsmiljølovens krav til helse, miljø og sikkerhet. Sekretariatet undersøker med Molde kommune om sekretariatet kan benytte seg av Molde kommunes vemetjeneste. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). SF 11/14 KU SEKRETAR1ATET. ANVISINGSFULLMAKT Styrets vedtak Side 3 av 5

Den framlagte fullmakt fra styrets leder til Åse Solveig Eriksen for å anvise daglig leders reise- og oppholdsutgifter i forbindelse med tjenestereiser, kurs og konferanser, godkjennes. Styrets behandling Leder orientert om den elektroniske løsningen som Molde kommune har for reiseregninger som sekretariatets ansatte benytter. og Styret diskuterte om det fantes andre løsninger, men falt ned på sekretærens innstilling. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (8 voterende). ST 12/14 EVENTUELT Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp: Statusoppdatering fra sekretariatet Utredning om sammenslåing av 4 av de 5 revisjonsenhetene i Møre og Romsdal statusrapport Dato for neste styremøte Sunndals kommunes krav om at sekretariatet skal benytte kommunens saks- og arkivsystem Styrets behandling Statusoppdatering fra sekretariatet Sekretariatet orienterte om følgende punkt: Molde kommune har informert at de skal få etablert Kontrollutvalgssekretariatet som et eget selskap i regnskapssystemet innen utgangen av september. Det følger en del papirarbeid med dette bla i forbindelse med oppretting av egen bankkonto. Etter at underskrift fra leder og nestleder nå er på plass, så blir avtaledokumentene returnert til KLP. Utredning om sammenslåing av 4 av de 5 revisjonsenhetene i Møre og Romsdal - statusrapport Odd Ivar Røhmesmo refererte til vedtak i Rauma kommunestyre 09.09.14. Ny dato for neste styremøte Neste styremøte er planlagt til 5. november 2014. Det ble stilt spørsmål ved om det hadde noe hensikt å ha styremøte allerede 5. november, når en sette frist til 20. november for kommunen til å gi tilbakemelding om budsjettforslaget. Ny dato for neste styremøte blir satt til 10. desember 2014. Sunndals kommunes krav om at sekretariatet skal benytte Sunndal kommunes saks- og arkivsystem Styremedlem Trond Hansen Riise stilte spørsmål om det ble jobbet med å gi en tilbakemelding til Sunndal kommune på deres brev der det blir krevd at sekretariatet skal benytt Sunndal kommunes sak- og arkivsystem til Kontrollutvalget i Sunndal sine saker. Åse Solveig Eriksen fra sekretariatet redegjorde for det som er gjort så langt, og prosessen videre. Side 4 av 5

Rita Rognskog Ola Krogstad nestleder leder Jim Erik H. Johansen Heidi Hogset Paul Nauste Odd I. Røhmesmo Trond Hansen Riise Øyvind Uren Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5

MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2014-1502/05 216 Jane A. Aspen 15.10.2014 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 33/14Kontrollutvalget Kommunestyret Møtedato 22.10.2014 FORVALTNINGSREVISJONSRAPORTEN «SAMHANDLINGSREFORMEN I MOLDE KOMMUNE» Sekretariatets innstilling Molde kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Samhandlingsreformen i Molde kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens kapittel 1 under Oppsummering, samlede vurderinger og anbefalinger. Kommunestyret ber rådmann om å sørge for at revisjonens anbefalinger i kapittel 1 blir fulgt og påse at dette arbeidet gjennomføres. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen en periode på 12 18 mnd. Saksopplysninger Kontrollutvalget i Molde vedtok i sitt møte 03.06.2013 i sak 23/13 å bestille en forvaltningsrevisjon av samhandlingsreformen i Molde kommune. Prosj ektet inngår i Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Ihh. til Engasjementsavtalen mellom kontrollutvalget i Molde og Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal (KR2) skal det i starten av et forvaltningsrevisjonsprosjekt utarbeides et utkast til prosjektplan som skal danne grunnlaget for gjennomføringen av prosjektet. Prosjektplanen for ovennevnte prosjekt ble vedtatt av kontrollutvalget i møte 05.12.2013 i sak 39/13. Kontrollutvalget hadde ingen innvendinger til planen, men kom med ønsker om at revisjonen i rapporten skal se nærmere på kommunens kapasitet til å ta i mot utskrivningsklare pasienter fra sykehuset. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon følger av kommunelovens 77, nr. 4 og Forskrifter for kontrollutvalg, kap. 5. Kontrollutvalget skal rapportere og legge fram gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter og resultatene av disse til kommunestyret, jfr. kontrollutvalgsforskriftenes 11. Vedlagt saken følger: Oversendelsesbrev fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, datert 14.10.2014 Forvaltningsrevisjonsrapporten Samhandlingsreformen i Molde kommune (eget vedlegg)

VURDERING Formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet Samhandlingsreformen i Molde kommune var å undersøke forebyggende og helsefremmende tiltak, faglig kvalitet og spesialkompetanse, helhetstenking og koordinering av helsetjenester. Videre samhandling mellom kommunen og det regionale helseforetaket, herunder kompetanseoverføring, veiledning og faglige nettverk, samt belyse reformens økonomiske konsekvens for kommunen. Grunnlaget for rapporten er undersøkelser av følgende problemstillinger: Hva er status for arbeidet med å styrke det forebyggende og helsefremmende arbeidet? Er fagkompetansen tilstrekkelig i forhold til tjenestene som kommunen har etablert? Har kommunen kapasitet til å ta imot utskrivningsklare pasienter? Hva blir gjort for å sikre at pasient/bruker får koordinerte og helhetlige helsetjenester? Hva er status for samarbeidsavtalen mellom Helse Møre og Romsdal og Molde herunder kompetanseutvikling og veiledning? Hva er de økonomiske virkemidlene og de økonomiske kostnadene for kommunen? Iverksetting av samhandlingsreformen skal skje over tid, det har undersøkelsen måttet ta hensyn til. Det er også blitt gjort en del avgrensinger; Brukermedvirkning er i liten grad blitt tatt opp i rapporten. Status for samarbeidsavtalen innenfor rus er holdt utenfor denne rapporten, det er også innføring av elektronisk utveksling av meldinger mellom Helse Møre og Romsdal og Molde kommune. Det er ikke gått nærmere inn på etableringen av tilbud om kommunalt akutt døgntilbud. Hva er status for arbeidet med å styrke det forebyggende og helsefremmende arbeidet? Molde kommune har prioritert arbeidet med folkehelse i planlegging og inkludert folkehelse i sine planer i samsvar med ny folkehelselov. Molde kommune har utarbeidet noe oversikt over helsetilstanden. Kommune har så langt ikke et system som sikrer at arbeidet med oversikt over helsetilstanden og de positive og negative faktorer som innvirker på denne, foregår på en systematisk måte. Grunnlaget for planlegging er dermed bare delvis på plass. Molde kommune arbeider med dette og er i gang med å tilrettelegge for innhenting av data fra ulike sektorer. Dette krever innsats fra mange aktører, og det vil derfor ta noe tid å få dette på plass. Molde kommune har noen utfordringer knyttet til samordning og oppfølging av vedtatte mål og strategier for folkehelse. Kommunen arbeider med utvikling av balansert målstyring og enhetene har tiltaksplaner. Handlingsplan for oppfølging av kommuneplanens samfunnsdel mangler. Balansert målstyring har så langt i liten grad fokus på folkehelse. Det pågår imidlertid et utviklingsarbeid slik at dette vil kunne komme på plass etter hvert. Oppfølging av planer kan skje på ulike måter. Kommunen arbeider med å utvikle plansystemet med fokus på at alle planer skal henge sammen, og prioritering sikres i handlingsdel og tiltaksplaner. Molde kommune har mange tiltak knyttet til folkehelse. Det framstår som at kommunen vil prioritere synliggjøring av tiltakene i større grad. Molde kommune har siden 2004 hatt folkehelsekoordinator og folkehelseutvalg. Behovet for videreutvikling av samarbeidet mellom ulike sektorer og aktører er tatt opp i ulike sammenhenger. Kommunen har startet arbeidet med å legge forholdene til rette for å dette.

Revisjonen anbefaler at Molde kommune bør sikre at det arbeides mer systematisk med å skaffe oversikt over helsetilstanden og de positive og negative faktorer som innvirker på denne, at det legges til rett for at folkehelsearbeidet blir tverrsektorielt og at kommunen bør ha større fokus på oppfølging av planer for eksempel i kommuneplanens handlingsdel. Er fagkompetansen tilstrekkelig i forhold til tjenestene som kommunen har etablert? Kommunen påpeker i ulike sammenhenger behovet for å utvikle kompetansen for å oppfylle intensjonen i samhandlingsreformen. Det skjer noe kompetanseutvikling. Kompetansen er i begrenset grad styrket med flere stillinger. Innenfor fysioterapitjenesten er det en reduksjon. Kommunen vektlegger spesialisering og samling av ressurser for å gi et sterkere fagmiljø. I forhold til tjenestene som kommunen ser behovet for, og intensjonen i samhandlingsreformen som skal innføres gradvis, er ikke fagkompetansen tilstrekkelig. Kommunen arbeider med kompetanseplan som kan bidra positivt her. Har kommunen kapasitet til å ta imot utskrivningsklare pasienter? Kommunen har i sine planer fokus på samhandlingsreformen og foreslår tilpasninger og endringer i forhold til intensjonen i reformen. Kommunen har iverksatt tiltak for å bedre kapasiteten for å motta utskrivningsklare pasienter. Kommunen klarer ikke å ta imot alle utskrivningsklare pasienter. Pasienter som blir utskrevet fra sykehus, har større behov for oppfølging i kommunen. Kommunen påpeker behov og har planer blant annet innenfor rehabilitering. Økonomien setter begrensninger for iverksetting. Prosjektmidler har vært viktig for etablering av nye tilbud innen kreftomsorgen, palliasjon og psykisk helse. Oppgavefordelingen med spesialisthelsetjenesten framstår uavklart på enkelte områder. Hva blir gjort for å sikre at pasient/bruker får koordinerte og helhetlige helsetjenester? Molde kommune har etablert koordinerende enhet og har fast ansatte med ansvar for denne funksjonen. Individuell plan og koordinator er sentrale virkemiddel for å sikre helthetlige og koordinerte tjenester. Det er en utfordring å sikre tilstrekkelig med koordinatorer. Molde kommune har iverksatt ulike tiltak for å sikre mer koordinerte og helhetlige tjenester. Kommunen deltar blant annet i nasjonalt læringsnettverk for helhetlige, koordinerte og trygge pasientforløp i kommunene. Kommunen har iverksatt organisatoriske tiltak og samarbeidsfora for å sikre samordning. Det er blant anna lagt opp til en samarbeidsstruktur internt i kommunen på overordna nivå som legger til rette for samarbeid. Det er også etablert samarbeid med helseforetaket. Revisjonen anbefaler at Molde kommune i større grad bør prioritere arbeidet med å sikre koordinerte og helhetlige helsetjenester herunder legge forholdene til rette for koordinatorer og utvikle samarbeidet med fastleger og helseforetaket i samsvar med samarbeidsavtalen. Hva er status for samarbeidsavtalen mellom Helse Møre og Romsdal og Molde herunder kompetanseutvikling og veiledning? Kommunen har vedtatt samarbeidsavtaler. Det kan være behov for å styrke medvirkningen i samsvar med avtalen. Strategisk utviklingsgruppe for helse og omsorg har et overordnet ansvar for oppfølging av avtalen. Ansvaret for oppfølging av avtalen ellers framstår noe uklart på noen områder. I regi av ROR blir det utarbeidet et opplegg for opplæring av ansatte. Samarbeidsavtalen er

omfattende. Det krever tid og ressurser å følge opp avtalen og gjennom dette få effekt av avtalen. Kommunen er godt representert i ulike samarbeidsfora. Kommunene i regi av ROR har etablert faste møtearena med Molde sjukehus. Dette framstår som positivt, og er en viktig arena for utvikling av samarbeidet. Det er også faste møter knyttet til utskrivning av pasienter. Det er i liten grad systematisk kompetanseutvikling og veiledning fra helseforetaket til kommunene. Det kommer fram i denne undersøkelsen at veiledning skjer på en tilfredsstillende måte på individnivå. Både kommunen og helseforetaket legger til rett for hospitering. Revisjonen anbefaler at Molde kommune bør sikre en mer systematisk oppfølging av samarbeidsavtalen herunder ansvarsfordeling og opplæring av aktuelle ansatte. Hva er de økonomiske virkemidlene og de økonomiske kostnadene for kommunen? I 2012 var utgiftene til sykehusene større enn inntektene (anslag for overføringer fra staten). I 2013 var derimot inntektene større enn utgiftene. Dette gir ikke noe fullstendig bilde av samhandlingsreformens økonomiske konsekvenser for kommunen. Siden Molde kommune hadde mange utskrivningsklare pasienter, fikk ikke kommunen «friske» midler til disposisjon i 2012. Samhandlingsreformen skal iverksettes i en fase med økonomiske utfordringer. Kommunen arbeider med omstilling av tjenestetilbudet. Dette skal sikre et mer differensiert tilbud, mer effektiv drift og tilpasning til samhandlingsreformen. Kommunen jobber aktivt for å hindre at pasienter blir liggende på sykehuset unødvendig, og har styrket tilbudet for å kunne ta imot flere utskrivningsklare pasienter. Kommunen har lagt opp til et godt samarbeid med Molde sjukehus i forbindelse med utskrivningsprosessen, og har etablert rutiner knyttet til kontroll av utgiftene. Det kommer fram at kortere liggetid ved sykehusene skaper utfordringer for kommunen. Liggetiden har gått ned, men er likevel høyere enn ellers i landet. Helseforetaket har ambisjoner om ytterligere nedgang i liggetid. Dette vil kunne få konsekvenser for kommunene. Kommunen har hatt fokus på tiltak for å redusere bruken av spesialisthelsetjenesten. Kommunen er likevel her bare i en startfase på et langsiktig arbeid. Kommunen har ressursmessige utfordringer knyttet til gjennomføring av samhandlingsreformen og samarbeidsavtalen. Anbefalinger På bakgrunn av skisserte problemstillinger, revisj onskriterier og vurderinger har revisjonen i rapportens avsnitt 1 gjort sine samlede vurderinger og anbefalinger nedfelt i 5 punkt. Molde kommune bør sikre at det arbeides mer systematisk med å skaffe oversikt over helsetilstanden og de positive og negative faktorer som innvirker på denne. Molde kommune bør legge til rett for at folkehelsearbeidet blir tverrsektorielt. Molde kommune bør ha større fokus på oppfølging av planer for eksempel i kommuneplanens handlingsdel.

Molde kommune bør i større grad prioritere arbeidet med å sikre koordinerte og helhetlige helsetjenester herunder legge forholdene til rette for koordinatorer og utvikle samarbeidet med fastleger og helseforetaket i samsvar med samarbeidsavtalen. Molde kommune bør sikre en mer systematisk oppfølging av samarbeidsavtalen herunder ansvarsfordeling og opplæring av aktuelle ansatte. Sekretariatet mener det er viktig å ta revisors anbefalinger videre og synliggjøre de mangler som er funnet overfor kommunestyret. Kontrollutvalget anbefales derfor å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om å be rådmannen følge opp revisors anbefalinger i rapporten. Sekretariatet mener at rapporten belyser de problemstillinger og operasjonaliseringer som fremgikk av prosjektplan som ble framlagt og godkjent av kontrollutvalget i desember 2013. På bakgrunn av dette legges saken frem for behandling i kontrollutvalget med ovenstående forslag til vedtak. Jane Anita Aspen daglig leder

Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: 71 11 14 53 - direkte Telefon: 71 11 10 00 - hovedkontor Telefaks: 71 11 10 28 E-post: anny.sonderland@molde.kommune.no Organisasjonsnr.: 976 663 268 Kontrollutvalget i Molde kommune Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato Anny Sønderland Molde, 14.10.2014 Oversendelse av forvatningsrevisjonsrapport - Samhandlingsreformen i Molde kommune Kontrollutvalget i Molde har bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt om Samhandlingsreformen i i Molde kommune fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, jf. sak 23/13. Revisjonen er nå ferdig med undersøkelsen og oversender vedlagt rapporten til behandling i kommunen. ed hils n Anny øn er an forvathingsrevisor Kopi: Rådmannen i Molde kommune Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE Side 1 avl Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 2014-1502/05 216 Jane A. Aspen 09.10.2014 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato PS 34/14 Kontrollutvalget 22.10.2014 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «KVALITET I GRUNNSKOLEOPPLÆRIGEN I MOLDE KOMMUNE» Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskoleopplæringen i Molde kommune» til orientering. Vikarsituasjonen og planlagt sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten blir ført opp på «Oppfølgingslisten» til kontrollutvalget. Saksopplysninger Kontrollutvalget i Molde vedtok i sitt møte 30.04.2012 i sak 17/12 å besti1le en forvaltningsrevisjon om kvaliteten i grunnskoleopplæringen i Molde kommune. Undersøkelsen skulle omfatte kommunens resultatmåling, spesialundervisning, ressursutnyttelse etc. Prosj ektet inngår i Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Rapporten ble behandlet i kontrollutvalgets 21.03.2013 sak 18/13. møte 27.02.2013, sak 04/13 og i kommunestyret Høringssvaret m.m. fra kommunen ble videre tatt opp som en egen sak i kommunestyrets møte 20.06.2013 sak 58/13. Etter kontrollutvalgsforskriften 12.OppPlging av firvahningsrevi4onsrapporter, skal Kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon folges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport ti I kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Oppfølging av rapporten ble i kommunestyrevedtaket lagt kontrollutvalget. Vedlagt saken følger: Kommunestyrets vedtak 21.03.2013 i sak 18/13 og 20.06.2013 i sak 58/13. Revisors utale om oppfølging av rapporten datert 08.10.2014.

Molde kommunes svar til revisjonen på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten datert 01.10.14 VURDERING var å få kartlagt kvaliteten i grunnskole- Formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet opplæringen i Molde. Grunnlaget for rapporten er undersøkelser av følgende problemstillinger: Hvordan vurderes kvaliteten ved skolene og hva sier kvalitetsmålingene om resultatkvaliteten ved skolene i Molde? Hvordan arbeider kommunen med å følge opp og bedre kvaliteten, og er dette arbeidet i samsvar med krav til regelverket? Får elevene den spesialundervisningen de har krav på? Da grunnskoleopplæring undersøkelsen noe. er et stort og omfattende tema, så revisjonen behov for å avgrense Under rapportens pkt 16 kom revisjonen med 13 anbefalinger til Molde kommune. Viser til revisors gjennomgang av kommunens oppfølging i vedlagt brev. Sekretariatet vil på bakgrunn av revisjonens oppfølging av denne forvaltningsrevisj onsrapporten be om at kontrollutvalgsmedlemmene særlig merker seg tre punkt.: Pkt. 4 Kommunen bor vurder tiltak for å redusere ventetid for tildeling av spesialundervisning, og forsikre seg om at det ved eventuell lang behandlingstid blir iverksatt aktuelle tiltak for tildeling av spesialundervisning Pkt. 5 Kommunen bør vurdere hvordan man i større grad kan sikre at PP-tjenesten klarer å arbeide både individrettet og systemrettet. Rådmannen viser i sitt høringssvar blant annet til at det i løpet av 2015 vil legges fram sak for kommunestyret om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten. Pkt. 8. Kommunen bør sikre at tilgangen til vikarer er tilstrekkelig Som ett av tiltakene for oppfølging av vedtatt budsj ett for 2013 og kommende år, har kommunen sett seg nødt til å redusere den faste vikarordningen fra 5 % av minstetimetallet til 2,5 % fra 1. august 2013. Denne ressursen inngår i den vanlige stillingsrammen ved den enkelte skole og trer i funksjon ved behov. Revisjonen vurderer det slik at Molde kommune er aktive i forhold til utvikling av kvaliteten i grunnskolen. Revisj onen vurderer det slik at de har fulgt opp eller har planer for oppfølging av anbefalingene gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten om kvalitet i grunnskoleopplæringen i Molde kommune. Revisjonen har avsluttet sitt arbeid med oppfølging av rapporten og anbefaler at kontrollutvalget holder seg orientert om vikarsituasjonen og planlagt sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten Jane Anita Aspen daglig leder

PS 18/13 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Kvalitet i grunnskoleopplæringa i Molde kommune" Saksprotokoll i Molde kommunestyre - 21.03.2013 Vedtak Molde kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i grunnskoleopplæringen i Molde kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 16 under Samlede vurderinger og anbefalinger. Kommunestyret ber rådmann om å sørge for at revisjonens anbefalinger i avsnitt 16 blir fulgt og påse at dette arbeidet gjennomføres. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen en periode på 12 18 mnd. Behandling Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. PS 58/13 Forvaltningsrapport Kvalitet i grunnopplæringen i Molde kommune av desember 2012 Saksprotokoll i Molde kommunestyre - 20.06.2013 Vedtak Kommunestyret slutter seg til rådmannens vurderinger på de ulike punkt slik de fremkommer i høringssvar av 10.01.2013 og supplerende opplysninger/forslag i denne sak. Egen sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten fremlegges høsten 2013. Behandling Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Telefon: 71 11 14 53 - direkte Telefon: 71 11 10 00 - hovedkontor Telefaks: 71 11 10 28 Mobil97 53 99 87 E-post:anny.sonderland@molde.kommune.no Organisasjonsnr.: 976 663 268 Kontrollutvalget i Molde kommune Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato Anny Sønderland Molde, 08.10.2014 Oppfølgingav rapportom«kvaliteti grunnskoleopplæringai Moldekommune» Kommunerevisjonen ba i vedlagte brev av 27.08.2014 til Molde kommune om tilbakemelding angående oppfølging av rapport om kvalitet i grunnskoleopplæringa i Molde kommune. Molde kommune har i tillegg til vedlagte brev av 01.10.2014 gitt tilbakemelding i høringssvaret til rapporten og i egen sak til kommunestyret i møte 20.06.2013, sak 58/13. Kommunestyret slutta seg til rådmannens vurderinger på de ulike punkt slik de fremkom i høringssvar av 10.01.2013 og supplerende opplysninger/forslag i saka. Det ble videre gjort vedtak om at egen sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten skulle fremlegges høsten 2013. Vi vil nedenfor oppsummere kommunens oppfølging på bakgrunn av de omtalte dokumenter overfor og Årsrapport for Molde kommune 2013: Kommunenbør vurdereå analysereårsakeneder resultatenefor eleveneer dårligereenn vedtattemål. Kommunen vil i det videre oppfølgingsarbeidet vektlegge og etterspørre den enkelte skole sine oppfølgingsrutiner og tiltak knyttet til vedtatt system for vurdering. Videre i samarbeid med skolene videreutvikle gode rapporteringsrutiner der det blir fokus på oppfølging (handling) i opplæringen med utgangspunkt i registrerte resultat. Skoleeierbør kontrollereom alle skoleneoppfyllerkravenetil internkontrolli samsvarmed 9a-4i opplæringsloven. Dette arbeidet er i gang med utgangspunkt i forslag til ny veileder til Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Helsetjenesten i kommunen har tatt et initiativ for oppfølging av dette arbeidet. Videre er utkast til revidert forskrift om reglement for orden og oppførsel ved grunnskolene i Molde kommune 2014-2018 behandlet i kommunestyret desember 2013, sak 120/13. Kommunenbør ha fokuspå om opplæringslovens 1-3om tidliginnsatsog tilpassetopplæringblir tilfredsstillendeoppfylt. Kommunen vil i samarbeid med skolene drøfte om en skal synliggjøre i den årlige rapporteringen hvordan styrkingsressursen for trinnene 1.-4. benyttes. «Plass for alle» - en plan for tilpasset opplæring: opplæring på grunnskolens område for skolene i Molde kommune 2013-2018, ble behandlet i Molde kommunestyre sak 59/13 i møte 20.06.2013. Kornrnunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE 1 (4) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

Det framgår av Årsrapport 2013 at et av de prioriterte arbeidsområder fremover er praksisutvikling, tilpasset opplæring, - herunder spesialundervisning og grunnleggende norsk, med vekt på felles forståelse og oppfølging. Kommunenbørvurderetiltakfor å redusereventetidfor tildelingav spesialundervisning,og forsikreseg om at det ved eventuelllang behandlingstid blir iverksattaktuelletiltakfør tildelingav spesialundervisning. Kommunen iverksetter tiltak for å tilpasse opplæringen i perioden for utredning av behov for spesialundervisning. Rådmannen viser i høringssvar til forvaltningsrevisjonsrapporten til vedtak om å iverksette et utviklingsarbeid for oppfølging av spesialundervisningsfeltet i kommunen. Rådmannen vil i løpet av 2015 legge fram sak for kommunestyret om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten. Kommunenbør vurderehvordanmani størregradkan sikreat PP-tjenesten klarerå arbeidebådeindividrettetog systemrettet. Rådmannen viser i brev av 01.10.2014 til at Kvalitetsplan for grunnopplæringen i Molde kommune, K-sak 36/13, og plan for tilpasset opplæring «Plass for alle» som ble vedtatt av kommunestyret i mai og juni 2013, beskriver avgjørende forutsetninger for utarbeiding av saken om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten. Og videre at rådmannen, som nevnt ovenfor, i løpet av 2015 vil legge fram sak for kommunestyret om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten. Det framkommer følgende i Årsrapport for Molde kommune 2013: Kommunen har de siste årene hatt spesielt store utfordringer med oppfølging av elever med spesielle behov, og 9,3 pst. av elevene har nå vedtak om spesialundervisning. Skoleområdet må arbeide for at tallet på elever med vedtak om spesialundervisning ikke overstiger 5,0 pst. innen 2016. Det vises i denne sammenheng til vedtatt plan for tilpasset opplæring, «Plass for alle». Kommunenbør vurdereå avklareytterligereforventningerog rolleri skolehjemsamarbeidet. Kvalitetsplan for grunnopplæringen i Molde kommune Del 2, omhandler retningslinjer for skole hjem samarbeidet i grunnskolen i Molde kommune for perioden 2013-2016. Videre blir forventninger og roller til ulike parter, også foresatte og elever, synliggjort i plan for tilpasset opplæring. Kommunen omtaler i høringssvar til forvaltningsrevisjonsrapporten tiltak som foreldreskole, overgangssamtaler, nettsider og ulike rådsorgan. Det framgår følgende av Årsrapport 2013 for Molde kommune: I Molde kommune er foreldreskole i varierende grad tatt i bruk, og området ser behov for å tilrettelegge for mer systematisk oppfølging og koordinering. Tiltaket kan være viktig i videre utvikling av samarbeidet skole-hjem. Prioriterte arbeidsområder fremover er blant annet læringsmiljø med forebyggende tiltak og videreutvikling av samarbeidet skole-hjem med tiltaket foreldreskole. 7. Kommunenbørvurdereom manoppfyllerkravetom etter-og videreutdanningi opplæringsloveni tilstrekkeliggrad. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE 2 (4) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

administrasjonen. Skolene ser behov for økt ressurs både for merkantil oppfølging og pedagogisk ledelse ved rektor. Det er viktig å få til god sammenheng mellom mål og rammer for oppfølging. Dette gjelder også administrative ressurser. Ansvarsfordelingog rollerpå rådmannsnivåbørvurderesnærmere. Ihøringssvar til forvaltningsrevisjonsrapporten framgår det at dette er et område som er under kontinuerlig vurdering. Kommunenbør prioriterearbeidetmedå samordneplan-og styringssystemet medtankepå forenklingog for å bli tydeligerepå koblingenmellommål og prioriterteområderog økonomi. Ihøringssvar til forvaltningsrevisjonsrapporten framgår det at arbeidet med en enda klarere sammenheng mellom de ulike planene er i gang på skoleområdet. På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapporten er strategiplan innarbeidet i del 1 av Kvalitetsplan for grunnskoleopplæringen i Molde kommune. Rådmannenoppsummerersituasjonenslik i sakentil kommunestyret20.06.2013: Situasjonen for skoleområdet er krevende. Gjennom ulike indikatorer synliggjøres utfordringer på flere områder. De senere årene har Molde kommune prioritert utviklings- og endringsarbeid på flere felt innen grunnopplæringen. Dette som et resultat av klare behov for videre kompetanseutvikling og tilpasning relatert til nye krav i læreplan, lov/ regelverk og kommunale satsinger. Nye behov for kommende skoleår er i hovedsak knyttet til spesialundervisning og gruppedeling. Videre skal vi ha sterkt fokus på utvikling av skolens læringsmiljø og gjennom det aktivt motarbeide all mobbing. Kjerneoppgaven til skolene handler om elevens læring og hvordan man på en god måte skal tilrettelegge undervisningen. Dette vil derfor måtte ha et kontinuerlig fokus gjennom oppfølging av Kvalitetsplan for grunnopplæringen og Plan for tilpasset opplæring. Kommunerevisjonensvurdering: Revisjonen vurderer det slik at Molde kommune er aktive i forhold til utvikling av kvaliteten i grunnskolen. Molde kommune har slik det framgår i høringssvar til forvaltningsrevisjonsrapporten, i egen sak til kommunestyret i juni 2013, brev av 01.10.2014 og Årsrapport 2013 fulgt opp eller har planer for oppfølging av anbefalingene gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten om kvalitet i grunnskoleopplæringen i Molde kommune. Revisjonen har med dette avsluttet sitt arbeid og anbefaler at kontrollutvalget holder seg orientert om vikarsituasjonen og planlagt sak om organisering og dimensjonering av PPtjenesten. Med hilsen»i«\(\_ 11C6fik.4 Anny nderland forvalt ingsrevisor Kopi: Molde kommune Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE 4 (4) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna

Kommunen har lagt opp til en strategi der nettverksbygging og rekruttering skal være de mest sentrale faktorene i forhold til videre kompetansebygging på skoleområdet. Kommunen ønsker også å videreføre det regionale samarbeidet gjennom Kunnskapsnett Romsdal. Det kommer fram følgende i Årsrapport for Molde kommune 2013: Molde kommune har inneværende skoleår ikke gitt tilsagn om deltakere i videreutdanning på grunn av disponible rammer. Det er utarbeidet en strategi for kompetanseutvikling i skolen gjennom nettverksbygging internt og mellom skolene. Dette som et alternativ til den nasjonale strategien. Tilsatte og arbeidstakerorganisasjoner har vart kritiske til denne situasjonen. Med bakgrunn i politiske prioriteringer gjennom budsjettet for 2014, vil lærere få tilbud om videreutdanning på prioriterte områder fra høsten 2014. Prioriterte arbeidsområder fremover er blant annet kompetanseutvikling for tilsatt personale med vekt på grunnleggende ferdigheter i norsk og matematikk, fremmedspråk, klasseledelse, rådgiving og skoleledelse. Kommunenbør sikreat tilgangentil vikarerer tilstrekkelig. Som ett av tiltakene for oppfølging av vedtatt budsjett for 2013 og kommende år, har kommunen sett seg nødt til å redusere den faste vikarordningen fra 5 % av minstetimetallet til 2,5 % fra 1. august 2013. Denne ressursen inngår i den vanlige stillingsrammen ved den enkelte skole og trer i funksjon ved behov. Moldekommunebor fortsattprioriterearbeidetmedytterligereå redusere gruppestørrelseni samsvarmedkommunaltvedtattemål,og ha særlig oppmerksomhetpå 1.-4. trinni jf. opplæringslovens 1-3. Rådmannen vil vurdere om en skal splitte opp barnetrinnet i rapporteringssammenheng for trinnene 1-4 og 5-7. Moldekommunebør vurdereå presenteredata bådefor gruppestørrelse1 (inklusivspesialundervisningm.m.)og 2 (ordinærundervisning)fordeltpå skoler og trinnfor dermedå ha størrefokuspå tilstandenved de ulikeskolene. Rådmannen ser det som vanskelig å legge opp til ekstra manuelle gjennomganger lokalt, og at det blir ekstra krevende fremover å få frem et godt bilde i forhold til ressursbruk opp mot ulike grupper og tiltak, siden omfanget av spesialundervisning fortsatt er stigende. Det framgår av Årsrapport 2013 at et av de prioriterte arbeidsområder fremover er vurdering med resultatoppfølging på skole- og kommunenivå. Kommunenbør vurderehvordanrektorog skolensamletkan avlastesfor oppgaver.(strengereprioritering,nettverkssamarbeid,støttefunksjoner, lederstrukturetc.) Rådmannen ville ta initiativ til en gjennomgang av delegasjonsreglementet høsten 2013. Rådmannen viser til at det er behov for en kontinuerlig vurdering av hvordan organisasjonen samhandler, og om eventuelle rutiner og ansvarsforhold bør bearbeides. Det framgår følgende av Årsrapport 2013 for Molde kommune: Høsten 2007 ble skolene resultatenheter, og i den forbindelse ble rammen til ledelse og administrasjon ved skolene styrket med 1,1 mill. kroner. Lov- og forskriftsendringer har ført til vesentlig høyere krav til dokumentasjon, og dermed økt arbeidsmengde for Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Rådhusplassen 1 6413 MOLDE 3 (4) Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna