Vedlegg 1 - Oppdragsgivers Kravspesifikasjon 1 Formål med anskaffelsen Universitetet i Oslo (UiO) er landets største og mest tradisjonsrike institusjon for høyere utdanning. Universitetet er organisert i ca. 100 institutter og enheter, og har for tiden ca. 30.000 studenter og ca. 7000 ansatte. Bygningsmassen består av ca. 100 bygninger på forskjellige steder i Oslo (Blindern, Gaustad, Sentrum og Tøyen) samt noen steder utenfor Oslo. UiO drifter og forvalter 460.000 m2 egne bygninger, og ca. 100.000 m2 leide arealer. Det skjer kontinuerlig endringer i arealene. UiO er stadig i endring, og det oppstår ofte behov for endring og ombygging av lokalene for å legge de fysiske forhold best mulig til rette for UiO. Endringene vil ofte ha karakter av å være hastesaker. UiO benytter seg av eksterne rådgivningsfirmaer (leverandører) til å bistå i gjennomføring av slike byggeprosjekter. Denne avtalen skal regulere forholdet mellom UiO og leverandørene. 2 Anskaffelsens innhold 2.1 Arbeidsoppgaver Avtalen gjelder generell rådgivning, prosjektering, oppfølgning og anbudsarbeid ved oppdrag i forbindelse med nybygg, ombygginger, ominnredninger, drift og vedlikehold. Avtalen vil omfatte oppdrag ved hele UiOs bygningsmasse. I alle prosjekteringsoppdrag skal det fokuseres på økonomi, enøk, drift og vedlikehold. Leverandøren skal tilby faste rådgivere som skal benyttes ved UiO. Dersom leverandøren av ulike årsaker ønsker å bytte ut personell, skal de nye rådgiverne godkjennes av UiO. Dersom ikke ny rådgiver tilfredsstiller UiOs krav kan UiO si opp avtalen. 2.2 Kompetanse Tilbudte rådgivere skal ha god kompetanse innen det faget rådgiveren representerer. Rådgivere skal kunne dokumentere solid erfaring fra rådgivning, prosjektering, oppfølgning og anbudsarbeid ved oppdrag i forbindelse med ombygginger, ominnredninger og vedlikehold på tilsvarende type bygninger. Rådgivere skal ha antikvarisk kompetanse opparbeidet i prosjekter der antikvariske myndigheter har vært direkte involvert. Rådgiveren skal kunne bistå UiO ved anbudsarbeid og må ha kunnskap om regelverk for offentlige anskaffelser. 2013-2177 Side 1 av 7
2.3 Kapasitet/responstid Enkelte oppdrag vil være kjent i god tid før tidspunkt for utførelse, og oppdragsgiver plikter å sende avrop/bestilling på oppdraget så snart det er definert. I andre tilfeller kan det oppstå uforutsette behov hvor rask responstid fra leverandøren er av vesentlig betydning. Det stilles derfor krav til maksimal responstid, fra tidspunktet leverandøren mottar avrop/bestilling til arbeidet igangsettes, på 5 virkedager. Leverandøren må kunne dokumentere en kapasitet som er tilstrekkelig for den oppdragsmengden som kan påregnes. Kapasiteten må være så god at sykdom og lignende ikke svekker framdrift eller kvalitet i oppdraget. 2.4 Språk og kontor Tilbudte rådgivere skal kunne kommunisere på norsk, svensk eller dansk og skal forstå og kunne gjøre seg godt forståelig på norsk. Dokumentasjon i oppdragene skal være på norsk. Det kreves at leverandøren har kontor i Norge, eller oppretter kontor i Norge hvis de inngår avtale med oppdragsgiver. Kostnadene ved eventuelt å opprette kontor i Norge må dekkes av leverandøren. 3 GENERELLE OG ADMINISTRATIVE VILKÅR 3.1 Utførelse og bestilling All prosjektering gjøres i følge Norsk Standard. Arbeidene utføres etter hvert som leverandøren mottar skriftlig bestilling fra oppdragsgiveren. Leverandøren plikter å samarbeide med oppdragsgiver i forbindelse med alt arbeide som utføres i henhold til denne avtale. 3.2 Tilkomst Tilkomst til bygningene skjer etter anvisning av oppdragsgiver. 3.3 Oppfølging og administrasjon Leverandøren skal til enhver tid ha en prosjektansvarlig (godkjent av oppdragsgiver) som har ansvaret for oppfølgingen av oppdraget og som kan representere leverandøren ovenfor oppdragsgiveren. 2013-2177 Side 2 av 7
Leverandørens prosjektansvarlig skal alltid gjennomgå grunnlaget for arbeidene som skal utføres, samt planlegge gjennomføringen av disse. På dette grunnlaget skal prosjektansvarlig utarbeide spesifisert kostnadsoverslag for arbeidene. Prosjektansvarlig skal påse at det foreligger skriftlig bestilling på arbeidene før de iverksettes. Under gjennomføringen av arbeidene plikter leverandørens prosjektansvarlig å påse at hvert enkelt oppdrag får en rasjonell bemanning og riktige kvalifikasjoner. Prosjektansvarlig skal føre en effektiv kontroll med arbeidene både kvalitets- og tidsmessig. Prosjektansvarlig skal samarbeide med øvrige rådgivere, leverandører og oppdragsgivers representanter om fremdrift og den praktiske gjennomføringen av arbeidene slik at de blir drevet økonomisk og tidsmessig rasjonelt. 3.4 Utarbeidelse av underlag / prosjektering Arbeidene skal utføres i overensstemmelse med oppdragsgiverens direktiver og i følge de skisser/tegninger, beskrivelser og spesifikasjoner som eventuelt blir utarbeidet, samt offentlige krav og pålegg. Leverandøren er ansvarlig for prosjektering av sine arbeider og koordinering mot andre rådgivere. 3.5 Innhenting av tilbud for oppdragsgiver Ved innhenting av tilbud for oppdragsgiver, skal leverandøren innhente tilbud i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 1999 og tilhørende forskrifter, og oppdragsgivers retningslinjer/prosedyrer/ rutiner/instrukser vedrørende innkjøp. Før antagelse av noe tilbud, skal skriftlig innstilling forelegges oppdragsgiveren til godkjennelse. 3.6 Møteaktivitet Møter kan avholdes ukentlig i perioder hvor vedlikeholdsarbeider pågår. Oppdragsgiveren avgjør behovet og hyppigheten av møtene, samt hvem som fører referat. Leverandøren plikter å møte til all møteaktivitet de blir innkalt til. 3.7 Fremdrifts- og ressursplaner Alle arbeider skal gjennomføres på en tidsmessig effektiv måte. Leverandøren skal i sin planlegging av oppdragene, utarbeide detaljerte fremdrifts- og ressursplaner for egne arbeider, der avhengigheten til andre fag skal fremgå av fremdriftsplan, dersom annet ikke avtales med oppdragsgiveren. Koordinering og samarbeid med de andre involverte rådgivere og leverandører må påregnes. Eventuelle avvik og presiseringer i forhold til fremdrifts- og ressursplanene skal leverandøren varsle skriftlig til oppdragsgiveren uten ugrunnet opphold. 3.8 Beslutningsplaner Leverandøren skal utarbeide beslutningsplaner som angir når og hvilke oppdragsgiverbeslutninger han trenger, dersom leverandøren finner dette nødvendig for å løse oppdraget. 2013-2177 Side 3 av 7
3.9 Brukermedvirkning Brukermedvirkning må kunne påregnes. 4 Priser og kostnadsoverslag Leverandøren skal tilby faste timepriser for rådgiver per fag. Dersom UiO krever det, skal leverandøren utarbeide spesifisert kostnadsoverslag over aktuelle arbeid/oppdrag, før arbeidene bestilles og igangsettes. Spesifisert kostnadsoverslag skal være så godt detaljert at det kan benyttes som grunnlag for den videre økonomiske styring av arbeidene/prosjektet. Leverandøren har plikt til å varsle oppdragsgiveren straks han registrerer risiko for overskridelse av overslagets enkeltposter eller totale kostnadsanslag. Leverandørens arbeider godtgjøres etter regning, avstemt mot kostnadsoverslag der det er aktuelt, unntatt for de arbeider hvor det blir avtalt fast pris. Kopiering og eventuelle andre kostnader som UiO pålegger leverandøren skal spesifiseres i egen post i faktureringsunderlaget fra leverandøren. Kopiering til leverandørens interne bruk skal ikke belastes oppdragsgiver. Oppdragsgiver har rett til å kreve at leverandøren på ethvert tidspunkt benytter UiOs rammeavtale på kopiering. 5 KVALITET 5.1 Kvalitetssystem Leverandøren utarbeider kvalitetssikringssystem som tilpasses hvert oppdrag. Oppdragsgiveren legger vekt på et funksjonelt rapporteringssystem som er gjennomprøvd i tidligere prosjekter. Kvalitetssikringssystemet skal minimum gjelde registrering /kontroll/ dokumentasjon av følgende faser i prosjektet: 1. Prosjektering/detaljering 2. Innkjøp 3. Planlegging/ressurser/produksjonsforberedelser 4. Produksjon (Fabrikk/Byggeplass) 5. Overtagelse. Garanti. Leverandøren utarbeider en prosedyreplan som viser hvilke aktiviteter som er underlagt kvalitetskontroll. Leverandørens prosedyreplan for prosjektet inngår i materialet som sammen med øvrig materiale danner leverandørens tilbud. Forholdet med hensyn til avviksregistrering - og avviksbehandling vil bli spesielt evaluert. Oppdragsgiveren vil forbeholde seg retten til å foreta stikkontroller i alle faser av prosjektet og foreta ekstern kvalitetsrevisjon av leverandøren med medhjelpere. Eventuelle avvik blir rapportert og leverandøren plikter å foreta nødvendige rettinger umiddelbart. Økonomiske konsekvenser av kontrollen vil bli belastet leverandøren. Oppdragsgiveren vil kreve en samlet dokumentasjon av leverandørens kvalitetssikringsarbeid i byggeperioden. Dette skal leveres sammen med «som bygget» dokumentasjonen. 2013-2177 Side 4 av 7
5.2 Kontrollplan Leverandøren utarbeider kontrollplan som viser hvilke aktiviteter som vil bli sjekket. Leverandøren sin kontrollplan for hvert prosjekt skal fremlegges for oppdragsgiveren for uttalelse før arbeidene starter. Etter hvert som aktivitetene er kontrollert, kvitteres det på kontrollplanen. 5.3 Sjekklister For de aktivitetene som skal kontrolleres, utarbeides det sjekklister med punkter som klart sier hva som skal sjekkes og hvilke krav det settes til sluttproduktet. Når sjekklisten er utfylt skal det klart fremgå om resultatet samsvarer med planlagt resultat. Samsvarer ikke kvaliteten med hva som er beskrevet og planlagt, fylles det ut en avviksrapport. Kopi av sjekklistene vises oppdragsgiveren på oppfordring. 5.4 Avviksrapportering Avviksrapport fylles ut når det ikke er samsvar mellom planlagt og oppnådd kvalitet. I avviksrapporten skal det klart fremgå: - hva avviket består i - når og hvor avviket er registrert - konsekvenser av avviket - forslag til tiltak - svar fra oppdragsgiveren på avviket - hvem som er økonomisk ansvarlig for å lukke avviket Avviksmeldingene tas opp i forkant av byggemøtene. Status avviksrapport vedlegges byggemøtereferatene. 6 FDVU - DOKUMENTASJON 6.1 Utarbeidelse av FDVU Oppdragsgivers retningslinjer for utarbeidelse av en komplett FDVU- dokumentasjon følges lojalt. Dokumentasjonen skal utarbeides i henhold til: 1. Oppdragsgivers kravspesifikasjon for FDVU- dokumentasjon. 2. Oppdragsgivers bygg nummerering 3. Oppdragsgivers merkesystem 4. Oppdragsgivers kravspesifikasjon for dak - tegninger 5. FDVU dokumentasjon skal overlevere senest ved ferdigbefaring 6.2 Helse, Miljø og Sikkerhets arkiv iht. Byggherreforskriften 11c FDVU- dokumentasjonen skal ivareta de bestemmelser som er gitt i Byggherreforskriften 11 c: «Dokumentasjonen skal inneholde informasjon om de forhold som har betydning for sikkerhet og helse ved fremtidige arbeider». 2013-2177 Side 5 av 7
7 OFFENTLIGE VILKÅR OG SAKSBEHANDLING 7.1 Tekniske krav Alle tekniske krav som stilles av offentlige myndigheter forutsettes ivaretatt teknisk og økonomisk av leverandøren. 7.2 Leverandørens ansvar ovenfor offentlige myndigheter Leverandøren trer inn og overtar ansvaret for oppdragsgiverens oppgaver og forpliktelse overfor offentlige myndigheter. 7.3 Avfallsplan Leverandøren har ansvar for og skal levere en avfallsplan, når det kreves. Gebyrer knyttet til dette arbeidet bekostes av leverandøren. Når det kreves en miljøsaneringsplan, skal denne planen leveres av leverandøren. 7.4 Ansvarlig søker, brukstillatelse og ferdigattest For hvert oppdrag som krever offentlig byggesaksbehandling utpeker oppdragsgiver en ansvarlig søker. Ansvarlig søker samler nødvendig dokumentasjon og anmoder om brukstillatelse og ferdigattest, og er ansvarlig for at dette foreligger før byggearbeidene overleveres. Leverandøren er ansvarlig for å iverksette de tiltak og fremskaffe den dokumentasjon som søker ber om. 7.5 Kontroll av utførelse Ansvarlig kontrollforetak er ansvarlig for at kontrollen blir gjennomført og dokumentert slik som fastsatt i kontrollplanen og tildelt ansvarsrett. Avvik skal registreres, begrunnes og om nødvendig skal det gjennomføres omprosjektering. Er det flere ansvarlige kontrollerende skal samordner sammenstille kontrolldokumentasjonen. 8 LEVERANDØRENS HMS ANSVAR 8.1 Melding til Arbeidstilsynet utføres av Leverandøren Oppdragsgiverens melding og leverandørens melding av virksomhet som varer utover 6 uker skal utføres av leverandøren og undertegnes av oppdragsgiveren. 8.2 Byggherreforskriften og leverandørens delaktighet Oppdragsgiveren utpeker for hvert oppdrag en leverandør til å være hovedbedrift I henhold til Arbeidsmiljøloven 15, samt byggherrens prosjektleder og HMS- koordinatorer i henhold til byggherreforskriften. For hvert oppdrag skal utpekt leverandør(er) ha ansvar for vernearbeidet/sikring 2013-2177 Side 6 av 7
på plassen og bidra til at gjennomføringen av byggearbeidene ivaretar gjeldende bestemmelser om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. 8.3 Rent Tørt Bygg Oppdragsgiver legger vekt på å skape et best mulig miljø ikke bare for de som skal benytte bygget etter at der er overlevert, men også for de som skal gjennomføre rehabiliteringsprosjektet. For å gi alle et best mulig miljø å arbeide i, er det lagt vekt på at prosjektet gjennomføres helt i tråd med vedlagt beskrivelse for rent tørt bygg. Hvert oppdrag skal planlegges i henhold til Rent Tørt Bygg veiledningen. 8.4 Evaluering Etter gjennomført prosjekt skal Leverandøren utarbeide en evaluering. 9 Dokumentasjon All dokumentasjon som utarbeides av leverandøren og godgjøres av UiO, skal regnes som UiOs eiendom. Dokumentasjonen skal overleveres UiO uten kostnad for UiO når det enkelte oppdrag er fullført eller på forespørsel. Med dokumentasjon inngår bl.a. prosjektplaner, møtereferater, brev, utredninger, etc. Ved utløp av avtaleforholdet skal all slik dokumentasjon overleveres UiO uten kostnad for UiO. 10 Reklamasjon UiO skal kunne reklamere og kreve avkortet betaling for oppdrag som ikke er forsvarlig eller tilfredsstillende utført. UiO skal i slike tilfeller sende skriftlig reklamasjon med grundig begrunnelse og dokumentasjon på forholdet. UiO skal ha rett til å holde tilbake 20 % av vederlaget inntil partene er blitt enige om størrelsen på avkortingen. 11 Avslutning av avtalen Oppdrag som er påbegynt i avtaleperioden, skal fullføres selv om avtaleperioden er løpt ut før avslutning. 12 Miljø UIO jobber med å sertifisere seg som miljøfyrtårn og har vedlatt at det skal tas miljøhensyn ved alle anskaffelser. Dette arbeidet innebærer at miljøforbedrende tiltak iverksettes for alle miljøer og forhold som har potensial for miljøbelastninger. Leverandøren skal utføre tjenestene på minst mulig miljøbelastende måte, og leverte materialer skal være mest mulig miljøvennlige. 2013-2177 Side 7 av 7