GAUSDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON GAUSDAL KOMMUNE 2013 2015 Behandlet i kontrollutvalget 21. november 2012
Innhold 1. Bakgrunn 3 2. Formål 3 3. Prosessen for valg av tema 4 4. Rapportering om forvaltningsrevisjon 4 5. Kontrollutvalgets prioriteringer 5 VEDLEGG: Beskrivelser av aktuelle tema Kontrollutvalget i Gausdal kommune 2
1. BAKGRUNN Det er kontrollutvalget som har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Hjemmel for dette finnes i kommunelovens 77, nr. 4; «Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).» Kapittel 5 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. I forskriftens 9 står det at «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapitlet.» Av departementets merknader til paragrafen framgår det at det i siste instans påhviler kommunestyret å sørge for at det blir mulig for kontrollutvalget å oppfylle forskriftens krav på dette punktet, blant annet ved å stille de nødvendige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget. Grunnlaget for denne planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon finnes i nevnte forskrifts 10: «Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 2. FORMÅL Forvaltningsrevisjonen er et viktig verktøy for kommunestyret, som via kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningens styring og kontroll for å sikre at resultater oppnås i henhold til forutsetninger, mål og rammer. Behovet for forvaltningsrevisjon er stort. Kommuner står overfor betydelige utfordringer; Det stilles stadig større krav til innhold i tjenester, kvalitet og effektivitet, mens det samtidig ofte ikke er samsvar mellom mål og ressurser. Det er derfor viktig å sette fokus på styring og ledelse og det har vært en utvikling ved at man i større grad styrer etter flere variabler enn økonomiske data. «Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v.» har følgende oppstilling over hva forvaltningsrevisjon innebærer, dvs. om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Kontrollutvalget i Gausdal kommune 3
3. PROSESSEN FOR VALG AV TEMA Det vises til 10 i kontrollutvalgsforskriften; «Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» I merknadene til 10 står det at målet med den overordnede analysen er «.å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger.» Arbeidet med overordnet analyse i forkant av denne planen er en omfattende prosess, der kildene først og fremst har vært plan- og styringsdokumenter i kommunen, «kommunebilder» fra Fylkesmannen, generell kjennskap til kommunesektoren, samt innspill fra både kontrollutvalgets medlemmer og rådmannsledelsen. Det er viktig å presisere at analysen er holdt på et overordnet nivå nettopp for å begrense den til signaler og indikasjoner som skal være tilstrekkelig til å fatte beslutning om hvilke tema som bør inn i plan for forvaltningsrevisjon. Senere i prosessen vil kontrollutvalget som oftest i forkant av et forvaltningsrevisjonsprosjekt bestille en forundersøkelse som nærmere kan beskrive status og gi forslag il formål og problemstillinger som skal kontrolleres. Ved valg av tema har kontrollutvalget lagt vekt på: Risiko; En vurdering av sannsynligheten for at de ulike risikofaktorer eller avvik i forhold til forutsetninger og mål slår til. Vesentlighet; En samlet vurdering av konsekvensen eller alvorsgraden hvis risikoen inntreffer f.eks. ved at det berører en stor del av innbyggerne eller at eventuell svikt har stor konsekvens for enkeltpersoner eller kommunens økonomi. De perspektiver som oftest ligger til grunn i vurderingene er økonomiske, politiske, brukernes, medarbeidernes og samfunn/miljø. Nytteverdi; Det legges til grunn at forvaltningsrevisjonen skal bidra til forbedringer og læring i administrasjonen. Aktualitet og interesse; I kommunen og eventuelt på landsbasis. Gjennomførbarhet; Innenfor de rammene som kontrollutvalget har til rådighet. Det legges opp til en årlig revurdering/rullering av planen, noe som bl.a. betyr nye, enkle, generelle analyser og innhenting av status omkring de tema som allerede er tatt inn i planen. 4. RAPPORTERING OM FORVALTNINGSREVISJON 11 i «Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» slår fast at «Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner.» Revisjonsforskriften slår fast at revisor skal rapportere fortløpende til kontrollutvalget om gjennomførte forvaltningsrevisjoner, mens det er opp til kontrollutvalget selv å avgjøre hvor ofte det skal rapporteres til kommunestyret. I utgangspunktet vil det være naturlig at slike rapporter videreformidles løpende til kommunestyret. Øvrige undersøkelser som ikke videresendes kommunestyret løpende vil bli omtalt i kontrollutvalgets årsrapport, som sendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Gausdal kommune 4
5. KONTROLLUTVALGETS PRIORITERINGER De totale budsjettmidler til bruk for revisjon bevilges av kommunestyret. En del av disse midlene brukes til forvaltningsrevisjonsprosjekter og rammen for budsjettåret 2013 er i oppdragsavtalen med Innlandet Revisjon IKS satt til 250 timer. Denne rammen er lagt til grunn i denne planen. Hvor mange prosjekter eller undersøkelser som kan gjennomføres innenfor rammen vil være avhengig av omfang og innhold i de enkelte prosjekter. Erfaring fra de siste årene viser dessuten at det oppstår behov for andre undersøkelser som kontrollutvalget må prioritere i planperioden og som belaster rammen for forvaltningsrevisjon. Det legges derfor til grunn at ca. 1 prosjekt kan gjennomføres årlig og at det i løpet av 2013-2015 tilsammen kan bli gjennomført 3-4 forvaltningsrevisjonsprosjekter. Kontrollutvalget prioriterer 3 temaer for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i planperioden. Disse gis en kort beskrivelse i vedlegget. I tillegg nevnes noen øvrige tema eller uprioriterte, som er temaer som kontrollutvalget ønsker å følge med på og som eventuelt kan erstatte de prioriterte. Så vel titlene som beskrivelsene nedenfor må betraktes som foreløpige og flere forhold kan bli endret etter at forundersøkelser er gjennomført. Kontrollutvalget vil anbefale kommunestyret å slutte seg til utvalgets følgende forslag til prioriteringer: Prioriterte tema for forvaltningsrevisjon 2013 2015: 1. Brukerbetaling institusjon 2. Integrering 3. Tidlig innsats - spesialundervisning Øvrige aktuelle tema i perioden: - Samhandlingsreformen - Innkjøp herunder bruk av konsulenter - Forebyggende helsearbeid - Selvkost - Etterslep vedlikehold - Tidlig innsats utsatte barn Kontrollutvalget i Gausdal kommune 5
VEDLEGG BESKRIVELSER AV AKTUELLE TEMA Prioritert tema nr. 1: Brukerbetaling institusjon Vederlag for opphold kan kreves for personer som har fått tildelt opphold i sykehjem og boform med heldøgns omsorg og pleie som nevnt i kommunehelsetjenesteloven. Det kan kreves betaling både for langtids- og korttidsopphold. Beboerne skal ha trygghet for at vederlaget er fastsatt på gyldig grunnlag. Bestemmelser om beregning og innkreving er regulert i forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. av 26.4.95 - gitt med hjemmel i kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven. Beboerne skal betale et vederlag beregnet individuelt ut fra den enkeltes økonomi. Det blir en vurdering om undersøkelsen bare skal omfatte beregningen eller om man også bør se på saksbehandlingen og vedtak og fullmakts-strukturen i den forbindelse. Hvis undersøkelsen begrenses til beregningen vil formålet være å se om egenandeler blir beregnet og krevet inn iht. bestemmelser. Følgende problemstillinger kan vurderes: Er det etablert rutiner og prosedyrer som sikrer at vederlag blir krevet inn? Blir vederlaget beregnet på korrekt grunnlag? Blir etterberegning foretatt i samsvar med gjeldende regelverk? Blir inntekten riktig regnskapsført? Prioritert tema nr. 2: Integrering Integrering, inkludering og mangfold bør ha fokus på flere arenaer og nivåer i kommunen. Det er viktig å få til samhandling og tilstrekkelige tiltak over tid. I økonomiplanen blir det vist til at det «fortsatt en stor utfordring å skaffe bolig til flyktninger og andre grupper i kommunen som har behov for bistand til dette. Kommunen skal bosette 5 flyktninger pr. år». Videre skrives det at kommunen «ser et behov for økt fokus på hensiktsmessig organisering av oppfølgingsarbeidet for brukere med dårlig boevne. Det er behov for tettere samarbeid og samordning av tjenesten til disse brukerne.» «På bakgrunn av dette ser vi et behov for å revidere den boligsosiale handlingsplanen der det også, i tillegg til å beskrive situasjonen, lages en strategiplan for kortsiktige og langsiktige mål.» Fra hjemmesiden til IMDi Integrasjons- og mangfoldsdirektoratet henter vi opplysninger om forsøksordningen «Ny sjanse»: «Ny sjanse er en forsøksordning hvor formålet er å prøve ut og dokumentere erfaringer med ulike metoder for å få innvandrere over i arbeid eller utdanning.» «Ny sjanse er utarbeidet etter modell av introduksjonsordningen.» «Kommuner kan søke IMDi om midler til å starte opp «Ny sjanse»-prosjekt.» En undersøkelse kan ta utgangspunkt i kommunens egne mål og vedtak knyttet til integrering og gjennomføre en kartlegging og vurdering av hvordan kommunen lykkes i arbeidet med integrering av flyktninger og innvandrere. Undersøkelsen kan knyttes til integrering generelt eller enkelte grupper f.eks. barn og unge. Eksempler på problemstillinger kan være: I hvilken grad kommunens egne målsettinger i integreringsarbeidet etterleves/oppfylles? o Trygge og gode oppvekstvilkår bolig, barnehageplass, SFO, skole. o Språkferdigheter o Tidlig innsats blant barn og unge o Deltakelse i arbeidsliv, utdanning, kultur, sport osv. o Har kommunen et system som evaluerer iverksatte tiltak? En foranalyse i forkant av et undersøkelsen vil klarere belyse situasjonen og foreslå spesifikt forslag til formål og problemstillinger. Kontrollutvalget i Gausdal kommune 6
Prioritert tema nr. 3: Tidlig innsats - spesialundervisning Fylkesmannen skiver følgende om tidlig innsats i Kommunebilder 2011: «Tidlig innsats er en særdeles viktig strategi for å bidra til at alle elever, uansett forutsetninger, skal få et godt utbytte av skolen. Vi definerer tidlig innsats både som innsats på et tidlig tidspunkt i barns liv, og som tidlig inngripen når problem oppstår eller avdekkes. En generell gevinst av tidlig innsats og god tilpassa opplæring er bedre læring for alle elever. En annen gevinst kan være redusert behov for spesialundervisning.» Rett til spesialundervisning er hjemlet i Opplæringslovens 5-1: Elevar som ikkje har eller som ikkje kan få tilfredsstillande utbytte av det ordinære opplæringstilbodet, har rett til spesialundervisning. I et prosjekt i 2008 kalt «Elever med spesielle opplæringsbehov» så kontrollutvalget på bl.a. faren ved at elever med spesielle opplæringsbehov blir oppdaget for sent og at de ikke blir fulgt opp som forutsatt. Da ble det satt fokus på de som ikke har fått enkeltvedtak. Dette temaet kan gjentas. I planen for forvaltningsrevisjon 2009-2011 var temaet igjen prioritert denne gang med tittelen «Spesialundervisning oppfølging av brukeres rettigheter. Den gang ble det planlagt å se på prosesser omkring de elevene som har enkeltvedtak. Undersøkelsen ble ikke gjennomført. I plandokumentet ble det skrevet at det er sannsynlig at mål ikke nås eller lover/regler ikke følges ettersom det er sammensatte prosesser som er avhengig av samhandling og det kreves individuelle tilpasninger. Svikt i prosessene kan ha store konsekvenser for brukerne konsekvenser som ofte først kommer fram senere. Spesialundervisning er at tema som rådmannen har hatt fokus på over flere år, men fortsatt viser det seg at kommunen bruker mye midler til spesialundervisning og har stadig dette i fokus i sine planer og rapporter. Like viktig som ovennevnte vinklinger av en eventuell undersøkelse, er det å se på årsaker til at Gausdal kommune bruker mer til spesialundervisning enn andre kommuner de sammenligner seg med. En foranalyse i forkant av en eventuell undersøkelse vil kunne gi status og spesifisere vinklinger og problemstillinger. Foreløpig er det tenkt et par alternative formål: Alt 1: En undersøkelse kan kartlegge og vurdere mulige årsaker til at kommunen bruker mer til spesialundervisning enn andre man kan sammenligne seg med. KS har satt fokus på temaet som er landsomfattende - og sier at det nå er viktig å se på «driverne» bak økningen. I undersøkelsen vil det være aktuelt å se på kommunens prosesser både når det gjelder samhandlingen med andre virksomheter som barnehage, barnevern etc. og prosesser og organisering i skolehverdagen mht. tilpasset undervisning og/eller likeverdig opplæring. En foranalyse i forkant av en undersøkelse vil bringe mer opplysninger om status i kommunen og mulige problemstillinger det skal ses på. Alt 2: Formålet kan være å kartlegge og vurdere om kommunen har tilfredsstillende rutiner og praksis til vurdering, vedtak og oppfølging av spesialundervisning i henhold til regelverket på området. Problemstillinger er aktuelt å rette mot for eksempel informasjon til alle berørte, brukermedvirkning, individuelle planer i tillegg til etterlevelse av regelverket; Tildeling av spesialtimer, innholdet i vedtakene og sikring av kvalitet og omfang. Kontrollutvalget i Gausdal kommune 7