KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/10 Møtedato: 29.11.10 Tid: kl 10.15 kl 13.00 Møtested: Kommunestyresalen, Sunndal rådhus Sak nr: 27/10 35/10 Møteleder: Eva Betten, nestleder (Ap) Møtende medlemmer: Erling Rød (Frp) ( forlot møtet under sak 30/10) Lise Karin Meisal (Ap) Ingebjørg Solbakk (H) Forfall: Bjørn Flemmen Steinland, leder (KrF) Ikke møtt: Per Steinar Husby (V) Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Per Ove Dahl, rådmann (under sak 27/10-30/10 og 32/10) Gunvald Granmo, økonomisjef (under sak 27/10 30/10) Liv Ingrid Horveli, skolesjef ( under sak 31/10) Nestlederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Det ble innmeldt en ekstra sak, sak 35/10 Eventuelt TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 27/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 3.SEPTEMBER 2010 PS 28/10 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 29/10 SUNNDAL KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT 3. KVARTAL 2010 PS 30/10 PS 31/10 PS 32/10 PS 33/10 PS 34/10 PS 35/10 SUNNDAL HELSETUN TILBYGG OG OMBYGGING. BYGGEREGNSKAP FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKOLEN I SUNNDAL KOMMUNE BRUK AV NÆRINGSFONDET I SUNNDAL KOMMUNE NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2011 DELTAGELSE OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 7
PS 27/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 3. SEPTEMBER 2010 Protokollen fra møte 3. september 2010 godkjennes. PS 28/10 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 09/10 RS 10/10 Finansreglement Sunndal kommune Saksprotokoll Sunndal kommunestyret 08.09.2010, sak 50/10 Eierskapsmelding for Sunndal kommune - Saksprotokoll Sunndal kommunestyret 08.09.2010, sak 51/10 Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Arbeidet med eierskapsmeldingen kan bli noe forsinket grunnet midlertidig vakanse i saksbehandlerstillingen i påvente av nyansettelse. RS 11/10 Referat fra møte i samarbeidsforumet for kontrollutvalgene 27.10.2010 - protokoll Sekretæren refererte fra møtet i samarbeidsforumet 27.10.2010. Orienteringssaker: OS 31/10 Protokoll fra styremøte i Sunndal Energi KF 07.06.2010 OS 32/10 Protokoll fra styremøte i Sunndal Energi KF 02.09.2010 og 14.10.2010 OS 33/10 OS 34/10 Innstillingsrett for kontrollutvalget i saker hvor det rapporterer om resultatene av arbeidet sitt einfo 10/25 fra NKRF Rutiner for avleggelse av byggeregnskap Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Arbeidet med å utarbeide rutiner for avleggelse av byggeregnskap er påbegynt i høst, men blir ikke ferdig innen utgangen av 2010. Side 2 av 7
PS 29/10 SUNNDAL KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT 3. KVARTAL 2010 Kontrollutvalget tar økonomirapport for 3. kvartal 2010, sammen med rådmannens muntlige redegjørelse til orientering. Leder innledet. Økonomisjef Gunnvald Granmo og rådmann Per Ove Dahl orienterte om den økonomiske situasjonen for Sunndal kommune og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Det vil bli fremmet en egen sak til kommunestyret i Sunndal i desember med budsjettreguleringer. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem viste til revisjonsuttalelsen til økonomirapporten. PS 30/10 SUNNDAL HELSETUN TILBYGG OG OMBYGGING. BYGGEREGNSKAP Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte 29.11.10 i sak 30/10 behandlet byggeregnskapet til Sunndal helsetun tilbygg og ombygging. Grunnlaget for behandlingen har vært sluttrapport med oversikt over byggekostnader, datert 17.08.2010 og uttale fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, datert 12.11.10. I tillegg har revisjonen supplert utvalget med muntlig informasjon om byggeregnskapet. Kontrollutvalget har merket seg at Sunndal helsetun tilbygg og ombygging hadde en opprinnelig budsjettramme på kr 46 150 000,- mens sluttregnskapet viser en totalkostnad på kr 46 161 486,-. Dette tilsvarer et lite merforbruk på kr 11 486,- i forhold til opprinnelig budsjett. På et så stort prosjekt med et så beskjedent merforbruk, kan det konkluderes med at prosjektet er gjennomført ihh. til vedtatte budsjettrammer. Kontrollutvalget vil bemerke at sluttrapporten manglet opplysninger om finansieringen av byggeprosjektet. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og uttalelsen fra revisjonen, datert 12.november 2010, har ikke kontrollutvalget merknader til byggeregnskapet for Sunndal helsetun tilbygg og ombygging. Repr. Erling Rød, som har vært medlem av byggekomiteen, meldte seg inhabil og fratrådte møtet under behandling av denne saken. Rådmann Per Ove Dahl og økonomisjef Gunvald Granmo orienterte om byggeprosjektet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Side 3 av 7
Sekretæren etterlyste opplysninger i sluttrapporten om finansieringen av prosjektet. Kontrollutvalget ønsket følgende tilføyelse i uttalelsen som skal oversendes kommunestyret: Kontrollutvalget vil bemerke at sluttrapporten manglet opplysninger om finansieringen av byggeprosjektet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretærens forslag til uttalelse Kontrollutvalget har i møte 29.11.10 i sak 30/10 behandlet byggeregnskapet til Sunndal helsetun tilbygg og ombygging. Grunnlaget for behandlingen har vært sluttrapport med oversikt over byggekostnader, datert 17.08.2010 og uttale fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, datert 12.11.10. I tillegg har revisjonen supplert utvalget med muntlig informasjon om byggeregnskapet. Kontrollutvalget har merket seg at Sunndal helsetun tilbygg og ombygging hadde en opprinnelig budsjettramme på kr 46 150 000,- mens sluttregnskapet viser en totalkostnad på kr 46 161 486,-. Dette tilsvarer et lite merforbruk på kr 11 486,- i forhold til opprinnelig budsjett. På et så stort prosjekt med et så beskjedent merforbruk, kan det konkluderes med at prosjektet er gjennomført ihh. til vedtatte budsjettrammer. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og uttalelsen fra revisjonen, datert 12.november 2010, har ikke kontrollutvalget merknader til byggeregnskapet for Sunndal helsetun tilbygg og ombygging. PS 31/10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKOLEN I SUNNDAL KOMMUNE 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Spesialundervisning i grunnskolen i Sunndal kommune, herunder anbefalingene i punkt 6, til etterretning. 2. Kommunestyret ber revisjonen om å følge opp rapporten. Leder innledet og ønsket skolesjef Liv Ingrid Horveli velkommen til møtet. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem redegjorde for innholdet i rapporten og hvordan revisjonen gjennomførte arbeidet med undersøkelsen. Skolesjefen orienterte om spesialundervisningen og tilpasset opplæring i Sunndal kommune og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Leder takket skolesjefen for orienteringen. Side 4 av 7
PS 32/10 BRUK AV NÆRINGSFONDET I SUNNDAL KOMMUNE 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal om bruk av næringsfondet i Sunndal kommune til etterretning. 2. Kontrollutvalget har merket seg at det har skjedd bevilgninger hvor det er tvil om vedtakene er i tråd med næringsfondets vedtekter og handlingsregelen, og ber kommunestyret vurdere en gjennomgang og revidering, samt innskjerping av de retningslinjer som gjelder for næringsfondet i Sunndal. Leder innledet. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem redegjorde for revisjonens arbeid med undersøkelsen og viste til at det var foretatt en forvaltningsrevisjon av bruken av Næringsfondet i år 2000. Rådmann Per Ove Dahl orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget ønsket følgende tilføyelse i vedtakets pkt. 2: en gjennomgang og revidering, samt. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretærens forslag til innstilling 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal om bruk av næringsfondet i Sunndal kommune til etterretning. 2. Kontrollutvalget har merket seg at det har skjedd bevilgninger hvor det er tvil om vedtakene er i tråd med næringsfondets vedtekter og handlingsregelen, og ber kommunestyret vurdere en gjennomgang og innskjerping av de retningslinjer som gjelder for næringsfondet i Sunndal. PS 33/10 NKRF s KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2011 DELTAGELSE Bjørn Flemmen Steinland og Erling Rød med Lise Karin Meisal som vara deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2. og 3. februar 2011. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretærens innstilling.. deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2. og 3. februar 2011. Side 5 av 7
PS 34/10 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: I dette møtet var det lagt opp til følgende orienteringer: Rutiner for avleggelse av sluttregnskap/byggeregnskap Rådmann Per Ove Dahl orienterte. Arbeidet med å utarbeide rutiner for avleggelse av byggeregnskap er påbegynt i høst, men blir ikke ferdig innen utgangen av 2010. I tillegg til orienteringer gitt av administrasjonen i kommunen gikk utvalget igjennom øvrige punkt i oppfølgingslisten: Administrative rutiner Orientering om Sunndal kommunes post- og arkiveringsrutiner ble gitt i møte 23.04.10. Kontrollutvalget ønsker en ny gjennomgang av rutinene i 2011. Saken stilles til observasjon og overføres til oppfølgingsliste i 2011. 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Kontrollutvalget ønsker å gi en orientering til kommunestyret om egenkontroll i kommunene med utgangspunkt i de 85 tilrådingane. Da det viser seg å være vanskelig å få til dette i inneværende år, videreføres saken til 2011. Oppfølgingslisten ble endret i samsvar med de saker som ble behandlet og orienteringer som ble gitt i møtet. PS 35/10 EVENTUELT Oversikt over gjennomførte Forvaltningsrevisjonsrapporter/selskapskontroller på FKT s hjemmesider Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) har sendt ut en forespørsel til kontrollutvalgssekretariatene i en rekke distrikt med spørsmål om gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter og selskapskontroller kan legges ut på FKT sin hjemmeside. Hensikten er at det skal være en arena for erfaringsutveksling og læring ved å få tilgang til hvordan andre har gjennomført samme type kontroll og resultatet av den. I de 85 tilrådingane for styrkt eigenkontroll i kommunane sier tilråding 55 følgende: Kontrollutvala bør leggje forvaltningsrevisjonsrapportar som er ferdigbehandla ut på nettet så framt dei er offentlege. Tilråding 56: Det bør vera rettleiing og arenaer for erfaringsutveksling der kontrollutvala og sekretariata kan få kunnskap om korleis det kan gjere gode tingingar. Side 6 av 7
FKT har i denne forbindelse sendt ut et fullmaktsskjema som skal fylles ut for den enkelte kommune som gir sin tilslutning til at rapportene kan legges ut på nettsiden til FKT. Svarfrist er satt til 1. mars 2011. Kontrollutvalget i Sunndal kommune drøftet denne forespørselen i møte 29.11.2010 og konkluderte med at forvaltningsrevisjonsrapportene var offentlige når den var behandlet i kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Sunndal gir sin tilslutning til at gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter og selskapskontroller kan legges ut på FKT sin hjemmeside. Sekretæren undertegner og oversender fullmaktsskjemaet på vegne av kontrollutvalget. Eva Betten Erling Rød Lise Karin Meisal fung. leder Ingebjørg Solbakk Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 7 av 7