Etablering av et fakultet for kunst, musikk og design ved UiB fase III Innkalling til møte i styringsgruppen Tirsdag 6. september kl. 12.00 15.00, Møterom 2, Muséplassen 1 Sak 1/16 Sak 2/16 Sak 3/16 Sak 4/16 Sak 5/16 Sak 6/16 Sak 7/16 Sak 8/16 Godkjenning av innkalling og dagsorden Organisering av prosessen Saksforelegg. Vedtaksforslag: Saken tas til etterretning Gjennomgang av mandat for styringsgruppen Oppnevningsbrev av 26.8.2016 Vedtaksforslag: Saken tas til etterretning Inngåelse av ny omstillingsavtale Saksforelegg ettersendes. Drøftingssak. Vedtak utarbeides i møtet. Mandat og sammensetning for prosjektgruppen Saksforelegg med utkast til mandat for prosjektgruppen. Vedtaksforslag: Styringsgruppen vedtar mandatet for prosjektgruppen. Fremdrifts- og kommunikasjonsplan Redegjørelse ved prosjektgruppens leder. Vedtaksforslag: Styringsgruppen slutter seg til forslaget om fremdrifts- og kommunikasjonsplan slik det ble lagt frem i møtet. Møteplan Tirsdag 4. oktober 12-15 Tirsdag 25. oktober 12-15 Tirsdag 8. november 12-15 Eventuelt
Styringsgruppen Sak 2/16 Organisering av prosessen Etter forutgående prosess ved KHiB og UiB vedtok Kongen i statsråd den 17.juni overdragelse av virksomheten ved Kunst- og designhøgskolen til Universitetet i Bergen for å etablere det nye fakultetet for kunst, musikk og design Det nye fakultetet skal inkludere alle nåværende fagfelt ved KHiB og Griegakademiet og starte opp med tre institutter. Prosessen med overdragelse av KHiB skal ta utgangspunkt i de premisser som styrene ved de to institusjonene har vedtatt (hhv. KHiB- sak 37/14 i møte 3.5.16 og UiB- styresak 70/16 i møte 2.6.16). Det legges opp til følgende organisering av arbeidet: Samlokalisering En samlokalisering med KHiB i Møllendal er blitt aktualisert i forbindelse med utredningen om å etablere et nytt kunstnerisk fakultet ved UiB. KHiB flytter i mai 2017 hele sin virksomhet inn i landets første spesialtilpassede nybygg for kunst- og design. Statsbygg eier nabotomten og det har vært dialog om mulig bygg for Griegakademiet på denne tomten. Styret ved UiB har gitt sin tilslutning til å prioritere et slikt nybygg over statsbudsjettet (sak 71/16). En samlokalisering vil også gi betydelige synergieffekter både på administrativ bemanning og arealbruk. Interimsdekan Universitetsstyret har vedtatt å opprette en interimsløsning for faglig ledelse i høst for å sikre kontinuitet i arbeidet med rammene og organisering av den faglige virksomheten ved det nye fakultetet (sak 86/16). I praksis er det opprettet en delstilling i 20 % som interimsdekan. I samråd med KHiB har UiB- styret vedtatt å engasjere nåværende rektor ved KHiB, professor Gerd Tinglum, i denne stillingen i perioden 01.09.16 31.12.16. Interimsdekanen vil lede styringsgruppen for prosessen (se under). Som leder av styringsgruppen vil interimsdekanen også påse at organisering og dimensjonering av administrasjonen og forslag til budsjett støtter opp om den faglige kjernevirksomheten ved det nye fakultetet. Styringsgruppe Prosessen ledes av en styringsgruppe bestående av faglig ledelse ved KHiB, Griegakademiet og representanter fra den øverste administrative ledelsen ved de to institusjonene samt fra fagforeningene. Styringsgruppens mandag og sammensetning fremkommer i sak 4/16 i dette møtet.
Prosjektgruppe Det opprettes en prosjektgruppe for å gjennomføre arbeidet med virksomhetsoverdragelse, utrede og legge til rette for valg av ledelsesmodell, foreslå organisering av de administrative tjenestene, og utforme budsjettforslag for 2017. Prosjektgruppen skal legge til grunn for sitt arbeid de premissene som er lagt gjennom fase II i utredningen og i styrets vedtak i sak 70/16. Fakultetets administrative tjenester skal organiseres på fakultetsnivå med støtte for institutter og fagmiljøer. Styringsgruppen har ansvar for å oppnevne prosjektgruppen og vedta mandat for denne. Prosjektgruppen skal bestå av administrativt ansatte ved KHiB, UiBs sentraladministrative avdelinger og Griegakademiet. Prosjektgruppen vil ivareta et løpende kommunikasjonsarbeid i prosessen. Faglig referansegruppe For å ivareta en løpende dialog med den faglige virksomheten ved KHiB og Griegakademiet etableres det en faglig referansegruppe bestående av to representanter fra gruppe A, en fra gruppe B og en student fra hvert av de tre instituttene som vil inngå i det nye fakultetet. Samarbeid med vernetjenesten Det etableres også et fast dialogpunkt i forkant av styringsgruppens møter for medvirkning fra vernetjenesten ved de to institusjonene. Kunstnerisk Ph.d program En sentral ambisjon for opprettelse av et kunstnerisk fakultet er at det etableres et eget kunstnerisk Ph.d program. Arbeidet med etablering av dette programmet vil foregå i samarbeid mellom Forskningsadministrativ avdeling og ledelsen ved KHiB. Universitetsstyret vil få til behandling forslag om et slikt program som egen sak i løpet av høsten 2016. Disponering av tildelt bevilgning fra KD Kunnskapsdepartementet har bevilget kr 5 mill. til prosessen med overdragelse og midlene vil dekke kostnadene knyttet til overdragelsen og vil også benyttes til felles faglige tiltak for å videreutvikle det faglige samarbeidet mellom Kunst- og designhøgskolens fagmiljøer og Griegakademiet. Vedtaksforslag: Saken tas til etterretning
Styringsgruppen Sak 3/16 Gjennomgang av mandat for styringsgruppen Det vises til utsendt oppnevningsbrev datert 26. august 2016 fra rektor og direktør ved UiB, med følgende ordlyd: Rektor Gerd Tinglum, KHiB Direktør Cecilie Ohm, KHiB Instituttleder Frode Thorsen, UiB Assisterende universitetsdirektør Tore Tungodden, UiB Jørgen Melve, NTL Sol Sneltvedt, Forskerforbundet, KHiB Torill Ivarsøy, Forskerforbundet, UiB Etablering av fakultet for kunst, design og musikk ved UiB. Organisering av prosessen. På bakgrunn av utredningen om et kunstnerisk fakultet ved Universitetet i Bergen og styrevedtakene ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen (KHiB) og Universitetet i Bergen (UiB), har Kongen i statsråd vedtatt at det skal etableres et nytt fakultet for kunst, design og musikk ved UiB. Etableringen skal gjennomføres ved at KHiB overdrar sin virksomhet til UiB fra 1. januar 2017, og ved at Griegakademiets virksomhet overføres til det nye fakultetet fra Det humanistiske fakultet fra samme dato. Styret ved UiB behandlet i møte 25. august i år et forslag om den videre organisering av prosessen, og sluttet seg til at det etableres det en styringsgruppe bestående av faglig og administrativ ledelse ved de to institusjonene samt fagforeningene for å lede dette arbeidet. På denne bakgrunn oppnevner Universitetet i Bergen dere som medlemmer av styringsgruppen, og vil be Gerd Tinglum om å lede gruppen. Styringsgruppen får følgende mandat: Styringsgruppen skal se til at overdragelsen av virksomheten ved KHiB og overføringen av Griegakademiet fra Det humanistiske fakultet til det nye fakultetet gjennomføres i tråd med forutsetningene slik de er vedtatt av institusjonenes styrer i sak 70/16 til universitetsstyret og i sak 37/14 i styret ved KHiB (i møte 3.5.16). Styringsgruppen skal se til at det etableres en avtale med Kunnskapsdepartementet som gir rammer for omstillingsprosessen. Styringsgruppen skal anbefale interimløsning for styring og ledelse for ledelse for det nye fakultetet for våren 2017, og beskrive hvordan fakultetet kan legge opp en prosess for valg av endelig ledelsesmodell. Styringsgruppen skal anbefale budsjett for 2017 for det nye fakultetet basert på dagens budsjett ved KHiB og dagens budsjett for Griegakademiet.
Styringsgruppen skal anbefale organisering av de administrative tjenestene ved fakultetet i form av en felles fakultetsadministrasjon som støtter opp om og leverer tjenester som er formålstjenlige for den faglige virksomheten ved det nye fakultetet. Til hjelp i arbeidet skal styringsgruppen oppnevne en prosjektgruppe og vedta mandat for denne. Styringsgruppen skal se til at prosjektgruppens arbeid følger tidsplanen for å overdra virksomheten til 1.1.2017. Styringsgruppen skal rapportere til Universitetsstyret underveis i arbeidet, og holde styret ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen orientert om arbeidet. Styringsgruppen skal se til at prosjektet med samlokalisering etableres og være orientert om tidsplan og rammer for prosjektet. Styringsgruppen skal se til at til det utredes en sak til universitetsstyret om et kunstnerisk ph.d.- program ved UiB. I tillegg til prosjektgruppen vil det også bli etablert en faglig referansegruppe for å ivareta en løpende dialog med den faglige virksomheten ved KHiB og Griegakademiet. Denne vil bestå av tre representanter fra hvert av de tre instituttene som vil inngå i det nye fakultetet (to fra gruppe A og en fra gruppe B), og med tilsvarende representasjon fra studentene fra KHiB og Griegakademiet. Seniorrådgiver Lars Helge Nilsen ved Universitetsdirektørens kontor vil være sekretær for styringsgruppen, og vil sørge for innkalling og sakspapirer til første møte, som er satt til tirsdag 6. september. Styringsgruppen bes levere sine anbefalinger innen torsdag 10. november, slik at disse kan behandles av Universitetsstyret i møte 1. desember. Dag Rune Olsen Rektor UiB Kjell Bernstrøm Universitetsdirektør Mandatet legges her frem for drøfting i styringsgruppen. Forslag til vedtak: Mandatet tas til etterretning.
Styringsgruppen Sak 5/16 Mandat og sammensetning for prosjektgruppen. Oppnevning av referansegruppe. Styringsgruppen skal i henhold til mandatet se til at overdragelsen av virksomheten ved KHiB og overføringen av Griegakademiet fra Det humanistiske fakultet til det nye fakultetet gjennomføres i tråd med forutsetningene slik det er vedtatt av institusjonenes styrer. Til hjelp i arbeidet skal styringsgruppen oppnevne en prosjektgruppe og vedta mandat for denne. Det foreslås at prosjektgruppen blir gitt følgende mandat: Med utgangspunkt i premissene som er lagt gjennom fase II i utredningen og i universitetsstyrets vedtak i sak 70/16 skal prosjektgruppen: Koordinere og gjennomføre prosessen med overdragelsen av de ansatte fra KHiB til UiB. Utrede forslag til interimsløsning for styring- og ledelse for det nye fakultetet fra 1.1.17, og beskrive hvordan prosessen for valg av ledelsesmodell kan legges opp. Utrede forslag til organisering av de administrative tjenestene i form av en felles fakultetsadministrasjon med struktur og dimensjonering av administrative tjenester. Det skal etableres en administrasjon som er formålstjenlig for den faglige aktiviteten i det nye fakultetet og som utnytter infrastrukturen og tjenestene som allerede er etablert på UiB. Foreslå bemanningsplan for en fellesadministrasjon for det nye fakultetet. Utforme forslag til budsjett for 2017 som består av dagens budsjett ved KHiB samt dagens budsjett for GA. Finansieringen av det nye fakultetet må følge de rammer som gjelder for kunstutdanning og kunstnerisk utviklingsarbeid nasjonalt. Foreslå plan som sikrer tydelig og konsistent informasjon og kommunikasjon til alle ansatte og studenter om prosessen. Prosjektgruppens forslag skal legges fram for behandling av styringsgruppen. Prosjektgruppen kan bestille delutredninger underveis i arbeidet. I tråd med forslag fra KHiB, GA og UiB sentralt gis prosjektgruppen denne sammensetningen: Kari Bjørgo Johnsen, KHiB Mia Kolbjørnsen, KHiB Kjerstin Tønseth, UiB, GA Henrik Tøndel, UiB, HR Steinar Vestad, UiB, U- dir. kontor Kari Fuglseth UiB, U- dir. kontor Kari Fuglseth bes lede gruppen, og Kjetil Utvik Harkestad, UiB vil fungere som prosjektgruppens sekretær. Vedtaksforslag: Styringsgruppen godkjenner mandat og sammensetning av prosjektgruppen i tråd med det fremlagte forslaget.
Faglig referansegruppe For å ivareta en løpende dialog med den faglige virksomheten ved KHiB og Griegakademiet etableres det i tillegg en faglig referansegruppe bestående av to representanter fra gruppe A, en fra gruppe B og en student fra hvert av de tre instituttene som vil inngå i det nye fakultetet. Referansegruppen gis følgende mandat: «Referansegruppen skal gi innspill og anbefalinger til prosjektgruppen og styringsgruppen for å sikre at anbefalingene ivaretar behov knyttet til primæroppgavene innen kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning, forskerutdanning, utdanning og formidling.» Refeansegruppen vil bestå at følgende medlemmer: Fra KHiB: Dekan Mona Larsen Professor Ashley Booth Dekan Aashild Grana Professor Eamon o Kane Student Sarah Lesziniski Student Arild Våge Berge Stipendiat NN Stipendiater YY Fra Griegakademiet: Førsteamanuensis Jill Halstead Hjørnevik Førsteamanuensis Magne Thormodsæter Forsker og vikar - førsteamanuensis Jostein Gundersen (gruppe B) Student NN Vedtaksforslag: Styringsgruppen godkjenner mandat og sammensetning av referansegruppen i tråd med det fremlagte forslaget.