Møteinnkalling Birkenes kontrollutvalg Dato: 26.09.2016 kl. 09:00 (NB: MERK KLOKKESLETT!) Møtested: Helsestasjonen, møterom Himmelsyna Arkivsak: 15/10175 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter egen innkalling. I tillegg møter følgende: Konst. rådmann Anne Stapnes (her etter rådmann), sak 22-26/16 kl. 09:30 Teknisk sjef Halvor Nes, sak 24-25/16 kl. 10:00 Økonomisjef Tom Olstad, sak 26/16 kl. 10:30 I etterkant av behandlingen av de ordinære sakene ca. kl. 11:00 vil det bli gjennomført virksomhetsbesøk hos Teknisk avdeling for bygg og drift. Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 15/10175-23 Godkjenning av møteinnkalling 26.09.16 3 Møteprotokoll 4/16 15/10175-24 Godkjenning av protokoll fra møte 13.06.16 4 Saker til behandling 20/16 16/12044-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 - Birkenes kommune 5 21/16 16/12099-2 Plan for selskapskontroll 2016-2019 8 22/16 16/06483-12 Barnevernstjenestens retningslinjer for journalføring og dokumentasjon ifbm. undersøkelsesfasen 11 23/16 16/06487-7 Oppfølging - Orientering vedr. barnehageopptak og 13 1
24/16 16/03426-7 25/16 15/15527-6 barnehageplass for barn i mottak Oppfølging - Kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kart- og oppmålingstjenester Oppdatering av fremdrift vedrørende tvist med entreprenør- Lille Tømmeråsen 14 15 26/16 16/12127-1 Rutiner knyttet til budsjettering og oppfølging av regnskap 17 27/16 16/12128-1 Orientering fra revisjonen i møte 26.09.16 19 28/16 16/12129-1 Eventuelt i møte 26.09.16 20 Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 19.09.2016 For Leder Wiggo Svendsen Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av møteinnkalling 26.09.16 Arkivsak-dok. 15/10175-23 Arkivkode. 033 1 Birkenes kontrollutvalg 26.09.2016 4/16 Møteinnkalling 26.09.16 godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling 26.09.16 3
Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll fra møte 13.06.16 Arkivsak-dok. 15/10175-24 Arkivkode. 033 1 Birkenes kontrollutvalg 26.09.2016 4/16 Protokoll fra møte 13.06.16 godkjennes. Vedlegg 1: Protokoll 13.06.16 Vedlegg til sak Protokoll 13.06.16.pdf 4
Saker til behandling 20/16 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 - Birkenes kommune Arkivsak-dok. 16/12044-1 Arkivkode. 151 1 Birkenes kontrollutvalg 26.09.2016 20/16 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2017 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Birkenes kommune med en ramme på kr.662 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fremmer med dette en sak for kommunestyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalget sin virksomhet, samt kjøp av revisjons- og sekretariats tjenester for 2017 i Birkenes kommune. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Birkenes kommune for 2017. Kontrollutvalget sitt budsjett omfatter utgifter til selve driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester. Budsjettfremlegget er basert på erfaringstall (regnskapstall 2015) og delvis på anslag. Det er viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet, slik at det ikke blir store svingninger om aktiviteten/kostnadene varierer fra et år til et annet. Sekretariatet har i all hovedsak videreført fordelingen mellom de ulike budsjettpostene for inneværende budsjettår. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: Kurs og opplæring Det er viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i den sammenheng. 5
Det var lokalvalg i fjor, og nytt kontrollutvalg ble valgt i oktober 2015. Det har vært viktig at det nye kontrollutvalget har kommet raskt i gang med arbeidet og av den grunn har skolering, opplæring og nettverksbygging blitt prioritert i 2015/2016. Sekretariatet foreslår å legge til rette økonomisk slik at alle medlemmene i kontrollutvalget får anledning til å delta på de viktigste kurs-/opplæringstilbudene i 2017. Sekretariatet arrangerer to årlige konferanser i eigenregi. I tillegg har spesielt NKRF sin årlige konferanse i februar blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er forholdsvis kostbar å delta på, men er likevel en svært viktig faglig arena og som nettverksskaper. I tillegg arrangerer Forum for kontroll og tilsyn en tilsvarende fagkonferanser. Kommunestyret vedtok å øke antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem medlemmer, av den grunn foreslår sekretariatet en økning av posten til kurs og opplæring. Møtegodtgjørelse En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til Birkenes kommunes reglement for godtgjørelse til folkevalgte vedtatt av kommunestyret 05.11.15. Det er tatt høyde for 5 kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatstjenester Birkenes kommune er medeier i Agder- og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadene til selskapet blir fordelt etter egen fordelingsnøkkel vedtatt av representantskapet (eierbrøk/kommunestørrelse/antall møter). Representantskapet har vedtatt en ny fordelingsnøkkel for kostnadene til selskapet med virkning fra 2016, dette for å fordele kostnadene mest mulig rettferdig. Dette medførte endringer utover forventet prisvekst for den enkelte kommune. Budsjettet for Temark vedtas først av representantskapet i november, sekretariatet tar derfor forbehold om at det kan bli endringer i anslaget vi har tatt høyde for i budsjettoppsettet. Revisjonstjenester Birkenes kommune er medeier i Aust-Agder Revisjon IKS (tidligere Arendal Revisjonsdistrikt IKS). Kostnader til selskapet blir fordelt etter en egen fordelingsnøkkel, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av selskapets representantskap, derfor tar vi forbehold om at det kan bli endringer i anslaget vi har tatt høyde for i budsjettoppsettet. I tilskuddet til revisjonen ligger som tidligere; regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og «ordinær bistand». Selskapskontroll kommer i tillegg. Revisjonen beregner ca. 37 500 kr for en enkel selskapskontroll (50 arbeidstimer). Ettersom kontrollutvalget ikke har behandlet plan for selskapskontroll enda, har sekretariatet lagt inn midler til en enkel selskapskontroll (eierskapskontroll) årlig. Dersom det er ønskelig med en mer omfattende selskapskontroll, f. eks. forvaltningsrevisjon i selskap vil kostnaden ligge på ca. 75 000 kr (100 arbeidstimer). Dersom flere kommuner går sammen om en selskapskontroll kan kostnaden pr. kommune bli lavere. Dette må kontrollutvalget ta høyde for ved endelig behandling av plan for selskapskontroll. Til disposisjon for kontrollutvalget Posten dreier seg om utgifter til bevertning, abonnementer m.m. 6
Budsjettet kan spesifiseres som følger: Budsjett Budsjett Budsjett Regnskap Beskrivelse 2017 2016 2015 2015 Møtegodtgjørelse m.v. 30 000 30 000 30 000 30 166 Kurs og andre utgifter 50 000 20 000 15 000 13 458 Til disposisjon for kontrollutvalget 10 000 10 000 10 000 1 591 Kjøp fra IKS a. Revisjon (revisjonshonorar, møtedeltagelse og forberedelse) 443 000 427 000 405 000 405 000 b. Selskapskontroll 37 500*** 7 000 20 000 - c. Sekretariat (Temark fra 01.07.14) 91 000** 100 000* 106 200 116 200 Totalutgifter 661 500 594 000 586 200 566 415 * Budsjett for Temark blir fastlagt av representantskapet i november, og tallet i budsjettet for 2016 er derfor basert på et anslag. Faktisk vedtatte kostnader til Sekretariat var i 2016 kr. 87 800 jf. vedtak i representantskapet i november. **I anslaget for 2017 legger sekretariatet til grunn en økning på 3 % i forhold til vedtatt ramme for 2016 på kr. 87 800. ***Under forutsetning av at kontrollutvalget velger å bestille selskapskontroll som skissert i saksfremlegget ovenfor. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr. 662 000,- for kontrollutvalget for 2017, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Skulle det oppstå uforutsette situasjoner/hendelser hvor det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter fra revisjonen eller det skulle være behov for å innhente ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for Kommunestyret. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 7
21/16 Plan for selskapskontroll 2016-2019 Arkivsak-dok. 16/12099-2 Arkivkode. 210 1 Birkenes kontrollutvalg 26.09.2016 21/16 Kontrollutvalget gir følgende innstilling til kommunestyret: Plan for selskapskontroll 2016-2019 godkjennes med følgende prioritering i denne planperioden. 1. Lillesand og Birkenes Interkommunale avfallsselskap (Vesentlighet: middels/høy) 2. X 3. X Kommunestyret delegerer myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer og omprioriteringer i planen. Bakgrunn for saken: Selskapskontroll er hjemlet i Kommuneloven 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6, 13-15. Etter bestemmelsene i Kommuneloven er ansvaret for selskapskontrollen lagt til kontrollutvalget. Dette fremgår av Kommuneloven 77, nr. 5 som har følgende ordlyd: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper m. m.» Forskrift om kontrollutvalg 13 omhandler selskapskontroll. Her fremgår det at: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.» Dette betyr at kontrollutvalget innen utgangen av 2016 må sørge for: å utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden 2016 2019 at planen blir vedtatt av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 8
Aust-Agder Revisjon IKS har på vegne av kontrollutvalget i Birkenes kommune utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll. Saksopplysninger: I forslaget til plan for selskapskontroll har revisjonen utarbeidet en oversikt og foretatt en vurdering av de selskapene Birkenes kommune har eierinteresse i. Planen bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering av selskapene med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll i de ulike selskapene hvor kommunen har eierinteresse. Analysen bygger på informasjon om selskapene: vedtekter/selskapsavtale, årsregnskap og årsberetning, tidligere gjennomførte selskapskontroller og offentlige registre mv. Revisjonen har også innhentet informasjon fra kommunens administrasjon. Det går frem av plandokumentet at følgende kriterier vil være relevante i forbindelse med en risikovurdering: risiko for at selskapet ikke driver i tråd med bystyrets vedtak og forutsetninger risiko for at selskapet ikke driver i tråd med lover og regler og på en økonomisk forsvarlig måte risiko for at den som forvalter kommunens eierinteresser i selskapet ikke gjør dette i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger Videre går det frem av plandokumentet at når det gjelder vurdering av hvor vesentlige selskapene er for kommunen vil disse kriteriene være relevante: selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere selskapets samfunnsmessige ansvar kommunens eierandel økonomisk gevinst- og tapspotensiale kommunens motiv for eierskapet På bakgrunn av overnevnte har revisjonen lagt følgende kriterier til grunn for analysen for prioritering av selskapskontroll: selskap der det er avdekket mulige risikoforhold selskap som har et samfunnsmessig ansvar selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen selskap som er heleide av kommunen eller der kommunen har omfattende eierinteresse Økonomisk gevinst- og tapspotensiale for kommunen Etikk og omdømme Analysegrunnlaget for plan for selskapskontroll blir med dette lagt frem for kontrollutvalget. Vedlagt plan for selskapskontroll er ment som underlagsmateriale i forbindelse med utvelging og prioritering av selskapskontroller i Birkenes kommune, og skal i første rekke være et arbeidsdokument for kontrollutvalget. Det foreligger nå et utkast til plan for selskapskontroll, i tillegg til sekretariatets forslag til vedtak. Planen skal nå gjennomgås av kontrollutvalget, før det går til videre behandling i kommunestyret som fatter endelig vedtak i saken. Plandokumentet skiller mellom selskapene som faller inn under 80 i Kommuneloven (interkommunale selskap, og aksjeselskap som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner og /eller fylkeskommuner ev. datterselskap av disse). Disse selskapene har kommunen full innsynsrett i og kontrollutvalget kan gjennomføre selskapskontroller i slike selskap. De selskapene som kommunen har eierskap i, men som ikke faller inn under 80 i Kommuneloven dvs. at det er innslag av private eierandeler o.l. I disse selskapene har 9
kommunen ikke mer innsynsrett enn de andre aksjonærene. Kommunen kan likevel gjennomføre avgrensa selskapskontroller med hensyn til i hvilken grad selskapet opptrer i tråd med eierens intensjon, om valg og opplæring av styrerepresentanter skjer etter kommunen sine regler og rutiner, og om rapportering fra selskapet samsvarer med retningslinjer og liknende. I henhold til vedtatt budsjett for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten, som også legger premissene for midler til selskapskontroll, kan kontrollutvalget forvente ca. en til to selskapskontroller i året. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener at plandokumentet slik det foreligger er egnet som grunnlag for kontrollutvalgets behandling av saken. Omfanget av selskapskontroll avhenger av avsatte midler til dette formålet. I 2017 har sekretariatet foreslått at det avsettes midler til å gjennomføre en selskapskontroll. Dersom kontrollutvalget ønsker å bestille flere selskapskontroller i løpet av perioden, kan det etter sekretariatets vurdering være hensiktsmessig å foreta en prioritering i forbindelse med denne saken og legge til eventuelt flere prosjekter. På den måten kan man få en nødvendig forankring i kommunestyret, når de tar endelig stilling til plan for selskapskontroll for denne perioden. En slik prioritering vi bidra til forutsigbarhet og kontrollutvalget kan foreta bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. Vedlegg 2: - Plan for selskapskontroll Birkenes kommune 2016-2019 Vedlegg til sak Plan for selskapskontroll Birk 10
22/16 Barnevernstjenestens retningslinjer for journalføring og dokumentasjon ifbm. undersøkelsesfasen Arkivsak-dok. 16/06483-12 Arkivkode. 210 1 Birkenes kontrollutvalg 26.09.2016 22/16 Kontrollutvalget tar rådmannens skriftlige tilbakemelding og redegjørelse til orientering. Bakgrunn for saken: I kontrollutvalgets møte 13.06.16 sak 16/16 fikk kontrollutvalget en orientering om barnevernstjenesten for Kristiansandsregionen. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget fremmer følgende oversendelsesforslag til kommunestyret: Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å se til at lovkrav knyttet til dokumentasjon blir fulgt opp og dagens praksis blir forbedret. Kontrollutvalget ber om en skriftlig tilbakemelding på hvordan barnevernstjenesten bruker elektroniske verktøy underveis i undersøkelsesfasen til å dokumentere egne funn og familiens synspunkter. Til dette møtet foreligger en slik skriftlig tilbakemelding som ble etterspurt i vedtaket over og det er bakgrunnen for denne saken til kontrollutvalget. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har fått en skriftlig tilbakemelding fra rådmann datert 15.09.16. I tilbakemeldingen vises det til retningslinjene ift. journalføring og dokumentasjon fra rutinehåndboken til barnevernstjenesten (se vedlegg). Det går frem av rådmannens tilbakemelding at pr. i dag er det slik at det meste av dokumentasjonen gjøres på kontoret i etterkant av undersøkelsene/tiltakene, men ved innføring av mobilt fagsystem på ipad vil tjenesten i større grad sikre at familien involveres direkte i dette arbeidet. Mobilt fagsystem ved bruk av ipad forventes igangsatt i alle avdelinger i løpet av våren 2017. Denne informasjonen har kontrollutvalget tidligere fått muntlig i møte 13.06.16. Rådmann opplyser videre i sin tilbakemelding at barnevernstjenesten vil informere om status så snart dette er implementert. Det vises for øvrig til retningslinjene ift. journalføring og dokumentasjon fra rutinehåndboken til barnevernstjenesten som følger vedlagt. Rådmann Anne Stapnes er invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for saken og svare på eventuelle spørsmål. 11
Vurdering fra sekretariatet: Etter sekretariatets vurdering har rådmann i sin skriftlige tilbakemelding svart på hvordan barnevernstjenesten bruker elektroniske verktøy underveis i undersøkelsesfasen til å dokumentere egne funn og familiens synspunkter. Vedlagt retningslinjer ift. journalføring og dokumentasjon fra rutinehåndboken til barnevernstjenesten underbygger rådmannens tilbakemelding og det synes som at det er gode skriftlige rutiner knyttet til dette. I tillegg bemerker sekretariatet at det gjennom å innføre et mobilt fagsystem ved bruk av ipad, trolig vil bidra til en ytterligere forbedring knyttet til å dokumentere fortløpende underveis i undersøkelsesfasen. Med det som bakgrunn anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar rådmannens skriftlige tilbakemelding og redegjørelse til orientering. Vedlegg 3: - Retningslinjene ift. journalføring og dokumentasjon fra rutinehåndboken til barnevernstjenesten Vedlegg til sak Retningslinjene ift. journalføring og do 12
23/16 Oppfølging - Orientering vedr. barnehageopptak og barnehageplass for barn i mottak Arkivsak-dok. 16/06487-7 Arkivkode. 210 1 Birkenes kontrollutvalg 26.09.2016 23/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere behandlet sak 17/16 i møte 13.06.16. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ønsker informasjon om løsningen med SANA og faktisk resultat etter barnehageopptaket i forhold til fordeling mellom private og offentlige barnehager og barn med og uten rettigheter. Rådmann melder tilbake i neste møte. Saksopplysninger: Med bakgrunn i vedtaket over er rådmann Anne Stapnes invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for løsningen med SANA og faktisk resultat etter barnehageopptaket i forhold til fordeling mellom private og offentlige barnehager og barn med og uten rettigheter. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten forslag til vedtak i påvente av rådmannens redegjørelse. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 13
24/16 Oppfølging - Kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kart- og oppmålingstjenester Arkivsak-dok. 16/03426-7 Arkivkode. 033 1 Birkenes kontrollutvalg 26.09.2016 24/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: Saken har tidligere vært behandlet i kontrollutvalget i møte 13.06.16 sak 19/16-c. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ber om en gjennomgang av kommunens oppmålingsgebyrer, oversikt over selvkostgraden, andelen gamle saker og hvordan fremtidsbildet ser ut. Rådmann kommer tilbake til dette i neste møte. Saksopplysninger: Saken har vært oppe i kontrollutvalget i flere møter: 15.02.16 (sak 1/16), 18.04.16 (sak 11/16) og 13.06.16 (sak 19/16-c). I sistnevnte møte ble det gitt en skriftlig tilbakemelding, samt en oversikt over gebyrsatsene i sammenlignbare kommuner og en statistisk oversikt hvor Birkenes kommune blir sammenlignet med andre kommuner på driftsutgifter og driftsinntekter angående kart- og oppmålingsfortetning pr. innbygger osv. Kontrollutvalget fant ikke svaret fult ut tilfredsstillende iht. deres bestilling og ba derfor rådmann om å komme tilbake i neste møte for å redegjøre for kommunens oppmålingsgebyrer, oversikt over selvkostgraden, andelen gamle saker og hvordan fremtidsbildet ser ut. Rådmann Anne Stapnes og teknisk sjef Halvor Nes er invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for saken og svare på eventuelle spørsmål. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten forslag til vedtak i påvente av rådmannens redegjørelse. Vedlegg 4: - Svar til kontrollutvalget datert 06.06.16 m/vedlegg Vedlegg til sak Svar til kontrollutvalget dat 14
25/16 Oppdatering av fremdrift vedrørende tvist med entreprenør- Lille Tømmeråsen Arkivsak-dok. 15/15527-6 Arkivkode. 210 1 Birkenes kontrollutvalg 26.09.2016 25/16 Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding og redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å arbeide for å få til en så snarlig løsning på tvisten som mulig. Kontrollutvalget ber om å bli holdt løpende orientert om utviklingen i saken. Kontrollutvalget inviterer rådmann til neste møte for å orientere om kommunens rutiner og praksis for arkivering og journalføring. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget behandlet i møte 13.06.16 sak 19/16-d. Følgende vedtak ble fattet: Svar på kontrollutvalgets spørsmål vedr. fire boliger tiltenkt vanskeligstilte (svar ettersendt pr. e-post). Rådmann sender oppdatert svar da nye opplysninger har fremkommet i saken. Saksopplysninger: Rådmann Gro Anita Trøane redegjorde muntlig for status vedr. fremdrift vedrørende tvist med entreprenør- Lille Tømmeråsen i møte 13.06.16. Grunnet nye opplysninger i saken skulle rådmann ettersende skriftlig svar pr. e-post i etterkant av møtet vedr. status i saken. Skriftlig tilbakemelding ble sendt til sekretariatet pr. epost 09.08.16. Konstituert rådmann Anne Stapnes har gjort oppmerksom på at dette brevet ble godkjent før sommeren, men dessverre ikke sendt. Vedlagt følger oppdatering av fremdrift vedrørende tvist med entreprenør- Lille Tømmeråsen. Rådmann Anne Stapnes og teknisk sjef Halvor Nes er invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for status i saken. I tillegg er rådmann bedt om å redegjøre for klagen fra Lillesandsposten vedr. avslag på innsynsbegjæring knyttet til denne saken. Vurdering fra sekretariatet: Etter sekretariatets vurdering gir rådmann i sin skriftlige tilbakemelding en oversiktlig oppdatering av fremdrift vedrørende tvist med entreprenør- Lille Tømmeråsen. Slik sekretariatet ser det er det lite både rådmann og kontrollutvalget kan gjøre for å få fortgang i saken, da den er gjenstand for behandling i rettsapparatet. 15
Slik sekretariatet ser det kan kontrollutvalget bare anmode rådmann om å arbeide for å få til en så snarlig løsning på tvisten som mulig, i tillegg til at kontrollutvalget fortsatt kan be om å bli holdt løpende orientert om utviklingen i saken. Når det gjelder klagen fra Lillesandsposten vedr. innsynsbegjæring er Fylkesmannen rettet klageinstans og det ligger utenfor kontrollutvalgets mandat å ta stilling til en slik klage. Men det er likevel viktig at kontrollutvalget på systemnivå ser til at kommunen har tilfredsstillende rutiner for arkivering og journalføring. Derfor anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget inviterer rådmann til neste møte i kontrollutvalget for å orientere om kommunens rutiner og praksis for arkivering og journalføring. Vedlegg 5: - Oppdatering av fremdrift vedrørende tvist med entreprenør- Lille Tømmeråsen Vedlegg til sak Oppdatering av fremdrift vedrørende 16
26/16 Rutiner knyttet til budsjettering og oppfølging av regnskap Arkivsak-dok. 16/12127-1 Arkivkode. 216 1 Birkenes kontrollutvalg 26.09.2016 26/16 Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen og redegjørelsen fra rådmann til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har ved flere anledninger vært kritisk til feil budsjettering gjennom året i Birkenes kommune. Det går på at varslet underskudd blir til overskudd ved årsslutt. Rådmann og økonomisjef har redegjort for årsaken til dette i kontrollutvalget ved flere anledninger. Kontrollutvalget behandlet i møte 13.06.16 sak 19/16-4a (Eventuelt), her kom det frem at kontrollutvalget ønsket en mer detaljert redegjørelse for hele budsjettprosessen og på den måten tilegne seg en bedre forståelse for hvilke utfordringer kommunen har ved budsjettering og oppfølging av regnskap mot budsjett gjennom året. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget får forelagt en egen sak i neste møte om rutiner knyttet til budsjettering og oppfølging av regnskap. Det kan også bli aktuelt å spørre revisjonen om hva som skal til for å få gode rutiner for regnskapsoppfølging? Saksopplysninger: Med bakgrunn i at kontrollutvalget ønsket en mer detaljert redegjørelse for hele budsjettprosessen har sekretariatet bedt rådmann om å svare på spørsmålene under. Rådmannens svar på spørsmålene følger under i kursiv. 1. Rammene ved utarbeiding av hoved budsjett, hvilke sentrale inntekter og utgifter er usikre, for eksempel pensjon, finansinntekter, finansutgifter, rammetilskudd og skatteinntekter? Dette er omtalt og beskrevet i økonomiplanen for 2016-2019, og spesielt omtalt i rådmannens innledning i dokumentet, men når det gjelder budsjettposter for frie inntekter (1A), så er det knyttet spesiell usikkerhet til: - Skatteinntekter (skatte svak kommune) - Rammeinntekter (en skatte svak kommune får kompensert mye gjennom rammetilskuddet, men ikke alt. Spesielt krevende for en vekstkommune som Birkenes) - Rentekostnader (spesielt i et lengere perspektiv) - Utbytte fra Agder Energi (forutsigbart kun 1 år frem) - Avkastning på langsiktige verdipapirer - Avdrag (økende som følge av behov for investeringer knyttet til innbyggervekst og stort etterslep på vedlikehold av bla. bygningsmasse) 2. Hvordan rapporteres det gjennom året i praksis og hvor ofte? Alle med budsjettansvar rapporterer skriftlig 10 ganger i året til sin tjenestesjef med kopi til øk.avd. Hovedfokusområder som det rapporteres på er drift, personal og økonomi. På bakgrunn av rapporter fra avdelings/enhetsledere rapporterer tjenestesjef til rådmann med kopi til økonomi. Økonomi utarbeider helhetlig driftsrapport for kommunen. Denne 17
behandles politisk pr. 30. april, 31. juli. I tillegg utarbeides årsberetning og årsregnskap pr. 31.12 som også behandles politisk. Til hvert formannskapsmøte utarbeides en rapport kalt «Hovedtall økonomi» som viser netto resultat pr. tjenesteområde og totalt, utvikling nøkkeltall frie inntekter sammenlignet med budsjett. I tillegg omhandler rapporten utvikling i likviditet og grafisk fremstilling som viser utvikling av personalkostnader sammenlignet med budsjett. 3. Følger hver enhetsleder med på sitt budsjett mot regnskap? Ja, det er en forutsetning for å kunne rapportere. Hvor ofte det gjøres gjennom en periode(måned) varierer nok derimot. 4. Hvordan følges prognosene på rammetilskudd, skatteinntekter, utbytte Agder Energi, avkastning på porteføljen og pensjon opp, og hvem er det som gjør dette? Års prognoser på denne type budsjettposter utarbeides første gang ved rapportering av 1. tertial. Dette utarbeides av økonomi, men med ekstern rådgivning mht. skatt/rammetilskudd (Telemarksforskning) og finansposter (Gabler). 5. Når er prognosene sikre på disse sentrale postene? Ved 1. tertial, 2. tertial eller ved årsslutt? Ved årsslutt; dvs. når årsregnskap utarbeides og vi får sikre rapporter fra bla KLP, SPK, Gabler (avkastning finans). Unntaket er utbytte fra Agder Energi; det kjenner vi faktisk til når budsjettet legges. 6. De fleste kommuner med dårlig økonomi setter opp et budsjett i balanse, uten at det er budsjettert med avsetning til fond. Blir ikke kommunen veldig sårbar i forhold til bare marginale svingninger i sentrale inntekter/utgifter? Jo; det stemmer. Derfor er det lagt opp til i revidert økonomiplan at det budsjetteres med noe hvert år for å bygge opp et disposisjonsfond for å kunne tåle svingninger. Kommunestyre vedtok en finansstrategi i september 2015. Denne sier bla at disposisjonsfondet bygges opp over en 10-års periode til ca. kr. 20 mill., inflasjonsjustert til 5,6% av driftsinntekten. 7. Hva mener administrasjonen er de største utfordringene i budsjettarbeidet? Birkenes kommune har i mange år vært en vekstkommune (positiv utvikling i antall innbyggere). Det er grunnleggende positivt, men det utfordrer kommunen mht. å tilpasse kapasitet i forhold til økte behov for kommunale tjenester. Det viktigste fokuset fremover, og som skal innarbeides i budsjettet for 2017 og for økonomiplanperioden 2017 2020, er gjennomføringen av tiltakene som er vedtatt i prosjekt balanse, og med de økonomiske effektene tiltakene har. Flere av tiltakene har en viss risiko i seg, og i tillegg vil kommunen måtte løse nye behov som ikke er tatt høyde for i prosjekt balanse. I tillegg til den skriftlige tilbakemeldingen på spørsmålene over, er rådmann Anne Stapnes og økonomisjef Tom Olstad invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for saken og svare på eventuelle spørsmål. Det kan også bli aktuelt for revisjonen å knytte noen kommentarer til hva som skal til for å få gode rutiner for regnskapsoppfølging. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener at rådmann har gitt en grundig tilbakemelding på hvilke rutiner Birkenes kommune har knyttet til budsjettering og oppfølging av regnskap, og at spørsmålene som det er bedt om en tilbakemelding er besvart på en tilfredsstillende måte. Med det som bakgrunn anbefaler sekretariatet kontrollutvalget til å ta tilbakemeldingen og redegjørelsen fra rådmann til orientering. 18
27/16 Orientering fra revisjonen i møte 26.09.16 Arkivsak-dok. 16/12128-1 Arkivkode. 210 1 Birkenes kontrollutvalg 26.09.2016 27/16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 19
28/16 Eventuelt i møte 26.09.16 Arkivsak-dok. 16/12129-1 Arkivkode. 033 1 Birkenes kontrollutvalg 26.09.2016 28/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Innkommen post a. Kopi av klage fra Lillesands-Posten datert 30.08.16 og 09.09.16 (videresendt til kontrollutvalgets medlemmer) 2. Saker behandlet i kommunestyret 3. Neste møte 28.11.16 kl. 14:00 4. Eventuelt Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 20