Systemutvikling i praksis DRI 2001 forelesning 031104 Innføring av et arkiv &saksbehandlersystem i en kommune Samspillet mellom innføring og bruk av et IKT-system, organisatoriske forutsetninger og krav til endringer Introduksjon til informasjonsinfrastrukturer Pensumstoff Nes og Jansen (2003) Innføring og bruk av arkiv- og saksbehandlersystem Hanseth (2002) Tidligere: Statskonsult (1997) Statens generelle kravspesifikasjon (SGK) Hva har dere lært ved SU Tjenestetrappa og interaktive offentlige nettsteder Systemutviklingsarbeidet Fassefallsmodellen ++ Inkrementell og eksperimentell SU Prototyping Sosio-teknisk tilnærming til SU Kompromiss mellom tekniske og organisatoriske krav Utvikling av interaktive nettsteder Tjenestetrappa og SU-arbeidet Vertikal og horisontal integrasjon Ba-kontor/2. linje (re)organisering Arbeid med obligatoriske oppgaver Utvikling av en enkel nettrutine DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 1 DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 2 Kjøp av ferdig system hva skal da inngå? Problembeskrivelse Ja Systemanalyse Kravspesifikasjon Tja Systemutforming (design) Logisk modell Kanskje? Realisering (f eks. programmering) Nei Ferdig system Implementasjon Ja Bruk, Drift & vedlikehold Tid DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 3 Systemutvikling ved kjøp av ferdig system Eksemplifisert ved et arkiv- og saksbehandlersystem (SBS) Kartlegge konkrete behov og krav Hvilke oppgaver skal dekkes, blant annet Journalføring, arkivhåndtering, dokumenthåndtering, saksbehandlingsstøtte, sikkerhetsfunksjoner mm Tekniske krav, f eks. web-grensesnitt Avklare rammebetingelser Fastlagte [juridiske krav] : Fvl., Ofl., Pol, Arkivlov og forskrift (Norark-4) Statens generelle kravspesifikasjon Økonomiske og organisatoriske forhold Hva er økonomiske rammer Hvordan er virksomheten organisert,.. Hvem skal være systemansvarlige, brukere, superbrukere, støttefunksjoner DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 4 1
Elektronisk saksbehandling system Skjematisk modell Er systemutvikling (bare) en teknisk utviklingsprosess? Figur 1 Teknisk modell Saksgang Fagsystem Elektronisk dokumentlag er Felles funksjoner Doku menthåndtering Arkivhåndtering Elektronisk saksarkiv Presedenser Fysisk arkiv Teknisk system Organisatorisk- og sosial system DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 5 DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 6 Faser i SU-arbeidet Den organisatoriske siden (OU) Problemidentifisering og problemanalyse (diagnose): Fastsette mål for endringsarbeidet Klarlegge endringsbehov Beskrive (utforme) organisatoriske endringer Nye rutiner, prosedyrer, ansvars- og beslutningsstrukturer etc. Beskrive opplæringsbehov Realisere og gjennomføre endringene Opplæring, motivasjon,.. Igangsette ny organisasjonsform Innføring og bruk av eit arkiv- og saksbehandlingssystem i ein kommune Terje Nes, Inst for Informatikk, UiO, og Arild Jansen, AFIN, UiO Presentert på NOKOBIT 2003, og ECITE 2004 Forskingsspørsmål Korfor vert ikkje Ephorte brukt i den grad det er ynskjeleg i Lier kommune? Korfor brukar ulike grupper i kommunen Ephorte i ulik grad? Om metodebruken Datainnsamling oktober 2002 juli 2003. Studerte plandokumenter, deltok i møter og seminarer mm Spørjeundersøking. Opne intervju. Lier kommune: HTTP://www.Lier.kommune.no/ DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 7 DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 8 2
Bakgrunnen for innføringa av Ephorte i Lier Ledd i omorganiseringa 1999-2003: Frå 4-5 til 2 hierarkiske nivå. Administrative oppgåver, bl.a. IKT og arkiv IKT-strategi og IKT-handlingsplan for Lier kommune Det eksisterande arkiv- og saksbehandlingssystemet Sofie var utdatert. Prosjektgruppe valde NOARK-4 systemet Ephorte. Saksbehandling i Lier kommune Fullført saksbehandling: Saksbehandlingsrutiner for Lier kommune. Arkivet si rolle i kommunen. Arkivansvaret ligg formelt hjå rådmannen, men er delegert til kommunearkivaren. Ansvar for kommunen sitt saksarkiv og fjernarkiv Journalføring av post. Ansvar for postgangen i kommunen. Arkivet er ikkje nemnt i IKT-strategien eller handlingsplanen. Ingen arkivplan. Plassert i et bomberom i kjelleren av rådhuset Arkivaren var leder av innføringsprosjektet, men fikk ikkje tilstrekkelig politisk støtte Sa opp jobben midtvegs i prosjektet Ny arkivleiar underlagt IKT-eininga Arkiv i Lier http://www.lier.kommune.no/index.asp?startid=&topexpand=1000091 &subexpand=1000094&menuid=1000580&strurl=1000158c Postjournalen: http://www.lier.kommune.no/hjemmesider/felles/postlister/po stliste_uke4404.htm DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 9 DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 10 Valg av arkiv- og saksbehandlerverktøy Ephorte Utviklet av ErgoEphorma og Gecko ephorte fyller kravene i Noark-4 standarden fullt ut, både til arkiv og til dokumenthåndtering i saksbehandlingen. Systemet var det første som ble godkjent av Riksarkivet etter Noark-4 standarden ephorte er ikke et saksbehandlingsverktøy; dvs. det er ikke et system der premisser bakes inn i systemet og vedtak produseres automatisk under enkeltsaksbehandling. Slike systemer omtales oftest innen saksbehandlermiljøene og systemutviklingsmiljøene som fagsystemer ephorte kan integreres mot slik enkeltsaksbehandling for å unngå dobbeltregistrering av nødvendig informasjon, og for å sikre at arkivlovens krav til dokumentasjon av etatens arbeid oppfylles. Litt om Noark-4 Administrativ struktur den administrative strukturen må fremstilles hierarkisk, og skal så langt mulig gjenspeile den faktiske strukturen det er likevel mulig å ha en flat struktur der det er ønskelig Brukere Brukere knyttes til administrativ enhet og til journalenhet. Brukere tildeles roller som avgjør hva de får lov til å gjøre i systemet Roller er fleksible og kan tilpasses etter behov DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 11 DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 12 3
Problembeskrivelse Kjøp av Ephorte hva skjedde Systemanalyse Kravspesifikasjon Systemutforming (design) Logisk modell Ja : del IKT-planen Valg av system og kontraktinngåelse Ferdig system Implementasjon TJA: I noen grad Delvis: Noark-4 og SGK Ja: Lokale tilpasning Bruk, Drift & vedlikehold Ja Lokal tilpassing av Ephorte Valg av og tilpasning av modular. Fastlegge grad av elektronisk arkiv. Blanding av fysisk og elektronisk arkiv Delvis sentralt arkiv Systemkonfigurasjon med tildeling av rollar. Brukargrensesnitt. Forhold til fagsystem. Dokumentmalar og arbeidsrutinar. Bestemme arkivnøkkel Konvertering av databasen frå gammalt system Tid DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 13 DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 14 Teknisk installasjon/ konvertering Installasjon Testkonvertere Sluttkonvertere INNFØRINGSPROSJEKT EPHORTE detaljert Dokument faglig arbeid Prosjektoppstartmøte Foranalyse Konfigurasjon og oppsett Ephorte Klargjøring av basisregistre Gjennomgang av konverteringsregler Klargjøre dokumentmaler Kvalitetssikre konvertering Driftsstart Opplæring og endringer i arbeidsoppgaver/ansvar Systemadmin. Arkiv brukerkurs: Lære å journalføre Saksbehandler brukerkurs: Lære fullført saksbehandling Opplæring og brukarstøtte Opplæring av systemansvarlige Opplæring av superbrukere Første runde opplæring av vanlige brukere Ledere Ulike grupper brukere Arkivpersonell Andre administrativt ansatte Videre opplæring og oppfølging Oppfølgingsdag DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 15 DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 16 4
Bruk av Ephorte Bruksområde Bruk av Ephorte 90.0 Hva bruker du Ephorte til? 25.0 80.0 20.0 70.0 60.0 15.0 % 10.0 n=115 50.0 % 40.0 30.0 Alle Saksbehandlarar Leiarar Andre 5.0 20.0 10.0 0.0 Daglig 2-3 Ukentlig 2-3 Sjelden Aldri ganger i ganger i uken måneden DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 17 0.0 Saksbehandling Orientering Statistiske formål Annet Kate gorinr. DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 18 Problemer knyttet til bruk av Ephorte Ulike grupper bruk av Ephorte Tekniske problemer Dokumenter blir borte Feil ved fletting av dokumenter Datanett-problemer Tildeling av roller og rettigheter Manglende tilpasning av dokumentmaler Tilpasning til andre systemer Journalføring Alle er pålagt, men ujevn praksis Dokumentutveksling Varierende Saksbehandling Varierende Søking etter informasjon (dokumentsøking) Varierende Samarbeidsstøtte Begrenset til noen brukergrupper DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 19 DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 20 5
Oppsummering Studiet viser korleis eit standardsystem vert teke ulikt i bruk, avhengig av ulik organisatorisk praksis og føresetnader. Endra bruk kan komme som eit resultat av betre opplæring og betre forståing for arkivog saksbehandlersystemet sin nytteverdi. Informasjonsinfrastruktur som basis for digital forvaltning Temaer: Hva er en [informasjons]infrastruktur Hva skiller en informasjonsinfrastuktur fra et IS Noen viktige egenskaper ved II Infrastrukturer har alltid en installert base Hvorfor er II-perspektivene viktig Utvikling og drift&vedlikehold er mer krevende en for IS Infrastruktur og nettverksøkonomi DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 21 DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 22 Hva er en infrastruktur? En generell definisjon (Webster dictionarry) A substructure or underlying foundation; esp., the basic installations and facilities on which the continuance and growth of a community, state, etc. depends as roads, schools, power plants, transportation and communication systems, etc. Eksempler på tradisjonelle infrastrukturer Fysiske infrastrukturer: Veier, jernbane, flyplasser, strøm-, vann-, søppelhåndtering.. Tradisjonelle kommunikasjoner: Telegraf, telefon, radio, TV, Informasjons- og kunnskapsinfrastrukturer Skoler, biblioteker, universiteter og forskningsinstitusjoner, etc Eksempler på nye elektroniske (digitale) infrastrukturer Nasjonale (basis) kommunikasjonsinfrastrukturer Telekommunikasjonsnett: ISDN, Internet, GSM, UMTS... Nasjonal Informasjons Infrastruktur Internett med WWW + applikasjoner Servicefunksjoner som infrastrukturer : PKI (Public Key Infrastructure), Elektroniske Betalingssystemer Bedrifts- og konsernspesifikke infrastrukturer Hydro, Statoil, bankene, dagligvarekjedene Sektorvise informasjonsinfrastrukturer Eks Nasjonalt helsenett, skolenett, kulturnett,... Banksektoren, handelsnæringen, reiseliv/transportnæringen DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 23 DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 24 6
Hvorfor en teorier om infrastrukturer viktig En teori gir en mer presis beskrivelse av egenskapene ved en II Eks hva skiller en infrastrukturer fra informasjonssystemer En teori kan gi bedre forståelse av hvordan infrastrukturer utvikles og endres Internet/WWW, mobiltelefonnett, SMS/MMS,.. Kan derved også gi oss kunnskap og erfaringer hvordan vi kan utvikle/vedlikeholde nye infrastrukturer, f eks. Hvordan lykkes med å skape arkitektur for elektronisk samhandel hvordan etablere en felles elektronisk pasientjournal Hvordan etablere felles digitale signaturer (PKI) Noen eksempler i norsk forvaltning Helsenettet http://www.shdir.no/index.db2?id=330 Skolenettet.no http://skolenettet.ls.no/ Kulturnett: http://bibliotek.kulturnett.no/ Public Key Infrastructure (PKI) Samordna opptak (http://www.samordnaopptak.no) IT-arkitektur for elektronisk samhandling http://odin.dep.no/aad/norsk/aktuelt/hoeringssaker/under_behandling/0020 01-991446/dok-bn.html Internt ved UiO: Student-web, DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 25 DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 26 Hva karakteriserer en infrastruktur Åpen (ikke lukket) Felles for alle (som den er ment for) Delt av mange (kan også være et problem) Muliggjørende (enabling) Hele tiden under utvikling (enabling) Gjennomsiktig og usynlig (før sammenbrudd) Standardisert og ofte lagdelt (jf Internett) Lang levetid: Ingen klar start eller slutt Sosio-teknisk konstruksjon (teknisk og menneskelig) Integrert del av praksis og daglige arbeidsrutiner Kilder Hanseth ( 2002), McGarthy (1996) DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 27 Installert base Infrastrukturer kan aldri bygges på bar bakke Noe eksisterer allerede Den installerte basen omfatter Node i nettverket; utstyr og programvarer, Leverandører, vedlikehold- og driftspersonell Prosedyrer og rutiner, arbeidspraksis Protokoller, standarder, standardiseringsorganer, Kunnskap, kompetanse og erfaringer, dokumentasjon, Den installerte basen er et heterogent nettverk av menneskelige og tekniske komponenter Kan bare bli modifisert og utvidet aldri helt glemt Eks: Qwerty tastaturet, sporbredden på togskinner DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 28 7
Infrastrukturer og digitale skiller Digitale skiller: Grunnleggende sett tilgang til IKT Gjelder både kapasitet og kvalitet Gjelder like mye evnen til å utnytte IKT som et nyttig hjelpemiddel på skole, i arbeid og i det private liv Digital kompetanse (literacy) Brukerkompetanse Ferdigheter til å bruke IKT som verktøy Men vel så viktig er evnen til å anvende IKT til å skaffe seg og bruke data/informasjon og omdanne dette til egen kunnskap og forståelse Utbredelse og kvalitet på nasjonale [informasjons]infrastrukturer er en viktig forutsetning for å redusere de digitale skiller i befolkningen DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 29 Nettverk Lag Applikasjoner.. Tjeneste-protokoller.. Internett modellen Nett A Nett B WWW Eudora IE Applikasjoner.. SMTP http/html Telnet FTP Tjenester.. Nett/Transport-laget TCP/IP Nett/Transportlaget Linjelag Fysisk lag Linjelag Fysisk lag DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 30 Hva skiller infrastrukturer fra informasjonssystemer Informasjonssystemer o Bestemt, avgrenset formål o Topp-styrt utvikling o Begrenset levetid o Kan erstattes med et nytt (gjennom revolusjon ) o Baseres på sentral kontroll o Standardisering etter behov Infrastrukturer Generelt, bredt formål Delvis utviklet neden i fra Ingen start- eller dødsdag Alltid en forhistorie Må utvikles skrittvis (evolusjonært) Ingen har full kontroll Ofte uventede sideeffekter Standardiserte grensesnitt og ofte standard formater/protokoller DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 31 Infrastrukturer og nettverksøkonomi Økonomiske fordeler øker med størrelsen Verdien øker ved vekst i antall brukere F eks. verdien (nytten) av en standard øker med antall brukere Nettverks eksternaliteter Skjer ved at en markedsaktør påvirker andre uten at det blir betalt noen kompensasjon Positive og negative eksternaliteter Sti-avhengighet og Innlåsning (lock-ins) Låst til eksisterende standard løsninger, eks Quertytastaturet, sporbredden på toget Tidlig standardisering kan føre til dårlige løsninger De beste alternativer går ikke alltid av med seieren, jf kampen om universell video-standard DRI2001 H04 - Forelesning 3.11.2004 Arild Jansen, AFIN 32 8