Vedlegg 2 Spesielle avtalevilkår kategori 1, 2, og 3 1 Avtalens parter 1.1 Avtalens parter fremgår av avtalens forside og benevnes heretter som henholdsvis Oppdragsgiver og Tilbyder. 1.2 Dersom det i avtaleperioden skjer omstrukturering av helseforetakene, endring i eierskap av helseforetakene, endring i regionsstrukturen etc. vil helseforetakenes rettsetterfølger kunne overta avtalen i sin helhet. 1.3 Oppdragsgiver kan helt eller delvis overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen. Tilbyder kan ikke overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen uten Oppdragsgivers skriftlige samtykke. Slikt samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. 2 Avtalemessig endring 2.1 Enhver avtalemessig endring eller tillegg skal avtales skriftlig, og vil kun ha gyldighet dersom den er signert av de signaturberettigede. 3 Avtaledokumenter og motstridsregler 3.1 Avtalen består av de dokumenter som er nevnt på forsiden punkt C. 3.2 Dersom motstrid, går endringsmeldinger foran dette avtaledokument, og bestemmelser i konkurransegrunnlag går foran tilbudsskjema. 4 Avtalens varighet 4.1 Avtalen gjelder for angitt avtaleperiode. Bortsett fra de forhold som er omhandlet i spesielle avtalevilkår pkt 7.4 og 13 er avtalen uoppsigelig for begge parter i avtaleperioden, også i opsjonsperioden. 5 Betalingsvilkår 5.1 Tilbyders fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Oppdragsgiver ihht Kravspesifikasjon vedlegg 1 pkt 13. Dersom disse opplysningene uteblir eller er mangelfulle, har Oppdragsgiver rett til å holde igjen hele eller deler av beløpet inntil forholdene er rettet opp. 5.2 Forfall på faktura skal være 30 dager etter at faktura med underbilag (statistikk og kvitteringer) er mottatt, dersom ikke andre vilkår er avtalt. Utover dette henvises det til vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt 13 5.3 Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. side 1 av 8
5.4 Ved forsinket betaling kan Tilbyder kreve forsinkelsesrente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling m.m. (forsinkelsesrenteloven) 5.5 Behandlingsgebyr, faktureringsgebyr og lignende aksepteres ikke. 6 Pris 6.1 Generelt Tilbudsskjema, vedlegg 5, kategori 1,2 og 3 viser priser eks mva. Prisene skal være faste og inkluderer alle kostnadselementer med unntak av parkering, piggdekkavgift og bom og ferge utgifter. Slike utgifter skal registreres som utlegg i taksameteret. Tilbudt pris beregnes ut fra produksjon fra kl. 06:00 til kl. 18:00 på hverdager, det gis et påslag på 20 % for produksjon mellom kl. 18:00 og kl. 24:00 hverdager, for produksjon mellom 00:00 06:00 hverdager samt på lør, søn og helligdager gis et påslag på 30 %. 6.2 Liten bil, stor bil, rullestolbil Dersom Tilbyder benytter stor bil eller rullestolbil til å transportere 1 3 pasienter godtgjøres transporten lik prisen på liten bil. Dersom Tilbyder benytter rullestolbil til å transportere 4 8 pasienter godtgjøres transporten lik prisen på stor bil. Hvis stor bil eller rullestolbil er brukt til transport av 1 3 pasienter og har ledig returkapasitet skal Tilbyder ved evt. retur med flere enn 3 pasienter kunne benytte samme faste tillegg pr pasient over 3 pasienter som for over 8 pasienter. Om pasient i rullestol tas med tilbake godtgjøres differansen mellom liten bil takst og rullestolbiltakst på returen. 6.3 Prisjusteringer Ordinær årlig justering av godtgjørelsen skjer i henhold endring i konsumprisindeksen fra 1.november til 1. november påfølgende år. Første justering vil foretas pr 01.02.2015 og vil være i henhold til KPI endring. Unntak: Minstepris liten bil reguleres samtidig med endring i egenandel fastsatt av Stortinget. Ved endringer i offentlige avgifter eller lover og forskrifter som dokumenteres å gi mer eller mindre kostnader utover gjeldende pris eks. mva, gir hver av partene rett til å kreve prisforhandlinger. Forhandlingene kan føre til ekstraordinære reguleringer av prisene. Motparten har i slike forhandlinger krav på all nødvendig informasjon og dokumentasjon av transportens kostnader. side 2 av 8
7 Offentlig lover, forskrifter og avtaleverk 7.1 For løyvehavere og transportører (utøvere) med avtale basert på anbud gjelder Lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportloven), Samferdselslovens og ruteforskriftenes bestemmelser om kontroll og opplysningsplikt som for andre løyvehavere. 7.2 Tilbyder skal holde seg informert om og rette seg etter: a) enhver gjeldende lov og forskrift. Spesielt nevnes Yrkestransportloven, Forskrift om rett til dekning av utgifter ved pasienters reise for undersøkelse eller behandling (Syketransportforskriften), Lov om offentlige anskaffelser og Lov om konkurranse mellom foretak og kontroll med foretakssammenslutninger (Konkurranseloven) b) krav og pålegg som er fastsatt av offentlig myndigheter i tilknytning til den enkelte transportoppdrag herunder Pasient og brukerrettighetsloven og Lov om spesialisthelsetjeneste (spesialisthelsetjenesteloven). 7.3 Tilbyder skal i rett tid innhente, opprettholde og bekoste de godkjennelser og tillatelser som er nødvendig for utførelsen av leveransen. 7.4 Dersom Tilbyder ikke lenger innehar nødvendige tillatelser, forsikringer eller sertifikater har Oppdragsgiver rett til å heve avtalen. 8 Organisering og utførelsen av leveransen 8.1 Oppdragsgiver har rett til å endre ansvars og myndighetsområde for PI i løpet av avtaleperioden. Både samordning av trafikk fra PI og utviklingen av selve PI vil skje gradvis i avtaleperioden. SI forbeholder seg retten til å endre organisering av kjørekontor, bruk av IKT løsning osv i avtaleperioden. Oppdragsgiver skal holde Tilbyder godt orientert om slike endringer. 8.2 Pasientreisekontoret vil ha trafikkstyringssystem, se kravspesifikasjonen vedlegg 1 pkt 10, for organisering og samordning av trafikken slik at ressursene kan utnyttes på best mulig måte. Tilbyder har et ansvar for å medvirke til at konsekvensene av eventuelle problemer ved Oppdragsgivers trafikkstyringssystem blir minst mulige. Ved avbrutt fremkjøring holdes Tilbyder økonomisk skadesløs for forhold som skyldes annet enn han/hun selv har kunnet påvirke. Tilbyder får godtgjort oppdraget som bomtur. 8.3 Tilbyder skal utføre leveransen ihht vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 7 som beskriver krav til reaksjonstid / hentetid / frister. 8.4 Ved driftsstans, sykdom eller lignende, skal Tilbyder sørge for å sette inn reservemateriell, reservesjåfører eller gjøre avtale med annen utøver slik at avtalt leveranse kan utføres og pasienten holdes skadefri og uten ekstra kostnader for side 3 av 8
Oppdragsgiver. Reservemateriellet/ sjåfør skal oppfylle kravene i Vedlegg 1 Kravspesifikasjon. 8.5 Oppdragsgiver har rett til, basert på medisinsk vurdering og anbefaling, å tildele enkeltoppdrag (pasientreise) til en transportør uten avtale i et område for å imøtekomme en pasients behov. 9 Kontroll og opplysningsplikt 9.1 Tilbyder skal benytte de skjemaer/ format som Oppdragsgiver fastsetter for statistikk og økonomiske opplysninger om driften. Opplysninger i disse skjemaene er unntatt offentlighet i henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleghetslova). Oppdragsgiver kan likevel benytte disse opplysningene for forsknings og utredningsformål i samarbeid med andre helseforetak. 9.2 Tilbyder har på Oppdragsgivers forespørsel plikt til å utlevere all egenprodusert statistikk og opplysninger om den operative driften. 9.3 Oppdragsgiver har rett til å få alle de opplysninger som er nødvendig for å kunne påse at avtalen praktiseres i samsvar med dens innhold, og øvrige opplysninger av betydning for Oppdragsgiver. Retten gjelder også alle typer transportdata og statistikk og på slik måte Oppdragsgiver finner det tjenlig. 9.4 Stikkprøvekontroll av Tilbyders regninger kan foretas. 9.5 Oppdragsgiver kan etter eget skjønn iverksette kontroller på vognparken og andre kontrolltiltak hos Tilbyder for å kunne kontrollere at kravene i avtalen etterleves. 9.6 Oppdragsgiver skal, til enhver tid etter at kontrakten er tildelt, ha rett til å innhente nødvendige opplysninger om Tilbyders status og planer for å kunne være operativ med ansatte og materiell fra avtalestart og i en innkjørings / overgangsperiode dersom dette er avtalt. 9.7 Tilbyder skal ha nødvendige løyver, personellkontrakter og biler innen 01.02.2014. Dersom Tilbyder ikke klarer å oppfylle dette kravet kan Oppdragsgiver heve avtalen. 10 Forsikringer og ansvar 10.1 Tilbyder skal for egen regning forsikre sitt ansvar i henhold til avtaleforpliktelsene i denne avtale. 10.2 Tilbyder skal holde Oppdragsgiver skadesløs for ethvert krav som knytter seg til a) personskade eller tap av menneskeliv hos transportøren og blant hans ansatte b) tap eller skade på eiendom som tilhører transportøren, c) utransportørens egne eller indirekte tap, side 4 av 8
11 Taushetsplikt d) skade eller tap påført tredjemann som måtte oppstå i forbindelse med leveransen 11.1 Enhver som i anledning denne avtale blir kjent med noen private forhold har taushetsplikt, jfr. Forvaltningsloven kap. 3 13 flg. Brudd på taushetsplikt er straffbart, og kan medføre ansvar for den skade som brudd på taushetsplikten måtte ha påført pasienten / pårørende. Taushetsplikten gjelder også i formidlings og dokumentasjonsarbeidet. I henhold til Helseregisterloven er all overføring av turbestillinger for pasientreiser å regne som utlevering av helseopplysninger. Tilbyder skal behandle denne informasjonen i henhold til Helseregisterloven og tilhørende forskrifter samt eventuelt kommende retningslinjer gitt av Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Dette betyr for eksempel at leverandøren må forholde seg til taushetsplikt, krav til sletting og rett til innsyn i opplysninger. 11.2 Denne taushetsplikt er her avtalt å gjelde alle former for leveranser som inngår i avtalen, selv om taushetsplikten i enkelte former for leveranser ikke skulle være beskrevet i folketrygdloven eller andre lover. Dersom myndigheter, som f.eks. politi, henvender seg og ønsker opplysninger om pasientreiser utført av Tilbyder skal taushetsplikten overholdes og henvendelsen videresendes til ledelsen i PI. 11.3 Alle i Tilbyders organisasjon inkl. underleverandører, administrativt personell, sjåfører, og andre, som i sitt virke kommer i befatning med transportene er underlagt taushetsplikt. Opplysninger som er underlagt taushetsplikt skal være tilstrekkelig sikret / skjermet fra andre reisende og/ eller uvedkommende. 12 Underleverandører 12.1 Tilbyder kan fritt benytte de underleverandører som ble spesifisert i tilbudet og oppgitt i denne avtale, uten at Oppdragsgiver på forhånd har gitt ytterligere skriftlig godkjennelse. 12.2 Dersom Tilbyder ønsker å benytte underleverandør(er) som ikke ble spesifisert i anbudet eller er oppgitt i denne avtalen, skal dette forelegges Oppdragsgiver for godkjennelse før underleverandøren benyttes. Oppdragsgiver skal uten ugrunnet opphold gi sin skriftlige godkjennelse, og kan ikke nekte bruk av underleverandør(ene) uten saklig grunn. 12.3 Tilbyder er selv ansvarlig for avtalens oppfyllelse og alle dens forpliktelser, selv om det benyttes godkjente underleverandører. 12.4 Hvis godkjent underleverandør gjør seg skyldig i brudd på avtalens pkt.13, kan Oppdragsgiver trekke godkjennelsen tilbake. Tilsvarende gjelder ved underleverandør i henhold til. pkt 12.1 12.5 Godkjent underleverandør må oppfylle alle vilkår og krav ihht denne avtalen. side 5 av 8
13 Mislighold og sanksjoner Tilbyder er ansvarlig for mislighold utført av underleverandører, eller andre som utfører tjeneste på vegne av Tilbyderen i forbindelse med avtaleforholdet. Tilbyder skal varsles skriftlig (omfatter også e post, møtereferater og lignende) om mislighold, og gis muligheten til å forklare årsaken til misligholdet, samt rette opp i forholdet. Tilbyder har imidlertid et selvstendig ansvar for å sørge for at mislighold ikke forekommer, og sanksjoner kan gjøres gjeldende også ved førstegangs overtredelse. 13.1 Mislighold Forut for oppstart av avtalen: Oppdragsgiver kan kreve dagmulkt dersom igangsettelse av oppdraget etter avtalen ikke skjer til avtalefestet oppstartdato, eller dersom leverandør ikke har oppfylt kriteriene i kravspesifikasjonen og tilbudet ved igangsettelsestidspunktet. Dagmulkten vil kunne utgjøre 0,5 prosent daglig av forventet årlig oppgjør ekskl. mva. Under avtaleperioden: Følgende er å anse som mislighold: a) Forsinket utførelse av transport i henhold til reaksjon/ oppmøtetid. b) Mangelfull statistikkrapportering. c) Mangelfull fakturering eller feilfakturering. d) Øvrige brudd på forpliktelsene i avtalen, eller andre lovovertredelser 13.2 Sanksjoner Bøter og dagmulkt Bøter ilegges på følgende måte ved de ulike formene for mislighold: a) Kan bøtelegges med kr. 100 pr. tur i år 1, kr. 200 i år 2, og kr. 300 i år 3, samt opsjonstiden av kontrakten. b) Konkrete turer trekkes i oppgjøret eller oppgjøret returneres c) Trekkes i oppgjøret eller oppgjøret returneres d) Kan bøtelegges med kr. 100 pr. tilfelle i år 1, kr. 200 i år 2, og kr. 300 i år 3 samt opsjonstiden av kontrakten av kontrakten. Samlet bøtebeløp pr. måned skal ikke utgjøre mer enn 10 % av månedlig oppgjør. Dagmulkt løper fra det tidspunkt leverandør mottar skriftlig varsel hvor Oppdragsgiver påpeker forholdet og samtidig krever dagmulkt. 13.3 Heving av avtalen Ved gjentakende, vedvarende eller grovt mislighold kan, i tillegg til bøtelegging, avtalen heves med umiddelbar virkning. Mislighold utført med forsett vil i alle tilfeller anses som side 6 av 8
grovt. Mislighold som ikke er rettet innen 14 kalenderdager, anses som vedvarende. Mistanke om straffbare forhold vil bli anmeldt til politiet. 13.4 Utelukkelse av aktør Ved mislighold utført av sjåfør eller andre som utfører tjeneste på vegne av Tilbyder kan Oppdragsgiver kreve midlertidig eller permanent utelukkelse av vedkommende eller aktuelle løyve fra oppdrag etter avtalen, dersom dette av Oppdragsgiver anses som hensiktsmessig. 13.5 Transport av pårørende Tilbyders sjåfører, eller andre som utfører tjenester på vegne av Tilbyder, skal ikke transportere egne pårørende etter satsene i avtalen. Med pårørende menes personer i vedkommendes slekt, ektefelle, samboer, eller nær venn. Dersom det ikke er mulig for sjåføren å kjøre den pårørende i privat regi, i henhold til reglene i Syketransportforskriften, skal turen overlates til andre sjåfører hos Tilbyder. Dette gjelder selv om sjåføren får turen i bilen fordi han tilfeldigvis er nærmest hentestedet. Sjåfører som bryter denne bestemmelsen kan utelukkes fra all kjøring på avtalen, i henhold til avtalens sanksjonsbestemmelser. 14 Miljø og samfunnsansvar 14.1 SI må forholde seg til de krav Staten som eier stiller til sine virksomheter. Tilbyder må derfor til enhver tid sørge for at de leverte tjenester tilfredsstiller krav stilt i statlige handlingsplaner og lignende dokumenter. Dette innebærer blant annet at Tilbyder skal ha fokus på å utvikle organisasjonens rutiner og kompetanse for sikre lav miljøbelastning ved utførelse av tjenesten. 14.2 De tjenester som leveres skal være godkjent, sertifisert, registrert e.l. dersom slik godkjenning er pålagt i lover, forskrifter eller direktiver. 15 Lønns og arbeidsforhold 15.1 Tilbyder skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle avtalen. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen blir etterlevd. 15.2 Alle avtaler Tilbyder inngår som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen skal inneholde tilsvarende bestemmelser. 15.3 Dersom Tilbyder ikke etterlever klausulen, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av fakturert beløp inntil det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for Tilbyder. side 7 av 8
15.4 Tilbyder skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om de lønns og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører og underleverandører. 16 Lovvalg og tvisteløsning 16.1 Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen reguleres i sin helhet av norsk rett. 16.2 Dersom det oppstår tvist om fortolkninger av avtalen, skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem, skal saken avgjøres ved de ordinære domstoler, med mindre partene er enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært innen 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftbehandlingen. 16.3 For voldgiftrettens oppnevnelse og saksbehandling for øvrig gjelder bestemmelsene i voldgiftsloven (lov av 14. mai 2004 nr 25). 16.4 I tilfelle søksmål eller voldgift er Oppdragsgivers hjemting verneting for avtalen. 17 Foreldelse av krav 17.1 Krav fremsatt mer enn tre måneder etter utgangen av den måned leveransen ble utført, kan ikke gjøres gjeldende. 17.2 Krav mot transportøren om tilbakebetaling av for mye utbetalt refusjon foreldes etter foreldelseslovens vanlige regler, jf. lov om foreldelse av fordringer 2 og 3. 18 Sluttoppgjør 18.1 Tilbyder skal sende sluttoppgjør for utførte leveranser senest 30 dager etter at avtalen er utløpt. Sluttfakturaen skal inneholde alle leverandørens krav. 18.2 Krav som tidligere er fremmet, men som ikke er avgjort eller betalt skal gjentas i forbindelse med sluttoppgjør dersom disse krav fremdeles opprettholdes. Hvis ikke kan betaler anse kravene som bortfalt. Krav som ikke er medtatt i sluttoppgjøret kan ikke fremsettes senere. 18.3 Oppdragsgiver skal betale sluttfaktura senest 30 dager etter at den er mottatt. Har Oppdragsgiver innsigelser på sluttfakturaen skal disse gjøres gjeldende innen 30 dager fra mottakelse. 19 Force Majeure 19.1 Krig, naturkatastrofer, arbeidskonflikter, brann, manglende tilgang på drivstoff, osv. og andre hendelser av force majeure karakter som er utenfor transportørs kontroll, fritar transportøren fra forpliktelsene i denne avtale så lenge de hindrer gjennomføringen av leveransen. Oppdragsgiver betaler ikke for leveranser som ikke utføres. side 8 av 8