ebokbib i ny versjon Infobrev 4 / 2015 Den nye versjonen av ebokbib er her. Fullstendig oppusset brukergrensesnitt med ny logo og friske farger. Nå kan du også låne lydbøker i ebokbib! (les mer s. 4-6) LES MER OM: LES MER OM: ENDELIG RFID I BÆRUM KURS GIR ØKT KUNNSKAP SIDE 2-3 SIDE 7
LEDER Endelig RFID ebokbib tar nye steg Det er inspirerende og morsomt å nå kunne presenterer en ny versjon av ebokbib. De store nyhetene denne gang er et fullstendig oppusset brukergrensesnitt og håndtering av lydbøker. Brukergrensesnittet i ebokbib har vært mer eller mindre uforandret siden lanseringen av første versjon våren 2013. Behovet for oppgradering har økt parallelt med introduksjonen av stadig nye funksjoner. ebokbib framstår i ny drakt med friske farger og ny logo i et gjennomført og moderne design. ebokbib er ikke lenger et utlånssystem bare for e-bøker. ebokbib er et utlånssystem for e-medier. Nå er også utlån av lydbøker en del av tilbudet i ebokbib. Utvalget av lydbøker er foreløpig lite, men demonstrerer funksjonaliteten. Vi håper dette er starten som kan få snøballen til å rulle. Fordelene for lånerne og for bibliotekene med utlån av lydbøker i ebokbib er formidable, og vi ser for oss en storstilt overgang fra dagens utlån av lydbøker på CD er i bibliotekene. Det som står i veien for denne overgangen nå er fraværet av en avtale som regulerer salg av e-bøker til bibliotekene for utlån i ebokbib. Nå må alle gode krefter jobbe sammen for å få på plass en slik avtale! Vi kan ikke skryte på oss å være først eller spesielt tidlig ute med å ta i bruk RFID. Men vi har hatt én stor fordel av å vente. Andre bibliotek har gått veien før oss og har stilt villig opp og delt sin erfaring med oss. Takk til gode kolleger! Selv om vi har ventet noen år, var det viktig for oss å ta oss god tid i planleggingsfasen for å samle kunnskap og organisere prosessen. Det ser vi at vi har tjent på. Finansiering Investering i RFID koster penger! Det er viktig å overbevise politikerne og ha gode begrunnelser for hvorfor det er nødvendig. Vi beskrev og begrunnet og biblioteksjefen argumenterte for «å ta i bruk dagens teknologi for å kunne tilby morgendagens tjenester». Og til slutt kom pengene vi trengte for å gå i gang. Organisering og bruk av personale Investering i RFID koster personalressurser! Vi valgte å ha en liten prosjektgruppe på 3 personer som hadde mulighet for å bruke nødvendig tid på prosjektet. Vi rapporterte til ledergruppa, som laget mandat og fungerte som styringsgruppe. Ansatte med ulik kompetanse og erfaring ble trukket inn når det var nødvendig. Vår erfaring er at dette har vært en ganske effektiv måte å arbeide på. Lydbøkene i ebokbib er omfattet av det samme gjennomarbeidede sikkerhetsregimet som for e-bøker. Det betyr at også lydbøkene er kryptert og beskyttet på nettenheten, og at en lånt lydbok ikke kan avspilles av en annen låner eller på en annen nettenhet. All kommunikasjon med sentraltjenesten er kryptert og verifisert. Dette gir en sikkerhet for alle parter at lydbøkene er godt ivaretatt i ebokbib. ebokbib har bydd oss på en fantastisk reise i disse første to og et halvt årene. Når dette skrives står vi foran det tredje brukermøtet for ebokbib hvor vi får muligheten til å treffe bibliotekene og diskutere ebokbib i detalj. Vi ser som alltid fram til disse brukermøtene. Det er til stor inspirasjon å se hvordan bibliotekene engasjerer seg og er kreative i markedsføringen av ebokbib overfor sine lånere. Slike brukermøter gir oss alltid mange gode ideer til videreutvikling som vi tar med tilbake til Larvik. For selv om ebokbib er en moden tjeneste som betjener lånerne godt, finnes det alltid gode ideer til videreutvikling. ebokbib har bare såvidt begynt sitt livsløp. Vi gleder oss til fortsettelsen. Ola Thori Kogstad, daglig leder Anbud og omfang Anbudet vårt omfattet brikker, alarmporter og leseenheter for skranker/ brikkebord, inklusive serviceavtaler. Automater hadde vi flere av fra før, og fikk mulighet for å forhandle direkte med våre 3 ulike leverandører om oppgradering og supplering av disse. Prosjektgruppa hadde ansvar for denne prosessen som gikk parallelt med anbudsprosessen. Anbudsprosessen, som vi samarbeidet med Anskaffelsesenheten i kommunen om, ble lang og til dels krevende. Men vi kom i mål - med en kravspesifikasjon og tildelingskriterier vi måtte 2 Infobrev 3/2015
i Bærum slåss litt for. Vi brukte i størst mulig grad avtalene fra DIFI (Statens standardavtaler). Bibliotek-Systemer As vant konkurransen med utstyr fra TagVision A/S, kontrakter ble undertegnet og arbeidet med brikking, installasjoner og opplæring startet. Brikking Vi hadde godt over 300.000 eksemplarer som skulle brikkes. Aktiv kassering har vi drevet med i årevis, men la inn en i ntensiv kasseringsperiode før (og delvis samtidig med) brikkingen. Det ble litt hastverksarbeid på slutten, men samlingen er blitt kraftig redusert. Vi har kastet mer enn 30.000 eksemplarer i 2015. Antall brikker som er preget passerer 220.000 i disse dager. Vi ønsket og la til rette for at alle ansatte skulle ta del i arbeidet med å brikke materiale. Mange gjorde og gjør - en stor innsats, men vi var likevel avhengige av ekstra personale. Oversikter over hva som skulle brikkes og i hvilken rekkefølge ble laget for hver avdeling. Det ble også laget bruksanvisninger på hvordan de ulike materialtypene skulle brikkes. Vi laget 2 mobile trillebord som vi ga navnet «Lille trille 1 og 2». De utstyrte vi med laptop, skanner og leseenhet i tillegg til kabelrulle. Små brikkebord er fleksible, kan lett flyttes og kan betjenes av 1 eller 2 personer. Vi laget egne timeplaner for hvert bord i den intensive fasen. Etter hvert ble bordene brukt som supplering i skranken for å brikke innlevert materiale. Det var i hovedsak fast personale som brukte Lille trille. Hele sommeren 2015 lånte vi brikkemaskinen Knut fra Bibliotek-Systemer As. Det gjorde at vi fikk tatt unna store mengder bøker på hovedbiblioteket og den største filialen og også fikk brikket bøker i magasin. Detaljerte timeplaner og ekstern hjelp var nødvendig for få en effektiv utnyttelse av Knut. Vi satset på 2 «maskinførere» med medhjelpere. Knut var svært nyttig, men han er tung og personalkrevende. Det hendte vi måtte ha ham med oss ut på tur rundt huset fordi heisdøra var for smal. Og stor bil måtte til for transport mellom hovedbibliotek og filial. På katalogavdelingen investerte vi i et stort hevbart/senkbart bord og hadde kvitteringsskriver i tillegg til laptop, skanner og leseutstyr. Da leseutstyr kom på plass i skrankene, benyttet vi også disse til brikking av innlevert materiale. Status Etter planen skulle vi vært i mål i løpet av 2015. Men midt i prosessen ble det klart at hovedbiblioteket måtte tømmes og stenges fra september pga. en oppgradering av lokalene som ble mer omfattende enn først planlagt. Nå er bøker og annet materiale (ferdig brikket!) pakket ned i konteinere. Først til våren kan vi få på plass alarmporter, automater og leseutstyr i skranken der. Sandvika bibliotek, som er den største filialen, var i full drift i slutten av august og de to minste filialene kom etter i september. Nå er det installasjoner på Rykkinn bibliotek som står for døren. Overgangen har gått bra, men selvsagt med en del tilvenningsvansker og nybegynnerfeil. Brukerne på de små filialene er i ferd med å venne seg til å bruke automat i stedet for skranke. På Sandvika bibliotek har de fleste brukerne raskt vennet seg til å kunne låne flere bøker samtidig og å kunne bruke lånekort på mobilen. Vi får bedre kontroll over samlingen med de nye portene og den innebygde besøkstelleren i alarmportene sparer oss for mye frustrasjon og usikkerhet. Og nå er vi snart klare for å benytte den nye teknologien til å lage flere og bedre tjenester for brukerne meråpne bibliotek står høyt på lista. Randi M. Hausken, fagansvarlig Bærum bibliotek. Infobrev 4/2015 3
Nyheter i ebokbib Vi er stolte av å presentere den nye versjonen av ebokbib. Dette er den tredje hovedversjonen, og det er en rekke nyheter denne gang. De to største nyhetene er at lydbøker nå kan lånes og lyttes til i ebokbib, samt at ebokbib nå kommer i et nytt og omarbeidet design. Lydbøker i ebokbib blir grundig presentert på neste side. Brukergrensesnittet til ebokbib er fullstendig omarbeidet i denne versjonen av ebokbib. Dette har vært et omfattende stykke arbeid, og vi har hatt hjelp av Shortcut i designfasen. Utfordringen har vært å se på hvordan vi kunne videreføre all etablert funksjonalitet i ebokbib, legge til ny ønsket funksjonalitet og sette dette sammen på en intuitiv og brukervennlig måte. Hele brukergrensesnittet er strammet opp både med hensyn til språk, fargebruk og funksjoner. Ny logo er også utarbeidet. Vi er godt fornøyd med resultatet, og mener at ebokbib framstår mer moderne nå. Vi er spent på om endringene blir tatt godt i mot av lånerne. I denne versjonen av ebokbib introduserer vi hurtiglån. Dette er en kjent funksjonalitet i utlån i Bibliofil, som har til hensikt å sørge for høyere omløpshastighet for populære titler og gi en bedre service til lånerne som leser raskt. Populære titler er det gjerne lange ventelister på, og om man stiller seg i reserveringskø, kan det ta måneder før man får anledning til å låne disse titlene. Hurtiglån i ebokbib gjør at man kan finne og på bestemte vilkår låne populære titler med lange ventelister. Det er tre framtredende forskjeller mellom hurtiglån og ordinært lån. Hurtiglån har kortere lånetid, hurtiglån kan ikke fornyes og man kan ikke reservere hurtiglån. Rent konkret administreres hurtiglån i ebokbib slik at bibliotekene plukker ut et eller flere eksemplarer fra populære titler og tilordner dem til hurtiglån. De øvrige eksemplarene fortsetter å betjene lån på vanlig måte. I ebokbib vil man gjenkjenne titler med eksemplarer for hurtiglån ved at det vises et symbol som består av en oransje fylt sirkel med et hvitt lyn. Hurtiglån kan være tilgjengelig for en tittel selv om alle eksemplarene er utlånt. I slike tilfeller får man i visningen av tittelen fram to valg. Enten kan man reservere tittelen, eller så kan man låne det ledige hurtiglånseksemplaret. Dersom ordinære utlånseksemplarer er tilgjengelig, blir disse automatisk utlånt framfor hurtiglånseksemplarene. Dette er mest brukervennlig. Hurtiglån gjør ebokbib mer interessant å besøke, fordi man kan finne at titler med lange ventelister kan ha eksemplarer ledig for hurtiglån. For en som leser raskt kan dette være et attraktivt alternativ. Hurtiglån er tilgjengelig for både e-bøker og lydbøker. Forhåndsvisningen av e-bøker er fullstendig lagt om i denne versjonen av ebokbib. Tidligere bestod forhåndsvisningen av de første 11 sidene av en tittel generert ut og vist som en PDF-fil. Dette var en statisk og lite fleksibel løsning. Den nye forhåndsvisningen av e-bøker bruker den samme leseren som for e-bøker som er lånt. Det betyr at man kan endre skrifttype og -størrelse, bakgrunn og lysstyrke på forhåndsvisning på samme måte som for titler man har lånt. Forskjellen mellom forhåndsvisning og lån, er at man i forhåndsvisning kun får se de 11 første sidene. For lydbøker har man tilsvarende tilgang til å lytte til et utdrag. Dette utdraget er begrenset til tre minutter. ebokbib har nå støtte for nordsamisk. Dette er det fjerde språket som lånerne kan velge mellom. De tre andre er nynorsk, bokmål og engelsk. 4 Infobrev 4/2015
Anbefalingene er nå tettere integrert med resten av ebokbib. Vurderinger bibliotekarene har lagt inn blir synlige flere steder, bl.a. i trefflister og i tittelvisning. Titler som det er anbefalinger på vil ha en grønn fylt stjerne som man i tittelvisning kan trykke på for å komme til anbefalingene av denne tittelen. Deling på sosiale medier er nå tilgjengelig fra ebokbib. Det betyr at informasjon om titler nå kan deles med de sosiale mediene som er installert på mobiltelefonen eller nettbrettet man benytter. Dette kan f.eks. være Twitter eller Facebook. Visningen av posisjon i reserveringskø er lagt om i denne versjonen av ebokbib. Tidligere ble posisjonen beregnet ut fra køplassen men korrigert for antall eksemplarer som låneren har tilgang til. Vi har hatt relativt mange henvendelser fra lånere som enten ikke forstår denne måten å angi køposisjon på, eller som mener de har stått urimelig lenge i reserveringskø. Vi har tatt konsekvensen av at vår tidligere måte å vise køposisjon på ikke ble forstått av alle, og viser nå i stedet den reelle køplassen, og samtidig hvor mange eksemplarer låneren har tilgang til. Hvis man f.eks. har køplass 376 og låneren har tilgang til 35 titler, så betyr det at låneren rykker framover i køen hver gang en av disse 35 eksemplarene leveres inn. Man opplever altså å få et høyere nummer for køposisjon enn tidligere, men man rykker framover i køen tilsvarende raskere. Tiden det går fra reservering til man får låne eksemplaret er identisk, uavhengig av måten man presenterer køposisjonen. Lydbøker i ebokbib Hvorfor er lydbøker i ebokbib en god idé? En av de store nyhetene i tredje versjon av ebokbib er utvidelsen til også å håndtere lydbøker. Lydbøker er populære hos lånerne på biblioteket, og en håndtering av disse i ebokbib har en rekke fordeler for både lånerne og ikke minst for bibliotekene. Sommeren 2013 kjørte Stavanger bibliotek en kampanje for ebokbib, illustrert med en haug med kofferter klare for ferietur. Budskapet var at e-bøker i ebokbib ikke opptok plass i folks feriebagasje. Det spørs om ikke lydbøker i ebokbib i enda større grad oppleves som en lettelse i forhold til å låne lydbøker på CD fra bibliotekene. (...fortsetter side 6) Infobrev 4/2015 5
Lydbøker i ebokbib fortsetter... Utlån av lydbøker på CD i bibliotekene er utfordrende både for bibliotekene og for lånerne. CD er et medium som er ganske skjørt, og med røff behandling som det naturlig blir på utlånt materiale, hender det ikke sjelden at CD ene får hakk eller riper som gjør at de ikke lar seg avspille slik de skal. En lydbok på CD inneholder også gjerne mange CD er, med den utfordringen det er for lånerne å holde orden på alle CD ene som inngår i en lydbok. Lydbøker på CD er også en utfordring for bibliotekene. De må ha ekstra rutiner ved utlån og innlevering av slike lydbøker for å sjekke at alle CD ene er med, og at de ikke er byttet ut med andre CD er eller DVD er når de leveres inn. De må også ha utstyr for rensing og reparasjon av CD er, og selv da er det ikke alltid slik at en CD lar seg reparere. Lydbøkene krever større plass enn e-bøkene i ebokbib, og det er tatt grep for å sikre rask nedlasting av lydbøkene og optimal håndtering mht. plassforbruk. Innholdsavtaler ebokbib er altså klar til å låne ut lydbøker, lånerne er klare til å låne lydbøker og bibliotekene vil gjerne kjøpe lydbøker for utlån i ebokbib. Hvorfor er det da ved lansering kun 70 eksemplarer fordelt på sju titler tilgjengelig? Situasjonen minner svært mye om slik det var for to og et halvt år siden da bibliotekene skulle kjøpe e-bøker til utlån i Fordi CD-mediet er så skjørt, kan det gå ut over lytteopplevelsen lånerne får. Det er svært frustrerende for en låner som har hørt på ni CD er av en lydbok, og så er den tiende så full av hakk at den ikke lar seg avspille. Her kommer nå ebokbib inn med en løsning som gjør utlån av lydbøker på biblioteket til en kvalitetsmessig bedre tjeneste. Når lånerne låner en lydbok i ebokbib får de alltid en plettfri digital kopi som de kan lytte til. De slipper også å holde orden på mange CD er, og som for e-bøker så forsvinner bare lydboka når den forfaller. Ingen innlevering på biblioteket. Lydbøker i ebokbib er også ressursbesparende for bibliotekene. Man kan nå sette en stor strek over tiden det tar å klargjøre en lydbok på biblioteket, håndteringen ved utlån og innlevering samt eventuelt reparasjonsarbeide. Vi tror lydbøker i ebokbib vil bli tatt vel i mot av både lånere og bibliotekene. Hvordan håndteres lydbøker i ebokbib? Det korte svaret er at lydbøker blir behandlet på akkurat samme måte som e-bøker i ebokbib. Dette innebærer at de samme reglene for utlån, fornying, innlevering, reservering og hurtiglån gjelder for både e-bøker og lydbøker. Man søker i bestanden av både lydbøker og e-bøker, men kan velge å filtrere på hver av typene. Presentasjonen er lik, men i trefflister og i tittelvisning blir lydbøker vist med en hodetelefon som symbol. På samme måte som man kan få en forhåndsvisning av e-bøker før man låner dem, kan man også lytte til et utdrag av lydbøker før man låner dem. Utdragene er på tre minutter, og gir god anledning til bli kjent med stemmen til innleseren. Det eneste som skiller behandlingen av e-bøker og lydbøker er hvordan de konsumeres. E-bøker åpnes i en bokleser, mens lydbøker åpnes i en avspiller. I avspilleren for lydbøker kan man starte og stoppe avspillingen av lydboka, og hoppe 30 sekunder fram og tilbake i tid. I tillegg har man en tidslinje med visning av hvor langt man har kommet i lydboka. Denne kan også brukes til hurtignavigering. ebokbib. Takket være kulturrådets prøveprosjekt hvor 30 eksemplarer av kulturfondsbøkene ble gjort tilgjengelig som e-bøker for noen få bibliotek, var det tilgjengelig e-bøker for utvalgte lånere i ebokbib. I tillegg var det for alle lånere tilgjengelig et antall titler som hadde falt i det fri. Bibliotekene kunne imidlertid ikke kjøpe inn de e-boktitlene og det antall eksemplarer de ønsket for utlån i ebokbib. Det manglet en avtale som åpnet for slikt salg av e-bøker til bibliotekene. Dette er også situasjonen i dag med lydbøker. De sju titlene med 10 eksemplarer hver som er tilgjengelig ved lansering, er titler Bibliotek-Systemer As har kjøpt direkte av Vega forlag for utlån til alle lånere i landet. Vi er svært glade for at Vega forlag håndterte vår henvendelse om kjøp så konstruktivt, slik at vi nå kan tilby lydbøker i ebokbib. Utvalget er ikke stort, men det er en begynnelse og demonstrerer for lånerne, bibliotekene og forlagene hvordan lydbøker tar seg ut i ebokbib. Det kan godt være andre forlag ønsker å selge lydbøker til bibliotekene på samme måte som Vega forlag solgte til oss, og det vil være et verdifullt bidrag til å øke tilbudet. Vi kan nok nå se for oss at lånerne ønsker flere titler som lydbøker i ebokbib, og at bibliotekene vil bli møtt av en forventning om dette. Det haster derfor med å få på plass en avtale slik at bibliotekene kan kjøpe lydbøker for utlån i ebokbib. Tiden er moden. 6 Infobrev 4/2015
Kurs gir økt kunnskap! Er det nødvendig med kurs for å kunne bruke Bibliofil? Må en først ha kjennskap til Bibliofil for å delta på kurs - eller er det lurt å gjennomføre et kurs før en har tatt i bruk systemet? Kan Bibliotek-Systemer As arrangere kurs lokalt i regionene, eller må vi reise til Larvik? Dette er noen av spørsmålene vi ofte får. For å kunne jobbe effektivt med våre løsninger og ha god nytte av biblioteksystemet Bibliofil, anbefaler vi alle - enten du er ansvarlig for skolebibliotek eller jobber i folke- eller fylkesbibliotek - å gjennomføre grunnleggende kurs. Kurs gir økt kunnskap og forståelse for systemet. For skolebibliotekarer vil 2-dagerskurset Alt for skolebibliotekarer som arrangeres i våre lokaler her i Larvik hvert halvår, gi kort innføring i registrering av poster og eksemplarer, utlån, administrasjon av klasser og klasseflytting, import av elever, selvbetjent utlån og søking. Et annet eksempel er 1-dagskurset Alt om utlån som gir bibliotekfaglig publikumspersonale og systemansvarlige innføring i funksjoner som lånerregistrering, Nasjonale lånekort, purringer, nødløsning, rapporter mm. Vi tilbyr også kurs i Søking, Katalogisering, Innkjøp, Statistikk og Periodika, samt kurs for systemansvarlige i biblioteket som omhandler selve driften av Bibliofil. Det er ikke et krav at en må ha kjennskap til systemet før en melder seg på grunnleggende kurs, men det kan være en fordel. Systemkursene krever imidlertid at du har god erfaring i bruk av Bibliofil. Begrenset økonomi kan være en årsak til at f.eks. skolebibliotekarer ikke får anledning til å delta på kurs. Løsningen kan være å få hospitere en periode på hovedbiblioteket. Mange folkebibliotek rundt om i landet har gjort en god jobb med å gi grunnleggende opplæring i oppstartsfasen, slik at skolebibliotekarene kan komme i gang med arbeidet. Vi anbefaler likevel skolene å søke sin kommune om å få Se våre kurs på baksiden... delta på kurs hos oss. Her får en kyndig undervisning av bibliotekutdannet fagperson om fremgangsmåter i Bibliofil. For nye folkebibliotek som tar i bruk Bibliofil vil det alltid være avtale om opplæring i kontrakten. Flere har oppdaget fordelen ved å arrangere regionale kurs. Ved å invitere andre bibliotek i nærområdet blir kurskostnadene fordelt på flere, noe som gjør det lettere å få gjennomslag for ønsket om opplæring. Vi har allerede fått henvendelser fra både folkebibliotek og skolebibliotek med ønske om regional opplæring i året som kommer og vi skreddersyr kurs ut fra deltakernes behov. God opplæring er nødvendig og viktig! Har du spørsmål eller ønsker pristilbud ta gjerne kontakt på vår e-postadresse: kurs@bibsyst.no. Opplysninger om våre kurs i Larvik ligger på nettsiden: http://www.bibliofil.no/kundeinfo/kurskatalog.php. Kurs er inspirerende, videreutviklende og gir økt kunnskap - velkommen til kurs! FAKTA: Bibliotek-Systemer As gjennomførte i 2015 sju kurs i Larvik og fem kurs ute i regionene. Til sammen 111 personer har fått opplæring i bruk av Bibliofil dette året. I tillegg kommer opplæring i nyoppstartede bibliotek. Infobrev 4/2015 7
Kurs i Larvik 2016 Alt for skolebibliotekarer 12. og 13. januar Alt om Bibliofil, drift 1 2. februar Alt om Bibliofil, drift 2 3. februar Alt om Innkjøp/Periodika og Statistikk 9. februar Alt om katalogisering 10. februar Alt om utlån 15. mars Alt om søk 16. mars Takk for hyggelig samarbeid i året som har gått! God jul og godt nytt år Bibliotek-Systemer As Postadresse: Boks 2093, 3255 Larvik Besøksadresse: Faret 8, 3271 Larvik Telefon: 33 11 68 00 E-post: firmapost@bibsyst.no www.bibsyst.no Tekst og foto: Bibliotek-Systemer As Redaktør: Ola Thori Kogstad - Trykk: LOS Digital AS (327245)