Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 29. september 2016 SAK NR 35-2016 ADs orienteringer Forslag til vedtak: 1. Styret tar ADs gjennomgang til orientering. Gjøvik, 22. september 2016 Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør Vedlegg: 1. Tidligere styrevedtak
Sak 32-2016 ADs orienteringer Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør anbefaler at styret tar gjennomgangen til orientering Faktabeskrivelse Administrerende direktør vil redegjøre for følgende saker. 1. Direktørmøte felleseide selskaper juni 2016 2. Status for prosess rundt økonomiske avklaringer for HDO 3. Innspill til eierstyringsgruppa om vedtekter for HDO HF 4. Status for eierskaps, forvaltnings og finansieringsmodell nødnett helse 5. Anbefaling rundt tilknytning for DNK 6. Status for arbeidet med utredning av en evt. fellesfunksjon for nødnett 7. Status for arbeidet med ny kontrollromskontrakt fra 2017 8. Overordnet vurdering av driftssituasjonen i nødnett 9. Anskaffelsen av ny teknologi for AMK
Administrerende direktørs vurderinger 1. Direktørmøte felleseide selskap 14.-15.juni De administrerende direktørene i de seks felleseide selskapene møtes to ganger pr halvår til nettverksmøte. Ulike temaer med felles utfordringsbilde står på agendaen. Siste møte ble avholdt 14.-15. juni. Første dag var temamøte om Spekter der Bente Krauss fra Spekter deltok. Hun orienterte om Spekters ulike roller og oppgaver og også om Spekters organisering og oppbygging. Møtet drøftet flere sider og spørsmål relatert til dette. I møtet 15. juni stod bl.a. nærmere orientering om prosesser innenfor de prehospitale tjenestene på dagsorden. Nasjonal IKT og HDO deltar i dette arbeidet. Møtet drøftet også hvorvidt det kan være nyttig med et nettverk for selskapenes respektive ledere for økonomi og administrasjon. Utkast til mandat for dette nettverket fikk tilslutning, med enkelte justeringer. Videre ble det tatt opp til diskusjon om selskapene skulle etablere felles «bibliotekstruktur» for dokumentasjon av praksiser/prinsipper, noe det var enighet om å se nærmere på. I møtet ble også diskutert om de felleseide selskapene skulle samordne sine respektive styresaker relatert til f eks Oppdragsdokumentet og Årlig melding. 2. Status for prosess rundt økonomiske avklaringer for HDO HDO redegjorde i forrige styremøte sak 23-2016 om økonomi og eierskap i nødnett. AD-møte er 23.mai, 13.juni og 22.august 2016 presentert status og utfordringsbilde for HDO HF og nødnettprosjektet. Etter møtet 13.juni ønsket AD-møtet å løfte saken til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Administrerende direktør Cathrine M. Lofthus, Administrerende direktør Stig Slørdal og styreleder Steinar Marthinsen gjennomførte et møte med Helse- og omsorgsdepartementet 22.juni. AD-møtet 22.august ønsket et møte med HOD for å forberede et foretaksmøte med HOD for å få avklart oppdrag, finansiering og videre prosess. De administrerende direktørene, styreleder Steinar Marthinsen gjennomførte et møte med HOD 1.september med fokus på tre forhold; Finansiering av kontrollromsløsningen for akuttmottak og legevaktsentraler i fase 0 og 1, ekstrakostnader for HDO pga. leverandørens manglende etterlevelse av driftskontrakten for nødnett samt ekstrakostnader for HDO pga. manglende tildeling av særskilte midler for innføring i kommunehelsetjenesten i 2017. Etter hva HDO forstår planlegges det et foretaksmøte i starten av oktober hvor disse sakene behandles. 3. Innspill til eierstyringsgruppa om vedtekter for HDO HF I Oppdragsdokument for HDO HF Pkt 3 c omhandler de regionale helseforetakenes styring av felleseide selskaper. HDO mottok 6.september følgende henvendelse fra eierstyringsgruppen: «Styrene i de regionale helseforetakene behandlet i november/desember 2015 sak om styring av de regionale helseforetakenes felles eide selskaper. Det er i saken lagt til grunn at vedtektene og selskapsavtalene for de felles eide selskapene skal gjennomgås og harmoniseres. Eierstyringsgruppen har nå igangsatt dette arbeidet ved at det er etablert en arbeidsgruppe bestående av representanter fra hvert av de regionale helseforetakene. Resultatet av arbeidet vil bli gjennomgått av eierstyringsgruppen, presentert for de felles eide selskapene (per e-post) og deretter bli forelagt AD-møtet.
For å være sikre på at arbeidet baseres på siste versjon av selskapenes vedtekter/selskapsavtale/foretaksavtale, ber jeg om at disse oversendes til meg fortrinnsvis i løpet av inneværende uke. Jeg ber samtidig om tilbakemelding på hvorvidt det ut fra gjeldende dokumenter er spesielle forhold eller formuleringer som dere mener det er særlig nødvendig å gjøre en vurdering av». HDO mener følgende særegenheter ved foretaket er viktig å huske på ved en gjennomgang og evt. harmonisering av vedtekter, og meldte følgende tilbake til eierstyringsgruppen: 1. HDOs ansvar i å bidra til en sammenhengende nødmeldetjeneste mellom spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten er unikt for foretaket og gjør HDO til et verktøy for våre eiere for å understøtte trenden i helsesektoren med nasjonale løsninger og tettere knytning med kommunehelsetjenesten: Fra HDOs formål: «Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal bidra til å realisere helsetjenestes samlede målsetninger for den nasjonale medisinske nødmeldetjenesten, herunder nødvendig og lovpålagt samarbeid mellom regionale helseforetak og kommuner innen nødmeldetjenesten» Det er tre områder i Oppdragsdokumentet som peker på en retning i forhold til utviklingen av HDO. Status for områdene oppsummeres under: 2. Oppdragsdokument for HDO 2016 pkt. 3k) Eierskap, forvaltning og finansiering av nødnettutstyr: Status per september; Helse og omsorgsdepartementet har besluttet å tildele ansvar for eierskap til nødnett brukerutstyr til HDO. Det pågår en prosess med å forankre denne beslutningen med tilhørende forvaltnings- og finansieringsmodell gjennom et foretaksmøte som planlegges gjennomført mellom HOD og ADene i starten av oktober. Dette medfører et tydeligere ansvar for å bidra til utviklingen av helsesektorens nødmeldetjeneste. 3. Oppdragsdokument for HDO 2016 pkt. 3l) Nasjonal koordinering: Status: Arbeidet med å utarbeide plan pågår mellom partene dette vil for HDO innebære nasjonal koordinering av aktørene innenfor det prehospitale området 4. Oppdragsdokument for HDO 2016 pkt. 3j) Oppfølging av vedtatt strategi: «Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal forberede og forankre ivaretakelse av ansvaret for nasjonale driftsoppgaver innen den medisinske nødmeldetjenesten» Foretaksprotokollen fra foretaksmøtet hvor oppdragsdokumentet ble overlevert har imidlertid en presisering: «Når det gjelder nasjonal anskaffelse av AMK teknologi legger foretaksmøtet til grunn at driftsansvaret for løsningen avklares av Nasjonal IKT i forbindelse med anskaffelsesprosjektet». E-post fra økonomidirektørene ang budsjett 2017, mottatt 6.september 2016 følger samme retning: «Når det gjelder basisoppgavene som ønskes utvidet, så understrekes det at disse må finne sin avklaring finansieringsmessig før de legges inn i forslag til årsbudsjett, enten det er kommuner, Helsedirektorat, helseforetak eller andre som skal finansiere disse. Når det gjelder de foreslåtte utviklingsprosjektene, vil disse bli vurdert og besluttet enkeltvis, i forbindelse med aktiviteter og leveranser fra Nasjonal IKT. Det kan derfor ikke planlegges for ressursbruk til disse oppgavene.» Det er viktig at oppdragene som tildeles de respektive selskapene er koordinert mellom selskapene og at det gis tilstrekkelig forutsigbarhet for selskapene til planlegging og budsjettering
4. Status for eierskaps, forvaltnings og finansieringsmodell i nødnett Helse: Regjeringen har besluttet at HDO skal ivareta ansvar for eierskap av helses brukerutstyr i nødnett. Det er anbefalt at HDO også skal ivareta forvaltnings og finansieringsansvar for helses brukerutstyr i nødnett. Det vil bli gjennomført et foretaksmøte mellom Helse og omsorgsdepartementet og ADene i de regionale helseforetakene tidlig i oktober med mål om at prinsipper for hvordan finansieringsansvaret skal sikres både i kommunene og spesialisthelsetjenesten. Politi: Det er anbefalt at Politidirektoratet skal eie brukerutstyret i politiet. Det er anbefalt at Politiets IT tjenester skal forvalte utstyret i politiet. Brann: Det er anbefalt at DSB skal eie kontrollrommene for brann, mens radioterminalene er anbefalt overført til kommunalt eie. Det er anbefalt at Politiets IT tjenester skal drifte og forvalte brukerutstyret for brann 5. Anbefaling rundt tilknytning for DNK DSB og DNK er av Justis- og beredskapsdepartementet (JD) gitt i oppdrag å gi en anbefaling om videre tilknytning for DNK nå som utbyggingen av nødnettet er ferdigstilt. Det er oversendt separate anbefalinger til JD. Beslutning er ikke fattet i saken. 6. Status for arbeidet med utredning av en evt. fellesfunksjon for nødnett Det er besluttet at eierskap til utstyr og løsninger 1 tilknyttet Nødnett skal overføres fra Direktoratet for nødkommunikasjon (DNK) til eiermiljøer i henholdsvis helse- og justissektoren. Målet er å overføre eierskapet innen utgangen av 2016. Det er i tillegg besluttet at det skal etableres en fellesfunksjon med fullmakter til å styre og ivareta for eksempel godkjenning av utstyr, felles standarder og teknologiplattformer, tidspunkt for utskifting av teknologi, innkjøpsavtaler, funksjoner og felles programvare på utstyret som er knyttet til Nødnett, mye likt den rollen DNK har hatt fram til nå. Målet med en slik fellesfunksjon er å sikre de samvirke- og effektivitetsgevinstene som allerede er oppnådd gjennom innføringen av Nødnett, og åpne for ytterligere gevinstrealisering. I fase 1 av oppdraget har DNK foreslått hvilke oppgaver som naturlig bør legges til en slik fellesfunksjon dersom fellesfunksjonen legges til DNK. Synergier med oppgaver som DNK har som leverandør av tjenester til alle nød- og beredskapsaktører i Norge ble synliggjort. Roller, grenseflater og ansvar mellom eiermiljøer og en fellesfunksjon knyttet til kommunikasjonssentraler og radioterminaler ble beskrevet, og det ble helt overordnet redegjort for økonomiske og administrative konsekvenser av tilrådningen knyttet til fellesfunksjonen, herunder finansiering. I denne fasen av oppdraget, fase 2, har DNK involvert Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), Politidirektoratet (POD), Hovedredningssentralene (HRS) og Helsetjenestens driftsorganisasjon
for nødnett HF (HDO). Disse er de fremtidige eierne, eller representanter for de fremtidige eierne, av radioterminaler og IKT-utstyr på kommunikasjonssentraler i tilknytning til Nødnett. DNK har fått i oppdrag å ferdigstille en felles anbefaling til Justis og beredskapsdepartementet (JBD) knyttet til avklaringer av roller og ansvar mellom de konkrete eiermiljøene og fellesfunksjonen. Dersom det på enkelte områder ikke oppnås enighet, skal de ulike synene fremgå i anbefalingen med tilhørende økonomiske og administrative konsekvenser. 7. Status for arbeidet med ny kontrollromskontrakt fra 2017 Dagens kontrollroms- og supportkontrakt utløper 31/12 2016. DNK er av Justis- og beredskapsdepartementet bedt om å planlegge, lede og gjennomføre arbeidet med å sikre ny leverandøravtale for kontrollromsløsninger levert gjennom nødnettprosjektet. Det er som redegjort under forrige punkt besluttet at DNK ikke lenger skal eie kontrollromsløsningene, da dette skal overføres til etatenes eiermiljø, HDO for helse. Samtidig skal det vurderes om en fellesfunksjon skal ivareta noen oppgaver for eiermiljøene som tidligere lå i DNK. HDO og Helsedirektoratet deltar i arbeidet på vegne av helse. Hovedfokus for HDO er å sikre driftsstøtte til en akseptabel pris og en kontrakt med ønsket varighet. 8. Overordnet vurdering av driftssituasjonen i nødnett HDO rapporterer til helses styringsgruppe for nødnett hvordan prosjektleveransen påvirker driftssituasjonen for HDO. Styringsgruppemøtet blir presentert det overordnede driftsbildet som også presenteres styret i Virksomhetsrapporten. Utkast til referat fra møtet i juni: «Lars Erik Tandsæther redegjorde med utgangspunkt i utsendte driftsrapport av 7.6.2016. Driften av kontrollrommene og framdriften i prosjektet med nye installasjoner går bra etter stansen sist høst. De var i tett dialog med DNK om framdriften. For å redusere risikoen har de økt med 3 personer i svartjenesten for feilretting. Alle kontrollrom har nå installert Funksjonalitetsrelease 4 (FR 4). De har brukt lang tid på å få installasjoner med lite feil. De tester nå FR 5, men foreløpig var det for mange feil til å kunne rulle ut løsningen før feil var rettet. Helsetjenesten kan risikere å bli stående tilbake på FR 4 dersom "retrofit" utskifting av installasjonene i de små kontrollrommene i fase 0 og 1-områdene - ikke gjennomføres. Denne installasjonen må på plass for at hele helsetjenesten skal kunne oppgraderes til FR 5. Manglende oppgradering vil bl.a. hindre kommunikasjon med det svenske RAKEL-systemet og installasjon av ny lydlogg som bør på plass ihht. akuttforskriften. Feilsøking og retting ble håndtert gjennom bedre bemanning selv om det var en økning i tallet på meldte feil. Det var nedgang i tallet på åpne saker. Bjørn-Inge Larsen reiste spørsmål om hvorfor det var HDO som måtte gjennomføre et stort testregime og avdekke feil, når dette i henhold til kontrakten er en oppgave for leverandøren. Det ble svart at leverandørens testregime var for svakt. DNK var heller ikke fornøyd med dette. Saken ville bli tatt opp i nye kontraktsforhandlinger med leverandøren. Tandsæther opplyste at alle kontrollrom hadde vært nede en tid mandag den 13.6. om kvelden som følge av at leverandøren hadde vært inne i systemene for å foreta justeringer. Det medførte at det ble problemer med overgangen fra vinter- til sommertid som systemet ikke taklet. De opplyste for øvrig at svakheten i systemet som førte til nedetid for systemene i helsetjenesten mandag 13.6. ikke ville bli rettet før i FR 6. Imellomtiden måtte en bøte på med kompenserende tiltak. Helsedirektoratet påpekte at denne typen nedetid kan være alvorlig for helsetjenesten og at det er viktig å rette raskt. På direkte spørsmål ble det imidlertid fastholdt fra DNK at feilen ikke ville bli rettet nå.
Bjørn-Inge Larsen fant dette ikke tilfredsstillende og ba om at Helsedirektoratet og HDO i fellesskap kom med et innspill om feilretting og testregimet til Helse- og omsorgsdepartementet som departementet kunne ta opp med Justis- og beredskaps-departementet i oppfølging av saken. Steinar Marthinsen, HSØ, mente helsetjenestens testregime var det beste, men kostnadene ble også liggende der, og de burde ligget hos leverandøren.» HDO vil utarbeide underlag til HOD for videre oppfølging med Justis- og beredskapsdepartementet. 9. Anskaffelsen av ny teknologi for AMK HDO deltar i prosjekt «Ny teknologi for AMK», ledet av Nasjonal IKT. Prosjektet skal fremskaffe kontrakt for støtteverktøy for AMK-sentralene. Prosjektet har valgt en dialogbasert anskaffelsesform. Det er foreløpig uklart hvor stort omfang anskaffelsen skal ha, og i ytterste fall kan dagens kontrollromsutstyr som HDO nå ruller ut frem til sommeren 2017, bli skiftet ut i forbindelse med ny teknologiprosjektet. Kontrollromsleveransen i nødnett benyttes av AMK-sentraler, Akuttmottak og legevaktsentraler, mens anskaffelsen i regi NIKT kun skal gå til AMK-sentralene. Det er derfor en mulighet for at dagens situasjon med felles nasjonal løsning for kontrollrommene driftet av HDO blir endret. HDO prøver gjennom vår deltagelse i prosjektet å bidra med et helhetsperspektiv slik at man ikke ender opp med en suboptimal løsning for de øvrige aktørene i den medisinske nødmeldetjeneste.
Vedlegg 1; Tidligere styrevedtak i HDO HF Saksnr Sakstittel Vedtak Status Sak 22-2016 Risikovurdering - internkontroll og avvik Sak 17-2016 Økonomiske konsekvenser 2016-2017 1. Styret tar saken til orientering. 2. Styret ber administrasjonen komme tilbake med et oppdatert risikobilde samt hvilke tiltak som skal iverksettes etter 2.tertial 2016. 1. Styret tar saken til orientering 2. Styret ber administrerende direktør avklare de økonomiske utfordringene beskrevet i saken i møte med Helse- og Omsorgsdepartementet. 3. Styret ber administrerende direktør om å komme tilbake til styret med en revidert sak basert på tilbakemeldinger etter møtet med Helse- og Omsorgsdepartementet. Sak 11-2016 Økonomisk langtidsplan 1. Styret vedtar drift av nødnett, forvaltning av nødnett samt opplæring som baseline i forelagt Økonomisk langtidsplan for 2017-2020. 2. Styret tar videre til foreløpig etterretning de oppgaver som er forespeilet i perioden 2017-2020 utover baseline hvor evt. senere vedtak kan påvirke Økonomisk langtidsplan. 3. Styret ser dette som et godt grunnlag for videre dialog med eierne om utvikling av Økonomisk langtidsplan. Sak 10-2016 Oppdragsokument 2016 1. Styret tar Oppdragsdokument 2016 til etterretning. 2. Styret ber om at administrerende direktør sørge for at bestillingene i oppdragsdokumentet blir innarbeidet i HDOs virksomhetsplan. 3. Styret ber om en midtveisrapportering på styremøtet i september. Sak 05-2016 Økonomisk langtidsplan 1. Styret ber administrerende direktør oversende innspill til budsjett 2017 på totalt 193,5 mnok til eierne. 2. Styret tar saken til foreløpig orientering, og ber administrerende direktør videreutvikle økonomisk langtidsplan i henhold til innspillene gitt i møtet. 3. Styret ber om å få økonomisk langtidsplan til behandling i neste styremøte.
Sak 04-2016 Anbefaling datahall retrofit Sak 03-2016 Årlig melding 2015 1. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å inngå en avtale med Evry ASA vedrørende datahall for Retrofit fase 0 og 1 med de forutsetninger som er redegjort for i den juridiske vurderingen. 1. Styret godkjenner Årlig melding 2015 med de endringer som fremkom i møtet. 2. Styret gir administrerende direktør og styreleder fullmakt til å innarbeide endringsforslagene som fremkom i møtet, og oversende årlig melding til eierne. Sak 02-2016 Virksomhetsrapportering 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning. 2. Styret ber om at adm. direktør har et særlig fokus på oppfølging av feil i leveransen fra de eksterne leverandørene. 3. Styret ber adm. direktør følge opp at vi ikke belastes kostnader som ikke er avtalefestet at skal belastes HDO.