KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/14 Møtedato: 22.10.2014 Tid: kl 12.00 kl 16.15 Møtested: Møterom «Galleriet», Molde rådhus Sak nr: 31/14 37/14 Møteleder: Finn Myrland, leder (Ap) Møtende medlemmer: Harald Valved (Sp) Are Krohn Venås (Frp) Forfall: Evy Olin Strømme (V) Tove A. Melsæter, nestleder (H) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Rolf Ingolf Gaasø (V) (under sak 31/14, 33/14-35/14) Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Jane Anita Aspen, daglig leder Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Anny Sønderland, forvaltningsrevisor (under sak 33/14 og 34/14) Av øvrige møtte: Arne Sverre Dahl, rådmann (under sak 33/14-35/14) Kurt Thrana, økonomisjef (under sak 35/14) Eirik Heggemsnes,Kommunalsjef Plan- og utviklingsavdelingen (under sak 33/14) Kjersti Bakken, Fagsjef Pleie og omsorg (under sak 33/14) Ivar Vereide, Fagsjef skole (under sak 34/14) Mette Holand, Personal- og organisasjonssjef (under sak 37/14) Åsmund Vestad, daglig leder Molde Eiendom KF (under sak 37/14) Kjell Danielsen, styreleder Molde Eiendom KF (under sak 37/14) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Rolf Ingolf Gaasø ba om permisjon og forlot møte kl. 1545. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 31/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 04. SEPTEMBER 2014 PS 32/14 PS 33/14 PS 34/14 REFERAT OG ORIENTERINGER FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «SAMHANDLINGSREFORMEN I MOLDE KOMMUNE» OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «KVALITET I GRUNNSKOLEOPPLÆRINGEN I MOLDE KOMMUNE» PS 35/14 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMI- OG FINANSRAPPORT PER 2. TERTIAL 2014 PS 36/14 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2015 FOR KONTROLL OG TILSYN Side 1 av 8
PS 37/14 OPPFØLGINGSLISTE PS 31/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 04. SEPTEMBER 2014 Protokollen fra møte 04. september 2014 godkjennes. Leder orienterte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 32/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 11/14 RS 12/14 Deltakelse i ny interkommunal revisjonsordning i Møre og Romsdal valg av organisasjonsform videre prosedyre saksprotokoll fra Molde kommunestyre 11.09.14, sak 058/14. Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 11.09.2014. Orienteringssaker: OS 13/14 «Saman om ein betre kommune» Personal- og organisasjonssjef Mette J. Holand orienterte om hva det har vært arbeidet med i prosjektet siden forrige orientering for Kontrollutvalget. Det er spesielt kompetansestrategien og arbeidsgiverstrategi for Molde kommune 2014-2022 det har vært arbeid mye med i denne perioden. Sykefraværet er fremdeles høyt, selv om det går noe ned. Sykefraværet er nå på 8,1 %, målet er at det skal ned på 6 %. Det blir arbeid med ca. 100 personalsaker. Dette er personer som av helsemessige årsaker ikke kan være i den jobben de har. Strategisk kompetanseplan er nå klar for politisk behandling. I strategien sies det at kompetanse er de samlede kunnskap, ferdigheter, holdninger og evner som må benyttes for å utføre kommunes oppgaver. Arbeidsgiverstrategi for Molde kommune 2014-2022 er et styringsdokument som er utarbeidet for å nå målet om å være en attraktiv arbeidsgiver. Den inneholder bl.a. tema som visjon og mål, arbeidsgiverrollen, rekrutering, medarbeiderutvikling og ledelse. Side 2 av 8
Personal- og organisasjonssjefen sier at kommunen har tatt i bruk en metode som heter Lean. Dette er en forbedringsstrategi der alle medarbeiderne er involvert. Målet er brukerfokus, unngå sløsing og skape orden. Når det gjelder redusert deltid, så sier personal- og organisasjonssjefen at det er noen som av ulike årsaker ønsker å arbeide deltid, men målet er at de som ønsker 100 % stilling, skal få det. Personal- og organisasjonssjef Mette J. Holand svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. Strategisk kompetanseplan 2014-2022 og Arbeidsgiverstrategi for Molde kommune 2014-2022, blir sendt ut til kontrollutvalget sammen med møteprotokollen. Prosjektperioden for «Saman om ein betre kommune» varer ut 2015. Kontrollutvalget vil be om en ny orientering neste høst. OS 14/14 Molde Eiendom KF Molde Eiendom KF var bedt om å komme i kontrollutvalgets møte for å orientere om Molde Eiendom KFs virksomhet. Det var daglig leder Åsmund Vestad og styreleder Kjell Danielsen som møtte. Daglig leder gjennomgikk presentasjon med informasjon om virksomheten. Presentasjonen blir sendt ut til kontrollutvalgets medlemmer sammen med møteprotokollen. Kontrollutvalget hadde på forhånd oversendt følgende problemstillinger de ønsket belyst: - Molde Eiendom KF sin strategi og praktisering av denne Formålet er utleie av boliger til prioriterte grupper, framskaffe boliger og sørge for forsvarlig eierskap, forvaltning, drift og vedlikehold av foretakets eiendommer. Foretaket forvalter 150 000 kvm bygg, utfører drift og vedlikehold på det meste av bygningsmassen, samt renhold. De utfører også prosjekt- og byggeledelse i tillegg til sitt byggherreansvar. Hovedstrategien er å redusere kostnader uten at kvaliteten på foretakets tjenesteleveranser oppleves dårligere. - Vedlikeholdsplan 2014 Hva gjør en for å sikre kommunens eiendommer? Drift og vedlikehold av boligmassen gjøres med foretakets egen utestyrke på 3 mann eller gjennom kjøp av tjenester fra private bedrifter. Det har vært arbeidet med systematisering av drifts- og vedlikeholdsrutinene i foretaket. - Etterslep vedlikehold pr 1/1-14 og 1/1-15 Mange av foretakets boligbygg har stort etterslep på ytre vedlikehold og flere eldre boliger er i tillegg nedslitt innvendig. Dette sier daglig leder er resultat av knappe midler til vedlikehold gjennom de siste 10 årene. Når det gjelder utbedringer på utstyr så synes daglig leder det er en gunstig løsning at det er avsatt midler i investeringsbudsjett til akutte utbedringer. Molde Eiendom KF tar sikte på å utarbeide en ny evaluering av vedlikeholds-etterslepet i 2015. - Hva blir gjort med eiendommer som ikke er i bruk? - Er det aktuelt å selge eiendommer som ikke er i bruk for å bedre kommunens økonomi? Det er Plan- og utviklingsavdelingen som bestiller eventuelle salg av eiendommer. - Bemanning og organisering Molde Eiendom KF er organisert med fem virksomheter under daglig leder, samt kontorleder med ansvar for merkantile oppgaver. Side 3 av 8
De fem virksomhetene er Drift og forvaltning (16-18 personer), Vedlikehold (5-10 personer), Prosjekt (3-4 personer), Utleieboliger (ca.6 personer) og Renhold (ca 30 personer) Virksomheten er organisert etter en «bestiller- utførermodell». Molde kommune bestiller og Molde Eiendom KF utfører. Daglig leder og styreleder svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Leder takket for orienteringen. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte at det kan være litt vanskelig å få full oversikt over ansvarsområdets kostnader nå gjeld og renter på eiendommene ligger i Molde kommunes budsjett, mens de øvrige kostnadene ligger på Molde Eiendom KF sitt budsjett. Dette burde kanskje ha vært samlet under Molde Eiendom KF sitt budsjett. OS 15/14 Statusrapport fra distriktsrevisor om oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr revisjon av Molde kommune. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om at Molde kommune fremdeles ikke har på plass rammeavtalene. Dette er alvorlig også av hensyn til andre kommuner som er med i innkjøpssamarbeidet. Distriktsrevisor vil følge med til dette er på plass. Kontrollutvalget ber om at det blir gitt en skriftlig statusrapport fra revisor i neste møte. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 33/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «SAMHANDLINGSREFORMEN I MOLDE KOMMUNE» Kontrollutvalgets innstilling 1. Molde kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Samhandlingsreformen i Molde kommune til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens kapittel 1 under Oppsummering, samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber rådmann om å sørge for at revisjonens anbefalinger i kapittel 1 blir fulgt og påse at dette arbeidet gjennomføres. 3. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen en periode på 12 18 mnd. Forvaltningsrevisor Anny Sønderland orienterte innledningsvis om innholdet i rapporten og redegjorde for revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 1. Rådmann Arne Sverre Dahl sier at han var litt skeptisk til at det allerede nå skulle lages en forvaltningsrevisjonsrapport siden dette er en retningsreform der en enda ikke er ferdig med innfasingen. Han synes likevel at rapporten gir en oversikt som på en god måte synliggjør arbeidet med reformen. Side 4 av 8
Rådmannen sier at det er en utfordring for kommunen at skiftende politisk regime har gitt ulike premisser for kommunens arbeid. Fagsjef for pleie- og omsorg Kjersti Bakken sier at implementering av samarbeidsavtalen med helseforetaket har vært en utfordring, men de opplever at kontakten med sykehuset har blitt bedre. Det blir nå arbeidet med en felles opplæringspakke sammen med helseforetaket. Kommunalsjef for plan og utviklingsavdelingen Eirik Heggemsnes, sier at det er viktig å få folkehelseperspektivet inn i alle sektorer. De trekker derfor folkehelsekoordinatoren med i all kommuneplanlegging. Rådmann, fagsjef for pleie- og omsorg og kommunalsjef svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 34/14 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «KVALITET I GRUNNSKOLEOPPLÆRINGEN I MOLDE KOMMUNE» Kontrollutvalget tar oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskoleopplæringen i Molde kommune» til orientering. Vikarsituasjonen og planlagt sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten blir ført opp på «Oppfølgingslisten» til kontrollutvalget. Forvaltningsrevisor Anny Sønderland orienterte innledningsvis om revisors vurdering av kommunens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten. Hun seir at det var mange anbefalinger og de fleste av disse la opp til at kommunen selv måtte velge hvordan de ville følge opp. Når kommunen viser at de har fulgt opp, så er det da tilstrekkelig. Det var likevel to forhold som forvaltningsrevisor anbefaler at kontrollutvalget følger opp videre og det er planlagt sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten, samt vikarsituasjonen ved skolene i Molde. Rådmann Arne Sverre Dahl orienterte om den politiske oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten. Fagsjef for skole Ivar Vereide sier at de har et spesielt fokus på omfanget av spesialundervisning ved skolene i kommunen. De siste åra har dette hatt et betydelig omfang; 9,2 % i 2013. Dette er noe de ønsker å få ned. Molde kommune har vedtatt Plan for tilpasset opplæring. Denne klargjør ansvar og prosedyrer. Vereide håper derfor at den skal bidra til at flere elever har utbytte av den ordinær tilpasset undervisning. Det blir arbeidet med gjennomgang av PP-tjenesten. Vereide sier at på grunn av utfordringer med økonomi, så har en ikke lenger rom for å sette av midler til «Vikarpool» på skolene. Dette fører til at skolene må bruke eksterne vikarer og en opplever utfordringer med å finne kvalifiserte vikarer. Fagsjef Ivar Vereide svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Side 5 av 8
Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 35/14 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMI- OG FINANSRAPPORT PER 2. TERTIAL 2014 Kontrollutvalget tar økonomirapport for 2. tertial 2014, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget vil igjen bemerke at de ser alvorlig på kommunens økonomiske situasjon. Dette særlig i lys av at Rådmannen i møte 04.09.14 opplyste til Kontrollutvalget at Molde kommune er avhengig av å ha balanse i sitt regnskap for 2015. Rådmann Arne Sverre Dahl innledet med at rapporten fra 2. tertial viser et betydelig avvik fra budsjett. Den økonomiske situasjonen i kommunen har vært krevende over flere år. Rådmannen opplyser at forslag til statsbudsjett har gitt tilleggsutfordringer på ca. 16 mill. kroner utover det som kommer frem i økonomirapporten fra 2. tertial. Rådmannen orienterte om at det nå blir sett i gang tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen. I denne prosessen så jobber en gjennom trepartssamarbeid med administrasjon, politikere og tillitsvalgte for å finne gode løsninger. Rådmann og økonomisjef Kurt Magne Thrana svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (4 voterende) PS 36/14 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2015 FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2015 med en ramme på kr 2 784 000,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sekretæren redegjorde for bakgrunnen for saken og for tallene i budsjettforslaget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (3 voterende) PS 37/14 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Side 6 av 8
«Saman om ein betre kommune» «Saman om ein betre kommune» er et prosjekt i regi av Kommunal- og regional departementet og KS. Prosjektet har vært rettet mot sykefravær, kompetanse/rekruttering, heltid/deltid og omdømme. Molde kommune er deltaker i prosjektet og arbeider med tema sykefravær, men har også vært innom tema som rekruttering/kompetanse, omdømme og heltid/deltid. Kontrollutvalget fikk en orientering fra Personal- og org.sjef om Molde kommunes deltakelse i prosjektet «Saman om ein betre kommune» i juni 2013. Prosjektets hovedmål er å redusere sykefraværet i kommunen over et 5-års perspektiv. Kommunen har fått prosjektmidler til å iverksette tiltak og det ble redegjort for planlagte og iverksatte tiltak i dette arbeidet. Kontrollutvalget ønsket å følge opp denne saken videre og ville be om en ny orientering om et år. 22.10.14: Personal- og org.sjefen orienterte om hva som har vært arbeidet med i prosjektet siden forrige orientering til Kontrollutvalget. Strategisk kompetanseplan er nå klar for politisk behandling og det har vært arbeidet mye med utarbeiding av arbeidsgiverstrategi for Molde kommune 2014-2022. Prosjektperioden varer ut 2015. Kontrollutvalget vil be om en ny orientering neste høst. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjons-rapporten i sitt møte 27.02.2013 i sak PS 04/13. Saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 18/13 i møtet 21.03.2013. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i løpet av høsten 2014. Saken føres opp på oppfølgingslisten. 22.10.14: Oppfølging av rapporten ble behandlet i dagens møte under sak PS 34/14. Kontrollutvalget ønsker å følge videre vikarsituasjonen i skolene i Molde, samt sak om organisering og dimensjonering av PP-tjenesten. Retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune Sluttregnskap for investeringsprosjekt avsluttes når prosjektet er ferdigstilt og tatt i bruk. Hvordan et sluttregnskap skal behandles er ikke nedfelt i lover og forskrifter slik at det vil være opp til den enkelte kommune å regulere dette i kommunens økonomireglement. Kontrollutvalget ber om at det utarbeides et mer detaljert reglement for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune hvor kontrollutvalgets rolle er avklart. Brev sendt rådmannen 16.12.2013 med anmodning om å utarbeide nytt reglement. 22.10.14: Kontrollutvalget gjennomgikk svaret fra Molde kommune på etterlysing av retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt. I brevet sies det at Økonomiavdeling og Plan- og utviklingsavdelingen vil vurdere om det forslag Molde Eiendom KF har utarbeidet til retningslinjer for investeringsprosjekt kan utformes slik at det omfatter både utfører- og bestiller-rolle i kommunen. Skulle konklusjonen bli at det ikke er naturlig å innarbeide kontrollutvalgets ønsker i forslaget til reglement, vil økonomiavdelingen utarbeide et eget reglement som fanger opp kontrollutvalgets ønsker. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Saken ble behandlet i møte 06.05.2014 i sak PS 15/14. Kontrollutvalget ønsket at revisjonen skulle følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Side 7 av 8
22.10.14: Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om at Molde kommune fremdeles ikke har på plass rammeavtalene. Dette er alvorlig også av hensyn til andre kommuner som er med i innkjøpssamarbeidet. Distriktsrevisor vil følge med til dette er på plass. Kontrollutvalget ber om at det blir gitt en skriftlig statusrapport fra revisor i neste møte. Sekretær orienterte. I dette møtet var det lagt opp til følgende orienteringer fra administrasjonen: «Saman om ein betre kommune» Molde Eiendom KF Utvalget gjennomgikk de saker som var listet opp i saksframlegget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Finn Myrland Harald Valved Are Krohn Venås leder Rolf Ingolf Gaasø Jane Anita Aspen sekretær Side 8 av 8