MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/16 Dato: 03.05.16, kl. 08.15 11.30. Sted: Rådhuset, bystyresalen MØTEBOK Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Idar Tronstad, nestleder Hege Lønning, medlem Erik Hoffmoen, møtte for Engeset Alv Reidar Nepstad, møtte for Engedal Forfall: Siril Follerås Engedal, medlem Rune Engeset, medlem Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen v/ Lene Rugland, Irene Loka. Mandal Havn v/ Olav Neset Mandal kommune v/ Irene Lunde, Wenke Nome, Erik Tronstad Agder Sekretariat v/willy Gill SAKSLISTE: ORIENTERINGER Kl. 08.30 Årsregnskap/årsmelding 2015 - Mandal Havn KF v/ havnesjef Kl. 09.00 Årsregnskap/årsmelding 2015 - Mandal kommune v/ rådmann og økonomisjef Kl. 10.30 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Digital/skjult mobbing v/kommunalsjef SAK 04/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 02.02.16 SAK 05/16 ÅRSREGNSKAP 2015 MANDAL HAVN KF SAK 06/16 ÅRSREGNSKAP 2015 MANDAL KOMMUNE SAK 07/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2015 (trukket) SAK 08/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 SAK 09/16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS SAK 10/16 OVERORDNET ANALYSE INNSPRILL FRA KONTROLLUTVALGET SAK 11/16 GJENNOMGANG AV PROSJEKTSTYRINGEN I MANDAL KOMMUNE FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 05/16 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte 04.04.16 Ref. 06/16 Rådmannen, oppfølging FR-rapport mobbing 26.02.16 1
Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 2
ORIENTERINGER Kl. 08.30 Årsregnskap/årsmelding 2015 - Mandal Havn KF v/ havnesjef Kl. 09.00 Årsregnskap/årsmelding 2015 - Mandal kommune v/ rådmann og økonomisjef Kl. 10.30 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Digital/skjult mobbing v/kommunalsjef Erik Tronstad orienterte Positiv utvikling i forhold til elever som opplever mobbing i 7. og 10. trinn. Ligger bedre an enn landssnittet. Planen skal være klar 1. juni Nær måltallet. Mobbedefinisjon vil bli utdypet i planen. Subjektiv opplevelse vil bli medtatt i planen. Heng deg(teater) og Bruk hue (skoleturne). Begge ungdomsskolene deltar i disse. Ansattes kunnskal om skjult og digital mobbing. Avholdt 3 timers kurs om digital mobbing. Skal gjennomføre kurs angående dkjult mobbing. Målsetting er endret til 1,0. Gode nok tiltak? Elevundersøkelsen gir svar på en del av dette. Kan ikke endre spørsmålstillingene i sentral undersøkelse, men er tatt med i lokal undersøkelse. Systematisk evaluering av handlingsplan. Konklusjon: Få oversendt planen som skal foreligge 1. juni. Eventuelt kalle inn kommunalsjef på et senere tidspunkt for å høre om oppfølgingsarbeidet etter forvaltningsrevisjonsrapporten. Kommunalsjef opplyser at FR-rapporten har gitt økt fokus og kunnskap om digital og skjult mobbing. SAK 04/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 02.02.16 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra 02.02.16 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill 3
Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte 02.02.16 Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra 02.02.16 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 3. Møteboken fra 02.02.16 godkjennes. 4. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 05/16 ÅRSREGNSKAP 2015 - MANDAL HAVN KF Havnefogd presenterte hovedtrekkene i regnskapet og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for 2015. Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 7. april 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2015 for Mandal Havn KF. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale foretak av 17.12.99 Saksdokumenter vedlagt saken: 1. Årsberetning og regnskap 2015 Mandal Havn KF 2. Havnestyret, sak 11/16 3. Revisjonsberetning, datert 07.04.16 4
Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr. 2 287 715 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 245.715. Det foreligger standard revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Revisor uttaler at: Årsberetningen, sammen med regnskap og noter, gir en informativ beskrivelse av foretakets virksomhet. På samme måte som de foregående år, er det mitt inntrykk at virksomheten drives i ryddige former, og at det er god økonomistyring. Kommunikasjon med foretakets ledelse er åpen og god. Havnefogd vil presentere regnskap og årsberetning i møtet og det vil være anledning til å stille spørsmål. Havnestyret behandlet regnskapet i møte den 07.04.16 og fattet følgende vedtak: 1. Havnestyret vedtar forslag til årsberetning for 2015. 2. Havnestyret innstiller overfor bystyret på at vedlagte årsregnskap for 2015 godkjennes. 3. Årets nettooverskudd, kr 245 715, foreslås avsatt til disposisjonsfond. Vurdering: Etter min mening ligger alt til rette for en standard uttalelse fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for 2015. Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 7. april 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2015 for Mandal Havn KF. SAK 06/16 ÅRSREGNSKAP 2015 - MANDAL KOMMUNE Administrasjonen presenterte hovedtrekkene i årsregnskapet og årsrapporten, samt svarte på spørsmål. Revisor kommenterte utført revisjonsarbeid. 5
Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes årsregnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 31.03.16, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for 2015. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2015 Årsberetning for 2015 Revisjonsberetning datert 31. mars 2016 Saksopplysninger: Årsregnskapet viser kr. 768 183 324 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 20 677 391. Det er avlagt standard revisjonsberetning. Revisor har ikke avdekket vesentlige forhold som krever rapportering til kontrollutvalget i form av et nummerert brev. Administrasjonen vil gjennomgå/presentere kommunens årsregnskap/årsberetning i kontrollutvalgets møte, og vil kunne svare på eventuelle spørsmål fra utvalgets medlemmer. Revisor vil også være til stede på møtet og vil orientere om utført revisjonsarbeid. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: 6
Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes årsregnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 31.03.16, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for 2015. SAK 08/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Bystyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Mandal kommune 2016 2019 der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: - 1. Lindesnesregionens Medisinske senter (LRMS) - 2. DDV Drift - 3. DDV Strategi - 4. Mandal Parkering AS - 5. Malmø Hotell AS - 6. Malmø Utvikling Felt 03 AS, Malmø Utvikling Felt 05 AS og Malmø Utvikling Felt 06 AS - 7. Mandal Havn Strømsvika AS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll datert 29.02.16 Bakgrunn: Selskapskontroll er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger, samt i henhold til aktuelle lover og regler. Kommuneloven 77 nr. 5 fastslår at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper mm. Forskrift om kontrollutvalg krever at det utarbeides en plan for selskapskontroll og at planen utarbeides minst en gang i 7
valgperioden. Selskapskontrollens innhold er beskrevet i 14 og rapportering om selskapskontroll er omtalt i 15 i samme forskrift. Selskapskontrollen kan deles inn i to deler; en obligatorisk eierskapskontroll og en frivillig forvaltningsrevisjon. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. Mandal kommune har i perioden 2012-2015 gjennomført følgende selskapskontroller: Brannvesenet Sør IKS - Gjennomført i 2012 Ime Verksted - Gjennomført 2015 Halse Eiendom AS - Gjennomført 2013 Andre selskapskontroller som er gjennomført av andre eiere (Vest-Agder Fylkeskommune) og som kan ha betydning for kommunen er: Risøbank IKS - Gjennomført i 2014 Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet I forslag til plan for selskapskontroll 2016 2019 peker revisjonen på følgende selskaper det kan være aktuelt å gjennomføre selskapskontroll i: - Lindesnesregionens Medisinske senter (LRMS) - DDV Drift - DDV Strategi - Mandal Parkering AS - Malmø Hotell AS - Malmø Utvikling Felt 03 AS, Malmø Utvikling Felt 05 AS og Malmø Utvikling Felt - 06 AS - Mandal Havn Strømsvika AS Dette forslaget bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering. 8
Vurderinger: Bystyret vedtar planen etter innstilling fra kontrollutvalget. Det anbefales at kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom det skulle oppstå behov for det. Budsjettrammen for Kontroll og tilsyn setter begrensningene for omfanget av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon som kan gjennomføres. De selskapene som kommunen eier sammen med andre kommuner, er også foreslått prioritert i de øvrige eierkommunenes planer. Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Mandal kommune 2016 2019 der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: - Lindesnesregionens Medisinske senter (LRMS) - DDV Drift - DDV Strategi - Mandal Parkering AS - Malmø Hotell AS - Malmø Utvikling Felt 03 AS, Malmø Utvikling Felt 05 AS og Malmø Utvikling Felt 06 AS - Mandal Havn Strømsvika AS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. SAK 09/16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS - UTTALELSE Sekretær og revisjonssjef orienterte om saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse til forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 9
1. Rapport om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS 2. Særutskrift fra representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS fra møte 30.03.2016 Saksopplysninger Representantskapet i Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS ga i møte den 23.09.2014 styret i selskapet mandat til å invitere nærliggende interkommunale revisjonsselskaper/fylkeskommunale revisjoner til et utredningssamarbeid om ny felles revisjonsordning. Formålet var å øke den samlede kompetanse og gi en bedre revisjon, mindre sårbarhet ved vakanser og lettere rekruttering, samt effektivisering av revisjons- og kontrollarbeidet. Pågående kommunereformarbeid hadde også betydning for veien videre. De interkommunale revisjonsselskapene i Aust-Agder, Vest-Agder og Rogaland ble invitert til å delta i et felles utredningsarbeid om etablering av ny revisjonsenhet. Rogaland Revisjon IKS takket ja til invitasjonen. Rapport fra utredningsarbeidet følger vedlagt. Representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har enstemmig anbefalt at selskapet blir slått sammen med Rogaland Revisjon IKS gjennom opprettelse av en ny revisjonsenhet, Sør- vest revisjon SA. Rapporten viser til en rekke fordeler ved å etablere en større revisjonsenhet. Det kan her nevnes: o Økt kompetanse og spesialisering o Økt fleksibilitet og kapasitet o Redusert sårbarhet o Bedre rekrutteringsmulighet o Styrket konkurransekraft o Økt mulighet til å revidere flere av kommunenes selskap Hovedfokuset for selskapet vil være å levere kostnadseffektive tjenester og være kommunenes naturlige valg av revisor For øvrig vises det til vedlagte rapport med forslag til vedtekter, stiftelsesdokument og åpningsbalanse i nytt selskap. Drøfting av kontrollutvalgets plikter ved innlemmelse i nytt selskap: Kapittel 12 i kommuneloven gir kontrollutvalget en viktig rolle og et omfattende ansvar for tilsyn, kontroll og revisjon av kommunens virksomhet. Kontrollutvalget skal på kommunestyrets/bystyrets vegne stå for det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Etter innstilling fra kontrollutvalget er det kommunestyret selv som avgjør hvilken revisjonsordning kommunen skal ha, og hvem som skal velges som kommunens revisor. Kommuneloven gir ikke kommunestyret anledning til å delegere til andre å fatte vedtak i disse sakene. 10
Det har vært usikkerhet omkring forståelsen av kommunelovens 78 nr. 3 (endring av revisjonsordning) og nr. 4 (valg av revisor) når det gjelder det aktuelle forholdet hvor saken gjelder sammenslåing av interkommunale revisjonsselskaper. På grunn av usikkerheten er spørsmålet forelagt Norges Kommunerevisorforening (NKRF), som har gitt oss en uttalelse i saken. I sin uttalelse når det gjelder 78 nr. 3 heter det bl.a. følgende: Slik vi ser det, er overgang fra f.eks. en form for interkommunal revisjon til en annen form for interkommunal revisjon eller endring av medlemssammensetningen ikke å betrakte som skifte av revisjonsordning. I uttalelsen fremgår det videre (ang. 78 nr. 4) at: Det finnes her en praksis som går ut på at dersom en av enhetene opprettholdes og de andre enhetene går inn i denne, vil dette ikke innebære valg av revisor for kommunene i den første enheten, men det vil det for kommunene i den andre. I alle tilfelle vil det måtte inngås ny selskapsavtale, men dette kan skje uten medvirkning fra kontrollutvalgene, og innstilling er ikke aktuelt. Hva angår det forhold at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med et annet interkommunalt revisjonsselskap, synes det klart at dette ikke er å betrakte som skifte av revisjonsordning, og krever ikke innstilling fra kontrollutvalget. Når det gjelder om den aktuelle omorganiseringen innebærer valg av revisor, jfr. 78 nr. 4 i kommuneloven, er vi tvilende til om den praksis som ifølge NKRF finnes fra tidligere, er den riktige forståelsen av lov og forskrift. I Ot.prp. nr. 70 (2002-2003) står det: «Nr. 4 første setning fastslår at det er kommunestyret som skal velge revisor. Dersom kommunestyret har gjort en prinsippbeslutning, jfr. nr. 3, om at det skal gjennomføres konkurranseutsetting, vil det være kontrollutvalgets oppgave å sette revisjonen ut på anbud. Når anbudene er vurdert, må kontrollutvalget bringe resultatet inn for kommunestyret for valg av revisor. Annen setning her fastslår at det er kontrollutvalget som skal utarbeide saksframlegget om valg av revisor.» Vi kan vanskelig se at det skal foretas et valg av revisor når to interkommunale selskaper slår seg sammen. Hvilket valg av revisor skal kontrollutvalget innstille på? Revisor er jo valgt gjennom den ordningen som allerede eksisterer, og denne ordningen videreføres gjennom den selskapsrettslige omorganiseringen som nå foreslås og som skal vedtas av kommunestyret/bystyret. Etter vår vurdering er det i denne saken mer en omorganisering av samarbeid om revisjon, og ikke noen endring av revisjonsordning eller valg av revisor. Vurdering: Kontrollutvalget finner ikke at kontrollutvalget skal innstille til kommunestyret iht. kommuneloven 78 nr. 3 og 4. Kontrollutvalget vil allikevel gi en uttale som følger saken i den videre behandlingen i kommunestyret/bystyret, fordi kontrollutvalget har en særskilt rolle i forhold til revisjon av kommunens virksomhet, jf. Kommuneloven 77 nr. 4 og 5: «Kontrollutvalget skal påse at 11
kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).» «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m.» Kontrollutvalget vil mene at ut fra det som fremkommer i rapporten og foreslåtte vedtekter, vil kommunen fortsatt ha en forsvarlig revisjonsordning, og ser flere fordeler ved at et større selskap gir økt kompetanse, større fleksibilitet og kapasitet. Dette vil styrke det totale kontroll- og tilsynsarbeidet som er pålagt kontrollutvalg og kommunestyre/bystyre. Det legges opp til at det etableres kontorsteder i det nye selskapet som sikrer minst mulig dødtid i reiser samtidig som de er lett tilgjengelig for kundene. Forslag til vedtak: Uttalelse til forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. SAK 10/16 OVERORDNET ANALYSE - INNSPILL FRA KONTROLLUTVALGET Utvalget viste til ikke gjennomførte prosjekter fra forrige plan. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalgets innspill medtas som grunnlag i det videre arbeidet med den overordnede analysen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Utdrag fra overordnet analyse + plan for forvaltningsrevisjon fra forrige periode Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere bestilt en overordnet analyse fra Kommunerevisjonen Vest som skal danne grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon for perioden. Kontrollutvalget har nå 12
muligheten til å komme med innspill til områder/temaer som kan være interessante for nærmere undersøkelser. Utdrag fra overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon fra forrige periode vedlegges saken som bakgrunnsstoff. Når den overordnede analysen foreligger, vil det på bakgrunn av kontrollutvalgets prioriteringer bli utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon for inneværende periode. Planforslaget sendes så til bystyret for endelig behandling. Lovkravet er at planen skal vedtas innen utgangen av 2016. Det tas sikte på behandling av planforslaget i kontrollutvalget enten like før sommeren eller i første møte etter sommeren. Forslag til vedtak: Kontrollutvalgets innspill medtas som grunnlag i det videre arbeidet med den overordnede analysen. SAK 11/16 GJENNOMGANG AV KOMMUNENS PROSJEKTSTYRING Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Med henvisning til bystyrets vedtak 17.03.16 og innspill i kontrollutvalgets møte 03.05.16, bestiller kontrollutvalget fra Kommunerevisjonen Vest en prosjektplan med beskrivelse av hvordan dette prosjektet kan gjennomføres. Prosjektplanen bes fremlagt for kontrollutvalget i juni for godkjenning. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Utskrift av bystyrets bestilling av 17.03.16 Bakgrunn for saken: Bystyret fattet følgende vedtak i forbindelse med sak om «Mottaksskolen opprustning» Vedtak i Bystyret - 17.03.2016: Bystyret bevilger ytterligere 5 mill. kr til prosjektet «Mottaksskolen opprustning» over investeringsbudsjettet 2016. Tilleggsbevilgningen finansieres med bruk av lån 4 mill. kr og momskompensasjon på 1 mill. kr. Samlet ramme utgjør etter dette 15 mill. kr. Med utgangspunkt i saken, ber bystyret kontrollutvalget gjennomgå prosjektstyringen i Mandal kommune. 13
Basert på bystyrets vedtak må kontrollutvalget ta stilling til om det skal igangsettes forvaltningsrevisjon av prosjektstyringen i Mandal kommune så snart som mulig, eller om dette prosjektet skal legges inn i plan for forvaltningsrevisjon. Dersom det ønskes raskest mulig igangsettelse, bør det bestilles en prosjektplan der revisjonen bes beskrive hvordan prosjektet kan gjennomføres. Saken legges frem for drøfting. Forslag til vedtak: FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Neste møte 7. juni EVENTUELT REFERATER Ref. 05/16 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte 04.04.16 Ref. 06/16 Rådmannen, oppfølging FR-rapport mobbing 26.02.16 Konklusjon: Referatene ble tatt til orientering. 14