Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2012 Hordaland fylkeskommune Revidert 2010 Member of Deloitte Touche Tohmatsu
Innhald 1. Innleiing... 3 1.1 Plan for forvaltningsrevisjon 3 1.2 Risiko- og vesentleganalyse 3 2. Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2012... 4 2.1 Gruppe 1 prioritert gruppe 5 2.2 Gruppe 2 uprioritert gruppe 6 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon... 10 3.1 Dokumentanalyse 10 3.2 Spørjeskjema 10 3.3 Intervju 11 3.4 Stikkprøvar 11 4. Gjennomføring og rapportering... 11 Side 2
1. Innleiing I følgje kommunelova 77 skal kontrollutvalet sjå til at det blir gjennomført systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknadar ut frå kommunestyret eller fylkestinget sine vedtak og føresetnadar (forvaltningsrevisjon) 1. Kva forvaltningsrevisjonsprosjekt fylkeskommunen ønskjer å gjennomføre skal framkome i ein plan for forvaltningsrevisjon. Planen for forvaltningsrevisjon er basert på ein risiko- og vesentleganalyse som vart gjennomført i 2008. I 2010 vart det gjennomført ei ny risikovurdering, og prosjekta i planen vart omprioritert. 1.1 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon er heimla i forskrift om kontrollutval. I forskrifta står det: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 2. Føremålet med den overordna risiko- og vesentleganalysen er å framskaffe relevant informasjon om fylkeskommunen si verksemd, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å prioritere mellom ulike område kor det kan vere aktuelt å gjere forvaltningsrevisjon og å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. 1.2 Risiko- og vesentleganalyse Risiko-omgrepet viser til moglegheita for at ei hending vil oppstå og påverke måloppnåing og etterleving av regleverk på ein negativ måte. Risikovurdering er både eit planleggingsverktøy og ein overvakingsaktivitet (å sjå til at risiko til ei kvar tid er på eit akseptabelt nivå). I omgrepet risiko- og vesentlegvurderingar ligg at det skal bli gjort ei vurdering av på kva område av fylkeskommunen si verksemd det er risiko for vesentlege avvik i forhold til dei vedtak, føresetnadar og mål som er sett for verksemda. Analysen gjev grunnlag for å velje ut områda kor det skal settast i verk forvaltningsrevisjon (systematiske vurderingar) 3. 1 Kommuneloven 77. Kontrollutvalget 2 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 3 Merknad til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Side 3
Prosessen er gjennomført på ein slik måte at det er mogleg å identifisere hendingar eller forhold som kan påverke fylkeskommunen si oppgåveutføring internt og eksternt. Dette gjer fylkeskommunen i stand til å styre risiko i tråd med fylkeskommunen sin risikofilosofi slik at ein har rimelig grad av tryggleik for at verksemda når sine mål og etterlever regelverk. Data som ligg til grunn for risiko- og vesentleganalyse, og for utveljing og prioritering av prosjekt, er samla inn gjennom fleire aktivitetar som har involvert både politisk leiing, administrativt tilsette og kontrollutvalet. Mellom anna har følgjande aktivitetar blitt gjennomført: Dokument- og statistikkanalyse. Prosessmøte i kontrollutvalet. Spørjeundersøking for administrative leiarar i fylkeskommunen. Intervju med administrative og politiske leiarar i fylkeskommunen. Data som har blitt samla inn gjennom desse aktivitetane har gitt ei god oversikt over risikoområda innanfor dei ulike sektorane i fylkeskommunen. Analysen er samla i eit arbeidsdokument/ analysegrunnlag som ligg til grunn for utveljing og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Ved rullering av planen i 2010 har det vorte gjort intervju og gjennomgang av oppdatert statistikkgrunnlag. Det vart i etterkant gjennomført eit prosessmøte i kontrollutvalet, samt ei oppdatering av analysegrunnlaget. 2. Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2012 Under følgjer prosjekta som er prioritert i tråd med risiko- og vesentleganalysen. Forvaltningsrevisjonsprosjekta er delt i to grupper; ei prioritert liste med dei viktigaste prosjekta, samt ei uprioritert liste med prosjekta som har lågare risiko og vesentlegheit. Under kvart prosjekt er det føreslått relevante tema i tråd med den analysen som har blitt gjennomført. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil bli gjort i samband med den einskilde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. I prosessmøtet i samband med revisjon av plan for forvaltningsrevisjon i Hordaland fylkeskommune i 2010 har kontrollutvalet laga ei ny prioritert liste over dei viktigaste prosjekta. Kontrollutvalet har valt å inkludere tre nye prosjekt: 1. Forholdet mellom fylkeskommunen og vegetaten (frå den uprioriterte lista). 2. Forholdet mellom skuleeigar og skulane, og forholdet mellom skuleeigar og politisk nivå (frå den uprioriterte lista). 3. Økonomistyring (nytt prosjekt) Gjennomførde prosjekt i planperioden: Fråfall, IT-tryggleik, arkivering og offentleggjering, Oppretting av Skyss og Billetteringsprosjektet er teke ut frå den prioriterte lista. Side 4
2.1 Gruppe 1 prioritert gruppe Prioritet 2010 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Prioritet 2008/ Kommentar 1 Vedlikehald og inneklima 6 I kva grad sikrar fylkeskommunen tilstrekkeleg vedlikehald av fylkeskommunale bygg og eigedomar? Er inneklima på skulane i tråd med miljøretta helsevern for barn og ungdom? 2 Innkjøp I kva grad har fylkeskommunen tilstrekkeleg med system, rutinar, kontroll og kompetanse med omsyn til gjennomføring av innkjøp? 3 Tannhelse I kva grad får prioriterte grupper den behandling dei har krav på? Er tannhelsetenesta tilgjengeleg for alle uavhengig av geografiske tilhøve? Er klinikkstrukturen føremålstenleg? I kva grad vert førebyggjande arbeid ivaretatt? I kva grad er samhandlinga med andre etatar som t.d. eldreomsorg tilstrekkeleg? Korleis vert sjukefråvær følgt opp? 4 Sjukefråvær I kva grad har fylkeskommunen tilstrekkeleg med system og rutinar for oppfølging og reduksjon av sjukefråvær? I kva grad vert IA avtalen følgt opp? 5 Økonomistyring System og rutinar Inntektssikring Utgifter/budsjettoppfølging 7 8 9 Nytt prosjekt Side 5
Prioritet 2010 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Prioritet 2008/ Kommentar 6 Innføring av PC i skulane I kva grad er innføring av PC i skulane skjedd i tråd med vedtak og retningsliner? Har lærarar og elevar fått tilstrekkeleg med opplæring og tilbod om kompetanseutvikling til å bruke PC i undervisninga? I kva grad medverkar PC bruk til ei god undervisning? 5 7 Forholdet mellom fylkeskommune og vegetaten Rutinar og retningslinjer Økonomistrying Oppfølging og kontroll av leverandørar (entreprenørar) 8 Forholdet mellom skuleeigar og skulane, og forholdet mellom skuleeigar og politisk nivå Korleis er ansvaret delt mellom skuleeigar og skulane? Er ansvarsdelinga føremålstenleg? Er samhandlinga god? I kva grad følgjer opplæringsavdelinga opp vedtak? I kva grad vert saker lagt fram for politisk sakshandsaming i tide? 9 Regionale utviklingsmidlar Vert midlane tildelt i tråd med retningslinjer og kriterium? Vert midlane brukt i tråd med tildelingskrava? I kva grad vert bruk av midlane følgt opp og kontrollert? Er vala av prosjekt dei rette m.o.t. regional utvikling? I kva grad er effekten av prosjekta i tråd med forventningane? Uprioritert Uprioritert 10 2.2 Gruppe 2 uprioritert gruppe Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vikarbruk i vidaregåande skular I kva grad har dei vidaregåande skulane eit system for vikarbruk som er i tråd med regelverk og retningslinjer og som tilfredstillar krav til kompetanse? Side 6
Forvaltningsrevisjonsprosjekt Fagopplæring I kva grad vert bedriftene og lærlingane følgt tilstrekkeleg opp? I kva grad har dei tilstrekkeleg kapasitet? I kva grad vert tilskota til bedriftene følgt opp og kontrollert? I kva grad vert er det eit godt samarbeid mellom skule og næringsliv? Utstyr på fagskulane I kva grad har fagskulane tilstrekkeleg og sikkert utstyr? Drosjeløyve I kva grad har fylkeskommunen system og rutinar for tildeling og kontroll av drosjeløyve? I kva grad er tildeling og forvaltning av drosjeløyva i tråd med regelverk og retningsliner? Museum og kulturminnevern I kva grad vert museum og kulturminnevern forvalta i tråd med regelverk og retningslinjer? I kva grad vert museum og kulturminne tilstrekkeleg forvalta og sikra (t.d. for brann)? Kulturmidlar I kva grad vert midlane fordelt i tråd med regelverk og retningsliner? I kva grad vert krav til habilitet følgt med omsyn til tildeling av midlar? I kva grad vert bruk av midlane kontrollert? Kommunesamarbeid I kva grad sørgjer fylkeskommunen for at regionale planar vert omsynstatt i kommunalt planarbeid? Korleis vert rolla som kontrollør og rådgjevar balansert? I kva grad vert plan- og bygningslova etterlevd? Delegering I kva grad skjer delegering av ansvar og fullmakter i tråd med regelverk og retningsliner? Er det tilstrekkeleg rutinar for oppfølging og kontroll av desentralt økonomiansvar? Vert rutinar og retningsliner etterlevd? Side 7
Forvaltningsrevisjonsprosjekt Styring og leiing i fylkeskommunen I kva grad har fylkeskommunen tilstrekkelege system og rutinar for å sikre måloppnåing, prioritering, ressursstyring, prosjektoppfølging m.m.? I kva grad har vert personalleiarrolla ivaretatt i fylkeskommunen? I kva grad vert tilsette følgt opp i tråd med regelverk og retningslinjer? (Klare forventingar til arbeidsoppgåver, tilbakemelding ved avvik, varsel m.m.) I kva grad har fylkeskommunen tilstrekkeleg system og rutinar for å følgje opp og gjennomføre politiske vedtak? Arbeidsmiljø og internkontrollforskrifta I kva grad har fylkeskommunen tilstrekkeleg system og rutinar for å sikre godt arbeidsmiljø i tråd med internkontrollforskrifta? I kva grad vert arbeidsmiljøloven etterlevd i dei ulike einingane? Skulane sine sjølvopptente midlar Korleis fungerer ordninga med at skulane kan tene sine eigne midlar gjennom t.d. kursverksemd o.l.? Korleis vert desse midlane brukt? Karaktersetting I kva grad er det lik praksis med omsyn til karaktersetting mellom allmennfagleg skuleretning og yrkesfagleg skuleretning? Kollektivtenester for skuleungdom og funksjonshemma I kva grad fungerer ordninga med ungdomskort i tråd med intensjonen? I kva grad fungerer skuletransport for funksjonshemma? Korleis fungerer transportordninga for funksjonshemma? Personell og kompetanse I kva grad er fordelinga av personell mellom dei ulike einingane føremålstenleg m.o.t. dagens utfordringar? I kva grad har dei ulike einingane nødvendig kompetanse og vert dei tilsette tilbydd tilstrekkeleg og føremålstenleg kompetanseutvikling? Har einingane gode nok system for kompetanseoverføring mellom dei tilsette? Kriseberedskap I kva grad har fylkeskommunen tilstrekkeleg kriseberedskap? Samhandling mellom fylkeskommunale einingar I kva grad samhandlar dei ulike fylkeskommunale einingane på ein føremålstenleg måte? Side 8
Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forholdet mellom fylkeskommunen og fagorganisasjonane I kva grad er det eit godt forhold mellom fylkeskommunen og fagorganisasjonane? Konsulentbruk I kva grad har fylkeskommunen tilstrekkeleg med system og rutinar for bruk av konsulentar? I kva utstrekning vert eksterne konsulentar brukt i dei ulike einingane? Korleis vert kompetansen verande i organisasjonen? Bruk av utstyr og tenester til private føremål I kva grad skjer det at fylkeskommunalt utstyr (t.d. frå skulane ) eller tenester (tannhelsetenester) vert brukt til private føremål? Kva finst av regelverk og retningslinjer og vert desse følgt? OT/PPT I kva grad har omorganiseringa av PPT tenesta skjedd i tråd med vedtak og politiske føringar? I kva grad følgjer PPT opp ungdom som har rett til utdanning, men som ikkje følgjer ordinær undervisning? Rekruttering av og kompetanseutvikling for lærarane I kva grad klarer fylkeskommunen å rekruttere tilstrekkeleg med lærarar? I kva grad får lærarane tilstrekkeleg med kompetanseutvikling? Opplæring utanfor skulane I kva grad får vaksne og ungdom som ikkje kan følgje ordinær undervisning ivaretatt opplæringsretten (fengsel, helseinstitusjonar)? Skulehelsetenesta I kva grad er det lagt til rette for skulehelseteneste ved skulane? I kva grad får elevane ved vgs den treng det hjelp frå skulehelsetenesta? Plan og infrastruktur for kollektivtenester Eigedomskjøp Forholdet mellom fylkeskommunen og underleverandørar av kollektivtenester I kva grad sikrar fylkeskommunen profesjonell og formell kommunikasjon og relasjon? I kva grad har underleverandørane tilstrekkeleg med tryggleiksrutinar? Korleis vert krav frå leverandørar under kvalitetskontraktar om ytterligare tilskot handsama og kvalitetssikra? Side 9
Forvaltningsrevisjonsprosjekt Folkehelse I kva grad vert plan for planar for folkehelse følgt tilstrekkeleg opp? Planarbeid I kva grad er organisering av planarbeidet føremålstenleg? Fylkesbiblioteket I kva grad skjer arbeidet med fylkesbiblioteket i tråd med regelverk og retningsliner? Idrett og friluftsliv I kva grad vert midlane fordelt i tråd med regelverk og retningsliner? I kva grad vert bruk av midlane kontrollert? Statlege føringar I kva grad vert statlege føringar etterlevd innan dei ulike sektorane? Arbeidslaga I kva grad fungerer arbeidslaga i tråd med intensjonen? 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kva metodar som blir brukt for datainnsamling i dei ulike forvaltningsrevisjonsprosjekta avhenger av endelige problemformuleringar i dei einskilde prosjekta. Generelt blir det brukt ein kombinasjon av fleire metodar for å sikre tilstrekkelig breidd i datamaterialet til å kunne utføre ein heilskapeleg analyse og vurdering. Ei slik metodetriangulering medverkar også til kvalitetssikring ved at ein kan samanlikne funn frå dei ulike tilnærmingane. 3.1 Dokumentanalyse Ein kvar forvaltningsrevisjon inneber som regel ein dokumentanalyse. Dette gjeld dokument i samband med revisjonskriteria og dokument som er relevant for å undersøke grad av regeletterleving, måloppnåing, eksistensen av system og rutinar m.m. Det vil også i mange tilfelle vere relevant å analysere rapportering og statistikk slik som t.d. KOSTRA-tal. 3.2 Spørjeskjema I fleire forvaltningsrevisjonar vil det vere aktuelt å nytte spørjeundersøking. Ved hjelp av programmet Questback vil ein på ein effektiv måte sende ut elektronisk spørjeskjema til tilsette i fylkeskommunen og andre som det kan vere relevant å inkludere i undersøkingane. Bruk av spørjeundersøking sikrar breidd i datagrunnlaget. Side 10
3.3 Intervju Ein sentral metode innan forvaltningsrevisjon er gjennomføring av intervju. Intervju med tilsette og ev. brukarar sikrar inngåande kunnskap om dei områda som blir undersøkt. Alle intervju blir verifisert og godkjent av dei intervjua. 3.4 Stikkprøvar I nokre tilfelle kan det vere aktuelt å nytte stikkprøvar for å vurdere om mål, regelverk, rutinar m.m. blir etterlevd. 4. Gjennomføring og rapportering Det sentrale for å kunne gjennomføre vellykka forvaltningsrevisjonsprosjekt er at kontrollutvalet avgrensar og definerer prosjekta ved hjelp av å konkretisere føremål, kva problemstillingar som skal bli undersøkt og kva revisjonskriterium 4 ein forventar at revisor skal leggje til grunn. Dette kan gjerast ved bestilling av dei einskilde prosjekta. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon blir lagt fram for fylkestinget. I tråd med forskrift om kontrollutval 11 skal kontrollutvalet utarbeide ein rapport til fylkestinget om kva forvaltningsrevisjonar som er gjennomført og om resultata av desse. Kontrollutvalet oppfyller dette rapporteringskravet gjennom si årlege melding til fylkestinget om utvalet si verksemd. Det er også kontrollutvalet si oppgåve å sjå til at fylkestinget sine vedtak knytt til handsaminga av rapportar om forvaltningsrevisjon blir følgt opp. Kontrollutvalet vil komme tilbake til tidsplan for gjennomføring av dei einskilde prosjekta. Dersom føresetnadene skulle endre seg, kan kontrollutvalet gjere endringar i planen undervegs i perioden. Årsaka til slike eventuelle endringar blir rapportert til fylkestinget i kontrollutvalet si årsmelding. 4 Normer og standarder som forvaltningen blir vurdert i opp mot (vedtak, regelverk, mål) Side 11