BERGEN KOMMUNE Finans, innovasjon og eiendom/etat for bygg og eiendom

BERGEN KOMMUNE Finans, innovasjon og eiendom/etat for bygg og eiendom Fagnotat Til: Fra: Byrådsavd. for finans, innovasjon og eierskap Etat for bygg og eiendom Saksnr.: 201632186-1 Emnekode: EBE-309 Saksbeh: BOLD Kopi til: Dato: 01. november 2016 Evaluering av vaktmestertjenesten Hva saken gjelder: Den 18.august 2014 trådte den nye vaktmesterordningen i Bergen kommune i kraft. Fra å ha vært delt på tre ulike tjenesteroller (brukertjeneste, teknisk og brannteknisk) etter bestillerleverandørmodellen (tidligere levert av Byggvedlikehold) ble alle disse funksjonene nå samlet i Etat for bygg og eiendom (EBE). Den nye modellen ga den enkelte vaktmester (vedlikeholdstekniker) ansvar for å følge opp sine bygg innenfor alle typer tjenester, som videre ble organisert i tverrfaglige team. Dette var et av de store grepene som ble vedtatt av bystyret (sak 86/14) i forbindelse med omorganiseringen av eiendomsforvaltningen i Bergen kommune. Formålet var å effektivisere og forbedre tjenesten til etatens kunder. Den nye vaktmesterordningen skulle evalueres etter to år. Som et ledd i denne evalueringen, ble det i juni og august 2016 gjennomført spørreundersøkelser blant etatens brukere (kunder), vedlikeholdsteknikere, soneledere og byggforvaltere. Målet er at undersøkelsen skal være med å gi etaten svar på hva som fungerer og hva som kan forbedres, samt sammenligne de tre gruppene internt i EBE, og se om de deler samme oppfatning rundt dette. Et sammendrag av resultatene fra disse spørreundersøkelsene er presentert i denne rapporten. Hovedverneombud for byrådsavd finans, innovasjon og eierskap, Fagforbundet og Parat er også bedt om å gi sine uttalelser til den nye vaktmesterordningen. Uttalelsene vedlegges saken. 1

Anbefalt forslag fra Etat for bygg og eiendom 1. Den nye organiseringen av vaktmestertjenesten videreføres. 2. Resultatene fra spørreundersøkelsene analyseres og det iverksettes et forbedringsarbeid der det skåres lavt. 3. Satsing på kompetanseøkning fortsetter. Bjørn Ove Lid - direktør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 2

Saksutredning: EVALUERING AV VAKTMESTERORDNINGEN Et tilbakeblikk på vaktmestertjenesten fram til dagens modell. I 1993 ble det vedtatt at vaktmestertjenesten, som den gang i sin helhet var organisert under kommunalavd. skole, og som nå heter Byrådsavdeling for barnehage og skole og idrett (BBSI) skulle deles i 2 grupper. En gruppe på 50 stk. skulle tilhøre byggeier og ivareta lettere vedlikehold og teknisk drift av byggene. Den andre gruppen på 50 stk. skulle ivareta brukertjenester og ble organisert under BBSI. Det ble internt i gruppene lyst ut etter ledere og soneledere. Eksterne serviceavtaler på de byggtekniske anleggene ble sagt opp og ble ivaretatt av driftspersonellet. Denne organiseringen var uheldig ved at du fikk 2 grupper som tilhørte hver sin byrådsavdeling, og som skulle samarbeide om oppgaver som nå var delt på 2 organisasjoner. Samarbeidet kunne fungert bedre. Gruppen som skulle drifte og vedlikeholde bygget så seg selv som en eksklusiv gruppe med høyere status i forhold til de som drev brukertjenester. Det oppstod derved litt kompetansestrid og samarbeidskonflikter. Eksterne serviceavtaler på de byggtekniske anleggene ble sagt opp og skulle ivaretas av driftspersonellet. Inndeling i bydeler I 2000 ble kommunen organisert i 8 bydeler. Hver bydel fikk da sin egen driftsenhet som inneholdt alle vaktmestertjenestene, både de tekniske tjenestene og brukertjenestene. Skolenes tilsynsvakter ble også overført til driftsenheten. Litt spesiell løsning der bydelene, ved driftsenhetene fikk midler fra den gang Bergen kommunale bygg KF (BKB) til innkjøp av div. bygningskomponenter, og driftet bygget selv. Forbruk og status ble rapportert og fulgt opp gjennom møter med BKB. Vaktmesterne over til Etat for Byggvedlikehold Høsten 2004 ble bydelene lagt ned og driftsenhetene i de 8 bydelene ble overført til Etat for Byggvedlikehold som da økte sin portefølje med over 200 personer og mange forskjellige oppgaver. Her ble de 8 driftsenhetene organisert i 3 store enheter, som inneholdt alle tjenestene som ble overført fra bydelene. I 2005 ble tilsynsvaktene ca. 60 stk. tilbakeført til BBSI, og servicemannstjenesten ble tilbakeført til Byrådsavdeling for helse og omsorg (BHO). Etter at vaktmestertjenestene ble overført til Etat for Byggvedlikehold kjøpte Bergen Kommunale Bygg (BKB), BBSI og BHO vaktmestertjenestene basert på en timepris. Vaktmestertjenestene ble organisert i 3 grupper etter ønske fra oppdragsgiver BKB: Vedlikeholdsteknikere. Dette var personell som hadde ansvar for drift, mindre vedlikehold og ettersyn på byggene og de tekniske anleggene. Tjenestene ble kjøpt av BKB og det var BKB som hadde arbeidslederansvaret for vedlikeholdsteknikerne Brannteknisk personell. Dette var personell som hadde ansvar for å gjennomføre periodevis egenkontroll for brannsikkerhet på byggene, de hadde også ansvar for mindre utbedringer på branntekniske anlegg. Tjenestene ble kjøpt av BKB og det var BKB som hadde arbeidslederansvaret for brannteknisk personell. 3

Brukervaktmestre. Dette var personell som hadde ansvar for å utføre brukertjenester for leietakerne på skoler, barnehager og alders- og sykehjem. Det var den enkelte rektor og styrer som styrte arbeidsoppgavene til den enkelte brukervaktmester, men det formelle arbeidslederansvaret lå likevel hos den enkelte driftsenhet under Etat for Byggvedlikehold. Erfaringen fra denne måten å organisere vaktmestertjenestene var en del av det samme som man hadde erfart fra perioden før bydelene ble etablert. Brukervaktmesterne fikk en lavere lønn enn vedlikeholdsteknikerne og brannteknisk personell, og brukervaktmestern ble ansett å ha lavere status. Erfaringene viste også at samarbeidet mellom disse tre gruppene av vaktmestre ikke var helt optimalt. Det var også en utfordring for Etat for Byggvedlikehold og driftsenhetene at personalansvaret for vedlikeholdsteknikerne lå hos driftsenheten mens arbeidslederansvaret lå hos bestiller. Dette resulterte i en dårlig oppfølging ute på arbeidsplassen og det ble forskjellsbehandling av de ansatte. Erfaringene fra denne modellen viste at det også var flere praktiske utfordringer ved denne måten å organisere disse tre gruppene av vaktmestre på. Noe av utfordringen lå i skillet mellom de tre ansvarsområdene, noen saker kom i brytningspunktene. Det førte til uklarheter og/eller dårlige totalløsninger. Ett eksempel var belysning, her hadde brukervaktmester ansvar for å skifte ut lysstoffrør og lyspærer, vedlikeholdstekniker hadde ansvar for belysningsarmaturet, men dersom det var markeringslys for rømning så lå dette ansvaret under brannteknisk personell. En annen utfordring var at graden av forflytninger, siden det var tre ulike vaktmestre som skulle innom hvert bygg så gikk mye tid vekk med å kjøre fra sted til sted. Spesielt synlig var dette for vedlikeholdsteknikerne og brannteknisk personell som gjerne kunne være innom flere ulike bygg samme dag. Organiseringen, og hvem som hadde ansvar for hva, framstod som uklar for bruker av byggene og skapte mye frustrasjon når de skulle rette en henvendelse om et problem som skulle løses; hvem skulle de rette henvendelsen til? Splitting av Bergen kommunale bygg I 2011 fikk Bergen kommune en rekke saker hvor «vedlikeholdsetterslep», «inneklima» og «skoleforfall» jevnlig ble slått opp i dagspressen. Landås skole ble stengt, Møhlenpris skole ble fraflyttet og elever og ansatte på Varden skole ble sendt til ulike alternative undervisningslokaler fram til skolen endelig ble revet. Dette var bare noen av mange eksempler på de utfordringer som til slutt førte til at Arbeidstilsynet opprettet tilsynssak og Etat for helsetjenester gikk massivt inn og foretok tilsyn ved flere skoler. Dette resulterte i en rekke omorganiseringer og endringer hvor den første store omorganiseringen ble gjennomført i juni 2012 hvor Bergen kommunale bygg (BKB) fisjonert i følgende to etater: Etat for utbygging (EFU). EFU bestod av utbyggingsavdelingen i gamle BKB. EFU flyttet ut til egne lokaler, det ble ansatt en egen direktør og etaten ble dimensjonert opp for å kunne håndtere en forventet økning i byggeprosjekter samt at organisasjonen skulle være rigget til å kunne ta større del av ansvaret for prosjektlederrollen i byggeprosjektene. Den opprinnelige utbyggingsavdelingen i BKB bestod av 7 årsverk, nye EFU består i dag av over 30 årsverk. Etat for eiendom (EFE). EFE skulle fortsette å ha ansvar for å eie, forvalte, drifte og vedlikeholde eiendomsmassen som tidligere lå inn under BKB. Det ble her besluttet å 4

omorganisere det som tidligere var driftsavdelingen i EBE til Byggteknisk avdeling (BTA). I utgangspunktet var dette begrenset til en intern omorganisering av en avdeling hvor de som tidligere var drifts- eller vedlikeholdsingeniører fikk noe endrede arbeidsoppgaver og endret tittel til byggforvaltere. Videre ble byggforvalterne delt inn i følgende tre grupper etter hvilken type bygg de hadde ansvar for, hver av gruppene fikk også sin gruppeleder med personalansvar: o Gruppe for skole og barnehage o Gruppe for helsebygg, innbefatter alders- og sykehjem og andre bygg som er helserelatert o Gruppe for administrasjon, kultur og idrett. Denne gruppen har ansvar for alle bygg som ikke er inkludert i de to første gruppene. Brannstasjoner, tilfluktsrom, parkeringshus, utleiebygg og leide bygg ligger også her. Antall byggforvaltere ble deretter økt fra 10 til dagens 20 inkludert gruppelederne. Etablering av Etat for bygg og eiendom og ny vaktmesterordning I april 2013 ble EBE fusjonert med Etat for Byggvedlikehold til dagens Etat for bygg og eiendom (EBE). I denne fusjonen ble byggteknisk avdeling (BTA) fusjonert internt med de tre driftsenhetene i tidligere Etat for Byggvedlikehold. Bakgrunnen for etableringen av BTA som en stor avdeling var ønsket om å se drift og vedlikehold i en helhet under ett ansvar. Med etableringen av BTA hvor byggforvalterne og alle tre gruppene av vaktmestre var samlet i samme avdeling ga dette gode muligheter for å se på det helhetlige arbeidet med drift og vedlikehold av bygningsmassen. Etter en bestilling fra politisk hold (bystyresak 86/14) ble det derfor startet opp med et arbeid for å omstrukturere vaktmestertjenestene i Bergen kommune etter fusjoneringen til EBE i 2013, målsettingen med dette var å «få vaktmesteren tilbake på byggene». Det ble satt ned en arbeidsgruppe bestående av følgende: Leder av BTA Ledere av de tre driftsenhetene under BTA Gruppeledere for de tre gruppene av byggforvaltere Leder for økonomi og HR Tillitsvalgt for Parat som også er byggforvalter Tillitsvalgt for Fagforbundet som da også var en del av brannteknisk personell I tillegg ble det hentet inn kompetanse og uttalelser fra resten av organisasjonen underveis i prosessen. 5

Organisering av vedlikeholdsteknikere i team Den nye vaktmesterordningen ble effektuert 18. august 2014, samme dato som skolestart dette året. Konklusjonen i prosessen med ny vaktmesterordning resulterte i en modell hvor vedlikeholdsteknikerne ble organisert i team. Hvert team skulle ha en driftskoordinator og en person med brannteknisk kompetanse. Driftskoordinator har kun en koordinerende rolle der det er behov for det, vedkommende har ikke personalansvar. Brannteknisk personell i hvert team har i utgangspunktet avsatt 50 % av sin tid til egenkontroller og annet arbeid knyttet til brannsikkerheten i byggene tilhørende teamet. Hvert team skulle også bestå av en blanding av personell med ulik kompetanse og erfaring slik at de skulle spille på hverandre og bistå hverandre som et team der det oppstod behov for det. Totalt er det etablert 24 team hvor de siste 2 teamene er kommet til senere. Det ene av disse to teamene dekker brannstasjoner, parkeringsanlegg og tilfluktsrom. Det siste av disse to teamene dekker rådhuskvartalet, Neumanns gate 1 og Mathallen. Hvert team består av 4-7 personer, et team er typisk bygget opp som følger: Fig. 1: Modell for oppbygging av team Denne vaktmesterordningen med teammodellen er så langt innført for følgende kategorier av bygg: Skoler Barnehager Helsebygg Brannstasjoner Boligparkering Tilfluktsrom Rådhuskvartalet med Neumanns gate 1 Mathallen 6

Det er pr i dag ikke besluttet å utvide vaktmesterordningen med teammodellen for andre kategorier av bygg. Endring av ansvarsområder ved innføring av ny vaktmesterordning Parallelt i denne prosessen ble det gjennomført samarbeidsmøter med BBS og BHO. I denne prosessen ble ansvarsområdene og skillet mellom ansvarsområdene gjennomgått med sikte på å få et klarere skille mellom det som var eiendomsrelatert og det som var brukerrelatert. Formålet med dette var at rektor og styrer skulle bruke mindre tid på eiendomsrelaterte saker og fokusere mer på sine primæroppgaver. I denne prosessen ble følgende ansvarsområder flyttet fra leietaker til EBE: Uteområder Rengjøring av takrenner Rengjøring og tømming av sandfangskummer Deler av tekniske anlegg Lekeplasser og lekeplassutstyr (fra 2016) I den nye vaktmesterordningen er det også flyttet mer midler ut til de tre driftsenhetene slik at disse nå har fått myndighet til å bestille varer for opp til 10.000,- pr. bestilling, dette har da ført til at driftsenhetene nå slipper å sende bestilling via byggforvalter for mindre avvik hvor det ikke er behov for å engasjere en tredjepart. Erfaringen med dette er i all hovedsak god og vi tar sikte på å utvide dette ansvaret ytterligere når alt går slik det tiltenkt. Ny avtale med Vaktsentralen og etablering av vaktlag Det ble etter hvert klart at det var et behov for å bedre etatens evne til å håndtere hendelser på byggene også etter normal arbeidstid. Som følge av dette er det blitt innført vaktlag i Etat for bygg og eiendom samt at det er inngått en ny samarbeidsavtale med Vaktsentralen. For EBE betyr dette at etaten i større grad enn før kan håndtere hendelser på eiendommene også utenom ordinær arbeidstid. For Vaktsentralen betyr dette at det er lettere å oppnå kontakt med rett personell når hendelser oppstår, og at en lettere kan få håndtert hendelsene raskt. Fire vaktlag betjener hver sine områder. Hvert vaktlag består av 5-7 personer som hver har en uke med vakt, vaktskifte er mandag kl. 12:00. Hvert vaktlag har en egen vakttelefon som følger den som har vaktuke Responstid er satt til maks 45 min. Hvert vaktlag er utstyrt med en vaktbil. o Bilene har gule blinklys på taket for å gjøre den godt synlig i mørket, kan benyttes ved sperring av gater etc. o Bilene har dieselaggregat, vannpumper, utstyr for midlertidig utbedring av knust vindu etc. 7

o Bilene er utstyrt med refleksvester, kraftige lykter og røde lykter for midlertidig dirigering av trafikk Disse 4 vaktlagene har følgende oppbygging og geografisk ansvarsområde: Vaktlag Syd: Omfatter Fana, Ytrebygda og Arna Vaktlag Nord: Omfatter Årstad, Bergenhus og Åsane Vaktlag Vest: Omfatter Laksevåg og Fyllingsdalen Vaktlag Sentrum: Omfatter Rådhuskvartalet, Mathallen, brannstasjoner, parkeringsanlegg og tilfluktsrom Det er ikke lagt opp til å ha personell på bakvakt. Ved behov for mer enn en person på et oppdrag er det tenkt at en skal benytte seg av en eller flere av de tre andre som er på vakt. Unntaket er når det er meldt ekstremvær, da vil EBE ha personell klar på bakvakt. Kompetanseutvikling I den politiske saken om vaktmesterordningen ble det presisert som et eget kulepunkt at det skulle legges vekt på å øke kompetansen til vedlikeholdsteknikerne for at disse derav skal være bedre i stand til å drifte og vedlikeholde eiendommene til det beste for Bergen kommune. Som et ledd i dette har etaten gjennomført, og er i ferd med å gjennomføre opplæring innen sikker bruk av større elektriske anlegg (FSE-kurs), arbeid i høyden, bygging av stillas, HMS-kurs, varme arbeider, bruk av tyngre kjøretøy, ventilasjonsanlegg, automatikkanlegg etc. I tillegg til dette har 60 personer tatt teoretisk eksamen i Byggdrifterfaget, det gjenstår ennå en del før alle har gjennomført den praktiske fagprøven. EBE har tatt inn to lærlinger i Byggdrifterfaget og en av våre soneledere er blitt en del av gruppen av sensorer til Byggdrifterfaget i Hordaland. Etaten har satset mye på kompetanseheving og vil fortsette denne satsingen i de kommende år. Brukerundersøkelser og intern undersøkelse Etter innføring av ny vaktmesterordning er det gjennomført to brukerundersøkelser i tillegg til en nylig utført intern undersøkelse foretatt blant byggforvaltere, vedlikeholdsteknikere og soneledere. Resultatet fra begge brukerundersøkelsene viser en stor grad av tilfredshet blant brukerne på de tjenester og den service de mottar som følge av vaktmesterordningen. Undersøkelsen viser en liten forbedring i gjennomsnitt poengskår for brukerundersøkelsen. Den interne undersøkelsen viser at det er stor grad av tilfredshet blant vedlikeholdsteknikere og soneledere mens byggforvalterne ikke er så godt fornøyd med vaktmesterordningen. Det skal settes ned en arbeidsgruppe for å se på hvilke forbedringer som kan gjennomføres for å imøtekomme byggforvalternes ønske og behov opp mot vaktmesterordningen. Videreutvikling av vaktmesterordningen Det pågår flere prosesser opp mot vaktmesterordningen som ledd i etatens arbeid med kontinuerlig forbedring. Dette dreier seg blant annet om å ha fokus på de områder som skåret lavest på 8

brukerundersøkelsene, vi har fokus på kompetanseheving og vi foretar mindre endringer. EBE vil fortsette med brukerundersøkelser for og kontinuerlig kunne se hvor tjenestene kan forbedres. Organisering og kompetanse innen brannteknisk oppfølging av byggene er under revidering. Her er det nedsatt en arbeidsgruppe som skal ha ferdig et resultat i januar. Konklusjon Etat for bygg og eiendom mener den nye organiseringen av vedlikeholdsteknikerne (vaktmesterordningen) er god og fungerer etter intensjonen. Ordningen har vært i drift i drøye 2 år, og det kreves en lengre driftsperiode før etaten kan si at alt fungerer tilfredsstillende. Tidsperspektivet for det store kompetanseløftet etaten er i ferd med å gjennomføre er lengre enn 2 år og vil fortsette i årene som kommer. Brukerundersøkelsene og de interne undersøkelsene bekrefter i stor grad at omorganiseringen av vaktmestertjenesten gir bedre tjenester, og bedre muligheter til å ivareta byggene på en god måte. Etaten ble ISO sertifisert innenfor kvalitet og miljø i mai 2016. Dette fordrer at etaten arbeider med kontinuerlig forbedring av sine tjenester, prosedyrer og rutiner. Vedlegg: 1. Bruker/kundeundersøkelse for2015 2. Bruker/kundeundersøkelse for 2016 3. Samarbeidsavtale med BHO 4. Oppgavebeskrivelse til samarbeidsavtale med BHO 5. Samarbeidsavtale med BBSI 6. Oppgavebeskrivelse til samarbeidsavtale med BBSI 7. Spørreundersøkelse for byggforvaltere, vedlikeholdsteknikere og soneledere 8. Uttalelse fra Fagforbundet 9. Uttalelse fra Parat (2 dokument) 10. Uttalelse fra hovedverneombud 9