Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Møtedato/tid: 30.10.2013 kl. 09:30 13:45 Møtested: Møtende medlemmer: Rådhuset, Formannskapssalen Per Bjarne Bonesvoll, leder Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Martin E. Martinsen Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Gjertrud Kjønnås, nestleder Ingebrigt Stensås Hubertina Doeven, Enhetsleder Næring, Plan og Forvaltning (sak 29) Oddveig Børseth, enhetsleder Helse og familie (sak 28) Eva J. Bekkavik, kontrollutvalgssekretær, KonSek Midt-Norge IKS Torbjørn Brandt, KonSek Midt-Norge IKS Saker til behandling: 026/13-033/13 Arkivsak: Saksliste 026/13 Bedriftsbesøk Gauldal Energi AS - orientering 027/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 19.09.2013 028/13 Arbeidstilsynets tilsyn hos kommunelegen - Orientering til kontrollutvalget 029/13 Orientering til kontrollutvalget vedr. Klima- og energiplan 030/13 Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget 031/13 Forvaltningsrevisjon - Utleieboliger - Prosjektplan 032/13 Referatsaker 033/13 Eventuelt Kontrollutvalget startet med et bedriftsbesøk hos Gauldal Energi AS kl. 09:30, ordinær saksbehandling ble gjennomført på rådhuset fra kl. 12:15. Sakene ble behandlet I følgende rekkefølge: 26-29-28-30-31-32-27-33
Sak 026/13 - Bedriftsbesøk Gauldal Energi AS - orientering John Reese - konsernsjef, Håvard Døhl økonomisjef og Egil Skjærvold administrasjonssjef orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kort oppsummering av bedriftsbesøket vedlegges møteprotokollen. Sak 027/13 - Godkjenning av protokoll fra møte den 19.09.2013 Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 19.09.2013 godkjennes. Innstilligen ble enstemmig vedtatt. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 19.09.2013 godkjennes. Sak 028/13 - Arbeidstilsynets tilsyn hos kommunelegen - Orientering til kontrollutvalget Oddveig Børseth, enhetsleder Helse og familie, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Midtre Gauldal kommune har sendt inn svar på Arbeidstilsynets melding om avvik, brev sendt 24.09.2013. Retningslinjene ligger på intranett samt på dokumentbasen hos enhet for Helse og familie. Oddveig Børseth har ikke fått informasjon om at kontrollutvalgets saksbehandling startet først kl. 12:00 pga. utvalgets bedriftsbesøk hos Gauldal Energi AS. Følgende omforent tillegg til innstillingen ble fattet:
Kontrollutvalget ber rådmannen om å påse at ansatte som skal orientere kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon om møtestart og at de får tilsendt kontrollutvalgets sakspapirer. Innstilling med tillegg ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber rådmannen om å påse at ansatte som skal orientere kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon om møtestart og at de får tilsendt kontrollutvalgets sakspapirer. Sak 029/13 - Orientering til kontrollutvalget vedr. Klima- og energiplan Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Hubertina Doeven, Enhetsleder Næring, Plan og Forvaltning, svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende omforent forslag til vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ser at det ikke er foretatt valg på nytt energi- og klimautvalg etter kommunevalget i september 2011 slik planen forutsetter. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gjennomføre det planen sier i punkt 3 Organisering og ansvarsfordeling. Kontrollutvalget ser at det ikke er foretatt valg på nytt energi- og klimautvalg etter kommunevalget i september 2011 slik planen forutsetter. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gjennomføre det planen sier i punkt 3 Organisering og ansvarsfordeling. Sak 030/13 - Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Kontrollutvalget vedtar Retningslinjer for høring, kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Retningslinjer for høring, kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune
Kontrollutvalget vedtar Retningslinjer for høring, kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Retningslinjer for høring, kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Sak 031/13 - Forvaltningsrevisjon - Utleieboliger - Prosjektplan Kontrollutvalget tar saken til orientering Kontrollutvalget tar saken til orientering Sak 032/13 - Referatsaker Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Møtereferat fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS, 30.09.2013. 2. NKRFs forbundsbaserte kvalitetskontroll ble utført i 2012, representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS har tatt kvalitetskontrollen til etterretning på sitt møte 20.03.2013. 3. Muntlig orientering fra Samling for kontrollutvalg 15. oktober, kontrollutvalgets medlemmer orienterer. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering.
Sak 033/13 - Eventuelt Saken legges frem uten forslag til vedtak. Informasjonsflyt Kontrollutvalget ser det som viktig at rådmannen er påpasselig med at ansatte får nødvendig informasjon tilsendt når de skal orientere kontrollutvalget. Mediestrategi Kontrollutvalget ønsker å utarbeide en presentasjon av utvalgets oppgaver og rolle som eventuelt kan publiseres i MG-nytt. Egen sak settes opp til kontrollutvalgets møte 27. november. Forfall til møte i november Helge A. Halvorsen melder forfall til møtet i november, John Morten Laugsand innkalles til møtet. Bedriftsbesøk I forbindelse med utarbeidelse av ny plan for selskapskontroll så var Kontrollutvalget, den 30. oktober, på et bedriftsbesøk hos Gauldal Energi AS. Kontrollutvalget fikk et godt innblikk i oppbygging, arbeidsoppgaver og utfordringer fremover for selskapet. På bakgrunn av dette besøket så oppfordrer Kontrollutvalget kommunestyret om å invitere Gauldal Energi AS til en bedrifts orientering. Informasjonsflyt Kontrollutvalget ser det som viktig at rådmannen er påpasselig med at ansatte får nødvendig informasjon tilsendt når de skal orientere kontrollutvalget. Mediestrategi Kontrollutvalget ønsker å utarbeide en presentasjon av utvalgets oppgaver og rolle som eventuelt kan publiseres i MG-nytt. Egen sak settes opp til kontrollutvalgets møte 27. november. Forfall til møte i november Helge A. Halvorsen melder forfall til møtet i november, John Morten Laugsand innkalles til møtet. Bedriftsbesøk I forbindelse med utarbeidelse av ny plan for selskapskontroll så var Kontrollutvalget, den 30. oktober, på et bedriftsbesøk hos Gauldal Energi AS. Kontrollutvalget fikk et godt innblikk i oppbygging, arbeidsoppgaver og utfordringer fremover for selskapet. På bakgrunn av dette besøket så oppfordrer Kontrollutvalget kommunestyret om å invitere Gauldal Energi AS til en bedrifts orientering.