LibNet 3.0 Abonnementshåndtering Brukerveiledning
1. Generelt 3 1.1 Tekniske krav 3 2. Tilgang til LibNet 4 3. Forside 4 4. Abonnement 6 4.1 Abonnementssøk 6 4.2 Avansert søk 7 4.3 Abonnementsinformasjon 7 5. Fornyelse / Avbestilling 9 6. Reklamasjon 11 7. Adresseendring 12 7.1 Via innstillinger 12 7.2 Via abonnementsoversikten 13 8. Kostnadssted 14 8.1 På abonnementsnivå 14 8.2 Samlet oversikt 14 9. Kundereferanse 15 10. Ankomstregistrering 15 11. Abonner på ytterligere eksemplar 16 12. Skrive ut sirkulasjonslister 16 13. Eksterne abonnement 16 14. Handlekurv 18 15. Reklamasjonsoversikt 19 16. Søk og bestill 21 16.1 Tidsskriftinformasjon 23 17. Rapporter 23 18. Innstillinger 24 18.1 Administrasjon av faktura- og leveringsadresser 24 18.2 Samlet oversikt over kostnadssteder 24 18.3 Administrasjon av brukere på sirkulasjonslister 24 18.4 Nedlasting av filer 25 19. Sirkulasjonslister 26 19.1 Legg til sirkulasjonsliste 26 19.2 Utskrift av sirkulasjonsliste 27 20. Administrasjon 28 20.1 Brukerprofil 28 20.2 Brukere 29 21. Endring av passord 31 22. Teknisk støtte 32 2
1. Generelt LibNet er et web basert verktøy til abonnementshåndtering med mulighet for å håndtere både elektroniske og trykte abonnement. Søk i titler, bestilling av nye abonnement samt fornyelse og avbestilling av eksisterende abonnement. Systemet inneholder opplysninger om tilgangsmuligheter for online titler og evt. lisensbetingelser. Med LibNet er det dessuten mulig å registrere mottagelse av publikasjoner, skrive ut sirkulasjonslister, reklamere på uteblitte eller skadede publikasjoner, samt kjøre diverse rapporter i Excel eller PDF format. Tilgangsrettigheter kan variere fra bruker til bruker og LibNet vil ha funksjoner tilsvarende. LibNet har ingen restriksjoner med hensyn til bokstavene: Æ Ø Å Tilgang til LibNet: www.libnet.fi 1.1. Tekniske krav LibNet er en SSL beskyttet web service. LibNet fungerer best med browserne Google Chrome, Internet Explorer 7.0, Mozilla Firefox 2.0 eller deres nyeste versjoner. Browseren skal tillate cookies og ha installert JavaScript. Til visning av rapporter skal Adobe Acrobat Reader og/eller MS Excel programmer være tilgengelige. 3
2. Tilgang til LibNet www.libnet.fi Logg inn med opplyste koder (velg språk, hvis ønske om annet språk enn norsk) 3. Forside Her vises abonnement som skal fornyes innen de neste 4 måneder, samt en snarvei til en samlet liste og videre håndtering av fornyelsene. På forsiden finnes en snarvei til Søk på tittel samt andre funksjoner i meny oversikten. På forsiden finnes også en snarvei til Brukermanual. 4
Hvis man ved Søk på tittel ikke finner ønsket publikasjon, vil man få opp et spørsmål Fant du ikke tittelen? Send forespørsel. Klikker man seg videre kan man via en side fylle inn informasjon om ønsket publikasjon og trykk på send og vår kundeserviceavdeling vil undersøke med forlaget og gi deg en tilbakemelding. 5
4. Abonnement 4.1. Abonnementssøk Abonnement søkes frem ved å velge Abonnement i meny oversikten. For å søke etter abonnement på f.eks. en spesifikk tittel, fyll i tittelnavn og klikk Søk eller bruk avansert søk (se punkt 4.2) 6
4.2. Avansert søk Fyll inn de ønskede søkekriterier. F.eks. kan det søkes på leveringsadresse, kostnadssted, kundereferanse, år eller en kombinasjon av flere kriterier og klikk søk. Det er også mulig herfra å søke opp abonnement som skal fornyes. 4.3. Abonnementsinformasjon Fra abonnementsoversikten klikk på tittelnavn og abonnementsinformasjon vises med alle relevante opplysninger som f.eks. publikasjonens bibliografiske detaljer, abonnementsdetaljer, fakturaopplysninger samt informasjon i forbindelse med abonnement som inneholder online tilgang. 7
Under elektroniske versjoner kan det være en link til LibLicence som fører til en utvidet informasjonsside om publikasjonens online tilgang. 8
5. Fornyelse / Avbestilling E-post sendes til brukeren som en påminnelse om at det er abonnement som ligger til fornyelse i LibNet. Det er to muligheter for å finne abonnement som skal fornyes. Enten via forside se forklaring under punkt 3 eller via abonnement avansert søk se forklaring under punkt 4.2 >> Hvis adressen skal endres ved fornyelse av et abonnement, velg ikonet adresseendring >> Hvis kostnadssted skal endres ved fornyelse av et abonnementet, velg ikonet endre kostnadssted >> Abonnementene kan fornyes individuelt ved å klikke på ikonet forny abonnement >> Flere abonnement kan fornyes på én gang ved å markere i boksen til venstre for abonnementet. Ved fornyelse av alle på én gang, klikk velg alle nederst på siden og velg Forny valgte publikasjoner. >> Når fornyelse er valgt, vises innholdet i handlekurven, hvor endelig bekreftelse av fornyelse finner sted. >> De markerte abonnementene blir fornyet ved å klikke Bekreft de valgte abonnement og en e-post bekreftelse sendes til brukeren. >> Hvis brukeren ikke har rettigheter til å fornye blir det sendt en e-post til administrator om at fornyelse avventer bekreftelse. 9
>> Abonnementene kan avbestilles individuelt ved å klikke på ikonet avbestill >> Flere abonnement kan avbestilles på én gang ved å markere i boksen til venstre for abonnementet. Ved avbestilling av alle på én gang, klikk på velg alle nederst på siden og velg Slett valgte abonnement. >> Med få unntak er det mulig å avbestille abonnement midt i en bestilt periode. For å sende en forespørsel om dette gå til forsiden, søk opp den aktuelle tittelen, klikk på ikonet for reklamasjon på tittelraden og siden Reklamasjon vises. Velg Endring av abonnement i drop down menyen ved Årsak. 10
6. Reklamasjon Det er to muligheter å reklamere. Enten via abonnementsoversikten (se punkt 4.1) eller under det enkelte abonnement som beskrevet over (klikk på tittelnavnet og siden Abonnementsinformasjon vises). Velg Reklamasjon ikonet Fyll ut reklamasjonsopplysningene og legg til eventuelt fritekst for ytterligere informasjon og klikk send. 11
7. Adresseendring Det er to muligheter for å utføre en adresseendring. Enten via Innstillinger, via abonnementsoversikten (se punkt 4.1) eller under det enkelte abonnement (klikk på tittelnavnet og siden Abonnementsinformasjon vises). Velg Adresseendring ikonet 7.1. Via innstillinger Ved å velge adresseendring via Innstillinger endrer man adressen for alle abonnement tilknyttet den valgte adressen. >> Velg meny punktet Innstillinger. >> Velg leveringsadresser eller fakturaadresser. >> Klikk adressen som skal endres. >> Fyll ut dato for endring samt øvrige felter hvor det er endringer og evt. fritekst i kommentarfeltet. >> Klikk send 12
7.2. Via abonnementsoversikten Ved å velge adresseendring via abonnementsoversikt eller via abonnementsinformasjonsiden er det mulig å endre adresse på det enkelte abonnement eller på alle abonnement tilknyttet adressen. >> Velg Adresseendring ikonet >> Fyll dato som endring skal være gjeldende fra. >> Velg leveringsadresse eller fakturaadresse. >> Velg om endring gjelder det ene valgte abonnement eller alle abonnement på adressen. >> Fyll inn feltene med ny adresse og/eller opplysning om avdeling >> Klikk send Endringen vil være synlig i LibNet så snart LM kundeservice har foretatt rettelsen det er ingen forsinkelse grunnet synkronisering. 13
8. Kostnadssted 8.1. På abonnementsnivå Endring og tilføyelse av kostnadssted på abonnementsnivå. Det er to muligheter for å endre kostnadssted. Enten via abonnementsoversikten (se punkt 4.1) eller under det enkelte abonnement (klikk på tittelnavnet og siden Abonnementsinformasjon vises). Velg Bytt kostnadssted ikonet >> Velg et kostnadssted som allerede eksisterer eller klikk legg til hvis kostnadssted mangler. >> Klikk på Lagre og oppdateringen er registrert med det samme. 8.2. Samlet oversikt Legg til og endring av kostnadssted. Ved å velge kostnadssted via Innstillinger får man en oversikt over alle eksisterende kostnadssteder, samt mulighet for å legge til og slette. Legg til: >> Velg meny punktet Innstillinger. >> Velg kostnadssted. >> Klikk Legg til, fyll inn feltet og klikk Lagre. Slett: >> Velg meny punktet Innstillinger. >> Velg Kostnadssted. >> klikk på kostnadssted, som skal slettes. >> klikk på Slett og bekreft om du er sikker. Hvis kostnadsstedet er i bruk, vil systemet gi en advarsel. OBS: Endres kostnadssted vil fakturaadressen ikke automatisk bli endret. Skal fakturaadressen endres se punkt 7.2. 14
9. Kundereferanse Endring av kundereferanse kan skje under det enkelte abonnement >> Velg det abonnement som skal endres ved å klikke på tittelnavnet. >> Under boksen Faktureringsopplysninger er det mulig å redigere nederste felt Kunde referanse ved å klikke på Endre. >> Rett teksten til det ønskede. >> klikk Lagre og oppdateringen er registrert med det samme. 10. Ankomstregistrering I LibNet er det mulig å ankomst registrere leveringer samt skrive kommentarer til de mottatte utgaver. Der er to muligheter for å registrere ankomst av publikasjoner. Enten via abonnementsoversikten (se punkt 4.1) eller under det enkelte abonnement (klikk på tittelnavnet og siden Abonnementsinformasjon vises). Velg Ankomstregistrering ikonet >> Fyll ut den siste linjen i ankomsthistorikken med nødvendig informasjon >> Klikk Lagre ankomstopplysninger og oppdateringen er registeret umiddelbart. 15
Herfra er det også mulig å: -Reklamere via reklamasjonsikonet (se punkt 6) -Skrive ut sirkulasjonsliste via ikonet (se punkt 19) 11. Abonner på ytterligere eksemplar Det er to muligheter for enkelt å bestille et ekstra eksemplar. Enten via abonnementsoversikten (se punkt 4.1) eller under det enkelte abonnement (klikk på tittelnavnet og siden Abonnementsinformasjon vises). Velg ikonet for å komme til handlekurven. Se punkt 16. 12. Skrive ut sirkulasjonsliste Opprettelse av sirkulasjonsliste og vedlikeholdelse samt utskrift av sirkulasjonsliste beskrives i punkt 19. 13. Eksterne abonnement Eksterne, egne, abonnement er publikasjoner som ikke er bestilt via LM Informasjonstjenester. Det kan f.eks. være gratis aviser/bransje blader, medlemskap eller abonnement som ikke kan bestilles via agent. Man kan likevel benytte ikonene til å reklamere, fornye, avbestille osv. dog er prosessen via e-post korrespondanse mellom bruker og utgiver og ikke via LMs kundeservice. Velg Abonnement i meny oversikten og i undermenyen kan det velges Egne publikasjoner (aktive) eller Egne publikasjoner (alle). 16
For å legge til: >> Klikk Legg til >> Fyll inn den nødvendige informasjonen >> Klikk Lagre og oppdateringen er registrert med det samme 17
14. Handlekurv Det er to måter å se om det ligger noe i handlekurven. Via snarveien øverst i skjermbildet. (Tallet i parentes viser antall abonnement, som ligger til godkjennelse i handlekurven). Den andre muligheten er via meny oversikten Abonnement og i undermenyen velges Handlekurv Se punkt 5 vedr. godkjennelse av fornyelser og punkt 16 vedr. godkjennelse av nye bestillinger. 18
15. Reklamasjonsoversikt Administrasjon av reklamasjoner skjer under meny punktet Reklamasjoner. Eksisterende reklamasjoner søkes frem via søk på tittelnavn, periode og leveringsadresse eller en kombinasjon av disse. Det er også mulig å se alle reklamasjoner ved å klikke på Vis alle. Klikk på tittelnavn for å se reklamasjonsdetaljer. Her vises status på reklamasjonen og eventuelt svar fra utgiver og/eller kommentar fra LMs kundeservice. 19
>> Ved mottagelse av reklamert utgave endres status på oversikten til mottatt ved å klikke på ikonet >> For å slette reklamasjonen helt fra oversikten, klikk på ikonet 20
16. Søk og bestill >> Velg Publikasjoner i meny oversikten. >> Søk etter tittelen i søkefeltet eller benytt avansert søk, hvor det f.eks. er mulig å søke titler fra en spesifikk utgiver. Alternativt kan A-Å listen benyttes. (Merk: Status er grønn i abonnement, hvis det allerede eksisterer et abonnement på denne tittelen) >> Når den korrekte tittel er funnet frem klikk på handlekurv ikonet til høyre eller klikk på tittelen for å se tidsskrift informasjon. Klikk Bestill, som fører til bildet Bestillingsdetaljer. >> Velg antall >> Velg startdato (Merk LM bestiller ifølge utgivers regler og hvis ønskede startdato ikke er mulig, vil LM kundeservice informere om dette) >> Velg leveringsadresse (Klikk på Legg til, hvis adressen ikke allerede eksisterer og fyll inn de nødvendige opplysninger) >> Fyll inn øvrige felter avhengig av deres ønsker for oppsett (kontakt evt. LM kundeservice) >> Kommentarfeltet kan benyttes til fritekst, hvis det er nødvendig å knytte flere kommentarer til bestillingen. >> Klikk Legg til i handlekurven 21
>> I handlekurven bekreftes de valgte abonnement. Det er ikke nødvendig å bekrefte alt i handlekurven med det samme. Det er mulig å logge ut av LibNet og bestillingene vil forbli i handlekurven til de er bekreftet. >>Det er også mulig å fjerne abonnement fra handlekurven. Marker og klikk på Slett valgte abonnement. 16.1. Tidsskriftinformasjon På de enkelte titler finnes diverse informasjon om publikasjonen som forlag, estimert pris, utgivelsesfrekvens, lisensopplysninger osv. Man finner også link til utgivelsesoversikt, innholdsfortegnelse, eksterne kilder (f.eks. Library of Congress Data), TOC-artikkel service osv. 22
17. Rapporter Det er mulig å kjøre ulike rapporter fra meny oversikten Rapporter. Rapportene kan eksporteres i Excel eller PDF format. >> Velg den ønskede rapporten >> Velg de ønskede søkekriterier Ved ingen definering av søkekriterier vil rapporten komme til å inneholde f.eks. alle leveringsadresser >> Velg det ønskede format >> Bestill rapport Merk Det er mulig under meny oversikten Abonnement å lagre søkeresultatet på skjermen. Søkeresultatet kan velges i Excel eller PDF format. Klikk på en av de to mulighetene Eksporter til 23
18. Innstillinger 18.1. Administrasjon av faktura- og leveringsadresser Det er mulig å administrere faktura- og leveringsadresser under meny oversikten Innstillinger. Se punkt 7.1. 18.2. Samlet oversikt av kostnadssteder Samlet oversikt, tilføyelse og endring av kostnadssted. Se punkt 8.2. 18.3. Administrasjon av brukere på sirkulasjonslister Administrasjon av brukere på sirkulasjonslister. Se punkt 19. 24
18.4. Nedlasting av filer Det er mulig å laste ned CSV filer i LibNet i undermeny Last ned informasjon vedr. sirkulasjonslister, bruker, fakturaadresser, leveringsadresser, kostnadssteder samt egne publikasjoner. Last ned CSV fil: >> Velg Innstillinger i meny oversikten. >> Velg undermeny Last ned informasjon. >> Velg type opplysning som skal lastes ned. >> Velg filen som skal lastes ned (Det er mulig å laste ned et eksempel på en CSV fil) (OBS ved nedlasting av leveringsadresse skal nedlasting skje pr. fakturaadresse) >> Klikk Last ned 25
19. Sirkulasjonslister Før man oppretter en sirkulasjonsliste skal personene opprettes som brukere. Se punkt 20. 19.1. Legg til sirkulasjonsliste Under meny oversikten Innstillinger velges Sirkulasjonslister, hvor eksisterende sirkulasjonslister er synlige. Ved opprettelse av en ny sirkulasjonsliste, klikk Legg til. Ved endring av eksisterende sirkulasjonsliste, klikk på Sirkulasjonsliste navn. >> I feltet Sirkulasjonsliste navn skrives navnet på tittelen, som skal sirkuleres. >> Brukeren legges til ved å markere navnet i venstre boks og klikke på pilen eller dobbeltklikke på navnet. Brukeren fjernes fra sirkulasjonslisten ved å markere navnet i høyre boks og klikke på pilen eller dobbeltklikke på navnet. >> Rekkefølgen av brukere kan endres ved hjelp av boksene til høyre: Opp, ned, først, sist. >> Returner til fylles inn. >> Administrators e-post adresse fylles inn (Brukeren som administrerer sirkulasjonslisten). >> I feltet Ytterligere informasjon er det plass til fritekst kommentarer man ønsker å legge til. >> Funksjonen Ankomstbeskjed via e-post fungerer ved bruk av mottaksregistrering. >> Klikk Lagre 26
19.2. Utskrift av sirkulasjonsliste Det er tre muligheter for enkelt å skrive ut sirkulasjonsliste. Enten via abonnementsoversikten (se punkt 4.1), under det enkelte abonnement (klikk på tittelnavnet og siden Abonnementsinformasjon vises) eller via mottaksregistrering (punkt 10). Velg ikonet >> Fyll i feltene. >> Velg den ønskede sirkulasjonslisten >> Benytt evt. de ønskede kolonneopplysninger. >> Skriv ut og sirkulasjonslisten åpnes i PDF format og kan skrives ut. 27
20. Administrasjon En bruker med administratorrettigheter har mulighet til å opprette nye brukerprofiler og brukere. Administratoren har også mulighet for å endre egen informasjon som f.eks. passord. Dette gjøres under Kundeopplysninger. 20.1. Bruker profil Hver bruker skal være tilknyttet en brukerprofil, hvor rettighetene til LibNet er definert. Hver brukerprofil kan navngis og tildeles ulike rettigheter. Tips: Opprett en brukerprofil med navnet Sirkulasjonsliste og uten rettigheter. Opprett bruker med brukerprofil Sirkulasjonsliste og unnlat å angi passord og unnlat å tilknytte adresser ettersom brukeren kun er opprettet for å bli tilknyttet en sirkulasjonsliste. >> Klikk legg til for å opprette en ny brukerprofil eller klikk på profilnavnet, som evt. skal endres/slettes. >> Fyll ut profilnavn og tildel de ønskede profilrettigheter. Tips: Det er mulig nederst på siden å velge alle rettigheter på én gang og deretter klikke på de få, som evt. skal velges bort igjen. >> Klikk Lagre 28
20.2. Brukere I undermenyen Brukere er det en oversikt over eksisterende brukere og det er mulig å legge til, endre eller slette brukere. >> Klikk legg til for å opprette ny bruker eller klikk på brukerens (e-post adressen) som evt. skal endres/slettes. Tips: Enkeltbruker kan søkes frem ved å skrive e-post adresse i søkefeltet. >> Ved tilføyelse av ny bruker fyller man inn bruker informasjon. Fornavn og etternavn er obligatorisk og e-post adressen blir brukt som brukernavn. Hvis brukeren er tilknyttet en brukerprofil, som kan behandle fornyelser og hvis en av mulighetene for fornyelsesforespørsel er valgt, vil brukeren motta e-post med fornyelsesforespørsel. >> Klikk Lagre >> Klikk Angi passord. Fyll ut feltene og klikk Lagre 29
>> Velg de leveringsadresser, som skal være tilgengelig for brukeren ved å klikke på drop-down menyen. Den/de valgte adresse(r) gjøres tilgjengelig ved å flytte den/dem til den nederste boksen. Blåmarkert adresse flyttes ved å dobbeltklikke eller trykk på den blå pil ned. Samme prosess følges ved valg av fakturaadresser.! HUSK å informere den nye brukeren om URL adressen til LibNet (www.libnet.fi) samt passord. 30
21. Endring av passord Den enkelte bruker kan endre sitt passord klikk brukernavnet øverst i høyre hjørne. >> Klikk på Oppgi passord og fyll i feltene. >> Klikk Lagre 31
22. Teknisk support Hvis spørsmål om LibNet, kontakt kundeservice hos LM Informasjonstjenester pr tlf. 22 41 81 00 eller e-post kundetjeneste@lminfo.no 32